Trabajo Cartasy Circulares

ASISTENCIA ADMINISTRATIVO
APRENDIZ
ENITH RIOS RIVERA
MARIA BELTRAN BUELVAS
MARIA TEHERAN BARRIOS
TUTOR
MARISOL MONTERROSA
N° FICHA 2382807
SERVICIO NACIONA DE APRENDIZAJE SENA
COLOSO-SUCRE
2022
1 ¿Qué es la GTC 185
Este documento se plantea como una guía, la cual se adapta a cualquier necesidad o
ambiente. Esta guía está dirigida a empresarios, directivos e instructores, asistentes,
secretarios y todas aquellas personas que estén involucrados con el documento.
2. ¿Cuál es el propósito de la GTC 185?

Esta guía técnica colombiana tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la
gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la
presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas su vez, buscan
contribuir con la disminución del tiempo, del costo, con la buena calidad.
El documento se plantea como una guía, la cual permite su adaptación a las necesidades y
características internas de las organizaciones. La guía tiene como base las normas NTC
3393, NTC 3234, NTC 3397, NTC 3394, NTC 3.588, NTC 3369, NTC 3235 Y NTC 4176, las
cuales pierden vigencia con la publicación del presente documento narrativo.
1. ¿Qué son las zonas? Y dibújelas

Zona 1 : El membrete influye : Razón social ,sigla o acrónimo, logo, tipo en caso de tenerlo
y e número de interrogación tributaria y sus medidas son : horizontales, desde el borde
izquierdo de la hoja y entre tres cm y 4cm verticales desde el borde superior.
Zona 2 Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico,

sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas:
entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.
Zona 3 Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es

complementaria de la zona 1.
2. Elabore una plantilla con los márgenes
3cm y 4 cm
3cm y 4cm 2cm y 3cm
2cm y 3cm
5. ¿Qué márgenes deben utilizarse cuando los documentos se imprimen en
ambas caras?
Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los márgenes
laterales sean simétricos a 3 cm.
6. Explique los tres estilos que se utilizan en las comunicaciones
Para efecto de la distribución del contenido de la comunicación, existen tres estilos como
alternativa:
 Bloque extremo
Todas las líneas parten del margen izquierdo.
 Bloque
Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo
del centro del escrito hacia el margen derecho.
 Semi bloque
Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una
sangría de 5 espacios a 10 espacios.
7. ¿Qué es una fuente y que tipo se sugiere en las comunicaciones?
Se recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la vista del
lector. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su
lectura, impresión, digitalización y microfilmación. Los tamaños que se recomiendan están entre
los 10 y 12, utilizados en los procesadores de texto. Se sugiere no utilizar negrilla
8. ¿Cuáles son las líneas especiales y por qué son llamadas “Especiales”?
Líneas especiales Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas
libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado
en el texto. El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El
bloque correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una interlínea libre del anterior y
también alineado.
9. Seleccione 10 términos con su significado que más le llamo la atención y realice
un glosario
 ACTAS: Las actas expresan lo tratado en una reunión o en una situación específica. Son
documentos que adquieren un valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el
momento de su creación.
 CONSTANCIA: En un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (Acontecimientos acompañados
de formalidades, necesarias para la valides de un acto judicial, ceremonia, juramento o
norma)
 FOLIO DE UN DOCUMENTO: Folio es la numeración individual de cada documento, tiene
un número que lo identifica y diferencia de los documentos similares. Está numeración
individual recibe el nombre de folio.
 MEMORANDO: Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza
para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencia locales, regionales,
nacionales o internacionales.
10. Identifique los elementos esenciales de la documentación organizacional El encabezado y el

número de página correspondiente son datos que permiten identificar el
documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior
izquierda, a cero o una interlínea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar
con el texto se dejan una o dos interlíneas libres.
4.5.2 Código
Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea
libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo. Véase el numeral 3.13.
4.5.3 Lugar de origen y fecha de elaboración
Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa
en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con
punto), según el estilo.
4.5.4 Datos del destinatario
A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres
interlíneas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias
líneas, según el tipo de documento.
4.5.4.1 Denominación o título académico
Se recomienda utilizar mayúscula inicial. Para escribir los nombres de las denominaciones o
títulos académicos, véase el Anexo A (Informativo).
4.5.4.2 Nombre del destinatario
Se sugiere escribirlo con mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos.
4.5.4.3 Cargo
Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden
distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185
 Asunto
Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin
subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlíneas libres, a partir del último dato del
destinatario. Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un
máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin que se
afecte el sentido. Únicamente en el caso del memorando, se recomienda escribir la palabra
asunto en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos.
 Cuerpo o texto
Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla y
cortés.
 Datos del remitente
El nombre del remitente se debería escribir en mayúscula fija; de preferencia se escriben los
dos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla.
 Líneas especiales
Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los
datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.
El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque
correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una interlínea libre del anterior y también
alineado.
 Anexos
Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del remitente. La
palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos
puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de
hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma
(,).
EJEMPLO 1 Anexo: uno (15 folios).
EJEMPLO 2 Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM).
EJEMPLO 3 Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto).
EJEMPLO 4 Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una bolsa con
afiches y un video didáctico).
EJEMPLO 5 Anexos: cuatro (una invitación en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en 10
folios).
Copia La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se
ubica a dos interlíneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay,
contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento
de cortesía o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se
omite el nombre de la organización. Todo ello sin abreviar.

Trabajo Cartasy Circulares

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Trabajo Cartasy Circulares

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Trabajo Cartasy Circulares

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

ASISTENCIA ADMINISTRATIVO

ENITH RIOS RIVERA

MARIA BELTRAN BUELVAS

MARIA TEHERAN BARRIOS

SERVICIO NACIONA DE APRENDIZAJE SENA

2. ¿Cuál es el propósito de la GTC 185?

1. ¿Qué son las zonas? Y dibújelas

Zona 2 Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico,

Zona 3 Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es

3cm y 4cm 2cm y 3cm

6. Explique los tres estilos que se utilizan en las comunicaciones

Todas las líneas parten del margen izquierdo.

del centro del escrito hacia el margen derecho.

sangría de 5 espacios a 10 espacios.

7. ¿Qué es una fuente y que tipo se sugiere en las comunicaciones?

9. Seleccione 10 términos con su significado que más le llamo la atención y realice

10. Identifique los elementos esenciales de la documentación organizacional El encabezado y el

documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior

con el texto se dejan una o dos interlíneas libres.

Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea

4.5.3 Lugar de origen y fecha de elaboración

punto), según el estilo.

4.5.4 Datos del destinatario

líneas, según el tipo de documento.

4.5.4.1 Denominación o título académico

títulos académicos, véase el Anexo A (Informativo).

4.5.4.2 Nombre del destinatario

GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185

destinatario. Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un

máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin que se

afecte el sentido. Únicamente en el caso del memorando, se recomienda escribir la palabra

asunto en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos.

 Datos del remitente

dos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla.

Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del remitente. La

puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de

EJEMPLO 2 Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM).

EJEMPLO 3 Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto).

También podría gustarte