Instituto de Emprego e Formação Profissional

UFCD – 382
GESTÃO DO TEMPO E ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO
 O TEMPO
O tempo é um conceito abstrato, em conexão com
o espaço, cujo desenvolvimento se encontra
estritamente relacionado com o conceito de
adaptação à realidade.

Significa a duração sucessiva de qualquer fenómeno

ou acontecimento… Sucessão de dias, horas,
momentos.
- A gestão do tempo é uma ferramenta essencial
que tanto pode ser utilizada nas empresas como na
vida pessoal, permitindo a organização de metas
pessoais e profissionais com menor dispêndio de
energia física e mental.

- A boa administração de tempo é provavelmente o

fator mais importante na administração de si
mesmo e do trabalho executado.
DESVANTAGENS E VANTAGENS DA BOA GEST.
TEMPO
-Desvalorização do Homem -Valorização do Homem
-Perda de autoridade - Maior responsabilização
- Perturbação - Melhoria da comunicação
- Penalização - Mais justiça
- Custos mais elevados - Maior rentabilidade
- Falhas no desempenho - Melhor desempenho
- Impossibilidade de previsão - Favorecimento da previsão
- Menos tempo livre - Mais tempo disponível
 Gestão do tempo:
Auto - avaliação na gestão do tempo,
Regras básicas de organização pessoal….
Para proceder à organização do tempo, torna-se
crucial, antes de mais nada, que tente encontrar
resposta para um conjunto de questões…
Em relação à rotina do dia-a-dia e aos resultados a
alcançar pela sua equipa, como me organizar?
Quais são as atividades mais produtivas, menos
produtivas e que tempo é consagrado a cada uma
delas?
Que quantidade de tempo é perdido por
interrupções?
O tempo como recurso…
Tempo é algo único é o recurso mais escasso que o
Universo tem. Não pode ser substituído nem pode
ser acumulado como dinheiro.
O tempo não se desliga, armazena e flui sobre uma
constante previamente definida independentemente
do que possa surgir.
Todos dispomos do mesmo tempo no nosso
quotidiano, independentemente da nossa posição
hierárquica, filiação ou outra.
O tempo é constante, não voa. Existem 24 horas
num dia, todos os dias durante 365 dias por ano. O
tempo como qualquer recurso escasso deve ser
usado de forma ponderada e prudente.
Leis e princípios da gestão do tempo…
Lei de Pareto ou Lei dos 20/80
O essencial leva pouco tempo (20%) • O acessório
leva muito tempo (80%). • Devemos concentrar-nos
no essencial. • 80% dos resultados obtêm-se com
20% de esforço.
Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho
• Todo o trabalho interrompido será menos eficaz
e levará mais tempo do que se for executado de
modo contínuo.
• Evitar Interrupções!
Evitar Multitasking

Lei de Parkinson…
• Muitas pessoas investem esforço num
trabalho em função do tempo disponível (e não
do que é necessário).
• Devemos pensar em função do tempo
necessário e não em função do tempo
disponível.
Lei da Contra Produtividade • Para além de
um certo limite horário, a produtividade do
tempo investido decresce e torna-se negativa.
• Princípio do equilíbrio: temos de saber
quando parar.
Lei dos Ritmos Biológicos • Cada ser humano é
atravessado por múltiplos ritmos biológicos.
Depende do nosso ritmo a distribuição que fazemos
do tempo ao longo do dia.
Lei da Alternância – Há um tempo para tudo e um
tempo para cada coisa. Princípio da oportunidade :
não faça mais do que uma coisa de cada vez, e
faça-a bem! 
Lei da Dimensão Subjetiva do Tempo - O tempo
tem uma dimensão objetiva e outra dimensão
subjetiva esta existe em função do interesse pela
atividade exercida.
 Caraterísticas pessoais na gestão do tempo.

- As atitudes das pessoas em relação ao tempo

são complexas e variáveis. Para usar o tempo
eficazmente, para fazer tudo no trabalho e em
casa, tem que ver quais os hábitos comuns e as
atitudes que moldam o nosso uso do tempo.

