Documentos Administrativos

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Es un documento de carácter oficial que se utiliza en los organismos del sector público y por
extensión en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen
del estado.
OFICIO: El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más
alta jerarquía; por lo tanto, el oficio no puede ser usado a título personal, sino en representación
de una entidad o institución, o en mérito a un cargo directivo que se ocupa, por ejemplo lo usan
los directores de los ministerios, los rectores, vicerrectores, decanos, jefes de departamento de las
universidades; los directores de los centros educativos, etc.; y no así los trabajadores
administrativos ni los profesores de aula o de asignatura que no desempeñan algún cargo
directivo. El oficio se difunde en dos niveles; a nivel externo, es decir, fuera de una institución; y a
nivel interno, dentro de ella. A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la
entidad, especialmente con aquellas que ocupan cargos directivos, y a nivel interno, enlaza a los
que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o institución.
PARTES:
El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:
1. Membrete (nombre de la institución o

entidad que envía el oficio)
2. Lugar y fecha
3. Código (hace referencia al tipo y al
número de oficio que se expide)
4. Destinatario
5. Asunto (tema a tratar)
6. Texto (desarrollo del asunto)
7. Antefirma
8. Firma, posfirma y sello
9. "con copia" (c.c.)
10. Pie de página Y las siguientes complementarias:
1. Nombre del año (obligatorio
únicamente en los oficios de circulación
externa)
2. Anexo (opcional, en caso de enviar
algún documento adjunto).
CLASES:
Distinguimos dos clases de oficios: simple y

múltiple.
1. Oficio simple: conocido comúnmente solo con el nombre de "oficio", se emplea para comunicar
disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones, presentar
personas, participar la realización de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y
para proporcionar cualquier otra información a un solo destinatario, que viene a ser la persona,
dependencia o institución que se nomina en la parte llamada "destinatario"
2. Oficio múltiple: el oficio múltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra
información simultáneamente a varios destinatarios y todos ellos son tratados en igualdad de
condiciones, además dentro de sus características principales se encuentran la de llevar en el
código la denominación de "oficio múltiple"; mantener la misma numeración para todos los
ejemplares; dejar en blanco el espacio correspondiente al destinatario, con la única mención del
tratamiento "señor" o "al"; usa "distribución" en lugar de "con copia"; el texto del oficio múltiple
debe de redactarse en tercera persona singular (Ud. en lugar de Uds.)
LA SOLICITUD
También llamada instancia, la solicitud es un documento escrito que va dirigido a un organismo
público o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamación con la
exposición de los motivos en los que se basan.
ÁREA DE DIFUSIÓN:
La solicitud también se difunde tanto en la administración pública como en la privada. En ambos

casos el que presenta la solicitud lo hace como persona natural con derechos y responsabilidades
individuales, al margen del cargo que podría desempeñar en una institución o fuera de ella.
PARTES:
1. Sumilla: asunto.
2. Destinatario:
Nombre y Apellidos
Cargo
Lugar donde ejerce su cargo.
3. Presentación:
Datos personales incluido el DNI
4. Texto: fundamentación y
pedido:
5. Lugar y fecha:
6. Firma y posfirma.
Y de los siguientes complementarios:
Anexo.
Con copia.
CLASES:
1. Solicitud individual: sirve para
gestionar la atención de un derecho en forma
individual. Si una medida administrativa afecta a dos o
más personas por igual, estas deben presentar su
solicitud por separado.
2. Solicitud colectiva: se utiliza para
pedir la atención de un derecho que se considera de
interés colectivo. Recibe el nombre de
¨memorial¨.
EL MEMORANDO
CONCEPTO:
Es un documento simplificado de uso muy difundido en

organismos del estado y las del sector privado ya que es
flexible, practico, breve y directo.
Los documentos más usados en la

administración pública son el oficio y el
memorándum, pero hay instituciones que se delimitan al
usar el oficio para su comunicación externa y el memorando
para la interna. Este último por ser un documento de vasta
utilización, algunas instituciones mandan a imprimir
formatos de memorandos para facilitar su
redacción.
ÁREA DE DIFUSIÓN:
El memorando es un documento de carácter interno,

porque solamente se difunde dentro de la
institución.
Este memorando se usa al margen de nivel o

