Documentos Normas NTC 185

CARTA: Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información.
Están a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto

administrativo o en cumplimiento de sus funciones.
Se recomiendan elaborar las cartas en formato carta, oficio o A4, con el logo de la
organización, membrete y pie de página. Estos elementos deben estar
preferiblemente en todas las hojas.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION: La carta u oficio tiene

como adjetivó informar y persuadir a su destinatario, para ellos se recomienda tener
en cuenta:
 Tratar un solo tema por comunicación

 Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
 Usar tratamiento respetuoso y Cortes.
 Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en
singular o plural
 Emplear estilo gramatical de forma sencilla y continua
 Utilizar los formatos conforme a los manuales de cada organización.
UTILIZACIÓN DE LA CARTA: La carta u oficio tienen los siguientes usos:
 Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes

 Regular o aclarar situaciones
 Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto
 Dar respuesta a una comunicación recibida
 Reiterar una información y/o requerimiento
 Solicitar detalles sobre un asunto determinado
 Confirmar eventos ocurridos o pendientes
 Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias
 Felicitar, invitar o convocar
 Hacer llamados de atención
PARTES DE LA CARTA:
Código: se recomienda escribirlo tres a cuatro centímetros del borde superior,

dejando de cero a una interlinea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete,
según el estilo.
Lugar de origen y fecha de elaboración: se aconseja escribir estos datos, a una

o dos interlineas libres del código y en forma completa en orden de : nombre del
lugar de origen, día, mes( en minúscula) y año ( sin sepáralo con punto), según el
estilo.
Destinatario: a partir del lugar de origen y fecha de elaboración se recomienda dejar
de dos a tres interlineas libres, según la extensión de la comunicación.
Está conformado por los siguientes componentes:
 Denominación o título académico: se recomienda utilizar m mayúscula

inicial y escribe en la primera interlinea libre.
 Nombre del destinatario: Se ubica en la segunda interlinea libre, se sugiere
escribirlo con mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos
 Cargo: se ubica en la tercera interlinea libre
 Asunto: se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos
puntos sin negrilla y sin subrayar
 Organización: Se aconseja escribirlo en mayúscula inicial, se escribe en la
siguiente interlinea libre, después del cargo.
 Dirección: Se recomienda dejar tres espacios entre la designación principal
y nomenclatura. Cuando la dirección tiene información complementaria como
bloque, apartamento, etc., se recomienda escribir la palabra completa.
 País: si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre completo del país
en la misma interlinea libre del lugar de origen (ciudad o Municipio) o en la
interlinea libre siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.
 Saludo: como saludo independiente, se escribe a una o dos interlineas libres
después del asunto.
 Texto: comienza a una o dos interlineas libres del asunto o saludo
independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo; a una
interlinea libre entre párrafos.
 Despedida: se escribe a una o dos interlineas libres del texto.
 Remitente y firmas responsables: Los datos del remitente están
conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco
interlineas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se
escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. La firma debe
ubicarse en la parte superior del nombre del remitente.
 Líneas especiales: Anexo-anexos. Si se requieren, se detallan en el texto.
Al final de la carta, a dos interlíneas del firmante, se anota la palabra Anexo
o Anexos, seguida de dos puntos. A dos espacios se enuncia la cantidad; de
preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo. Ejemplo:
Anexo: uno (8 hojas).
 Copias: A dos renglones del firmante o de la línea de anexos (si la hay),
contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se requiere, sin
abreviar y seguida de dos puntos. A dos espacios (alineación equivalente
para el procesador de texto) se relacionan los destinatarios, así: tratamiento,
nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma
entidad, se omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla. Ejemplo en
línea separada cada uno: Copia: Sr. Mario Zabala Ortega, Gerente
Monterrey Sra. Marla Cardozo Charris, Gerente Nacional de Maderas el Pino
S.A. Dra. Sandra Vergara Paternina., Jefe de Mantenimiento, COLDAS
 Identificación del transcriptor: A dos interlíneas del firmante o del último
renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido
de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda
emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente
escribir uno de los dos. Ejemplos: Sandra CH. Julio G. Nota. Si la persona
que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificación
del transcriptor. Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma,
sitúa su rúbrica contra el margen inferior izquierdo, en la copia para el
consecutivo de correspondencia.
 Paginas subsiguientes: Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan el
logo o la razón social. El encabezado se ubica entre 2 cm y 3 cm del borde
superior de la hoja en papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la
razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de
identificación contra el margen izquierdo y el número de la página contra el
margen derecho.
La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del

