DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS
DOCUMENTOS IMPORTANTES

ALUMNA: EVELYN SANDY TORRES CARHUALLANQUI

16-9-2021

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 INTRODUCCIÓN

Los documentos que a continuación se exponen han sido confeccionados con la ayuda de la
publicación del libro "Manual de documentos administrativos". Este manual ha sido elaborado
por un equipo de funcionarios públicos coordinado por la Subdirección General de
Simplificación Administrativa y Programas de Atención al Ciudadano, integrada en la Dirección
General de Inspección, Simplificación y Calidad de los Servicios del Ministerio de
Administraciones Públicas, como desarrollo de un proyecto de modernización que pretende la
elaboración de modelos documentales adaptados a las necesidades específicas de las distintas
unidades de la Administración General del Estado y susceptibles de tratamiento informático.

CONCEPTO

La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por

reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada
actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan
los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.

FUNCIONES

Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:
1.- Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones
administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación
de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles
errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
2.- Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de
comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna -
entre las unidades que componen la organización administrativa - como externa - de la
Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.

CARACTERISTICAS

Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento

pueda ser calificado como documento administrativo.
Producen efectos
No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están
destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes,
extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros
o en la propia organización administrativa.

Son emitidos por un órgano administrativo

El emisor de un documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de

los órganos que integran la organización de una Administración Pública

Su emisión es válida

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Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos
formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.

OFICIO

(Viene del Latín OFFICIUM)

Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre
las instituciones estatales y particulares.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más
alta jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información,
contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos
administrativos.

SU FINALIDAD

 Informar,
 Invitar,
 Pedir,
 Remitir.

Á R EA DE DI FUS I ÓN

El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institución; y
Nivel Interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad,
especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos.
A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una
entidad o institución.

FA C UL T A D P A RA FI RM A R OF I C I OS

Los oficios de circulación externa, son firmadas solamente por la máxime autoridad de
la institución o por quien hace sus reces. Sin embargo en caso de existir la necesidad de
enviar oficios fuera de la institución, abandonando asuntos específicos del trabajo,
peden los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos,
pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad.
Los oficios de circulación interna, confirmados por quien desempeñan cargos directivos
en la institución.

P A RT ES DE U N OF I C I O

 Membrete: Nombre de la institución.

 Lugar y fecha
 Numero del oficio

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  Datos del destinatario: Tratamiento o cargo
 Vocativo
 Asunto
 Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje será directo,
sencillo y se evitara el tuteo.
 Despedida
 Firma y cargo del que remite el oficio
 Y los complementarios:
 Nombre del año ( obligatorio únicamente en los casos de circulación externa)
 Referencia
 Anexo

MEMORANDO
(Memorando = Cosa que debe tenerse en memoria)
Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna
advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta.
Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes
del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo.
Se difunde en todos los niveles o escalones de la administración.
Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el memorando.
Hay instituciones que incluso han delimitado el área de difusión de estos documentos:
emplean el oficio para su comunicación externa y el memorando para su comunicación
interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el
memorando, para lo segundo.

Á R EA D E DI FUS I ÓN

El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde

dentro de una institución o empresa.
Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al
margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación de los principios de simplificación
administrativa y racionalización de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su
secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa
o entre gerentes o jefes del mismo nivel.

FA C UL T A D P A RA FI RM A R MEM O RA NDOS

La tienen todos los servidores o miembros de una institución o empresa, sin distinción
alguna.

P A RT ES DEL M EM O RA NDO

El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:

1. Lugar y fecha
2. Código
3. Destinatario
4. Asunto

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 5. Cuerpo
6. Despedida o antefirma
7. Firma y posfirma
8. "con copia"
9. Pie de página.
10. Y las siguientes complementarias:
11. Membrete
12. Nombre del año
13. Referencia
14. Sello
15. Anexo

R EDA C C I ÓN D EL T EXT O

El texto del memorando comprende dos secciones:

Fórmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se
inicia la redacción del texto del memorando. Por ejemplo, la frase "sírvase..."
"Sírvase comunicar a esta dirección el record de... "
Existen muchas formulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno
generalmente empiezan la redacción del texto con las formulas: "sírvase..."
(como en el caso anterior) y "comunico a Ud. ..." como en el siguiente:
"Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer..."
Mientras que los memorandos que se envían al superior o a servidores del
mismo nivel, comienzan con las frases:
 "Por el presente..."
 "Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso..."
 "Me dirijo a Ud. ..."
 "Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... "
Exposición: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve,
precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos.

