BIBLIOTECA DE CONTROLES

PROCESO GENERAL DE INVENTARIOS

Esta herramienta le permitirá identificar controles preventivos y detectivos de naturaleza manual y dependientes de tecnología considerados en un
proceso general de inventarios. Las aplicaciones de estos controles de buena práctica en las organizaciones permitirán mitigar y/o disminuir la
probabilidad de materialización del riesgo inherente identificado en cada subproceso.

Un control debe estar adecuadamente definido, estructurado y alineado a las actividades de cada uno de los subprocesos. El auditor debe tener la
capacidad de identificar los controles claves de los procesos para evaluar su aplicación y efectividad.

Cabe resaltar que la descripción y/o estructuración de un control debe considerar como mínimo los siguientes elementos:

1. Objetivo del control.

2. Responsable de su ejecución, revisión y aprobación.
3. Periodicidad y/o frecuencia de la aplicación del control.
4. Identificar si es un control manual o dependiente de tecnología.
5. Identificar si es un control preventivo, detectivo o correctivo.
6. Documentación soporte y/o respaldo tecnológico que evidencie la ejecución del control.
7. El control debe estar definido y documentado en los procedimientos internos de la compañía.

SUBPROCESO RIESGO CONTROL NATURALEZA

Responsable: Almacenista

Registro errado o no registro Control: Verifica las cantidades físicas recibidas por los proveedores,
de las cantidades de materia validando en las remisiones, orden de compra y factura (tipo de
prima recibidas en el inventario, referencias, cantidades, medidas y/o unidades (kilos, litros
Recepción del almacén, las cuales difieren a y unidades)), cuando se identifiquen diferencias el almacenista debe
inventario de la físicamente recibida. notificar las diferencias y no conformidades identificadas al proveedor.
Manual
materia prima en
el almacén Autorización de pago a Periodicidad: Cuando se requiera
proveedores por materia
prima no recibida y/o no Evidencia: Firma de recibido e inconformidades en la remisión,
autorizada. orden de compra, nota crédito/Débito y factura.

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Responsable: Auxiliar de inventarios

Control: Ingresar las entradas de inventario en el sistema de

información de acuerdo a la remisión, orden de compra, notas débito y
factura entregada por el almacenista.
Pérdida de inventario por
inadecuada segregación de La actividad de recibir físicamente el inventario al proveedor debe
Dependiente
funciones en la recepción, desagregada de la actividad de registro de entrada, salida y ajustes del
de IT
registro y administración del inventario en el sistema de información.
inventario.
Periodicidad: Cuando se requiera

Evidencia: Registro de entrada de inventario en el sistema de

información.

Responsable: Almacenista /Gestión de calidad

Control: Validar la calidad y fecha de vencimiento del inventario

recibido por parte del proveedor y registrar las anomalías identificadas
para devolución.

El área de calidad debe definir un check list de los aspectos de calidad

requeridos para la verificación del inventario y emitir un informe de
Recepción de materia prima anomalías que soporte la nota de devolución al proveedor.
sin cumplimiento de los
estándares de calidad. Periodicidad: Cuando se requiera
Manual o
Dependiente
Materia prima no conforme Evidencia: Registro de validación de calidad del inventario en el
de IT.
sin registro de devolución al sistema de información y/o planilla de control de calidad y nota de
proveedor y/o devolución devolución de inventario al proveedor.
inoportuna.

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Responsable: Almacenista /Auxiliar de inventario

Control: El almacenista debe reportar la entrada del almacén el día

en el cual fue recibido al auxiliar de inventario quien debe registrar en
el mismo día la entrada en el sistema de información.

El sistema de información debe validar que el registro de entradas de

Información financiera no inventario requiera la orden de compra previamente autorizada por el
confiable por errores en el área de compras y responsable de la solicitud de la compra. Dependiente
registro de entradas, ajustes de IT
y salidas. El sistema de información debe considerar un límite máximo y mínimo
de desviaciones en la cantidad y/o medida del ingreso del inventario.

