Elementos Esenciales de La Documentación Organizacional

GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185
0.1 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
0.1.1 Identificación de páginas subsiguientes
El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el

documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda,
a cero o una interlínea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto
se dejan una o dos interlíneas libres.
0.1.2 Código
Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea libre
cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.
0.1.3 Lugar de origen y fecha de elaboración
Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa en
orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto),
según el estilo.
0.1.4 Datos del destinatario
A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas
libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, según
el tipo de documento.
0.1.4.1 Denominación o título académico
Se recomienda utilizar mayúscula inicial. Para escribir los nombres de las denominaciones o
títulos académicos
0.1.4.2 Nombre del destinatario
Se sugiere escribirlo con mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos.
0.1.4.3 Cargo
Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden
distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.
1
0.1.5 Asunto
Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin
subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlíneas libres, a partir del último dato del destinatario.
Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo de
cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido.
Únicamente en el caso del memorando, se recomienda escribir la palabra asunto en mayúscula
sostenida, seguida de dos puntos.
0.1.6 Cuerpo o texto
Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés.
0.1.7 Datos del remitente
El nombre del remitente se debería escribir en mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos
apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla.
0.1.8 Líneas especiales
Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los
datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.
El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque
correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una interlínea libre del anterior y también
alineado.
0.1.8.1 Anexos
Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del remitente. La

palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos
(:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios
y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,).
EJEMPLO 1 Anexo: uno (15 folios).
EJEMPLO 2 Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM).
EJEMPLO 3 Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto).
EJEMPLO 4 Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una bolsa con afiches y un
video didáctico).
EJEMPLO 5 Anexos: cuatro (una invitación en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en 10 folios).
0.1.8.2 Copia
La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se
ubica a dos interlíneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay,
contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así:
tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma
entidad, se omite el nombre de la organización. Todo ello sin abreviar.
2
EJEMPLO 1 En línea separada:
Copia: Señor Julio Montoya, Gerente AMS

Señor Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional, Textiles S.A.
Doctor Bernardo Murcia Vélez, Jefe de Aseguramiento de la
Calidad, COPAV EJEMPLO 2 Para dependencias:
Copia: Gerencia
Gestión
Humana
Dirección
Financiera
EJEMPLO 3 Para códigos de las dependencias:
Copia
:
1010
1030
100
EJEMPLO 4 En línea seguida:
Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Jairo Ruiz Cano, Director de Talento Humano; César
Arenas, Jefe de Producción
Se recomienda no enunciar las copias fijas para la serie documental y el consecutivo,

por ser normas internas de la correspondencia de las organizaciones.
0.1.8.3 Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la

elaboración de las comunicaciones
A dos interlíneas libres del remitente o a una interlínea libre de anexos y copias se escribe
el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redacción, trascripción y
demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación, todo
debidamente alineados. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado
por cada uno de los participantes.
Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se

requiere su identificación.
EJEMPLO Redactor: Juan Carlos López Mendieta

Transcriptor: Angélica María Duque Duque
0.1.9 Número de copias
El número de copias de las comunicaciones internas o externas obedece a los

lineamientos y políticas establecidos en la organización, con base en las necesidades y
bajo los principios de economía, eficiencia y eficacia establecidos por ésta.
0.1.10 Soportes
0.1.11 Recomendaciones
3
Es importante que las comunicaciones no presenten errores técnicos, ortográficos,
gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser
impecable, sin borrones ni repisados.

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0.1 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

0.1.1 Identificación de páginas subsiguientes

El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el

0.1.3 Lugar de origen y fecha de elaboración

0.1.4 Datos del destinatario

0.1.4.1 Denominación o título académico

0.1.4.2 Nombre del destinatario

0.1.6 Cuerpo o texto

0.1.7 Datos del remitente

0.1.8 Líneas especiales

Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del remitente. La

EJEMPLO 1 Anexo: uno (15 folios).

EJEMPLO 2 Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM).

EJEMPLO 3 Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto).

EJEMPLO 1 En línea separada:

Copia: Señor Julio Montoya, Gerente AMS

Calidad, COPAV EJEMPLO 2 Para dependencias:

EJEMPLO 3 Para códigos de las dependencias:

EJEMPLO 4 En línea seguida:

Se recomienda no enunciar las copias fijas para la serie documental y el consecutivo,

0.1.8.3 Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la

Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se

EJEMPLO Redactor: Juan Carlos López Mendieta

0.1.9 Número de copias

El número de copias de las comunicaciones internas o externas obedece a los

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