O CURSO - SUMÁRIO

 No final do curso Gestão do Tempo e Organização do Trabalho, os participantes deverão ser capazes de:
• Organizar as suas tarefas diárias, de modo a gerir eficazmente o seu tempo;
• Desenvolver atitudes construtivas nas suas relações de trabalho;
• Desenvolver capacidades de liderança e de motivação dos colaboradores;
• Utilizar adequadamente o tempo, como forma de aumentar a eficácia da sua organização pessoal;
• Definir funções e formular objetivos de trabalho;
• Planificar a sua atividade em função de objetivos;
• Identificar tarefas críticas;
• Estabelecer critérios para priorizar as atividades para si e para os outros;
• Delegar eficazmente: quê? A quem? Como?
• Identificar características para gestão do tempo;
• Gerir as interrupções;
• Melhorar a utilização do telefone;
• Distinguir tarefas urgentes e importantes;
• Organizar e utilizar sistemas de gestão e acompanhamento do tempo.
TAREFAS
PLANEAR REQUER:
PLANEAR
Estimar as durações das atividades
A estimativa análoga

 A estimativa análoga baseia-se em pacotes de trabalho/atividades similares de projetos

anteriores para estimar a duração ou os custos de trabalho e/ou atividades do seu
projeto atual.
 Quanto maior a maturidade da empresa, maior a chance de ter registrado o histórico
dos projetos anteriores e poder usar de forma mais efetiva a estimativa análoga. 
 Se sua empresa ainda não registra a duração das atividades dos projetos atuais, busque
formas de registrá-las.
A estimativa paramétrica

 A estimativa paramétrica usa relações estatísticas para estimar custo e duração das
atividades com base em dados históricos e parâmetros do projeto.

Por exemplo: Historicamente, o pintor X pinta 10m 2 de parede/dia, conclui-se que ele
pintará 100m2 em 10 dias.
A estimativa "bottom-up"

 A estimativa "bottom-up" é uma das técnicas mais usadas para estimar a duração e os
custos das atividades.
 Onde se decompõe os pacotes de trabalho em atividades menores, até detalhar
suficientemente para estimar de forma precisa a duração e os custos da atividade.
 Os recursos necessários para o pacote de trabalho é a somatória dos recursos das
atividades que o compõe.
OBJETIVO S.M.A.R.T
Um objetivo é entendido como um compromisso pessoal. Se for definido com clareza
é possível obter resultados positivos e alcançar o sucesso desejado. Mas é
fundamental saber definir objetivos, de forma a que estes sejam alcançável e não gerem
frustração.
 Uma das alturas em que mais se traçam objetivos é quando se fazem as chamadas
"resoluções de ano novo". Com a transição do ano é habitual fazer-se o balanço dos
objetivos e é nesta altura que se consegue avaliar os que foram concretizados e
todos os outros que não passaram do papel. Consegue-se, à partida, identificar
possíveis falhas na concretização dessas metas, nomeadamente o facto de alguns
serem desadequados à sua realidade.
 Há vários métodos para se definem objetivos, mas o SMART um dos mais fáceis de
concretizar. E é sobre este método que vamos debruçarmo-nos. Saiba o que é e
como o pode aplicar na sua vida, de forma a traçar objetivos concretizáveis.
• Specific (específico)
É fundamental definir os objetivos, de forma específica e detalhada, que permitam saber exatamente o
que atingir. Objetivos pouco detalhados e de forma generalizada têm tendência a ser vulneráveis e
ineficazes. Por isso, é fundamental ser claro e exato quando definir as suas metas e objetivos.
• Measurable (mensurável)
Deve ter a capacidade de acompanhar a evolução do objetivo definido e perceber quais as metas que
melhor se adequam à sua estratégia.
* Attainble (atingível)
Objetivos inalcançáveis são também desmotivadores e negativistas por isso, procure ser o mais
realista possível na definição dos mesmos. Por mais que deseje alcançar melhores resultados é essencial
perceber a sua capacidade para os atingir.
• RealistIic (realista)
Ser realista e ter em conta a sua realidade. Perceber qual é a sua capacidade de atingir determinado
objetivo e de que forma os vai conseguir alcançar, analisando as várias vertentes que tem ao seu alcance.
• Time (tempo)
Nada menos importante que organizar o seu objetivo no tempo. Isto ajuda a maximizar os esforços e a
reforçar o seu compromisso. Detalhar o objetivo com prazos ajuda a torná-los mais tangíveis e autênticos.
Produtividade da equipa