Periodicidad: Cuando se requiera

Evidencia: Registro de entrada de inventario en el sistema de

información.

Manual y
Responsable: Gerencia de inventarios Dependiente
de IT
Control: Verificar periódicamente los accesos a transacciones que
permitan ingreso, salida y ajustes de inventario en el sistema de
información y solicitar por medio de documento formal (acta o carta)
al área de tecnología retirar accesos a funcionarios no autorizados.
Modificaciones de cantidades
del inventario no autorizados
Periodicidad: Trimestral o semestralmente.
por funcionarios con accesos
que no corresponden de
Evidencia: Documento formal (acta o carta) al área de tecnología
acuerdo a su rol o inadecuada
retirar accesos a funcionarios no autorizados.
segregación de funciones.
Responsable: Auxiliar de inventarios /Gerencia de inventarios Manual y
Dependiente
Control: Verificar las órdenes de compra pendientes de recepción, de IT.
validar la justificación de su creación, tiempos de entrega por parte del
proveedor y definir los ajustes y o cierre de órdenes en el sistema de
información, los ajustes deben estar debidamente autorizados por la
Gerencia de inventarios.

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Periodicidad: Mensual.

Evidencia: Ajustes en el sistema de información con documento

soporte del análisis de las órdenes de compra.

Responsable: Gerencia de inventarios

Control: Definir la capacidad de almacenamiento de las bodegas de

inventario (Stock de inventario) y monitorear mensualmente su
cumplimiento. La capacidad de inventario se define considerando la
planeación de producción y ventas, cantidad de bodegas y dimensiones
de almacenamiento.
Manual
Periodicidad: Anual.

Evidencia: Acuerdo de niveles de servicio interno entre las áreas

relacionadas con la cadena de abastecimiento, producción y
distribución.

Administración Bajas de inventario por Responsable: Gerencia de Buenas prácticas de manufactura

del inventario de inadecuado almacenamiento
materia prima en físico e incumplimiento Control: Establecer un programa de buena práctica de manufactura
el almacén normativo de conservación. que considere:

- Adecuación de la bodega (demarcación de zonas, elementos de

seguridad y emergencia, alarmas de seguridad, cámaras de
seguridad, salidas de emergencia).
- Controles sanitarios (plagas, elementos de higiene para operarios.)
Manual
- Capacitaciones a operarios (alturas, manejo de químicos,
manipulación de alimentos, entre otros).
- Almacenamiento (alturas, estibas, distancias, entre otros).

Periodicidad: Anual y mensual

Evidencia: Documento físico o publicado en la intranet de la

compañía para su divulgación.

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Responsable: Gerencia de inventarios

Control: Implementar controles de acceso físico a las bodegas de

inventario, claves de identificación, horarios de acceso físico.

Pérdida de inventario por El inventario debe estar custodiado siempre en las bodegas de
accesos físicos no autorizados almacenamiento, toda salida de inventario debe estar registrada en el Manual y
a la bodega de sistema de información, identificando el responsable de su Dependiente
almacenamiento y/o al administración. de IT.
inventario.
Periodicidad: Permanente.

Evidencia: Accesos físico a la bodega de inventarios, planilla de

entrega de inventarios y registro en el sistema de información.

Responsable: Gerencia de inventarios

Control: Verificar periódicamente los accesos a transacciones que

Modificaciones de cantidades
permitan ingreso, salida y ajustes de inventario en el sistema de
del inventario no autorizados
información y solicitar por medio de documento formal (acta o carta)
por funcionarios con accesos Manual y
al área de tecnología retirar accesos a funcionarios no autorizados.
que no corresponden de Dependiente
acuerdo a su rol o por de IT
Periodicidad: Trimestral o semestralmente.
inadecuada segregación de
funciones.
Evidencia: Documento formal (acta o carta) al área de tecnología
retirar accesos a funcionarios no autorizados.

