Tipos de Documentos Segun NTC

NTC 3394 ACTAS ADMINISTRATIVAS
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3394

ACTAS
OBJETIVO:
Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos para la elaboración
de actas administrativas.
DEFINICIONES: Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:
Acta: Documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una

reunión.
Acta no registrada: Documento que constituye la memoria de reuniones o actos

administrativos.
Acta registrada: Documento que corresponde a reuniones de sociedades

anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obliga a
cumplir condiciones específicas de la entidad competente.
Convocatoria: Acuerdo de fecha para la siguiente reunión.
Denominación del documento: Nombre que identifica el acta.
Desarrollo: Descripción de los asuntos tratados en la reunión.
Encabezado: Línea de identificación para indicar la continuidad de un documento.
Espacio: Distancia horizontal de escritura.
Hora: Registro del tiempo en que se inicia y termina la reunión.
Incapaz: Persona que no tiene capacidad legal para ejecutar actos civiles o que
carece de aptitud legal para determinado acto jurídico o para contraer obligaciones
por sí misma.
Interlínea: Distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina

renglón.
Naturaleza de la reunión: Carácter de ordinaria o de extraordinaria.
Número: Identificación consecutiva del documento.
Orden del día: Relación de temas que se han de tratar en una reunión.
Razón social: Nombre que identifica una empresa.

Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Título: Denominación específica del nombre de la reunión.
CLASIFICACIÓN: Las actas se clasifican en: registradas y no registradas.
REQUISITOS GENERALES
Márgenes
Superior entre 3cm y 4cm.
Inferior entre 2cm y 3cm.
Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm.
Lateral derecho entre 2cm y 3cm.
Encabezado en las páginas siguientes entre 2cm y 3cm.
Título
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar
cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.
Numeración
Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera
consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités internos, puede iniciarse
numeración cada año.
Presentación
Las actas se pueden presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para
tal efecto. Las actas de asamblea o juntas directivas se pueden llevar en el mismo
libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la
numeración continua para cada uno.
Redacción
Se redactan en tiempo pasado. Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio.
El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar
errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni
repisados.
Páginas subsiguientes
Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establece los
siguientes requisitos:
Se utiliza el papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y
que no tenga impresión alguna.
El encabezado se sitúa entre 2cm y 3cm del borde superior, contra el margen
izquierdo y en mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la
reunión y el número correspondiente separados por guión. En la misma línea,
contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del
símbolo (#) ni la abreviatura (No.)
MEMORANDO NTC 3397
Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para

transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias laborales,
regionales nacionales e internacionales.
LA NORMA QUE RIGE LA ELABORACION DE MEMORANDO ES LA 3397
MAREGENES PARA UN MEMORANDO LARGO
3 Cm superior-3Cm izq. 2derecho-2 Cm inferior
MARGENES PARA UN MEMORANDO CORTO
4 Cm superior -4 Cm Izq. 3 Cm Der.-2 Cm Inferior
DEMONINACION DEL DOCUMENTO:
A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra

memorando en mayúscula sostenida y centrada.
NUMERO CONSECUTIVO: La numeración es consecutiva según lo establece el

código de comercio. Le puede anteceder el código de dependencia
determinado por casa empresa y particular. Se escribe a dos o tres interlineas de
la palabra memorando. EJ: DTH, 001
LA FECHA: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envió se

escriben a dos a tres espacios y en forma completa, en orden de día, mes y año.
EJ: Santa fe de Bogotá 9 de agosto de 2012
PARTES DEL EMCABRZADO: a tres interlineas de la fecha contra el margen

izquierdo, se ubica la preposición PARA, en mayúscula sostenida seguida de dos
puntos. Al frente se anota lso datos del destinatario. A dos interlineas de la palabra
PARA se ubica la preposición DE, en la mayúscula sostenida seguida de dos
puntos. Al frente se anota los datos del remitente con mayúscula oficial.
Para colocar el destinatario y el remitente existen dos alternativas:
1.El destinatario está compuesto por el tratamiento, nombre y cargo este último
separado por coma (,).
-REMINTENTE: Nombre y cargo separado por coma EJ: PARA: Doctora Alicia
García, Secretaria General.
DOS ESPACIOS
De: Guillermo Castro, Director Seccionar
2.Para el destinatario cargo y dependencia remitente cargo y dependencia. Ej.:

