Gestión de Ventas SGC-VT-002

PROCEDIMIENTO OPERATIVO
ESTANDARIZADO
Título: Gestión de Ventas Canal Código: SGC-VT-002
Institucional
Vigente desde: 2021-09-16 Página 1 de 31
Vigente hasta: 2024-09-16 Versión: 03
1. OBJETIVO
Indicar cada una de las actividades que deben ser realizadas para la gestión de ventas,
recepción, ingreso, despacho, facturación y cobranzas de pedidos del canal institucional.
2. ALCANCE
El presente procedimiento tiene como alcance al área de Ventas, Servicio al Cliente,

Facturación, Cartera, Logística, y Gestión de Calidad.
3. RESPONSABILIDADES
3.1 GERENCIA GENERAL:

La responsabilidad del cumplimento, aplicación y seguimiento de que las instrucciones
establecidas en este documento se cumplan.
3.2 JEFE DE CALIDAD:

La responsabilidad de la edición, revisión, distribución, control y eliminación de los documentos
del sistema de gestión integrado
3.3 GERENTE DE VENTAS:

Responsable de la utilización del presente procedimiento y de la supervisión de las tareas del
equipo de ventas. Responsable del cumplimiento de los objetivos de ventas tanto del Canal
Institucional como del Canal de Consumo
3.4 JEFE DE VENTAS:
Planificar, ejecutar y supervisar los diferentes procesos del área de ventas para garantizar el
cumplimiento del presupuesto y crecimiento de Textiquim en todos los canales a nivel nacional.
3.5 ASESORES COMERCIALES:
Planificar, organizar y ejecutar las actividades de ventas, para lograr los objetivos mensuales
establecidos en el presupuesto de ventas.
3.6 ANALISTA DE SERVICIO AL CLIENTE:
Responsable de ingresar todas las órdenes de pedidos de producto. Realizar las guías de
remisión y hacer seguimiento de la entrega de productos.
3.7JEFE DE CARTERA:
Velar y hacer cumplir los procedimientos que tienen que ver con el proceso de recuperación de
cartera.
3.8 JEFE DE BODEGA:
Planificar, Organizar, dirigir, programar y controlar las actividades del departamento de bodega
Revisado por: Carolina

Elaborado por: Nohemí Aprobado por: Paulina
Aguilar
Veintimilla Rosanía
Cargo: Jefe de Gestión
Cargo: Jefe de Ventas Cargo: Gerente de Ventas
de Calidad
Firma Firma:
Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
ESTANDARIZADO
Institucional
4. DEFINICIONES:
 Creación de clientes: Formato con el cual se realiza la creación de clientes nuevos

para el Canal Institucional.
 Carta de presentación: Carta estandarizada para primera presentación a clientes
potenciales.
 Pre-cotización: Dentro de la carta de presentación se incluirá una pre-cotización de
productos por unidad de acuerdo al giro del negocio del cliente
 Cotizaciones de pedidos: Formato en el cual se da información al cliente acerca de
sus requerimientos.
 Factura electrónica: Documento digital en el que proporciona los datos de compra del
emisor y receptor y que será entregada digitalmente a través de ficheros automatizados.
 Nota de crédito electrónica: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente
para acreditar la devolución de un valor determinado por el concepto que se indica en la
misma nota.
 Guía de Remisión: La guía de remisión es un documento el cual permite sustentar el
traslado de bienes. Este documento es exigido por la administración tributaria y por
organismos de control de transporte.
 Diagnóstico: Es la definición de las necesidades del cliente en áreas de limpieza de
acuerdo al giro del negocio. Ejm Cocina, Lavandería, Piso, etc. Este diagnóstico será
realizado por el asesor de ventas y/o asesor técnico.
 Demostración: Demostrar al cliente el uso de los productos con la dosificación
adecuada por necesidad y el resultado de los mismos.
 Picking: Reporte de guías que se cargan en un determinado camión. El número de
pickings es directamente proporcional al número de camiones que se carguen.
5. FRECUENCIA
Este procedimiento se realizará cada vez que se realice la venta de un producto
PROCEDIMIENTO
6.1. GESTION DE VENTAS:
6.1.1. Ventas en Campo
 Los asesores comerciales inician su gestión, prospectando clientes a través del Anexo
N.º 1: “CRM Base de datos”, código SGC-VT-002-R1
 El Asesor Comercial agenda y planea la primera visita.
 En caso de que sea una cuenta en Pichincha el Asesor Comercial agenda y planea la
primera visita. En caso de que sea una cuenta a Nivel Nacional se involucra a los
Asesores Comerciales asignados.
 En la primera visita se realiza la Presentación Corporativa de Textiquim para dar a
conocer nuestra trayectoria y nuestra propuesta de valor.
 En esta visita el asesor de ventas a través de un “Diagnóstico” del lugar asesora al
cliente sobre los productos que puede utilizar en base al giro del negocio. En caso de
ESTANDARIZADO
Institucional
requerir la presencia del Asesor Técnico por la complejidad del negocio el asesor
solicitará a través de la Jefe de Ventas la presencia del mismo.
 Una vez definidos los productos se solicita al cliente una “Demostración” del uso y del
resultado de los mismos. Es importante, que el vendedor conozca todas las
características y beneficios de cada uno de los productos que oferta.
 En caso de que el cliente no acepte la demostración del producto se presenta al cliente
el Anexo N.º 2: “Cotización”, código: SGC-VT-002-R2 la cotización y se cierra la
negociación.
 En el caso que el cliente lo requiera la empresa proporcionará equipos en comodato en
este caso se llenara el Anexo N.º 3: “Solicitud de equipos en comodato”, código SGC-
VT-002-R3, siempre contando con la autorización de gerencia.
 El asesor comercial realizará el respectivo seguimiento reportando la gestión al Jefe de
ventas.
 Una vez aceptada la propuesta los asesores comerciales cierran la negociación.
 El cliente procede a llenar el Anexo N.º 4: “Creación de clientes”, código SGC-VT-002-
R4 asegurándose llenar cada uno de los campos requeridos.
 El formato de Creación de Cliente en conjunto con toda la documentación requerida es
entregado a nuestro Jefe de Cartera para que apruebe el crédito. En el caso de que sea
en efectivo o tarjeta de crédito será aprobado por cartera e inmediatamente lo pueden
crear.
 Las ordenes de pedido serán receptados en los formatos propios de cada cliente si este
no las dispone el asesor comercial deberá generar el Anexo N.º 5: “Orden de pedido”,
código SGC-VT-002-R5.
 La Analista de Servicio al cliente verifica que el cliente no esté bloqueado por cartera
vencida. En caso de estar bloqueado procede a notificar a la Jefe de Ventas mediante
un mail para que realicé el seguimiento de la gestión de cobro por parte del Asesor de
Ventas. En caso de no estar bloqueado se procede con el despacho.
6.1.2. Ventas Telefónicas
 Los asesores comerciales receptan llamadas de nuestros clientes., por este medio
realizan el speach de venta indicándoles los productos y sus beneficios.
 Las ventas telefónicas deben manejar las llamadas de la siguiente forma:
- En base al potencial y tamaño del cliente se ofrecerá una visita de nuestros
asesores de venta.
- Si el cliente no desea una visita, la asesora de ventas es responsable de enviar
en el Anexo 2: “Cotización”, código: SGC-VT-002-R2, con copia al Jefe de
Ventas.
 Las llamadas para ventas al por menor serán receptadas por la Analista de Servicio al
Cliente para que gestione la entrega.
 Todo cliente nuevo debe ser creado a través el formato de Creación de Cliente.
6.2. GESTIÓN ANALISTA SERVICIO AL CLIENTE Y ASESOR COMERCIAL:

