MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POLICÍA NACIONAL
NOMBRE DE LA UNIDAD

No. S-2012-000000
NÚMERO RADICAR / SIGLA1 – SIGLA2 – TRD

Lugar y fecha de elaboración (dd-mm-aaaa)

Grado o título
NOMBRE DEL DESTINATARIO
Cargo que ocupa
Organización o Unidad
Dirección de destinatario (para comunicaciones externas)
(Ciudad - Departamento)

Asunto: síntesis del tema de la comunicación

Es importante que el contenido transmita la idea en forma: clara, precisa, concisa,

coherente, breve, directa, sencilla, cortes y ordenada para cumplir con los objetivos de
informar y persuadir. Se sugiere que el texto este justificado y no contenga más de tres
párrafos en comunicaciones de un solo folio.

Al observar este modelo, identificará las partes fundamentales y opcionales que se

requieren en una buena comunicación oficial.

Atentamente,

Grado FIRMA Y POS FIRMA DEL REMITENTE

Cargo que ostenta

Anexo: se relaciona el número de anexos y el número de folios

Elaborado por: Grado, Nombres y Apellidos

Revisado por: Grado, Nombres y Apellidos
Fecha de elaboración: DD-MM-AAAA
Ubicación: Sitio en que se encuentra alojado el documento electrónico

Dirección de la Unidad
Teléfono(s) de la oficina productora
Correo electrónico institucional
ESPACIO DESTINADO PARA LOS LOGO
www.policia.gov.co SÍMBOLOS

INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO
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1. MÁRGENES. Se deben observar las siguientes márgenes, en los documentos:

Superior: 2 cm Inferior: 2 cm
Lateral izquierdo: 3 cm Lateral derecho: 2 cm

Nota: Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, las márgenes laterales deben ser
simétricas a 3 cm.

2. ENCABEZAMIENTO O MEMBRETE. Es la inscripción que se emplea en la parte superior de las

comunicaciones oficiales. Consta de tres renglones escritos en arial 10 a dos centímetros por
debajo del borde superior y alineado a la margen izquierda, así:

 Escudo de la Policía Nacional alineado a la izquierda (dimensiones 2 cm x 2 cm)

 Primera línea: MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL (con negrilla)
 Segunda línea: POLICÍA NACIONAL (sin negrilla)
 Tercera línea: NOMBRE DE LA UNIDAD (sin negrilla)

Nota: aquellas unidades cuyo nombre es muy extenso podrán emplear una cuarta línea; como por
ejemplo las escuelas de policía o las unidades desconcentradas.

3. PIE DE PÁGINA. Sobre la margen inferior (2 cm desde el borde inferior de la hoja), se colocará la
información del código del documento, número de página y su fecha de aprobación. A partir de esta
margen se ubica alineado a la margen izquierda el pie de página, que corresponde a los datos de la
dirección, teléfono, correo electrónico de la unidad y pagina web institucional.

Nota: El tamaño de la fuente debe corresponder al establecido en el Reglamento de identidad, imagen

y comunicación (Arial 8.5 pts, normal, altas y bajas; última línea Arial 9 pts, Negrilla, bajas). Cuando se
trate de una comunicación de más de una hoja, deberá quedar el membrete en la primera página y el
pie de página con los logo símbolos en la última.

4. ESTILO. Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación oficial se deberá utilizar el
estilo bloque extremo (todas las líneas parten del margen izquierdo).

5. FUENTE. Arial 10 a 12. (El tamaño de la letra dependerá de la extensión de la comunicación o

cantidad de texto que contenga el documento).

6. NÚMERO DE LA COMUNICACIÓN Y SIGLAS DE QUIEN APRUEBA Y ELABORA. Se debe escribir

a una o dos interlineas libres después del membrete, conservando la estructura de la numeración
automática que genera el RADICAR (sin la sigla de la unidad); con el propósito de facilitar la asociación
de los datos de información en la producción documental de trámite o respuesta a radicados en el
mismo sistema.

Nota: la “SIGLA1” corresponde a quien aprueba y la “SIGLA2” a quien origina o elabora el documento.

7. LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN. Se deben escribir estos datos a una o dos
interlineas libres después del número de la comunicación y en forma completa en orden de: nombre del
lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto.