Responsable: Auxiliar de inventarios

Control: Demarcar las zonas físicas de la bodega de inventario,

Inventario no identificado identificando:
por inadecuado - Inventario no conforme
Manual y
almacenamiento físico. - Inventario en alistamiento
Dependiente
- Inventario de baja rotación
de IT
- Inventario por referencia

Las ubicaciones físicas deben corresponder a las identificadas en el

sistema de información.

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Periodicidad: Permanente

Evidencia: Demarcaciones físicas en la bodega y ubicaciones

identificadas en el sistema de información.

Responsable: Gerencia de inventarios /Auxiliar de inventarios

Control: Definir una política y procedimiento para el tratamiento del

inventario de baja rotación y no conforme en donde se establezca:

- Características del inventario de baja rotación y no conforme.

- Documento soporte para su tratamiento y/o ajustes
- Tratamiento y/o disposición del inventario no conforme y de baja
rotación
- Tratamiento contable.
- Nivel de autorización de la Gerencia de inventarios.

El auxiliar de inventarios mensualmente debe realizar una inspección

física al inventario y análisis de su rotación para identificar el
inventario no conforme (vencido o en mal estado) y de baja rotación,
Inventario no conforme y con identificarlo físicamente y en el sistema de información para su
Manual
baja rotación no identificado. tratamiento.

Periodicidad: Mensual

Evidencia: La política y procedimiento debe ser un documento físico

o publicado en la intranet de la compañía debidamente autorizado y
divulgado.

El análisis del inventario debe quedar documentado en acta de

inspección física y su clasificación debe ser física y en el sistema de
información.

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Responsable: Auxiliar de inventarios

Control: Identificar en el sistema de información la fecha de

vencimiento de cada una de los lotes o referencias que ingresan a las
bodegas de almacenamiento de acuerdo a las remisiones entregadas
por el proveedor y a inspección física.

El sistema de información debe generar alertas anticipadas de

inventario próximo a vencer y vencido, para que el almacenista los
identifique y proceda a su disposición de acuerdo a las políticas y Manual y
procedimientos de la compañía. Dependiente
de IT
Periodicidad: Mensual y cuando se requiera.

Evidencia: La política y procedimiento debe ser un documento físico

o publicado en la intranet de la compañía debidamente autorizado y
divulgado.

Registro en el sistema de información del vencimiento del inventario y

clasificación de estado.

Responsable: Auxiliar de inventarios

Control: Las salidas físicas de inventario deben estar soportadas por

una orden de producción y/u orden de salida, debidamente autorizada
en el sistema de información por el área de producción y/o calidad.

El sistema de información debe requerir de manera previa la orden de

salida y/o de producción debidamente autorizada, para permitir
Salidas y ajustes de
registrar la salida de inventario de la bodega. Dependiente
inventario no autorizadas y
de IT.
sin documentos soportes
Periodicidad: Cuando se requiera.

Evidencia: Orden de salida autorizada en el sistema de información.

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Responsable: Auxiliar de inventarios / auxiliar de producción y
gestión de calidad.

Control: Los ingresos de inventario de materia prima a las bodegas

virtuales deben registrarse desde el almacén y la recepción debe ser
realizada en el sistema de información por el área de producción o
calidad. El sistema debe requerir el registro de las dos transacciones
(entrada y recepción). Dependiente
de IT.
Las entradas de inventario a las bodegas virtuales deben realizarse con
una orden de producción previa creada en el sistema de información.

Pérdida de inventario por Periodicidad: Cuando se requiera.

ausencia e inoportunidad de
conciliación de existencias y Evidencia: Orden de producción autorizada en el sistema de
traslados en las bodegas información.
virtuales
Responsable: Auxiliar de inventarios

Control: Conciliar las existencias del inventario de materia prima en

las bodegas virtuales, las cuales no deben tener una antigüedad
superior a 30 días, en eventos de identificar inventario sin recepción
Dependiente
indagar las causas y justificaciones y solicitar el ajuste de inventarios,
de IT.
el cual debe estar autorizado por la gerencia de inventarios.

