Documentos Administrativos (Perú)

OFICIO
(Viene del Latín OFFICIUM)
Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre
las instituciones estatales y particulares.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más
alta jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información,
contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos
administrativos.
Su finalidad
Informar, invitar, pedir, remitir
Área de Difusión
El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institución; y
Nivel Interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad,
especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos.
A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una
entidad o institución.
Facultad para Firmar Oficios
Los oficios de circulación externa, son firmados solamente por la máxima autoridad de
la institución o por quien hace sus reses. Sin embargo en caso de existir la necesidad
de enviar oficios fuera de la institución, abandonando asuntos específicos del trabajo,
piden los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos,
pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad.
Los oficios de circulación interna, confirmados por quien desempeñan cargos
directivos en la institución.
Partes de un Oficio
1. Membrete: Nombre de la institución.
2. Lugar y fecha
3. Número del oficio
4. Datos del destinatario: Tratamiento o cargo
5. Vocativo
6. Asunto
7. Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje será directo,
sencillo y se evitara el tuteo.
8. Despedida
9. Firma y cargo del que remite el oficio

Y los complementarios:
 Nombre del año ( obligatorio únicamente en los casos de circulación externa)
 Referencia
 Anexo

MEMORANDO
(Memorando = Cosa que debe tenerse en memoria)
Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna
advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta.
Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes
del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo.
Se difunde en todos los niveles o escalones de la administración.
Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el
memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el área de difusión de estos
documentos: emplean el oficio para su comunicación externa y el memorando para su
comunicación interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero,
y el memorando, para lo segundo.
Área de Difusión
El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde
dentro de una institución o empresa.
Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al
margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación de los principios de simplificación
administrativa y racionalización de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su
secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y
viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel.
Facultad para firmar memorandos
La tienen todos los servidores o miembros de una institución o empresa, sin distinción
alguna.
Partes del memorando
El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
1. Lugar y fecha
2. Código
3. Destinatario
4. Asunto
5. Cuerpo
6. Despedida o antefirma
7. Firma y pos firma
8. "con copia"
9. Pie de página.

Y las siguientes complementarias:

 Membrete
 Nombre del año
 Referencia
 Sello
 Anexo

Redacción del texto

El texto del memorando comprende dos secciones:
Fórmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia
la redacción del texto del memorando. Por ejemplo, la frase "sírvase..."
"Sírvase comunicar a esta dirección el record de... "
Existen muchas fórmulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno
generalmente empiezan la redacción del texto con las formulas: "sírvase..." (Como en
el caso anterior) y "comunico a Ud. ..." como en el siguiente:
"Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer..."
Mientras que los memorandos que se envían al superior o a servidores del mismo
nivel, comienzan con las frases:
"Por el presente..."
"Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso..."
"Me dirijo a Ud....”
"Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... "
Exposición: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve,
precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos.
IMPORTANTE:
El texto del memorando no tiene "párrafo de cierre"
Clases
Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Múltiple
Memorando simple
Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a
conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas y, en general, para
informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario.
Características
Comparte las mismas características con el oficio simple, pero con la diferencia que en
el código lleva la palabra "memorando" como nombre del documento.
Memorando múltiple
Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma
simultánea, a varios destinatarios.
Características
Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple, con la diferencia que
emplea "memorando múltiple" como nombre del documento. En algunas entidades lo
conocen como el nombre de "memorando circular".
LA SOLICITUD
Es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio
o servicio que se considera que puedes ser atendido.
El derecho de petición de los peruanos está amparado por el Art. 2 inc. 20 de la
actual constitución política que manifiesta que toda persona tiene derecho a formular
peticiones individual o colectivamente, por escrito ante la autoridad competente, lo que
está obligado que el interesado una respuesta también por escrito dentro del plazo
legal, bajo responsabilidad.
Los miembros de las Fuerzas Armadas y de la Policía Nacional solo pueden ejercer
individual el derecho de petición. Actualmente las solicitudes se redactan en papel
simple y no sellado.
Facultad para firmar Solicitudes
Esta facultad la tiene toda persona natal capas mayor de 18 años. Asimismo los
representantes legales o nombres de aquellos aquietes representan.
Los menores de 18 años ejercen su derecho de petición por intermedio de sus padres
o apoderados; salvo que algunas instituciones permiten ejercerlo en determinados
casos, como los colegios que solicitan sus certificados de estudios al concluir
su educación secundaria.
La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institución e incluso
de una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del pedido.
El que no miembro de una institución presenta su solicitud por "Mesa de Partes", y
el servidor de ella puede hacer por "mesa de Partes", o por intermedio de su jefe
inmediato. Si el conducto es este último, el jefe de curso a tu solicitud mediante
proveído "Hoja de Tramite" u otro documento, con su opinión favorable o desfavorable.
Partes de la Solicitud
1. La Sumilla.
2. Texto.
3. Lugar y fecha.
4. Firma y Pos firma.

