SIM 12 - Tempo de Produção e Administração de Tempo

Sistema Integrado de Manufatura
12. Tempo de Produção e Administração de Tempo
12.1 Tempo de produção

Desde criança aprendemos que "Tempo é dinheiro". O tempo passa igualmente para
todos, para nós pessoas e para a empresa, mas o importante é que devemos aproveitá-
lo da melhor maneira possível.
Na empresa, quando se está realizando um " trabalho efetivo", a utilização do tempo
está também contribuindo para o lucro e quando o "trabalho nada adiciona ao produto"
pode mais frequentemente gerar perdas. Portanto, os tempos perdidos geralmente
resultam em prejuízos.
Nos processos de fabricação, a utilização do tempo é importantíssima para o controle
dos custos variáveis. As condições de competitividade entre as empresas exigem destas
uma constante melhoria operacional e, cada vez, o sucesso de uma empresa depende
muito do modo como esta consegue reduzir perdas e desperdícios.
O conceito e objetivo de redução do tempo se aplica a quase todos os processos de
fabricação. A administração ou organização do tempo é um assunto que vem
despertando cada vez mais interesse dos profissionais.
É grande o número de corporações empenhadas no treinamento de seu pessoal, para
que administrem corretamente o tempo que gastam profissionalmente e em sua vida,
principalmente quando as metas e objetivos profissionais designados pela empresa não
são atingidos.
Organização é uma combinação de esforços individuais, que torna possível perseguir e
alcançar objetivos que seriam inatingíveis por uma só pessoa. Todo o desempenho
organizacional é regido por três elementos básicos: pessoas, tarefas e administração.
Mas, como organizar, administrar o tempo para um melhor desempenho?
A organização do tempo supõe a prática de alguns princípios: princípio da direção
(objetivos); princípio da visão estratégica (antecipação às tendências), princípio dos
quadrantes (eficiência/eficácia), princípio da convergência (concentração), princípio da
delegação (descentralização), princípio do controle (feedback) e o princípio do uso do
tempo livre (visão sistêmica)”.
Desta forma, administrar o tempo é adquirir o seu controle, sendo necessário haver
alguma flexibilidade na programação e organização do tempo, sabendo diferenciar o
que é importante, prioritário e urgente. A boa administração do tempo é provavelmente
o fator mais importante na administração e organização.
12.2 Gestão de Tempo
A gestão do tempo é um processo de priorização e organização de tarefas que envolve
seu planejamento e execução voltados ao melhor aproveitamento do tempo investido
nelas, o que resulta em maior produtividade e eficiência.
Como conceito, a gestão de tempo é muito bem definida na condução de projetos como
fator determinante para a sua conclusão, junto com escopo e custo. Uma técnica de
gestão do tempo inclui um conjunto de tarefas, processos e decisões com foco na
coordenação de objetivos administrados dentro de limitações de tempo.
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Nas organizações modernas, é vista como uma ciência para identificação e custeio das
atividades com foco na eliminação de desperdícios. Na vida pessoal, não é diferente.
Afinal, como dizia o genial Victor Hugo: “A vida já é curta e nós a encurtamos ainda mais
desperdiçando o tempo”.
O objetivo do gerenciamento consciente do tempo é conduzir as rotinas para produzir
resultados no trabalho, mas também para ter tempo livre para o descanso e para
momentos de descontração.
12.3 Principais Ferramentas e Técnicas de Gestão do Tempo
Uma das formas mais eficazes de gerir corretamente o tempo, de acordo com
especialistas mundiais como Stephen Covey, um dos principais autores do assunto no
mundo, devemos aplicar quatro técnicas:
I - Check list: A primeira geração, iniciada nos anos 30, foi caracterizada pela utilização
de notas e check lists.
O entendimento da importância relativa de cada tarefa, o estabelecimento de prioridades
e a elaboração de um plano de ação completam a que foi considerada pelo empresário
Charles Schawb como a mais lucrativa lição de negócios de toda a sua carreira.
II - Agenda: A segunda geração foi caracterizada por livros de anotações e agendas. O
principal autor é Alan Lakein que nos anos 70 criou o sistema de priorização de
atividades chamado Método ABC, onde:
“A” define as atividades mais importantes;
“B” as de segunda importância;
“C” as de menor importância.
Vale dizer que a priorização das tarefas mais desafiantes é feita com base no
entendimento de que, nas primeiras horas do dia, a atenção é mais focada e estamos
com mais energia.
III - Flexibilização do planejamento: A terceira geração, por sua vez, está mais ligada a
valores e objetivos em adição ao entendimento das gerações anteriores. Já nos anos
80, foi desenvolvido um sistema de organização de tarefas mais holístico, permitindo a
flexibilização do planejamento do tempo.
Essa característica possibilita estarmos preparados para eventos imprevistos
potencialmente destrutivos. Afinal, a gestão do tempo na empresa deve incluir o risco
entre as variáveis que podem afetar o negócio.
Se todos nela estiverem vinculados a um planejamento rígido, pequenas crises
originadas por acontecimentos aleatórios podem contaminar toda a estrutura.
Com o propósito de evitar a paralisia por esse tipo de situação, o planejamento do tempo
prevê avaliações periódicas (mensais, semestrais e anuais), de modo a eliminar
ineficiências que possam comprometer os objetivos estabelecidos.
IV - Foco nos valores pessoais: A quarta geração prevê uma abordagem radicalmente
diferente. Ela tira o foco principal das tarefas e do tempo e o desloca para a preservação
e melhora dos relacionamentos.
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Em 2010, J. D. Meier apresentou um sistema para alcançar objetivos de curto e longo

prazo em todos os aspectos da vida profissional e pessoal. Adequado aos tempos
atuais, o sistema é flexível e permite mudanças rápidas quando necessário e
adaptações a eventos imprevistos. Ele defende a necessidade de se abolir as listas de
tarefas e focar em objetivos com maior foco nos valores pessoais de cada um.
Os times mais produtivos se destacam no cenário competitivo Como obter mais
produtividade?
Os principais temas presentes na literatura com foco no aumento da produtividade por
meio da gestão do tempo incluem os seguintes tópicos que relacionamos agora.
● Mude seus hábitos
O processo de organização e planejamento das tarefas induz o comportamento para a
melhor ocupação do tempo. As anotações sistemáticas permitem melhor visualização
do todo, possibilitando a execução mais eficiente do fluxo de tarefas.
● Estabeleça prioridades
A disponibilidade do tempo limita a atendimento às demandas. Por isso, prioridades
devem ser definidas com critérios que sejam aderentes às aspirações de cada pessoa.
É importante neste momento ter consciência das implicações de cada decisão.
● Fuja da procrastinação
A procrastinação é considerada um fator cultural. Indica a atitude de aguardar até o
último momento disponível o início de alguma tarefa que tenha prazo para entrega. Esse
hábito provoca o aumento da ineficiência e da baixa qualidade da execução. A
antecipação das tarefas permite a melhor tomada de decisão, promove o aumento da
produtividade e também escolhas mais conscientes.
● Elimine os “ladrões de tempo”
Distrações, interrupções, perda de foco, reuniões sem pauta e detalhamento excessivo
na execução são alguns exemplos de “ladrões de tempo”. Essas tarefas que drenam a
produtividade podem ser definidas como elementos que nos desviam dos objetivos
principais.
● Crie incentivos
Comemore o sucesso alcançado, permita-se momentos de descontração e celebre cada
objetivo alcançado. Nosso cérebro necessita de recompensas para a consolidação de
mudanças.
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Em 2010, J. D. Meier apresentou um sistema para alcançar objetivos de curto e longo

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