Para além da organização individual quanto

às horas de trabalho, existem alguns pontos
fundamentais para que a equipa faça o
melhor uso possível do seu tempo de
trabalho e alcance um maior nível de
produtividade.
1) Definir papéis e responsabilidades com clareza
Muitas vezes, prejuízos na produtividade de uma equipa são consequência de falhas na divisão de tarefas e
responsabilidades. Essa divisão precisa ser feita de forma clara e detalhada. Todos devem perceber exatamente qual
é o seu papel na equipa e quais são as suas responsabilidades para ajudar a empresa a alcançar os seus objetivos.
2) Estabelecer metas - individuais e coletivas
Se as metas não estão claras, como pode o elemento da equipa ser responsável por não alcançá-las? É essencial
divulgar as metas como um todo. É importante que cada um saiba o que deve alcançar e o que é preciso para chegar
lá.
3) Garantir uma boa comunicação interna
A comunicação interna envolve a comunicação entre todos os membros de uma organização. Esta área é
fundamental e serve para a partilha dos resultados e a definição de estratégia. O uso de quadros de avisos, e-mails
internos ou softwares pode facilitar essa comunicação.
Isso inclui as informações sobre objetivos, organização interna das atividades da equipa e até a comunicação clara
das tarefas que serão realizadas por um novo funcionário. Tudo isso também garante que os colaboradores
saibam realizar o trabalho da melhor forma possível, com trabalho em equipa e utilizando os recursos que têm
disponíveis.
4) Proporcionar feedback contínuo
É dever do gestor monitorar sua equipa para garantir que todos os colaboradores atendam às expectativas e metas
definidas. Quando o desempenho do colaborador não corresponder, a liderança deve saber comunicar o facto com
tato e sutileza.
Para evitar insegurança no profissional e insatisfação da liderança, é necessário dar apoio contínuo e liberdade. Para
isso, é importante saber como dar feedback de forma construtiva.
5) Organizar os processos internos
Se não tem os processos internos organizados, é compreensível que os
colaboradores percam mais tempo tentando segui-los. Nesses casos, o ideal é a
padronização:
 Equiparar o conhecimento sobre os processos estabelecidos;
 Normatizar a execução das atividades;
 Estabelecer padrões de qualidade.
 Dessa forma, os colaboradores entendem as regras e os limites para o começo, o
meio e o fim de cada atividade.

6) Oferecer recursos e soluções

Contar com recursos para maximizar a eficiência, desburocratizar processos e
imprimir rapidez à execução das tarefas secundárias é a melhor forma de
incrementar a produtividade da empresa e alcançar melhores resultados.
Afinal, cada minuto que perde com tarefas manuais e repetitivas é um minuto a
menos que ele dedica à sua atividade principal. Contar com a tecnologia e com
novas soluções do mercado é fundamental.
Reuniões
Boas práticas para tornar sua reunião mais produtiva.
 Prepare-se - Planejamento-Pré:
• Definir pauta (objetivos e tópicos a serem discutidos)
• Escolher participantes e convocá-los com a pauta
• Preparar a reunião (Informações necessárias)
 Realização-Durante
• Esclarecer quem conduz, quem faz a ata e critérios de tomada de decisão
• Registrar principais decisões, ações com responsável e prazo
• Determinar data da próxima reunião quando necessário
 Acompanhamento-Pós
• Distribuir ata rapidamente
• Monitorar as ações e comunicar correções de desvios, progressos, ...
 Outro tipo de reunião, também, mais frequente a cada dia que passa, é a conferência via vídeo e áudio. Abaixo, algumas
dicas específicas:
• Deixe muito claro no convite os procedimentos e pré-requisitos
• Teste antes e solicite o mesmo para os participantes
• Certifique que os participantes possuem os pré-requisitos.
Más práticas:

