INSTITUCIÓN EDUCATIVA GRADO

CENTRO DE COMERCIO 8° SEGUNDO PERIODO

TÉCNICAS DE OFICINA GUIA No. 2 Horas Semanales: UNA

TEMA: MEMORANDOS Y CIRCULARES

COMPETENCIA: Transcribe memorandos y circulares aplicando las Normas Icontec establecidas

en la GTC-185.

1. MEMORANDOS
Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas
entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de
coordinación jerárquica de la organización.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos
 Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización;
 Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera
persona del plural;
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y
 Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO

El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:

 Informar sobre un hecho en forma breve
 Expresar necesidades
 Hacer requerimientos
 Regular o aclarar una situación
 Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto
 Dar respuesta a una comunicación recibida
 Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente
 Conocer detalles sobre un aspecto determinado
 Impugnar o corregir una situación
 Confirmar eventos ocurridos o pendientes
 Solicitar o remitir información, documentos u objetos
 Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y
 Hacer llamados de atención, entre otros.

PARTES DEL MEMORANDO

 Encabezado. Denominación del documento

De cero a una interlínea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando
en mayúscula sostenida y centrada.

 Código
Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el
documento con sus respectivas series. Antes llamado también número, referencia o
consecutivo. Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una
interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.

 Fecha
Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa
en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con
punto), según el estilo. Los nueve primeros días de cada mes se escriben sin escribir cero
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antes.

EJEMPLOS:
1 de enero de 2018 9 de agosto de 2018
3 de marzo de 2018 La reunión se realizará el 2 de julio de 2018
5 de abril de 2018 La visita se programó para el 21 de agosto de 2018

 Encabezamiento
Está conformado por las palabras PARA (es decir, destinatario), DE (es decir, remitente) y
ASUNTO (síntesis del documento), todas escritas en mayúscula sostenida, las cuales pueden ir
impresas o digitadas a una interlínea libre y seguidas de dos puntos (:).

Los datos del destinatario y remitente van alineados respecto a los dos espacios siguientes a
los dos puntos de la palabra asunto.

Opciones para escribir los datos del encabezamiento en el memorando.

Para la escritura de los datos del encabezamiento existen tres opciones y en cada una de ellas
se tienen en cuenta los siguientes aspectos:
A dos o tres interlíneas libres de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica
la preposición PARA en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben
los datos del destinatario con mayúscula inicial. A continuación, a una interlínea libre se ubica
la preposición DE, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben
los datos del remitente, con mayúscula inicial. El ASUNTO. Esta palabra se escribe en
mayúscula sostenida seguida de dos puntos, a una interlínea libre de la preposición de
(remitente). Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un
máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin que se
afecte el sentido.

a) Primera opción.

Destinatario: Denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma.

Remitente: Nombre y cargo separados por coma.

Asunto: Síntesis del documento

En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado o digitado del remitente y
sólo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.

EJEMPLO:
PARA: Doctora Alicia García Pérez, Secretaria General
DE: Guillermo Castro Polanco, Director Seccional
ASUNTO: Síntesis del documento

b) Segunda opción

Destinatario: Denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma.
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Remitente: Cargo y dependencia o cargo solamente.

Asunto: Síntesis del documento

En este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado o
digitado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

EJEMPLO
PARA: Señora Clara Rodríguez Orozco, Secretaria General
DE: Jefe Oficina Jurídica
ASUNTO: Síntesis del documento

c) Tercera opción

Destinatario: Cargo y Dependencia o Cargo solamente.

Remitente: Cargo y Dependencia o Cargo solamente.

Asunto: Síntesis del documento

En esta opción, la firma del remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado o digitado al
final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

EJEMPLO PARA: Jefe División Financiera

DE: Jefe de Contabilidad
ASUNTO: Síntesis del documento

 Texto
Se escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto, puesto que el saludo está incluido en el
primer párrafo, dejando una interlínea libre entre párrafos.
En el caso de los memorandos, en los cuales se incluye el saludo en el primer párrafo, se
presentan los siguientes ejemplos.

EJEMPLOS PARA MEMORANDO:

 Con agrado la saludo e informo que...

 Tengo el gusto de saludarla y...

 Con saludo cordial adjuntamos...

