Caicay Avellaneda Paul Sam

I.C.II

Redacción administrativa
Definición:

La redacción administrativa, como parte del proceso de comunicación, es también

un proceso que se caracteriza por estar sujeta a un formulismo pre establecido en el que
intervienen una fuente o emisor también llamado comunicador, y un destinatario o
receptor, también llamado comunicado.

El objetivo de la comunicación escrita es la de informar y permitir que las partes

intervinientes puedan entender lo que una o ambas buscan expresar.

El objetivo principal de la redacción administrativa es la comunicación que se da

entre entidades estatales y/o personas naturales, cuyo contenido se enfoca en asuntos
específicos relacionados al trabajo dentro de un ordenamiento legal.

Los planteamientos que a continuación se presentan tienen un amplio alcance,

pudiéndose aplicar en cualquier dependencia, pública o privada.

La redacción administrativa está compuesta de tres categorías:

La correspondencia

Comprende todos los documentos elaborados con carácter oficial que son usados
en el proceso de comunicación entre diferentes autoridades y entre las autoridades con
particulares.

Publicaciones

Se refiere a los documentos autorizados que contiene información indispensable

para facilitar el cumplimiento de las funciones de las organizaciones.

Formatos

Los formatos son documentos impresos de uso general autorizados en algunas

dependencias, que tienen como objetivo facilitar la presentación de la información en
forma organizada, ordenar y acelerar el trámite administrativo así como agilizar la
redacción. El tipo de formatos a ser utilizados dependerá de la institución, siendo por lo
general los formatos de espacios en blanco los que gozan de mayor demanda ya que
permiten el llenado de la información.

Características de la redacción administrativa

Unidad

Cada documento debe enfocarse en un tema principal o asunto. Cuando se busca

abordar dos o más temas o asuntos que no estén relacionados, se debe hacer un
documento por separado para cada uno de ellos, en función a las necesidades de
comunicación existente.

Coherencia

Los diversos puntos a ser expuestos en una comunicación escrita deberán

mantener un orden lógico y concatenado, buscando que cada uno de ellos tengan relación
entre si. La existencia de incoherencias hará que el proceso de comunicación se torne
difícil para una de las partes, principalmente el destinatario o comunicado.

Objetividad

El motivo principal o idea del documento debe ser expresado claramente en el

“Asunto” del comunicado como documento.

Claridad

El documento deberá ser escrito de tal manera que sea de fácil lectura y
entendimiento, permitiendo al comunicador transmitir íntegramente el motivo principal.

Precisión

Lo expresado en una comunicación escrita debe manifestarse en forma tal que

evite la generación de dudas o interpretaciones inadecuadas, por lo que el uso apropiado
de la terminología, ortografía y redacción es indispensable.

Concisión
 El ser conciso implica el uso adecuado de oraciones simples y breves, que
permitan expresar claramente lo que se busca en pocas palabras. Es recomendable evitar
el uso de metáforas, palabras rebuscadas, expresiones idiomáticas en desuso, entre otras,
que fomenten la creación de contenido escrito innecesario.

Vocabulario

El uso de una lengua deberá ser respetada a través del proceso de comunicación,
con la finalidad de mantener un vocabulario homogéneo que el destinatario pueda
entender con claridad. En tal sentido, si hablamos de comunicación en castellano, es
recomendable utilizar vocabulario adecuado en castellano para comunicar lo que
queremos. Sin embargo, en algunas circunstancias, el uso de vocabulario de lenguas
extrajeras es aceptado, sobre todo si se refiere a terminología especializada sobre temas
que tanto el comunicador como el comunicado conocen.

