Código: P-CO-01

PROCEDIMIENTO GESTION DE COMPRAS Versión: 08

Fecha: 10/01/2022

Fecha Versión Descripción de cambios Responsable

15/01/2015 0 CREACION DEL DOCUMENTO CALIDAD
JEFE DE COMPRAS, AUXILAR
16/11/2020 7 AJUSTES SEGÚN
DE COMPRAS, ASISTENTE
REQUERIMIENTOS RUC
DE CALIDAD
Se ajusta
10/01/2022 8 compras
procedimiento con
matriz de epp
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1. OBJETIVO

Asegurar que tanto los proveedores como los productos y/o servicios adquiridos cumplan los
requisitos legales, reglamentarios aplicables y especificados por JGH PROYECTOS SERVICIOS
SAS.

2. ALCANCE

Inicia desde la identificación de las necesidades de adquirir materiales y/o servicios, la

evaluación para la selección del proveedor, la compra, el recibo, verificación, el seguimiento,
hasta la evaluación del proveedor y retroalimentación de los resultados.

3. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

 Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los

requisitos.
 Compra: Tramite realizado por el responsable de las compras luego de detectar la
necesidad de adquirir productos o servicios.
 Empresa contratista: Cualquier compañía persona natural jurídica que ha firmado un
contrato para prestar servicios o realizar un trabajo específico
 Cotización: Trámite realizado por la persona encargada de compras, con el fin de hacer un
análisis de precios, cumplimiento de especificaciones y condiciones ofrecidas por un
determinado proveedor.
 Proceso de Evaluación: Proceso para demostrar la capacidad para cumplir los requisitos
especificados.
 Producto: Materias primas, insumos, partes, repuestos o accesorios, servicios.
 Proveedor(es): La organización o personas que suministran un producto o servicio.
 Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria
 SG-SSTA: Sistema de gestión, Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente, la cual ha sido
adoptada por las compañías contratantes como referente del desempeño de las empresas
contratistas y sus grupos de interés.
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4. GENERALIDADES

4.1 RESPONSABILIDADES

 Gerencia: Aprobar las compras y recursos para los pagos a proveedores.

 Contabilidad: Contabilizar las facturas y gestionar el pago a los proveedores.
 Compras: Solicitar las cotizaciones, generar las órdenes de compra y estar pendiente de
la entrega de los materiales.

4.2 La empresa tiene en cuenta la calificación de SG-SSTA para la selección, evaluación y re-
valuación de proveedores, además de los requisitos legales aplicables.

4.3 CRITERIOS

 Cámara de comercio
 Rut vigente
 Cedula representante legal
 Certificación bancaria
 Requisitos legales aplicables (Calidad, SST, ambiental en caso de que aplique)

4.4 SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Puede haber un único proveedor si satisface las necesidades de la empresa y cumple los
requisitos que le aplican.
Los requisitos ambientales se solicitan y evalúan conforme al impacto ambiental del
servicio.
Los requisitos se encuentran en el documento PROVEEDORES, ESPECIFICACIONES
TECNICAS Y REQUISITOS LEGALES DE LAS COMPRAS (F-CO-06)
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5. DESARROLLO

5.1 Cuando se recibe la cotización por parte de los proveedores se realiza una comparación a base de ellas
y se escoge al proveedor que cumpla con la necesidad según calidad, marca, tiempo de entrega y costo
del producto. Se deja registrado en el documento ANALISIS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS (F-CO-10)

5.2 Una vez el proveedor cumple los Requisitos contables y las especificaciones en el producto requerido
se debe inscribir en la opción de terceros en el sistema contable y se procede a solicitarle toda la
documentación aplicable. F-CO-08 INSCRIPCION DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

5.3 Cada año se evalúa el desempeño de los proveedores persona Natural y Jurídica conforme los
servicios prestados o suministro de insumos o bienes, este resultado otorga un Estatus (Excelente,
Confiable, en Seguimiento y Condicionado); esta evaluación además de ser responsabilidad del líder
de compras tiene acompañamiento y apoyo de líderes de proceso y de la coordinación SSTA. El
resultado de esta evaluación se divulga por correo con los criterios de la evaluación. Con los dctos - F-
CO-03 EVALUACION DE PROVEEDOR PERSONA NATURAL, F-CO-02 EVALUACION DE PROVEEDOR
PERSONA JURIDICA