Y los siguientes complementarios:

 Anexo.
 "Con Copia.

EL DICTAMEN
El dictamen es un documento técnico que contiene la opinión autorizada de un
especialista, órgano de accesoria o comisión especial sobre un asunto concreto que
requiere tratamiento especializado, como puede ser un problema legal, contable,
medico, de ingeniería o técnico logístico.
Los que emiten el dictamen reciben el nombre de "peritos" quienes vienen a ser
personas versadas en una disciplina científica, especialidad, arte u oficio. Para ser
perito se requiere poseer título profesional universitario. Pero si el examen o la pericia
a realizar no necesitan de tales profesionales, la autoridad puede designar perito a la
persona que considera más idónea.
El dictamen se emite a pedido de la autoridad competente; quien al solicitarlo, precisa
con claridad, el tema o asunto específico sobre el cual requiere opinión.
El dictamen es un documento ilustrativo, no resolutivo. Esclarece dudas; precisa
conceptos; proporciona elementos de juicio para la solución de problemas y facilita la
toma de decisiones de los órganos de gobierno. Es potestad de la autoridad
competente tomarlo en cuenta o no – en todo o en parte – el momento de decidir
sobre lo que se ha emitido opinión. Muchas veces los dictámenes – así como
los informes – sirven de base para los acuerdos de los órganos de gobierno, que luego
se hacen conocer como resoluciones.
Los servidores públicos están obligados a emitir dictamen – cuando se lo soliciten –
con absoluta imparcialidad y objetividad, sin favoritismos ni presiones, en base
a pruebas y con sujeción estricta a las normas legales establecidas.
Área de difusión
El dictamen es un documento de carácter interno; vincula al que lo emite con la
autoridad que lo solicita.
Facultad para elaborar y firmar dictámenes
El dictamen es elaborado en forma individual o colectiva. El dictamen emitido por un
órgano de asesoramiento es firmado por su jefe; el emitido por un cuerpo colegiado o
una comisión especial es firmado por sus miembros; y el emitido por una sola persona
o por minoría, lo es por su autor o autores.
El servidor que ha delegado a otro u otros la facultad de dictaminar, está obligado a
visar el dictamen firmado por el que lo hizo o por los que lo hicieron, asumiendo de
esta manera responsabilidad mancomunada por su contenido.
Partes del dictamen
Presenta las siguientes partes obligatorias:
1. Lugar y fecha
2. Código
3. Destinatario
4. Asunto (a veces, opcional)
5. Referencia
6. Texto
7. Antefirma
8. Firma, pos firma y sello
9. "Con copia"
10. Pie de pagina

y las siguientes complementarias:

 Membrete
 Nombre del año
 Anexo

EL ACTA
El acta es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejar
constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Se extiende en
hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propósito.
El Acta es documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que
sirven de sustento para nuevas acciones como puede ser para la expedición de
resoluciones, envío de circulares, oficios, etc.
Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados
organismos públicos o casi-públicos, las instituciones de diversa naturaleza, tienen la
obligación de llevar los correspondientes libros de actas, en los que quede debida
constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros que las representan.
Clases
Acta de Trabajo.- Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran
con el fin de dejar constancia de actos o hechos de interés ocurridos en el
cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral.
Las Actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los
acontecimientos. Son elaboradas por el secretario o por quien hace sus veces, en
presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervención de personas
interesadas. Los que intervienen pueden sugerir a la autoridad la adición, suspensión
o rectificación de alguna incidencia que consideren pertinente.
Por ejemplo, se redacta esta clase de acta al momento de evaluar a los postulantes a
plazas de trabajo; al evaluar al personal de una institución con fines de ratificación
o promoción interna; en la ejecución de las diferentes etapas de un proceso electoral;
al decomisar mercadería ilegal o de dudosa procedencia.
Las actas de trabajo, una vez redactadas, son leídas y firmadas inmediatamente por el
funcionario que presidió el acto, el secretario y las personas interesadas que han
intervenido. Si alguien que está obligado o ha intervenido se niega a firmar el acta, la
autoridad que dirigió la acción hará constar tal negativa en la parte final del documento
en presencia de los demás.
Las actas de trabajo se envían al superior jerárquico con oficio de remisión o, en su
defecto, se conservan en los archivos de las oficinas que tienen interés en el asunto.
Partes del Acta de Trabajo:
El acta de trabajo presenta las siguientes partes obligatorias:
1. Titulo (tipifica el acta)
2. Texto
3. Firma y pos firma de los que intervienen en el hecho que consta en el acta.
4. "con copia"
5. Pie de página.

