ECD

Escrituração Contábil Digital

Manual Prático
ALDENIR ORTIZ RODRIGUES
Contabilista, advogado, especialista em tributos diretos, contribuições para o PIS/Cofins e legislação societária.
Coautor de livros das áreas contábil e tributária.

CLEBER MARCEL BUSCH

Contador, bacharel em direito, tecnólogo em análise e desenvolvimento de sistemas, especialista em tributos
diretos, contribuições para o PIS/Cofins e legislação societária. Coautor de livros das áreas contábil e tributária.

EDINO RIBEIRO GARCIA

Contador, bacharel em direito, especialista em tributos diretos, contribuições para o PIS/Cofins e legislação so-
cietária, professor e palestrante. Coautor de livros das áreas contábil e tributária.

WILLIAM HARUO TODA

Contabilista, advogado formado pela FMU, tecnólogo em análise e desenvolvimento de sistemas, especialista em
tributos diretos, contribuições para PIS/Cofins e legislação societária, pós-graduado em Gestão da Comunicação
e Marketing Institucionais pela UCB com cátedra da Unesco e pós-graduado em Gestão Pública pela Universi-
dade Tecnológica Federal do Paraná. Coautor de livros das áreas contábil e tributária.
Apresentação

A Escrituração Contábil Digital (ECD) faz parte do projeto Sped e tem por objetivo a substituição da
escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de trans-
mitir, em versão digital, os livros: G-Diário Geral; R-Diário com Escrituração Resumida (vinculado a um
livro auxiliar); A-Diário Auxiliar; Z-Razão Auxiliar; e B-Livro de Balancetes Diários e Balanços.
Encontramos várias denominações acerca ECD, isto é, ela pode ser identificada de diversas formas: o
Departamento de Registro Empresarial e Integração (DREI) adota a terminologia “Livro Digital”; a Recei-
ta Federal do Brasil (RFB) utiliza “Escrituração Contábil Digital” e o Conselho Federal de Contabilidade
(CFC) usa “Escrituração Contábil em Forma Eletrônica”.
Depois de concluída, a ECD deve ser submetida ao Programa Validador e Assinador (PVA) especifi-
camente desenvolvido para esse fim, disponível no site da RFB na Internet <www.receita.fazenda.gov.br>,
e deve ser transmitida ao Sped até as 23h59min59s, horário de Brasília, do último dia útil do mês de maio
do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração. Portanto, em relação ao ano-calendário de
2015, a entrega deverá ser feita até o dia 31 de maio de 2016.
A elaboração deste Manual, fundamentado no Manual de Orientação do Leiaute da ECD, anexo ao Ato
Declaratório Executivo Cofis nº 19/2016 (atualização em abril de 2016), tem por objetivo apresentar ao leitor,
de forma prática e segura, as instruções e orientações que devem ser observadas para validação, assinatura e
acompanhamento dos arquivos digitais da ECD e ECF, por meio dos aplicativos disponibilizados pela RFB,
assim como a correlação com as demais estruturas do Sped. Com isso, estaremos proporcionando ao contri-
buinte maior segurança no cumprimento dessas obrigações, minimizando assim os riscos de autuações.
Enfim, o presente Manual oferece ao leitor a oportunidade de conhecer melhor a ECD, por intermédio
de experientes profissionais, que qualificam a publicação dessa eficiente e ágil ferramenta de trabalho, desti-
nada a escritórios de contabilidade, empresas de assessoria e auditorias, contadores, controller, analistas fiscais
e contábeis, advogados, profissionais de TI e demais profissionais envolvidos nas áreas contábil e tributária.

A Editora

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Sumário

1. INTRODUÇÃO................................................................................................................ 13

2. CONSIDERAÇÕES GERAIS............................................................................................ 17
2.1. Pessoas jurídicas obrigadas........................................................................................................ 17
2.1.1. ME e EPP optantes pelo Simples Nacional................................................................... 18
2.2. Prazo para apresentação dos livros digitais............................................................................... 18
2.3. Penalidades................................................................................................................................ 19
2.4. Livros abrangidos....................................................................................................................... 20
2.5. Regras de convivência entre os os livros................................................................................... 20
2.6. Hash do livro.............................................................................................................................. 20
2.7. Impressão dos livros.................................................................................................................. 20
2.8. Dispensa de impressão............................................................................................................... 20
2.8.1. Quantidade de livros por arquivo e quantidade de arquivos por ano-calendário......... 21
2.9. Limite de tamanho e período dos livros.................................................................................... 21
2.10. Substituição do livro digital transmitido................................................................................... 22
2.10.1. Roteiro prático para substituição do livro digital (para ECD com Nire ou sem Nire). 23
2.11. Assinatura do livro digital.......................................................................................................... 24
2.12. Utilização do Receitanet e do ReceitanetBX.............................................................................. 25
2.13. Dados Agregados....................................................................................................................... 25
2.14. Lançamentos de Quarta Fórmula e Planos de Contas com 4 níveis......................................... 25
2.15. Tabelas de referência.................................................................................................................. 26
2.15.1. Plano de Contas Referencial.......................................................................................... 30
2.15.2. Configurações Necessárias para Consultar a Situação da Escrituração no PVA do Sped
Contábil......................................................................................................................... 30
2.16. Autenticação dos livros digitais................................................................................................. 30