La Analista de Servicio al Cliente y los asesores comerciales son los responsables de:
Receptar todos los pedidos:
ESTANDARIZADO
Institucional
 Los que sean enviados por correo electrónico.

 Los que realizan directamente en Textiquim.
El Analista de Servicio al Cliente es el responsable de ingresar todos los pedidos a través del
Sistema ODOO siguiendo los siguientes pasos:
 Colocar el usuario y contraseña. Presionar la tecla iniciar sesión.
 Dar clic en VENTAS.
 Ingresar nueva proforma/presupuesto en el botón CREAR.

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Institucional
 Digitar o buscar cliente, agregar los productos solicitados, ingresar los precios utilizando
Anexo N. º6: “Lista de precios”, código SGC-VT-002-R6 y confirmar el pedido en el
botón CONFIRMAR.
 Independientemente si hay o no existencia de producto en bodega, se puede proceder
a realizar la factura.
 La
analista de Servicio al Cliente es responsable de emitir documentación para despacho
de producto terminado, insumos o muestras para los respectivos clientes facturas.
 Los pedidos recibidos hasta las 11h00 serán procesados el mismo día y despachados
de acuerdo a la planificación de logística. El Analista de Servicio y/o el Asesor
Comercial tiene como responsabilidad la entrega de las facturas a logística, de los
pedidos que estén completos para despacho.
 Es importante que el Analista de Servicio al Cliente y el Asesor Comercial verifiquen que
los despachos se hayan realizado al cliente.
6.3. GESTIÓN DE FACTURACIÓN
 Una vez generado el pedido por el Analista de servicio al cliente, se valida e

inmediatamente se genera la factura de la siguiente manera:
 Se da clic en crear factura
ESTANDARIZADO
Institucional
 Despues de presionar el boton crear factura se debe presionar el botón de crear

y ver facturas
 Se crea la factura y se presiona el botón EDITAR para colocar: el tipo de

comprobante, tipo de pago, fecha.
 Esta factura se guarda se valida y se imprime.
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6.4. GESTIÓN DE LOGÌSTICA
 Hasta las 13h00 pm logística recibe las facturas físicas, así como la documentación
requerida por el cliente. (NSO, fichas técnicas, etc.).
 Con las facturas recibidas, logística realiza una planificación por provincia, teniendo
mayor prioridad los pedidos de clientes Platino o Cadenas de autoservicios, tomado en
cuenta la siguiente referencia:
ESTANDARIZADO
Institucional
 TIEMPOS DE ENTREGA, VALOR MINIMO EN COMPRA

Y COSTO DE ENVIO
VALOR MINIMO DE
TIEMPO
COMPRA EN COSTO ENVIO X
PROVINCIAS DIAS DE ENTREGA DE
DOLARES CAJA
ENTREGA
AMERICANOS
CONSOLIDANDO CARGA
CAMION MINIMO DE 5,5
SANTA ELENA TONELADAS 200
GUAYAQUIL TODOS LOS DIAS 48 200 $2,50