As nossas atitudes em relação ao tempo estão

sempre a mudar. Muitas dessas mudanças devem-
se ao aparecimento de nova tecnologia, que afeta
o nosso trabalho, viagens e comunicações.
O aumento das opções disponíveis possibilita-nos
fazer mais coisas num dia, mas também aumenta a
pressão do nosso tempo …tudo isto faz com que
seja muito importante gerir o tempo de modo
eficiente e produtivo.
Departamentos e pessoas são responsáveis pelo
seu uso de tempo; os objectivos são definidos com
clareza e a consequência de atrasos nos prazos são
“pesadas”.
Mas atenção! Muitas horas de trabalho contínuo
diminuem a eficiência e a produtividade!
Poucos admitimos, porém, que grande parte do
nosso dia (de trabalho) foi inútil...a única maneira de
gerir melhor o tempo é analisar a forma como o usa,
e estudar maneiras de o distribuir de um modo mais
eficaz …Pense no seu dia quando vai para o
trabalho!
Desperdiçadores de tempo
Segundo vários estudos, as perdas de tempo são
originadas sobretudo por:
Chamadas telefónicas desnecessariamente longas,
repetitivas ou imprevistas;
Interrupções constantes de colegas, clientes,
fornecedores, etc.;
Falta de pessoal;
Má perceção das instruções recebidas;
Perfeccionismo em excesso;
Dificuldade na gestão de assuntos pessoais;
Lacunas de formação ou incapacidades;
Dificuldades de comunicação.
Indefinição de objetivos;
Objetivos demasiado ambiciosos;
Local de trabalho confuso/ desorganizado;
Equipamento insuficiente, subdimensionado ou
defeituoso;
Resistência humana à mudança;
Dificuldade em dizer não;
Insegurança;
Fadiga/ doença.
Planeamento na gestão do tempo
O que é o planeamento???
O planeamento é o pensamento que antecede a
ação. Planear é estabelecer metas e fixar objetivos,
determinar as atividades a realizar, a sua sequência
de execução e prazos de cumprimento.
Permite-lhe prever e projetar as suas Ações no
futuro, reduzindo as incertezas.
Apresenta ainda outras finalidades:
 Projetar o futuro;
Definir objetivos realizáveis e claros e
estabelecer
uma organização da ação por forma a alcançar os
objetivos definidos;
Controlar a ação desenvolvida, interpretando os
desvios;
Disciplinar a forma de pensar e agir;
Rentabilizar recursos humanos;
Possibilidade de eliminar práticas de trabalho
rotineiras.
 ….e ainda é…
Prever, planificar e hierarquizar pois estes são os
grandes pilares de uma organização de tempo mais
eficaz.
 Um plano distingue-se de uma lista de tarefas
simples (do tipo lista de compras no supermercado)
porque inclui:
a Lista de tarefas a realizar durante a semana;
Atribuição de grau de importância da tarefa /capacidade
de contribuição da tarefa para o teu objetivo;
Atribuição de grau de urgência / prazo para cada tarefa;
Previsão da duração de cada tarefa;
Regras a observar na elaboração de um plano de
melhoria.
Determinar metas e objectivos…
Princípios básicos de planeamento de tarefas
Definição de objetivos
A noção de objetivo é, hoje em dia, tão decisiva
que todas as nossas ações são guiadas pelas
metas que fixamos para nós próprios.
Cada vez mais nos é exigido que pensemos em
termos de objetivos e que orientemos as nossas
condutas para a obtenção de resultados, dentro
de prazos previamente estabelecidos.
Este exercício que nos é requerido constitui um
desafio constante, obrigando-nos permanentemente a:
Orientar o raciocínio e a ação para o futuro;
Definir exatamente para onde queremos ir;
Estabelecer prioridades.
A definição de objetivos permite:
· Aumentar a autoconfiança;
· Ajudar a produzir mais e melhora o desempenho;
· Ajudar a decidir como usar o tempo;
· Eliminar e clarificar expectativas;
· Aumentar a motivação;
· Ajudar a diminuir o stress e a ansiedade.
Para além destas regras, um objetivo deve permitir dar
resposta às seguintes questões:
 Para onde quero ir?
O que quero realizar? O que devo evitar?
 Qual é o resultado final que quero alcançar?
Em que prazo pretendo atingi-lo?
Que condições tenho que respeitar?
De que apoios necessito?
Tipos de Objectivos…
Elaboração de planos detalhados, diários e
semanais.
Por vezes faz-se confusão entre Planear e Construir
horário.
Planear é decidir o que fazer enquanto que
construir é decidir quando fazê-lo. O importante
ao fazer um horário é deixar tempo necessário para
cada tarefa e não tempo a mais para o que der e
vier.
Os horários devem começar com as tarefas mais
importantes do plano diário. À partida, as
estimativas de tempo estão feitas no plano diário.
Um horário funciona como um amigo, é uma
preciosa ajuda. Para que o dia seja rentabilizado
não é conveniente desperdiçar as suas melhores
horas a fazer tarefas rotineiras.
Como realizar um plano de trabalho efetivo?
Recolha de dados
Criar um diário semanal, com o registo horário dos
afazeres diários. (Planificar a semana sem perder o foco
nas atividades a desenvolver diariamente).
Análise da utilização do tempo
Trabalhar os dados recolhidos e verificar a forma como
são utilizadas as horas de trabalho.
Realizar uma lista com as oportunidades de melhoria
que foram identificadas.
Criar planos de ação
Desenvolver planos de ação específicos para produzir
melhorias na utilização do tempo.
Acompanhamento
Algum tempo depois (por exemplo um mês) do
início dos esforços para otimizar a gestão do tempo,
deve ser feito um balanço sério, por escrito, para
avaliar a evolução e decidir qual o trabalho adicional
que deve ser feito.
Ritmo de Trabalho
Cada pessoa tem o seu próprio relógio interno que
ajuda a definir o seu ritmo de trabalho. Ficar
cansado, sentir-se fresco ou voltar a ficar cansado é
uma questão muito pessoal. Para trabalhar com
eficácia, é essencial conhecer bem o próprio ritmo.
Não ignore o seu relógio interno. Aprenda a fazer
uso dele.
Plano/ agenda diário
Após a elaboração do plano semanal, passamos ao
plano diário. Em cada dia estabelece-se os objetivos e
vão-se somando outras coisas que irão aparecendo.
Quando fizer o seu plano diário, deve:
Agrupar as atividades relacionadas.
Reservar tempo para pensar (seja flexível – não é
possível ocupar o tempo todo). Deverá planear apenas
cerca de 60% do seu tempo de trabalho, deixando os
restantes 40% para os imprevistos;
Tornar rentável o espaço entre acontecimentos;
Centrar-se nos objetivos e resultados a atingir;
Planear os assuntos mais importantes nos períodos do
dia em que a sua energia e concentração estão mais
elevados…
Utilizar os últimos minutos no seu local de trabalho para
planear o dia seguinte, na medida em que tal lhe
permitirá rever o dia que acaba.
A Check-list e a sua utilização…
 É uma espécie de lista de verificação detalhada em
que se encontram relacionadas todas as tarefas
para execução de uma determinada atividade;
Deve ser verificado frequentemente para garantir
que cada tarefa esteja sendo devidamente
providenciada;
Um exemplo é o planeamento de uma reunião
através do check-list.
Estabelecer prioridades… Ou seja para eliminar tarefas
inúteis, ou que possam ser delegadas, é igualmente
importante questionar:
Será esta tarefa imprescindível neste momento?
Poderá acumular-se com outra?
Poderá ser feita por outra pessoa e noutro local?
Poderá ser feita de forma mais simples e eficaz?
Na definição de prioridades devemos perceber que…
Somos atacados por montanhas de papéis, mas não há
dúvida que cada pedaço representa um esforço do
remetente em comunicar connosco.
Técnicas de Gestão do Tempo…
Organização do dia de trabalho
Organizar o posto de trabalho de forma adequada às
necessidades diárias (pondo os objetos no sítio próprio,
inutilizando papel desnecessário, etc.)
Manter o arquivo em dia, certificar-se de que dispõe e
sabe a localização de todos os recursos;
· Reunir toda a documentação de apoio à tarefa que vai
executar;
Manter atualizada a lista de referências.
Outros constrangimentos…
Equipamento insuficiente, subdimensionado
ou defeituoso.
Solicitar assistência técnica;
Propor a substituição de equipamentos.