jerarquía. Por ejemplo: entre la secretaria y el gerente,
entre el director y un profesor de un colegio, etc.
PARTES:
1. Lugar y fecha.
2. Código.
3. Destinatario.
4. Asunto.
5. Texto.
6. Antefirma.
7. Firma y pos firma.
8. ¨con copia¨
9. Pie de página.
Y los siguientes complementarios:
Membrete.
Nombre del año.
Destinator (persona que envía el

documento).
Referencia.
Sello (obligatorio para los que lo

tienen).
Anexo.
CLASES:
1. Memorando simple: se utiliza para

comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir
documentos; dar a conocer realización de actividades o
ejecución de tareas en general a un solo
destinatario.
2. Memorando múltiple: se usa

para dar a conocer disposiciones o cualquier otra
información en forma simultánea a varios
destinatarios.
LA CARTA
CONCEPTO:
Es un documento de carácter privado que se

utiliza en las entidades que no dependen del estado y entre
personas naturales para tratar diversos asuntos de interés
en común relacionados con el campo administrativo, legal,
comercial, cultural, social, familiar o amical.
ÁREA DE DIFUSIÓN:
Se difunde en:
Las empresas y demás entidades, estableciendo

comunicación a nivel externo, o sea, con otras entidades
ajenas a ellas.
Entre personas naturales para que se comuniquen entre

sí y con las empresas públicas o
privadas.
PARTES:
1. Membrete.
2. Lugar y fecha.
3. Código.
4. Destinatario.
5. Asunto.
6. Texto.
7. Antefirma.
8. Firma y posfirma (sello si

hubiera).
9. ¨con copia¨.
10. Pie de página.
Y las siguientes complementarias:
Nombre del año.
La línea de atención.
Referencia.
Vocativo.
Anexo.
CLASES:
1. Por el número de
destinatarios:
Carta simple: solo tienen un

destinatario
Carta circular: tienen más de un

destinatario.
2. Por el tema que tratan:
Carta administrativa: trata asuntos de

carácter administrativos en las empresas e
instituciones.
Es un documento por el cual una persona otorga poder a

otra para que la represente en un acto o varios.
El apoderado puede renunciar a la representación

conferida por el poderdante en cualquier momento mediante
comunicación cursada a él (carta de
renuncia).
El poder conferido puede ser revocado en cualquier

momento por el poderdante utilizando el mismo medio.
Carta comercial: usadas por las empresas y

personas para tratar asuntos comerciales.
Carta notarial: se firma con el remitente

legalizado por notario público.
Carta familiar: trata según la familia

y sus intereses.
EL INFORME
CONCEPTO:
El informe es un documento por el cual se hace conocer

el avance o culminación de acciones encomendadas o la
ocurrencia de hechos considerados de interés. Por ejemplo,
los profesores presentan informe sobre el avance de su
presentación curricular; un ingeniero, sobre la
ejecución de una obra; un trabajador de una tienda
comercial, sobre las ventas efectuadas en una semana; de igual
manera una secretaria puede enviar un informe, por propia
iniciativa de su máquina de escribir; o el presidente de
una comisión investigadora puede hacer lo propio sobre los
resultados de la investigación que ha realizado su
comisión.
ÁREA DE DIFUSIÓN:
El informe es un documento que se difunde solamente

dentro de una institución o empresa. Relaciona al
subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro
de su mismo nivel.
PARTES:
El informe posee las siguientes partes:
1. Lugar y fecha
2. código
3. destinatario
4. asunto
5. texto
6. antefirma
7. firma y posfirma
8. "con copia"
9. pie de página
CLASES:
Existen diferentes criterios para clasificar a los

informes. Por ejemplo, en la Policía Nacional del
Perú los dividen en administrativos y policiales, en base
al asunto que tratan. Nosotros, tentativamente, los clasificamos
en ordinarios, extraordinarios y técnicos, teniendo en
cuenta a las personas que los emplean, la rigidez que observan en
su redacción y la regularidad con la que se
presentan.
INFORME ORDINARIO:
El informe ordinario lo usan los que desempeñan

cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones
programadas.
El informe sirve para evaluar el desarrollo de acciones
previstas, porque proporciona información sobre el
porcentaje de avances en periodos determinados y sobre las
condiciones en las que se ejecutan dichas acciones.
Además, el informe ordinario constituye un

