Gestão Do Tempo - Eficácia e Produtividade

01/03/2023, 08:26 Gestão do tempo: eficácia e produtividade
Gestão do tempo: eficácia e produtividade

Prof. Ettore Oriol
Descrição
Nesta versão, você encontrará uma experiência de estudo com foco em textos mais extensos, alguns vídeos e conteúdo interativo. Vamos lá?
Propósito
A organização pessoal é cada vez mais essencial para manter o foco e a atenção no que realmente foi considerado importante, a fim de evitar
distrações e procrastinações e para aumentar a produtividade nos estudos e no trabalho.
Objetivos
Módulo 1
Análise da eficácia na gestão do tempo

Identificar as técnicas de gestão eficaz do tempo.
Módulo 2
Análise da eficiência na gestão do tempo
Identificar as técnicas de gestão da produtividade pessoal.
https://stecine.azureedge.net/repositorio/00212ge/02904/index.html# 1/37
Módulo 3
Foco e atenção como fatores fundamentais

Identificar a importância do foco e da atenção para o combate à procrastinação, à preguiça e ao estresse.
Introdução
O Brasil é considerado o país onde se faz mais horas extras. O trabalho após o expediente é uma das atividades mais relatadas entre a força
de trabalho ativa em nosso país. Trabalhar muito não significa trabalhar bem, assim como estudar várias horas seguidas pode não significar
aproveitar bem o tempo dispendido em aprender. Elaborar boas metas e alcançá-las é mais importante do que estar ocupado ou ter alto
número de horas gastas em um trabalho ou estudo. O tempo é seu recurso mais precioso, ele é o único recurso distribuído de forma
igualitária a todas as pessoas, ou seja, 24 horas ou 1.440 minutos para cada pessoa a cada dia. Esse é um recurso muito importante e deve
ser utilizado de forma inteligente.
Quando pensamos em trabalho ou estudo, existem algumas perguntas que devem ser realizadas na busca por identificar como você está
empregando seu tempo. Estas são algumas delas:
Quando você termina alguma tarefa tem a sensação de que ficou faltando algo? Quando termina seu dia, parece que faltam horas para
cumprir todas as tarefas programadas? Ao listar suas tarefas de um dia, precisaria de mais de 24 horas para cumpri-las? O cansaço ao final
do dia é desproporcional às tarefas realizadas?
Cada uma dessas perguntas pode ser aplicada ao estudo também, e dizem respeito diretamente ao seu comportamento diário em relação ao
tempo. Para resolver as questões que nos afligem diariamente e que nos deixam confusos em relação à organização do nosso tempo com
foco em melhorarmos, discutiremos estudos e técnicas sobre eficácia (fazer a coisa certa, atingir o alvo, trabalhar no que é importante,
elaborar e bater metas) e sobre produtividade (usar melhor os recursos como o tempo, desperdiçar menos) que podem agregar muito valor
para quem trabalha e estuda. Identificaremos a importância de nos mantermos concentrados, focados, o que é uma habilidade cada vez
mais importante nesse mundo de crescente distração digital. Serão discutidos também temas relevantes como procrastinação (hábito de
adiar), preguiça e suas máscaras — indisciplina e resiliência. Por fim, várias dicas e técnicas de autogestão serão apresentadas para que
você trabalhe e estude melhor.
1 - Análise da eficácia na gestão do tempo

Ao final deste módulo, você identificará as técnicas de gestão eficaz do tempo.
Antes de iniciarmos nosso estudo sobre o uso do tempo de forma eficaz, eu gostaria de colocar duas frases do escritor Oliver Burkeman, autor de O
antídoto: felicidade para pessoas que não suportam o pensamento positivo, livro no qual ele discute as questões da organização do tempo e da
relação do ser humano com o trabalho e com a eficiência em executar tarefas, perseguindo metas e objetivos, sem se questionar sobre a
importância da vida e do trabalho.
Segundo Burkeman (2013), hoje as pessoas vivem em média 4 mil semanas.
A sociedade diz que você deve aproveitar ao máximo esse tempo: crie uma lista de tarefas e comece a marcar coisas, trabalhe com eficiência e
mantenha sua caixa de entrada vazia. Acontece que a “produtividade pessoal” pode ser fútil, pois as tarefas ilimitadas se acumulam e as estratégias
de gerenciamento de tempo se tornam táticas de procrastinação.
As campanhas Take Back Your Time fazem com que as pessoas parem de trabalhar demais e parem de ficar obcecadas com a produtividade
pessoal. Essas campanhas suportam:
date_range
Semanas de trabalho de quatro dias
beach_access
Políticas aprimoradas de férias, licença-maternidade e horas extras
history_toggle_off
O término do horário de verão
Os seres humanos devem aprender a relaxar com as tarefas não realizadas. Como o ambientalista Edward Abbey disse uma vez:
“O crescimento pelo crescimento é a ideologia da célula cancerosa.”
Observe que o autor fala de descanso e de não se cobrar pelo trabalho não realizado, pela meta não alcançada. No entanto, isso também não pode
ser uma desculpa para estar sempre com baixa performance, baixo desempenho. No Brasil, habitualmente temos baixo desempenho, seja no
trabalho, no estudo ou na vida. O alto desempenho só acontece em alguns raros momentos, talvez por pressão, ou por um deadline.
Mas o melhor seria que tivéssemos alto desempenho na maior parte do nosso tempo e baixo desempenho apenas em alguns momentos. Dessa
forma, aproveitaríamos melhor o nosso tempo e ganharíamos em descanso, e ócio, principalmente o criativo.
É importante entender que não existem fórmulas mágicas que resolvem todos os seus problemas de tempo. É necessária a mudança gradual e
constante, melhorar 1% a cada dia e, ao final, estar totalmente diferente. Não estamos tentando lhe transformar em um workaholic, no entanto,
devemos pensar que:
orkaholic
Pessoa que vive exclusivamente para o trabalho. Gasta todas as suas horas disponíveis trabalhando e, quando está fora do trabalho, só pensa e fala
sobre isso.
Em curtos espaços de tempo, tudo permanece igual, mas no longo prazo tudo muda.
Essa é uma frase muito falada, e que guarda uma verdade importante: se tudo muda com o passar do tempo, o que você está fazendo para que
essa mudança seja positiva e lhe traga bons frutos?
O que significa eficácia pessoal?

Peter Drucker disse certa vez:
Não há nada tão inútil quanto fazer de forma eficiente o que não deve ser feito.
(DRUCKER, s.d., n.p.)
Pensando especificamente em eficácia, podemos defini-la como:
Definição 1 expand_more
A qualidade da ação que alcança os resultados planejados, metas, objetivos.
Definição 2 expand_more
A característica do que produz os efeitos esperados ou a capacidade de desenvolver tarefas e objetivos de modo competente, com
produtividade (Dicio — Dicionário Online de Português).
A autoeficácia é um conceito muito estudado na academia e diz respeito à confiança nas habilidades e competências concretas utilizadas para a
solução de problemas ou no atingimento de metas e objetivos. Essas soluções são específicas e contextualizadas, servindo apenas para aquele
ambiente, como, por exemplo, nem sempre uma pessoa autoeficaz no trabalho é autoeficaz em sua vida pessoal.
A eficácia está baseada em organização e persistência, buscando as metas e objetivos previamente traçados sem se desviar deles ou atingir
objetivos e metas diferentes. A eficácia está em se atingir o que foi planejado. Os meios utilizados para atingir esses objetivos são importantes
nessa análise e serão o foco da eficiência. Na eficácia, mede-se o resultado, que consiste no foco e no quanto da meta/objetivo foi atingido,
resolvido.
Erramos sempre que confundimos trabalho pesado, concentrado e árduo, com trabalho eficaz.
Ocupação não significa bater metas, agregar valor ou gerar resultado. Fazer o certo/correto é importante em vários aspectos da vida. Ok, “certo” é
algo que pode ter vários significados em diferentes contextos, mas nesta discussão fazer o certo, bater as metas e atingir o alvo significa ser eficaz.
Chegar no local e no horário combinados pode ser considerado como algo correto, e quem fez isso é considerado eficaz, pois atingiu o objetivo
esperado. Se para isso um indivíduo pegou um caminho diferente e maior, se gastou mais gasolina, se gastou mais tempo, mas atingiu o objetivo de
chegar no local e no horário combinados, ele foi eficaz.
Entretanto, não foi eficiente, pois gastou mais recursos do que se tivesse escolhido outro caminho ou meio. Filipe Sobral e Alketa Peci elaboraram
uma ilustração que diferencia bem a eficácia da eficiência:
ilipe Sobral e Alketa Peci