 Existem alguns erros que se repetem constantemente nas organizações que você deve ficar atento para
evitá-los:
• Reuniões sem pauta ou planejamento
• Reuniões extensas e sem objetividade
• Reuniões com mais pessoas que o necessário
• Não convoque uma pessoa que você não precisa dela. Na dúvida, respeite o tempo das pessoas na
sua organização. O tempo é o recurso mais escasso, o tempo perdido em uma reunião fará falta
para executar outras atividades. 
• Lembre-se que grupos de 5 a 11 pessoas têm um número mais fácil de gerenciar e tomam decisões
mais exatas
 Aplicar técnicas no dia a dia

1. Priorizar tarefas e criar uma lista

Para organizar o tempo de trabalho, é necessário ter uma noção de tudo o que precisa de ser
feito e avaliar a prioridade de cada tarefa.

Ainda que possa parecer uma coisa simples, fazer uma lista com todas as tarefas diárias –
também pode ser semanal, se for mais adequado –vai ajudar-te a ter tudo sob controlo, pois
vais ter uma visão global do trabalho e o que precisas de fazer em primeiro lugar.

O ideal é listar todas as tarefas, dividindo as maiores em subtarefas, e adicionar informações

complementares sobre cada uma delas, incluindo o tempo necessário para as executar. Ires
riscando o que fores fazendo, é uma boa forma de te motivares e focares na meta final.
A lista pode sempre sofrer alterações, tudo vai depender das prioridades atribuídas e das tuas
caraterísticas individuais. Por exemplo, se consideras que és mais produtivo de manhã, trata
das tarefas maiores nesse período e deixa as mais simples para a tarde.
2. Aplicar a técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro implica a utilização de um temporizador que vai ajudar-te a

intercalar tempos de trabalho com tempos de descanso, estes últimos bastante úteis para
manter a motivação e criatividade.
Esta técnica consiste em programar 25 minutos de trabalho, que deverás dedicar a uma
só tarefa, seguido de cinco a 5 minutos de descanso. Repete este processo quatro vezes
e, depois, faz um intervalo maior, cerca de 20 ou 30 minutos.
É importante que uses os intervalos para beber água e comer alguma coisa e, até,
realizar alguns exercícios de alongamentos. Se possível, evita consultar as redes sociais
ou mensagens, pois podem fazer-te perder tempo sem dares conta.

3. Planear com antecedência

No final do dia, para otimizar a gestão do tempo e o início do dia seguinte, usa os
últimos cinco minutos para verificares a tua lista e preparares para o próximo dia. Não
só vais estar mais motivado para começar o dia, como também vais garantir que não te
esqueces de nenhum trabalho importante todos os dias.
4. Identificar e eliminar as maiores distrações
Se o teu problema está nas interrupções que notificações do teu telemóvel ou computador
provocam, desliga-as durante um determinado período. Não fiques preocupado, se o assunto for
urgente, vão ligar-te e não enviar uma mensagem ou SMS.

5. Organizar o espaço de trabalho

Ter o espaço de trabalho organizado com tudo aquilo que precisas para trabalhar à distância de um
braço, vai fazer-te poupar tempo. Por isso, antes de começar uma tarefa, certifica-te que já tens tudo
que precisas ao teu alcance.

6. Agrupar tarefas semelhantes

Fazer tarefas semelhantes em sequência é uma excelente forma de fazer render o tempo. Ou seja,
com a repetição, o raciocínio e os gestos fluem naturalmente.