destinatario, opcionalmente con la fecha abreviada o con el número
(referencia); con código de dependencia si se desea; la razón social o la
sigla.
CLASES DE CARTA U OFICIOS
Independiente del estilo y según su contenido, existen varias clases de

cartas, entre las cuales se destacan:
 Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades

organización.
 Oficiales: se producen en las organizaciones públicas y oficinas del estado.
 Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite
utilizar el lenguaje informal
:
ACTAS:
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son

documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el
momento de su creación.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACION
Debe llevar el nombre del grupo que se reúne
Debe aclarar el carácter de la reunión (ordinario- extraordinario)
Se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en

tiempo presente.
No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales no de puntuación.
Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas.
La presentación de copias y originales debe ser impecable, sin tachones.
Cuando hay votaciones se debe indicar el número de votos a favor y en contra y en

blanco. En caso de nombramientos se debe registrar los resultados y nombres
completos.
Se indica el nombre de la persona que presenta la moción.
PARTES
 Titulo
 Denominación del documento y número
 Encabezamiento
 Lugar de origen y fecha de reunión
 Hora
 Lugar
 Asistentes
 Representaciones
 Invitados
 Ausentes
 Orden del día
 Desarrollo
 Compromisos
 Convocatoria
 Nombres, firmas y cargos
 Líneas especiales
 Paginas subsiguientes
UTILIZACION:
Se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o

situación específica.
CLASES:
 Actas de Comité
 Actas de Consejo Municipal
 Actas de Junta Directiva
 Actas de Asambleas
 Actas de reuniones administrativas
 Actas de baja de inventarios,
 Actas de entrega, etc.
CERTIFICACIONES Y CONSTACIAS
CERTIFICADO: documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura

la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne.
Con base al acto o hecho que se aprueba pueden emitirse certificados de:
Calificaciones, documentos de identidad, becas, donaciones, paz y salvo,

resultados médicos, etc.
CONSTANCIA: documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad,

puede ser personal.
Según el hecho o el acto se clasifican en; Tiempo de servicio, experiencia, salarios

u honorarios, clases de trabajo, jornada laboral, etc.
CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION
 Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.

 Usar buen tratamiento impersonal, respetuoso y Cortés
 Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
 Utilizar los formatos establecidos en cada organización.
 Distribuir el texto de acuerdo a la extensión.
 Suministrar la información en forma personalizada y expandir siempre en
original.
PARTES
 Código
 Lugar de origen y fecha de elaboración
 Cargo
 Identificación del documento
 Texto
 Remitente y firmas responsables

Documentos Normas NTC 185

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Documentos Normas NTC 185

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Documentos Normas NTC 185

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

CARTA: Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información.

Están a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto

CARACTERÍSTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION: La carta u oficio tiene

 Tratar un solo tema por comunicación

UTILIZACIÓN DE LA CARTA: La carta u oficio tienen los siguientes usos:

 Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes

Código: se recomienda escribirlo tres a cuatro centímetros del borde superior,

Lugar de origen y fecha de elaboración: se aconseja escribir estos datos, a una

Está conformado por los siguientes componentes:

 Denominación o título académico: se recomienda utilizar m mayúscula

La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del

CLASES DE CARTA U OFICIOS

Independiente del estilo y según su contenido, existen varias clases de

 Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACION

Debe llevar el nombre del grupo que se reúne

Debe aclarar el carácter de la reunión (ordinario- extraordinario)

Se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en

No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales no de puntuación.

La presentación de copias y originales debe ser impecable, sin tachones.

Cuando hay votaciones se debe indicar el número de votos a favor y en contra y en

Se indica el nombre de la persona que presenta la moción.

Se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o

CERTIFICADO: documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura

Calificaciones, documentos de identidad, becas, donaciones, paz y salvo,

CONSTANCIA: documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad,

Según el hecho o el acto se clasifican en; Tiempo de servicio, experiencia, salarios

CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION

 Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.

También podría gustarte