RANCANGAN AKTUALISASI

“PENATAAN ARSIP SURAT MASUK DAN KELUAR PADA DINAS

……. KABUPATEN INTAN JAYA “

Disusun Oleh :

……………………….
NDH. ..

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II ANGKATAN III

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA
MANUSIA KABUPATEN INTAN JAYA
KERJASAMA
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
PROVINSI PAPUA
2022
 LEMBAR PERSETUJUAN
EVALUASI RANCANGAN AKTUALISASI

NAMA : ………………..
NIP : …………………
INSTANSI : ………………….
JABATAN : ………………..
NDH : ..

JUDUL RANCANGAN AKTUALISASI

“PENATAAN ARSIP SURAT MASUK DAN KELUAR PADA DINAS …….
KABUPATEN INTAN JAYA”

Disetujui untuk disampaikan pada Evaluasi Rancangan Aktualisasi Pelatihan Dasar Golongan
II Angkatan III Badan Kepegawaian Daerah dan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Kabupaten Intan Jaya kerjasama Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi
Papua Tahun 2022

Nabire. 21 April 2022

Menyetujui

Coach Mentor

ELISABETH J. URBINAS,SP,MM ………………………..

NIP.19790418 200312 2 001 NIP. ……………………..

ii
 LEMBAR PENGESAHAN
EVALUASI RANCANGAN AKTUALISASI

NAMA : ………………..
NIP : …………………
INSTANSI : ………………….
JABATAN : ………………..
NDH : ..

JUDUL RANCANGAN AKTUALISASI

“PENATAAN ARSIP SURAT MASUK DAN KELUAR PADA DINAS …….
KABUPATEN INTAN JAYA”

Telah diseminarkan dan disempurnakan berdasarkan masukkan dari Penguji, Coach

dan Mentor pada tanggal 22 April 2022

Coach Mentor

ELISABETH J. URBINAS,SP,MM …………………………….

NIP.19790418 200312 2 001 NIP. ………………………

Penguji

…………………………..
NIP. ………………………

iii
 DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL ..............................................

LEMBAR PERSETUJUAN ……………………………. ii
LEMBAR PENGESAHAN ……………………………..iii
DAFTAR ISI ……………………………..iv
KATA PENGATAR …………………………….. v

BAB I . PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ............................................... 1
B. Tujuan dan Manfaat Aktualisasi ................................................3
C. Visi,Misi dan nilai-nilai organisasi ................................................4
D. Tugas dan Fungsi ................................................5
E. Panduan Perilaku ASN ................................................5
BerAKHLAK

BAB II. RANCANGAN AKTUALISASI

A. Masalah dan Pemecahan ................................................7
B. Rancangan Aktualisasi ...............................................10

BAB III. PENUTUP

A. Kesimpulan ...............................................34
B. Saran ...............................................34

iv
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penyusun ucapkan kepada Tuhan, berkat rahmat dan bimbingan-Nya
penyusun dapat menyelesaikan rancangan aktualisasi dengan judul : PENATAAN ARSIP
SURAT MASUK DAN KELUAR PADA DINAS ……. KABUPATEN INTAN
JAYA sebagai salah satu persyaratan kelulusan Pelatihan Dasar CPNS Golongan II
Angkatan III.
Dalam menyusun rancangan aktualisasi ini, penyusun mendapatkan bimbingan,
bantuan, dan dukungan dari banyak pihak sehingga rancangan aktualisasi ini dapat
terselesaikan dengan baik. Oleh karena itu, penyusun menyampaikan ucapan terima kasih
kepada pihak-pihak yang berkontribusi dalam penulisan laporan ini, antara lain:
1. Kepala BKPSDM Kabupaten Intan Jaya yang telah memberikan ijin mengikuti Pelatihan
Dasar CPNS Tahun 2022
2. …………….. selaku Penguji yang telah memberikan saran dan masukan serta penilaian
laporan aktualisasi dalam seminar
3. Elisabeth J. Urbinas, SP, MM selaku coach atas semua inspirasi, dorongan, masukan dan
bimbingannya dalam penyusunan laporan aktualisasi ini
4. ……………….. selaku mentor yang telah memberi arahan, motivasi, dukungan, masukan
dan bimbingan selama program aktualisasi
5. Seluruh Widyaiswara dan Panitia yang telah mendampingi dan memberikan ilmu
pengetahuan selama pelatihan dasar CPNS ini berlangsung
6. Rekan-Rekan Peserta Latsar Golongan II Angkatan III tahun 2022

Penyusun menyadari bahwa tentu dalam penyusunan ini masih terdapat banyak
kekurangan maka sangat mengharapkan masukan dan saran guna perbaikannya.