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 ECD - Escrituração Contábil Digital
Manual Prático

2.17. Livro digital extraviado ou corrompido.................................................................................... 31

2.17.1. Roteiro para baixar a escrituração contábil utilizando o ReceitanetBX e importá-la
no PVA Contábil............................................................................................................ 31
2.18. Funcionalidades......................................................................................................................... 32
2.19. Requerimentos do PVA do Sped Contábil................................................................................. 32
2.20. Consulta à situação da ECD...................................................................................................... 33
2.21. Pessoas jurídicas registradas em Cartório................................................................................. 34
2.22. Leiautes do arquivo.................................................................................................................... 35
2.23. Período societário diferente do período fiscal........................................................................... 35
2.24. Legislação................................................................................................................................... 35

3. RAS (RAZÃO AUXILIAR DAS SUBCONTAS)................................................................ 37

3.1. Registro I030 - Termo de Abertura do Livro............................................................................. 38
3.2. Registro I053 - Subcontas Correlatas......................................................................................... 40
3.3. Registro I500 - Parâmetros de Impressão e Visualização do Livro Razão Auxiliar com Leiaute
Parametrizável........................................................................................................................... 42
3.4. Registro I510 - Definição de Campos do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável... 42
3.4.1. Tratamento das Subcontas............................................................................................. 45
3.4.1.1. Diferenças a Serem Adicionadas..................................................................... 45
3.4.1.1.1. Ativo e Passivo.............................................................................. 45
3.4.1.1.2. Adição na Utilização de Subcontas na Adoção Inicial.................. 46
3.4.1.2. Diferenças a Serem Excluídas......................................................................... 50
3.4.1.2.1. Ativo e Passivo.............................................................................. 50
3.4.1.3. Aquisição de Participação Societária em Estágios.......................................... 58
3.4.1.4. Ajuste a Valor Presente e Avaliação a Valor Justo........................................... 63
3.4.1.5. Participações em Coligadas e Controladas - Do Desdobramento do Custo
de Aquisição com Base em Laudo.................................................................. 64
3.5. Registro I550: Detalhes do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável......................... 68
3.6. Registro I555: Totais no Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável............................. 76

4. MOEDA FUNCIONAL..................................................................................................... 77

5. SOCIEDADES EM CONTA DE PARTICIPAÇÃO............................................................ 83

5.1. Livro Auxiliar da Investida no Exterior..................................................................................... 84

6. LIVRO AUXILIAR DA INVESTIDA NO EXTERIOR....................................................... 87

7. PLANO DE CONTAS REFERENCIAL PARA O SPED CONTÁBIL................................. 89

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Manual Prático

8. DADOS TÉCNICOS PARA GERAÇÃO DO ARQUIVO DA ECD.................................... 91

8.1. Introdução................................................................................................................................. 91
8.2. Características do Arquivo......................................................................................................... 91
8.3. Regras Gerais de Preenchimento............................................................................................... 92
8.3.1. Formato dos Campos.................................................................................................... 92
8.3.2. Regras de Preenchimento dos Campos com Conteúdo Alfanumérico (C)................... 93
8.3.3. Regras de Preenchimento dos Campos Numéricos (N) com Casas Decimais.............. 93
8.3.4. Regras de Preenchimento de Campos Numéricos (N) que Representam Data............ 93
8.3.5. Regras de Preenchimento de Campos Numéricos (N) que Representam Período....... 94
8.4. Códigos de Identificação........................................................................................................... 94
8.5. Tabelas Externas........................................................................................................................ 95
8.6. Tabelas Internas......................................................................................................................... 99
8.7. Tabelas Intrínsecas ao Campo................................................................................................... 99
8.8. Tabelas Elaboradas pela Pessoa Jurídica.................................................................................... 99

9. BLOCOS DO ARQUIVO.................................................................................................. 101

10. TABELA DE REGISTROS................................................................................................ 103

11. CAMPOS DOS REGISTROS............................................................................................ 107

12. TABELAS EXTERNAS..................................................................................................... 109

13. COMPOSIÇÃO DOS LIVROS......................................................................................... 113

14. BLOCO 0......................................................................................................................... 117

14.1. Bloco 0: Abertura, Identificação e Referências.......................................................................... 117
14.1.1. Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Empresário ou da
Sociedade Empresária.................................................................................................... 117
14.1.2. Registro 0001: Abertura do Bloco 0.............................................................................. 123
14.1.3. Registro 0007: Outras Inscrições Cadastrais da Pessoa Jurídica................................... 124
14.1.4. Registro 0020: Escrituração Contábil Descentralizada................................................. 126
14.1.5. Registro 0150: Tabela de Cadastro do Participante....................................................... 128
14.1.6. Registro 0180: Identificação do Relacionamento com o Participante........................... 131
14.1.7. Registro 0990: Encerramento do Bloco 0...................................................................... 132

