El Oficio

EL OFICIO .
El oficio es un documento de carácter oficial ,que se utiliza en los organismos del Sector público y por extensión
en algunas instituciones educativas,culturas,sociales y deportivas que no dependen del Estado.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial ,a las autoridades de más alta jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones,invitar ,pedir información,contestar ,remitir

documentos,agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo.
AREA DE DIFUSIÓN. El oficio se difunde en dos niveles : a nivel externo,es decir fuera de una institución ; y a nivel
interno ,dentro de ella.
A nivel externo ,establece comunicación con personas ajenas a la entidad,especialmente con aquéllas que ocupan
cargos directivos.
A nivel interno.enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o institución.
FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS
 Los oficios de circulación externa son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por
quien hace su veces.Sin embargo,en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la
institución,abordando asuntos específicos de trabajo pueden los que dirigen los órganos internos hacerlos
redactar a nombre suyo y firmarlos,pero eso sí,sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.
 Los oficios de circulación interna son firmados por los que desempeñan cargos directivos en la institución.
-Los que no desempeñan cargos directivos no están facultados para hacer uso del oficio,porque no representan
legalmente ni a instituciones ni a sus órganos.estas personas se comunican con sus superiores o entre ellas,según
los casos ,mediante memorandos,informes,cartas o solicitudes.Por lo tanto,el oficio no puede ser usado a título
personal,sino en representación de una entidad o institución, o en mérito a un cargo directivo que se ocupa.Por
ejemplo ,lo usan los directores de los ministerios,los rectores,vicerrectores,decanos,jefes de departamentos de la
universidades; los directores de centros educativos,etc.; y no así los trabajadores administrativos ni los profesores
de aula o de área que no desempeñen ningún cargo directivo.
Partes del oficio
1. Membrete
Es el primero. Todas s empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
2. Año
Es la denominación que se le da al año actual.
3. Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
4. Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas,
seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la
oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.
5. Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el
cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
6. Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en
resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
7. Referencia
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento
recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe
con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o
convenios.
8. Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma
clara y precisa y muy brevemente.
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
9. Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.
10. Firma y posfirma
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que
le distingue, más el sello respectivo.
11. Iniciales
Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en
minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.
12. Anexo
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas,
etc.
Un anexo es una página que constituye un tipo de información de soporte enciclopédico, que aporta
información relacionada con artículos, pero que no es un artículo en sí mismo. Este tipo de páginas
utilizan el espacio de nombres específico Anexo:, y se categorizan en la Categoría:Anexos.
13. Distribución
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a
quienes va dirigido el oficio.

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En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.

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Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

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