Periodicidad: Mensualmente.

Evidencia: Acta de conciliación de inventarios.

Desconocimiento de las
cantidades y existencia del Responsable: Gerencia de inventarios y Gerencia financiera
inventario por ausencia de
tomas físicas Control: Definir un procedimiento de tomas físicas de inventario que
considere:
Manual
Información financiera no
confiable por ausencia de - Funcionarios responsables de la toma física de inventarios
procedimientos de validación (adecuada segregación de funciones en el procedimiento, los
física de inventario. funcionarios responsables de la toma física no deben realizar

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Errores en los resultados de actividades de custodia de inventario, registro de entradas, salidas
tomas física de inventario por y ajustes en el sistema de información).
inadecuados procedimientos. - Metodología para la toma física y justificación de diferencias
identificadas.
- Documentación requerida para la toma física.
- Actas de inicio y cierre del proceso de toma física.
- Niveles de autorización de ajustes de inventario.

Realizar tomas físicas periódicas validando la información de

existencias de inventario reportadas por el sistema de información y el
conteo físico de existencias, identificando diferencias las cuales deben
ser justificadas por el responsable de la administración del inventario.
Los ajustes deben ser autorizados por la Gerencia de inventarios y la
Gerencia financiera.

Periodicidad: Mensualmente.

Evidencia: Actas de tomas físicas de inventario.

El procedimiento de inventarios debe ser un documento físico o

publicado en la intranet de la compañía debidamente autorizado por la
Gerencia financiera y de inventarios.

Responsable: Auxiliar de inventarios

Control: Conciliar con el proveedor los consumos del inventario en

consignación, registrando en las planillas de kardex, el saldo anterior,
Costos de inventario irreales
menos consumos más las nuevas entradas de inventario y validando el
cancelados al proveedor por
inventario físico.
ausencia de conciliación de
consumos
Administración Los consumos de inventario en consignación registrados en el sistema Manual y
de inventario en de información son el soporte de la orden de facturación al proveedor, Dependiente
consignación la cual debe ser autorizada por la Gerencia de inventarios. de IT.
Favorecimiento a terceros
por costos de inventario no
Periodicidad: Quincenal o mensual
autorizados y/o consumidos
Evidencia: Planillas de kardex y acta de conciliación.

Consumos u órdenes de producción registrados en el sistema de

información

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Responsable: Auxiliar de producción

Control: Validar las entradas físicas de inventario por medio de

Registro de entradas de
conteos, verificación de referencias y cantidades.
inventario erradas, por
ausencia o debilidad en el
El sistema de información debe requerir de manera previa la orden de
procedimiento de validación
producción debidamente autorizada, para permitir registrar la salida
física del inventario recibido
de inventario de la bodega y en el área de producción el auxiliar debe Manual y
por el almacén.
registrar la recepción del inventario en el sistema de información. Dependiente
de IT.
Movimiento de inventario
Periodicidad: Cuando se requiera.
entre el almacén y el área de
producción sin trazabilidad y
Evidencia: Documento de entrada de inventario y/o remisión.
sin registro.
Registro de recepción del inventario en el sistema de información

Responsable: Auxiliar de producción

Recepción de
materia prima en Control: Verificar el estado del inventario recibido en producción de
producción acuerdo a las validaciones de calidad solicitadas por el área de gestión
de calidad, devolver al almacén el inventario que no cumpla las
condiciones requeridas.
Producción de productos no
conformes o sin la calidad
Periodicidad: Cuando se requiera. Manual
requerida por materia prima
vencida.
Evidencia: Hoja de control de calidad definida por el área de gestión
de calidad.

Notas de devolución de inventario físicas y registro en el sistema de

información.

Responsable: Gerencia de producción

Inventario de materia prima
no requerido de acuerdo a la Control: Las ordenes de producción determinan el tipo de materia
Dependiente
programación de la prima requerida y la cantidad, ya que previamente se programan las
de IT
producción (órdenes de fórmulas de producción en el sistema de información.
producción) y/o autorizado.
Periodicidad: Anualmente.