8. DENOMINACIÓN O TÍTULO ACADÉMICO. Se escribe con mayúscula inicial la denominación, grado,

o título académico que ostente el destinatario, para los casos en que se carezca de estos, se utilizará el
apelativo señor o señora.
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 9. NOMBRE DEL DESTINATARIO. Escribirlo con mayúscula fija, de preferencia se debe escribir los
nombres y apellidos completos.

10. CARGO. Se escribe con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir
en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.

11. ORGANIZACIÓN. Se escribe en la interlinea libre siguiente al cargo, con la denominación más
ampliamente conocida, es decir razón social, sigla o acrónimo. En caso de nombre completo, la
escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la
entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que puede contener la razón
social. Las siglas o acrónimos se escriben en mayúscula sostenida, a menos que la organización lo
haya registrado de manera diferente.

12. DIRECCIÓN. De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación (correo
certificado, estafeta, mensajería); en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado
aéreo, el fax o el correo electrónico. Si la comunicación oficial es remitida a un funcionario o
dependencia de la misma unidad o complejo no es necesario agregar dirección. No se utilizan
abreviaturas (Cll., Crra., Av., Transv., Nro., No., N°, #, entre otras).

13. ASUNTO. Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial, seguida de dos puntos, sin negrilla y sin
subrayar. Se debe escribir a dos interlineas libres, a partir del último dato del destinatario; constituye la
síntesis del tema de la comunicación oficial y se debe expresar en un mínimo de cinco palabras. Se
omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido.

14. CUERPO O TEXTO. Es importante que el contenido transmita la idea en forma: clara, precisa, concisa,
coherente, breve, directa, sencilla, cortes y ordenada para cumplir con los objetivos de informar y
persuadir. Se sugiere que el texto este justificado y no contenga más de tres párrafos en
comunicaciones de un solo folio.

Nota: Cuando se dé respuesta o se cite un documento (oficio o mensaje) debe indicarse el número, la
sigla de la dependencia de origen y la fecha.

15. DATOS DEL REMITENTE. Se escriben los nombres y apellidos completos en mayúscula fija y con
negrilla, antecedido por el grado en mayúscula inicial y sin negrilla. En la interlinea libre siguiente se
debe colocar el cargo que ostenta el remitente de acuerdo a sus funciones.

16. ANEXOS. Se detallan en el texto y al final de la comunicación a dos interlineas libres del remitente. La
palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:) a
un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de folios y el tipo de anexo,
escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,).

17. BLOQUE INFORMATIVO. A dos interlineas libres del remitente ó a una interlinea libre de anexos y
copias se coloca la identificación de quien elabora y revisa el documento, así como la fecha de
elaboración y su ubicación electrónica. Para este caso se escriben las palabras “Elaborado por” y
“Revisado por” seguida de dos puntos (:); el grado (sigla1), los nombres y apellidos de las personas que
participaron en la redacción o elaboración, revisión y demás actividades relacionadas con la
producción de la comunicación, todo debidamente alineados. En mayúscula inicial y Arial 5.

1
Todo en mayúscula (TC., MY., CT., TE., ST., SM., CM., SC., IT., SI., PT., ASE09, ASE02, APA10, etc.)

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18. RECIBIDO EN LAS COMUNICACIONES. Se debe realizar en la parte superior derecha de la
comunicación, entre el borde y la margen; en el espacio en blanco destinado para el recibido, registro,
y/o radicación del documento (zona 3), conforme a los parámetros establecidos en la Guía Técnica
Colombiana GTC-185. Se debe dejar constancia en forma clara y legible de los datos (firma y
posfirma) de quien recibe el documento, la fecha y hora.

19. SELLO PREIMPRESO. Este se utilizará para la entrega de las comunicaciones oficiales internas
(unidades policía nacional). Colocándose a un centímetro del borde derecho de la página y a dos
del borde superior. Su propósito es unificar criterios en cuanto al recibido en los documentos; si la
comunicación es para una entidad externa (pública o privada), se omitirá mencionado sello.

20. LOGO SÍMBOLOS. Estos se colocarán en el pie de página a un centímetro del borde derecho. Se
podrán utilizar un máximo de cinco logo símbolos de premios otorgados a la Policía Nacional o a la
unidad respectiva.

21. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN. los parámetros descritos a continuación son de

obligatorio cumplimiento para los funcionarios de Policía Nacional, los cuales deben garantizar y
velar por el cumplimiento de los mismos. La Policía Nacional tiene dos grupos de clasificación, así:

1. INFORMACIÓN PÚBLICA CLASIFICADA. Es aquella información que estando en poder o

custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o
semi-privado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o
exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas, necesarias y los derechos
particulares o privados consagrados en el artículo 18 de la Ley 1712 del 06/03/2014. En este sentido
se consideran las siguientes definiciones:

a. Pública. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su
calidad de comerciante o de servidor público. (Ley 1581/2012). Por su naturaleza, los datos públicos
pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines
oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
(Decreto 1377/2013).

b. Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y
cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de
personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de
servicios. (Ley 1266/2008).

c. Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el
titular. (Ley 1266/2008).

d. Datos sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o
cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial
o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido
político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los
datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Ley 1581/2012- Decreto
Reglamentario 1377/2013.

2. INFORMACIÓN PÚBLICA RESERVADA. Es aquella información que estando en poder o

custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada, de acceso a la ciudadanía por
daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en la
Ley 1712 /2014.

Reserva. Por la naturaleza de las funciones que cumplen los organismos de inteligencia y
contrainteligencia sus documentos, información y elementos técnicos estarán amparados por la

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 reserva legal por un término máximo de treinta (30) años contados a partir de la recolección de la
información y tendrán carácter de información reservada. (Artículo 33 Ley Estatutaria 1621/2013).

NIVELES DE CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE INTELIGENCIA Y

CONTRAINTELIGENCIA. Los documentos, información y elementos técnicos de los organismos de
inteligencia y contrainteligencia estarán amparados por la reserva legal y se les asignará un nivel de
clasificación (Decreto 1070/2015), así:

a. Ultrasecreto. Es el nivel de clasificación que se debe dar a todos los documentos de inteligencia
y contrainteligencia que contengan información sobre posibles amenazas, riesgos, oportunidades o
capacidades, que puedan afectar al exterior del país los intereses del Estado o las relaciones
internacionales.

b. Secreto. Es el nivel de clasificación que se debe dar a todos los documentos de inteligencia y
contrainteligencia que contengan información sobre posibles amenazas, riesgos, oportunidades o
capacidades, que puedan afectar al interior del país los intereses del Estado.

c. Confidencial. Es el nivel de clasificación que se debe dar a todos los documentos de inteligencia
y contrainteligencia que contengan información sobre posibles amenazas, riesgos, oportunidades o
capacidades, que puedan afectar directamente las instituciones democráticas.

d. Restringido. Es el nivel de clasificación que se debe dar a todos los documentos de inteligencia y
contrainteligencia que contengan información de las instituciones militares, de la Policía Nacional o
de los organismos y dependencias de inteligencia y contrainteligencia, sobre posibles amenazas,
riesgos, oportunidades o capacidades, que puedan afectar en las citadas instituciones y
organismos, su seguridad, operaciones, medios, métodos, procedimientos, integrantes y fuentes.

Parágrafo. Los documentos de inteligencia y contrainteligencia que contengan información

relacionada con diferentes niveles de clasificación de seguridad, asumirán la del nivel más alto que
tenga la información contenida en ellos.

De acuerdo con lo anterior, se escribirá debajo de los datos correspondientes a la dirección, teléfono,
correo electrónico de la unidad y pagina web institucional, la palabra correspondiente de acuerdo a su
clasificación, a un espacio libre, centrado, en Arial 10, negrilla y en mayúscula.

Nota: si se trata de una comunicación oficial sin ningún tipo de restricción o confidencialidad
(pública) se omitirá este apartado.

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VER: 3
 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
POLICÍA NACIONAL
OFICINA DE PLANEACIÓN

No. S-2017 - 028213 / OFPLA – GUDIR – 29.27

Bogotá D.C., 3 de marzo de 2017

Coronel
NORBERTO MUJICA JAIME
Director Escuela de Cadetes de Policía "General Francisco de Paula Santander"
Calle 45 a sur 50 A 91
Bogotá D.C.

Asunto: solicitud préstamo centro cultural

Con el propósito de fortalecer las competencias en el proceso de Gestión Documental, el cual

es de prioridad para la institución toda vez que se hace necesario contar con personal
altamente calificado para el ejercicio de la conservación y custodia del patrimonio documental
de la Policía Nacional y en coherencia con los lineamientos generales de política institucional.

