Politica de Inventario

POLITICA DE
INVENTARIO
Control de Inventarios
Ayuda a mostrar las irregularidades que llevan a la presentación incorrecta de los inventarios
son el hurto, complicidad y falsificación de los registros de inventarios y de los registros
contables. También se utilizan las Kardex para un control de inventario.
Para tener un buen plan de auditoría de inventarios, se debe tener en cuenta los siguientes
aspectos que son los más relevantes para tener control a un inventario:
El Plan de Auditoría de Inventarios debe comprender la:
 Formación de inventarios
 Manutención de inventarios
 Salida de inventarios
Se debe Confrontar el libro de registro de inventarios contra las fichas de existencias al cierre
del ejercicio.
Se debe examinar y comprobar las órdenes de compra de los zapatos contra las requisiciones
de compras. La necesidad de la auditoría interna en la empresa “Shoe Store” se hace necesaria
ya que pueden ocurrir fraudes si no se tiene un adecuado control de los procesos, estas
auditorías deben estar en cabeza de la gerencia.
Evidenciando este artículo, se pudo concluir que en la comercializadora “Shoe Store” debe
existir una estrecha relación entre la auditoría interna y la gerencia y estas deben ir de la mano
buscando un objetivo común, que es el control adecuado de los procedimientos en los
inventarios.
Flujo de Costos
La empresa “Shoe Store”se maneja con el método de flujo de costos FIFO (Primero en Entrar
Primero en Salir) asume que el inventario más antiguo es el primero que se vende. Y esto se
lleva a cabo con el manejo de las kardex.
Así que los zapatos que primero ingresan, se compran para la comercialización son los
primeros que salen para venderlos en el almacén o directamente a los clientes.
Dado que los costos tienden a aumentar con el tiempo, FIFO utiliza los costos más bajos para
calcular el costo de mercancía vendida. Esto maximiza las ganancias y, por tanto, crea una
obligación tributaria más alta.
Valoración del inventario

Esta política garantiza que el inventario sea controlado y calculado adecuadamente, evitando
así pérdidas o faltantes de la mercadería que entra o sale para la comercialización.
Igualmente, para aquellos suministros adquiridos para ser convertidos como parte de la
mercancía a vender.
Esta política analiza el método de valoración de menor costo o de mercado, estableciendo

que debe aplicarse a las cantidades reales del inventario, para determinar así el valor de cada
artículo.
Reserva de inventario
Los principios de contabilidad requieren que los gastos se correspondan con los ingresos
generados y con el período contable.
Esto se puede hacer con el gasto por pérdida de inventario, estableciendo una contra-cuenta
de reserva de inventario.
Se calcula la cantidad de pérdidas y daños que se sufrirá en el período, amortizando al

comienzo del período. Esto se hace debitando los costos de mercancía vendida y acreditando
la reserva de inventario.
Al darse cuenta de las pérdidas, se debita la cuenta de reserva y se acredita el inventario.
Costos
El primer aspecto se refiere al costo de mantener los productos almacenados. Se debe

examinar el monto a pagar por el almacén, y el personal que maneja y vigila el inventario.
El segundo punto son los costos por obsolescencia, que corresponden al caso de productos
alimenticios perecederos. Estos poseen un corto margen de vida, ya que expiran luego de un
tiempo determinado y no se pueden comerciar.
En tercer lugar están los costos del pedido, concernientes a la organización administrativa
que se encarga de realizar las compras.
Nivel de servicio
Esta variable toma en cuenta qué expectativas tienen los clientes frente al servicio, qué
porcentaje de pedidos completos se entregan al cliente, y cuál es el tiempo de entrega
prometido que la empresa ha cumplido.
Restricciones del proveedor
Toma en cuenta las condiciones a cumplir para obtener el producto. Si el proveedor exige
una cantidad mínima a comprar, si es una compañía flexible y confiable, si ofrece descuentos
según el volumen del pedido.
Igualmente, si el proveedor tiene disponible la cantidad requerida, y si los productos los

despacha desde su inventario o inicia su proceso de producción luego de hacerle el pedido.
Tiempo de reabastecimiento
Corresponde al período de tiempo desde que se revela que se debe pedir un producto y el
momento cuando este producto está disponible para que la empresa pueda usarlo.
En este proceso intervienen cinco lapsos: chequeo del inventario, gestión de compra,
administración del pedido por el proveedor, transporte, y entrada al sistema de la empresa.
Patrones de la demanda
Se relaciona con la cantidad de clientes que compran con regularidad los productos, para así
evaluar su frecuencia de venta y hacer los pedidos de acuerdo con el promedio de venta.
Estos esquemas no son concluyentes y en cualquier momento pueden cambiar. Por tanto,
debe mantenerse un inventario de seguridad.
Declaración de políticas
Se definen los inventarios como los artículos de material de oficina, estanterias, cajas en las
que van los zapatos, stock en consignación y equipos menores.
Gestión de inventario
Se requiere que cada área que tenga inventario tenga un sistema de mantenimiento de
registros para registrar:
– Adiciones.
– Ventas o transferencias
– Devoluciones.
Los registros de inventario deben ser mantenidos por personas que no sean responsables del
manejo físico del stock en el almacén.
Se debe realizar anualmente una inspección física y un conteo de inventario para verificar y
confirmar los registros de inventario. Deben identificarse faltantes, excedentes, existencias
obsoletas y dañadas.
Los artículos obsoletos deben eliminarse, obteniendo la aprobación del funcionario