5.4 Los Proveedores con resultados “en seguimiento y condicionado” requieren un plan de mejora que se
solicita en el correo de Divulgación del resultado, se define tiempos de cumplimiento y se reevalúa a
los 3 meses (F-CO-02 V5/F-CO-03 V1 según aplique) en espera que mejore la calificación; si la
calificación permanece, la situación se lleva a la gerencia para la toma de decisiones que favorezcan a
la empresa.
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6. PROCESO DE COMPRA
A continuación, se relaciona el paso a paso del proceso

No. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

- Tramitar las necesidades de materiales y/o

servicios, suministrado por:
- Orden de compra
- el dpto. de ventas/proyectos

- Tramitar las necesidades de elementos de

protección personal suministrado por el dpto.
de seguridad / GH según matriz F-CS-03 y/o
casos especiales
1
Identificación de necesidades

- Tramitar las necesidades de herramientas Líderes Proceso

según requerimiento de Logística y/o Supervisores
seguridad cumpliendo las normas que
competan

Antes de generar oden se debe realizar comparativo

de precios ( mínimo 3 opciones)

Hacer aprobar por la gerencia y/o la administración.

- Se busca en el formato FCO-06 si el proveedor
existe para el material o servicio solicitado.
F-CO-06 Proveedores
Búsqueda de Proveedores

especificaciones técnicas y
- Aplicar directamente el punto No. 7, en requisitos legales de las
caso de existir el proveedor en el listado
Contratistas

Área de Compras. compras.

maestro
En caso contrario aplicar el punto No. 3

- Excepto los proveedores de

2 capacitaciones, asesorías, auditorias, etc…
los cuales son buscados y seleccionados
por Seguridad Industrial

- Buscar y contactar el (los) proveedores

que suministren los materiales y/o
Registro de Proveedores
y/o Contratistas

servicios requeridos.

F-CO-08 V4
Área de Compras. Inscripción de
3 - Enviar el registro de proveedores para su
proveedores y
diligenciamiento.
Contratistas.

- Recibir el registro de proveedores con

toda la documentación soporte.
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inclusión en la base - Almacenar los documentos en la

carpeta Hoja de vida proveedor de Carpeta Hoja de vida del
documental e

de datos
forma magnética. proveedor
Archivo

4 - Incluir el (los) nuevos proveedores en Área de Compras

el formato F-CO-06. F-CO-06 Proveedores
especificaciones técnicas y
requisitos legales de las
compras

Orden de compra
Compra

Elaborar orden de compra para confirmar generada por Saiopen o

5 pedido y enviar por correo electrónico. Área de Compras F-CO-12 V3 Orden de
compra

- Verificar que la remisión del proveedor de Comparar remisión del

producto y/o servicio recibido coincide proveedor contra orden de
con lo especificado en la orden coincide compra generada por
Saiopen o F-CO-12 V3
con lo especificado en la orden de compra.
Verificación

6
- Firmar en señal de aceptado Área de Compras

F-CO-13 No conforme
- Devolver el producto si este no cumple proveedor
con lo requerido y negociar con el
proveedor tiempos de entrega y garantía
del producto.

- Elaborar indicador de ahorro y gestión

Indicadores

Área de Compras F-CA-03 Ficha técnica de

de compras.
7 indicadores
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F-CO-02 V5
Evaluar al proveedor cada año Líder de Compras F-CO-03 V1
Evaluación de proveedores
Evaluación

Persona jurídica y natural

8
Retroalimentar a los proveedores de los Líder de Compras
resultados obtenidos y solicitar un plan de Planes de mejora
mejora si es el caso.

Los proveedores de servicios que son suministrados por la ARL están a cargo de la Coordinación
SSTA; es este quien realiza La gestión ante la misma ARL para el cubrimiento del servicio. Estos
proveedores deben cumplir con la matriz de requisitos legales aplicables.

La calificación de este proveedor se dará con la prestación del servicio ante la ARL y es ella quien
informa a los contratistas su desempeño.

6.1 ANEXOS

 Orden de compra generada por el SAIOPEN

 F-CO-06 Proveedores, especificaciones técnicas y requisitos legales de las compras

 F-CO-08 Inscripción Proveedores y contratistas

 F-CO-10 Análisis para la selección de proveedores y contratistas

 F-CO-12 Orden de compra

 F-CA-03 Ficha Técnica de Indicadores

 F-CO-02 Evaluación de proveedores persona jurídica

 F-CO-03 Evaluación de proveedores persona natural

 F-CO-16 V0 Control de documentos externos