EL OFICIO

Se designa con el trmino de oficio a aquel documento, generalmente utilizado por embajadas,
ministerios, municipios, colegios y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la
comunicacin de disposiciones, rdenes, informes, consultas y por otro lado, para llevar a cabo
gestiones vinculadas con acuerdos, invitaciones, de felicitacin, colaboracin y agradecimiento,
entre las ms recurrentes. Es decir, como se desprende de la definicin, un oficio resulta ser uno
de los medios ms formales de comunicacin a instancias del sector pblico.

Existen dos tipos de oficio, el oficio mltiple y el de transcripcin.

El mltiple es aquel documento que se usa cuando un mismo tema o asunto va dirigido a ms de
un destinatario y es por esto que las instituciones o dependencias que lo envan dejan en blanco
un espacio para que se incluya el nmero del mismo y el destinatario al cual va dirigido.
Asimismo, estos datos servirn a la hora de agilizar el proceso de documentacin. Generalmente,
en el oficio mltiple se comunican rdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias y otras
informaciones a diferentes oficinas y despachos de manera simultnea, siendo dirigido a
subordinados o entre jefes que mantienen mismos niveles de jerarquas. Dos cosas a tener en
cuenta en este tipo de oficio es que el nmero de oficio ser el mismo para todos los ejemplares
que se distribuirn y debe figurar si o si en el mismo la palabra distribucin.

Y el de transcripcin tal como nos lo anticipa su denominacin, es el oficio que se ocupa de

transcribir tal cual el contenido del oficio original. Todo los prrafos deben ir transcriptos tal cual
en el original y utilizando el entrecomillado. A travs de este tipo de documento, generalmente,
se difunden resoluciones, circulares, directivas u otras informaciones relativas al oficio original.
Al igual que en el caso anterior, los destinatarios de este tipo de oficios son los subordinados o
autoridades que se encuentran en un mismo nivel jerrquico.

Entre las partes que componen un oficio se cuentan: el membrete, nombre de ao, lugar y fecha
desde donde se lo escribe, numeracin correspondiente, destinatario, el asunto, escribindose la
palabra asunto en maysculas e indicando un pequeo resumen del contenido del mismo, la
referencia, el cuerpo del texto en el cual se dar a conocer el motivo de la comunicacin, una
despedida cordial, la firma y posfirma, iniciales, anexo y distribucin.

El oficio ,partes y modelo (texto funcional)

El oficio,partes y modelo (texto funcional) 2 comentarios
EL OFICIO .El oficio es un documento de carcter oficial ,que se utiliza en los organismos del Sector pblico y
por extensin ,en algunas instituciones educativas,culturas,sociales y deportivas que no dependen del Estado.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial ,a las autoridades de ms alta jerarqua.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones,invitar ,pedir informacin,contestar ,remitir
documentos,agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo.

AREA DE DIFUSIN. El oficio se difunde en dos niveles : a nivel externo,es decir fuera de una institucin ; y a
nivel interno ,dentro de ella.
A nivel externo ,establece comunicacin con personas ajenas a la entidad,especialmente con aqullas que
ocupan cargos directivos.

A nivel interno.enlaza a los que desempean funciones de direccin dentro de una entidad o institucin.

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS

Los oficios de circulacin externa son firmados solamente por la mxima autoridad de la institucin o por
quien hace su veces.Sin embargo,en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la
institucin,abordando asuntos especficos de trabajo pueden los que dirigen los rganos internos hacerlos
redactar a nombre suyo y firmarlos,pero eso s,sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.
-Los oficios de circulacin interna son firmados por los que desempean cargos directivos en la institucin.
-Los que no desempean cargos directivos no estn facultados para hacer uso del oficio,porque no representan
legalmente ni a instituciones ni a sus rganos.estas personas se comunican con sus superiores o entre
ellas,segn los casos ,mediante memorandos,informes,cartas o solicitudes.Por lo tanto,el oficio no puede ser
usado a ttulo personal,sino en representacin de una entidad o institucin, o en mrito a un cargo directivo que
se ocupa.Por ejemplo ,lo usan los directores de los ministerios,los rectores,vicerrectores,decanos,jefes de
departamentos de la universidades; los directores de centros educativos,etc.; y no as los trabajadores
administrativos ni los profesores de aula o de rea que no desempeen ningn cargo directivo.