I M P O RT A NT E:

El texto del memorando no tiene "párrafo de cierre"

C LA S ES

Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Múltiple

M EM ORA ND O S I M P LE

Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a

conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas y, en general, para
informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario.

C A RA C T ER Í S T I C A S

Comparte las mismas características con el oficio simple, pero con la diferencia que en
el código lleva la palabra "memorando" como nombre del documento.

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 M EM ORA ND O M ÚLT I P LE

Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma

simultánea, a varios destinatarios.

C A RA C T ER Í S T I C A S

Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple, con la diferencia que
emplea "memorando múltiple" como nombre del documento. En algunas entidades lo
conocen como el nombre de "memorando circular".

El Acta

LA SOLICITUD
Es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio que se
considera que puedes ser atendido.
El derecho de petición de los peruanos esta amparado por el Art. 2 inc. 20 de la actual
constitución política que manifiesta que toda persona tiene derecho a formular peticiones
individual o colectivamente, por escrito ante la autoridad competente, lo que esta obligado
que el interesado una respuesta también por escrito dentro del plazo legal, bajo
responsabilidad.
Los miembros de las Fuerzas Armadas y de la Policía Nacional solo pueden ejercer individual el
derecho de petición. Actualmente las solicitudes se redactan en papel simple y no sellado.

FACULTAD PARA FIRMAR SOLICITUDES

Esta facultad la tiene toda persona natal capas mayor de 18 años. Asimismo los representantes
legales o nombres de aquellos aquietes representan.
Los menores de 18 años ejercen su derecho de petición por intermedio de sus padres o
apoderados; salvo que algunas instituciones permiten ejercerlo en determinados casos, como
los colegios que solicitan sus certificados de estudios al concluir su educación secundaria.
La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institución e incluso de una
persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del pedido.
El que no miembro de una institución presenta u solicitud por "Mesa de Partes", y el servidor
de ella puede hacer por "mesa de Partes", o por intermedio de su jefe inmediato. Si el
conducto es este último, el jefe de curso a tu solicitud mediante proveído "Hoja de Tramite" u
otro documento, con su opinión favorable o desfavorable.
P A RT ES DE LA S O LI C I T UD

1. La Sumilla.
2. Texto.
3. Lugar y fecha.

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 4. Firma y Posfirma.

Y los siguientes complementarios:

 Anexo.
 "Con Copia.

EL ACTA
El acta es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejar
constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Se extiende en hojas o
folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propósito.

El Acta es documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de
sustento para nuevas acciones como puede ser para la expedición de resoluciones, envío de
circulares, oficios, etc.

Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados organismos
públicos o casi-públicos, las instituciones de diversa naturaleza, tienen la obligación de llevar
los correspondientes libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que
se han pactado por los miembros que las representan.

CLASES

Acta de Trabajo.- Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran con
el fin de dejar constancia de actos o hechos de interés ocurridos en el cumplimiento de
nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral.
Las Actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los
acontecimientos. Son elaboradas por el secretario o por quien hace sus veces, en presencia de
la autoridad que preside el acto y con la intervención de personas interesadas. Los que
intervienen pueden sugerir a la autoridad la adición, suspensión o rectificación de alguna
incidencia que consideren pertinente.
Por ejemplo, se redacta esta clase de acta al momento de evaluar a los postulantes a plazas de
trabajo; al evaluar al personal de una institución con fines de ratificación o promoción interna;
en la ejecución de las diferentes etapas de un proceso electoral; al decomisar mercadería ilegal
o de dudosa procedencia; al realizar diligencias judiciales como audiencias, inspección ocular o
actos de conciliación entre partes en conflicto; al evaluar visitas de inspección administrativa a
centros de trabajo, establecimientos comerciales o a lugares devastados por hechos fortuitos
como sismos, inundaciones o incendios; al incautar, exterminar, transferir, inventariar,
entregar y depositar bienes; al asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver
diversos problemas o conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier otra acción
administrativa considerada delicada o de responsabilidad: Algunas entidades preparan
formularioso dan lineamientos para redactar este documento.
Las actas de trabajo, una vez redactadas, son leídas y firmadas inmediatamente por el
funcionario que presidio el acto, el secretario y las personas interesadas que han intervenido.
Si alguien que esta obligado o ha intervenido se niega a firmar el acta, la autoridad que dirigió
la acción hará constar tal negativa en la parte final del documento en presencia de los demás.