verdadero documento de trabajo, porque también sirve para
formular proyectos, resúmenes, cuadros
estadísticos, comparaciones, etc. Por eso, toda
información que suministre debe ser fría, objetiva
e imparcial.
INFORME EXTRAORDINARIO:
El informe extraordinario lo usan los que

desempeñan cargos, los responsables o miembros de
comisiones (tengan o no responsabilidad directiva) o cualquier
otro servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de
trabajo.
EL CONTRATO
CONCEPTO:
Es un documento que contiene los acuerdos a los que han

llegado dos o más personas, para crear, regular, modificar
o extinguir una relación jurídica patrimonial. Por
ejemplo, para la compraventa de un terreno, alquilar un local o
prestar servicios profesionales.
El contrato es de cumplimiento obligatorio, porque su

contenido responde a la voluntad común de las partes, sin
presión. Pero solo obligan cuando se hayan expresados en
ellos.
El contrato, en pocas palabras, es la

legalización y formalización de un pacto de dos a
más personas con un fin determinado.
ÁREA DE DIFUSIÓN:
Generalmente el contrato se redacta en original con una

copia; una para cada parte, si hay mas partes se reproducen mas
copias.
El contrato es un documento privado que solo si es

necesario, como en una denuncia por incumplimiento de este, se le
da carácter de público.
PARTES:
Partes obligatorias:
1. Titulo (se escribe la clase de contrato que

es).
2. Texto.
3. Lugar y fecha.
4. Firma y posfirma de las partes

contratantes.
5. Pie de página.
EL CURRÍCULUM VITAE
CONCEPTO:
Es un documento que contiene información sobre

las acciones más sobresalientes e importantes de una
determinada persona, en el campo educativo, profesional y/o
laboral, proporcionada por ella misma.
La expresión ¨currículum vitae¨ es

una frase latina que significa ¨recorrido de vida¨, por
lo cual este documento viene a ser un testimonio esquematizado y
resumido, de lo más trascendente que ha hecho una persona
durante toda su vida.
CLASES:
Por presentarse con documentos sustentatorios o sin

ellos:
CURRÍCULUM VITAE SIN DOCUMENTAR:
En este currículum no se presentan los documentos

que sustenten la información dada por la persona.
Posteriormente si esta persona se gana la plaza para un cargo
determinado deberá entregar la documentación
probatoria correspondiente.
CURRÍCULUM VITAE DOCUMENTADO:
Por el contrario al otro currículum, este si

lleva la documentación que compruebe lo informado. Esta
documentación, por lo general, se sustenta en copias
fotostáticas simples. Sin embargo, con el fin de evitar
fraudes y engaños, muchas entidades del Sector
Público exigen que las copias de cualquier documento
comprobatorio se presenten debidamente legalizadas por el
fedatario de las entidades que las han expedido.
Por su grado de complejidad:
CURRÍCULUM VITAE BÁSICO:
Es un documento simple, que mayormente corresponde a una

persona que se inicia o que tiene una poca experiencia laboral.
Comprenden los siguientes rubros:
Datos generales:
En este rubro la persona registra sus datos personales

como: apellidos, nombres, lugar y fecha de nacimiento, edad, DNI,
estado civil, domicilio, teléfono y cualquier otra
información que se crea conveniente.
Estudios realizados:
Se informa sobre los estudios realizados a nivel

inicial, primario, secundario y superior. Señalando el
año y el lugar en donde los realizó.
Experiencia laboral:
Se informa enumerando los trabajos dependientes que ha

tenido empezando por el ultimo de manera
retrospectiva.
Capacitación:
Comprende la relación de los eventos en que ha

asistido, así como de los cursos complementarios que ha
llevado, los cuales pueden ser: idiomas, computación,
mecanografía, etc.
Referencias personales:
Van los nombres y apellidos, dirección y

teléfonos la persona o personas que, a nuestro criterio,
son las más indicadas para dar referencias positivas de
nosotros. Basta con citar a dos persona.
CURRÍCULUM VITAE CON FINES
PROFESIONALES:
Es el documento realizado por un profesional que

comprende los siguientes rubros:
Datos generales:
Grado académico y/o titulo de

profesional:
Se menciona el título más alto obtenido ya

sea bachiller, maestro o doctor.
Estudios de posgrado y/o postítulo:
Estos estudios de posgrado son los que conducen al

título de maestro o doctor.
Experiencia laboral:
Labores profesionales:
Son los trabajos importantes de asesoría,