Nabire, 22 April 2022

…………………..
v
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Surat masih digunakan sampai sekarang karena memiliki kelebihan dibandingkan
dengan sarana komunikasi lainnya. Kelebihanya antara lain yaitu surat merupakan sarana
komunikasi yang dapat menyimpan rahasia dan memuat informasi secara panjang lebar.
Surat lebih efektif karena informasi yang disampaikan sesuai dengan sumber aslinya dan
tidak ada penyingkatan istilah. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara
tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, dan keterangan akan sampai
pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Keberhasilan suatu manajemen
dipengaruhi oleh sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip dan
efisiensi pemakaian peralatan tersebut.
Peran penting arsip mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi
dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi publik dalam
rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, akuntabilitas suatu kegiatan. Fungsi arsip
aktif harus dapat memberi dampak positif bagi keterbukaan. Informasi pada pelayanan
publik seiring dengan penciptaan aparatur sipil negara yang bersih dan berwibawa. Arsip
mempunyai kontribusi dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat
keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi
yang lengkap, cepat dan benar harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang
kearsipan.
Saat ini di kantor Dinas ……..pengelolahan arsip surat masuk dan surat keluar
belum optimal, sehingga melalui laporan aktualisasi ini penulis mengangkat judul ‘’
Penataan Arsip Surat Masuk dan Keluar di Dinas …….. Kabupaten Intan Jaya”

vi
B. Tujuan dan Manfaat Aktualisasi

Aktualisasi adalah kegiatan pengaplikasian dan penerapan Nilai-nilai dasar PNS

yaitu BerAKHLAK (Berorentasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal,
Adaptif dan Kolaboratif) serta kedudukan dan peran PNS untunk mendukung
terwujudnya Smart Governance sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
( Manajemen ASN dan Smart ASN) dalam melakukan pekerjaan.

Tujuan yang dicapai Pendidikan dan Latihan (Lastsar) CPNS Golongan II dalam
kegiatan yang dilaksanakan di balai Pelatihan Pertanian adalah :
1. Menghabituasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK melalui aktualisasi
kegiatan dengan menggunakan pendekatan esensi Manajemen ASN dan SMART
ASN.
2. Terlaksananya Penataan surat Masuk dan keluar pada Dinas …… Kabupaten Intan
Jaya.

Adapun manfaat yang didapat dari kegiatan aktualisasi ini adalah:

1. Manfaat bagi Peserta:

 Meningkatkan Pehaman dan Mampu untuk mengimplementasikan nilai nilai
dasar BerAKHLAK ( Berorientasi Pelayana, Akuntabel, Kompeten, harmonis,
Loyal, Adaptif dan Kolaboratif)
 Mampu menambah kompetensi diri dan keahlian yang berdaya guna, dinamis
dan bermanfaat bagi diri sendiri maupun orang lain.

2. Manfaat bagi unit kerja

Terwujudnya penataan arsip surat masuk dan keluar yang baik.

C. Visi dan Misi

Visi Bupati Intan jaya
“ Intan Jaya Pintar, Intan Jaya sehat dan Intan jaya sejahtera “.
Misi Bupati Intan jaya

1. …………………
2. ………………………
vii
 3. ……………………….