15. BLOCO I - LANÇAMENTOS CONTÁBEIS.................................................................... 135

15.1. Considerações............................................................................................................................ 135
15.2. Bloco I: Lançamentos Contábeis............................................................................................... 135

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 ECD - Escrituração Contábil Digital
Manual Prático

15.2.1. Registro I001: Abertura do Bloco I.............................................................................. 135

15.2.2. Registro I010: Identificação da Escrituração Contábil................................................ 136
15.2.3. Registro I012: Livros Auxiliares ao Diário ou Livro Principal.................................... 138
15.2.4. Registro I015: Identificação das Contas da Escrituração Resumida a que se Refere
a Escrituração Auxiliar................................................................................................ 140
15.2.5. Registro I020: Campos Adicionais.............................................................................. 141
15.2.6. Registro I030: Termo de Abertura do Livro................................................................. 145
15.2.7. Registro I050: Plano de Contas................................................................................... 148
15.2.8. Registro I051: Plano de Contas Referencial................................................................ 152
15.2.9. Registro I052: Indicação dos Códigos de Aglutinação................................................ 154
15.2.10. Registro I075: Tabela de Histórico Padronizado......................................................... 156
15.2.11. Registro I100: Centro de Custos................................................................................. 157
15.2.12. Registro I150: Saldos Periódicos - Identificação do Período....................................... 158
15.2.13. Registro I151: Assinatura Digital dos Arquivos que Contêm as Fichas de Lançamento
Utilizadas no Período.................................................................................................. 159
15.2.14. Registro I155: Detalhe dos Saldos Periódicos............................................................. 159
15.2.15. Registro I157: Transferência de Saldos de Plano de Contas Anterior......................... 164
15.2.16. Registro I200: Lançamento Contábil........................................................................... 166
15.2.17. Registro I250: Partidas do Lançamento....................................................................... 169
15.2.18. Registro I300: Balancetes Diários - Identificação da Data........................................... 172
15.2.19. Registro I310: Detalhes do Balancete Diário............................................................... 173
15.2.20. Registro I350: Saldo das Contas de Resultado antes do Encerramento - Identificação
da Data......................................................................................................................... 175
15.2.21. Registro I355: Detalhes dos Saldos das Contas de Resultado antes do
Encerramento.............................................................................................................. 176
15.2.22. Registro I500: Parâmetros de Impressão e Visualização do Livro Razão Auxiliar com
Leiaute Parametrizável................................................................................................ 179
15.2.23. Registro I510: Definição de Campos do Livro Razão Auxiliar com Leiaute
Parametrizável............................................................................................................. 180
15.2.24. Registro I550: Detalhes do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável........... 181
15.2.25. Registro I555: Totais no Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável............... 182
15.2.26. Registro I990: Encerramento do Bloco I..................................................................... 184

16. BLOCO “J” - DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS............................................................ 185

16.1. Registro J001 - Abertura do Bloco J........................................................................................... 185
16.2. Registro J005 - Demonstrações Contábeis................................................................................. 186
16.3. Registro J100 - Balanço Patrimonial.......................................................................................... 187
16.4. Registro J150 - Demonstração do Resultado do Exercício........................................................ 191

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 ECD - Escrituração Contábil Digital
Manual Prático

16.5. Registro J200 - Tabela de Histórico de Fatos Contábeis que Modificam a Conta Lucros
Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido................... 194
16.6. Registro J210 - DLPA (Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados)/DMPL
(Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido)............................................................ 195
16.7. Registro J215 - Fato Contábil que Altera a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos
Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido........................................................................... 197
16.8. Registro J800 - Outras Informações......................................................................................... 198
16.9. Registro J900 - Termo de Encerramento.................................................................................. 200
16.10. Registro J930 - Identificação dos Signatários da Escrituração................................................. 201
16.11. Registro J935 - Identificação dos Auditores Independentes.................................................... 204
16.12. Registro J990 - Encerramento do Bloco J................................................................................. 205

17. BLOCO 9 – CONTROLE E ENCERRAMENTO DO ARQUIVO DIGITAL...................... 207

17.1. Registro 9001 – Abertura do Bloco 9......................................................................................... 207
17.2. Registro 9900 – Registros do Arquivo....................................................................................... 208
17.3. Registro 9990 – Encerramento do Bloco 9................................................................................ 208
17.4. Registro 9999 – Encerramento do Arquivo Digital................................................................... 209

18. REGRAS DE VALIDAÇÃO.............................................................................................. 211

18.1. Regras de Validação Nível 1....................................................................................................... 212
18.1.1. Regras de Validação de Estrutura 1............................................................................... 212
18.1.2. Regras de Validação de Estrutura 2............................................................................... 213
18.2. Regras de Validação Nível 2....................................................................................................... 213
18.3. Regras de Validação Nível 3....................................................................................................... 220