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Las actas de trabajo se envían al superior jerárquico con oficio de remisión o, en su defecto, se
conservan en los archivos de las oficinas que tienen interés en el asunto.

P A RT ES DEL A C T A DE T RA B A J O:

El acta de trabajo presenta las siguientes partes obligatorias:

1. Titulo (tipifica el acta)
2. Texto
3. Firma y posfirma de los que intervienen en el hecho que consta en el acta.
4. "con copia"
5. Pie de página.

Y las siguientes complementarias:

 Membrete
 Código
 Anexo

OB S E RVA C I ON ES

a) Si el acta de trabajo comprende varias páginas, las personas firmantes deben

adoptar las mismas medidas de seguridad que se toman al firmar directivas,
resoluciones, contratos, etc. que comprenden también varias páginas.
b) Los renglones que quedan en blanco por la falta de texto o por otra razón, se deben
complementar con guiones o rayas con el fin de prevenir la adición dolosa de algún
dato o texto posteriormente.
c) La persona ajena a la institución que firma el acta como testigo o parte interesada,
al momento de firmar coloca él numero de su DNI y coloca su domicilio.
A C T A DE S ES I ÓN .- Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos más
importantes que han sucedido en la sesión de un órgano deliberante.
Se denomina "Sesión" a la reunión formal de un grupo de personas, que se convoca o
cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes, estatus o normas
establecidas en cada entidad sea publica o privada. Y se conoce como "órgano
deliberante" a aquel grupo de personas que tiene la potestad legal de reunirse,
deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o
funciones.
Los órganos deliberantes facultados por la ley para celebrar sesiones, en primer lugar,
los órganos de gobierno de las instituciones como la Asamblea Universitaria, el
Consejo Universitario y los consejos de facultad en las universidades; la Junta General
de Accionistas y el Directorio en las empresas de sociedad anónima; la junta General
de Socios en las empresas de sociedad comercial o industrial de responsabilidad
limitada; la Asamblea General y el Consejo Directivo, en el caso de asociaciones; el
Concejo Municipal en las municipalidades distritales y provinciales; la Asamblea
General y la junta Directiva en el caso de los sindicatos, etc. En segundo lugar, pueden
reunirse en sesión los órganos consultivos y de apoyo u otros legalmente autorizados
por las normas internas de las entidades, como los departamentos académicos en las
universidades y las comisiones de trabajo que se constituyen, con carácter
permanente o eventual, para tratar asuntos de interés institucional.

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Las sesiones de los órganos de gobierno deben constar en libros de actas legalizados
conforme a ley. En las instituciones publicas, sus libros de actas son legalizados por el
notario publico o el juez, según corresponda. Las hojas de los libros de actas que se
deterioran o malogran no se arrancan ni destruyen, solamente se anulan. Las actas de
las sesiones de las comisiones de trabajo y de órganos efímeros se llevan en hojas A4 o
en formularios especiales.
El libro de actas permanece en poder del secretario, bajo su entera responsabilidad, y
las actas que se llevan en hojas sueltas o formularios se mantienen en poder del
presidente de la comisión u órgano efímero respectivos hasta que serán incluidas en
los informes que se remitirán a las instancias correspondientes.
Partes del acta de sesión
 Titulo
 Introducción
 Texto
 Cierre del Acta
 Firmas de los que la aprueban el acta
Estaciones o momentos de la sesion
Control de asistencia
Llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada la sesión, quien ejerce la
presidencia ordena al secretario a pasar lista para determinar si se cuenta o no con el
quórum necesario para dar inicio a la sesión.
Con la asistencia de miembros que representen el quórum de ley, el presidente
declara instalada formalmente la sesión, de lo que el secretario deja constancia en el
acta. Incluso, si es necesario hace mención al numero de miembros que conforman
legalmente el órgano que se ha reunido, para deducir con la facilidad que los que
están asistiendo representan realmente el quórum requerido para la sesión.