D. Tugas Pokok dan Fungsi

1. Tugas
Melakukan kegiatan penerimaan, pencatatan, dan pendokumentasian dokumen
administrasi
2. Fungsi

a. Menerima, mencatat, dan melakukan penyortiran terhadap surat-surat yang

masuk, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan
pencarian;
b. Memberi lembar pengantar pada surat (dalam hal ini adalah surat masuk), sesuai
dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian;
c. Mengelompokkan surat-surat atau dokumen Menurut jenis dan sifatnya, sesuai
dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian;
d. Mendokumentasikan surat-surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku, agar tertib administrasi;
e. Membuka surat-surat yang masuk, kemudian meneliti nomor, tanggal, dan perihal
serta memberi lembaran disposisi untuk diedarkan sesuai dengan maksud dan
tujuan surat;
f. Mencatat dan memberi nomor, tanggal, dan perihal surat pada buku agenda surat
masuk maupun surat keluar dan menyampaikannya kepada unit tata usaha untuk
diberi disposisi;
g. Mencatat surat-surat yang masuk ke dalam buku ekspedisi unit kerja sesuai
dengan disposisi pimpinan untuk diserahkan kepada yang bersangkutan;
h. Memantau dan melakukan pengecekan surat yang diproses berdasarkan catatan
pada buku agenda pada unit yang bersangkutan;
i. Mencatat surat yang akan disimpan atau keluar pada buku ekspedisi serta
menyerahkannya kepada Caraka untuk disampaikan kepada yang bersangkutan;
j. Melakukan pencatatan terhadap nomor dan tanggal surat keluar sesuai dengan
nomor dan tanggal pada buku agenda untuk memudahkan pengecekan sewaktu-
waktu diperlukan;

viii
 k. Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban;
l. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan
maupun tertulis.

E. Panduan Perilaku ASN BerAKHLAK

Core Values ASN berperan sebagai panduan berpikir, bertutur dan berperilaku.
Adapun core values ASN diimplementsikan dalam kata “BerAKHLAK” yang
merupakan akronim dari “BerOrentasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis,
Loyal, Adaptif dan Kolaboratif”
Adapun Nilai-nilai utama BerAKHLAK yang harus melandasi keseharian kerja
dan perilaku ASN terdiri dari 7 (tujuh nilai) yang masing-masing memeiliki 3 (tiga)
panduan perilaku/kode etik yang meliputi :

Kalimat
No Nilai Dasar Definisi Panduan Perilaku
Afirmasi
1 Berorientasi Keinginan Kami siap 1. Memahami dan memenuhi
Pelayanan memberikan memberikan kebutuhan masyarakat.
pelayanan pelayanan 2. Ramah, cekatan, solutif dan
primademi terbaik untuk dapat diandalkan.
kepuasan rakyat Indonesia 3. Melakukan perbaikan tiada
masyarakat henti
2 Akuntabel Bertanggung Kami a. Melaksanakan tugas dengan
jawab atas memegang jujur, bertanggung jawab,
kepercayaan teguh cermat, disiplin dan
yang diberikan kepercayaan berintegritas tinggi.
yang diberikan b. Menggunakan kekayaan dan
barang milik negara secara
bertanggungjawab, efektif
dan efisien.

ix
 c. Tidak menyalah gunakan
kewenangan jabatan.
3 Kompeten Terus belajar Kami terus a. Meningkatkan kompetensi
dan belajar dan diri untuk menjawab
mengembangkan mengembangka tantangan yang selalu
kapabilitas n kapasitas berubah.
b. Membantu orang lain belajar.
c. Melaksanakan tugas dengan
kualitas terbaik.
4 Harmonis Saling peduli Kami saling a. Menghargai setiap orang
dan menghargai peduli dan apapun latar belakangnya.
perbedaan menghargai b. Suka menolong orang lain.
perubahan c. Membangun lingkungan kerja
yang kondusif.
5 Loyal Berdedikasi dan Kami a. Memegang teguh ideologi
mengutamakan berdedikasi dan Pancasila, Undang-Undang
kepentingan mengutamakan Dasar Negara Republik
Bangsa dan kepentingan Indonesia Tahun 1945, NKRI
Negara bangsa dan serta pemerintahan yang sah.
negara b. Menjaga namabaik sesama
PNS, Pimpinan, Instansi dan
Negara.
c. Menjaga rahasia jabatan dan
negara.
6 Adaptif Terus berinovasi Kami terus a. Cepat menyesuaikan diri
dan antusias berinovasi dan menghadapi perubahan.
dalam antusias dalam b. Terus berinovasi dan
menggerakkan menggerakkan mengembangkan kreatifitas.
ataupun ataupun c. Bertindak proaktif.
menghadapi menghadapi
perubahan perubahan
7 Kolaboratif Membangun Kami a. Memberi kesempatan kepada
kerja sama yang membangun berbagai pihak untuk

x
 sinergis kerja sama yang berkontribusi.
sinergis b. Terbuka dalam bekerja sama
untuk menghasilkan nilai
tambah
c. Menggerakkan pemanfaatan
berbagai sumber daya untuk
tujuan bersama.