Y las siguientes complementarias:

 Membrete
 Código
 Anexo

OBSERVACIONES
a) Si el acta de trabajo comprende varias páginas, las personas firmantes deben
adoptar las mismas medidas de seguridad que se toman al firmar directivas,
resoluciones, contratos, etc. que comprenden también varias páginas.
b) Los renglones que quedan en blanco por la falta de texto o por otra razón, se deben
complementar con guiones o rayas con el fin de prevenir la adición dolosa de algún
dato o texto posteriormente.
c) La persona ajena a la institución que firma el acta como testigo o parte interesada,
al momento de firmar coloca el número de su DNI y coloca su domicilio.
Acta de Sesión.- Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos más
importantes que han sucedido en la sesión de un órgano deliberante.
Se denomina "Sesión" a la reunión formal de un grupo de personas, que se convoca o
cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes, estatus o normas
establecidas en cada entidad sea pública o privada. Y se conoce como "órgano
deliberante" a aquel grupo de personas que tiene la potestad legal de reunirse,
deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones
o funciones.
El libro de actas permanece en poder del secretario, bajo su entera responsabilidad, y
las actas que se llevan en hojas sueltas o formularios se mantienen en poder del
presidente de la comisión u órgano efímero respectivo hasta que serán incluidas en los
informes que se remitirán a las instancias correspondientes.
Partes del acta de sesión
1. Titulo
2. Introducción
3. Texto
4. Cierre del Acta
5. Firmas de los que la aprueban el acta

Estaciones o momentos de la sesión

 Control de asistencia

Llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada la sesión, quien ejerce la
presidencia ordena al secretario a pasar lista para determinar si se cuenta o no con el
quórum necesario para dar inicio a la sesión.
Con la asistencia de miembros que representen el quórum de ley, el presidente
declara instalada formalmente la sesión, de lo que el secretario deja constancia en el
acta. Incluso, si es necesario hace mención al número de miembros que conforman
legalmente el órgano que se ha reunido, para deducir con la facilidad que los que
están asistiendo representan realmente el quórum requerido para la sesión.
 Despacho

El presidente ordena al secretario leer – o lee el mismo - la correspondencia recibida y

enviada en el periodo comprendido entre la última sesión y aquella que se está
realizando.
La correspondencia que se da lectura es previamente seleccionada, clasificada y
ordenada. No es necesario leer toda la comunicación recepcionada y remitida; basta
leer los documentos principales.
Cuando hay necesidad, el presidente – u otro miembro – aclara o comenta la
comunicación que la requiera. Los documentos que necesitan ser debatidos pasan a
"orden del día".
 Informes

Los miembros informan sobre las acciones de trascendencia – o que según ellos, son
importantes – que han ejecutado en el ejercicio de sus funciones en el lapso
transcurrido desde la última sesión hasta la fecha, o sobre los encargos o tareas que
les fueron encomendadas en la sesión anterior.
Los informes se proporcionan en el siguiente orden: primero informa el que dirige la
sesión; luego, los miembros con cargo directivo, posteriormente, los presidentes o
responsables de comisiones; y, por último, los demás miembros.
Los informes se dan por propia iniciativa o a pedido de los miembros. El informe que
se proporciona puede ser ampliado por otros. El informe que requiere debate pasa a
"orden del día".
OBSERVACIONES:
a) En las dos estaciones anteriores, despacho e informes no se genera ni tolera
discusión alguna; son etapas en las que solo se proporciona información.
b) Los documentos e informes que necesitan ser discutidos, por lo general, ya forman
parte de la agenda.
 Lectura de la agenda
El presidente lee la agenda de la sesión, la misma que se hizo conocer por medio de
la convocatoria o citación correspondiente. También hace referencia a los documentos
e informes que pasaron a "orden del día", ya como parte de la agenda.
La agenda que se ha leído no se somete a discusión ni aprobación de los asistentes,
se lee únicamente con el propósito de dar una idea general de los asuntos que
serán tratados en la sesión. Sin embargo, por acuerdo de los presentes, podrá
alterarse el orden del tratamiento de los asuntos considerados, su redacción o
extensión. Cualquier pedido de tratamiento de nuevos temas, se podrá solicitar en la
estación siguiente.
 Pedidos