DE 1 A 30 CAJAS
CUENCA-AMBATO- $1.80
TODOS LOS DIAS 48 200
RIOBAMBA DE 30 A 100
CAJAS $1.00
MANABI-CHONE-
PORTOVIEJO-BAHIA VIERNES 48 200 $3,00
QUEVEDO -LOS RIOS -
48
BABAHOYO VIERNES 200 $2,50
QUITO NORTE,
CENTRO,SUR TODOS LOS DIAS 48 200
QUITO VALLES TODOS LOS DIAS 48 200
STO DOMINGO TODOS LOS DIAS 48 200 $2,00
OTAVALO-CAYAMBE- 48
IBARRA TODOS LOS DIAS 200 $2,00
TULCAN TODOS LOS DIAS 48 200 $2,50
LATACUNGA 48
TODOS LOS DIAS 200 $2,00
ESMERALDAS-QUINIDE TODOS LOS DIAS 48 200 $3,00
TODOS LOS DIAS
CONSOLIDANDO CARGA 48
LOJA TONELADAS 200 $4,50
EL ORO TODOS LOS DIAS 48 200 $4,00
CONSOLIDANDO CARGA
MORONA,SUCUA, CAMION MINIMO DE 5,5
MACAS TONELADAS 200
PASTAZA, NAPO,TENA LUNES-JUEVES 48 200 $2,00
SUCUMBIO,LAGO
AGRIO,SHUSHUFINDI, 48
COCA LUNES-JUEVES 200 $1,75
CONSOLIDANDO CARGA
ZAMORA TONELADAS 200
CONSOLIDANDO CARGA
GUARANDA TONELADAS 200
ESTANDARIZADO
Institucional
ESTANDARIZADO
Institucional
- Una vez editada la factura, procedemos a generar la Guía de Remisión.
 Guía de remisión: se procede a llenar todos los campos que nos solicita el sistema. Una
vez se encuentren todos los datos procedemos a presionar el botón GUARDAR.
ESTANDARIZADO
Institucional
 Generada la guía de remisión con los datos completos, procedemos a VALIDAR

la factura.
 Se imprimen dos copias de la guía de remisión una copia es usada para el

despacho y la otra copia para bodega de PT.
 Logística emite “Picking”, con el nombre del chofer que llevará la carga. Se
envía a bodega de Producto Terminado para la preparación y carga del camión.
 El encargado de logística entrega a bodega de producto terminado: Factura,
guía, documentos adicionales y picking para proceder con el despacho.
6.5. GESTIÓN DE BODEGA
 Analista de Bodega recibe toda la documentación de logística hasta las 16h00 pm, para
la preparación de los despachos del día siguiente, y se procede a generar el albarán:
 Con el número de factura que se detalla en la guía de remisión se busca en el sistema

odoo el documento original.
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 Al seleccionar la factura se despliega el “SO” para obtener el albarán.
 Se selecciona el icono del carrito para impresión del albarán
 Se reserva el stock para registros de lotes que se despachan a los clientes

ESTANDARIZADO
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 Y se procede con la impresión del albarán para su despacho.

ESTANDARIZADO
Institucional
 Bodega despacha el producto con su respectiva Hoja de Despacho, revisando con el

chofer o la empresa de carga cada una de las guías de remisión. Esta Hoja debe
contener el detalle de las cajas, bultos, unidades cuadrando con su respectiva guía.
Esta debe estar debidamente firmada por el chofer.
 Analista de bodega tiene la responsabilidad de subir el despacho al sistema todas las
mañanas del día siguiente, para que Analista de Servicio al Cliente pueda revisar la
información.
 Una vez que los transportistas entregan a Analista de Bodega las guías firmadas por los
clientes, se procede a liquidar en el sistema y a genera el reporte de liquidación.
 En caso de existir alguna novedad con la entrega Analista de Bodega debe hacerse
conocer inmediatamente al asesor o Jefe de Ventas, para que se tome las medidas
correspondientes.
 Si no hubo problema con la entrega se procede archivar en carpetas separadas, guías
de remisión, órdenes de muestra, por orden numérico ascendente.
6.6. AUTORIZACIÒN DE FACTURAS Y NOTAS DE CRÉDITO

6.6.1. Autorización de facturas
 En el sistema ODOO se ingresa en el módulo de facturación.
 Se ingresa a FACTURAS DE CLIENTES.

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 En el filtro de FAVORITOS, se escoge la opción de facturas no autorizadas por el SRI.
 Se despliega la lista de las facturas pendientes.

ESTANDARIZADO
Institucional
 Seleccionamos la factura a AUTORIZAR. Se presiona el botón SEND VOUCHER.
 La factura aparece AUTORIZADA.

ESTANDARIZADO
Institucional
6.6.2. Notas de crédito
 Las notas de crédito se emiten por las siguientes razones:
o Cambio de factura por fecha de emisión: Se recibe solicitud de cambio de fecha de

factura por parte del cliente vía mail.
o Devolución de producto: Se genera con el ingreso a bodega y hoja de devolución
debidamente autorizada por Bodega.
o Diferencias de precio: Se recibe la solicitud de nota de crédito por parte del cliente por
diferencia de precios. Analista de servicio al cliente solicita autorización a Gerente de
operaciones y se procede a ejecutar la N/C.
o Actividades promocionales y pronto pago: Exclusiva de Corporación la Favorita.
 Procedimiento:
Se debe ingresar al módulo de FACTURACIÓN
- Se ingresa a FACTURAS DE CLIENTES.