BAB II
RANCANGAN AKTUALISASI

A. Masalah dan Pemecahan Masalah

A.1 Masalah dan Penyebab Masalah
Agar mampu memberikan pelayan memberikan pelayanan kepada masyarakat
secara profesional maka (PNS diwajibkan untuk mengaktualisasikan nilai-nilai
dasar PNS dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya pada unit kerja masing-

xi
 masing). Dalam melaksanakan tugas yang dilakukan di Dinas …….. tersebut
terkadang ditemukan isu yang memerlukan pemecahan masalah. Kegiatan
aktualisasi ini disusun berdasarkan identifikasi isu/masalah yang ditemukan dalam
melaksanakan tugas sebagai Pengadministrasi persuratan adalah Belum optimalnya
pentaan surat masuk dan keluar di Dinas ………………. Hal ini disebabkan
karena minimnya sarana dan prasarana pendukung. Selain itu pemahaman petugas
tentang arsip masih rendah

A.2 Dampak Jika Masalah Tidak Diselesaikan

Dari masalah yang diangkat maka dampaknya jika isu/masalah tersebut tidak
diselesaikan adalah:
1. Banyak surat yang tersecer atau hilang
2. Kesulitan pencarian surat bila diperlukan

A.3 Pemecahan Masalah

Dari masalah yang diangkat dirasakan ada hal yang bisa
diperbaiki/disempurnakan /ditingkatkan dalam pelaksanaan tugas untuk
memcahkan masalah tersebut, Maka gagasan pemecahan masalahnya adalah “
Penataan Arsip surat masuk dan keluar di Dinas ……..”. Dengan penjelasan
seperti tabel berikut:

Masalah Penyebab Dampak Pemecahan Kegiatan

Masalah

Belum  minimnya 1. Banyak Penataan 1. Melakukan

optimalnya sarana dan surat yang Arsip surat konsultasi
pentaan surat prasarana tersecer masuk dan dengan
masuk dan pendukung. atau hilang keluar di mentor
keluar di Dinas  pemahaman 2. Kesulitan Dinas 2. Persiapan
……………… petugas pencarian ……..”. penataan
. tentang surat bila 3. Pelaksanaan
arsip masih diperlukan penataan
xii
rendah surat masuk
dan keluar
4. Pembuatan
laporan

xiii
B. Rancangan Aktualisasi
1. Unit keja : Dinas ……….
2. Isu/ masalah yang diangkat : Belum optimalnya pentaan surat masuk dan keluar di Dinas ……………….
3. Gagasan Pemecahan isu/masalah : Penataan Arsip surat masuk dan keluar di Dinas ……..”.
Kontribusi
Penguatan
Output/Hasil Keterkaitan dengan Substansi terhadap Visi
No Kegiatan Tahap Kegiatan Nilai-nilai
Kegiatan Mata Pelatihan dan Misi
Organisasi
Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
1 Melakukan 1. Melakukan Terlaksananya 1. Mengawali kegiatan Kegiatan
konsultasi konsultasi dengan Konsultasi konsultasi dengan mentor, berkontribusi
dengan mentor dengan mentor terlebih dahulu saya akan dengan visi
mentor 2. Menyampaikan menyiapkan bahan konsultasi kedua yaitu
konsep aktualisasi agar penyampaian lebih intan jaya pintar
3. Mencatat semua efektif (Akuntabel )
arahan dan 2. Selanjutnya saya akan
masukan yang melaksanakan pertemuan dan
diberikan mentor berdiskusi dengan mentor
menggunakan komunikasi
yang baik dan sopan