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1. introdução

O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), instituído pelo Decreto nº 6.022/2007, com alte-
rações pelo Decreto nº 7.979/2013, é definido como instrumento que unifica as atividades de recepção,
validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e
fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, compu-
tadorizado, de informações.
O projeto SPED tem como objetivos principais:
a) promover a integração dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações
contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais de acesso;
b) racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento
de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores; e
c) tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos,
a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento
de dados e auditoria eletrônica.
Além desses objetivos, o Sped oferece vários benefícios, entre eles:
a) diminuição do consumo de papel, com redução de custos e preservação do meio ambiente;
b) redução de custos com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias;
c) uniformização das informações que o contribuinte presta aos diversos entes governamentais;
d) redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas;
e) redução do tempo despendido com a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte;
f) simplificação e agilização dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária;
g) fortalecimento do controle e da fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as
administrações tributárias;

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 ECD - Escrituração Contábil Digital
Manual Prático

h) rapidez no acesso às informações;

i) aumento da produtividade do auditor mediante a eliminação dos passos para coleta dos arquivos;
j) possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um leiaute padrão;
k) redução de custos administrativos;
l) melhoria da qualidade da informação;
m) possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis e os fiscais;
n) disponibilidade de cópias autênticas e válidas da escrituração para usos distintos e concomitantes;
o) redução do “Custo Brasil”; e
p) aperfeiçoamento do combate à sonegação.
Boa parte dos contribuintes, senão sua totalidade, já se utiliza dos recursos de informática para efetuar
tanto a escrituração fiscal como a contábil, ou seja, as imagens em papel simplesmente reproduzem as in-
formações oriundas do meio eletrônico.
Diante da facilidade de acesso à escrituração, ainda que não disponível em tempo real, foram amplia-
das as possibilidades de seleção de contribuintes e, quando da realização de auditorias, gerará expressiva
redução no tempo de sua execução.
Portanto, o Projeto Sped já é uma realidade consolidada em nosso universo, e tem atuado por meio
dos seguintes programas:
- Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e);
- Escrituração Contábil Digital (ECD);
- ECF Escrituração Contábil Fiscal (ECF): substitui a Declaração de Informações Econômico-fiscais
da Pessoa Jurídica (DIPJ), a partir do ano-calendário 2014;
- EFD ICMS IPI
- EFD-Contribuições
- Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituí-
da (EFD-Reinf);
- e-Financeira;
- eSocial;
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).
Como vimos, a Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto Sped e tem por obje-
tivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde
à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:
a) Diário Geral - G;
b) Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar) - R;
c) Diário Auxiliar - A;

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 ECD - Escrituração Contábil Digital
Manual Prático

d) Razão Auxiliar - Z;
e) Livro de Balancetes Diários e Balanços - B.
Observe-se que os livros contábeis e os documentos devem ser assinados digitalmente, mediante a
utilização de certificado de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutu-
ra de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a
validade jurídica do documento digital.
Encontramos várias denominações acerca ECD, ou seja, ela pode ser identificada de diversas formas:
o Departamento de Registro Empresarial e Integração (Drei) adota a terminologia “Livro Digital”; a Recei-
ta Federal do Brasil (RFB) utiliza “Escrituração Contábil Digital” e o Conselho Federal de Contabilidade
(CFC) usa “Escrituração Contábil em Forma Eletrônica”.

15
2. considerAções gerAis

2.1. PESSOAS JURÍDICAS OBRIGADAS

Conforme disposição contida no art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, estão obrigadas a
adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014:
a) as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) com base no
lucro real;
b) as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros,
sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos
superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições
a que estiver sujeita;
c) as pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário, tenham
sido obrigadas à apresentação da EFD-Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº
1.252/2012 (somente em relação aos fatos contábeis ocorridos até 31.12.2015);
d) as Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo (somente
em relação aos fatos contábeis ocorridos até 31.12.2015).

Ficará desobrigada da entrega da ECD, a pessoa jurídica tributada com base no lucro presumido, que mantiver a
escrituração contábil regular, creditando o saldo de lucro a distribuir em uma conta do Passivo, se for observado,
para fins de distribuição de lucros, o limite da base de cálculo do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) devido
com base nesse regime, diminuída de todos os impostos e contribuições.