ESTANDARIZADO
Institucional
- Se debe filtrar en AGRUPAR POR EMPRESA
- Se busca al cliente que se debe realizar la NOTA DE CRÉDITO Y se escoge la factura.

ESTANDARIZADO
Institucional
- Se presiona en AGREGAR FACTURA RECTIFICATIVA.
- Se edita la FACTURA RECTIFICATIVA.

ESTANDARIZADO
Institucional
- Se procede a poner VALIDAR para que nos dé el número de factura.

ESTANDARIZADO
Institucional
- Se presiona SEND VOUCHER.
- Se regresa a la factura y se presiona el botón Add o Añadir.
6.7. DEVOLUCIÓN / RECHAZOS DE MERCANCÍA
No se aceptan devoluciones / rechazos, exceptuando los siguientes casos:

- Calidad defectuosa en el empaque o producto, originada en el proceso de fabricación
- Las cantidades y referencias no correspondan a las solicitadas por el cliente.
ESTANDARIZADO
Institucional
- No cumplimiento con la fecha y/o lugar de entrega pactada

- Bodega realizará la recepción de la devolución de producto, verificando estado,
cantidad y motivo de la devolución.
- Las devoluciones deben ser notificadas a los asesores de ventas para su respectivo
trámite.
6.8. POLÍTICAS DE CARTERA

 El asesor de ventas gestiona el formato de creación y actualización de clientes
 Se entregará este formato en conjunto con toda la documentación necesaria al
departamento de Cartera.
 Cartera procede a verificar la información y a realizar la aprobación del cupo y de los
días de crédito
 Una vez aprobado el crédito Analista de Servicio al Cliente crea el cliente colocando el
plazo en días y el cupo otorgado al cliente.
 La información del cliente debe actualizarse cada año.
 Cartera debe enviar un reporte mensual de las facturas vencidas a Jefe de Ventas y
Gerente Ventas para que puedan gestionar el cobro.
6.9. RECAUDO
 El vendedor no puede recibir dinero en efectivo; este debe ser consignado directamente
por el cliente a las cuentas de Textiquim. El cliente debe consignar en cualquiera de las
cuentas a nombre de la compañía, puede utilizar transferencias electrónicas, depósitos
bancarios o cheques.
 Cartera revisa, procesa y actualiza todas las transacciones en el sistema. Si existen
inconsistencias informa al vendedor para su respectiva gestión.
 El analista de cartera es el responsable de revisar y conciliar la cartera de los clientes.
 En caso de que existan problemas de cartera con clientes morosos cartera toma
contacto para acordar con ellos un pago y tramitar el cobro.
6.10. REFERENCIAS COMERCIALES
Ningún vendedor está autorizado para dar referencias comerciales ni verbalmente ni por
escrito, solo el Jefe de Cartera entregará dicha información.
7. DOCUMENTOS ASOCIADOS
SGC-DC-001 “Elaboración, redacción, codificación y control de documentación”

SGC-DE-001 “Procedimiento de devoluciones”
8. ANEXOS
Anexo N.º 1: “CRM Base de datos”, código SGC-VT-002-R1

Anexo 2: “Cotización”, código: SGC-VT-002-R2
Anexo N.º 3: “Solicitud de equipos en comodato”, código SGC-VT-002-R3
Anexo N.º 4: “Creación de clientes”, código SGC-VT-002-R4
Anexo N.º 5: “Orden de pedido”, código SGC-VT-002-R5
Anexo N. º6: “Lista de precios”, código SGC-VT-002-R6
ESTANDARIZADO
Institucional
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
- Norma ISO 9001:2015

10. CONTROL DE MODIFICACIONES
Fecha de Versión
Descripción Aprobación
Emisión No
Hernán
21.03.2019 00 Creación
Rosanía
Esta nueva versión tiene como objetivo
Paulina
detallar más la gestión del área de
2020-02-26 01 Rosanía
ventas del canal institucional, así como la
de las principales áreas involucradas
Actualización del procedimiento de Paulina
2020-09-01 02
acuerdo al nuevo sistema. Rosanía
Nueva metodología de facturación, Paulina
2021-09-16 03
logística. Rosanía
ESTANDARIZADO
Institucional
Anexo N.º 1: “CRM Base de datos”, código SGC-VT-002-R1

ESTANDARIZADO
Institucional
Anexo 2: “Cotización”, código: SGC-VT-002-R2
COTIZACIÓN SGC-VT-002-R2
Productos Químicos Industriales, Insitucionales y Agrícolas

Vendedor y
Cliente/Razón Social:
DHOKO GROUP Zona de
RUC: Nº Proforma: 21112658
1716636749001
Dirección: Fecha: 9/11/2021
Valle de los Chillos Conocoto
Nombre del solicitante:GABRIELA NOLIVOS Ciudad: QUITO
Correo electrónico: [email protected] Teléfono:

