1.

OBJETO

Definir la metodología y responsabilidades para asegurar el suministro de bienes y servicios

de XXXXXXXXX estableciendo los criterios de selección, evaluación y reevaluación en el
desempeño calidad, seguridad, salud en el trabajo y ambiente para los proveedores y
contratistas; a la vez el cumplimiento en los requisitos de compra especificados con el objeto
de asegurar que los productos y servicios adquiridos cumplan con los requisitos
especificados.

2. ALCANCE

Este documento es aplicable a las necesidades de compras de materiales e insumos

relacionados con las actividades propias de la Organización.

3. RESPONSABLES: Coordinador de compras

4. GLOSARIO

Compras de repuestos: son aquellos materiales que se requieren, forman parte del
desgaste propio del mismo. Su proceso de compras responde a la necesidad permanente de
un nivel mínimo de inventarios, su compra es realizada de acuerdo a lo revisado por el
Coordinador de mantenimiento. La compra de repuestos se considera crítica.

Compra de Servicios: son aquellos servicios contratados y que son necesarios para la
normal prestación del servicio de transporte o mantenimiento de la organización

Compra Materiales e Insumos (Papelería, Elementos de Limpieza, Cafetería y demás

insumos de oficina): Corresponden a los demás materiales e insumos requeridos para las
actividades diarias de la Compañía. Al ser considerados como artículos de disponibilidad
comercial pueden ser adquiridos rápidamente, por caja menor mediante el formato
XXXXXXX

Requisición de compra: Documento mediante el cual, cualquier proceso podrá solicitar la

compra que sea requerida para el buen desarrollo de sus actividades.

Orden de compra: Documento comercial que soporta las condiciones del negocio pactadas
con el proveedor, y que debe estar soportado con copia del talonario que corresponda (aplica
para el área de mantenimiento)

Orden de trabajo: Documento utilizado por mantenimiento para la solicitud y autorización de

servicios.

Requisición de Compra: Documento mediante el cual, cualquier proceso podrá solicitar la compra
que sea requerida para el buen desarrollo de sus actividades.
Cotización: Documento con información elaborada por proveedores invitados por XXXXXen donde
se especifican las características de los productos o servicios requeridos, la forma de pago, plazo y el
tiempo de entrega.

Proveedores: Persona natural o jurídica que suministra materiales, insumos, servicio de transporte,
elementos, herramientas, equipos; entre otros para ser utilizados por la empresa.

Remisión: Documento perteneciente a los proveedores en donde se describen las cantidades y los
bienes o servicios entregados a sus compradores. Las remisiones son firmadas por los compradores
cuando reciben a satisfacción los bienes o servicios solicitados.

Orden de Compra: Documento preparado por el Coordinador de Compras con base en el análisis de
las cotizaciones para colocar un pedido de Orden de Compra que indique cantidad del producto,
precio acordado, forma de pago, plazo de entrega, condiciones del producto y garantía.

Orden de trabajo: Documento utilizado por mantenimiento para la solicitud y autorización de

servicios

SMLV: Salarios mínimos legales vigentes

Proveedor Crítico: Proveedor el cual le suministra a la empresa productos, servicios, servicios de

transporte, materiales, insumos, herramientas, equipos; entre otras, que afectan directamente la
calidad del servicio, la seguridad y salud de las personas y el medio ambiente realizado u ofrecido
directamente al cliente o el buen desempeño del sistema de gestión integral.

Selección de proveedor: Proceso mediante el cual se evalúa a un proveedor para determinar si este
cumple con los requisitos establecidos por la empresa y así poder comprarle.

Evaluación del proveedor: Mecanismo mediante el cual se mide el desempeño del proveedor
respecto a la calidad de los productos, servicios, materiales, materia prima, insumos, entre otros que
son suministrados a la empresa.

Reevaluación del proveedor: Mecanismo mediante el cual se hace seguimiento al desempeño del
proveedor después de un tiempo determinado de haber recibido del mismo algún servicio, productos,
materiales, insumos entre otros.

5. CONTENIDO

5.1. IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE COMPRAS

El proceso de compras se inicia cuando cualquier Colaborador de XXXXXXX detecta la

necesidad de un material, equipo, servicio o subcontratación para el desarrollo de las
actividades tendientes a la prestación del servicio de transporte o gestión comercial.

Las necesidades de compra/subcontratación están fundamentadas en:

• Las necesidades de insumos bien sean para la operación o para la gestión administrativa.
• La demanda del servicio, para la subcontratación de talleres, alquiler de vehículos,
empresas de transporte y otros servicios.
• Las necesidades de compra de materiales, equipos, y/o servicios identificadas en cada
área las determina el líder del área.
• Selecciona el proveedor de la lista de proveedores que se tiene disponible de acuerdo a
selección previa.
• Las necesidades de insumos, repuestos o servicios para el mantenimiento de vehículos,
equipos, infraestructura, o herramientas utilizadas en la operación o en el área administrativa.
• Si la compra o servicio de es de un valor representativo se debe pedir la autorización del
Gerente quien es la persona que aprueba o rechaza la compra.