Segundo o art. 3º-A da Instrução Normativa RFB nº1.420/2013, estão obrigadas a adotar a ECD, em
relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2016:
a) as pessoas jurídicas imunes e isentas obrigadas a manter escrituração contábil, nos termos da alínea
“c” do § 2º do art. 12 e do § 3º do art. 15, ambos da Lei nº 9.532/1997, que, no ano-calendário, ou
proporcional ao período a que se refere:

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 ECD - Escrituração Contábil Digital
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a.1) apurarem contribuição para o PIS/Pasep, Cofins, contribuição previdenciária incidente sobre
a receita de que tratam os arts. 7º a 9º da Lei nº 12.546/2011, e contribuição incidente sobre a
Folha de Salários, cuja soma seja superior a R$ 10.000,00; ou
a.2) auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e
ingressos assemelhados, cuja soma seja superior a R$ 1.200.000,00;
b) as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que mantiverem escrituração contábil
regular, em detrimento da manutenção de Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a
movimentação financeira, inclusive bancária;
c) as Sociedades em Conta de Participação (SCP) enquadradas nas hipóteses previstas nas letras “a”
e “b”, assim como aquelas tributadas pelo Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) com base
no lucro real e as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a
título de lucros, sem incidência do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros
ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do IRPJ, diminuída de todos os impostos e
contribuições a que estiver sujeita, as quais devem apresentar a ECD como livros próprios ou livros
auxiliares do sócio ostensivo.
Para as demais sociedades empresárias, a ECD é facultativa.
As regras de obrigatoriedade não levam em consideração se a pessoa jurídica teve ou não movimento
no período. Assim, o fato de não terem movimento não significa que não houve fato contábil. Normal-
mente, ocorrem eventos como depreciação, incidência de tributos, pagamento de aluguel, pagamento do
contador, pagamento de luz, custo com o cumprimento de obrigações acessórias, entre outras.

2.1.1. ME e EPP optantes pelo Simples Nacional

Conforme Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, art. 3º, § 3º, I, e Instrução Normativa RFB nº
1.594/2015, art. 1º, as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples
Nacional estão dispensadas da adoção da ECD.

2.2. PRAZO PARA APRESENTAÇÃO DOS LIVROS DIGITAIS

O prazo para apresentação dos livros digitais foi fixado pelo art. 5º da Instrução Normativa nº
1.420/2013.
A ECD deve ser transmitida anualmente ao Sped até as 23h59min59s, horário de Brasília, do último
dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.
Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue
pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras, até o último dia útil
do mês subsequente ao do evento, observando-se que:
a) a obrigatoriedade de entrega da ECD, na hipótese de incorporação, não se aplica à incorporadora no
caso de as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estarem sob o mesmo controle societário
desde o ano-calendário anterior ao do evento;
b) em relação aos eventos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de
janeiro a abril do ano-calendário da entrega da ECD para situações normais, o prazo de entrega da
ECD encerra-se no último dia útil do mês de maio do referido ano-calendário.

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 ECD - Escrituração Contábil Digital
Manual Prático

Período da Escrituração Prazo de Entrega

Situação normal Último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao
ano-calendário a que se refere a escrituração
Situação especial ocorrida de janeiro a abril do ano da en- Último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao
trega da ECD para situações normais (extinção, cisão parcial, ano-calendário a que se refere a escrituração
cisão total, fusão ou incorporação)
Situação especial de maio a dezembro do ano da entrega da Último dia útil do mês seguinte ao do evento
ECD para situações normais (extinção, cisão parcial, cisão
total, fusão ou incorporação)
Situação especial ocorrida de janeiro a dezembro de 2014 Último dia útil do mês de junho de 2015
(extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação)

2.3. PENALIDADES
De acordo com o art. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35/2001, com a nova redação dada pela Lei nº
12.766/2012, o sujeito passivo que deixar de apresentar, nos prazos fixados, declaração, demonstrativo ou
escrituração digital exigidos nos termos do art. 16 da Lei nº 9.779/1999, ou que os apresentar com incorre-
ções ou omissões, será intimado para apresentá-los ou para prestar esclarecimentos pela RFB.
Desse modo, a não apresentação da ECD no prazo fixado ou a apresentação com incorreções ou omis-
sões acarretará aplicação, ao infrator, das seguintes multas:
a) por apresentação extemporânea:
a.1) R$ 500,00 por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas que estiverem em
início de atividade ou que sejam imunes ou isentas ou que, na última declaração apresentada,
tenham apurado lucro presumido ou pelo Simples Nacional;
a.2) R$ 1.500,00 por mês-calendário ou fração, relativamente às demais pessoas jurídicas;
b) por não cumprimento à intimação da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) para cumprir
obrigação acessória ou prestar esclarecimentos nos prazos estipulados pela autoridade fiscal: R$
500,00 por mês-calendário;
c) por cumprimento de obrigação acessória com informações inexatas, incompletas ou omitidas:
c.1) 3%, não inferior a R$ 100,00, do valor das transações comerciais ou das operações financeiras,
próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no
caso de informação omitida, inexata ou incompleta;
c.2) 1,5%, não inferior a R$ 50,00, do valor das transações comerciais ou das operações financeiras,
próprias da pessoa física ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no
caso de informação omitida, inexata ou incompleta.
Exemplo: se o prazo de entrega termina no dia 31/05 e o livro for entregue no dia 01/06, a multa será
de R$ 1.500,00 (empresas tributadas pelo lucro real). O valor é mantido até o último dia do junho. Inicia-
do o mês de julho, a multa passa para R$ 3.000,00. E, assim, sucessivamente. Ainda há possibilidade de
redução de 50% no valor da multa a ser paga, caso a escrituração digital seja entregue depois da data-limite
e antes de qualquer procedimento de ofício.
O código de receita da multa por atraso na entrega da ECD é 1438.