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Evidencia: Fórmulas de producción parametrizadas en el sistema de

información.

Ordenes de producción

Responsable: Gerencia de producción

Modificaciones de cantidades Control: Verificar periódicamente los accesos a transacciones que

del inventario y ajustes no permitan ingreso, salida y ajustes de inventario en el sistema de
autorizados por funcionarios información y solicitar por medio de documento formal (acta o carta) Manual y
con accesos que no al área de tecnología retirar accesos a funcionarios no autorizados. Dependiente
corresponden de acuerdo a de IT
su rol o por inadecuada Periodicidad: Trimestral o semestralmente.
segregación de funciones.
Evidencia: Documento formal (acta o carta) al área de tecnología
retirar accesos a funcionarios no autorizados.
Responsable: Operarios de producción /Analista de costos

Control: En cada etapa de la producción el sistema requiere el

registro de materia prima y cierre de la orden de producción.
El inventario de producto en
El analista de costos debe validar que todas las órdenes de producción Manual y
proceso no es registrado y/o
tienen registrada la materia prima consumida para su respectivo Dependiente
reconocido en la información
cierre, debe indagar por las órdenes de producción sin materia prima de IT
financiera.
asociada y realizar los respectivos ajustes.

Periodicidad: Mensualmente

Evidencia: Órdenes de producción en el sistema de información.

Movimiento de inventario de Responsable: Auxiliar de logística
producto terminado entre el
Recepción del
área de producción y el área Control: Validar las entradas físicas de inventario por medio de
inventario de Manual y
de logística sin trazabilidad. conteos, verificación de referencias y cantidades registradas en la
producto Dependiente
remisión.
terminado en de IT.
logística
Registro de entradas de El sistema de información debe requerir de manera previa la orden de
inventario erradas, por producción cerrada, para permitir registrar la salida de inventario de

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ausencia o debilidad en el producción y en logística el auxiliar debe registrar la recepción del
procedimiento de validación inventario en el sistema de información.
física del inventario recibido
en logística por producción. Periodicidad: Cuando se requiera.

Evidencia: orden de producción y remisión.

Registro de recepción del inventario en el sistema de información.

Responsable: Auxiliar de producción /Gerencia de producción Manual y

Dependiente
Control: Verificar las órdenes de producción pendientes de cierre y de IT.
de recepción por el área de logística, validar la justificación de su
creación, elementos del costo relacionados y definir los ajustes y o
cierre de órdenes en el sistema de información, los ajustes deben estar
debidamente autorizados por la Gerencia de producción.

Periodicidad: Mensual.

Evidencia: Ajustes en el sistema de información con documento

soporte del análisis de las órdenes de producción.

Modificaciones de cantidades Responsable: Gerencia de Logística

del inventario y ajustes no
autorizados por funcionarios Control: Verificar periódicamente los accesos a transacciones que
con accesos que no permitan ingreso, salida y ajustes de inventario en el sistema de
corresponden de acuerdo a información y solicitar por medio de documento formal (acta o carta)
su rol. al área de tecnología retirar accesos a funcionarios no autorizados.
Manual y
Pérdida de inventario por El funcionario responsable de la custodia y administración física del Dependiente
inadecuada segregación de inventario no debe tener acceso a registrar entradas, salidas y ajustes de IT
funciones en la recepción, de inventario.
registro, administración y
salidas del inventario. Periodicidad: Trimestral o semestralmente.

Evidencia: Documento formal (acta o carta) al área de tecnología

retirar accesos a funcionarios no autorizados.
Desabastecimiento de Responsable: Gerencia de logística
Manual
inventario

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Control: Definir la capacidad de almacenamiento de las bodegas de
inventario (Stock de inventario) y monitorear mensualmente su
cumplimiento. La capacidad de inventario se define considerando la
planeación de producción y ventas, cantidad de bodegas y dimensiones
de almacenamiento.

Periodicidad: Anual.