PARTES DE UN OFICIO.
1.-El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:

a)Membrete

b)Lugar y fecha

c)Cdigo

d)destinatario

e) asunto (no es obligatorio en los oficios redactados en formato.

f)Texto

g)ante firma

h) Firma,posfirma y sello

i) con copia

j) pie de pgina.

2. Y las siguientes complementarias

-Nombre del ao (obligatorio nicamente en los oficios de circulacin externa)

-Referencia

-Anexo

Modelo de oficio

AO DE LA INTEGRACIN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD

a) CEBA JUAN XXIII

CAJAMARCA
b) Cajamarca,07 de mayo del 2012.

c) OFICIO N01-2012-CCSP.CEBA-J.XXIII-C
d) Seor : Ing.Julio Vargas Sotomayor

Decano de la Facultad de Psicologa de la Universidad Nacional de Cajamarca

Cajamarca.

e)Asunto: Invitacin como ponente Problemas de aprendizaje

f) Es grato hacer de su conocimiento que la I.E que tengo el honor de dirigir ha organizado un evento
denominado Problemas de aprendizaje, que se realizar en esta localidad, el da 04 de junio del presente ao
al conmemorarse XLIII aniversario de creacin y funcionamiento de nuestra institucin.

Conocedor de su brillante trayectoria profesional y de sus trabajos realizado con muchos adolescentes sobre
casos psicolgicos, me permito invitarle a participar en dicha actividad como ponente con el tema: Problemas
de aprendizaje para nuestros alumnos del CEBA-ciclo semi presencial ,el da 05 de junio ,a horas 2 de la tarde,
en el auditorio de nuestra institucin, ubicada en el Jr.Juan XXIII N 130.Sus pasajes y sus gastos de material
de trabajo consistente para 100 alumnos sern sufragados por nosotros.

En espera de su amable respuesta y con la seguridad de contar con su valiosa participacin, aprovecho la
oportunidad para hacerle llegar el saludo de los docentes y trabajadores de la I.E.Juan XXIII a mi cargo y el mo
propio.

g) Atentamente

h) Carlos Pinto Correa

Director de la I.E.Juan XXIII

i)c.c:

Archivo

j) CPC/d

Temas relacionados:

Discurso en el da de la madre
Discurso de despedida de soltero
gneros literarios

EL MEMORANDUM
 El memorndum es el documento mediante el cual es posible emitir un comunicado, de tal
forma que se pone en advertencia alguna decisin, se da a conocer alguna orden, o
quizs para recordar acciones que se deben de tener en cuenta. Este documento es
bastante usado en los organismos dependientes debido a que tienen la capacidad de ser
documentos flexibles, prcticos, breves y directos.
Se considera que estos documentos son los ms usados en rea de la administracin pblica, ya que
poseen las caractersticas de un oficio y la capacidad de que la comunicacin externa e interna puedan
ser notificadas mediante este escrito. El rea de difusin de este documento solamente puede ser de
carcter interno, ya que como se sabe el nico ambiente donde se difunde y circula es dentro de la
institucin o de la empresa.
La persona que tiene la capacidad de poder firmar los memorandos son aquellos que son parte de una
institucin o de una empresa, sin hacer ninguna clase de distincin jerrquica. Las partes para poder
redactar un correcto memorando son:

Lugar y fecha.
Cdigo.
Destinatario.
Asunto.
Cuerpo.
Despedida o antefirma
Firma y posfirma.
Suscribir Con Copia o "C.C".
Pie de pgina.

Ciertas veces se recomienda incluir adems las siguientes partes en este documento:

Membrete.
Nombre del ao.
Referencia.
Sello.
Anexo.
Redaccin del texto.