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Manual Prático

2.4. LIVROS ABRANGIDOS

Todos os livros da escrituração contábil podem ser incluídos no Sped Contábil, em suas diversas formas.
São previstas as seguintes formas de escrituração:
• G - Diário Geral;
• R - Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar);
• A - Diário Auxiliar;
• Z - Razão Auxiliar;
• B - Livro de Balancetes Diários e Balanços.

2.5. REGRAS DE CONVIVÊNCIA ENTRE OS OS LIVROS

A escrituração G (Diário Geral) não pode conviver com nenhuma outra escrituração principal no
mesmo período, ou seja, as escriturações principais (G, R ou B) não podem coexistir.
A escrituração G não possui livros auxiliares A ou Z, e, consequentemente, não pode conviver com
esses tipos de escrituração.
A escrituração resumida R pode conviver com os livros auxiliares (A ou Z).
O livro de balancetes e balanços diários B pode conviver com os livros auxiliares (A ou Z).

2.6. HASH DO LIVRO

Ao ler o arquivo para a validação, o PVA do Sped Contábil calcula o hash do arquivo. O hash não tem
letra “O” [é sempre o número ZERO (0)], pois é formado por um código hexadecimal (números de 0 a 9
e letras de A a F).
Se o livro digital estiver validado, o hash do arquivo pode ser obtido utilizando o menu “Escrituração>
Dados da Escrituração”. Despreze os separadores e o dígito verificador para transcrever o hash em quais-
quer campos do arquivo.

Uma função hash é um algoritmo que mapeia dados de comprimento variável para dados de comprimento fixo.
Os valores retornados por uma função hash são chamados valores hash, códigos hash, somashash (hash sums),
checksums ou simplesmente hashes.

2.7. IMPRESSÃO DOS LIVROS

A escrituração dos livros pode ser feita em papel, em fichas ou digital.
Assim, elas não podem coexistir em relação ao mesmo período, ou seja, não podem existir, ao mesmo
tempo, dois livros diários em relação ao mesmo período, sendo um digital e outro impresso.
De acordo com a Resolução CFC nº 1.330/2011, que aprovou o ITG 2000 – Escrituração Contábil, em caso
de escrituração contábil em forma digital, não há necessidade de impressão e encadernação em forma de livro,
porém, o arquivo magnético autenticado pelo registro público competente deve ser mantido pela entidade.

2.8. DISPENSA DE IMPRESSÃO

Por ocasião da transmissão da escrituração via Sped Contábil, há uma dispensa implícita, qual seja: a
impressão dos livros, conforme dispõe o art. 6º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013:

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Art. 6º A apresentação dos livros digitais, nos termos desta Instrução Normativa e em relação aos períodos posteriores
a 31 de dezembro de 2007, supre:
I - Em relação às mesmas informações, a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de
2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de 2006.
II - A obrigatoriedade de escriturar o Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta,
os lançamentos efetuados no Diário, prevista no art. 14 da Lei nº 8.218, de 29 de agosto de 1991.
III - A obrigatoriedade de transcrever no Livro Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto, de
que trata o art. 35 da Lei nº 8.981, de 20 de janeiro de 1995, disciplinada na alínea “b” do § 5º do art. 12 da Instrução
Normativa SRF nº 93, de 24 de dezembro de 1997.
Parágrafo único. A adoção da Escrituração Fiscal Digital, nos termos do Ajuste Sinief no 02, de 3 de abril de 2009,
supre:
I - A elaboração, registro e autenticação de livros para registro de inventário e registro de entradas, em relação ao mes-
mo período. (Lei nº 154, de 1947, arts. 2º, caput e § 7º, e 3º, e Lei nº 3.470, de 1958, art. 71 e Lei nº 8.383, de 1991,
art. 48), desde que informados na Escrituração Fiscal Digital, nos termos do arts. 261 e 292 a 298 do Regulamento
do Imposto de Renda, Decreto nº 3.000, de 26 de março de 1999.
II - Em relação às mesmas informações, da exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de
2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de 2006.

2.8.1. Quantidade de livros por arquivo e quantidade de arquivos por ano-calendário

O arquivo da ECD sempre corresponde a um livro, ou seja, não é possível que um arquivo contenha
mais de um livro. Além disso, regra geral, a ECD será entregue em apenas um arquivo correspondente a
todo o ano-calendário.
Contudo, há algumas exceções, como a escrituração resumida com livros auxiliares. Nessa situa-
ção, a escrituração poderá conter mais de um livro por ano-calendário e, consequentemente, mais de
um arquivo, tendo em vista que haverá o livro principal (escrituração resumida) e um ou mais livros
auxiliares.
Há também o caso de o arquivo de um mês ultrapassar 1 GB (gigabyte), situação em que a escrituração
pode ser entregue em arquivos mensais (12 arquivos por ano).