0959 175391
Fabricantes de Productos Químicos para el Area Textil, Florícola, Alimenticia, Metalmecanica, Petrolera y de la Salud.
Contaminacion Ambiental: Analisis de Aguas Residuales y Gases de Combustión
PRECIO
N° PRODUCTO PRESENTACIÓN CANTIDAD TOTAL
UNITARIO
1 LIDEX ALCOHOL GEL AL 70% FUNDA CON TRIPA 800 ML 130 2,80 364,00
2 LIDEX ALCOHOL GEL AL 70% FUNDA CON TRIPA 500 ml 20 2,40 48,00
3
4
SUBTOTAL 412,00
IVA 12 %
VALOR TOTAL 412,00
Validez de la oferta DÍAS
Condiciones de pago X CONTADO CREDITO
OBSERVACIONES:
Panamericana Norte Km. 71/2 , entrando por Caterpillar

Calle VICENTE DUQUE N77- 443 Y JUAN DE SELIS Teléfonos: (02)2478062/2478063
Correo electrónico: [email protected]
Quito-Ecuador REALIZADO POR
ESTANDARIZADO
Institucional
Anexo N.º 3: “solicitud de equipos en comodato”, código SGC-VT-002-R3
SOLICITUD DE EQUIPOS EN COMODATO SGC-VT-002-R3
Razón Social Destinatario final Fecha de solicitud

RUC Destinatario final
Dirección de instalación Ejecutivo / Vendedor responsable
Contacto
Teléfono Contacto
Celular Contacto Tecnico de instalación
Correo Electrónico de Contacto
Cargo de Contacto
Razón Social Solicitante
FORMULARIO N°
COMPROMISO DE
COD DISPENSADOR CANTIDAD PRODUCTO / S
COMPRA (MES)
OBSERVACIONES CLIENTE / VENDEDOR
CONVENIO DE COMODATO
Recibí en perfecto estado de uso y conservación, sin recargo alguno, a mi entera satisfacción y a título de comodato indeterminado con obligación de restituir a su solicitud, los
dispensadores indicados a continuación, de propiedad de TEXTIQUIM CIA. LTDA. Para ser usados con productos proporcionados directamente por TEXTIQUIM CIA. LTDA. Y
expresamente me comprometo a emplear toda la diligencia y cuidado en la conservación de los dispensadores, asumiendo la responsabilidad derivada de los deterioros que no
sean propios de la naturaleza misma de las unidades recibidas, salvo cuando se utilicen para un uso distinto al autorizado en el presente documento donde me comprometo a
responder por todo perjuicio. De igual forma responderé por la perdida por cualquier causa de dichos dispensadores, en cualquier caso entregando el precio de acuerdo a la lista
de precios de TEXTIQUIM CIA. LTDA. En el momento que esto suceda. Así mismo, me comprometo a no conceder a ningún tercero, sin permiso escrito de TEXTIQUIM CIA. LTDA. El
uso de los dispensadores entregados a título de comodato, al mismo tiempo que permitiré que TEXTIQUIM CIA. LTDA. Pueda inspeccionar en cualquier momento la verificación
de las condiciones acá establecidas.
EL PLAZO DE ESTE CONVENIO ES DE 12 MESES A PARTIR DE LA FECHA DE LA FIRMA DEL PRESENTE DOCUMENTO Y SERA PRORROGABLE DE MANERA AUTOMATICA, POR PERIODOS DE
6 MESES, NO OBSTANTE LO ANTERIOR, ESTE CONVENIO PERMANECERA VIGENTE MIENTRAS EXISTA LA RELACIÓN COMERCIAL ENTRE LAS PARTES.
ACEPTO Y ENTIENDO LOS TERMINOS Y CONDICIONES ESTIPULADAS EN EL CONVENIO ANTES DETALLADO
CLIENTE DISTRIBUIDOR TEXTIQUIM

ESTANDARIZADO
Institucional
Anexo N.º 4: “Creación de clientes”, código SGC-VT-002-R4

ESTANDARIZADO
Institucional
CREACIÓN DE CLIENTES SGC-VT-002-R4

FORMATO PARA CREACION Y ACTUALIZACIÓN DE CLIENTES
Cliente nuevo Actualizacion de Documentos FECHA:
A. INFORMACIÓN GENERAL
Nombre / Razón Social CI/RUC:
Nombre Comercial
Dirección
Referencia Dirección
Provincia Ciudad Sector
Telefono 1 Telefono 2 Celular
Dirección Correo Electrónico
Giro o Actividad Económica Principal
B. PERSONAS DE CONTACTO
REPRESENTANTE LEGAL Teléfono - ext Correo Elect.
COMPRAS Teléfono - ext Correo Elect.
LOGISTICA Teléfono - ext Correo Elect.
CUENTAS POR PAGAR Teléfono - ext Correo Elect.
BODEGA Teléfono - ext Correo Elect.
C. REFERENCIAS COMERCIALES
Nombre de la Empresa Ciudad Teléfono Persona de Contacto $ Compras/mes
1
2
3
D. REFERENCIAS FINANCIERAS (Bancarias/Tarjetas de Credito/Cooperativas)
Banco o Institución Tipo de Cuenta Número de Cuenta o Tarjeta Año Apertura
1
2
3
Autorización revisión de Buró Crediticio
SOLICITUD DE CRÉDITO (mínimo de compras por $1,000 mensuales)
ESTIMADO DE COMPRAS MENSUAL