 Despedida
Se recomienda escribirla a una o dos interlíneas libres del texto; su ubicación varía según el
estilo elegido. La despedida es una expresión de cortesía que se presenta en dos alternativas.
Existen despedidas breves seguidas de coma (,).
EJEMPLOS Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
Respetuosamente,

También se presentan despedidas con frase de cortesía terminada en punto (.).

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EJEMPLOS Agradecemos su gentil colaboración.

Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta antes de cuatro días.
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Para nosotros es un gusto servirle.
Hasta una nueva comunicación.
 Remitente y firmas responsables

Cuando se aplican las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre

del remitente de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida, con mayúscula sostenida.

La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se
escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la primera opción, sólo debería
aparecer la firma del remitente.

 Líneas especiales

Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los
datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.

El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque
correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una interlínea libre del anterior y también
alineado.
ACTIVIDADES PARA EL PORTAFOLIO

1. Elabore un folleto en el que explique el concepto, las características y los casos en los
cuales se debe utilizar un memorando para emitir alguna información a nivel interno de la
organización.
2. Elabore un mapa mental donde se evidencien las partes de un memorando en el orden
que corresponde a la estructura del documento según la GTC-185
3. Elabore un cuadro sinóptico donde explique las tres opciones para la escritura de los datos
del encabezamiento en el memorando.
4. Teniendo en cuenta la estructura para elaborar un memorando transcriba el siguiente
memorando en las tres opciones y cada opción en los tres estilos.

Fecha actual. PARA: Doctora Lina Patricia Aranda Luna, Jefa División Financiera. / DE:
Carlos Alberto Higuera Fontana, Jefe Sección Presupuesto. / código SP-037. /
ASUNTO: Certificación. / Con saludo cordial le envío la certificación de asignación
presupuestal otorgada a la División de Construcciones. / Le agradezco confirmar la
aprobación o no de la misma, en la JUNTA Directiva. /Hasta una nueva comunicación. /
Anexo: una hoja Copia: Doctor Camilo Zapata, Jefe División Construcciones. /

Fecha actual. Código RH-015 PARA: Doctor Humberto Duarte Quintero, Director
Departamento de Contabilidad DE: Julieth Natalia Ordoñez Vera, Jefa de Recursos
Humanos./ ASUNTO: Inclusión nómina./ Con agrado lo saludo y le agradezco incluir
en una nómina adicional a la señorita Xiomara Villamil Gutiérrez, quien ingresó a la
entidad el 13 de junio de 2018, como auxiliar de Contabilidad./ La señorita Xiomara
presentó la documentación faltante el día 18 de junio, razón por la cual no alcanzó a
ingresar en el reporte de novedades de personal del mes./ Atentamente,/
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ECOPETROL
Empresa Colombiana de Petróleos S.A.
Entre
3 cm y 4 cm

1 a 1 interlínea libre

MEMORANDO

2 a 2 interlíneas libres
Código

1 a 2 interlíneas libres

Lugar y fecha de elaboración

2 a 3 interlíneas libres
PARA:
1 interlínea libre
DE:
1 interlínea libre
ASUNTO:

2 a 3 interlíneas libres

Entre
Texto con saludo incluido Entre
3 cm y 4 cm
2 cm y 3 cm
1 interlínea libre
Texto

1 a 2 interlíneas libres
Despedida:

4 a 5 interlíneas libres
Remitente

2 interlíneas libres

Anexos: (opcional)
Copia: (opcional)
1 interlínea libre
Transcriptor:

Entre
2 cm y 3 cm

Figura 9. Esquema de memorando estilo bloque

 ELECTRÓNICAS
SAAVEDRA LTDA.

MEMORANDO

DG - 1 - 056

Santiago de Cali, 11 de mayo de 2009

PARA: Sandra González Llorente, Jefa Unidad

Capacitación DE: Coordinador Nacional de Pasantías

ASUNTO: Convocatoria reunión

Tengo el gusto de saludarla y convocarla a la reunión que se llevará a cabo el Entre

Entre
viernes 20 de mayo a las 09:00 horas ren la oficina central, en la cual se 2 cm y 3
3 cm y 4 cm cm
efectuará la planeación de capacitación para el último trimestre de 2009.

Le agradezco diligencie el formato anexo para la presentación

de sugerencias, recomendaciones y planes de acción.