Resistência à mudança
Esforçar-se por não ficar preso a velhos hábitos
e ver os aspetos positivos da mudança;
Estar aberto à possibilidade de implementar
novos procedimentos e tecnologias;
Dificuldade em dizer não
Ter a coragem de dizer não quando se sabe que:
Não se é capaz;

Não se tem tempo;

Não se tem conhecimentos.

Insegurança
Fazer um esforço para acreditar que se é capaz, mesmo
que se tenha de pedir ajuda – o pensamento positivo
contribui determinantemente para a execução de uma
tarefa com sucesso.
Fadiga/ doença
Refletir sobre se não será melhor tirar uns dias de
descanso ou de baixa, falando com a respetiva chefia,
em vez de continuar a insistir, com pouco ou nenhuns
resultados.
Estratégias gerais para ganhar tempo…
Prazos
Anotar os prazos na agenda e verifica-los regularmente.
Tarefas
Fazer uma lista das tarefas a executar, riscando as que
se forem concluindo e acrescentando novas, á medida
que surgem.
Relevância
Assegurar-se, antes de iniciar uma tarefa, que se
compreendeu a sua urgência, importância e objetivo.
Tarefas penosas
Executar as tarefas mais penosas mal se chegue ao
escritório, sem o que se tenderá a adiá-las
continuamente.
Concentração
Alocar os períodos do dia em que se tem mais facilidade
de concentração, e em que se é menos interrompido,
procurando nos períodos mais calmos elaborar as
tarefas mais complexas.