Felipe Sobral é um dos mais eficazes e eficientes pesquisadores do tema liderança, e Alketa é presidente da ANPAD — Associação Nacional de Pós-
Graduação e Pesquisa em Administração.
Principais diferenças entre os conceitos de eficiência e eficácia.
Técnicas para uma gestão eficaz
Matriz de Eisenhower
A matriz de Eisenhower é uma matriz que cruza:
A importância da tarefa
Em um dos eixos.
close
A sua urgência
No outro eixo.
Dessa matriz surgem quatro tipos específicos em que todas as tarefas podem ser classificadas. Assim, procure listar o que é urgente e o que não é,
e coloque em perspectiva, cruzando com o que é ou não importante.
Veja a seguir a imagem que mostra como fica organizada a matriz e entenda o que colocar em cada quadrante:
Primeiro quadrante
Coloque no primeiro quadrante o que for urgente e importante. Nesse quadrante, tem-se a impressão de que você está sendo muito eficaz, mas
só ficar nesse quadrante pode lhe esgotar, pois tudo parece urgente e importante o tempo todo.
Segundo quadrante
No segundo quadrante, teremos o que é importante e não urgente; nesse caso, planeje a faça em tempo oportuno, mas não espere a tarefa se
tornar urgente, pois aí você só viverá apagando incêndio.
Esse é o quadrante da produtividade extraordinária, porque é aqui que assumimos o controle de nossa vida e realizamos as coisas que fazem
uma diferença concreta em termos de realização e resultados.
Terceiro quadrante
No terceiro, coloque o que é urgente, mas não é importante, procurando delegar essa tarefa a pessoas que possam fazê-la com menor custo, pois
essas tarefas serão apenas distração do que é realmente importante para você.
Quarto quadrante
No quarto quadrante são colocadas as tarefas que não são urgentes e nem importantes. Nesse caso, elimine-as de seus planos.
Organize-se para colocar sua vida em ordem e se tornar mais produtivo. Defina e priorize seus objetivos. Concentre-se em suas principais
prioridades e gaste um tempo mínimo em trabalhos secundários.
Na matriz de Eisenhower, todas as etapas são importantes, mas a que mais traz resultados é a que elimina as atividades não importantes e não
urgentes. Esse é o ponto em que você pode ter maiores ganhos ao aplicar essa técnica, pois, muitas vezes, são essas as tarefas que mais tomam
tempo e impedem que você seja eficaz em seus objetivos e metas.
Quanto menos tarefas você realizar para alcançar seus objetivos, mais eficaz pode ser seu trabalho.
Não que ser eficaz esteja diretamente ligado à quantidade de tarefas executadas. Duas pessoas podem ser eficazes mesmo fazendo tarefas bem
diferentes e com uma quantidade de trabalho dispendido muito diferente.
Imagine que duas pessoas estejam em Brasília e tenham uma reunião muito importante amanhã à tarde no Rio de Janeiro.
Luiza
Pega um voo de Brasília ao Rio de Janeiro e chega na reunião no horário marcado.
Carlos
Pega um voo para Fortaleza, depois outro para São Paulo e, por fim, um para o Rio de Janeiro, chegando na reunião no horário marcado.
Ambas as pessoas foram eficazes, pois chegaram à reunião no horário marcado, mas uma gastou muito mais tempo e recursos do que a outra, ou
seja, não foi eficiente. A regra é:
Concentre-se nas tarefas que são importantes para você e abandone as que não são. E descanse, mesmo tendo
tarefas não iniciadas ou não acabadas.
A matriz de Eisenhower pode ser utilizada para identificar prioridade e metas de longo prazo, eliminando as que não são importantes e nem
urgentes, e melhorando o desempenho de longo prazo.
Veja a seguir um quadro que mostra a matriz do uso do tempo por Merryl Douglas:
URGENTE MENOS URGENTE
Planejamento de problemas, pró-ação

Crises
Planejamento
Projetos com prazo determinado
Prospecção de oportunidades
Atividades sob pressão extrema
Importante Fortalecimento de relacionamento e amizades
Conflito com clientes significativos
Criatividade na busca de novas formas de
Situações de conflito com familiares ou amigos
atuação
Cobrança de resultados decisivos
Reflexão e avaliação da forma de proceder
Interrupção do trabalho com frequência para atender

Apenas manter-se ativo para demonstrar
aos outros
trabalho árduo
Atividades de efeito em curto prazo
Reuniões e discussões infindáveis e sem motivo
Menos Importante Trabalho levado para casa que poderia ser feito no dia
Hiperatividade social no trabalho
seguinte
Arquivo morto
Resposta imediata a todas as solicitações vindas de
Fofocas
terceiros
Quadro: Matriz do Uso do Tempo por Merryl Douglas.