7. Definir períodos de tempo para cada etapa

Podes também recorrer ao Timeboxing, que é uma estratégia de gestão de tempo com orientação
para metas. Ou seja, quando não tens a certeza do tempo que vais precisar, define diferentes
períodos de tempo para completares cada etapa dessa tarefa, com intervalos de descanso, claro.
Assim, vais manter-te motivado e focado no objetivo final.
8. Começar pelo mais difícil
A estratégia Eat the Frog é inspirada na citação de Mark Twain que diz “se o seu trabalho
consiste em engolir sapos, então é melhor fazê-lo logo pela manhã”. Ou seja, fazer em
primeiro lugar as tarefas maiores e mais difíceis. Assim, terás a certeza que terminas a
tarefa ou as tarefas mais importantes do dia.

9. Começar pelo mais fácil

Se as tuas características pessoais não se coadunam com a estratégia acima, podes
experimentar o método de Pareto que consiste em terminares primeiro as tarefas mais
fáceis, aumentando a sensação de produtividade. Este método também é conhecido pelo
princípio 80/20. E o que significa isto? Significa utilizar 20% do tempo em 80% do
trabalho. Ou seja, ao realizar rapidamente 80% das tarefas, ficas com mais tempo para as
tarefas difíceis.

10. Planear pausas

Planear pausas é tão importante como planear o trabalho. Por isso, para uma boa gestão
do tempo, é essencial que faças pequenos intervalos de descanso e não insistas em parar
só quando estiveres cansado. Se assim o fizeres, já não vais ter motivação para terminar a
tarefa ou iniciares outra.
Pomodoro?
A técnica se baseia na ideia de que dividindo o nosso fluxo de trabalho em blocos de 
concentração intensa, conseguimos melhorar a agilidade do cérebro e estimular nosso foco.
Em outras palavras, melhoramos nossa gestão do tempo e ficamos mais
eficientes. Portanto, para colocá-la em prática você vai precisar de:
 Timer ou cronômetro para fazer contagem regressiva 
 Uma lista de tarefas (“to-do-list”)
 Lápis e borracha
Primeiro, deve fazer uma lista de tarefas a serem desempenhadas durante o dia. Depois,
basta dividir seu tempo em períodos de 25 minutos (chamados “pomodoros”) e
trabalhar ininterruptamente em suas tarefas nesses períodos.
Quando o timer tocar (ao fim dos primeiros 25 minutos), faça um X nas tarefas concluídas
ou anote o status de seu trabalho (50% concluído, por exemplo) e faça um breve intervalo
de 5 minutos. Nessa pausa, aproveite para fazer outras coisas não relacionadas à tarefa (ir
ao banheiro, ligar para um cliente, tomar um café, etc). 
A cada quatro ciclos, faça uma pausa maior (entre 15 e 30 minutos) para descansar. Esses
intervalos entres os pomodoros são fundamentais para “oxigenar o seu cérebro”
e aumentar a agilidade mental. Além disso, vale lembrar que essas medidas de tempo são
apenas as sugeridas no método clássico. Nada impede que você encontre o seu próprio
equilíbrio e período de descanso ideal. 
 timeboxing
O Timebox é uma estratégia de gestão do tempo baseada em metas que ajuda a 
aumentar a produtividade e a reduzir a procrastinação. Quando se cria uma “caixa de tempo
também se define uma meta para que uma determinada tarefa seja realizada dentro de um
intervalo predefinido.
Planear quanto tempo uma tarefa deverá levar antes de iniciá-la permite-lhe decidir
intencionalmente onde aplicar o seu tempo e o que você vai ou não fazer. Isso pode ajudar a
reduzir a organização para o trabalho.