En esta etapa, los miembros que deseen que en la sesión se traten así mismo otros
temas no considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos. Estas
propuestas reciben el nombre de "pedidos".
Los pedidos se formulan en términos generales y el presidente las recepciones sin
objeción alguna. Posteriormente, cuando se ha agotado el tratamiento de los puntos
de la agenda, serán fundamentados y, por acuerdo de los asistentes, serán admitidos
a debate o rechazados.
 Orden del día

Es la estación más importante. Aquí se debaten todos los temas de la agenda y los
documentos e informes que pasaron de las estaciones "despacho" e "informes".
El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la agenda es el
siguiente:
a) Presentación o exposición del tema, asunto o problema por el presidente y/o por
cualquier otro miembro.
b) Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y planteamiento de
posibles soluciones o acuerdos; y
Adopción de acuerdo o desacuerdos por la votación.
Terminado el debate sobre el tema, el presidente somete a votación las propuestas de
posibles soluciones o acuerdos formulados durante el debate.
Concluida la votación, el presidente declara ganadora a la propuesta que ha recibido
mayor número de votos, pero siempre y cuando este número sea igual o superior a la
mitad más uno de los votos de los presentes. La propuesta ganadora se convierte
automáticamente en uno de los acuerdos de la sesión.
Lo que acabamos de ver, es camino que se sigue en el tratamiento de cada punto de
la agenda; exposición, debate y acuerdo. Así, en cada caso.
Mientras no se ha tomado acuerdo sobre el tema en debate, no se puede empezar a
debatir otro. Tiene que concluir primero con acuerdo. De lo contrario, se genera
desorden y caos en la sesión.
 Tratamiento de pedidos

Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los documentos e

informes que lo hubieren querido, el presidente invita a los autores de los "pedidos" a
fundamentarlos.
Escuchada la fundamentación de un pedido, lo somete a consideración de los
asistentes para que lo admitan a debate o lo rechacen. La admisión a debate de un
pedido o rechazo se efectúa por votación. El pedido admitido a debate recibe el mismo
tratamiento que cualquier punto de la agenda y los acuerdos a los que se llegan son
igualmente válidos.
 Aprobación del acta

En cuanto se ha agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda; o en su

defecto, luego se debe someter a consideración de los presentes a la aprobación del
acta que se ha ido redactando en el transcurso de la sesión.
En las actuales circunstancias, esta aprobación del acta es un requisito imprescindible
para que adquiera fuerza legal. Y es una formalidad que solo requiere que el acta sea
leída en voz alta y que se vote su aprobación. Aprobada el acta, se da por levantada la
sesión.
NOTA IMPORTANTE:
No todas las estaciones o momentos que acabamos de estudiar se cumplen en una
sesión. La estación que no se cumple sencillamente no se considera.
Redacción del acta de sesión ordinaria
Se conoce con el nombre de sesión ordinaria a aquella que se realiza, en forma
obligatoria, en cada fecha o periodo fijado en las normas internas de cada institución,
pudiendo ser cada semana, cada 15 días, cada mes, o cada 6 meses. La sesión
ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesión que se ha
redactado.
Redacción del acta de sesión extraordinaria
Se denomina sesión extraordinaria a aquella que se lleva a cabo en cualquier fecha
del año, a iniciativa del que dirige el órgano deliberante o a pedido escrito de un
número determinado de sus miembros (lo que es fijado por las normas internas),
cuando consideran que es necesario o urgente para la marcha normal o los intereses
de la institución o del órgano respectivo. Se convoca con la anticipación que señala la
norma y con la especificación de la agenda a ser tratada.
El desarrollo de la sesión extraordinaria toma en cuenta solo cuatro estaciones o
momentos de la sesión que son: control de asistencia lectura de la agenda, orden del
día y aprobación del acta.
CARTA, MISIVA O EPÍSTOLA
(Carta: viene del latín CHARTA; Misiva: viene del latín MISSUM, SUPINO DE
MITTERE: Enviar; Epístola: del latín ESPITOLA)
La Carta es una conversación escrita que a manera de conversación o plática es
dirigida a una persona ausente.
Las palabras epístola y misiva son sinónimos de CARTA
La epístola está considerada como género literario y por lo general tiene un carácter
sentimental y poético
Partes de una Carta
1. Lugar y fecha
2. Tratamiento y nombre de la persona a quien se escribe
3. Residencia del destinatario
4. Vocativo o expresión de cariño
5. Cuerpo o asunto de la misiva
6. Conclusión o despedida
 7. Nombre y firma