ENTRE $1 Y $199
ENTRE $200 Y $499
ENTRE $500 Y $1499
ENTRE $1500 Y $4999
SUPERIOR A $5000
DOCUMENTOS ANEXOS Persona Jurídica Persona Natural
Copia del RUC x
Copia del Nombramiento del Representante Legal x
Copia de la Cédula de Ciudadanía y certificado de
votación del Representante Legal o persona natural x x
Copia de Certificado Bancario x x
Copia Permiso de Funcionamiento (Opcional) x
Al suscribir la presente comunicación, está de acuerdo en tener relaciones comerciales con Textiquim Compañía Limitada, en adelante TEXTIQUIM.
El suscrito y/o la sociedad que represento, de manera voluntaria y afi rmando de que lo aquí consignado es información verdadera realiza las siguientes:
DECLARACIONES
1. Los recursos, fondos, activos bienes o dinero utilizados provienen de actividades lícitas. No se permitirá que terceros efectúen tracsacciones a mi nombre o de mi
representanda con fondos provenientes de actividades ilícitas contempladas en la legislación penal del país o en cualquier norma que lo modifi que o adicione.
2. Ni yo ni la Empresa que represento poseemos registros negativos en las listas de prevención de lavados de activos nacionales o internacionales.
3. La información y soportes suministrados corresponden a la realidad y pueden ser verifi cados en cualquier momento por cualquier medio, pudiendo ser empresas de
información crediticia autorizadas por el ente regulador del país.
AUTORIZACIÓN:
“Autorizo (amos) expresa e irrevocablemente a TEXTIQUIM CIA. LTDA. a quien sea el futuro cesionario,
benefi ciario o acreedor del crédito solicitado o del documento o título cambiario que lo respalde para que obtenga
cuantas veces sean necesarias, de cualquier fuente de información, incluidos los burós de crédito, mi información
de riesgos crediticios, de igual forma TEXTIQUIM CIA. LTDA. o quien sea el futuro cesionario, benefi ciario o
acreedor del crédito solicitado o del documento o título cambiario que lo respalde queda expresamente autorizado
para que pueda transferir o entregar dicha información a los burós de crédito y/o a la Central de Riesgos si fuere
pertinente”.
Firma Representante Legal/Cliente

RUC / CI
Sello de la Compañía
ESPACIO PARA USO EXCLUSIVO DE FUNCIONARIOS DE TEXTIQUIM

Forma de Pago CONTADO CREDITO PLAZO OTORGADO
CUPO SUGERIDO
Canal Consumo Institucional Publico
Subcanal Moderno Cliente Final

Tradicional Distribuidor
Al Por Menor Outsourcing
Casa de Aseo
Sector
Vendedor Aprobado
Negado
Fecha de Aprobación
Observaciones:
Ejecutivo Comercial Jefe Comercial Gerente Comercial
Anexo N.º 5: Codigo del Cliente

“Orden
de pedido”, código
SGC-VT-002-R5
ESTANDARIZADO
Institucional
ORDEN DE PEDIDO SGC-VT-002-R5
Productos Químicos Industriales, Insitucionales y Agrícolas
Vendedor y
Cliente/Razón Social:
DHOKO GROUP - BELTRAN TITUAÑA JUAN CARLOS Zona de
RUC: Nº Proforma: 21112658
1716636749001
Dirección: Fecha: 9/11/2021
LUIS CORDERO OE8-41 Y CAMILO PONCE ENRIQUEZ
Nombre del solicitante:GABRIELA NOLIVOS Ciudad: QUITO
Correo electrónico: adminis [email protected] Teléfono:

0959 175391
Categoría del cliente:
PRECIO
N° PRODUCTO PRESENTACIÓN CANTIDAD TOTAL
UNITARIO
1 LIDEX ALCOHOL GEL AL 70% FUNDA CON TRIPA 800 ML 130 2,80 364,00
2 LIDEX ALCOHOL GEL AL 70% FUNDA CON TRIPA 500 ml 20 2,40 48,00
3 KLIE DESINFECTANTE CON AROMA PINO GALON 12 3,00 36,00
4 KLIE DESINFECTANTE CON AROMA FLORAL GALON 12 3,00 36,00
5 KLIE JABÓN LIQUIDO AROMA FLORAL GALON 12 3,20 38,40
6 KLIE JABÓN LIQUIDO AROMA FRUTAL GALON 12 3,20 38,40
SUBTOTAL 560,80
IVA 12 % 17,86
VALOR TOTAL 578,66
Validez de la oferta DÍAS
Condiciones de pago X CONTADO CREDITO
OBSERVACIONES: LIDEX ALCOHOL GEL FUNDA CON TRIPA : CON LEYENDA "MSP PROHIBIDA SU VENTA"
Panamericana Norte Km. 71/2 , entrando por Caterpillar

Calle VICENTE DUQUE N77- 443 Y JUAN DE SELIS Teléfonos: (02)2478062/2478063
Correo electrónico: [email protected]
Quito-Ecuador REALIZADO POR
ESTANDARIZADO
Institucional
Anexo N. º6: “Lista de precios”, código SGC-VT-002-R6
LISTA DE PRECIOS SGC-VT-002-R6