Cordialmente,

LUIS SOLER OLARTE

(solo el nombre)

Anexos: uno (un folio)

Copia: Coordinadores regionales

Transcriptor: Yenny Barrera Lizcano

Siempre adelante en tecnologías

Figura 10. Ejemplo de distribución de memorando estilo bloque

2. CIRCULARES

Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo
específico de personas tanto interna como externamente.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.

La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y
políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o
servicios, entre otros.

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

 Tratar un solo tema;
 Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía;
 Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
 Usar un tratamiento respetuoso y cortés;
 Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
 Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización, y
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

CLASES DE CIRCULARES

 La circular general se dirige a un grupo específico de personas.

 La carta circular está dirigida en forma personalizada.

PARTES
 Denominación del Documento
De cero a una interlínea libre de la Zona 1 se escribe la palabra circular, en mayúscula
sostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.

 Código
Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia
en la organización. Antes llamado también número, referencia o consecutivo. Se recomienda
escribirlo a una o dos interlíneas libres del encabezado, según el estilo.

 Lugar de origen y fecha de elaboración

Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa
en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con
punto), según el estilo.

 Encabezamiento
Está conformado por el grupo destinatario y el asunto y para su escritura se debe tener en
cuenta los siguientes aspectos:
De dos a tres interlíneas libres de la fecha, se escribe la palabra PARA, en mayúscula sostenida,
seguida del grupo destinatario y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado.
En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboración de la carta;
únicamente cambian los datos del destinatario.
La preposición PARA no va seguida de dos puntos (:); en el caso de la carta circular, no se
debería utilizar.
La palabra ASUNTO, se escribe a dos interlíneas libres de los datos del destinatario contra el
margen izquierdo en letras mayúsculas.

EJEMPLO 1 Estilo bloque

 PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES

EJEMPLO 2 Estilo bloque extremo

PARA COORDINADORES ÁREAS DE SISTEMAS, LOGÍSTICA Y JURÍDICA

EJEMPLO 3 Estilo bloque extremo

PARA PROVEEDORES

 Texto
Se inicia con el saludo como parte inicial del texto y se escribe de dos a tres interlineas del
encabezamiento o la palabra Asunto. En el caso de las circulares, en los cuales se incluye el
saludo, se presentan los siguientes ejemplos.
EJEMPLOS PARA CIRCULAR
-
 Con nuestro cordial saludo, les solicitamos...
 Cordial saludo señores y les comunicamos...
 Los saludamos y confirmamos que...

Se inicia de dos a tres interlíneas libres del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y cada
párrafo se separa del anterior con una interlínea libre. En circulares de uno o dos párrafos se
puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.

 Despedida
Se escribe de una a dos interlíneas libres del texto. Expresión de cortesía que se presenta en dos
alternativas. Existen despedidas breves seguidas de coma (,).
EJEMPLOS Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
Respetuosamente,

También se presentan despedidas con frase de cortesía terminada en punto (.).

EJEMPLOS Agradecemos su gentil colaboración.
Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta antes de cuatro días.
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Para nosotros es un gusto servirle.
Hasta una nueva comunicación.
 Remitente y firmas responsables
Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de
cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe
en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.
La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican
de acuerdo con el estilo elegido.

 Líneas especiales
Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los
datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.

El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque
correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una interlínea libre del anterior y también
alineado.
 Identificación de páginas subsiguientes
El encabezado se escribe de tres a cuatro centímetros del borde superior de la hoja en papel
sin membrete o a dos interlíneas libres del logotipo o razón social, con mayúscula inicial. Está
constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de la página
contra el margen derecho.
La línea de identificación debe contener el número de la circular, el código o la fecha.

El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de una a dos interlíneas libres del
encabezamiento. La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la
despedida.

Línea de identificación en el margen izquierdo y número de página en el margen derecho.

EJEMPLO 1 Circular 040 Cúcuta 12 de mayo de 2009 2

EJEMPLO 2 DG-1-057 2

ACTIVIDADES PARA EL PORTAFOLIO

1. A través de un folleto explique el concepto, las características y las clases de circulares
que se pueden emitir en una organización.
2. Elabore un mapa mental con las partes de la circular interna de acuerdo a las Normas
Icontec establecidas en la GTC-185.
3. Teniendo en cuenta la estructura para elaborar un memorando transcriba el siguiente
memorando en las tres opciones y cada opción en los tres estilos.

