Tipo de documento:

PROCEDIMIENTO
Proceso:
Compras Código: Versión:
PK-01 04

Nombre del Documento: Fecha de vigencia:

Procedimiento de compras 16/04/2018

1. OBJETIVO:

Efectuar el procedimiento de las compras de materiales de instalación, de bienes o

servicios que se requieran en la compañía, a fin de cumplir con las expectativas y
requisitos de los clientes buscando siempre su satisfacción.

2. ALCANCE:

El presente procedimiento abarca desde la solicitud de compra, hasta la

adquisición del artículo solicitado. Incluyendo la revisión y recepción de los
mismos así como la selección, evaluación y reevaluación de proveedores.

3. RESPONSABLE:

El responsable del proceso es el Coordinador de Compras y lo deben conocer

todo el personal de la compañía.

4. REQUISITOS:
 Para realizar una compra, el proveedor debe estar creado según formato
RK-03 exceptuando los almacenes de cadena y aquellos donde se
requieran bienes y servicios que no afecten con la calidad del servicio o
producto que se entrega al cliente.
 Cuando el proveedor sea seleccionado se actualizará en el listado de
proveedores RK-06
 Los proveedores existentes antes de la emisión de este procedimiento no
tendrán diligenciado el registro RK-03, porque la organización ha venido
trabajando con ellos por su buen desempeño.
 Debe existir al menos una cotización previa a las compras de productos
bienes o servicios sobre los cuales la empresa genera valor agregado (son

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vendidos a clientes externos). En ocasiones excepcionales se podrá

comprar en almacenes de cadena reconocidos sin que sea necesario la
cotización y la orden de compra.
 Para la compra de bienes, productos y servicios para uso interno de la
empresa no es indispensable realizar cotizaciones previas ni orden de
compra, y la compra estará avalada por la gerencia y debe existir la
solicitud previa en los registros RK-01 Y RK-02.
 Para la adquisición de Materiales y servicios de transporte en sitios fuera de
Bogotá no se requiere selección del proveedor, la solicitud del servicio
puede realizarse vía telefónica o e-mail y se contratará acorde a la mejor
oferta en sitio, previa aprobación del Director de Ingeniería y/o Coordinador
de proyectos. Para su legalización el empleado debe adjuntar en todos los
casos la factura de compra o el documento equivalente con la copia del
RUT del proveedor.
 En los imprevistos que se presenten para el cumplimiento de las solicitudes
del cliente o solicitudes urgentes del cliente, no es necesario elaborar la
orden de compra, pero por ende se autoriza realizar la compra en un sitio
que este legalmente constituido y emita factura o documento equivalente,
registrando en esta el nombre de la persona que autorizó dicha compra.
 Las requisiciones de papelería y cafetería de los procesos deberán ser
pedidos dentro de los cinco primeros días del mes.
 Antes de solicitar la cotización de un servicio, la empresa evalúa si puede
prestarlo directamente teniendo en cuenta la disponibilidad.
 La Evaluación a proveedores se realizara trimestralmente y se debe tener
en cuenta:

Puntaje Concepto Acción

Entre 85 % y 100 % Aprobado Informar resultado anual.
Informar resultado y realizar seguimiento para
Entre 60% y 85 % Aceptable
evidenciar mejora continua.

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Informar el resultado, Se coloca observación

Menos del 50% Rechazado en el listado de proveedores y se suspende
por un año.

5. DEFINICIONES:

Requerimiento Interno: Documento interno que contiene el requerimiento de

bienes necesarios para el buen desarrollo.
Requisitos: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
Especificación: Características requeridas en un bien.
Calidad: Grado en el que unos conjuntos de características cumplen con los
requisitos.
Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que
se han cumplido los requisitos especificados.
Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se
han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica. Esta
confirmación se realiza posterior al uso previsto.
Orden de Compra: Documento que establece los términos en los que se solicitan
los bienes a los proveedores.
Producto: Conjunto de atributos tangibles e intangibles.
Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.

6. DOCUMENTOS DE SOPORTE:

CÓDIGO DOCUMENTO
RK-01 Requisición de materiales
RK-02 Requisición de servicios
RK-03 Registro de proveedores
RK-04 Orden de Compra
RK-05 Evaluación de proveedores
Rk-06 Listado de proveedores

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DOCUMENTOS EXTERNOS
Cotizaciones de los proveedores
Remisiones de los proveedores
Factura de Venta de los proveedores
Listado de precios de los proveedores

7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
REGISTRO O
ACTIVIDAD DESARROLLO RESPONSABLE
EVIDENCIA
CREAR, INSCRIBIR Y

ACTUALIZADO EL

PROVEEDORES

RK-03 Registro de
LISTADO DE
MANTENER

Proveedores. RK-05
Se deberá diligenciar el registro
Coordinador de Compras, evaluación de
designado para tal fin con el lleno
asistente administrativo proveedores, RK-06
absoluto de los requisitos exigidos
Listado de
proveedores
MATERIALES Y/O
REQUISICION DE

Según la necesidad, el empleado

REALIZAR LA

SERVICIOS.

deberá entregar al Almacenista por

RK-01 Requisición de
medio físico o digital las
materiales, RK-02
necesidades de bienes o servicios Empleado
Requisición de
requeridos, se deberá adjuntar
Servicios
las especificaciones técnicas en
caso de productos nuevos.