PARA: Jefe división.
DE: Jefe de Contabilidad.
En este caso la firma del remitente se coloca sobre el nombre mecanografiado al

final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
NORMA TECNICA COLOMBIANA
NTC 3234
DOCUMENTACION ELABORACION DE CIRCULARES
1. OBJETO
Unificar criterios para la elaboración de circulares en la administración central municipal.
2. CONCEPTOS BÁSICOS
Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o

contenido, dirigida a varios destinatarios.
3. CLASIFICACION
3.1 De acuerdo con el destinatario se clasifican en:
3.1.1 Circular externa o carta circular: comunicación con el mismo texto, utilizada para dar
a conocer a sus clientes, proveedores, distribuidores los productos, servicios u otras
informaciones de carácter general.
3.1.2 Circular interna o general: comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a
conocer internamente actividades de la entidad, normas generales, cambios, políticas,
disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
3.2 Estilo a aplicar
3.2.1 Bloque Extremo
Todas las líneas partes del margen izquierdo. Este estilo es que se aplicará en la
administración central municipal.
4. INSTRUCTIVO
Logotipo: Símbolo Institucional que identifica la Entidad.

Por Acuerdos del Consejo Municipal Números 045 de 2000 y 021 de 2002, se adopta
oficialmente el escudo de Ibagué, como símbolo institucional del Municipio.
Número: Identificación consecutiva del documento. Se antecede con el código de la
Dependencia según Tabla de Retención Documental aprobadas.
Fecha: El dato del nombre de la ciudad de origen se escribe en forma completa con
mayúscula inicial y la fecha (día, mes y año) de envío serácolocada por la Ventanilla
Única de Correspondencia con fechador, si se trata de Carta Circular.
En el caso de Circular Interna será fechada por la oficina productora, bien sea digitada o
con fechador.
Grupo Destinatario: Personal a quien va dirigida la comunicación.

La preposición PARA no va seguida de dos puntos (:)
Asunto: Síntesis del contenido de la carta, sin preposiciones ni artículos, expresada en

mínimo cuatro palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar, seguida de dos puntos (:)
Texto: Cuerpo del mensaje. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del
plural. (Nosotros) porque representa un grupo empresarial, así se traten de un único
firmante. Se trata un solo tema por circular, omitir temas personales, no contener errores
técnicos, ortográficos, gramaticales o de puntuación, la presentación de originales y copias
debe ser impecable sin borrones, sin usar corrector líquido, ni correcciones a lapicero.
Se escribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares cortas se puede
dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.
Cuando el texto comprenda más de una página, se debe continuar usando el mismo formato
de la primera página, El encabezado se constituirá por una línea de identificación que
contenga el t nombre del grupo destinatario con el código de la dependencia y número
consecutivo de la comunicación, en el margen izquierdo y en el margen derecho irá el
número de la página. La última página debe contener como mínimo el párrafo de cierre
antes de la firma.
Despedida: Palabra o frase de cortesía breve seguida de coma (,)
Remitente: Nombres, apellidos y cargo del firmante, quien asgnará encima del nombre
completo mecanografiado o digitado., se escribe en mayúscula sostenida sin negrilla. El
cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. Tener en cuenta las
firmas autorizadas con acto administrativo (Solo el nivel Directivo y el profesional
Universitario del Archivo Central).
Se firma a mano y solo se justifica la firma mecánica (fascimil) cuando la cantidad sea
excesiva.( más de ….)
Anexo: Documento o elemento que acompaña la circular. Se escribe seguida de 2 puntos

(:); a dos espacios se enuncia la cantidad, clarificando el números de hojas y el tipo de
anexos. Si son menos de 10 folios, se escribe la cantidad en letras y si es 10 folios o más
se escribe en número
Transcriptor: Persona responsable de digitar el documento. Se registra el nombre completo

con Mayúscula Inicial e Inicial del apellido responsable de la transcripción, letra Arial 10.
Si la persona que firma es la misma que escribe el documento no necesita identificación del
transcriptor.
Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma sitúa su rúbrica contra el margen
inferior izquierdo
Cuando la persona que redacta es diferente a la que trascribe y a la que firma, se coloca el
nombre completo y la inicial del apellido de quien digita seguida con la rúbrica de quien
redacta o proyecta.
Datos del remitente: Se escribe en pie de página: Razón social, eslogan de gobierno, NIT,
ciudad, dirección, teléfono, dirección electrónica.
5. MARGENES
5.1 Superior: 4centímetros.
5.2 Inferior: 3 centímetros.