Elaborado por Ettore de Carvalho Oriol.
Objetivos e resultados-chave (OKR)
Seguindo a ideia trazida pela matriz de Eisenhower sobre a organização de metas e de tarefas, a ferramenta OKR, Objetives and Key Results
(objetivos e resultados-chave) procura utilizar métodos para a escolha dos objetivos e metas a serem utilizados. Nesse momento, é sempre bom
ressaltar que qualquer meta ou objetivo que se deseja colocar deve seguir o acrônimo SMART:
Specific Measurable Attainable Realistic
Específico Mensurável Atingível Realista
Para realmente ser SMART, um objetivo precisa ter todas essas qualidades ou características. Assim, uma meta ou objetivo construído a partir
dessas premissas será mais eficaz do que outros tipos de objetivos.
Representação ilustrativa dos cinco componentes do acrônimo SMART.
Os objetivos devem ser construídos para períodos curtos e não para períodos como um ano. No OKS, o tempo sugerido é no máximo trimestral, mas
indicamos que seja feito bimestralmente, oito semanas, assim é possível controlar melhor o atingimento das metas. O objetivo de um ano deve ser
desmembrado em objetivos intermediários que devem ser alcançados em espaços de tempo menores.
Essa técnica é muito importante para garantir que as atividades serão realizadas ao longo do tempo e não apenas
próximo ao fim do prazo. Essa técnica de dividir as metas ajuda no monitoramento e no acompanhamento do
desempenho, pois indica se uma meta será ou não alcançada no prazo estabelecido.
O monitoramento das metas é um ponto muito importante, que deve acontecer constantemente e também ao final de cada período de
planejamento, no caso o trimestre ou o bimestre, pois, só assim, será possível corrigir as coisas de forma satisfatória e a tempo de atingir a meta
estabelecida.
Dica
Recomenda-se começar com metas menores, pois será mais fácil de atingi-las e o treinará para desafios cada vez maiores. Quanto mais treinados
ficamos, mais eficazes se tornam nossas metas.
Os OKRs não desaparecem assim que o trimestre/bimestre termina, ficando seu legado ou gaps para serem incorporados aos próximos períodos
de objetivos. É importante reservar um tempo para refletir sobre seu progresso no fim de cada ciclo. Tanto nas reuniões de 1:1 quanto nas reuniões
de equipe, esses resumos devem consistir em:
format_list_numbered_rtl
Pontuação objetiva
psychology
Avaliação subjetiva
self_improvement
Reflexão
É fundamental sistematizar metas e demais projetos, construindo um controle físico ou eletrônico que deve servir como memória para posterior
consulta. Nesse tipo de recurso, como acontece no sistema Kanbam dentro do sistema Kaisen de melhoria contínua, os cartões funcionam como
uma forma de controlar as tarefas e segui-las ao longo do tempo e do atingimento dos objetivos intermediários até o alcance do objetivo final.
Classificar OKRs, em sua forma mais simples, é como marcamos o que alcançamos. Porém, a classificação é mais do que apenas um cartão de
pontuação. Quando revisadas objetivamente e sem julgamento, as lições aprendidas podem (e devem) servir como um guia para fazer as coisas de
maneira diferente na próxima vez. A classificação pode ser tão simples quanto:
anbam
Kanban é um termo japonês que significa “cartão”. O sistema recebeu esse nome pela própria empresa que o desenvolveu, a Toyota.
aisen
Prática japonesa de dar pequenos passos para melhorar continuamente um processo ou produto. “As tentativas de alcançar objetivos por meios
radicais ou revolucionários muitas vezes falham porque aumentam o medo. Mas os pequenos passos do kaizen desarmam a resposta do cérebro ao
medo, estimulando o pensamento racional e o jogo criativo." — Robert Maurer Ph.D.
Sistema de semáforo
Vermelho -> Amarelo -> Verde
Abordagem de “sim” ou “não”
A meta foi alcançada:
Sim ou não?
Se sim, ótimo. Se não, por que não?
A abordagem do Google pontua cada resultado-chave em uma escala na qual "0" equivale a falha e "1,0" significa que o objetivo foi totalmente
alcançado. Dentro dessas métricas, classificamos cada resultado principal e, em seguida, calculamos sua média para pontuar o objetivo, como
mostra o quadro abaixo:
Verde 0,7 a 1,0 Entregamos
Amarelo 0,4 a 0,6 Fizemos progresso, mas ficamos aquém da conclusão
Vermelho 0,0 a 0,3 Falhamos em fazer um progresso real
Pontuações mais baixas devem levar a uma reflexão:
Que fatores levaram à pontuação baixa?
Ainda vale a pena perseguir o objetivo no próximo semestre?
Em caso afirmativo, o que você pode mudar para alcançá-lo?
Um objetivo inacabado pode ser transferido para o próximo período com um novo conjunto de resultados-chave — ou talvez seu momento tenha
passado. Nesse caso, esqueça-o.
Regra 80 – 20 e Regra 40 – 70
A regra conhecida como 80 – 20 foi desenvolvida por Vilfredo Pareto ainda no século XIX. Ao estudar a distribuição da riqueza na sociedade italiana
ele identificou que:
80% da riqueza ficava com 20% da população e que 20% da riqueza ficava com 80% da população.
Partindo dessa descoberta, diversos estudos foram desenvolvidos identificando que essa distribuição acontecia em outras áreas.
Na gestão do tempo, foi identificado que 20% das tarefas eram responsáveis por 80% dos resultados esperados. Assim, podemos dizer que:
80% dos resultados que alcançamos foram alcançados com apenas 20% de nosso esforço e que os outros 20%
consumiram 80% do nosso esforço.
Quando priorizamos as principais tarefas, como demonstrado na matriz de Eisenhower, podemos focar esses 20% de atividades e ainda obter 80%
dos resultados que desejamos.
Também é necessário julgar se as atividades que compõem uma meta agregam valor a essa meta.
Isso é o que chamamos de cadeia de valor, ou seja, é preciso julgar se cada atividade acrescenta/agrega valor à
meta e aos objetivos propostos.
Se uma atividade não agrega valor ao objetivo ou à atividade, ela deve ser eliminada da cadeia de atividades/valor de nossa meta/objetivo. Dessa
forma, tarefas inúteis serão eliminadas e o foco será apenas nos 20% que produzem os 80% de resultado.
Outra regra muito importante é a 40 – 70, colocada em prática por Colin Powell, general de quatro estrelas do exército norte-americano que foi
ministro de Estado no governo de Barack Obama e de outros governantes. Essa regra propõe que:
Devemos tomar decisões com certeza de acerto menor que 100%, nesse caso entre 40 e 70% de certeza de acerto.
Isso acontece porque nunca teremos 100% das informações para a tomada de decisão, ou porque, para termos um nível acima de 90% de acerto,
demoraremos muito tempo, o que pode ser crucial em alguns casos. Assim, devemos julgar qual o percentual de certeza das informações que
temos e tomar as decisões se esse percentual estiver entre 40% e 70%.
Cada vez que tomamos uma decisão e acertamos, estamos treinando nosso cérebro a entender melhor aquele assunto, assim, precisaremos de
cada vez menos informações para tomarmos decisões acertadas.
Em contrapartida, se tomamos uma decisão com certo nível de informações e erramos, precisamos acrescentar maior nível de informações para
tomarmos decisões semelhantes sobre tal assunto. Com essa forma de julgar a tomada de decisão, podemos calibrar nossa necessidade de
informações para a tomada de decisões e melhorar o aproveitamento do tempo, ajudando a economizar tempo na busca de mais informações;
como dizem: “Tempo é dinheiro.”
Orientações complementares
Vimos o que é eficácia e conhecemos algumas técnicas para gerir o tempo de forma eficaz. Além das técnicas apresentadas, existem elementos
fundamentais na administração do tempo para a execução de tarefas, visando a eficácia. São eles: economia na atuação e definição de propósitos.
Economia na atuação
Parcimônia ao lidar com as tarefas e com o tempo é algo muito importante. Sempre tendo em mente que menos é mais, podemos realizar
planejamentos mais eficazes.
Para cada planejamento que realizamos, devemos ter sempre em mente que a quantidade de metas precisa ser a
menor possível para atingir o objetivo proposto.
Com essa mentalidade, conseguiremos construir planos com menos atividades, apenas as essenciais, e, assim, desenvolver uma cadeia de valor
mais eficiente e com maiores chances de ser eficaz no atingimento dos resultados.
Em 2011, o professor de negócios Morten T. Hansen estudou os hábitos de trabalho de 5 mil gerentes e funcionários para determinar como e por
que algumas pessoas se destacam. Sua equipe descobriu que os de melhor desempenho geralmente não trabalham mais horas.
orten T. Hansen
PhD, é professor de administração na University of California, Berkeley, e faz parte do corpo docente da Apple University. Ele também escreveu
Collaboration e foi coautor do best-seller do New York Times Great by Choice com Jim Collins.
Morten T. Hansen lançou um enorme projeto de pesquisa sobre o que realmente significa "trabalhar de maneira mais inteligente". Ele acompanhou as
práticas e o desempenho de 5 mil gerentes e funcionários e destilou os dados em 7 princípios de desempenho superior. Os princípios são simples —
por exemplo, peneire suas tarefas para algumas, poucas, importantes e concentre-se nelas intensamente.
Ser ótimo no trabalho, segundo Hansen, significa ter um bom desempenho, infundir nele paixão e um forte senso de propósito e viver bem. Os
melhores desempenhos, Hansen aprendeu, estão comprometidos com uma gama menor de prioridades e se concentram em fazer tudo certo, o que
significa fazer menos e se concentrar mais.
Estabelecimento de propósitos
Em um trecho do filme Alice no país das maravilhas, a personagem encontra-se perdida e, ao pedir a ajuda do gato, informando que não sabe para
onde ir, ele lhe responde:
Para quem não sabe aonde vai, qualquer caminho serve.
Uma das premissas para uma boa gestão do tempo é ter os objetivos bem delineados. Isso faz com que se saiba o caminho a percorrer e as
atividades importantes para alcançar tais objetivos.
video_library
A eficácia na gestão do tempo – dicas e ferramentas
Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e técnicas ligadas à eficácia na gestão do tempo, ou seja, na busca por resultados.
Falta pouco para atingir seus objetivos.
Vamos praticar alguns conceitos?
Questão 1
O sistema OKR — Objetives and Key Results (objetivos e resultados-chave) — é um sistema de estabelecimento de objetivos e metas que
procura envolver os colaboradores na sua construção. Para determinar esses objetivos é utilizada uma técnica bem específica. Qual é essa
técnica?
A SMORT
B SWOT
C SBART
D SMART
E SMATS
Parabéns! A alternativa D está correta.
A SMART é uma técnica específica para mensurar se as metas e objetivos propostos estão de acordo. SMART quer dizer Specific, Measurable,
Attainable, Realistic e Time-bound (específico, mensurável, atingível, realista e com limite de tempo). Cada uma dessas premissas deve ser
considerada no momento do estabelecimento das metas dentro do OKR, assim, quando aplicada a técnica SMART, o OKR se torna muito mais
efetivo. As demais alternativas são acrônimos inexistentes, exceto a letra “b” que trata da matriz SWOT. A matriz SWOT relaciona as forças e
fraquezas tanto internas como externas de uma pessoa, atividade ou empresa.
Questão 2
Diversas regras de produtividade foram desenvolvidas com o passar do tempo. Uma dessas regras procura determinar quanto esforço é
necessário para alcançar uma meta. Essa regra foi utilizada em diversas áreas do conhecimento e da prática, trazendo um ganho de
produtividade extraordinário. O nome dessa regra é:
A Regra 40-70
B Regra Pomodoro
C Regra 80-20
D Regra OKR
E Regra GTD
Parabéns! A alternativa C está correta.
A regra 80-20, identificada por Vilfredo Pareto ao estudar a distribuição da riqueza na sociedade, foi largamente aplicada em diversas áreas do
conhecimento. Uma dessas áreas foi a gestão de estoque com a curva ABC. Na gestão do tempo, a regra 80-20 indica que gastamos 20% do
nosso tempo para alcançarmos 80% dos nossos objetivos. Assim, ao identificarmos esses objetivos e qual parte do tempo foi gasto para atingi-
los, podemos eliminar grande quantidade de atividades inúteis para o alcance desse resultado. A alternativa “a” trata da regra 40-70 que se
refere à tomada de decisão. Pomodoro, OKR e GTD não são regras, mas técnicas específicas para a gestão do tempo e de atividades.
2 - Análise da eficiência na gestão do tempo