Solicito al Coronel autorice el préstamo del centro cultural de las 17:30 a las 21:00 horas a
partir del lunes 20 hasta el viernes 24 de marzo, con el fin de continuar el desarrollo del curso
técnico en Administración Documental.

Atentamente,

Brigadier General FABIÁN LAURENCE CÁRDENAS LEONEL

Jefe Oficina de Planeación

Elaborado por: IJ. Fany Lisbet Guevara Rodríguez

Revisado por: MY. Ribelino Sánchez Sierra
Fecha de elaboración: 03-03-2017
Ubicación: C:\\mis documentos\Informes 2017

Carrera 59 26-21 CAN, Bogotá

Teléfonos 315 9143 – 315 9881
[email protected]
www.policia.gov.co

CONFIDENCIAL

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VER: 3
 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
POLICÍA NACIONAL
ESCUELA DE CADETES DE POLICÍA
“GENERAL FRANCISCO DE PAULA SANTANDER”

No. S-2017- 028213 / DIREC – ARACA – 1.10

Bogotá D.C., 3 de marzo de 2017

Doctor
JORGE ARMANDO GONZÁLEZ ROJAS
Secretario General
Ministerio de Defensa Nacional
Carrera 54 26-25, CAN
Bogotá D.C.

Asunto: remito requerimiento

Conforme a lo establecido en el artículo 21 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo

Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011) y por tratarse de competencia de esa Dirección,
remito a ese despacho el requerimiento judicial J-054 de fecha 22 de enero de 2016, radicado
en la Dirección General el día 24 de enero bajo el número E-2014-007139, procedente del
Juzgado Octavo Penal del Circuito de Bogotá.

Por lo anterior, se solicita a ese despacho dar respuesta directa al peticionario conforme a su
competencia y en los términos de ley.

Atentamente,

Coronel NORBERTO MUJICA JAIME

Director Escuela de Cadetes de Policía, General Francisco de Paula Santander

Anexos: cuatro (10 folios)

Elaborado por: SI. Gustavo Granados González

Revisado por: TE. Carlos Bucheli Santacruz
Fecha de elaboración: 02-03-2017
Ubicación c:\\mis documentos\Informes 2017

Calle 45 A Sur 50 A- 91, Bogotá

Teléfonos 7246401 – 7246402
[email protected]
www.policia.gov.co

ULTRASECRETO
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VER: 3
 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
POLICÍA NACIONAL
METROPOLITANA DE BOGOTÁ

No. S-2017 - 0723212 / COSEC3-ESTPO9-2.25

Bogotá D.C., 15 de marzo de 2017

Señor
LUIS ENRIQUE GIRALDO DURAN
Carrera 8 16 88 Oficina 1106
[email protected]
Bogotá D.C.

Asunto: respuesta derecho de petición radicado Nº 017165

De manera atenta me permito dar respuesta a su derecho de petición impetrado ante el

Comando de la Policía Metropolitana de Bogotá, donde solicita se realicen operativos de
control con el fin de verificar que los propietarios de los bares ubicados sobre la transversal 69
con calle 24 A, no sobrepasen los niveles de ruido permitidos.

Este comando ordenó a la señorita Subteniente Mayra Rizcanevo Olaya, Comandante del CAI
Salitre para que junto a las patrullas del cuadrante 08 tomaran contacto con los propietarios y/o
administradores de los establecimientos ubicados en el mencionado sector, por lo cual la
señorita oficial se reunió con los mencionados dándoles a conocer la Ley 1801 de 2016,
Artículo 33 “Comportamientos que afectan la tranquilidad y relaciones respetuosas de las
personas” y Artículo 87 “Requisitos para cumplir actividades económicas” de lo cual los
asistentes firman actas de compromiso.

Atentamente,

Teniente Coronel JOHN JAIME GARCIA BELTRÁN

Comandante Novena Estación de Policía Fontibón

Anexo: uno (07 folios) informe de actividades, acta de reunión y actas de compromiso

Elaborado por: IT. Nilson Cortes Guevara

Revisado por: TC. John Jaime García Beltrán
Fecha de elaboración: 15/03/2017
Ubicación c:\\mis documentos\Informes 2017

Carrera 98 16 B - 50
Teléfono: 2676757
[email protected]

1DS-OF-0001 Página 8 de 9 Aprobación: 27-03-2017

VER: 3
www.policia.gov.co

1DS-OF-0001 Página 9 de 9 Aprobación: 27-03-2017

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