Determinar que materiales existen

y cuales se deben comprar,
INVENTARIO
VERIFICAR

diligenciando las columnas de

RK-01 Requisición de
cantidad disponible en bodega y la
Almacenista materiales.
cantidad a pedir del formato.
Cuando hace falta un bien, se
envía la requisición a Coordinador
de Compras.
Si el bien es para uso interno de la
REQUISICIONES DE
MATERIALES Y/O
GESTIONAR LAS

empresa, notifica por medio de

correo a Gerencia o almacenista,
SERVICIOS

 RK-01 Requisición de
quien se encarga de hacer esta
materiales, RK-02
compra. Coordinador de Compras
Requisición de
Si el bien o servicio es incorporado
Servicios
a la realización de un proyecto ó
actividad se sigue con el
procedimiento.

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REGISTRO O
ACTIVIDAD DESARROLLO RESPONSABLE
EVIDENCIA

Se consulta en el listado de
proveedores si existe el indicado
PEDIR Y APROBAR

para prestar el servicio o bien

COTIZACIONES

requerido, se le solicita las

cotizaciones y se determina la RK-03 Registro de
mejor opción de compra con base Coordinador de Compras Proveedores,
en los precios y tiempos de Cotizaciones externas
entrega. Si no existe proveedor
que satisfaga dichos requisitos, se
debe realizar la primera actividad
de este procedimiento
De acuerdo a la cotización de
ELABORAR
ORDEN DE

nuestro proveedor. Elaborar la

COMPRA

orden de compra según el registro Coordinador de Compras, RK-04 Orden de

establecido. almacenista y/o Asistente
compra
Administrativo
Nota: Para la contratación de
servicios como contratistas no
AUTORIZAR LA
REVISAR Y

ORDEN DE
COMPRA

Se revisa y se autoriza la orden de

Coordinador de Compras,  RK-04 Orden de
compra antes de ser enviada al
Gerente compra
proveedor.
ENVIAR ORDEN
DE COMPRA

Se envía la orden de compra al Coordinador de Compras RK-04 Orden de

proveedor por medio físico o digital y/o almacenista compra

Si el producto comprado, cumple

MATERIALES Y/O

con las especificaciones, se

RECIBIR LOS

SERVICIOS.

ingresa al Almacén. Cuando el

producto no cumpla con las
RK-04 Orden de
especificaciones, se notificará ésta Proveedor, Almacenista
compra
situación al Jefe del
departamento para la toma de
decisiones y acordar tiempos para
la nueva entrega.
Según los criterios de evaluación,
EVALUAR Y REEVALUAR

al hacer entrega del bien o del

LOS PROVEEDORES

servicio se evalúa el desempeño

de proveedor en las Órdenes de
Compra. Cuando estos incumplan
con alguno de dichos criterios, se Coordinador de Compras RK-05 Evaluación de
registra con su respectivo proveedores
tratamiento.

Trimestralmente se analizan los

resultados y se procede de
acuerdo a lo establecido en la

8. CONTROL DE PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS

EXTERNAMENTE

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8.1 Herramientas, Elementos de protección Personal y Equipos De

Telecomunicaciones.

El control para estas compras se realizará a través de la verificación de las

compras en donde se revisará que se cumplan con las características técnicas
requeridas en la orden de compra.

8.2 Alquiler De Equipos (Elevadores)

 Controles Solicitar mantenimiento del equipo al proveedor

 Realizar inspección preoperacional del equipo a cargo del técnico de
Tecnochip

8.3 Técnicos Contratistas

 Control de la seguridad social del contratista el cual estará a cargo de

Tecnochip cuando sean tareas de alto riesgo (Trabajo en alturas)
 Curso para trabajo en alturas donde se solicitará al contratista al inicio del
proceso de contratación, si este no cuenta con el mismo Tecnochip
programar el curso y será descontado posteriormente de la cuenta del
contratista.

ELABORO REVISO APROBÓ

Coordinador de Compras Coordinador de Calidad Gerente General

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