El Informe
CONCEPTO:
El informe es un documento por el cual se hace conocer el avance o culminación de
acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerados de interés. Por ejemplo, los
profesores presentan informe sobre el avance de su presentación curricular; un ingeniero,
sobre la ejecución de una obra; un trabajador de una tienda comercial, sobre
las ventas efectuadas en una semana; de igual manera una secretaria puede enviar un
informe, por propia iniciativa de su máquina de escribir; o el presidente de una comisión
investigadora puede hacer lo propio sobre los resultados de la investigación que ha
realizado su comisión.
ÁREA DE DIFUSIÓN:
El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institución o empresa.
Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su
mismo nivel.
PARTES:
El informe posee las siguientes partes:
1. Lugar y fecha
2. código
3. destinatario
4. asunto
5. texto
6. antefirma
7. firma y posfirma
8. "con copia"
9. pie de página
CLASES:
Existen diferentes criterios para clasificar a los informes. Por ejemplo, en la Policía
Nacional del Perú los dividen en administrativos y policiales, en base al asunto que tratan.
Nosotros, tentativamente, los clasificamos en ordinarios, extraordinarios y técnicos,
teniendo en cuenta a las personas que los emplean, la rigidez que observan en su redacción
y la regularidad con la que se presentan.
INFORME ORDINARIO:
El informe ordinario lo usan los que desempeñan cargos para informar a sus superiores
sobre el avance de acciones programadas.
El informe sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona
información sobre el porcentaje de avances en periodos determinados y sobre las
condiciones en las que se ejecutan dichas acciones.
Además, el informe ordinario constituye un verdadero documento de trabajo, porque
también sirve para formular proyectos, resúmenes, cuadros estadísticos, comparaciones,
etc. Por eso, toda información que suministre debe ser fría, objetiva e imparcial.
CARACTERÍSTICAS:
a) Es regular y rígido. Regular, porque se remite periódicamente, cada vez que transcurre el
lapso fijado de antemano; y rígido, porque se estructura bajo determinados lineamientos
dados también con anticipación.
b) El informe ordinario puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, bimestral, trimestral
o semestral.
d) Por lo general es numerado.
e) La mayoría lleva titulo y es enviado con oficio o memorando de revisión.
INFORME EXTRAORDINARIO:
El informe extraordinario lo usan los que desempeñan cargos, los responsables o miembros
de comisiones (tengan o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para
comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo.
CARACTERÍSTICAS:
a) Es irregular y flexible; es decir, no se fijan periodos estrictos para su remisión
ni normas rígidas para su redacción.
b) Los informes extraordinarios se envían a pedido de la autoridad y/o cuando es necesario
comunicar algún avance o culminación de alguna tarea encomendada, haya o no petición
del superior.
c) Pueden ser numerados o no. La numeración de los informes extraordinarios es
obligatoria solo si el remitente desempeña cargo administrativo.
d) Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de remisión.
e) No llevan titulo.