oficialmente autorizado por el procedimiento de delegaciones financieras.
Cuando un conteo del inventario revele una discrepancia entre los niveles de stock físico y
teórico, deben modificarse los registros de inventario tan pronto como se verifique el
recuento físico.
Todas las entradas de ajuste deben ser aprobadas por el representante oficialmente autorizado
bajo el procedimiento de delegaciones financieras.
Las unidades organizativas deben garantizar el almacenamiento seguro de las existencias,
incluida la seguridad contra robo, incendio y otros daños. El acceso a las áreas de
almacenamiento está restringido.
Valoración
Todos los inventarios que se valoran con el fin de incluirlos en los estados financieros deben
valorarse al menor costo y al valor neto realizable. Cuando sea práctico, el costo de los
inventarios para artículos particulares se asignará sobre una base FIFO.
Manual de procedimientos revisión de pedidos
Este procedimiento inicia con la recepción de la solicitud del cliente, ya sea nuevo o periódico, se
verifica la disponibilidad de las existencias para cumplir con los requerimientos del cliente y a su vez
se elabora la orden de pedido para la compra del calzado, terminando con la entrega de
documentación a los departamentos involucrados.
Responsables Jefe de Bodega
 Comunicar al departamento de ventas sobre el estado del inventario Jefe de Contabilidad
 Comunicar los requisitos de documentación para clientes nuevos.
 Verificar el estado de cuentas con la Comercializadora “Shoe Store”.
Auxiliar de contabilidad
 Verificar precios
 Informar si la información en la orden de compra frente al pedido del cliente es correcta.
 Verificar la orden de pedido y firmar en señal de aprobación.
Vendedor
 Informa al cliente si existe el producto solicitado o se hace la solicitud del producto.
 Enviar muestras de producto a los clientes que requieran cotización.
 Archivar petición del cliente en caso de que se encuentre en mora.
 Verificar la cantidad disponible de la mercancía.
 Verificar la disponibilidad en bodega.
 Acordar especificaciones de producto con el cliente.

 Revisar orden de compra entregada por el cliente.
 Verificar los términos de la orden de compra.
Manual de procedimientos de compra de calzado
Responsables
Departamento de ventas
 Verificar las existencias físicas de inventario.
 Informarse sobre las necesidades que requieren los clientes.
 Realizar orden de compra de acuerdo a las solicitudes de los clientes.
 Enviar orden de compra al jefe de compras
Jefe de compras
 Mantener estrecha comunicación con el departamento de ventas.
 Realizar cotizaciones con diferentes proveedores.
 Seleccionar proveedor.
 Enviar orden de compra al área de contabilidad.
Auxiliar de contabilidad
 Digitar la orden de compra.
 Revisarla antes de su envío.
 Hacerla firmar del responsable que es el gerente.
 Enviarla al proveedor seleccionado vía correo electrónico.
 Confirmar recibido.
Consideraciones generales
 El Jefe de compras es quien defines a que proveedor se le realizara el pedido de calzado.
 El departamento de ventas debe verificar existencia física antes de informarle al jefe de compras
la necesidad de alguna referencia.
 El auxiliar de contabilidad es el responsable del cumplimiento de las normas y procedimiento de

compra.

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Valoración del inventario

Esta política analiza el método de valoración de menor costo o de mercado, estableciendo

Se calcula la cantidad de pérdidas y daños que se sufrirá en el período, amortizando al

Al darse cuenta de las pérdidas, se debita la cuenta de reserva y se acredita el inventario.

El primer aspecto se refiere al costo de mantener los productos almacenados. Se debe

Restricciones del proveedor

Igualmente, si el proveedor tiene disponible la cantidad requerida, y si los productos los

Los artículos obsoletos deben eliminarse, obteniendo la aprobación del funcionario

Manual de procedimientos revisión de pedidos

Responsables Jefe de Bodega

 Comunicar al departamento de ventas sobre el estado del inventario Jefe de Contabilidad

 Comunicar los requisitos de documentación para clientes nuevos.

 Verificar el estado de cuentas con la Comercializadora “Shoe Store”.

 Informar si la información en la orden de compra frente al pedido del cliente es correcta.

 Verificar la orden de pedido y firmar en señal de aprobación.

 Informa al cliente si existe el producto solicitado o se hace la solicitud del producto.

 Enviar muestras de producto a los clientes que requieran cotización.

 Archivar petición del cliente en caso de que se encuentre en mora.

 Verificar la cantidad disponible de la mercancía.

 Verificar la disponibilidad en bodega.

 Acordar especificaciones de producto con el cliente.

 Verificar los términos de la orden de compra.

Manual de procedimientos de compra de calzado

 Verificar las existencias físicas de inventario.

 Informarse sobre las necesidades que requieren los clientes.

 Realizar orden de compra de acuerdo a las solicitudes de los clientes.

 Enviar orden de compra al jefe de compras

 Mantener estrecha comunicación con el departamento de ventas.

 Realizar cotizaciones con diferentes proveedores.

 Enviar orden de compra al área de contabilidad.

 Digitar la orden de compra.

 Revisarla antes de su envío.

 Hacerla firmar del responsable que es el gerente.

 Enviarla al proveedor seleccionado vía correo electrónico.

 El Jefe de compras es quien defines a que proveedor se le realizara el pedido de calzado.

 El auxiliar de contabilidad es el responsable del cumplimiento de las normas y procedimiento de

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