Evidencia: Acuerdo de niveles de servicio interno entre las áreas

relacionadas con la cadena de abastecimiento, producción y logística.

Inventario terminado no Responsable: Gerencia de calidad

conforme o sin la calidad
requerida por ausencia de un Control: Verificar la calidad del inventario terminado en producción,
procedimiento de gestión de validando una muestra aleatoria de lotes definida estadísticamente.
calidad.
Los lotes que presenten alguna debilidad en la calidad del producto, de
acuerdo a la hoja de control definida, se deben marcar en el sistema de
información como no conformes y retener físicamente y en el sistema Manual y
su despacho al área de logística. Dependiente
de IT
Periodicidad: Cuando se requiera.

Evidencia: Hoja de control de calidad definida por el área de gestión

de calidad.

Registro de inventario no conforme en el sistema de información.

Responsable: Auxiliar de logística /Gestión de calidad.

Administración Devoluciones de inventario Control: Verificar las devoluciones del cliente, validando cantidad,
del inventario de por parte de clientes con referencia, lote y estado y/o calidad del inventario. Emitir la nota de Manual y
producto registro errado de cantidad, devolución indicando la causal de devolución la cual debe ser Dependiente
terminado en tipo de inventario y/o registrada en el sistema de información de IT
logística registro inoportuno.
La nota de devolución debe ser registrada por personal independiente
al responsable de la recepción del inventario físico.

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El sistema de información debe permitir la trazabilidad de lotes para
registrar las devoluciones y la no conformidad de calidad.

Periodicidad: Cuando se requiera.

Evidencia: Nota de devolución y registro en el sistema de

información.

Pérdida de inventario por Responsable: Gerencia de logística

accesos físicos no autorizados
a la bodega de Control: Implementar controles de acceso físico a las bodegas de
almacenamiento y/o logística, claves de identificación, horarios de acceso físico.
debilidad en los controles de
seguridad físicos El inventario debe estar custodiado siempre en las bodegas de
Manual y
logística, toda salida de inventario debe estar registrada en el sistema
Dependiente
de información, identificando el responsable de su administración.
de IT.
Periodicidad: Permanente.

Evidencia: Accesos físico a la bodega de logística, planilla de entrega

de inventarios y registro en el sistema de información.

Bajas de inventario por Responsable: Gerencia de Buenas prácticas de manufactura

inadecuado almacenamiento
físico e incumplimiento Control: Establecer un programa de buena práctica de manufactura
normativo de conservación que considere:

- Adecuación de la bodega (demarcación de zonas, elementos de

seguridad y emergencia, alarmas de seguridad, cámaras de
seguridad, salidas de emergencia).
- Controles sanitarios (plagas, elementos de higiene para operarios.) Manual
- Capacitaciones a operarios (alturas, manejo de químicos,
manipulación de alimentos, entre otros).
- Almacenamiento (alturas, estibas, distancias, entre otros).

Periodicidad: Anual y mensual

Evidencia: Documento físico o publicado en la intranet de la

compañía para su divulgación.

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Responsable: Auxiliar de logística

Control: Demarcar las zonas físicas de la bodega de logística,

identificando:
- Inventario no conforme
- Inventario en alistamiento
- Inventario de baja rotación
- Inventario por referencia
Inventario no identificado Manual y
por inadecuado Dependiente
Las ubicaciones físicas deben corresponder a las identificadas en el
almacenamiento físico de IT
sistema de información.

Periodicidad: Permanente

Evidencia: Demarcaciones físicas en la bodega y ubicaciones

identificadas en el sistema de información.

Responsable: Auxiliar de logística y gestión de calidad.

Control: Los ingresos de inventario de producto terminado a las

bodegas virtuales deben registrarse desde logística y la recepción debe
ser realizada en el sistema de información por el responsable de cada
una de las bodegas de logística o calidad. El sistema debe requerir el
registro de las dos transacciones (entrada y recepción). Dependiente
de IT.
Pérdida de inventario por
Las entradas de inventario a las bodegas virtuales deben realizarse con
ausencia e inoportunidad de
una remisión previa creada en el sistema de información.
conciliación de existencias y
traslados en las bodegas
Periodicidad: Cuando se requiera.
virtuales
Evidencia: Remisión autorizada en el sistema de información.