DISTRIBUIDORES MAYORISTAS TIENDAS
COSTO COSTO % MARGEN COSTO COSTO % MARGEN COSTO COSTO % MARGEN

CODIGO DE CODIGO DEL UNIDAD DE UNIDADES X NOTIFICACION DISTRIBUIDOR DISTRIBUIDO DISTRIBUIDOR MAYORIST MAYORIST MAYORISTA TIENDA TIENDA TIENDA SIN PVP/ SIN PVP / CON
N° BARRAS PRODUCTO MARCA DESCRIPCIÓN MEDIDA ML/GR CJ SANITARIA SIN IVA R CON IVA SIN IVA A SIN IVA A CON IVA SIN IVA SIN IVA CON IVA IVA IVA IVA IVA
ANTISÉPTICO
1 7861080723080 102010001 LIDEX ALCOHOL 3785 ML 6 REG SANT: 2529-MEN1019 7,4240 7,4240 20% 8,3520 8,3520 10% 9,2800 9,2800 20% 11,6000 0,00 11,60
2 7861080723875 102010012 LIDEX ALCOHOL CON ATOMIZADOR 250 ML 24 REG SANT: 2529-MEN1019 1,5232 1,5232 20% 1,7136 1,7136 10% 1,9040 1,9040 20% 2,3800 0,00 2,38
3 7861080723899 102010008 LIDEX ALCOHOL CON ATOMIZADOR 1000 ML 25 REG SANT: 2529-MEN1019 3,0720 3,0720 20% 3,4560 3,4560 10% 3,8400 3,8400 20% 4,8000 0,00 4,80
LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN
4 7861080721109 113101034 ZAKKA AMBIENTAL LAVANDA 600 ML 12 NSOH30429-19EC 1,5714 1,7600 20% 1,7679 1,9800 10% 1,9643 2,2000 20% 2,4554 0,2946 2,75
5 7861080721130 113101040 ZAKKA AMBIENTAL PINO 600 ML 12 NSOH30429-19EC 1,5714 1,7600 20% 1,7679 1,9800 10% 1,9643 2,2000 20% 2,4554 0,2946 2,75
6 7861080722298 102030026 ZAKKA ALCOHOL MULTIUSO 600 ML 12 NSOH27172-18EC 2,0571 2,3040 20% 2,3143 2,5920 10% 2,5714 2,8800 20% 3,2143 0,3857 3,60
7 7861080721284 102040001 ZAKKA DESINFECTANTE EUCALIPTO 1000 ML 12 NSOH29865-19EC 1,2971 1,4528 20% 1,4593 1,6344 10% 1,6214 1,8160 20% 2,0268 0,2432 2,27
8 7861080721567 102040006 ZAKKA DESINFECTANTE FLORAL 1000 ML 12 NSOH29865-19EC 1,2971 1,4528 20% 1,4593 1,6344 10% 1,6214 1,8160 20% 2,0268 0,2432 2,27
9 7861080721727 116111211 ZAKKA CLORO AL 5.5 % 1000 ML 12 NSOH30961-19EC 0,9886 1,1072 20% 1,1121 1,2456 10% 1,2357 1,3840 20% 1,5446 0,1854 1,73
10 7861080721758 116111205 ZAKKA CLORO AL 5.5 % 150 ML (6*16 UNID) NSOH30961-19EC 0,6343 0,7104 20% 0,7136 0,7992 10% 0,7929 0,8880 20% 0,9911 0,1189 1,11
11 7861080721918 115101134 ZAKKA DESENGRASANTE CITRICO 600 ML 12 NSOH29077-19EC 2,2629 2,5344 20% 2,5457 2,8512 10% 2,8286 3,1680 20% 3,5357 0,4243 3,96
12 7861080722007 120161355 ZAKKA LIMPIAVIDRIOS 600 ML 12 NSOH29289-19EC 1,4800 1,6576 20% 1,6650 1,8648 10% 1,8500 2,0720 20% 2,3125 0,2775 2,59
13 7861080722021 120141341 ZAKKA LIMPIA MUEBLES 300 ML 12 NSOH30255-19EC 1,9029 2,1312 20% 2,1407 2,3976 10% 2,3786 2,6640 20% 2,9732 0,3568 3,33
14 7861080722045 120141343 ZAKKA SILICONA 300 ML 12 NSOH30313-19EC 2,3029 2,5792 20% 2,5907 2,9016 10% 2,8786 3,2240 20% 3,5982 0,4318 4,03
LAVAVAJILLAS
15 7861080723059 102030071 ZAKKA LAVAVAJILLAS EN PASTA LIMON 500 GR 12 NSOH30107-19EC 0,8857 0,9920 20% 0,9964 1,1160 10% 1,1071 1,2400 20% 1,3839 0,1661 1,55
16 7861080723059 102030071 ZAKKA LAVAVAJILLAS EN PASTA LIMON 1000 GR 12 NSOH30107-19EC 1,5829 1,7728 20% 1,7807 1,9944 10% 1,9786 2,2160 20% 2,4732 0,2968 2,77
17 7861080723806 102030078 ZAKKA LAVAVAJILLAS EN PASTA MANZANA 500 GR 12 NSOH30107-19EC 0,8857 0,9920 20% 0,9964 1,1160 10% 1,1071 1,2400 20% 1,3839 0,1661 1,55
18 7861080723783 102030079 ZAKKA LAVAVAJILLAS EN PASTA MANZANA 1000 GR 12 NSOH30107-19EC 1,5829 1,7728 20% 1,7807 1,9944 10% 1,9786 2,2160 20% 2,4732 0,2968 2,77
7,5328 8,4352 20% 9,4160 10,5440 20% 11,7700 1,4100 13,18
21 SPLASH DETERGENTE EN POLVO FLORAL 375 GR GR 50 NSOH04103-14EC 0,5714 0,2000 20% 0,6429 0,7200 28% 0,7143 0,8000 20% 0,8929 0,1071 1,00
19 7861080706243 102060391 SPLASH DETERGENTE EN POLVO FLORAL 1000 GR 20 NSOH04103-14EC 1,4857 1,6640 20% 1,6714 1,8720 10% 1,8571 2,0800 20% 2,3214 0,2786 2,60
22 7861080705307 102060390 SPLASH DETERGENTE EN POLVO LIMON 1000 GR 20 NSOH04103-14EC 1,4857 1,6640 20% 1,6714 1,8720 10% 1,8571 2,0800 20% 2,3214 0,2786 2,60
23 7861080706731 102060352 SPLASH DETERGENTE EN POLVO LIMON 2000 GR 10 NSOH04103-14EC 2,8000 3,1360 20% 3,1500 3,5280 10% 3,5000 3,9200 20% 4,3750 0,5250 4,90
ESTANDARIZADO
Institucional