Ao final deste módulo, você identificará as técnicas de gestão da produtividade pessoal.
O que significa eficiência ou produtividade pessoal?
O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.
(DRUCKER, 2006, p. 51)
Quando pensamos em gestão do tempo, olhar apenas para a eficácia, ou seja, os resultados, não é a única questão importante. A forma como
fazemos as atividades para alcançar os objetivos e metas é muito importante. Assim, a eficiência entra como outro ponto crucial para a gestão do
tempo. Ser eficiente é realizar as atividades necessárias com o menor gasto de recursos possível. É nesse ponto que a gestão do tempo entra para
que as atividades sejam eficientes.
Para se alcançar a eficácia não é preciso ser eficiente, mas, para que a gestão do tempo seja eficaz, é necessário
que a eficiência também seja levada em conta.
Quando pensamos em gestão do tempo, olhar apenas para a eficácia, ou seja, os resultados, não é a única questão importante. A forma como
fazemos as atividades para alcançar os objetivos e metas é muito importante. Assim, a eficiência entra como outro ponto crucial para a gestão do
tempo. Ser eficiente é realizar as atividades necessárias com o menor gasto de recursos possível. É nesse ponto que a gestão do tempo entra para
que as atividades sejam eficientes.
Frederick Taylor.
Então, ser eficiente na gestão do tempo é fazer as atividades corretas no menor tempo possível.
A indústria entendeu isso há muito tempo, desde Taylor, teórico da administração do início do século XX que estudou os tempos de produção e
criou o método científico de organizar a produção.
Então, já está estabelecido que é necessário fazer as atividades com o menor tempo possível para que sejamos eficientes em nossa produção.
Esse princípio vale para qualquer atividade em nossa vida. Se estamos estudando, devemos procurar meios e organização para que possamos
aprender o máximo, no mínimo de tempo. Com isso, um ambiente agradável e silencio, assim como material de qualidade, são questões
importantes para garantir a eficiência do aprendizado. Como no nosso minicaso, a eficiência não se incomoda se o resultado alcançado é eficaz, ou
seja, atingirá o objetivo proposto.
A eficiência se preocupa com o processo, se esse é o mais econômico e rápido possível.
A eficiência está muito ligada à produção, ao processo. Assim, uma das maneiras mais eficazes de melhorar sua produtividade é reconhecer e
corrigir erros de gerenciamento de tempo. Quando você dedica um tempo para superar esses erros, isso faz uma enorme diferença na sua
produtividade — e você também será mais feliz e terá menos estresse!
Mas o que é gerenciamento de tempo?
Resposta expand_more
“A definição de gestão do tempo (gerenciamento de tempo) é o processo de organização e planejamento de como dividir seu tempo entre
atividades específicas. O bom gerenciamento do tempo permite que você trabalhe de maneira mais inteligente — não mais difícil — para que
faça mais em menos tempo, mesmo quando o tempo é apertado e as pressões são altas. Deixar de administrar seu tempo prejudica sua
eficiência e causa estresse. Parece que nunca há tempo suficiente durante o dia.”
Outro ponto importante a ser abordado é o perfeccionismo nas atividades do dia a dia.
“Não deixe o perfeito ser inimigo do bom eficiente.”
Conheço pessoas que acabam desistindo de tudo que pegam para fazer pois não aguentam levar as atividades no longo prazo, simplesmente por
serem perfeccionistas. O perfeccionismo nos trava e faz com que toda e qualquer atividade seja um peso, levando ao cansaço e ao estresse em
pouco tempo. Ser eficiente é produzir o melhor com o menor tempo possível, isso implica aceitar algum grau de erro para sermos eficientes.
Essa é a ideia dessas metodologias ágeis, em que os produtos são prototipados e já entram em testes para identificação de problemas. Não se
espera que todos os problemas estejam resolvidos para colocar em teste.
Assim, deve-se entender que a eficiência deve ser um propósito e a qualidade da entrega deve ser calibrada em
função da eficácia que se deseja e do tempo disponível para a realização da tarefa.
Preste atenção na preparação e no planejamento das atividades. Essa é uma fase muito importante para a gestão do tempo. Existe uma citação
famosa atribuída a Abraham Lincoln:
Dê-me seis horas para cortar uma árvore e vou passar as quatro primeiras afiando o machado.
Não há certeza se foi Lincoln que disse essa frase, mas a moral é que sem preparo tudo fica muito mais difícil. Planejar seu tempo, distribuindo as
atividades em função da necessidade e da urgência, como vimos na matriz de Eisenhower, é muito importante para ganhar em:
thumb_up_off_alt
Agilidade
thumb_up_off_alt
Eficiência
thumb_up_off_alt
Eficácia
Outro ponto importante está na relação entre as horas dispendidas no trabalho e a produtividade.
Para Robert Pozen, de Harvard, “os funcionários administrativos estão trabalhando mais do que nunca. Muitos chegam cedo ao escritório, saem
tarde, trabalham durante o almoço e ficam em suas mesas nos finais de semana e feriados. No entanto, esses trabalhadores costumam ser
minimamente produtivos”.
Essa é uma questão muito importante a ser abordada. Muitas horas de trabalho não quer dizer que você está sendo produtivo. Se você não estiver
utilizando seu tempo de maneira organizada, com eficiência, e se você não estiver sendo eficaz em seus resultados, esse tempo gasto será mal
aproveitado e os resultados serão inúteis.
Técnicas de produtividade
Lei de Parkinson
A lei de Parkinson declara:
“O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão.”
Portanto, mais eficiência muitas vezes significa simplesmente mais trabalho. A Lei refere-se à ideia de que “quanto mais tempo você destinar para
terminar um trabalho, mais tempo você perderá”. Essa lei garante que o tempo dispendido para a realização de uma tarefa está diretamente ligado
ao deadline, ao tempo disponível para a sua realização. Se você tiver 5 minutos, 10 minutos ou 15 minutos para realizar a mesma tarefa, você
gastará o tempo total.
Ilustração dos princípios da lei de Parkinson.
Assim, a dica é:
Dica
Limite o tempo definido para cada tarefa. Com menos tempo disponível, você se concentrará mais intensamente e realizará a tarefa em menor
tempo.
A questão do perfeito e do bom com eficiência também entra nesse ponto, pois, quanto maior o tempo disponível para a realização de uma tarefa,
mais você cobrará em qualidade e perfeccionismo. Se o tempo é curto, fazemos o que é possível dentro do tempo disponível, se o tempo é maior,
em vez de entregarmos a tarefa, ficamos enfeitando e procurando aperfeiçoar o trabalho. Isso acaba deixando o nosso tempo todo preenchido, mas
não estamos sendo nem eficientes, nem eficazes com a gestão do nosso tempo.
Outro ponto importante que acontece muito quando temos mais tempo que o necessário para a entrega de uma tarefa é ficarmos enrolando.
Deixamos de fazer a tarefa e vamos ao banheiro, falar com os colegas, entre outras atividades não ligadas à tarefa. Não é que não devamos ir ao
banheiro, ou conversar com os colegas, mas, quando isso é feito apenas para matar o tempo de uma atividade, estamos deixando de ser eficientes
com o nosso tempo.
O pior é que depois vamos reclamar que não temos tempo para realizar todas as nossas atividades.
Técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro recebeu esse nome, pois seu idealizador utilizou um timer de cozinha no formato de um tomate para organizar seu tempo.
O método parte da ideia de que o principal desafio na execução de uma atividade é seu começo, pois o cérebro tende a impor dificuldades nessa
etapa inicial.
Nesse sentido, a técnica propõe dividir o trabalho a ser realizado em partes que exigem maior concentração, visando a melhorar o foco.
Ao melhorar o foco e organizar o tempo de execução das atividades, supera-se a inércia e a procrastinação.
Por exemplo, para escrever um artigo acadêmico, o pesquisador fará:
Primeiro
Pesquisa sobre o tema e as referências.
Segundo
Definição dos objetivos.
Terceiro
Definição da metodologia.
Quarto
Análise dos resultados.
Quinto
C l ã
Conclusão.
Cada etapa com foco em um período de 25 minutos, com pequenas pausas entre elas.
Fazendo as coisas acontecerem — GTD — David Allen
Essa técnica desenvolvida por David Allen é bem simples de entender. Muitas das questões abordadas por ela já são utilizadas pelas pessoas em
sua organização de atividades. No entanto, ela como uma técnica só funciona se for aplicada de forma integral, seguindo todos os passos
prescritos.
Isso acontece, pois, fazendo apenas uma das etapas, estaremos ganhando tempo com essa etapa, mas perdendo esse tempo em outras questões
que poderiam nos render mais economia de tempo.
A técnica de David Allen se divide em três etapas:
search
Coletar
settings
Processar
visibility
Rever
Veja a seguir a explicação de cada uma delas:
Coletar
A primeira etapa é a coleta dos dados. Nela, todas as atividades que chegam até nós devem ser colocadas em um grupo específico, que ele chama
de “balde”. Cada balde tem suas características e pode ser:
Uma caixa de e-mail Uma agenda Um livro no qual você anota Outra forma de entrada de
suas ideias atividades para sua realização
É preciso ter a menor quantidade de baldes possível, centralizando a entrada de atividades e facilitando o controle dessas atividades.
As atividades que entram pelos baldes devem ser tratadas inicialmente se são:
Itens acionáveis
Que dependem de alguma ação.
close
Itens não acionáveis
Que não dependem de nenhuma ação.
Os itens não acionáveis devem ser descartados de imediato ou simplesmente colocados em um arquivo, quando for o caso. Já os itens acionáveis
devem ser divididos em dois grupos, primeiro os que podem ser resolvidos em até dois minutos, e os demais.
O primeiro grupo deve ser resolvido na hora, pois deixá-los para depois implica em gastar mais tempo do que resolvê-los nesse momento. Busca-se
resolver os itens de até dois minutos tão logo surgirem. Um exemplo é:
Exemplo
Durante leitura dos e-mails diários, buscar solucionar os assuntos que demandam até dois minutos. Um e-mail de resposta curto, uma reposta de
uma reunião, uma informação rápida solicitada, tudo isso pode ser resolvido rapidamente, deixando de ser uma pendência.
As atividades rápidas são o grande volume das demandas.
Processar
A segunda etapa da técnica de David Allen consiste em colocar as atividades que demandam mais de dois minutos em processamento.
Essa técnica implica em julgar incialmente se a atividade pode ser delegada, se sim, então delegue-a e ela já estará fora da agenda também. Aplicar
essa etapa no início de seu planejamento de atividades evita gastar tempo com uma atividade que outra pessoa poderia executar.
Quanto mais você delegar, mais tempo lhe sobrará para se concentrar no que realmente importa.
Todas as outras atividades que sobraram são de responsabilidade exclusiva sua. Por isso, elas devem ser programadas em agenda, observando-se
suas características bem como seus prazos de execução e entrega.
Essa etapa exige que associemos uma técnica de organização de tarefas para a construção de nossa agenda de tarefas e nos garanta o máximo
aproveitamento de nosso tempo disponível. Procure organizar as tarefas em sequência.
Atenção!
Não existem pessoas multitarefas, o que acontece é que você não irá se concentrar em nenhuma das tarefas, fazendo-as de forma incorreta ou
perdendo muito mais tempo do que se tivesse se concentrado e mantido o foco em cada uma das tarefas de forma individual.
Rever
A terceira etapa que David Allen prescreve em sua técnica é a revisão. Nela, David coloca o tratamento de questões que fogem ao controle e que
necessitam de uma abordagem diferenciada para serem resolvidas. A solução do descontrole deve vir da aplicação de cinco passos, sendo eles:
Capturar e reconhecer.
Tomar decisões.
Organizar os resultados.
Revisar e refletir sobre o significado de tudo, enxergando o todo.
Iniciar a ação de correção.
Lista de tarefas, calendário e caderno de distração
A criação de listas de tarefas é outra ação importante para a gestão do tempo. Quando colocamos nossas tarefas dividas por categorias no papel
ou em um software (como Todoist), podemos descansar nossa memória. Cada "coisa" no seu lugar! No momento que você está recebendo uma
demanda, coloque o máximo de detalhes desses requisitos nessa tarefa. No Todoist você pode anexar imagens, sons, datas etc.
Todos nós já tivemos o sentimento de estar esquecendo alguma tarefa importante, ou aquele prazo importante de entrega de algo.
Quando colocamos todas as nossas atividades em listas, conseguimos melhorar essa sensação e nosso cérebro
pode relaxar.
Além de colocar todas as tarefas em listas, é muito importante organizar sua execução no tempo, assim, a construção de uma agenda de atividades
é essencial. Cada passo deve ser planejado e realizado de forma organizada, e a melhor forma de fazer isso é utilizar uma agenda.
Hoje em dia temos agendas eletrônicas que nos alertam de prazos de forma automatizada, gerando um controle mais efetivo de nossas atividades.
Todas as atividades devem ser agendadas e colocadas em seus respectivos lugares, gerando uma organização de longo prazo. Como na técnica
GTD, cada balde deve receber as atividades e essas devem ser organizadas em uma agenda conforme sua prioridade e urgência de execução.
As atividades que delegamos devem ser controladas em lista separada, para que sejam cobradas e monitoradas em seu devido tempo, e atividades
que por alguma razão não podem ser concluídas na data agendada devem ir para uma lista a parte para um controle mais fino e ser reencaixadas
na agenda em data posterior. Veja a seguir o que deve constar em cada lista citada:
Tarefas que foram delegadas expand_more
Procure controlar todos os aspectos relacionados, como data da delegação, prazo de entrega da delegação, prazo de entrega das atividades,
inputs necessários para a realização da tarefa e quem ficou responsável por ela, para que você possa cobrar dessa pessoa.
Tarefas que foram interrompidas expand_more
Procure colocar a razão da interrupção, os inputs que faltam para a concussão da tarefa, data que esses inputs estarão disponíveis, dentre
outras informações relevantes.
Evite guardar informações desnecessárias em sua memória, pois isso sobrecarregará sua mente e você poderá ficar estafado com seu cérebro em
alerta, relembrando da lista de atividades pendentes. Google Keep, Evernote e Microsoft One são aplicativos interessantes para registrar novas
ideias ou compromissos por áudio, texto ou imagens.
Para organizar a agenda, deve-se aplicar as técnicas anteriormente vistas. É possível que isso provoque desconforto, na medida em que se dedicar
ao planejamento parece ocupar o tempo destinado às tarefas, mas, com prática, observam-se resultados positivos dessa dedicação ao
planejamento.
Quanto mais organizada estiver uma agenda, mais fácil será programar períodos de folga, períodos com a família e
demais atividades além do trabalho ou estudo.
Outro ponto importante diz respeito ao reconhecimento da impossibilidade de se resolver tudo, sendo necessário recusar algumas atividades
menos importantes que não agregam valor ao objetivo de longo prazo.
Horário de pico
O horário de pico é o momento do dia em que mais se produz. Para muitas pessoas esse horário é na parte da manhã, já para outras pessoas é de
noite. Há pessoas, por exemplo, para as quais o horário de pico é após as 17 horas, pois é quando conseguem produzir melhor. Cada pessoa tem o
seu horário de pico.
Esse horário deve ser aproveitado para as atividades mais importantes, pois garante maior produtividade.
É importante identificar o próprio horário de pico e utilizá-lo a seu favor, fator que alavanca a produtividade.
Esse horário deve, portanto, ser aproveitado para trabalhar questões mais complexas, de maior valor agregado para o alcance dos objetivos e não
para tarefas mais mecanizadas. Veja a seguir um gráfico que mostra a relação entre o nível de energia empregado para realização das tarefas e as
“horas do dia”:
Gráfico: Exemplo de um gráfico de energia levando em conta o nível de energia e o horário do dia.
Além disso, recomenda-se observar o melhor dia da semana também. Isso é importante, pois é comum que as pessoas sejam menos produtivas na
sexta-feira e na segunda-feira devido ao final de semana. Observe bem como é a sua produtividade durante seu dia, mas também durante sua
semana.
video_library
A eficiência na gestão do tempo – dicas e ferramentas
Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e técnicas ligadas a eficiência na gestão do tempo, ou seja, na busca por meios mais
adequados para realizar as tarefas.
Questão 1
A eficiência e a eficácia são dois conceitos bastante utilizados em diversas áreas. Na gestão do tempo, eles assumem papel central no
planejamento e na execução das tarefas que levam a um objetivo. Partindo apenas da ideia de eficiência, podemos defini-la como:
A Atingir os objetivos propostos de forma perfeita.
B Atingir o menor custo em uma atividade independentemente do tempo gasto.
C Procurar atingir os objetivos com precisão.
D Planejar os objetivos e garantir que sejam atingidos.
E Realizar as atividades necessárias com o menor gasto de recursos possível.
Parabéns! A alternativa E está correta.
A definição de eficiência está na relação entre custo e benefício. Assim a definição está na alternativa “e”: realizar as atividades necessárias
com o menor gasto de recursos possível. As alternativas “a”, “c” e “d” referem-se à eficácia e a alternativa “b” à economicidade.
Questão 2
Diversas técnicas existentes procuram ajudar na organização de tarefas e na iniciação de atividades com foco na gestão eficiente do tempo.
Indique a técnica segundo a qual quanto mais tempo se destina para terminar um trabalho, mais tempo se perde, ou seja, o trabalho se expande
para preencher o tempo disponível para sua conclusão:
A OKR — objetivos e resultados-chave
B Lei de Parkinson
C Pomodoro
D GTD — fazendo as coisas acontecerem
E SMART
Parabéns! A alternativa B está correta.
A lei de Parkinson diz que você utilizará todo o prazo que tiver para executar uma atividade. Isso quer dizer que, se temos 5, 10 ou 15 minutos
para realizar uma tarefa simples, gastaremos todo esse tempo. A alternativa “a” trata da elaboração de objetivos e metas com o envolvimento
de todos e a letra “e” trata de uma técnica utilizada para aferir objetivos e metas com maior eficiência. A letra “c” trata da técnica indicada para
diminuir a resistência psicológica a iniciar tarefas difíceis e desagradáveis. A letra “d” trata da técnica desenvolvida por David Allen.
3 - Foco e atenção como fatores fundamentais