Responsable: Auxiliar de logística

Dependiente
Control: Conciliar las existencias del inventario de producto de IT.
terminado en las bodegas virtuales, las cuales no deben tener una
antigüedad superior a 30 días, en eventos de identificar inventario sin

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recepción indagar las causas y justificaciones y solicitar el ajuste de
inventarios, el cual debe estar autorizado por la gerencia de logística.

Periodicidad: Mensualmente.

Evidencia: Acta de conciliación de inventarios.

Responsable: Auxiliar de alistamiento y empaque

Control: Validar las salidas físicas de inventario por medio de

conteos, verificación de referencias y cantidades registradas en la
El sistema de información no
remisión.
requiere y/o restringe el
registro de salidas de
El sistema de información debe requerir de manera previa la remisión
inventario de logística sin la
autorizada y/o pedido, para permitir registrar la salida de inventario
existencia de una requisición
de la bodega de logística.
previa. Manual y
Dependiente
El auxiliar de alistamiento debe reportar en la remisión física las
Salidas de inventario no de IT.
existencias de inventario embaladas para registrar la salida de
autorizadas y sin documentos
inventario en el sistema de información.
soportes.
Periodicidad: Cuando se requiera.

Evidencia: Remisión y/o pedido.

Registro de salidas de inventario en el sistema de información.

Movimientos de inventario Responsable: Gerencia de Logística

no autorizados por
funcionarios con accesos que Control: Verificar periódicamente los accesos a transacciones que
no corresponden de acuerdo permitan ingreso, salida y ajustes de inventario en el sistema de
a su rol o por inadecuada información y solicitar por medio de documento formal (acta o carta) Manual y
segregación de funciones. al área de tecnología retirar accesos a funcionarios no autorizados. Dependiente
de IT
El funcionario responsable de la custodia y administración física del
inventario no debe tener acceso a registrar entradas, salidas y ajustes
de inventario.

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El sistema de información debe tener activo el log de auditoria que
permita la trazabilidad de las transacciones, fecha y el usuario.

Periodicidad: Trimestral o semestralmente.

Evidencia: Documento formal (acta o carta) al área de tecnología

retirar accesos a funcionarios no autorizados.

Log de auditoria del sistema de información

Desconocimiento de las
cantidades y existencia del Responsable: Gerencia de logística y Gerencia financiera
inventario por ausencia de
tomas físicas Control: Definir un procedimiento de tomas físicas de inventario que
considere:
Ajustes de inventario sin
autorización y/o justificación - Funcionarios responsables de la toma física de inventarios
de las diferencias (adecuada segregación de funciones en el procedimiento, los
funcionarios responsables de la toma física no deben realizar
Errores en los resultados de actividades de custodia de inventario, registro de entradas, salidas
tomas física de inventario por y ajustes en el sistema de información).
inadecuados procedimientos. - Metodología para la toma física y justificación de diferencias
identificadas.
Información financiera no - Documentación requerida para la toma física.
confiable por ausencia de - Actas de inicio y cierre del proceso de toma física.
procedimientos de validación - Niveles de autorización de ajustes de inventario. Manual
física de inventario.
Realizar tomas físicas periódicas validando la información de
existencias de inventario reportadas por el sistema de información y el
conteo físico de existencias, identificando diferencias las cuales deben
ser justificadas por el responsable de la administración del inventario.
Los ajustes deben ser autorizados por la Gerencia de logística y la
Gerencia financiera.

Periodicidad: Mensualmente.

Evidencia: Actas de tomas físicas de inventario.

El procedimiento de inventarios debe ser un documento físico o

publicado en la intranet de la compañía debidamente autorizado por la
Gerencia financiera y de logística.

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