Monotonia
Alternar tarefas monótonas/cansativas com outras de
menor exigência.

Agrupar
Agrupar as tarefas, tanto quanto possível, por natureza –
ex: cópias, faxes, distribuição de documentação, registo
do correio, etc.
Destruir
Inutilizar regularmente os papéis necessários, tendo
em atenção o grau de Importância.
Intervalos
Não descurar a alimentação e fazer pequenos
intervalos regulares, pois a atenção e a capacidade
de concentração variam ao longo do dia, em função
da fadiga.
 Estar aberto a sugestões;
Aceitar o facto de que talvez existem pessoas que
percebem mais de uma matéria específica e que
poderão prestar um auxílio;
fundamental à conclusão de uma tarefa num
determinado prazo.
Agrupamento de tarefas…
Depois de listadas as tarefas, estas poderão ser
hierarquizadas em função de três conceitos-
chave:
Prioridade (associada ao grau de importância);
Grau de urgência (associado ao prazo de entrega);
Grau de complexidade (relacionado com o tempo e
concentração necessários à sua execução).
O uso regular / agenda:
 Permitirá que a memória seja poupada e, por
conseguinte, resultará numa redução da ansiedade diária.

Será prudente evitar, tanto quanto possível, marcar

compromissos: Para o princípio da manhã (deve dar-se, ao
menos, uma margem de segurança de 30 minutos após o
início do expediente) …..ou fim da tarde, para permitir uma
gestão mais eficaz das tarefas planificadas e para fazer face
a imprevistos, deixando também intervalos de pelo menos
15 minutos entre cada um).
A seguir a uma ausência (viagem profissional,
férias, doença, etc.), para permitir que assuntos
sejam primeiramente postos em dia.
Controlo das interrupções e dos telefonemas
Muitas das perdas de tempo resultam de fatores
controláveis parcialmente, indicam-se algumas
formas de o fazer, melhorando cada uma das
atividades desenvolvidas…
Chamadas telefónicas
Preparar a chamada com os pontos a abordar;
Cingir-se aos pontos essenciais;
Pedir para ligar mais tarde;
 Abordar a questão por e-mail;
Escolher a altura do dia mais propícia para efetuar
chamadas (aquela em que houver menos
interrupções, que exija menos concentração ou em
que não haja coincidência de prazos).
Organização do trabalho…
Organização e condução de reuniões - Evitar o
desperdício de tempo na preparação de reuniões.
A fama das reuniões é serem uma das principais fontes
de preocupações por causa do tempo perdido. Mas, se
forem bem preparadas e conduzidas, estes riscos saem
minimizados…
 Podem ser a melhor (ou mesmo a única) maneira de
discutir com o pessoal diretivas, progressos feitos
ou aspetos a reforçar, tais como:
Pôr certos factos a descoberto;
Procurar novas ideias;
Tentar mobilizar pessoas.
 Produção de resultados através das reuniões…
Como realizar uma reunião produtiva…
1. Convide para a reunião apenas quem for realmente
necessário;
 2. Faça uma preparação prévia da reunião;
3. Evite marcar reuniões fora do horário de trabalho;
4. Limite o uso dos telemóveis e o acesso à Internet.
5. Reúna de pé;
6. Dê a voz a todos mas não sobre tudo;
7. Saiba sempre que horas são;
8. Alerte para atrasos e pouca participação;
10. Comece e conclua cada assunto.
11. Termine a reunião com um reforço das decisões
tomadas.
12. Elimine reuniões quando já não houver
propósito para as realizar.
Otimização das novas tecnologias…
Agenda eletrónica
Nesse caso, sendo informatizada, a agenda
apresenta algumas vantagens em relação à sua
congénere em papel.
A agenda eletrónica permite:
Uma forma interativa de gestão do tempo;
Uma maior rapidez de consulta, uma maior interligação e
exploração de assuntos afins;
Uma apresentação diária, semanal ou mensal;
Uma possibilidade de transportar a informação para
outra pessoa.
Proceder à alteração de dados;
Visualizar fichas para contactos, assuntos,
hierarquização de tarefas.
Microsoft Outlook
O Microsoft Outlook 2010 oferece ferramentas
de gestão de correio eletrónico e agendamento
de grande qualidade a mais de 500 milhões de
utilizadores do Microsoft Office em todo o
mundo.
Agenda compromissos de forma prática e
eficaz;
Possui a funcionalidade Calendário de Correio
Eletrónico, pode enviar a sua agenda para outros