Ao final deste módulo, você identificará a importância do foco e da atenção para o combate à procrastinação, à preguiça e ao
estresse.
Foco e atenção
O foco é uma das questões mais essenciais na gestão de nosso tempo. Uma atividade realizada com foco terá grandes resultados com o consumo
mínimo de tempo. Focando suas atividades você terá tempo para descansar e para outras atividades mais prazerosas.
Diversos autores indicam que você deve focar primeiro as atividades mais desagradáveis e depois as mais agradáveis. Assim você resolverá aquilo
que lhe aflige primeiro e, depois, poderá curtir atividades mais dinâmicas e criativas.
O foco pode ser aplicado em diversos níveis, desde o planejamento até a execução e o monitoramento das
atividades.
O foco no planejamento está em escolher os objetivos principais de uma vida e aos poucos ir abrindo-os em objetivos intermediários e depois em
tarefas a realizar para alcançá-los. Quando fazemos esse tipo de programação, podemos encaixar as atividades e priorizar as que agregam valor ao
nosso objetivo, gerando maior racionalidade em nossas escolhas de curto, médio e longo prazos. Essa forma de organizar nossas atividades nos
garante:
check_circle_outline
Realizar o que é importante primeiro
check_circle_outline
Não perder o foco dos objetivos
Um bom planejamento com foco considerará apenas questões que estejam relacionadas com os objetivos e descartará como secundárias as que
não estão ligadas, melhorando a nossa chance de alcançar nossos objetivos mais amplos e de longo alcance. Se não planejarmos com foco,
podemos nos perder nas atividades do dia a dia e nunca alcançar nossos objetivos de longo prazo, ficando estagnado em nossa areia movediça das
atividades diárias.
Produtividade é sobre energia e foco, não tempo