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PROCEDIMIENTO OPERATIVO

El presente procedimiento tiene como alcance al área de Ventas, Servicio al Cliente,

3.1 GERENCIA GENERAL:

3.2 JEFE DE CALIDAD:

3.3 GERENTE DE VENTAS:

Revisado por: Carolina

 Creación de clientes: Formato con el cual se realiza la creación de clientes nuevos

6.1. GESTION DE VENTAS:

6.1.1. Ventas en Campo

6.1.2. Ventas Telefónicas

6.2. GESTIÓN ANALISTA SERVICIO AL CLIENTE Y ASESOR COMERCIAL:

 Los que sean enviados por correo electrónico.

 Colocar el usuario y contraseña. Presionar la tecla iniciar sesión.

 Dar clic en VENTAS.

 Ingresar nueva proforma/presupuesto en el botón CREAR.

6.3. GESTIÓN DE FACTURACIÓN

 Una vez generado el pedido por el Analista de servicio al cliente, se valida e

 Despues de presionar el boton crear factura se debe presionar el botón de crear

 Se crea la factura y se presiona el botón EDITAR para colocar: el tipo de

6.4. GESTIÓN DE LOGÌSTICA

 TIEMPOS DE ENTREGA, VALOR MINIMO EN COMPRA

GUAYAQUIL TODOS LOS DIAS 48 200 $2,50

- Una vez editada la factura, procedemos a generar la Guía de Remisión.

 Generada la guía de remisión con los datos completos, procedemos a VALIDAR

 Se imprimen dos copias de la guía de remisión una copia es usada para el

6.5. GESTIÓN DE BODEGA

 Con el número de factura que se detalla en la guía de remisión se busca en el sistema

 Al seleccionar la factura se despliega el “SO” para obtener el albarán.

 Se selecciona el icono del carrito para impresión del albarán

 Se reserva el stock para registros de lotes que se despachan a los clientes

 Y se procede con la impresión del albarán para su despacho.

 Bodega despacha el producto con su respectiva Hoja de Despacho, revisando con el

6.6. AUTORIZACIÒN DE FACTURAS Y NOTAS DE CRÉDITO

 En el sistema ODOO se ingresa en el módulo de facturación.

 Se ingresa a FACTURAS DE CLIENTES.

 En el filtro de FAVORITOS, se escoge la opción de facturas no autorizadas por el SRI.

 Se despliega la lista de las facturas pendientes.

 Seleccionamos la factura a AUTORIZAR. Se presiona el botón SEND VOUCHER.

 La factura aparece AUTORIZADA.

6.6.2. Notas de crédito

 Las notas de crédito se emiten por las siguientes razones:

o Cambio de factura por fecha de emisión: Se recibe solicitud de cambio de fecha de

Se debe ingresar al módulo de FACTURACIÓN

- Se ingresa a FACTURAS DE CLIENTES.

- Se debe filtrar en AGRUPAR POR EMPRESA

- Se busca al cliente que se debe realizar la NOTA DE CRÉDITO Y se escoge la factura.

- Se presiona en AGREGAR FACTURA RECTIFICATIVA.

- Se edita la FACTURA RECTIFICATIVA.

- Se procede a poner VALIDAR para que nos dé el número de factura.

- Se presiona SEND VOUCHER.

- Se regresa a la factura y se presiona el botón Add o Añadir.

6.7. DEVOLUCIÓN / RECHAZOS DE MERCANCÍA

No se aceptan devoluciones / rechazos, exceptuando los siguientes casos:

- No cumplimiento con la fecha y/o lugar de entrega pactada

6.8. POLÍTICAS DE CARTERA

6.10. REFERENCIAS COMERCIALES

SGC-DC-001 “Elaboración, redacción, codificación y control de documentación”

Anexo N.º 1: “CRM Base de datos”, código SGC-VT-002-R1