2.9. LIMITE DE TAMANHO E PERÍODO DOS LIVROS

Como regra geral, o livro é mensal, mas pode conter mais de um mês, desde que não ultrapasse 1 GB
(gigabyte).
Os períodos de escrituração do livro principal e dos livros auxiliares devem coincidir. Portanto, se a
escrituração possuir um livro principal e um livro auxiliar e, em virtude do tamanho, o livro principal for
fracionado em 12 livros mensais, o livro auxiliar também deverá ser dividido em 12 livros mensais, seguin-
do os períodos adotados no livro principal.
Outros limites:
1) todos os meses devem estar contidos no mesmo ano;
2) não deve conter fração de mês (exceto nos casos de início de atividade, cisão parcial ou total, fusão,
incorporação ou extinção).
Para situações especiais de cisão parcial ou incorporação (se incorporadora) serão geradas duas escri-
turações:

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• escrituração 1: do início do ano-calendário (ou data posterior, caso o contribuinte tenha iniciado
suas atividades do próprio ano-calendário) até a data da situação especial;
• escrituração 2: da data da situação especial até o final do ano-calendário.
Exemplo: Uma empresa iniciou atividades em 15.03.2015. Ocorreu um evento de cisão em 28.06.2015
e a empresa prosseguiu as atividades (cisão parcial).
Nessa situação, duas escriturações devem ser entregues.
• escrituração 1: de 15.03.2015 até 28.06.2015 (a data-limite para a entrega será o último dia útil do
mês de julho de 2015);
• escrituração 2: de 29.06.2015 a 31.12.2015 (a data-limite para a entrega será o último dia útil do
mês de maio de 2016).
A exceção, para esses casos (cisão parcial ou incorporação, quando é incorporadora), ocorre se a data
da situação especial ocorrer no último dia do ano. Nesse caso, será gerada apenas uma escrituração.
Exemplo: uma empresa iniciou atividades em 15.03.2015. Ocorreu um evento de cisão em 31.12.2015
e a empresa prosseguiu as atividades (cisão parcial).
Uma escrituração deve ser entregue: de 15.03.2015 até 31.12.2015 (A data limite para a entrega será
o último dia útil do mês de janeiro de 2016).
Caso a situação especial ocasione a extinção da pessoa jurídica (incorporação, no caso de incorporada,
ou cisão total ou fusão), só haverá escrituração do início do ano-calendário (ou data posterior, caso o con-
tribuinte tenha iniciado suas atividades do próprio ano-calendário) até a data da situação especial.
Exemplo: uma empresa iniciou atividades em 15.03.2011. Ocorreu um evento de fusão em 28.06.2011.
Uma escrituração deve ser entregue: de 15.03.2011 até 28.06.2011 (a data-limite para a entrega será o
último dia útil do mês de julho de 2011).
3) havendo mais de um mês, não pode haver descontinuidade na sequência de meses.
Exemplo: uma escrituração de janeiro a maio não pode deixar de informar o mês de fevereiro.

Apuração Trimestral do IRPJ: respeitados os limites acima descritos, ainda que a apuração do IRPJ seja trimestral, o
livro pode ser anual. A legislação do IRPJ obriga a elaboração e transcrição das demonstrações na data do fato gera-
dor do tributo. Nada impede que, no mesmo livro, existam quatro conjuntos de demonstrações trimestrais e a anual.
Mudança de contador no meio do período: respeitados os limites acima, o período da escrituração pode ser fra-
cionado para que cada contabilista assine o período pelo qual é responsável técnico.
Mudança de plano de contas da empresa no meio do período: respeitados os limites acima, o período da escri-
turação pode ser fracionado para que cada plano contas corresponda a um período.
Mudança da sede da empresa para outra unidade federação: nessa situação, a escrituração contábil do período
que ainda não foi transmitido deve ser enviada considerando o Nire da nova sede da empresa.

2.10. SUBSTITUIÇÃO DO LIVRO DIGITAL TRANSMITIDO

Conforme Decreto nº 8.683/2016, todas as ECD de empresas estarão automaticamente autenticadas
no momento da transmissão e o recibo de transmissão servirá como comprovante de autenticação.
Ainda serão definidos quais serão os novos procedimentos de substituição.
As regras que não sofreram alteração estão descritas abaixo.
Não confunda substituição do livro com recomposição da escrituração. A Instrução Normativa Drei
nº 11/2013 disciplina a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração:

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Art. 34. Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empre-
sário individual, a empresa individual de responsabilidade Ltda. – Eireli, a sociedade empresária, cooperativa,
consórcio, grupo de sociedades fará publicar, em jornal de grande circulação do local do estabelecimento, aviso
concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito hora à Junta Comercial de sua
jurisdição.
§ 1º Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o
Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.
§ 2º A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto no caput
deste artigo.
§ 3º No caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou des-
truição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter repro-
dução do instrumento junto à administradora daquele Sistema.

