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Prof. Juan Vctor Tito Corrales

EL OFICIO
El oficio es un documento o comunicacin escrita de carcter netamente oficial,
protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes
dependencias pblicas o privadas.
REA DE DIFUSIN
El oficio define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institucin; y
Nivel Interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas a la entidad,
especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos.
A nivel interno, enlazan a los que desempea funciones de direccin dentro de una
entidad o institucin
1. FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS
Los oficios de circulacin externa, son firmados solamente por la mxima
autoridad de la institucin o por quien hace sus reces. Abandonando asuntos
especficos del trabajo
Los oficios de circulacin interna, confirmados por quien desempean cargos
directivos en la institucin.
2. ESTRUCTURA
1. Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se
enva, el da, el mes y el ao en curso.
2. Numeracin.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el
memorndum; la palabra OFICIO con mayscula, seguida del nmero de
expedicin; separada por una lnea oblicua, a continuacin las siglas de la oficina
de procedencia con letras maysculas, separada par una lnea oblicua y el ao en
curso.
3. Destinatario. Es la parte que abarca cuatro lneas o ms de acuerdo a lo
requerido, aqu se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a
quien se dirige.
4. Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayscula la palabra: ASUNTO,
seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto,
que sera explicado en el cuerpo.
5. Referencia. Es la quinta parte que se usa, slo cuando s necesita mencionar la
numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere
dar respuesta.
6. Cuerpo o texto. Es la parte ms importante, aqu se dar a conocer el mensaje
de la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente.

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7. Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen,

tambin, expresiones conocidas
8. Firma y pos-firma.
Firma: Se escribe la rbrica a mano.
Pos-firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y
a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo:
9.-Iniciales. Al igual que en el memorndum, la iniciales del remitente con letras
maysculas y las del mecangrafo con minsculas.
10. Anexo. Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como
catlogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
3. UTILIDAD Y FINES
o

Tiene la funcin de relacionar a los rganos administrativos de la ms alta

jerarqua y por consiguiente debe ir firmado por el mximo representante legal de
la Institucin que lo emita.

El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes o

tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de
colaboracin, de agradecimiento.
4. TIPOS DE OFICIO
Oficio Simple o Directo.- Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o
contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitacin,
una peticin, agradecimiento o informacin de eventos o actividades culturales o
deportivas. Tambin cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algn
servicio.
Oficio Mltiple.- Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va
dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razn las instituciones o
dependencias tiene hasta el nmero de oficio, dejando puntos suspensivos para
escribir el nombre y el cargo de destinatario, slo para colocar cuando el caso lo
requiera; adems esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentacin. La
estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple, no
obstante es importante recordar que:
1. El nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a
distribuir.
2. En el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIN,
que viene a ser la ltima parte de este tipo de oficio.

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EJEMPLO

AO DEL CENTENARIO DE MACHUPICCHU PARA EL MUNDO

Cusco, julio 20 del 2011
OFICIO N 011 EP-FED-UNSAAC

Seor

: Luis Navarrete
Gerente de la Distribuidora Navarrete S.A.

Asunto

: SOLICITA LA DONACIN DE TEXTOS EDUCATIVOS PARA PRIMARIA Y

SECUNDARIA.

De mi mayor consideracin.
Es grato dirigirnos a Ud. Para peticionarle cordialmente la donacin de textos
educativos-didcticos, para las especialidades de primaria y secundaria de la FACULTAD DE
EDUCACIN, Universidad Nacional de San Antonio Abad del Cusco, ya que vivenciamos las
peripecias, la insuficiencia y la necesidad de conseguir textos para la implementacin de la
biblioteca con nuevos materiales educativos acordes con la poca y la realidad nacionalmundial en la cual nos desarrollamos apoyando primeramente de esta forma en nuestra
autocapacitacin personal y profesional permanente y en la realizacin del proyecto TODOS
POR UNA EDUCACIN BASADA EN EL AUTOPERFECCIONAMIENTO.
Y reconociendo el perfil profesional, personal, humano de su persona y las acciones nobles que
realiza en bien de nuestra sociedad acudimos a usted, agradeciendo anticipadamente el
aporte valioso que pudiese otorgarnos.
En espera de su amable respuesta y con la seguridad de contar con su valiosa comprensin y
aceptacin, aprovechamos la oportunidad para hacerle llegar el saludo y agradecimiento
eterno de la familia educativa de la Facultad de Educacin-Especialidad de Educacin Primaria.
Atentamente

