Sena Ensayo Importancia de Los Archivos

Administracion Documental En El Entorno Laboral
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Ensayo
Importancia De Los Archivos
Milena Alexandra Colmenares Bedoya
Abril 2020
Introduccion
Apartir del siglo XXI los archivos se han actualizado gracias a la tecnologia han
tomado cambios drasticos ya que por medios electronicos y redes sociales se
nos ha facilitado mas el modo de estar informados y comunicados.
Sin Embargo cabe resaltar que aun existen archivos de gran utilidad los cuales
le llamamos archivo de gestion, central e historicos.
Pero tambien tiene nuna cronologia o trazabilidad pues segun su uso , su

naturaleza y su ciclo vital se seleciona para su clasificacion.
Es importante conocer que detras de todos estos procesos archivisticos estan los
archivistas que son base fundamental para que cada documento o archivo este
en orden y archivado de forma correcta.
Estas personas deben contar con un tipo de habilidades las cuales hagan del
archivo un proceso eficaz y seguro, al momento de necesitarlo. Segun su
categoria y nivel de importancia.
Desarrollo
En este tiempo para cada entidad o organizacion los archivos son de vital
importancia ya que es el inicio de un documento donde quedara como
testimonio la trazabilidad de cualquier informacion´para culaquier tipo de
tramite que desee realizar dicha entidad o organizacion.
En cada entidad o organizacion exiten varias organizaciones del arcvhivo estos

se desarrollano o clasifican segun las caracteristicas que tengan.exiten archivos
centralizados que controla una sola dependencia o area es decir como el area un
hospital recolipan informacion de todos los pacientes como datos basicos
nombre direccion lugar de vivienda.y los decentralizados es decir como el area
de gestion humana son los encargados de recibir, entrevistar e.t.c todo lo
referente al personal de una empresa.hay otra organizacion del archivo se le
llama Archivo descentralizado con control descentralizado este va dirijido a
cada dependencia y esta se encargara de dicho archivo por ejemplo los jefes, los
supervisores, los administradores.y el Archivo descentralizado con control
centralizado este lo controla igualmente una sola dependencia pero a su vez a
las necesidades de cada dependencia.
Tenemos algunos documentos que segun su utlidad y manejo se clasifican como

activos este tipo de archivo es el que esta en constante movimiento para
informacion de la entidad o organizacion lo semiactivos que son los que se
utilizan regularmente.
los inactivos que se utilizan cuando haya una urgencia a estos nos referimos
como a las entidades de los fiscales ,legales entre otros.
Hay algunos documentos y/o archivos que de acuerdo a su naturaleza tambien
se caracterizan ; como los privados estos los manejan las personas naturales o
juridicas. Los archivos publicos que sonn documentos que manejan las
entidades del estado. Y los archivos privados de interes publico que son los que
tienen significado cientifico, historico.
Los archivos tambien cumplen un ciclo vital de utilidad por eso tenemos los
archivos de gestion que esta a dispocicion de toda la organizacion o personal de
la entidad. Esta el archivo central que contiene informacion de cada area o
dependencia pero en este no todos tienen acceso.
Y el archivo historico un documento el cual se conserva por su informacion y

tipo de contenido.
Los archivos tambien tienen cualidades los cuales hacen mas rapida su
busqueda tenemos los economicos que trata de toda la contabilidad y finanza de
la entidad los simples que su informacion es muy rapida y sencilla de identificar
los funcionales que facilitan la forma de archivar y consultar cualquier archivo
los exactos que como su misma palabra lo diche no deben haber errores al
momento de archivar por que su informacion es precisa. Y los tecnicos para la
toma de deciciones.
Detras de todo esto estan personas delegadas en cada area de archivo pero para
ello deben contar con un tipo de habilidades los cuales hagan que el archivo sea
eficaz y seguro. Entre ellas estan el orden que cuando se necesite algun archivo
sea facil de encontrar, que tenga resposabilidad que este actualizando los
archivos y decicacion, prontitud que al momento que se solcite el archivo este
disponible cordialidad se debebrindar un buen servicio al momento de solicitar
cualquier tipo de archivo, sigilo profesional que la persona tenga prudencia y
cierto grado de confidencialidad al momento de brindar el archivo a quien lo
solicite.concentracion que al momento de solicitar el archivo no se eliga el
equivocado.
Los archivos tienen elementos o utiles los cuales hacen que se vean tambien
organizadosy su forma de busquedad sea mas rapida estan los archivos
verticales que se guardan informacion o documentos que facilmente o
constantemente se utilizan estan ubicados al lado del escritorio de las
oficinas.estan los archivos horizontal el cual se organiza los documentos o
archivos dentro de una carpeta y se guardan alli.el folderama generalmente se
utiliza para guardar historias laborales.archivador giratorio, archivador
mecanico se utiliza para guardar informacion segun su utilidad fisica.archivador
electronico es todo archivo por medio de herramientas ofimatica.estantes,
archivador rodante, planoteca el cual se guarda informacion de planos biblioteca
el cual se guarda informacion deacuerdo al material bibliografico.
Se utilizan materiales como ganchos, cajas de archivo ,papeleria termometro e

higroscopio.
Conclusion
El archivo es una herramienta fundamental para encontrar documentos segun su
grado de solucitud. El cual guarda todo tipo de informacion como confidencial
hasta sencilla.
Todo depende del manejo que le demos para poder encontrar nuestra
informacion de manera rapida y eficaz.
Nos ayuda aclarar dudas, nos sirve de soporte ante cualquier situacion, nos
ayuda a estar informados y comunicados.

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Pero tambien tiene nuna cronologia o trazabilidad pues segun su uso , su

En cada entidad o organizacion exiten varias organizaciones del arcvhivo estos

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