O trabalho por grandes quantidades de horas não garante que atingiremos nossos objetivos, se nosso foco não estiver alinhado com esses
objetivos. Vamos nos perder pelo caminho, então ter foco é realizar as atividades com energia e concentração. Se nosso planejamento estiver
focado, cada atividade que realizamos será importante para o alcance de nosso objetivo final, e isso garantirá uma alocação do tempo de forma
eficiente e eficaz.
A junção de foco, eficiência e eficácia é a ferramenta mais poderosas para o sucesso.
Quando uma pessoa conseguir reunir essas três qualidades em seu planejamento e execução, ela alcançará qualquer objetivo que desejar. No
entanto, permanecer sempre focado, eficiente e eficaz não é fácil. Precisamos estar o tempo todo nos controlando e nos policiando, pois a nossa
tendência é relaxar, é ir para os roubadores de tempo, para aquilo que não exige nada de nós.
É por isso que estamos na era dos podcasts e vídeos tutoriais; não é que eles não sejam boas ferramentas, mas eles tendem a fornecer todo o
conteúdo de forma mastigada, com pouca necessidade de raciocínio ou questionamentos. Tudo é dado já resolvido, sem a necessidade de esforço
ou de qualquer gasto de energia para a sua aquisição.
Apesar da facilidade, trata-se de uma ideia equivocada sobre ensinar, pois a exposição de algo pronto, predefinido, limita e até veta caminhos de
interpretação e de aprendizado, reforçando de forma unívoca a perspectiva do enunciador.
Um ponto importante no aprendizado, no planejamento e na execução de qualquer atividade é a capacidade de julgamento que o ser humano tem e
que nenhuma máquina tem até hoje. Isso é o que nos diferencia e essas ferramentas modernas de distribuição de informações estão roubando
essa característica dos seres humanos.
Quando:
Compramos uma ideia sem Preferimos a explicação Delegamos a nossa

questionar. simplista de um youtuber para capacidade de julgar a outra
um problema muito mais pessoa que nos dá as
complexo. informações já digeridas.
Estamos abrindo mão da característica que nos torna diferentes das máquinas e que garante nossa empregabilidade. Essa forma de agir acaba nos
colocando em um estado de letargia intelectual que atrapalha nosso julgamento, nosso bom planejamento e nossa execução de tarefas com foco e
energia.
Trabalho focado, deep work

O trabalho focado pode ser considerado um trabalho profundo. Seu reverso é o trabalho superficial. Veja a seguir a explicação de cada um deles:
Trabalho superficial
O trabalho superficial é realizado de forma mais descontraída e pode ser utilizado como uma distração, se for um trabalho que exige grande
concentração, mas pode ser também um bom momento de relaxar o cérebro. Trabalhos como responder pequenos e-mails, arquivar algo, dar uma
resposta rápida, podem ser realizados com menor engajamento. Esses trabalhos podem ser encaixados entre outras tarefas que requerem grande
concentração, melhorando seu desempenho e garantindo maior agilidade, pois eles acabam funcionando como uma forma de descanso para o
cérebro.
Trabalho profundo
Já para os trabalhos que demandam maior concentração, é interessante que, ao iniciarmos, nos concentremos de forma absoluta, focando apenas
a tarefa que estamos realizando. Esse foco deve ser total, pois, como já explanado, quando tentamos fazer várias tarefas ao mesmo tempo,
acabamos não aproveitando bem o tempo e não nos concentramos, perdendo grande parte da nossa energia aplicada. Para que um trabalho
profundo aconteça é necessário foco e concentração total.
Para Cal Newport, o princípio da produtividade está na relação intensidade x tempo. Ele indica quatro pontos que devemos observar para que o
trabalho profundo aconteça. São eles:
Tenha um espaço de trabalho dedicado à tarefa a ser realizada.
Tenha uma hora para terminar seu trabalho.
Tenha uma sequência de atividades iniciais que lhe garanta rápida concentração.
Prepare todos os aspectos para que seu ritual garanta ao seu cérebro o recebimento do suporte que precisa para continuar operando
em um alto nível de concentração.
Dizer não ou servir aos outros?

Dizer não a uma pessoa ou recusar alguma coisa de que gostamos é muito difícil. Quando temos de dizer não a alguém que gostamos temos um
sentimento de perda, de estar deixando de ajudar alguém. No trabalho, podemos ter o mesmo tipo de sentimento. Dizer não a um colega que nos
pede para fazer algo, ou solicita uma ajuda, é muito difícil também. Dizer não a um chefe é ainda mais difícil devido ao poder hierárquico existente
na relação.
Mas muitas vezes deixar de dizer não pode tornar nosso serviço ineficiente e nos prejudicar mais com entregas
atrasadas ou de baixa qualidade.
Nesse sentido, o controle da quantidade de tarefas que temos de realizar é muito importante para termos tempo de qualidade para fazer as tarefas
de forma concentrada e organizada. Crie o hábito de ter suas tarefas organizadas para poder ter uma boa noção de quando você pode assumir
novas tarefas e quando precisa dizer não.
Todas as ferramentas que apresentamos até aqui podem lhe ajudar a gerar essa organização e lhe garantir as razões corretas para dizer não a uma
tarefa específica.
Tome boas decisões