utilizadores para que possam dispor de tempo para o
compromisso seguinte;
Além disso, a nova Vista de Agenda proporciona uma
visualização horizontal de vários calendários.
 O Calendário do Microsoft Outlook 2010 e o
componente de calendário e agendamento do
Outlook, está totalmente integrado com o correio
eletrónico, contactos e outras funcionalidades.
Com o Calendário, pode:
Criar compromissos e eventos;
Organizar reuniões;
Ver agendas de grupo;
Ver calendários lado a lado;
Ver calendários sobrepostos na vista de
sobreposição;
Enviar calendários para qualquer pessoa por correio
eletrónico;
Publicar calendários no Microsoft Office.com;
Subscrever Calendários da Internet;
Gerir o calendário de outro utilizador.
 Delegação eficaz…
É função de uma chefia obter resultados mediante
dois recursos básicos as pessoas e o tempo. O
aproveitamento das potencialidades de todos os
membros da equipa é uma exigência que um
verdadeiro líder não deve declinar.
O que é delegar?
Poder-se-á dizer que se delega quando
deliberadamente se confere autoridade a um
colaborador para executar uma tarefa que até
então era desempenhada pela chefia.
Para que a delegação seja bem-sucedida, exige-se um
razoável equilíbrio entre a autoridade e a
responsabilidade.
 Não faz sentido atribuir a alguém responsabilidade sem
autoridade. É, pois, fundamental verificar se os
colaboradores dispõem de autoridade, na justa e exata
medida da responsabilidade que lhes foi conferida.
Quanto à confiança, a situação já é diferente. Quem delega
não pode demitir-se, em momento algum, do que delegou. As
chefias são sempre, em última instância, responsáveis por
tudo o que se passa nos seus serviços.
Vantagens da delegação
Permite-lhe concentrar-se em aspetos do trabalho
que requerem a sua experiência e as suas aptidões
específicas, ou seja, deixa-lhe tempo e espaço
estratégico que só a si competem, enquanto
responsável;
Possibilita-lhe fazer antecipações, mediante um
planeamento atempado;
Melhora o espírito de equipa, maior espírito de
cooperação;
Prepara os “delegados” para maiores
responsabilidades,
Confere-lhe a possibilidade de observar melhor
o nível de desenvolvimento dos seus
colaboradores.
 Dificuldades da delegação
Apesar das vantagens apontadas, há, contudo, um
conjunto de crenças, receios e dificuldades por parte
de algumas chefias, que estão frequentemente na
origem da não adoção deste mecanismo. A título de
exemplo:
Sentimento de ameaça
E se ele não é capaz de “dar conta do recado”, o que
me acontecerá a mim?!
Dificuldade em renunciar
Uma dificuldade habitual consiste em a chefia não
conseguir prescindir de certas tarefas que gosta de
desempenhar,
“Não sou pago para não trabalhar”
Ser tolerante é uma exigência –
“Se calhar ainda vou ter mais trabalho
delegando”
Medo de ser ultrapassado ou de ficar sem os
melhores colaboradores.
 O que é e o que não é delegável?
não será uma boa ideia delegar áreas-chave, como, por
exemplo, o planeamento estratégico, a gestão
ocasional de crises, os assuntos confidenciais de
recursos humanos, a gestão da carteira de clientes
importantes.
Tarefas não delegáveis e sua descrição:
Liderança;
Sistema de recompensas;
Controlo – responsabilidade pela eficácia;
Pessoal- avaliações e tomando decisões confidenciais
sobre promoções, revisões, contratações e demissões;
Clientes-alvo;
Estratégia;
Comunicações - transparência interna no domínio das
informações;
Resultados Avaliar os resultados e a aplicação de
medidas no caso de desvio das metas propostas.
Plano prático de delegação:
As cinco fases que um qualquer processo de delegação
deve respeitar:
1- Aceitação da responsabilidade por parte do colaborador
que vai receber a delegação;
2- Transmissão à pessoa habilitada (ao colaborador em quem
vai delegar) qual e porquê da tarefa delegada;
3- Comunicação perfeita – explicitação de todos os
pormenores importantes para uma boa execução da tarefa;
4- Verificação da existência das condições necessárias à
realização com sucesso da tarefa delegada;
5- Acompanhamento pela chefia (mais ou menos próximo,
consoante o nível de desenvolvimento do colaborador).

FIM