5.2. EMISIÓN DE ÓRDENES O REQUISICIÓN DE COMPRA

Una vez aprobada la Compra, se elabora la orden de compra o servicio donde indica:

 Fecha
 Proveedor.
 Placa
 Conductor
 Cantidad
 Descripción
 Valor unitario
 Valor Total
 Firma persona autorizada.

Esta Orden debe ir firmada por el Coordinador de compras, asistente de mantenimiento,

coordinador HSEQ, o por el Gerente en caso de que su valor sea representativo.

En Antioquia, la compra la realiza el asistente de mantenimiento autorizado por el

coordinador de compras se desplaza a donde el proveedor seleccionado para llevar a cabo la
compra respectiva.

Para el caso de Duitama, el coordinador de compras envía la orden de compra al proveedor

con la persona que reclama el producto. Luego el proveedor hace llegar las ordenes de
compras y la factura original a compras Duitama para realizar el cobro respectivo.

5.3. Recepción del producto o servicio

- El líder de proceso o la persona solicitante del producto o servicio recibe el mismo, verifica
la calidad firmando la orden de compra, servicio o factura esta debe llevar dos firmas del
coordinador de compras, el asistente o el auxiliar de mantenimiento y la firma del conductor.

Nota: en caso de que el vehículo no cuente con conductor asignado, será el auxiliar o el
asistente de mantenimiento quien acepte el insumo o servicio y será verificado por el
coordinador de compras, cumpliendo así la regla de que cada orden de trabajo o servicio
debe llevar dos firmas.

- El proveedor realiza el envío de la factura a la empresa

- La factura es entregada por el proveedor al coordinador de compras donde se verifica que
la factura corresponda al producto y/o servicio contratado
- Si hay alguna reclamación compras debe realizarla en un plazo no mayor a 5 días (pasado
este tiempo, si no se lleva a cabo la reclamación se da por aceptada la factura)
- Para el caso de compra externa, quien solicita (asistente de mantenimiento o auxiliar de
mantenimiento) el producto o servicio es el responsable de la verificación, aceptación o
reclamación de la factura. De igual forma debe tener en cuenta que para una reclamación
cuenta con máximo 5 días. Pasados estos 5 días se da por aceptada la factura.

- Compras entrega la factura a contabilidad.

- Para controlar la entrega de las facturas, se debe tener en cuenta el procedimiento
comunicación interna XXXX y registrar las entregas de las mismas en el formato recepción
facturas XXXXX
- La factura es revisada por el área de contabilidad
- Contabilidad entrega las facturas contabilizadas y con sello a coordinación de compras
para el respectivo pago.

5.3.1. Materiales de Mantenimiento

El coordinador de compras recibe el repuesto, lo compara con la orden de Compra o servicio

revisa que este en buen estado y que sea el indicado, y lo entrega al asistente de
mantenimiento el cual se encarga de llevarlo a proveedor autorizado para mano de obra
donde se va a realizar el cambio.

5.3.2. Taller particular: Orden de trabajo, factura.

Cuando la revisión es de servicio el coordinador de compras verifica el vehículo, y da su visto

bueno, en el caso de la operación de Antioquia, el asistente de mantenimiento revisa el
servicio prestado, se comunica con el coordinador de compras y le informa que la prestación
del servicio se realizó adecuadamente.

5.3.3. Pago a proveedores

Semanalmente el coordinador de compras entrega informe a la gerencia para la solicitud de

autorización para los respectivos pagos
Gerencia aprueba la factura a pagar
- Tesorería realiza el pago respectivo por medio de transferencia electrónica al proveedor
correspondiente
- El soporte de la transferencia es enviado por correo electrónico al proveedor

5.4. REGISTRO DE PROVEEDORES CALIFICADOS

Los proveedores que maneja TXXXXXX se dividen en dos:

 Proveedor de Servicio: Tales como; sub contratistas, IPS(exámenes de ingreso, egreso),

servicio de asesores, inspecciones bimensuales, entre otros.

 Proveedores de Bienes e Insumos: Tales como; dotación, materiales, insumos para

mantenimiento, EPP, elementos de oficina, entre otros.

De acuerdo a los requisitos de la organización se crea un formato: XXXXXXX, los cuales

deben ser registrados con el fin obtener datos de las mejores ofertas en cuanto a
oportunidad, precio, producto, calidad.
Para incluir un proveedor dentro del listado se solicita al proveedor documentos de acuerdo
al cuadro como:
Cámara de comercio o rut, copia de cedula de representante legal, certificado bancario,
recomendaciones, certificados de calidad, hojas de seguridad, certificados de calibración
dependiendo del proveedor.