Tomar uma decisão pode ser algo muito difícil. Assim como dizer não, muitas vezes, ficamos adiando a tomada de uma decisão que implique
alguma contrariedade a alguém. Temos também dificuldade de tomar decisões que impliquem escolhas com riscos, ou que sabemos que podem
não ser as mais assertivas, pelo menos naquele momento.
Anteriormente, estudamos a regra 40-70 utilizada por Colin Powell, quando estudamos a eficácia, mas aqui queremos focar outro aspecto da
decisão. Segundo Daniel Kahneman (2012), ganhador do prêmio Nobel, nós temos dois tipos de tomada de decisão:
Decisão rápida e intuitiva
Baseado em sentimento.
close
Decisão lenta
Baseado no raciocínio e na análise de opções.
Baseado no raciocínio e na análise de opções. Cada um desses sistemas tem sua finalidade e eles devem ser conscientemente utilizados para
aproveitar o melhor de cada um.
O primeiro, mais visceral e baseado em sentimentos, é mais intuitivo e se presta a decisões que precisam ser tomadas de forma rápida, sem muita
reflexão. Esse tipo de decisão é menos embasado em informações e mais em sensações, devendo ser treinado constantemente para que possa se
desenvolver e ser aproveitado com maior frequência.
Dica
Procure começar treinando em pequenas decisões de seu dia a dia, e vá crescendo o seu uso conforme vai ganhando confiança.
Isso lhe ajudará a destravar várias tarefas que necessitavam de pequenas decisões, levando a uma economia de tempo enorme.
O segundo sistema, baseado no raciocínio, tenta se apresentar como o rei das decisões corretas, mas, se mal aplicado, pode ser na realidade um
grande empecilho ao crescimento e à realização das tarefas, se transformando em um motivo de paralisia na vida e nas tarefas das pessoas.
Pessoas que necessitam de grande quantidade de tempo para a tomada de qualquer decisão podem na realidade estar apenas adiando decisões
com o argumento de que precisam pensar mais.
Demorar longos períodos para tomar decisões simples pode travar a produtividade e levar o indivíduo a perder
tempo ou a aproveitá-lo de forma mais eficiente.
Isso não quer dizer que não precisamos refletir sobre algumas decisões, e que o sistema racional é ruim. Na realidade ele é excelente, mas deve ser
utilizado para as questões corretas e não para qualquer questão.
Para a utilização da decisão racional de forma correta, precisamos planejar bem nossas atividades e desenvolver uma boa percepção de quando um
assunto pode ser resolvido rapidamente e quando esse assunto precisa de tempo e raciocínio para ser resolvido. Procure desenvolver essas
habilidades em seu dia a dia e ganhará grande quantidade de tempo em suas tarefas.
Distração digital
As redes sociais podem se tornar um vício, uma grande distração e perda de foco. Quando uma pessoa se acostuma com elas e perde o controle
sobre o momento em que pode ou não ficar conectada, tende a se perder e se escravizar nessa rotina.
Esse tipo de dependência, de comportamento, é estudado e indica uma possível doença. Mas, para além da doença, temos que todos nós estamos
um pouco escravos das distrações digitais.
A fim de desenvolvermos serviços intelectuais precisamos nos concentrar e ter foco para que o serviço ocorra de forma satisfatória e com
velocidade. Os recursos digitais das redes sociais podem ser uma distração que nos impede de ter foco e de conseguir executar serviços de forma
profunda. Essas distrações impedem que tenhamos um engajamento pleno com a atividade, parando a todo momento para olhar uma mensagem,
uma foto ou um comentário.
Cada uma dessas interrupções tira nosso foco e não nos deixa aprofundar nossa concentração, ficando sempre superficial e com baixo rendimento.
Dica
Um conselho dado por grandes CEOs é ter um ambiente em que você se desconecta totalmente das redes, não recebendo nem notificações, para se
dedicar exclusivamente à tarefa que demanda concentração e foco.
Com essa atitude, você evitará ficar se desconcentrando com questões secundárias e renderá muito mais, fazendo sua tarefa rapidamente e depois
tendo muito mais tempo para todas as distrações.
Então, a frase de ordem é:
“Livre-se das distrações digitais.”
Teoria do Fluxo
O objetivo é uma concentração tão intensa que não sobra atenção para pensar em algo irrelevante.
(CSIKSZENTMIHALYI, Mihaly)
A teoria do fluxo consiste em se concentrar de uma forma tão profunda que as distrações deixam de ter impacto em sua atenção. Quando
conseguimos entrar nesse estado, podemos produzir em alta velocidade e com muita qualidade. Isso acontece pois as distrações ficam em
segundo plano e nosso cérebro desliga as percepções periféricas concentrando toda a energia na atividade que estamos realizando.
Para conseguir esse benefício é necessário um preparo prévio. Principalmente no início, você deve evitar que as distrações fiquem por perto.
Conexões de internet no computador, celulares ligados e perto de você, notificadores de chamada como relógio de pulso, entre outros artigos que
lhe causam distração devem ser desligados ou retirados da sala em que estamos trabalhando.
Com tempo e treinamento ficamos cada vez mais eficientes e eficazes nessa concentração, o que nos ajuda cada vez mais a produzir com
velocidade e qualidade. Tudo está baseado no treino.
Reuniões (aulas, palestras) focadas e produtivas

Reuniões são uma das atividades onde mais se perde tempo. Algumas empresas estão retirando as cadeiras das salas de reunião para evitar que
seus colaboradores transformem a reunião em um encontro social e somente isso. Uma reunião produtiva é curta e com um foco muito bem
definido.
Reuniões que passam de 60 minutos com muitas pessoas geralmente não são muito produtivas e podem estar gastando
tempo desnecessário.
Para se ter uma boa reunião é preciso preparação e evitar que se torne uma palestra. A pauta deve ser enviada previamente e o foco deve ser nas
discussões sobre o assunto e na chegada a um consenso. Deve-se evitar um excesso de questões a serem discutidas para que a reunião seja
produtiva, nós não conseguimos dar atenção a vários assuntos ao mesmo tempo.
Veja a seguir o quadro que compara uma boa reunião e uma má reunião:
Má reunião Boa reunião
Material muito grande Assumir que todos já leram o material, evitando ler
Domínio da chefia (liderança da reunião) Hipóteses refutáveis
Mais de 90 minutos De 30 a 60 minutos
Abusar do PowerPoint Vigoroso debate
Procrastinação e precrastinação
Para evitar a procrastinação, é necessário evitar se concentrar no produto. Em vez disso, a atenção deve estar na construção de processos —
hábitos — que coincidentemente permitem realizar as tarefas desagradáveis que precisam ser feitas.
Você sabe o que é procrastinar?
Resposta expand_more
Procrastinar é deixar uma atividade ou tarefa que deveria ser realizada neste momento para amanhã e, quando chega amanhã, deixar para
depois de amanhã.
Essa é uma prática muito comum, principalmente quando a questão a ser tratada não nos agrada. Temos sempre a tendência de beneficiarmos as
tarefas que nos agradam, mesmo que elas não sejam as mais urgentes ou as mais importantes. Quando agimos assim, escolhendo apenas as
tarefas que nos agradam, em muitos casos estamos:
Precrastinando as tarefas
Pois a estamos fazendo antes do momento que deveria acontecer.