DES P A C HO

El presidente ordena al secretario leer – o lee el mismo - la correspondencia

recibida y enviada en el periodo comprendido entre la ultima sesión y aquella que se
está realizando.
La correspondencia que se da lectura es previamente seleccionada, clasificada y
ordenada. No es necesario leer toda la comunicación recepcionada y remitida; basta
leer los documentos principales.
Cuando hay necesidad, el presidente – u otro miembro – aclara o comenta la
comunicación que la requiera. Los documentos que necesitan ser debatidos pasan a
"orden del día".

I NFO RM ES

Los miembros informan sobre las acciones de trascendencia – o que según ellos, son
importantes – que han ejecutado en el ejercicio de sus funciones en el lapso
transcurrido desde la ultima sesión hasta la fecha, o sobre los encargos o tareas que
les fueron encomendadas en la sesión anterior.
Los informes se proporcionan en el siguiente orden: primero informa el que dirige la
sesión; luego, los miembros con cargo directivo, posteriormente, los presidentes o
responsables de comisiones; y, por ultimo, los demás miembros.

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Los informes se dan por propia iniciativa o a pedido de los miembros. El informe que
se proporciona puede ser ampliado por otros. El informe que requiere debate pasa a
"orden del día".

OB S E RVA C I ON ES :

a) En las dos estaciones anteriores, despacho e informes no se genera ni tolera

discusión alguna; son etapas en las que solo se proporciona información.
b) Los documentos e informes que necesitan ser discutidos, por lo general, ya forman
parte de la agenda.

L EC T U RA DE LA A GE NDA

El presidente lee la agenda de la sesión, la misma que se hizo conocer por medio de la
convocatoria o citación correspondiente. También hace referencia a los documentos e
informes que pasaron a "orden del día", ya como parte de la agenda.
La agenda que se ha leído no se somete a discusión ni aprobación de los asistentes, se
lee únicamente con el propósito de dar una idea general de los asuntos que serán
tratados en la sesión. Sin embargo, por acuerdo de los presentes, podrá alterarse el
orden del tratamiento de los asuntos considerados, su redacción o extensión.
Cualquier pedido de tratamiento de nuevos temas, se podrá solicitar en la estación
siguiente.

P EDI D OS

En esta etapa, los miembros que deseen que en la sesión se traten así mismo otros
temas no considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos. Estas
propuestas reciben el nombre de "pedidos".
Los pedidos se formulan en términos generales y el presidente los recepciona sin
objeción alguna. Posteriormente, cuando se ha agotado el tratamiento de los puntos
de la agenda, serán fundamentados y, por acuerdo de los asistentes, serán admitidos a
debate o rechazados.

O RDE N DEL DÍ A

Es la estación más importante. Aquí se debaten todos los temas de la agenda y los
documentos e informes que pasaron de las estaciones "despacho" e "informes".
El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la agenda es el
siguiente:
a) Presentación o exposición del tema, asunto o problema por el presidente y/o por
cualquier otro miembro.
b) Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y planteamiento de posibles
soluciones o acuerdos; y
Adopción de acuerdo o desacuerdos por la votación.
Terminado el debate sobre el tema, el presidente somete a votación las propuestas de
posibles soluciones o acuerdos formulados durante el debate.
Concluida la votación, el presidente declara ganadora a la propuesta que ha recibido
mayor número de votos, pero siempre y cuando este número sea igual o superior a la

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mitad más uno de los votos de los presentes. La propuesta ganadora se convierte
automáticamente en uno de los acuerdos de la sesión.
Lo que acabamos de ver, es camino que se sigue en el tratamiento de cada punto de la
agenda; exposición, debate y acuerdo. Así, en cada caso.
Mientras no se ha tomado acuerdo sobre el tema en debate, no se puede empezar a
debatir otro. Tiene que concluir primero con acuerdo. De lo contrario, se genera
desorden y caos en la sesión.

T RA T A M I ENT O DE P EDI D OS

Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los documentos e

informes que lo hubieren querido, el presidente invita a los autores de los "pedidos" a
fundamentarlos.
Escuchada la fundamentación de un pedido, lo somete a consideración de los
asistentes para que lo admitan a debate o lo rechacen. La admisión a debate de un
pedido o rechazo se efectúa por votación. El pedido admitido a debate recibe el mismo
tratamiento que cualquier punto de la agenda y los acuerdos a los que se llegan son
igualmente validos.