5.5. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.

Para cada uno de los proveedores que está en el listado, se realiza una evaluación inicial de
acuerdo con los criterios definidos en el formato “Selección, evaluación y revaluación de
proveedores CO-FO-005”. El proveedor será seleccionado si en la calificación obtiene un
puntaje ≥3.0.
La calificación de la evaluación de los proveedores será catalogada de la siguiente manera:

Calificación entre 3,0 y 5 puntos = Proveedor Aceptable, Confiable

Calificación entre 0 y 2.9 puntos = Proveedor no confiable

Esta calificación será socializada a Los proveedores, serán informados mediante el formato
“Carta a Proveedores”, vía correo electrónico, con el fin de reciban la respectiva
felicitación de cumplimiento o para que tomen los respectivos correctivos cuando sean
necesarios.,

Para los proveedores que en la evaluación obtengan calificación de la categoría de

proveedor no confiable, estos deberán ser excluidos de la lista de proveedores confiables,
por ende, no podrá realizarse algún tipo de relación comercial.

5.6. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES.

Para cada uno de estos proveedores que está en el listado, se realiza una reevaluación de
acuerdo con los criterios definidos en el formato “Selección, evaluación y revaluación de
proveedores”, La periodicidad con la que se realizan estas evaluaciones es semestral, para
los proveedores que se encuentren activos es decir a los que se le haya comprado o
contratado durante este lapso de tiempo.
Al igual que la evaluación este resultado será socializado a los proveedores

5.7. COMPRAS EN CARRETERA

Cuando se requiere un servicio de mantenimiento por carretera, el coordinador de compras

realiza una cotización y verifica las condiciones del servicio solicitado.

El proveedor envía la cotización vía e-mail. En base a los precios y a la calidad del servicio
ofrecido, el coordinador de compras selecciona el proveedor y autoriza la compra. Por medio
de correo electrónico solicita al proveedor el servicio requerido y pacta las condiciones de
pago.

Coordinador de compras realiza el anticipo o consignación al proveedor y/o al conductor. De

igual forma, solicita al proveedor el envío de la factura.

5.8. CONTROL DE LOS VEHÍCULOS, MATERIALES, EQUIPOS Y SERVICIOS

COMPRADOS

Vehículos: Con la adquisición de un nuevo vehículo, se abre una carpeta para la Gestión de
la documentación de este vehículo. La persona responsable por el archivo y gestión de
documentos correspondientes a los vehículos es la Auxiliar Administrativa.

Esta carpeta contendrá los Documentos generales de un vehículo.

Vehículo nuevo:

- Hoja de vida vehículo

- Factura de compra (copia autenticada, la factura original queda en el ministerio o secretaría
de transito donde es matriculado el vehículo)
- Declaración de importación (copia)
- Ficha de homologación
- Carta de propiedad (esta llega cuando se matricula el vehículo)
- SOAT
- Revisión Tecnomecánica
- Póliza todo riesgo
- Documentación correspondiente a novedades del vehículo (siniestros, investigaciones,
comparendos etc )

5.9. VINCULACIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIO DE TRANSPORTE

- El proceso responsable por la selección de los proveedores de servicio de transporte es

logística y operaciones. Esta selección se realiza dependiendo de la demanda del servicio.
- El coordinador de Logística y operaciones, una vez haya seleccionado al proveedor,
informa al coordinador de compras con el fin de validar la información y completar la
selección y evaluación de acuerdo a este procedimiento.
- El coordinador de Logística y operaciones, es responsable por informar a coordinador de
compras las novedades de ingreso y retiro de los proveedores de servicio de transporte.
- El coordinador de compras actualiza y valida la base de datos de los proveedores de
servicio de transporte vinculados con la compañía. CO-FO-003. A su vez servirá de ente
fiscalizador para que estos cumplan con los requisitos establecidos por la organización.

Verifica que la documentación de los vehículos y hojas de vida cumplan con los
siguientes parámetros:

5.9.1. DOCUMENTOS DEL PROPIETARIO

- Carta de propiedad (licencia de conducción del vehículo)
- Carta de tráiler
- SOAT
- Revisión tecno-mecánica
- Póliza todo riesgo (póliza de responsabilidad)
- Cédula del propietario
- RUT
- Certificación Bancaria
- Certificado de movilidad vigente
- Hoja de vida vehículo
- Programa de mantenimiento
- Registros del último mantenimiento
- Registro de inspección de king pin y quinta rueda.
- hoja de vida completa del conductor de acuerdo a requisitos de ingreso

5.10 REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y ACTIVACIÓN CON PROVEEDORES

- Una vez recibida la documentación anteriormente descrita, se verifica que esté

completa
- Se envían la información correspondiente a vehículos, propietarios y conductores al
cliente para tramitar los accesos a las instalaciones del proveedor en respuesta a su
solicitud.
- En caso de que el proveedor exija capacitación específica para el conductor que va a
ingresar a sus instalaciones, el coordinador HSEQ, gestionará con el área encargada la
programación y ejecución de estas capacitaciones. De igual forma se incluyen las
capacitaciones establecidas en el plan de capacitación de XXXXXX.