close
Procrastinando as tarefas
Pois deveriam ser realizadas naquele momento.
Quando planejamos o uso do nosso tempo, devemos utilizar as técnicas demonstradas até agora e evitar cair na procrastinação das atividades
desagradáveis. Mesmo no planejamento, essa procrastinação pode acontecer, pois a pessoa tende a dar mais importância relativa às tarefas que
lhe agradam.
Procure sempre entender quais tarefas realmente são importantes e quais são urgentes para o alcance de seus
objetivos.
Pois você pode estar procrastinando tarefas importantes por não serem agradáveis e realizando as que mais lhe agradam, mas que não são
importantes para os objetivos. O foco devem ser as tarefas que melhor contribuem para a realização do objetivo.
Preguiça
A preguiça pode ser um grande problema. Pessoas que se entregam à preguiça não conseguem prosperar. Todas as atividades e tarefas são difíceis
e elas estão sempre cansadas. Esse tipo de pessoa está sempre pensando em descanso e nunca se concentra em suas atividades. Sua única
vontade está direcionada para distrações e atividades que não demandem esforço.
Para evitar esse tipo de comportamento, nós devemos estar sempre alertas com a nossa postura. Estar engajado em nossas atividades é o mínimo
que podemos fazer, evitando que nosso trabalho se torne um peso para a nossa existência. Evitar comportamentos de preguiça e tornar a falta de
motivação uma constante pode influenciar diretamente na sua gestão do tempo, tornando todas as tarefas mais lentas e menos eficientes.
video_library
O foco e a atenção na realização das tarefas – dicas e ferramentas
Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e técnicas ligadas a manter o foco e a concentração na realização das tarefas e
solução de problemas.
Questão 1
Nos últimos tempos, temos percebido que a tecnologia e o desenvolvimento de novas formas de nos relacionarmos têm tomado conta do
nosso dia a dia. Essas questões podem atrapalhar muito a nossa concentração, piorando bastante nosso aproveitamento. O que é necessário
para que possamos nos abster dessas distrações, principalmente as digitais, como as redes sociais. Escolha a alternativa que melhor garante
que possamos nos livrar dessas distrações:
A Manter o foco nas tarefas produzindo um trabalho profundo e reduzindo, se preciso, o tempo gasto com as redes sociais.
B Manter o foco nas redes sociais a fim de obter motivação para realizar um bom trabalho fora das redes.
C Evitar integralmente o acesso às tecnologias digitais, à internet e aos dispositivos móveis para manter o foco.
D Priorizar o uso das tecnologias digitais, recorrendo a vídeos tutoriais e a podcasts para manter a atenção nas tarefas existentes.
E Privar-se de usar as redes sociais bem como a internet de forma permanente a fim de se dedicar somente às tarefas existentes.
Parabéns! A alternativa A está correta.
A tecnologia e as redes sociais foram um grande avanço em nossas vidas. No entanto, elas podem ser uma grande fonte de distração e de
procrastinação nas atividades importantes que realizamos. Para evitar esse problema, precisamos ter foco e procurar produzir sempre com
concentração e esforço. Na letra “b” temos que o trabalho superficial, nesse caso o foco, é menos importante para a sua realização. As demais
alternativas são contrárias a aplicação de foco para a realização das tarefas, o que não nos livra das distrações, mas são o objeto que realiza as
distrações.
Questão 2
A procrastinação é um termo muito utilizado para indicar uma pessoa que deixa suas tarefas de hoje para amanhã. Existe uma outra forma de
procrastinar que dá uma impressão de que estamos super atarefados, essa forma é:
A Fazer apenas as tarefas mais importantes, delegando as tarefas urgentes e menos importantes.
B Fazer apenas as tarefas que lhe agradam, deixando as desagradáveis sempre para depois.
C Fazer apenas as tarefas programadas para o dia, deixando as tarefas do dia seguinte para seu próprio dia.
D Fazer as tarefas do dia e adiantar as tarefas do dia seguinte, sempre procurando estar cheio de afazeres.
E Fazer apenas as tarefas que lhe mandam, evitando deixar coisas para depois, onerando o dia seguinte.
Parabéns! A alternativa B está correta.
A procrastinação é um problema recorrente em nossas vidas. Sempre que encontramos tarefas difíceis ou desagradáveis temos vontade de
procrastinar. Essa atitude está para nós como uma forma de defesa, em que buscamos realizar apenas aquilo que nos agrada. Muitas pessoas
se sobrecarregam de atividades exatamente para procrastinar a realização daquelas que realmente deveriam fazer, parecem estar sempre
ocupadas para não realizar aquela tarefa desagradável. As respostas das demais alternativas tratam de precrastinação ou de realizar as tarefas
no momento correto.
Considerações finais
Durante nosso estudo pudemos entender um pouco sobre a gestão do tempo. Esse é um tema muito amplo e que merece mais aprofundamento. O
tempo gasto estudando a gestão do tempo pode lhe render muitas horas economizadas e a possibilidade de não se escravizar em seu trabalho.
Aqui, procuramos abordar alguma das mais conhecidas técnicas aplicadas à gestão do tempo. Cada hora de estudo desse tema pode lhe trazer
grandes avanços. Mas um ponto importante é que não basta estudar, é preciso colocar em prática.
A prática do aprendizado é o que lhe trará benefícios. Quando colocamos um conhecimento em prática, estamos sendo sábios. A sabedoria está
exatamente em utilizar as ferramentas que temos a nosso favor. Colocar todo esse conhecimento adquirido em prática é o que lhe trará bons
resultados. Por isso, continue a estudar sobre o assunto, porém, mais do que isso, coloque ele em prática em sua vida e veja o ganho que você
poderá usufruir desse conhecimento.
headset
Podcast
Neste podcast, o especialista irá se aprofundar em questões relacionadas a gestão do tempo em uma aplicação mais prática.
Referências
COVEY, S., MERRIL, R. MERRIL, R. Primeiro o mais importante – First Thing First. Rio de Janeiro: Sextante, 2017.
Burkeman, O. Four thousand weeks: time management for mortals. New York: Farrar, Strause and Giroux, 2013.
DRUCKER, P. Prefácio. In: HESSELBEIN, F.; GOLDSMITH, M.; BECKHARD, R. O líder do futuro. Prefácio Peter Drucker Fundation. São Paulo: Futura,
2006.
KAHNEMAN, Daniel. Rápido e devagar: duas formas de pensar. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012.
SOBRAL, F. PECI, A. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. 2. ed. São Paulo: Pearson, 2013.
Explore +
Assista ao filme O preço do amanhã, no qual uma sociedade distópica é regida pela compra e venda do tempo como uma mercadoria ou moeda.
Pesquise o vídeo ou o livro Superocupado de Kevin DeYoung, bem como o livro Faça Mais e Melhor e veja as diversas questões ligadas à gestão do
tempo. Outro livro de abordagem semelhante é Redeeming Your Time do bem avaliado autor Jordan Raynor.

Gestão Do Tempo - Eficácia e Produtividade

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Gestão Do Tempo - Eficácia e Produtividade

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Gestão Do Tempo - Eficácia e Produtividade

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

01/03/2023, 08:26 Gestão do tempo: eficácia e produtividade

Gestão do tempo: eficácia e produtividade

Análise da eficácia na gestão do tempo

Análise da eficiência na gestão do tempo

Identificar as técnicas de gestão da produtividade pessoal.

Foco e atenção como fatores fundamentais

1 - Análise da eficácia na gestão do tempo

Segundo Burkeman (2013), hoje as pessoas vivem em média 4 mil semanas.

“O crescimento pelo crescimento é a ideologia da célula cancerosa.”

O que significa eficácia pessoal?

(DRUCKER, s.d., n.p.)

Pensando especificamente em eficácia, podemos defini-la como:

A qualidade da ação que alcança os resultados planejados, metas, objetivos.

ilipe Sobral e Alketa Peci

Principais diferenças entre os conceitos de eficiência e eficácia.

Técnicas para uma gestão eficaz

A matriz de Eisenhower é uma matriz que cruza:

URGENTE MENOS URGENTE

Planejamento de problemas, pró-ação

Interrupção do trabalho com frequência para atender

Quadro: Matriz do Uso do Tempo por Merryl Douglas.

Objetivos e resultados-chave (OKR)

Specific Measurable Attainable Realistic

Específico Mensurável Atingível Realista

Vermelho -> Amarelo -> Verde

Abordagem de “sim” ou “não”

A meta foi alcançada:

Se sim, ótimo. Se não, por que não?

Verde 0,7 a 1,0 Entregamos

Amarelo 0,4 a 0,6 Fizemos progresso, mas ficamos aquém da conclusão

Vermelho 0,0 a 0,3 Falhamos em fazer um progresso real

Pontuações mais baixas devem levar a uma reflexão:

Que fatores levaram à pontuação baixa?

Ainda vale a pena perseguir o objetivo no próximo semestre?

Em caso afirmativo, o que você pode mudar para alcançá-lo?

Para quem não sabe aonde vai, qualquer caminho serve.

Falta pouco para atingir seus objetivos.

Vamos praticar alguns conceitos?

Parabéns! A alternativa D está correta.

Parabéns! A alternativa C está correta.

2 - Análise da eficiência na gestão do tempo

O que significa eficiência ou produtividade pessoal?

(DRUCKER, 2006, p. 51)

A eficiência se preocupa com o processo, se esse é o mais econômico e rápido possível.

Mas o que é gerenciamento de tempo?

“Não deixe o perfeito ser inimigo do bom eficiente.”

A lei de Parkinson declara:

“O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão.”

Ilustração dos princípios da lei de Parkinson.

Por exemplo, para escrever um artigo acadêmico, o pesquisador fará:

Pesquisa sobre o tema e as referências.

Definição dos objetivos.

Análise dos resultados.

Fazendo as coisas acontecerem — GTD — David Allen

A técnica de David Allen se divide em três etapas:

Que dependem de alguma ação.

Que não dependem de nenhuma ação.

As atividades rápidas são o grande volume das demandas.

Revisar e refletir sobre o significado de tudo, enxergando o todo.