Después de la despedida y firma podemos darnos cuenta que hemos omitido algo,
entonces mediante los llamados "posdata" o "posscritum" siendo las abreviaturas: (PD.
o PS), se escribirá al pie de lo que uno se ha olvidado.
CARTA COMERCIAL
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas
comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser
formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos
de cartas comerciales. Los más importantes son: aperturando un negocio, de
compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más
rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la
carta y el cierre. Las castas comerciales son las que se emplean en el mundo de
los negocios: ventas, compras, créditos, ofertas, cobranzas, promoción, etc. Tratan
asuntos de negocios o de trabajo. Prima en estas cartas un lenguaje directo, preciso y
claro.
Partes
1. Membrete: Parte que identifica a la institución o empresa. Va en la parte superior
y central, o sino, al lado superior izquierdo.
2. Lugar y fecha
3. Nombre y dirección del destinatario
4. Asunto o referencia: Línea que sintetiza el contenido de la carta.
5. Vocativo
6. Cuerpo
7. Despedida
8. Firma
9. Iniciales: Sirven como constancia de los posibles errores o defectos. Se escribe
con mayúscula las iniciales de la persona que ordena o dicta la carta y con
minúscula, de la que escribe.

DIRECTIVA
Es un documento técnico-normativo que orienta las acciones de los servidores de la
administración pública en el cumplimiento de sus funciones o en la ejecución de tareas
encomendadas.
Generalmente la directiva complementa o precisa, en forma minuciosa, disposiciones
contenidas en un reglamento o una resolución.
Usos
Este documento tiene uso diversificado; podemos citar algunos casos en que se usa la
directiva.
 Para establecer como llevar a cabo las actividades o reuniones en una institución.
 Para precisar métodos o formas de realizar un trámite documentario
 Normar reglamentos de asistencia, permisos, licencias del personal.
 Dar disposiciones para el cuidado de los enseres de un dependencia
 Informar sobre el horario del refrigerio, etc.
La directiva, es un medio de comunicación muy importante, su uso y aplicación hará
que una institución marche ordenadamente y logre el éxito deseado con el prestigio y
la confianza de sus usuarios.
Área de Difusión:
El ámbito de difusión de la directiva puede ser a nivel nacional, regional o institucional,
según la jerarquía del funcionario que la aprueba. Por ejemplo puede ser por un
ministro, presidente regional o director de la USE.
Su área de difusión fija la misma directiva en la sección de su texto denominada
"alcance".
La directiva enlaza a la autoridad con facultad para expedir disposiciones
gubernamentales con el personal subordinado.
Partes de la Directiva
1.
2. Año Académico
3. Numeración
4. Titulo
5. Finalidad
6. Objetivo
7. Base legal
8. Alcance
9. Disposiciones generales (procedimiento)
10. Disposiciones finales (especificas)
11. Lugar y fecha
12. Firma y cargo
13. Iniciales