O método Timebox pode ser usado para agendar tarefas individuais, ajudar a sua equipe a se
organizar ou administrar reuniões mais eficazmente. As três estratégias de Timebox baseiam-se
na mesma metodologia. Porém, independentemente da finalidade para a qual as empregamos, o
primeiro passo a decidir é se se prefere predefinir uma duração “fixa” ou “flexível”.
Duração fixa ou flexível?
Antes de predefinir uma duração, deve-se determinar se terá uma duração fixa ou flexível.
* Com uma duração fixa, a tarefa ou atividade deve ser interrompida no momento
programado, mesmo que ainda não tenha sido terminada. Predefinir durações fixas ou rígidas
pode ser útil principalmente para os mais perfeccionistas, que gostam de cuidar de todos os
detalhes dos trabalhos, até os já concluídos. No caso de uma equipe, predefinir durações fixas
pode ajudar a assegurar que todas as tarefas contidas no seu backlog recebam atenção. Do
mesmo modo, ter reuniões com duração fixa pode ajudar a ter mais consciência do tempo para
que nenhum tópico da pauta seja esquecido.
* Já as durações flexíveis são mais tolerantes. Neste caso, o momento de conclusão de um
intervalo predefinido é uma sugestão de quando encerrar o trabalho e passar para a próxima
tarefa. As durações flexíveis podem ser usadas para organizar trabalhos complexos,
principalmente quando não se sabe ao certo quanto tempo a tarefa levará. No caso de uma
equipe, predefinir durações flexíveis dá mais espaço aos seus colaboradores para que possam
decidir juntos quando concluir o trabalho. Reuniões com duração flexível podem ajudar a que
não se saia dos trilhos mas sem interromper a conversa, como uma duração fixa talvez fizesse.
Não é necessário optar exclusivamente por uma ou outra. No início de cada duração
predefinida, decida se será fixa ou flexível, e tente cumprir essa expectativa.
Como usar o Timebox para predefinir uma duração?
Antes de predefinir uma duração, identifique a tarefa ou trabalho a ser realizado. Em
seguida:

 Calcule quanto tempo essa atividade deve levar.

 Para durações predefinidas de uso pessoal ou grupal, encontre um período vago no
calendário para essa atividade.
 Decida se a duração será fixa ou flexível.
 Dê início à duração predefinida.
 Evite distrações durante esse período para manter o foco na tarefa a ser feita.
 Termine e faça uma pausa.
Quanto tempo leva uma duração predefinida?

Não existem regras que determinem durações mínimas ou máximas. Aliás, algumas
equipes, principalmente as equipes ágeis, utilizam períodos predefinidos por “Timebox”
que representam semanas ou até meses de trabalho.
Para uma melhor eficácia dessa técnica, esforce-se por criar períodos durante os quais
possa se dedicar a um trabalho focado ininterrupto, compreender a tarefa em questão e
entrar num estado de concentração. Ao delimitar o trabalho com durações predefinidas,
deve também ser possível adiar as notificações com recursos como “Não incomodar”
para focar sem distrações.
Isso não quer dizer que as durações predefinidas não possam ser usadas para trabalhos
maiores. No entanto, se quiser usá-las para uma tarefa que levará mais de duas ou três
horas, comece dividindo essa atividade em componentes menores.
“Timeboxing” não é uma estratégia para realizar o trabalho mais rapidamente, apenas uma forma

eficaz de dividir e reformular tarefas. Podem ser criadas várias durações predefinidas para a etapa

de pesquisa antes mesmo de começar a escrever o primeiro esboço. Espalhar esses períodos no

decorrer de vários dias ajuda a progredir rumo à sua meta e evita a sensação de nunca chegar ao

fim do trabalho. Assim que a fase de pesquisa for concluída, crie mais algumas durações

predefinidas para redigir, revisar e aprovar o esboço. Continue dividindo em tarefas menores e

permita-se um intervalo de alguns dias para evitar uma sobrecarga. Dividir esse trabalho em

componentes menores ajuda a evitar a procrastinação e transmite a impressão de que a tarefa é

mais facilmente administrável.