Memorando Circular Informe: (Correcta)

Corresponde a una comunicación escrita para tratar asuntos internos.
Memorando (correcta)
Circular
Informe
Acta
2
Las _____________________ se dividen en dos grupos __________________ y
______________________, se deben separar en el momento en que se reciben,
según el tipo de comunicaciones.
Comunicaciones, oficiales, personales (correcta)

Comunicaciones, activas, inactivas
Circulares, internas, externas
Actas, internas, externas
3
Las comunicaciones oficiales recibidas son aquellas que ingresan a la empresa, las
cuales deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los
datos de origen del ciudadano o entidad que las remite
Verdadero
Falso
4
Las comunicaciones oficiales son todas aquellas comunicaciones recibidas o
despachadas por una empresa en desarrollo de sus funciones.
Verdadero
Falso
5
Dentro del proceso de comunicaciones hablamos de la apertura que consiste en la hora
en que se debe atender al usuario interno y externo para la recepción de las
comunicaciones oficiales.
Verdadero
Falso
6
Las comunicaciones oficiales se caracterizan por ser:
Comunicación de entidades oficiales o privadas. (correcta)

Documentos emitidos por entidades oficiales o del estado.
Documentación emitida por entidades militares.
A y B son correctas.
7
Se denomina silencio documental cuando:
Falta de información o hallazgos mínimos respecto a lo que se requiere.
Dentro de un documento hay hojas en blanco.
Información completa pero no con deterioro físico
Proceso de exploración de bases de datos y palabras claves.
8
La administración de documentos se define como:
Elaboración de documentos debidamente planeados y organizados. (correcta)

El control de las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel.
Control y seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y
enviadas.
Administración del horario de atención al público visible y de fácil acceso a los
ciudadanos.
9
El almacenamiento de _______________ consiste en ___________________ los
documentos, debidamente ________________ y organizados.
Documentos, recopilar, clasificados (correcta)

Unidades, organizar, foliados
Documentos, garantizar, foliados
Unidades, garantizar, clasificados
10

La radicación consiste en el número consecutivo que se asigna a las comunicaciones
producidas o recibidas.
Verdadero
Falso
11
El reparto consiste en la distribución de las comunicaciones, hacia las oficinas que
deban realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.
Verdadero
Falso
12
Se conoce como ruido documental en cuando se encuentra:
Un gran número de datos o de información genérica que no es relevante a lo

que se esperaba encontrar. (correcta)
Documentos que pierden su valor documental por el paso del tiempo.
Descarte de documentos soportado en actas.
Falta de información.
13
Comunicaciones privadas son todas aquellas comunicaciones que llegan con el
nombre del funcionario los cuales se deben radicar para llevar un control pese a ser de
carácter personal.
Verdadero
Falso
14
La _________________ consiste, en recibir las comunicaciones,
_________________ de diferentes entidades, y ______________ o soportes.
Recepción, provenientes, medios

Información, almacenadas, materiales
Documentación, escritas, materiales
Información, proveniente, materiales
15
El concepto de “Planeación” hace referencia a:
Los pasos o mecanismos a seguir para alcanzar objetivos propuestos.

Plasmar información para el cumplimiento de metas.
Seguir procesos para la obtención de los recursos.
Planificar mediante formatos los pasos a seguir para el crecimiento de la
empresa.
16
Se refiere a comunicación escrita de interés común con mismo contenido.
Circular
Memorando
Actas
Informes
17
Comunicaciones recibidas, son:
Documentos que ingresan a la empresa.

Comunicaciones que ingresan a la oficina de correspondencia para ser
despachadas fuera de la empresa.
Comunicaciones oficiales que ingresan y son de carácter privado de la entidad.
Documentos que son transferidos de un archivo a otro.
18

Un memorando es un documento escrito que contiene lo sucedido, tratado o acordado
en una reunión específica.
Verdadero
Falso

19
Una comunicación _______________ de interés _____________ con el mismo
contenido dirigida a un grupo específico es la ______________.
Escrita, común, circular

Escrita, común, carta
Formal, laboral, circular.
Laboral, público, circular.
20
Se conoce por mantenimiento en la función de la administración documental.
Cuidado y actualización del documento en físico o electrónico.

Regular la gestión de los archivos.
Comprobación soporte e ilustración de los documentos.
Recopilación de documentos clasificados y organizados.
21
Uno de los pasos de la Administración es el Control, el cual hace referencia a:
A la vigilancia de lo que se planeó, organizo y direccionó llegue al objetivo

propuesto.
Al control que de sebe tener con las comunicaciones que ingresan a las
instituciones.
A los lineamientos para el control, y los procedimientos para su administración.
Al control y seguimiento de las unidades de correspondencia.

22
La ________________ es la ejecución de los _________________ la motivación, la
comunicación, es decir la etapa en que se _____________al personal.
Dirección, planes, orienta

Organización, programas, orienta
Administración, archivos, organiza
Planeación, archivos, direcciona
23
La norma ________________ tiene como objeto brindar ____________________
para la gestión de ____________________.
GTC 185, herramientas, documentos

Internacional, pautas, informes
GTC 187, información, documentos
GTC 187, herramientas, documentos
24
Dentro del proceso de administración qué papel desempeña la organización.
Es la distribución de responsabilidades entre los integrantes de la

empresa.
La organización es la entidad es decir la razón social.
Es la forma en que cumple las funciones la entidad respetando el orden en los
procesos.
Es la distribución de secciones y subsecciones dentro de un fondo o empresa.
25
Las comunicaciones ________________ son aquellas que son enviadas en soporte
________________ y contiene original y máximo dos ___________.
Enviadas, físico, copias

Internas, físico, originales
Oficiales, electrónico, copias
Internas, físico, anexos
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Comunicación de entidades oficiales o privadas. (correcta)

Elaboración de documentos debidamente planeados y organizados. (correcta)

Documentos, recopilar, clasificados (correcta)

Un gran número de datos o de información genérica que no es relevante a lo

Recepción, provenientes, medios

Los pasos o mecanismos a seguir para alcanzar objetivos propuestos.

Documentos que ingresan a la empresa.

Escrita, común, circular

Cuidado y actualización del documento en físico o electrónico.

A la vigilancia de lo que se planeó, organizo y direccionó llegue al objetivo

Dirección, planes, orienta

GTC 185, herramientas, documentos

Es la distribución de responsabilidades entre los integrantes de la

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