CERTIFICADO
(Del Latín CERTUS, cierto y de FACERE, hacer)
Es un documento que contiene la información o acreditación de un hecho real y que ha
sido previamente comprobado o verificado por la persona que lo expide.
Lo que se dice o afirma del certificado se da por cierto o realizado, que existe, o que
es así en la realidad y los hechos.
Cualquier certificación que falte a la verdad constituye delito, y quien la otorga es
sancionado por las leyes penales de nuestro país.
El certificado es un testimonio de hecho concluido o constatados, por ejemplo, se
expide certificado de estudios, por los estudios realizados en una institución educativa,
certificado de trabajo, por los servicios prestados, certificado de salud, luego de
haberse examinado el estado de salud de una persona, certificado de orfandad,
después de haberse comprobado la situación de desamparo en que se encuentra un
menor de edad, etc.
El certificado se emplea tanto en la administración pública como privada, y se expide a
pedido de la parte interesada, de la autoridad competente o por mandato de la ley.
Este documento se otorga en papel A4, membretado, o en formularios especiales
diseñados para cada tipo de certificado.
Facultad para solicitar certificados
Tienen facultad para pedir la expedición de certificados:
Los miembros de una entidad sobre el reconocimiento de un derecho o la constatación
de un hecho
Las personas naturales capaces mayores de 18 años, o sus representantes legales,
que tienen o prueban tener legítimo interés material o moral sobre el hecho cuya
certificación solicitan.
Las autoridades políticas, judiciales y militares competentes, y el superior jerárquico.
Tienen facultad para expedir certificados: La autoridad, en forma directa, sobre
asuntos de su competencia
Partes del Certificado
1. Membrete
2. Cargo de la autoridad que expide el documento o (En caso de que la expidiera un
subalterno) Cargo del servidor subordinado que expide el documento.
3. La palabra "certifica"
4. Texto
5. Lugar y fecha
6. Firma, pos firma y sello del subordinado y sello de la autoridad que lo autoriza
(en caso sea expedido por el subalterno)
7. Pie de página

CONSTANCIA
Concepto
La constancia es un documento similar al certificado, los dos acreditan la veracidad de
hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad.
No existe una diferencia clara y definida entre ambos documentos razón por la cual se
utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una diferente que podríamos
aceptar, en principio y que consiste en considerar al certificado como testimonio de
hechos ocurridos o ya concluidos, y a la constancia como testimonio de hechos en
realización o que acaban de ocurrir.
Por ejemplo, se expide constancia de trabajo cuando se está elaborando, constancia
de ingreso cuando uno es admitido a un centro de estudios, constancia de vacante,
cuando en un centro educativo existe vacante para matricular a un alumno, etc.
La constancia se usa en las instituciones tanto públicas como privadas. Se redacta en
papel A4 o en formulario preparado, o propósito, para cada caso. (Las constancias que
se expiden en formularios se suelen enumerar correlativamente).
La constancia es un documento similar al certificado. Los dos acreditan la veracidad
de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad.
No existe una diferencia clara y definitiva entre ambos documentos; razón por la cual
se utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una diferencia que podríamos
aceptar, en principio, y que consiste en considerar el certificado como testimonio de
hechos ocurridos o ya concluidos, y a la constancia como testimonio de hechos en
realización o que acaban de ocurrir.
La constancia se utiliza tanto en las instituciones públicas como privadas.
Semejanza entre Certificado y Constancia:
Estos dos documentos tienen muchos puntos en común. Tal es así que se asemejan
en los siguientes aspectos:
 En lo que se refiere a las personas que pueden pedir su otorgamiento.
 En lo que respecta a los documentos con los cuales se solicita su expedición.
 En lo referente a las personas con facultad para otorgarlos.
 En lo que concierne a sus partes, diversidad y formatos que se emplean en su
elaboración.

EL INFORME
Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminación de acciones
encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de interés
La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus hechos o
situaciones que conocen y que considere útiles para esclarecer para solucionar
problemas.
El informe tiene carácter de declaración jurada, quiere decir que la persona que
informe debe informa la verdad de lo contrario podrá ser sancionado administrativo y
penalmente.
Según los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo tanto, de
extensión variable, pudiendo abarca incluso varias páginas.
Así mismo puede ser elaborado y firmado por más de una persona e ir acompañada
de cuadros, fotografías, videos, grabaciones, testimonios, declaraciones, resúmenes,
disquete, separatas, facturas, recibos, u otros documentos. Para sustentar la
información que se proporciona.
Él informe es utilizado por trabajadores del sector público y privado y se redacta en
papel A4.
Área de difusión
El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institución u
empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con
otro de su mismo nivel.
Facultad para firmar informe
Los servidores que no desempeñan cargos para dirigirse a sus jefes inmediatos.
Los que ocupan cargos para que se comunique con sus superiores y con los de igual
jerarquía.
Partes del Informe
1.
2. Lugar y remitente
3. Nº de informe
4. Remitente
5. Destinatario
6. Motivo
7. Cuerpo
8. Conclusión
9. Despedida
10. Firma