Fecha actual. PARA: Doctora Lina Patricia Aranda Luna, Jefa División Financiera. / DE:
Carlos Alberto Higuera Fontana, Jefe Sección Presupuesto. / código SP-037. /
ASUNTO: Certificación. / Con saludo cordial le envío la certificación de asignación
presupuestal otorgada a la División de Construcciones./ Le agradezco confirmar la
aprobación o no de la misma, en la JUNTA Directiva./Hasta una nueva comunicación./
Anexo: una hoja Copia: Doctor Camilo Zapata, Jefe División Construcciones./

Fecha actual. Código RH-015 PARA: Doctor Humberto Duarte Quintero, Director
Departamento de Contabilidad DE: Julieth Natalia Ordoñez Vera, Jefa de Recursos
Humanos./ ASUNTO: Inclusión nómina./ Con agrado lo saludo y le agradezco incluir
en una nómina adicional a la señorita Xiomara Villamil Gutiérrez, quien ingresó a la
entidad el 13 de junio de 2018, como auxiliar de Contabilidad./ La señorita Xiomara
presentó la documentación faltante el día 18 de junio, razón por la cual no alcanzó a
ingresar en el reporte de novedades de personal del mes./ Atentamente,/

4. De acuerdo a la estructura de la circular transcriba la siguiente circular interna en los tres

estilos.
Con fecha actual el doctor Fernando Villamil Díaz, Gerente de Industrias Alfa S.A., envía el
circular número G-0056/ PARA TODO EL PERSONAL. / Asunto: Fiesta de navidad. / Con
nuestro cordial saludo les comunicamos que con motivo de las festividades de fin de año y
la iniciación de las vacaciones, invitamos a todos los empleados a participar en la reunión
de integración, que se realizará el día 15 de diciembre, a partir de la 08:00 horas, en la
sede campestre. / Agradecemos su asistencia/.

Con fecha actual la ingeniera Mónica Luna Restrepo, Directora Administrativa de

Construcciones la Pirámide S.A., envía el circular número RH-073/ Para Directores
Regionales/. Asunto: Renovación póliza. / Con agrado los saludamos e informamos que,
con el fin de renovar la póliza colectiva de Seguro de Vida, les solicitamos diligenciar el
formulario anexo y entregarlo en la oficina de personal antes del 30 de agosto de 2018. /
Agrademos el estricto cumplimiento en su devolución. / Anexo: uno (dos hojas)

“QUIEN QUIERE HACER ALGO ENCUENTRA UN MEDIO,

QUIEN NO QUIERE HACER NADA ENCUENTRA UNA EXCUSA”
 Entre
3 cm y 4 cm

1 a 1 interlínea libre

CIRCULAR

2 a 2 interlíneas libres
Código

1 a 2 interlíneas libres

Lugar y fecha de elaboración

2 a 3 interlíneas libres

GRUPO DESTINATARIO

2 interlíneas libres
ASUNTO:

2 a 3 interlíneas libres
Entre Texto con saludo incluido Entre
3 cm y 4 cm 2 cm y 3 cm

1 interlínea libre
Texto

1 a 2 interlíneas libres
Despedida:

4 a 5 interlíneas libres
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo

2 interlíneas libres

Anexos: (opcional)
1 interlínea libre
Transcriptor:

Entre
2 cm y 3 cm

Figura 11. Esquema de zonas disponibles para circular estilo bloque extremo
 INDUSTRIAL MERCANTIL

CIRCULAR

DC - 6 - 0158

Cartagena, 20 de septiembre de
2009

PARA TODO EL
PERSONAL

ASUNTO: Actualización historia

laboral

Con nuestro cordial saludo, les solicitamos diligenciar el formulario

adjunto para actualizar los datos personales y profesionales de todos Entre
Entre
nuestros funcionarios. 2 cm y 3 cm
3 cm y 4 cm

Es importante anexar fotocopia de diplomas y certificados de

participación en cursos, seminarios, diplomados y otros estudios. Esta
información se debe entregar antes del primero de octubre, en las
oficinas de la Dirección de Talento Humano.

Muchas gracias por su positiva colaboración.

ISABEL CRISTINA MIRANDA

RÍOS
Directora Talento Humano

Anexos: uno (un folio)

Transcriptor: Mónica López Murcia

Calle 34 23 - 14 - Fax 235 69 82 - [email protected]

Figura 12. Ejemplo de distribución de circular bloque extremo