JEFE DE DEPARTAMENTO
ACADMICO

Mgt.
Fredy
Caballero
Girn
COORDINADOR DE PRIMARIA

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EL MEMORNDUM
El memorndum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carcter
administrativo a personas de una empresa, institucin o dependencia de gobierno.
Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. Tambin hay
formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la palabra
es variable y todos son correctos Memoranda, Memorndums, Memorandos
o Memorndumes).
Otra definicin de sera: Un memorndum (memo como se le conoce en el ambiente
laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el
intercambio de informacin entre reas de una empresa con el objetivo de dar a conocer
informacin diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y ms.
La estructura del documento consta de las siguientes partes:

El membrete (logo de la compaa)

N de memorndum acompaado con abrev. del ao
DE: Nombre(s) del remitente(s)
A: Nombre(s) de a quien se dirige
Asunto
Fecha
Escrito redactado brevemente.
Firma (de quien emite)

Recuerda: no se debe expresar en primera persona. La redaccin debe ser

concisa y sencilla. No utilices palabras difciles. Evite las extensiones, sea
breve. Solo informe.

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EJEMPLO

MEMORANDUM MULTIPLE N 40-11E.T.W.CH.

DE LA

: JUNTA DIRECTIVA DE LA EMPRESA WIMPILLLAY CHOCCO

AL

: SR. PROPIETARIO DEL VEHICULO X1L 779

ASUNTO : SUSPENSION DE TRABAJO POR 07 DIAS.

FECHA

: Cusco 28 de julio del 2011

Por medio de la presente, se hace de su conocimiento, que la junta

directiva ha constatado la falta muy grave que cometieron sus conductores de
su vehculo arriba mencionado, y de acuerdo al reglamento interno de la
empresa WIMPILLAY - CHOCCO SRLTDA. el Gerente y la Junta Directiva se
ha visto obligado a cumplir con la sancin establecida, suspendindolo por
07 das, a partir del 01/08/2011 al 07/08/2011 a su vehculo de placa X1L
779.
As mismo la actitud de sus conductores altera el buen clima laboral
dentro de la empresa, motivo por el cual a sus conductores se les aplicara la
sancin correspondiente y este acontecimiento ocurrido ser tratado en una
futura asamblea.
Indicndole siempre que esta medida sea la ms adecuada para el
cambio de actitud de parte suya, y a partir de la fecha sus conductores
respeten las normas y el reglamento establecido dentro de la empresa.

Atentamente

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EL ACTA
Es un documento por el que se deja constancia de a realizacin de un hecho por propia
iniciativa o en cumplimiento de una dispocision .
Su funcin es de certificar y dar fe legal a determinados actos y deciones de una
empresa o sociedad para su debido cumplimiento.
CLASES
Acta de trabajo
Acta de sesin
Acta de inspeccin
Acta de fundacin
Acta de sociedad
Acta de conciliacin
AREA DE CIRCULACION
Se utiliza en todas las instituciones sobre todo gremiales que desean darle valor legal a
sus actividades de carcter social, juridcos y polticos.
FACULTAD PARA FIRMAR
La tienen todas las personas que protagonizan, dirigen y/o supervisan los hechos cuyas
insidencias se anotan en el acta.
ESTRUCTURA
Encabezamiento. Lugar y fecha, hora cantidad y nombre de los asistentes, aprobacin
o modificacin del acta anterior.
Cuerpo. Despacho, informe, pedidos, orden del dia, fundamentacin, discusin y
votacin.
Termino. Cierre del acta y firmas.