Clases:
Existen diferentes criterios para clasificar los informes. Por ejemplo: en PNP los divide
en administrativos y policiales en base al asunto que trata. Nosotros, tentativamente, lo
clasificamos en ordinario, extraordinario y técnicos teniendo en cuenta las personas
que las emplea, la rigidez que observa en su redacción y regularidad que se
presentan:
 Informe Ordinario:

Usos:
Lo usa los que desempeña cargos para informar a sus superiores sobre el avance de
acciones programadas, sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque
proporciona información sobre el avance de periodos determinados en las que se
ejecuta dichas acciones.
Además constituye un verdadero documentos de trabajo por esto su información debe
ser fría, objetiva e imparcial.
Características:
 Es regular y rígido.
 Puede ser diario, semanal, mensual, quincenal, bimestral, trimestral, semestral, y
otros.
 Su remisión es obligatoria.
 Por lo general es enumerado.
 La mayoría lleva título y es enviado con oficio o memorando de remisión.
 Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con la información que reporta.

 Informe Extraordinario.-

Usos:
El informe extraordinario lo usan los que desempeñan cargos, los responsables o
miembros de comisiones (tenga o no responsabilidad directiva) o cualquier otro
servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo.
Características.-
 Es irregular y flexible, es decir, nos e fijan periodos estrictos para su remisión y
normas rígidas para su redacción.
 Los miembros extraordinarios se envían:

o A pedido de la autoridad,
o Cuando necesario comunicar sobre el avance o culminación de una tarea
encomendada, haya o no petición de la superioridad, y
o Si se presentan casos imprevistos de interés.
 Pueden ser numerados o no. La numeración de los informes extraordinarios e
obligatorios solo si el remitente desempeña cargo administrativos.
 Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de revisión.
 No llevan título.

Observaciones
 Los informes que presentan los servidores que no desempeña cargos
administrativos no llevan numeración ni siglas, los mismos que los memorando que
remiten.
 Los informes ordinarios y extraordinarios llevan en el código la sola denominación
de "Informe".
 Informe técnico

Usos:
El informe técnico lo usan los especialistas para informar sobre acciones ejecutadas
en el cumplimiento de la emisión.
Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad.
Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta acciones o
solucionan problemas u hechos delicados que requieren conocimientos
especializados.
Es un instrumento valioso para la toma de decisiones.
Características:
 El código lleva "informe técnico" como nombre de documento.
 Uso obligatoriamente "referencia"
 Es numerado
 El que firma lo hace con su respectivo sello de colegiatura.

Subtítulos del texto del informe técnico:

 Introducción.- Que específica el motivo o las razones que impulsa la redacción del
informe.
 Antecedentes.- Que ofrece una breve historia de cómo se suscitan los actos.
 Análisis.- Examinan minuciosamente los hechos, en base antecedentes,
argumentos, pruebas, cargos y descargos y disposiciones legales.
 Conclusiones.- Que contiene la deducción lógica del análisis que realiza, relación
directo a hechos e ideas expuestas. En las conclusiones todo aquello que fluye se
presenta y expresa en forma directa.
 Recomendaciones.- Que sugiere posible soluciones con relación al asunto tratado.
La autoridad es libre de tomar en cuenta en la toma decisiones.


RECURSO DE RECONSIDERACIÓN
Es el Recurso impugnativo que se interpone ante el mismo órgano que dictó la primera
resolución impugnada, debiendo necesariamente sustentarse en nueva prueba
instrumental. Este recurso es opcional y su no interposición no impide el ejercicio del
Recurso de Apelación.

RECURSO DE APELACIÓN
Es el Recurso impugnativo que se interpone cuando la impugnación se sustente en
diferente interpretación de las pruebas producidas o cuando se trate de cuestiones de
puro derecho, debiendo dirigirse a la misma autoridad que expidió la resolución para
que se eleve lo actuado al superior jerárquico.
Es un recurso ordinario y vertical o de alzada, que supone el examen de los resultados
de la instancia, y no un nuevo juicio, mediante el cual el juez ad que examina la
corrección y regularidad de la resolución dictada por el juez a quo, según los motivos
de agravio que aduzca el apelante.
 EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