La Carta

CONCEPTO:
Es un documento de carácter privado que se utiliza en las entidades que no dependen del
estado y entre personas naturales para tratar diversos asuntos de interés en común
relacionados con el campo administrativo, legal, comercial, cultural, social, familiar o
amical.
 ÁREA DE DIFUSIÓN:
Se difunde en:
Las empresas y demás entidades, estableciendo comunicación a nivel externo, o sea, con
otras entidades ajenas a ellas.
Entre personas naturales para que se comuniquen entre sí y con las empresas públicas o
privadas.
PARTES:
 1. Membrete.
 2. Lugar y fecha.
 3. Código.
 4. Destinatario.
 5. Asunto.
 6. Texto.
 7. Antefirma.
 8. Firma y posfirma (sello si hubiera).
 9. ¨con copia¨.
 10. Pie de página.
Y las siguientes complementarias:
 Nombre del año.
 La línea de atención.
 Referencia.
 Vocativo.
 Anexo.
CLASES:
 1. Por el número de destinatarios:
 Carta simple: solo tienen un destinatario
 Carta circular: tienen más de un destinatario.
 2. Por el tema que tratan:
 Carta administrativa: trata asuntos de carácter administrativos en las empresas e
instituciones.
Es un documento por el cual una persona otorga poder a otra para que la represente en un
acto o varios.
El apoderado puede renunciar a la representación conferida por el poderdante en cualquier
momento mediante comunicación cursada a él (carta de renuncia).
El poder conferido puede ser revocado en cualquier momento por el poderdante utilizando
el mismo medio.
 Carta comercial: usadas por las empresas y personas para tratar asuntos
comerciales.
 Carta notarial: se firma con el remitente legalizado por notario público.
 Carta familiar: trata según la familia y sus intereses.
 3. Otros tipos:
 Carta poder: requiere tratamiento referenciado de la carta notarial, porque a veces
necesita la intervención de notario público y otras no.
 Carta con carácter de declaración jurada: carta simple que se presenta a las
entidades del sector público con el propósito de cumplir ciertas exigencias legales.
 Carta-Solicitud de empleo: es un documento mixto, por su forma es una carta y
por su contenido se parece a una solicitud. Se utiliza cuando se quiere dirigir a
 una empresa pública para ser considerado como postulante para cubrir una plaza de algún
empleo.
FACULTAD PARA FIRMAR LA CARTA:
La poseen todas las personas naturales y los representantes legales de entidades privadas.
MODELO:
1) REPRESENTACIONES CAPPELLETTI
Av. República de Panamá 1255
Telf. 4552378 fax 4897687
Lima 13 - PERU
2) Lima 13 de febrero del 2008
3) CARTA Nº 006-97
4) Señora
Gumersinda Guerrero González.
Jirón Padua 304
AYACUCHO
5) Asunto: Remisión pedido telefónico.
6) Es grato dirigirnos a usted para hacer de su conocimiento que su pedido telefónico del
día 12 del presente ha sido enviado el día de ayer por medio de la Empresa de Transportes
Los Libertadores S.A y esperamos que pueda recibirlo a la brevedad posible a su entera
satisfacción.
Sin otro particular y como siempre a la espera de sus gratas órdenes, nos despedimos hasta
otra oportunidad.
7) Atentamente.
8) JOSE ALVARADO RISCO
Gerente general
9) c.c.: Almacén
Archivo.
10) JAR/nfe.

El Memorando
CONCEPTO:
Es un documento simplificado de uso muy difundido en organismos del estado y las del
sector privado ya que es flexible, practico, breve y directo.
Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el memorándum,
pero hay instituciones que se delimitan al usar el oficio para su comunicación externa y el
memorando para la interna. Este último por ser un documento de vasta utilización, algunas
instituciones mandan a imprimir formatos de memorandos para facilitar su redacción.
ÁREA DE DIFUSIÓN:
El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro de
la institución.
Este memorando se usa al margen de nivel o jerarquía. Por ejemplo: entre la secretaria y
el gerente, entre el director y un profesor de un colegio, etc.
PARTES:
 1. Lugar y fecha.
 2. Código.
 3. Destinatario.
 4. Asunto.
 5. Texto.
 6. Antefirma.
 7. Firma y posfirma.
 8. ¨con copia¨
 9. Pie de página.
Y los siguientes complementarios:
 Membrete.
 Nombre del año.
 Destinator (persona que envía el documento).
 Referencia.
 Sello (obligatorio para los que lo tienen).
 Anexo.
CLASES:
 1. Memorando simple: se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o
transcribir documentos; dar a conocer realización de actividades o ejecución de tareas en
general a un solo destinatario.
 2. Memorando múltiple: se usa para dar a conocer disposiciones o cualquier otra
información en forma simultánea a varios destinatarios.
FACULTAD PARA FIRMAR EL MEMORANDO:
Esta facultad la poseen todos los servidores de una institución sin discusión alguna.
MODELO:
1) Chosica, 02 de Julio de 1997
2) MEMORANDO Nº 117-97-DIR
3) Señor : Prof. VICENTE VARGAS PALOMINO
Subdirector
4) Asunto : Remisión nómina alumnos matriculados.
5) Agradeceré a Ud. tenga a bien remitir inmediatamente a esta Dirección la nómina de
alumnos matriculados al Plantel durante el presente año escolar, para su envío urgente a la
USE 10, bajo responsabilidad.
6) Atentamente.
7) Prof. JUAN SOTO ESCOBAR
Director
8) C.c: Archivo.
9) JSE/rag.

