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TRABAJO DE PRODUCCION TECNICA DOCUMENTAL
TEMA: NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS

NTC 3393
NTC 3397
NTC 3234
NTC 3394
NTC 3588
NTC 4176
MARIA FERNANDA BARRETO CAMPO

ESTUDIANTE
ELVIA LUZ OSORIO GARCIA

DOCENTE
CENTRO DE CAPACITACIÓN LABORAL COMFAMILIAR

PROGRAMA: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA II SEMESTRE
MAGANGUE – BOLÍVAR
SEPTIEMBRE DE 2022
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
En este trabajo se ha realizado con el fin de conocer u orientar a las personas la

aplicación de las normas ICONTEC en la presentación y elaboración de trabajos
escritos y documentación comercial como cartas comerciales, memorando,
circular, actas administrativas, certificados, constancias e informes administrativos.
Es importante conocer las normas técnicas para una buena elaboración de textos
que van a ser dirigidos a externos como proveedores, clientes, proveedores y de
la misma forma a internos como empleados, jefes, entre otros. Ya que la
aplicación de estas normas exige unos parámetros profesionales y de
presentación adecuados para el área.
JUSTIFICACIÓN
El presente trabajo se enfocará en conocer los aspectos más relevantes de las
normas técnicas colombianas creadas por el ICONTEC, puesto que este instituto
busca promover y desarrollar aplicación de estas normas y documentos
normativos para el mejoramiento de una comunicación ya que estas te establecen
unos requisitos y especificaciones para asegurar que se den los procesos de
manera adecuada.
En el ámbito académico es indispensable enseñar estos parámetros para orientar
a la comunidad educativa su uso y los requisitos de presentación estilo, edición y
citación de trabajos escritos, con el fin de que cuando estén en el ámbito laboral
puedan hacer uso de ellas.
NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS
Las normas técnicas colombianas fueron creadas por el ICONTEC, es el Instituto
Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, una entidad del sector privado,
sin ánimo de lucro. Su creación surge de la necesidad de crear un organismo
nacional de normalización que funcionen como herramientas para facilitar la
gestión documental en las empresas, con el fin de simplificar la presentación y
manejo de comunicaciones. En 1979, se público la primera versión de NTC 1486
sobre trabajos escritos.
Normas técnicas.
NTC 3393.
DOCUMENTACION. Cartas comerciales
Fue ratificada por el Consejo directivo el 21 de agosto de 1996. Esta norma debe
ser actualizada constantemente con el objeto de que corresponda en todo
momento a las necesidades y requisitos actuales.
Es un escrito personalizado, de carácter formal. Utilizado principalmente para
brindar una información, solicitud, invitar o agradecer, en las relaciones entre las
empresas y sus empleados, de igual forma entre empresas y personas naturales.
 Clasificación
o Modelo 1. Cuenta con la zona 1, donde se colocan razón social,
acrónimo, logotipo y NIT consecutivo; la zona 2 va la dirección,
apartado, dirección electrónica, fax, teléfono y NIT, por último, la
zona 3 es el espacio superior derecho donde el destinatario imprima
el sello de registro o la fecha de recibido del documento
o Modelo 2. Cuenta con la zona 1 y la zona 3
 Estilos
o Estilo bloque extremo: todas las líneas parten del margen izquierdo
o Estilo bloque: las líneas del número, fecha, asunto, firma y cargo se
colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho
 Márgenes
o Superior entre 3 cm y 4 cm
o Inferior entre 2 cm y 3 cm
o Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
o Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
o Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
NTC 3397.
MEMORANDO
Es un comunicado personalizado de carácter interno, con el fin de informar
solicitar una acción determinada o llamar la atención sobre alguna situación de
manera rápida formal pero sin la necesidad de una firma. Su objetivo principal es
el traspaso de información de manera breve y resumida.
 Clasificación
o Bloque extremo: todas las líneas parten del margen izquierdo
o Bloque: las líneas de número, fecha y firma se colocan partiendo del
centro del escrito hacia el margen derecho
 Márgenes
o Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm
 Denominación del documento