El ROF es el Reglamento de Organización y Funciones de una entidad, que se constituye en un documento técnico
normativo de gestión institucional que establece:
a) La estructura orgánica de la entidad.
b) Las funciones generales y específicas de la entidad y de cada uno de sus órganos y unidades orgánicas.
c) Las relaciones de coordinación y control entre órganos, unidades orgánicas y entidades cuando corresponda.
Este instrumento de gestión formaliza las competencias de cada área dentro de la organización y en función a ello se
puede determinar las responsabilidades que le corresponde en el logro de los objetivos institucionales.
Explicación
La organización del gobierno local la conforma el Concejo Municipal, integrada por regidores; y, la Alcaldía, integrada
por el alcalde, quien preside el Consejo Municipal. Tanto el alcalde como los regidores son funcionarios públicos
elegidos por sufragio directo de los ciudadanos, por un período de cuatro (4) años, pudiendo ser reelegidos
indefinidamente; y su mandato es irrenunciable, pero revocable conforme a Ley.
El Concejo Municipal es el órgano que ejerce las funciones normativas y fiscalizadoras y la Alcaldía es el órgano que
ejerce las funciones ejecutivas, siendo el Alcalde el representante legal del GL y su máxima autoridad administrativa.

Base legal
 Lineamientos para la elaboración y aprobación del Reglamento de Organización y Funciones – ROF por
parte de las entidades de la Administración Pública, D.S. Nº 043-2006-PCM, publicado el 26/07/2006.
 Ley Orgánica de municipalidades, Ley Nº 27972, publicada el 27/05/2003

Recomendación de buenas prácticas

1. Verificar la existencia del ROF en la municipalidad, el cual debe estar aprobado por Ordenanza del
Concejo Municipal.
2. Verificar que las áreas y funcionarios realizan su gestión en concordancia con el ROF vigente.
3. Identificar las dificultades y deficiencias de la organización actual y promover los cambios que sean
necesarios en el ROF.

Manual de organización y funciones (MOF)

El manual de organización y funciones (MOF) es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar
parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal.

El MOF contiene, esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada organigrama y la descripción

de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se suelen incluir en la descripción de cada puesto el
perfil y los indicadores de evaluación.

Hoy en día, se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones
de calidad (ISO, OHSAS, entre otras), lo requieran, sino porque su uso interno y diario minimiza los conflictos de
áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

Como ven, la existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso
de su elaboración.

¿Qué se necesita para elaborar un MOF?

 La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de los líderes como promotores.

 Que los líderes que toman las decisiones separen unas horas para las decisiones referentes a estos
temas.
 Formar un equipo técnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo.
 Que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá realizar el MOF
 Que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del cronograma y para que el plan
estratégico se refleje en las funciones.
 Hacer un plan de implantación de este manual. especialmente con los cambios fuertes.
 Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la intranet institucional

Manual de Procedimientos (MAPRO)

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en
la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y
participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o
equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro
de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas
las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia,
la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y
a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma
detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad,
etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

Cuadro de Asignación de Personal - CAP - UNCP

El CAP es un documento de gestión que contiene los cargos clasificados en base a la

estructura orgánica prevista en su Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y a
los objetivos y metas establecidos en su Plan Estratégico Decreto Supremo Nº 043-
2004-PCM: Aprueban Lineamientos para la Elaboración y Aprobación

El Presupuesto Analítico de Personal – PAP

Es el documento en el cual se considera el presupuesto para los servicios
específicos del personal permanente y del eventual, en función de la
disponibilidad presupuestal y el cumplimiento de las metas de los
subprogramas, actividades y/o proyectos de cada Programa Presupuestario,
previamente definidos en la estructura programática, teniendo en cuenta los
CAP y lo dispuesto por las normas de austeridad en vigencia.
Es un documento de Gestión Institucional, que refleja en términos
presupuestarios y financieros el gasto global que representa contar con
determinada cantidad y calidad de servidores públicos.

Los PAP se utilizan:

En la etapa de formulación del presupuesto de la entidad, para conciliar con la
respectiva disponibilidad presupuestal; los montos requeridos para las
asignaciones específicas.
En la etapa de elaboración del proyecto de presupuesto de la entidad a nivel
de programa y pliego, para la consolidación correspondiente.
En la etapa de ejecución del presupuesto aprobado de la entidad como
documento base para efectuar procesos técnicos de personal, como
nombramientos, ascensos, reasignaciones y otros, así como para efectuar
modificaciones del propio PAP a nivel de programa, subprogramas, actividad
y/o proyecto, según el caso.
Como base indispensable para la formulación de la Planilla Única de Pagos,
PUP, la que debe ajustarse al correspondiente PAP.