La Solicitud
CONCEPTO:
También llamada instancia, la solicitud es un documento escrito que va dirigido a un
organismo público o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una
reclamación con la exposición de los motivos en los que se basan.
 La solicitud se redacta en una hoja A4. A veces las solicitudes van acompañadas de
requisitos que exigen las instituciones. Dichos requisitos pueden ser: certificados,
constancias, recibos, declaración jurada, fotografía, ¨currículo vitae¨, etc. Por ejemplo,
cuando se solicita el certificado de estudio se adjunta el recibo de pagos.
ÁREA DE DIFUSIÓN:
La solicitud también se difunde tanto en la administración pública como en la privada. En
ambos casos el que presenta la solicitud lo hace como persona natural con derechos y
responsabilidades individuales, al margen del cargo que podría desempeñar en una
institución o fuera de ella.
PARTES:
 1. Sumilla: asunto.
 2. Destinatario:
 Nombre y Apellidos
 Cargo
 Lugar donde ejerce su cargo.
 3. Presentación:
 Datos personales incluido el DNI
 4. Texto: fundamentación y pedido:
 5. Lugar y fecha:
 6. Firma y posfirma.
Y de los siguientes complementarios:
 Anexo.
 Con copia.
CLASES:
 1. Solicitud individual: sirve para gestionar la atención de un derecho en forma
individual. Si una medida administrativa afecta a dos o más personas por igual, estas deben
presentar su solicitud por separado.
 2. Solicitud colectiva: se utiliza para pedir la atención de un derecho que se
considera de interés colectivo. Recibe el nombre de ¨memorial¨.
FACULTAD PARA FIRMAR LAS SOLICITUDES:
Esta facultad la poseen todas las personas mayores de 18 años y los representantes legales a
nombre de sus representados.
Aquellas personas que son menores de 18 años ejercen su derecho de petición por el
intermedio de sus padres o apoderados.
MODELO:
 1) "SOLICITA CERTIFICADO
DE TRABAJO"
2) SEÑOR DIRECTOR REGIONAL DE MINERÍA
3) Miguel Ángel Grados Pando, con el LE Nª 24098798 y domicilio en el Jr. Chota 237 de
esta ciudad, ante Ud. con el debido respeto me presento y expongo:
Que por convenir a mis intereses, solicito a Ud. se me otorgue, por la dependencia
correspondiente, un certificado de los servicios que presté en esa Dirección Regional como
Jefe de la Unidad de Plantillas, Grado IV., Subgrado 1, durante dos años : del 02 de enero
de 2000 al 31 de diciembre de 2009.
POR LO EXPUESTO:
Es justicia que espero alcanzar
4) Cerro de Pasco, 11 de enero de 2010
5) Miguel Ángel Grados Pando

Circular

Carta dirigida a diferentes personas con una misma redacción. Las circulares son
documentos de contenido general, no previsto en la tramitación de un procedimiento
administrativo, que permiten el tratamiento de diferentes temas y una redacción flexible.
Formato: DIN A4 (210 _ 297 mm)

EL OFICIO

CONCEPTO. El oficio es un documento de carácter oficia, que se utiliza en los

organismos del Sector Público; y por extensión, en algunas instituciones educativas,
culturales, sociales y deportivas que no dependen del Estado.

El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial, a las autoridades de más alta
jerarquía.

Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información,

contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo.
4.2. ÀREA DE DIFUSIÓN.

NIVEL EXTERNO.- Establece comunicación con personas ajenas a la entidad,

especialmente con aquéllas que ocupan cargos directivos.

NIVEL INTERNO.- Enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una
entidad o institución. Las entidades que conforman el Sector Privado emplean la carta en
vez del oficio para su comunicación externa.

PARTES.

A. OBLIGATORIAS.
 Membrete.
 Lugar y fecha.
Código (no obligatorio en los oficios redactados en formato C).
 Texto.
 Antefirma.
 Firma, posfirma y sello.
 “Con copia”
 Pie de pàgina.
Referencias:

Lara, R. E. (2014). Redaccion de documentos administrativos. Lima: Intellectum.

http://www.redaccioncientifica.com.ar/home.html