A P R OB A C I ON DEL A C T A

En cuanto se ha agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda; o en su

defecto, luego se debe someter a consideración de los presentes a la aprobación del
acta que se ha ido redactando en el transcurso de la sesión.
En las actuales circunstancias, esta aprobación del acta es un requisito imprescindible
para que adquiera fuerza legal. Y es una formalidad que solo requiere que el acta sea
leída en voz alta y que se vote su aprobación. Aprobada el acta, se da por levantada la
sesión.
NOTA IMPORTANTE:
No todas las estaciones o momentos que acabamos de estudiar se cumplen en una
sesión. La estación que no se cumple sencillamente no se considera.

R EDA C C I ÓN D EL A C T A D E SES I ON ORDI NA RI A

Se conoce con el nombre de sesión ordinaria a aquella que se realiza, en forma

obligatoria, en cada fecha o periodo fijado en las normas internas de cada institución,
pudiendo ser cada semana, cada 15 días, cada mes, o cada 6 meses. La sesión
ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesión que se ha
redactado.

R EDA C C I ÓN D EL A C T A D E SES I ÓN E XT RA O RDI NA RI A

Se denomina sesión extraordinaria a aquella que se lleva a cabo en cualquier fecha del
año, a iniciativa del que dirige el órgano deliberante o a pedido escrito de un numero
determinado de sus miembros (lo que es fijado por las normas internas), cuando
consideran que es necesario o urgente para la marcha normal o los intereses de la
institución o del órgano respectivo. Se convoca con la anticipación que señala la norma
y con la especificación de la agenda a ser tratada.

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 El desarrollo de la sesión extraordinaria toma en cuenta solo cuatro estaciones o
momentos de la sesión que son: control de asistencia lectura de la agenda, orden del
día y aprobación del acta.

CARTA, MISIVA O EPÍSTOLA

(Carta: viene del latín CHARTA; Misiva: viene del latín MISSUM, SUPINO DE
MITTERE: Enviar; Epístola: del latín ESPITOLA)
La Carta es una conversación escrita que a manera de conversación o platica es dirigida
a una persona ausente.
Las palabras epístola y misiva son sinónimos de CARTA
La epístola esta considerada como genero literario y por lo general tiene un carácter
sentimental y poético
Partes de una Carta
1. Lugar y fecha
2. Tratamiento y nombre de la persona a quien se escribe
3. Residencia del destinatario
4. Vocativo o expresión de cariño
5. Cuerpo o asunto de la misiva
6. Conclusión o despedida
7. Nombre y firma

Después de la despedida y firma podemos darnos cuenta que hemos omitido algo,
entonces mediante los llamados "posdata" o "posscritum" siendo las abreviaturas: (PD.
o PS), se escribirá al pie de lo que uno se ha olvidado.
CARTA COMERCIAL
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales
o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial
y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas
comerciales. Los más importantes son: aperturando un negocio, de compraventa, de
reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido
y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta
y el cierre. Las castas comerciales son las que se emplean en el mundo de los negocios:
ventas, compras, créditos, ofertas, cobranzas, promoción, etc. Tratan asuntos de
negocios o de trabajo. Prima en estas cartas un lenguaje directo, preciso y claro.
Partes
1. Membrete: Parte que identifica a la institución o empresa. Va en la parte superior
y central, o sino, al lado superior izquierdo.
2. Lugar y fecha
3. Nombre y dirección del destinatario
4. Asunto o referencia: Línea que sintetiza el contenido de la carta.
5. Vocativo

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 6. Cuerpo
7. Despedida
8. Firma
9. Iniciales: Sirven como constancia de los posibles errores o defectos. Se escribe con
mayúscula las iniciales de la persona que ordena o dicta la carta y con minúscula,
de la que escribe.