- Para formalizar la selección del proveedor, adicional a la solicitud de los criterios

anteriormente descritos aplicar el procedimiento compras, selección, evaluación y
reevaluación de proveedores.

- Una vez el proveedor esté seleccionado al cumplir con todos los requisitos, se
actualiza la base de datos de terceros

- El responsable por la verificación y archivo de la documentación correspondiente a los

vehículos es el asistente administrativo.

- El responsable por la verificación y archivo de la documentación correspondiente a los

conductores es el coordinador de talento humano.

5.11. CONTROL A PROVEEDORES DE SERVICIO DE TRANSPORTE

 Coordinador de Compras, controlará los pagos de aportes a seguridad social de los
proveedores de servicio de transporte, quienes allegarán la copia del pago dentro de los 3
primeros días hábiles de cada mes.
 El asistente administrativo realizará seguimiento, control y actualización de la vigencia
de la documentación de los proveedores de servicio de transporte, como son:
←
← SOAT
← TECNOMECÁNICA
← LICENCIAS DE CONDUCCIÓN
← INSPECCIÓN DE KIN PING Y QUINTA RUEDA
←

6. REGISTROS GENERADOS

 Orden de Compra según talonario

 Orden de servicio según talonario
 Requisición de compra
 Lista de proveedores confiables
 Formato selección, evaluación y reevaluación de proveedores de Bienes e Insumos
 Formato selección, evaluación y reevaluación de proveedores de Servicios
 Facturas

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 NTC – ISO 9001-2015

 NTC – ISO 9000- 2005.
 Decreto 1072 de 2015
 GUIA RUC
 Norma NTC- OHSAS 18001:2007
 Norma NTC ISO 14001-2015

8. FLUJOGRAMA
Flujograma Actividad Responsable Documento
 1. identificación de la Coordinador de Requisición de
Inici necesidad de compra compras compras CO-FO-008
o
de servicio o
1. Identificar la necesidad repuestos.
de compra 2. Mirar si se tiene el Coordinador de NA
repuesto en compras
2. revisión del inventario
inventario. 3. Emitir orden Coordinador de Orden de compra
de compra, servicio o compas Orden de servicio
3. Emitir orden requisición de Requisición de
de compra o compra Líder de proceso o compras CO-FO-008
servicio
solicitante Procedimiento
La compra se realiza compras, selección,
4. Recepción del a los proveedores evaluación y
producto o servicio
que se tienen reevaluación de
seleccionados de proveedores.
5. verificación del
producto o servicio acuerdo a CO-PD-001
procedimiento
6. selección, evaluación Formato selección,
Cumple
NO y reevaluación de evaluación y
proveedores. reevaluación de
SI proveedores de
Bienes e Insumos
Procedimiento
producto no
CO-FO-005-1
conforme

Formato selección,
evaluación y
7. Pago a proveedores reevaluación de
proveedores de
Bienes e Insumos
CO-FO-005-2
4. Recepción del Coordinador de Requisición de
producto o servicio compras compras CO-FO-008
Líder de proceso
solicitante
5. Verificación del Coordinador de Requisición de
producto o servicio compras, compras CO-FO-008
adquirido.
Verificar que cumpla Líder de proceso o
con las solicitante
especificaciones de
la solicitud.
 6. Si el producto o Factura de compra
servicio no cumple Coordinador de
8. Control de con los requisitos, compras
proveedores de
servicio de transporte
devolver al proveedor
por garantía.
7. Semanalmente Coordinador de Soporte de
se entrega informe a compras transferencia
gerencia para bancaria
revisión y
autorización de pago
Fin
a proveedores.
Efectuar pago a
proveedores.
8. Criterios a tener Coordinador de
en cuenta para la compras. Formato selección,
compra de servicios evaluación y
de transporte y la Coordinador de reevaluación de
vinculación de los logística proveedores de
mismos Coordinador de Bienes e Insumos
Talento Humano CO-FO-005-1
Coordinador HSEQ
Formato selección,
evaluación y
reevaluación de
proveedores de
Bienes e Insumos
CO-FO-005-2

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION DETALLE FECHA

01 Edición original 05-01-2015

ELABORO REVISO APROBO