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Ejemplo: ACTA DE SESIN

ACTA DE SESIN ORDINARIA
En la ciudad del Cuzco, siendo las 4.p.m del da mircoles 15 de agosto del dos mil
once, se reunieron los miembros del Crculo periodstico "Csar Vallejo", en su local
Calle Los Cactus N 345, bajo la presidencia del Sr. Ral Villanueva, actu como
secretaria la seorita Ofelia Gmez Con el qurum reglamentario, el Sr. Presidente,
abri la sesin. Leda el acta de la sesin anterior, fue aprobada por unanimidad. Luego,
la seorita secretaria dio lectura a los oficios dirigidos a esta entidad. Todos ellos
felicitaban a nuestra institucin por su nuevo aniversario. Se acord contestarles en
trminos afectuosos y cordiales.
INFORMES
El Sr. Julio Paredes inform acerca de su labor al frente de la comisin encargada de los
festejos por aniversario. El Sr. Presidente, a nombre de la institucin y de todos los
miembros, agradeci y felicit la labor desarrolla da por dicha comisin.
El Sr. Tesorero expres su alegra por el xito social, deportivo, cultural y econmico
de la fiesta por el aniversario; inform que la suma recaudada era de veinte mil nuevos
soles (S/. 20.000.00)
Acto seguido, todos los presentes felicitaron al Sr. Presidente por la acertada direccin
en el Crculo Periodstico y por el xito alcanzado en la reciente celebracin.
PEDIDOS
El Sr. Pedro Macassi solicit se cursen oficios al Alcalde de la ciudad, y al Prefecto del
Departamento, agradecindoles por las facilidades que ofrecieron en los actos
conmemorativos.
El Sr. Oscar Amanzo pidi que los fondos recaudados ltimamente sean depositados en
una cuenta bancaria.
Finalmente, el Sr. Manuel Chanam pidi que se estudie la posibilidad de efectuar la
compra de un terreno para construir! nuevo local del Crculo
ORDEN DEL DA
Cada solicitante fundament su pedido:
El Sr. Pedro Maeassi manifest que era obligacin moral del Crculo agradecer por
escrito a las autoridades que colaboraron en los festejos. Se aprob por unanimidad.
El Sr. Oscar Amanzo dijo que era necesario buscar una fuente de financiacin, como
realizar el depsito de dinero recaudado en el Banco para acumular intereses y sirva de
base para un posterior prstamo pro local propio. La Sra. Mercedes Sosa expres que la
idea del Sr. Amanzo era loable. El Sr. Manuel Chanam dijo, que era necesario formar
una comisin encargada de los estudios Tcnicos-financieros para que en un plazo de
treinta das presente un proyecto de compra de terreno.
En forma unnime, el planteamiento fue respaldado y la comisin qued encargada de
la siguiente manera: Presidente Dr. Rafael Quiroz, miembros. Ingeniero Henry
Sotomayor y el Arquitecto Fernando Apaza.
CIERRE DEL ACTA
No habiendo otros asuntos que tratar, el Sr. Presidente levant la sesin siendo las 6.30
pm. Firmaron todos los concurrentes.
(Firmas)

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LA SOLICITUD

La solicitud es un documento mediante el cual uno se dirige a la superioridad para gestionar

algo que est amparado por las leyes y disposiciones legales. Como la atencin de un derecho.
Su funcin especfica es la de pedir o gestionar algn beneficio de carcter personal.
Sustentando los motivos y razones que lo determina.
CLASES:
Solicitud Oficial: dirigido a un organismo publico o estatalSolicitud Formulario: Es un format especial, se presentan generalmente en casas comerciales,
bancos o empresas del sector privado.
Carta Solicitud: se emplea cuando solicitamos algo a instituciones particulares.
FACULTAD PARA FIRMAR
La tienen todas las personas naturales mayores de 18 aos. Asimismo, los mandatarios
judiciales, los apoderados y los representantes legales a nombre de aquellos aquienes
representan.