EL INFORME
Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminación de acciones
encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de interés
La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus hechos o
situaciones que conocen y que considere útiles para esclarecer para solucionar
problemas.
El informe tiene carácter de declaración jurada, quiere decir que la persona que
informe debe informa la verdad de lo contrario podrá ser sancionado administrativo y
penalmente.
Según los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo tanto, de extensión
variable, pudiendo abarca incluso varias paginas.
Así mismo puede ser elaborado y firmado por mas de una persona e ir acompañada de
cuadros, fotografías, videos, grabaciones, testimonios, declaraciones, resúmenes,
disquete, separatas, facturas, recibos, u otros documentos. Para sustentar la
información que se proporciona.
Él informe es utilizado por trabajadores del sector publico y privado y se redacta en
papel A4.
Área de difución
El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institución u
empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con
otro de su mismo nivel.
Facultad para firmar informe
Los servidores que no desempeñan cargos para dirigirse a sus jefes inmediatos.
Los que ocupan cargos para que se comunique con sus superiores y con los de igual
jerarquía.
Partes del Informe
1. Lugar y remitente
2. Nº de informe
3. Remitente
4. Destinatario
5. Motivo
6. Cuerpo
7. Conclusión
8. Despedida
9. Firma

Clases:
Existen diferentes criterios para clasificar los informes. Por ejemplo: en PNP los divide
en administrativos y policiales en base al asunto que trata. Nosotros, tentativamente, lo

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clasificamos en ordinario, extraordinario y técnicos teniendo en cuenta las personas
que las emplea, la rigidez que observa en su redacción y regularidad que se presentan:
 Informe Ordinario:

Usos:
Lo usa los que desempeña cargos para informar a sus superiores sobre el avance de
acciones programadas, sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque
proporciona información sobre el avance de periodos determinados en las que se
ejecuta dichas acciones.
Además constituye un verdadero documentos de trabajo por esto su información debe
ser fría, objetiva e imparcial.
Características:
o Es regular y rígido.
o Puede ser diario, semanal, mensual, quincenal, bimestral, trimestral, semestral, y
otros.
o Su remisión es obligatoria.
o Por lo general es enumerado.
o La mayoría lleva titulo y es enviado con oficio o memorando de remisión.
o Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con la información que reporta.

 Informe Extraordinario.-

Usos:
El informe extraordinario lo usan los que desempeñan cargos, los responsables o
miembros de comisiones ( tenga o no responsabilidad directiva) o cualquier otro
servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo.
Características.-
o Es irregular y flexible, es decir, nos e fijan periodos estrictos para su remisión y
normas rígidas para su redacción.
o Los miembros extraordinarios se envían:
 A pedido de la autoridad,
 Cuando necesario comunicar sobre el avance o culminación de una tarea
encomendada, haya o no petición de la superioridad, y
 Si se presentan casos imprevistos de interés.
o Pueden ser numerados o no. La numeración de los informes extraordinarios e
obligatorios solo si el remitente desempeña cargo administrativos.
o Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de revisión.
o No llevan titulo.

Observaciones
 Los informes que presentan los servidores que no desempeña cargos
administrativos no llevan numeración ni siglas, los mismos que los memorando que
remiten.
 Los informes ordinarios y extraordinarios llevan en el código la sola denominación
de "Informe".

 Informe técnico

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Usos:
El informe técnico lo usan los especialistas para informar sobre acciones ejecutadas en
el cumplimiento de la emisión.
Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad.
Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta acciones o
solucionan problemas u hechos delicados que requieren conocimientos especializados.
Es un instrumento valioso para la toma de decisiones.
Características:
o El código lleva "informe técnico" como nombre de documento.
o Uso obligatoriamente "referencia"
o Es numerado
o El que firma lo hace con su respectivo sello de colegiatura.

Subtítulos del texto del informe técnico:

o Introducción.- Que específica el motivo o las razones que impulsa la redacción
del informe.
o Antecedentes.- Que ofrece una breve historia de cómo se suscitan los actos.
o Análisis.- Examinan minuciosamente los hechos, en base antecedentes,
argumentos, pruebas, cargos y descargos y disposiciones legales.
o Conclusiones.- Que contiene la deducción lógica del análisis que realiza, relación
directo a hechos e ideas expuestas. En las conclusiones todo aquello que fluye se
presenta y expresa en forma directa.
o Recomendaciones.- Que sugiere posible soluciones con relación al asunto
tratado. La autoridad es libre de tomar en cuenta en la toma decisiones.

Bibliografía
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