5.3 Lateral izquierdo: 4 centímetros.
5.4 Lateral derecho: 3 centímetros.
5.5 Encabezado de las páginas subsiguientes, si las hay 3 centímetros
6. TIPO DE LETRA:
Arial 12
7. SOPORTE PAPEL: Tamaño carta, gramaje 75 gramos, Libre de lignina, alcalino.
Este tipo de papel se utilizara también para la reproducción o fotocopiado, copias e

impresiones en láser.
Los documentos enviados vía fax serán reproducidos en el soporte papel enunciado y no
se podrán archivar los impresos en papel de fax.
8. TINTAS
Las firmas o rúbricas se colocan con esfero o bolígrafo de tinta negra. Permanente, que
no cambie de tono, no usar micro punta ni esferos de tinta húmeda, en cumplimiento de la
Circular 013/1999 “Producción documental: Uso de Tintas de escritura”.

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NTC 3394 ACTAS ADMINISTRATIVAS

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3394

DEFINICIONES: Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

Acta: Documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una

Acta no registrada: Documento que constituye la memoria de reuniones o actos

Acta registrada: Documento que corresponde a reuniones de sociedades

Convocatoria: Acuerdo de fecha para la siguiente reunión.

Denominación del documento: Nombre que identifica el acta.

Desarrollo: Descripción de los asuntos tratados en la reunión.

Encabezado: Línea de identificación para indicar la continuidad de un documento.

Espacio: Distancia horizontal de escritura.

Hora: Registro del tiempo en que se inicia y termina la reunión.

Interlínea: Distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina

Naturaleza de la reunión: Carácter de ordinaria o de extraordinaria.

Número: Identificación consecutiva del documento.

Razón social: Nombre que identifica una empresa.

Título: Denominación específica del nombre de la reunión.

CLASIFICACIÓN: Las actas se clasifican en: registradas y no registradas.

Superior entre 3cm y 4cm.

Inferior entre 2cm y 3cm.

Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm.

Lateral derecho entre 2cm y 3cm.

Encabezado en las páginas siguientes entre 2cm y 3cm.

Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para

LA NORMA QUE RIGE LA ELABORACION DE MEMORANDO ES LA 3397

MAREGENES PARA UN MEMORANDO LARGO

3 Cm superior-3Cm izq. 2derecho-2 Cm inferior

MARGENES PARA UN MEMORANDO CORTO

4 Cm superior -4 Cm Izq. 3 Cm Der.-2 Cm Inferior

DEMONINACION DEL DOCUMENTO:

A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra

NUMERO CONSECUTIVO: La numeración es consecutiva según lo establece el

LA FECHA: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envió se

PARTES DEL EMCABRZADO: a tres interlineas de la fecha contra el margen

Para colocar el destinatario y el remitente existen dos alternativas:

De: Guillermo Castro, Director Seccionar

2.Para el destinatario cargo y dependencia remitente cargo y dependencia. Ej.:

DE: Jefe de Contabilidad.

En este caso la firma del remitente se coloca sobre el nombre mecanografiado al

Unificar criterios para la elaboración de circulares en la administración central municipal.

Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o

3.1 De acuerdo con el destinatario se clasifican en:

3.2 Estilo a aplicar

3.2.1 Bloque Extremo

Logotipo: Símbolo Institucional que identifica la Entidad.

Grupo Destinatario: Personal a quien va dirigida la comunicación.

Asunto: Síntesis del contenido de la carta, sin preposiciones ni artículos, expresada en

Anexo: Documento o elemento que acompaña la circular. Se escribe seguida de 2 puntos

Transcriptor: Persona responsable de digitar el documento. Se registra el nombre completo

5.1 Superior: 4centímetros.

5.2 Inferior: 3 centímetros.

5.4 Lateral derecho: 3 centímetros.

5.5 Encabezado de las páginas subsiguientes, si las hay 3 centímetros

7. SOPORTE PAPEL: Tamaño carta, gramaje 75 gramos, Libre de lignina, alcalino.

Este tipo de papel se utilizara también para la reproducción o fotocopiado, copias e

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