así como los proyectos mas trascendentes.
Capacitación:
Actividades de proyección social y servicios a la

comunidad:
En este rubro se exponen las acciones ejecutadas por el

interesado como: el organizador (o miembro de la comisión
organizador), ponente o expositor, titular de cargos
administrativos.
Reconocimientos y distinciones:
Como las felicitaciones, condecoraciones,

agradecimientos, premios, honores, etc.
CURRÍCULUM VITAE CON FINES

ACADÉMICOS:
Se elabora con énfasis en el aspecto

académico tratando de mostrar una imagen integral en el
interesado. Este documento se presenta en los concursos de plazas
para la docencia universitaria o para la educación
superior. Llevan los siguientes rubros:
Datos generales:
Grado académico y/o titulo de

profesional:
Estudios de posgrado y/o postítulo:
Experiencia profesional:
Viene a ser aquella que se adquiere desde la

obtención del título profesional.
Experiencia de docente universitaria o en

educación superior:
Como lo indica se informa si se ha dado la actividad de

docente en otra ocasión.
Dominio de idiomas:
Se menciona que idiomas se dominan.
Participación de certámenes
científicos, académicos y culturales de
carácter nacional o regional:
Estas pueden ser: invitado de honor, presidente

honorario del certamen, miembro de mesa directiva, miembro de
comisión organizadora, miembro de jurado calificador de
ponencias y autor o coautor de ponencias.
Capacitación:
Trabajos de investigación:
Se enumera los realizados en forma individual o en

grupo, publicados o publicables.
Publicaciones:
De libros, revistas, textos, guías, poemarios,

etc. Que sea de su autoría.
Experiencia administrativa:
Se hace mención de cargos administrativos que se
ha desempeñado en las instituciones en la que ha
laborado.
Actividades de proyección social y de servicio a

la comunidad:
Reconocimientos y distinciones:
Especialmente de comunidades científicas o del

ámbito cultural.

Documentos Administrativos

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Documentos Administrativos

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Documentos Administrativos

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. Membrete (nombre de la institución o

Distinguimos dos clases de oficios: simple y

La solicitud también se difunde tanto en la administración pública como en la privada. En ambos

Lugar donde ejerce su cargo.

Datos personales incluido el DNI

Y de los siguientes complementarios:

Es un documento simplificado de uso muy difundido en

Los documentos más usados en la

El memorando es un documento de carácter interno,

Este memorando se usa al margen de nivel o

7. Firma y pos firma.

Y los siguientes complementarios:

Nombre del año.

Destinator (persona que envía el

Sello (obligatorio para los que lo

1. Memorando simple: se utiliza para

2. Memorando múltiple: se usa

Es un documento de carácter privado que se

Las empresas y demás entidades, estableciendo

Entre personas naturales para que se comuniquen entre

8. Firma y posfirma (sello si

10. Pie de página.

Y las siguientes complementarias:

Nombre del año.

Carta simple: solo tienen un

Carta circular: tienen más de un

2. Por el tema que tratan:

Carta administrativa: trata asuntos de

Es un documento por el cual una persona otorga poder a

El apoderado puede renunciar a la representación

El poder conferido puede ser revocado en cualquier

Carta comercial: usadas por las empresas y

Carta notarial: se firma con el remitente

Carta familiar: trata según la familia

El informe es un documento por el cual se hace conocer

El informe es un documento que se difunde solamente

El informe posee las siguientes partes:

Existen diferentes criterios para clasificar a los

El informe ordinario lo usan los que desempeñan

Además, el informe ordinario constituye un

El informe extraordinario lo usan los que

Es un documento que contiene los acuerdos a los que han

El contrato es de cumplimiento obligatorio, porque su

El contrato, en pocas palabras, es la

Generalmente el contrato se redacta en original con una

El contrato es un documento privado que solo si es

1. Titulo (se escribe la clase de contrato que

4. Firma y posfirma de las partes

Es un documento que contiene información sobre

La expresión ¨currículum vitae¨ es

Por presentarse con documentos sustentatorios o sin

CURRÍCULUM VITAE SIN DOCUMENTAR:

En este currículum no se presentan los documentos

CURRÍCULUM VITAE DOCUMENTADO:

Por el contrario al otro currículum, este si

Por su grado de complejidad:

CURRÍCULUM VITAE BÁSICO:

Es un documento simple, que mayormente corresponde a una