ESTRUCTURA:
Sumilla: es la sntesis del pedido, se escribe en el margen superior derecho todo con mayscula
y opcionalmente subrayado.
Destinatario
Texto
Lugar y fecha
Firma

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SOLICITA: Loza deportiva N1 del

AA.HH.
Seor de wimpillay

Sr: CARLOS CAHUANA GUILLEN

Presidente del AA.HH. SEOR DE WIMPILLAY.

Yo, JUAN CARLOS ROJAS PARRA

identificado con
D.N.I N 24000801, presidente del pandero SANTA
ROSA con el debido respeto me presento y digo.
Que siendo participantes del pandero Santa Rosa vecinos de del AA.HH.
SEOR DE WIMPILLAY solicitamos nos facilite la loza deportiva para el evento deportivo
organizado por el pandero Santa Rosa, evento que se realizara el da sbado 21 del presente,
desde las 9:00am hasta las 4:00pm.
Seguros de contar con su aceptacin y sin otro en particular
aprovechamos la oportunidad para hacerle llegar las ms sentidas muestras de estima
personal.

Cusco 16 de octubre del 2006

Atentamente.

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LA CARTA
Una carta es un mensaje que una persona enva a otra. Se utilizan como medio
de comunicacin cuando las personas se encuentran lejos. Cuando se establece un intercambio
de correspondencia, se establece entre ambas una conversacin por escrito.
Todas las cartas deben cumplir con cierta estructura bsica:
> Lugar y fecha: indican dnde se encuentra la persona que enva la carta y qu da la
escribe.
> Encabezamiento: es la oracin con la que se empieza una carta. En ella se saluda al
receptor, invitndolo a leer el contenido de la misma.
> Cuerpo de la carta: es el texto principal que se desea comunicar.
> Despedida: es un saludo con el que se termina una carta.
> Firma: es el nombre de la persona que enva la carta.
Las cartas se colocan en un sobre para ser enviadas a travs del correo. Debe contener los datos
del remitente en el reverso y del destinatario en el anverso:
> Nombre y apellido del remitente o destinatario
> Direccin, localidad y cdigo postal
De acuerdo a la intencin del remitente, el tipo de mensaje que se desea enviar y a la relacin
existente entre las personas entre las cuales se establece la comunicacin, pueden diferenciarse
dos formas de carta fundamentales:
> Carta personal: Comunicacin entre dos personas que se conocen y en la que el
tema a tratar permite la utilizacin del lenguaje informal
> Carta formal: Comunicacin entre dos personas que no se conocen o en la que el
tema a tratar obliga a la utilizacin del lenguaje formal. Suelen utilizar ciertas frases
comunes para dirigirse a quien se enva la carta denominadas frmulas de cortesa.

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CARTA DE INVITACIN
Cusco, 20 de Agosto del 2008.
SEOR (ita):
_____________________________________________________________________

La Agrupacin de Estudiantes, con miras a la conformacin de una lista representativa

para las elecciones de la Especialidad de Primaria de la UNSAAC.
S A L U D A:
A ud, distinguido(a) compaero (a); tenemos
el alto honor de invitarle y proponerle mediante la presente se sirva ud. aceptar la peticin de
formar parte de nuestro equipo de trabajo serio, en esta agrupacin estudiantil, puesto de que
vemos en usted, a una persona cabal, con caractersticas y cualidades para trabajar en bien de
nuestra tan querida Especialidad de Primaria.
Asimismo se le hace una extensiva invitacin para participar de la reunin extraordinaria de
nuestra agrupacin estudiantil, que se llevar a cabo el da sbado 23 de agosto del 2008 a
horas 10:00 a.m. con la siguiente agenda:

Plan de trabajo de la agrupacin estudiantil

Conformacin de los cargos dentro de nuestra agrupacin estudiantil para cubrir los
diferentes puestos de trabajo.

Y Otros.

Aprovechamos esta oportunidad para ofrecer el testimonio de las muestras de consideracin

ms distinguida hacia usted.

_________________________
La Agrupacin Estudiantil