o A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la
palabra MEMORANDO, en mayúscula sostenida y centrada.
o Número o referencia, constituido por el código de dependencia y el
número de documento
o La numeración, ya sea el de correspondencia o ser independiente
o Fecha
o Encabezamiento ( Para, De, Asunto)
o Texto
o Páginas subsiguientes
o Despedida
NTC 3234.
CIRCULAR.
Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de circulares. Es
un documento de carácter general o normativo con el mismo texto contenido,
dirigida a varios destinatarios.
 Clasificación
o Circular externa o carta circular. Utilizada para clientes, proveedores,
distribuidores entre otros.
o Circular interna o general. Empleados para dar a conocer normas
generales, cambios, órdenes, entre otros.
 Estilo
o Estilo bloque extremo
o Estilo bloque
 Márgenes
o Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm
 Zonas
o Zona 1, espacio destinado para ubicación de la razón social y el

logotipo en caso de tenerlo. Las medidas respectivas son de 14 cm
horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm
verticales desde el borde superior
o Zona 2, espacio destinado para la impresión de dirección, apartado,
teléfono, fax, dirección electrónico, NIT y otras menciones
obligatorias en virtud de disposiciones legales.
 Tipos
o Circular externa, se dirige en forma personalizada y su elaboración
se tiene en cuenta la NTC 3393
o Circular interna, denominación del documento y la numeración. Se
escribe a 2 o 3 interlineas de la palabra CIRCULAR.
NTC 3394.
ACTAS ADMINISTRATIVAS.
Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos para la elaboración
de actas administrativas, es un documento que corresponde a reuniones de
sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que
obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente.
 Clasificación
o Registradas, corresponde a reuniones de sociedades anónimas
o No registradas, constituye la memoria de reuniones o actos
administrativos
 Márgenes
o Encabezado en las páginas siguientes entre 2 cm y 3 cm
 Partes
o Título
o Presentación
o Denominación del documento y numeración
o Fecha
o Hora
o Lugar
o Asistentes
o Invitados
o Ausentes
o Redacción
o Firmas
NTC 3588.
INFORMES ADMINISTRATIVOS
Los informes se utilizan para describir y dar a conocer el estado de actividades,
estudios o proyectos de carácter administrativo
 Clasificación
o De acuerdo con los requerimientos de la entidad
 Periódicos
 Esporádicos
o De acuerdo con el número de hojas
 En cortos, hasta la página número 10
 Extensos, a partir de la pagina número 11
 Márgenes
o Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm
Informe corto
 Encabezamiento (Título, Integrantes, Área o materia ,Ciudad y fecha)
 Objetivo
 Desarrollo del tema
 Conclusiones
Informe extenso
 Paginas preliminares (cubierta, portada, tabla de contenido, glosario)
 Cuerpo del informe (introducción, capítulos y subdivisiones)
 Material complementario (conclusiones recomendaciones, anexos,
bibliografía)
NTC 4176.
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS.
Un certificado es un documento de carácter probatorio el cual asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho, por ejemplo; calificaciones, asistencia a
congresos, becas, paz y salvos, entre otros. por otro lado, una constancia es un
documento de carácter probatorio en el que se describen hechos, es decir, tiempo
de servicio, experiencia, salarios, jornada laboral.
 Estilos
o Bloque extremo
o Bloque
 Márgenes
o Encabezado entre 2 y 3 cm
 Partes
o Referencia
o Fecha
o Cargo
o Identificación
o Texto
o Firmante
o Transcriptor
CONCLUSION
En cualquier ámbito ya sea laboral, académico o social de cualquier persona va
existir una razón para redactar un documento de cualquier índole y para tener una
buena presentación debemos tener en cuenta las normas técnicas colombianas
creadas por el ICONTEC para que el documento sea claro, conciso y fácil de
entender para su lector y facilitar la comunicación.

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MARIA FERNANDA BARRETO CAMPO

ELVIA LUZ OSORIO GARCIA

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o Zona 1, espacio destinado para ubicación de la razón social y el

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