14
 (Harmosis)

3. Kemudian saya akan

menyampaikan konsep dan
langkah-langkah aktualisasi
yang akan dilakukan secara
jelas, terbuka dan
tanggungjawab serta secara
sopan, cermat dan teliti
(Akuntabel)
4. Dalam mencatat arahan
mentor saya akan
melakukannnya dengan teliti
(Berorientasi pelayanan)

2 persiapan a. Menyiapkan terlaksananya 1. Saat menyiapkan file map Kegiatan

Penataan persiapan dan box file harus secara berkontribusi

15
 File map Penataan benar dan dapat dengan visi
b. Menyiapkan box dipertanggung jawabkan kedua yaitu
file dan ATK (akuntabel). Jayapura
Sejahtera

3 Melaksanaka a. Mengumpulkan 1. Terlaksananya 1. Saat mengumpulkan arsip Kegiatan

n Penataan arsip surat penataan arsip harus dilakukan dengan jujur berkontribusi
Arsip surat masuk dan ( Akuntabel). Selanjutnya dengan visi
Masuk dan keluar saat memilah arsip harus kedua yaitu
keluar b. Memilah surat dilakukan dilakukan dengan Intan jaya pintar
masuk dan cermat dan teliti
keluar ( Berorientasi Pelayanan )
c. Mengisi arsip ke
file map
d. Meletakan file
map dalam box
file

4. Membuat 1. Mengumpulkan 1. Tersedianya 1. Setelah rangkaian kegiatan Kegiatan

laporan dokumen dan dokumen dan sudah saya lakukan, maka berkontribusi

16
hasil dokumentasi dokumentasi saya akan mengumpulkan dengan visi
kegiatan kegiatan kegiatan semua dokumen dan kedua yaitu
2. Tersusunnya dokumentasi kegiatan intan jaya pinar
2. Menyusun laporan laporan (Kompeten)
3. Mengcetak
laporan 2. Setelah semua dokumen dan
4. Menyerahkakn dokumentasi kegiatan
laporan kepada terkumpul, saya akan
mentor membuat laporan sesuai
dengan data yang didapatkan
(akuntabel)

3. Saya akan segera mencetak

laporan kegiatan tanpa
mengulur waktu (Akuntabel)

4. Saya akan menyampaikan

laporan kegiatan kepada
mentor sebagai bukti saya
telah melakukan kegiatan

17
(Akuntabel)

18
 BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Dalam rancangan Aktualisasi ini kesimpulan yang dapat diambil adalah
1. Belum optimalnya penataan arsip surat masuk dan keluar di Dinas ………
2. Gagasan pemecahan terhadap masalah adalah Penataan arsip surat masuk dan
keluar pada Dinas ………..

B. SARAN
Saran yang diharapkan pada rancangan aktualisasi ini adalah mendapat masukan
dari penguji dan mendapatkan dukungan dari mentor dalam rangka pelaksanaan
aktualisasi ini.

19
 DAFTAR PUSTAKA

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2019. Akuntabilitas (Modul

Pelatihan Dasar Calon PNS Golongan II dan III). Jakarta: Lembaga Administrasi
Negara Republik Indonesia.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2019. Nasionalisme (Modul

Pelatihan Dasar Calon PNS Golongan II dan III). Jakarta: Lembaga Administrasi
Negara Republik Indonesia.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2019. Etika Publik (Modul

Pelatihan Dasar Calon PNS Golongan II dan III). Jakarta: Lembaga Administrasi
Negara Republik Indonesia.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2019. Komitmen Mutu (Modul

Pelatihan Dasar Calon PNS Golongan II dan III). Jakarta: Lembaga Administrasi
Negara Republik Indonesia.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2019. Anti Korupsi (Modul

Pelatihan Dasar Calon PNS Golongan II dan III). Jakarta: Lembaga Administrasi
Negara Republik Indonesia.

Peraturan Menteri Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia

(PERMEN-PANRB) Nomor 36 Tahun 2019 tentang Tugas Jabatan Fungsional
Bidan.

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2019 tentang Keperawatan.

Jakarta: Presiden Republik Indonesia.

20