Os livros G, R e B são equivalentes.

Livros Substituição
G Pode ser substituído por outro livro G ou pelos livros R ouB, desde que possuam períodos iguais
R Pode ser substituído por outro livro R ou pelos livros G ou B, desde que possuam períodos iguais
B Pode ser substituído por outro livro B ou pelos livros G ou R, desde que possuam períodos iguais
A Pode ser substituído por outro livro A ou pelo livro Z, desde que possuam períodos iguais
Z Pode ser substituído por outro livro Z ou pelo livro A, desde que possuam períodos iguais

2.10.1. Roteiro prático para substituição do livro digital (para ECD com Nire ou sem Nire)
1. Se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres
“estranhos” que fica depois do registro 9999. Basta apagar tudo que fica depois de tal registro. Para
fazer isso, edite a escrituração com algum editor de texto do tipo “Bloco de Notas”.
2. Corrija as demais informações no próprio editor de texto do tipo “Bloco de Notas” ou no PVA do
Sped Contábil. Se for utilizar o PVA do Sped Contábil, importe o arquivo sem assinatura para o PVA.
3. Valide o livro no PVA do Sped Contábil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração Contábil/
Validar Escrituração Contábil.
4. Assine.
5. Transmita.
Casos de substituição possíveis:

Original “Substituta”
Sem NIRE Sem NIRE: Com NIRE:
0000.IND_FIN_ESC = 2 0000.IND_FIN_ESC = 0
(Substituta de uma escrituração (Original)
que não possua NIRE)
Com NIRE Sem NIRE: Com NIRE: Com troca de NIRE:
0000.IND_FIN_ESC = 0 0000.IND_FIN_ESC = 1 0000.IND_FIN_ESC = 3
(Original) (Substituta de uma escrituração (Substituta de uma escrituração
que possua NIRE) no caso em que ocorra troca de
NIRE)

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Caso, com as instruções acima, ainda tenha problemas na substituição da ECD, envie para análise para
o Fale Conosco da ECD ([email protected]):
- cópia da tela da mensagem de erro, no momento da transmissão da ECD substituta;
- cópia do requerimento de substituição em pdf;
- cópia da tela do ReceitanetBX onde aparece a escrituração a ser substituída, com hash, período e
status; e
- informações preenchidas no registro 0000 da ECD.

2.11. ASSINATURA DO LIVRO DIGITAL

O livro digital deve ser assinado por, no mínimo, duas pessoas: a pessoa física que tiver poderes para a
prática de tal ato e o contabilista. Não existe limite para a quantidade de signatários e as assinaturas podem
ser feitas em qualquer ordem.
O livro digital deve ser assinado com certificado digital de segurança mínima tipo A3, emitido por
entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e-CPF, com segurança mínima tipo A3. Os
certificados de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) não podem ser utilizados.
O livro pode ser assinado por procuração, desde que ela seja arquivada na Junta Comercial, no caso de
empresas com registro em Junta Comercial, ou registrada em Cartório, no caso de sociedades não empresá-
rias. O Sped Contábil não faz qualquer conferência da assinatura ou dos procuradores.
A procuração eletrônica da RFB não pode ser utilizada. Não é possível utilizar nenhuma das duas
modalidades de procuração eletrônica: nem a outorga direta (via e-CAC) do certificado digital do repre-
sentante legal para o certificado do contador; e nem a outorga indireta, ou seja, aquela que, por meio de
procuração cadastrada no site da RFB e validada em uma de suas unidades, não exige que o representante
legal tenha certificado digital, mas somente o outorgado.
Caso o sistema não esteja reconhecendo o certificado digital, siga o seguinte procedimento:
• delete os certificados expirados do computador, se houver e tente assinar novamente.
Caso não funcione:
• exporte a chave pública do certificado utilizando o Internet Explorer e envie para RFB via “Fale
Conosco” do Sped.
• em caso de erro persistente, envie o print screen da tela de leitura dos certificados para análise via
“Fale Conosco” do Sped (enquanto o PVA do Sped Contábil tenta ler o certificado).
• espere, pelo menos 10 minutos, se o PVA do Sped Contábil estiver demorando a ler um certificado.
Para iniciar, o processo de assinatura da escrituração contábil já validado deve ser acessado da seguin-
te forma:
a) clicar com o mouse no ícone “ASSINAR”;
b) será apresentada a tela “Selecionar Assinante”, na qual o usuário deverá selecionar na lista
apresentada qual a pessoa que assinará o arquivo e clicar no botão “OK” para iniciar a operação ou
no botão “Cancelar” para desistir;
c) na tela “Lista de Certificados”, selecionar o certificado que será utilizado para a assinatura digital.
Caso não existam certificados, será exibida a mensagem: “Nenhum certificado com as características
necessárias foi encontrado. Para assinar a escrituração contábil o certificado precisa ser A3,

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