Se tienen dos clases de memorndum, que son el memorndum simple y el mltiple, la diferencia radica
que en el memorndum simple es usado para comunicar, remitir, solicitar o comunicar la realizacin de
 acciones o tareas. Las caractersticas de esta clase de memo es que es capaz de compartir las mismas
caractersticas con el oficio simple.
Mientras que el memorndum mltiple es utilizado para dar a conocer decisiones o dar informacin sobre
algn tema en particular, pero en forma simultnea y a varios destinatarios, esta clase de documento
tambin es conocido con el nombre de memorndum circular.

OFICIO
(Viene del Latn OFFICIUM)
Es un documento de carcter oficial que se utiliza para establecer comunicacin entre las instituciones estatales y particulares.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de ms alta jerarqua.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir informacin, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar
asuntos diversos de trabajos administrativos.
Su finalidad
Informar,
Invitar,
Pedir,
Remitir.
rea de Difusin
El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institucin; y Nivel Interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos.
A nivel interno, enlazan a los que desempea funciones de direccin dentro de una entidad o institucin.
Facultad para Firmar Oficios
Los oficios de circulacin externa, son firmadas solamente por la mxime autoridad de la institucin o por quien hace sus reces. Sin
embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institucin, abandonando asuntos especficos del trabajo, peden
los que dirigen los rganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso s, sin comprometer la responsabilidad de la
referente autoridad.
Los oficios de circulacin interna, confirmados por quien desempean cargos directivos en la institucin.
Partes de un Oficio
1. Membrete: Nombre de la institucin.
2. Lugar y fecha
3. Numero del oficio
4. Datos del destinatario: Tratamiento o cargo
5. Vocativo
6. Asunto
7. Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje ser directo, sencillo y se evitara el tuteo.
8. Despedida
9. Firma y cargo del que remite el oficio

Y los complementarios:
Nombre del ao ( obligatorio nicamente en los casos de circulacin externa)
Referencia
Anexo

MEMORANDO
(Memorando = Cosa que debe tenerse en memoria)
Es un documento de comunicacin donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da rdenes y tambin rememora hechos que
se deben tener en cuenta.
Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado.
Es flexible y prctico, breve y directo.
Se difunde en todos los niveles o escalones de la administracin.
Los documentos ms usados en la administracin pblica son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el
rea de difusin de estos documentos: emplean el oficio para su comunicacin externa y el memorando para su comunicacin interna.
Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo.
rea de Difusin
El memorando es un documento de carcter interno, porque solamente se difunde dentro de una institucin o empresa.
Establece comunicacin entre todos los trabajadores de una institucin o empresa, al margen de su nivel o jerarqua, por la aplicacin
de los principios de simplificacin administrativa y racionalizacin de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa;
entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel.
 Facultad para firmar memorandos
La tienen todos los servidores o miembros de una institucin o empresa, sin distincin alguna.
Partes del memorando
El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
1. Lugar y fecha
2. Cdigo
3. Destinatario
4. Asunto
5. Cuerpo
6. Despedida o antefirma
7. Firma y posfirma
8. "con copia"
9. Pie de pgina.

Y las siguientes complementarias:

Membrete
Nombre del ao
Referencia
Sello
Anexo

Redaccin del texto

El texto del memorando comprende dos secciones:
Frmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redaccin del texto del memorando. Por ejemplo,
la frase "srvase..."
"Srvase comunicar a esta direccin el record de... "
Existen muchas formulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redaccin del texto con las
formulas: "srvase..." (como en el caso anterior) y "comunico a Ud. ..." como en el siguiente:
"Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer..."
Mientras que los memorandos que se envan al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con las frases:
"Por el presente..."
"Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso..."
"Me dirijo a Ud. ..."
"Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... "
Exposicin: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos.
IMPORTANTE:
El texto del memorando no tiene "prrafo de cierre"
Clases
Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Mltiple
Memorando simple
Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realizacin de actividades o la ejecucin
de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario.
Caractersticas
Comparte las mismas caractersticas con el oficio simple, pero con la diferencia que en el cdigo lleva la palabra "memorando" como
nombre del documento.
Memorando mltiple
Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin, en forma simultanea, a varios destinatarios.
Caractersticas
Tiene las mismas caractersticas que posee el oficio mltiple, con la diferencia que emplea "memorando mltiple" como nombre del
documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de "memorando circular".