Principales Registros y Controles en La Administracion

PRINCIPALES REGISTROS Y CONTROLES EN LA ADMINISTRACION
CAPTULO I
Breve historia de la correspondencia

Desde las ms primitivas organizaciones humanas los individuos han necesitado manifestar sus
sentimientos e ideas.
Al principio las expresiones efectivas del hombre se realizaron por medio de la mmica y de simples
sonidos que manifestaban alegras o dolor. Luego formaron las lenguas monosilbicas como el chino,
evolucionando en la historia hasta lograr las magnificas voces de las lenguas romances: espaol, italiano,
francs, rumano. As surgi la expresin del pensamiento por medio de la palabra hablada. Fue una
necesidad innata en el hombre desde las primeras manifestaciones, las cuales se pueden apreciar en las
inscripciones y grabados que se han logrado localizar en rudimentarias tablas de piedra y arcilla. Despus
se usaron pequeas piezas de madera revestidas por capas de cera en las que se grababan las palabras
por medio de punzones o estiletes.
Mas tarde los egipcios utilizaron el papiro. En Pergamo, Asia menor, se uso el pergamino en el siglo
IX, los rabes llevaron a Europa el papel, originando junto con los ms primitivos medios de impresin, una
verdadera Florencia intelectual. Con la guerra y el comercio se hizo indispensable la creacin de medios
para mantener conexiones con los seres que Vivian en territorios distintos y aqu es donde se puede decir
que se origino la palabra escrita y con ella la correspondencia. (5:2)
Conceptos bsicos y principales de registros y controles
Membrete,
Nmero de oficio y referencia,
Vocativo,
Saludo,
Lugar y fecha,
Destinatario,
Contenido o cuerpo del oficio
Introduccin
Texto
Despedida
Firma y cargo de quien enva o remite
Indicadores de archivo o de copia
Membrete
Nombre o razn social de la oficina o dependencia, ubicado en parte superior, ocupa un espacio
de dos pulgadas, si el papel bond no tiene membrete dejar 3, 6 o 4 espacios del borde superior para
escribir nombre social, puede aparecer centrado a lo largo del papel.
Numero de oficio y referencia, siglas de la institucin, orden numrico ascendente, siglas de las
que dicta y firma, lnea diagonal, siglas o apellido de quien realiza el oficio.
Lugar y fecha, a 15 espacios despus del borde superior del papel, los nombres de los meses se
escriben con minscula, el membrete ocupa la parte superior izquierda a la fecha puede colocarse
al lado opuesto tratando de justificar la escritura.
Destinatario, se escribe de 4 a 6 espacios despus de la fecha segn tamao del papel contra
margen izquierdo consta de: a) tratamiento (seor o seora) o titulo profesional b) nombre de la
persona a quien se dirige c) cargo que desempea d) direccin y lugar.
Vocativo, se utiliza para dirigirse a altas autoridades, excelentsimo seor ministro, distinguido
seor ministro, saludo: trato entre remitente y destinatario.
Despus de escrita la direccin y comenzando el margen izquierdo dejando dos espacios horizontales
(rengln abierto) y cinco espacios del margen izquierdo se escribe saludo debe preferirse el empleo de
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frmulas sencillas y discretas as como el respeto y consideracin que dentro de determinadas actividades
deben guardarse uno con otros.
Contenido o cuerpo del oficio, se escribe dos espacios abajo del saludo o vocativo y en l se
expresa al objeto del oficio siempre a las caractersticas fundamentales de la correspondencia.
Consta de dos partes:
Introduccin y texto
Introduccin, es el inicio del texto del oficio para luego seguir con la parte expositiva o fundamental de la
misma. Evite el uso de trminos escogidos o poco conocidos y si se trata de dar respuesta a una carta
indique la fecha de ella procure que su lenguaje sea breve, sencillo y natural. Comunico a usted que, la
presente tiene el objetivo de informarle, enterados por su informe de fecha.
Texto, es la parte que expresa el objeto de la carta y para ello debe tener un concepto claro y concreto de lo
que se desea expresar. No olvide que para lograr un xito deseado en la correspondencia oficial debe de
ser de buena voluntad no impositiva, que el lenguaje sea utilizado en forma clara y apropiada.
Despedida, es la ltima frase de cortesa con que se da por terminada la carta, se escribe a dos espacios
de la ltima lnea del cuerpo de la carta, atentamente, respetuosamente, firma y cargo de quien enva o
remite, se escribe a cuatro espacios despus de la despedida, consta del nombre del firmante escrito con el
mismo tiro de letra que el apartado registra, igualmente abajo del membrete se escribe el cargo profesional
del puesto de trabajo.
Indicadores de archivo o de copias, cuando de un mismo oficio se envan copias a otras personas,
departamentos o instituciones, la referencia al respecto debe escribirse al final del texto partiendo del
margen izquierdo. Ejemplo: Cc. Direccin Departamental de Educacin, Jefe de personal Mineduc, Claustro
de Catedrticos. (13:24)
El papel, debe de ser de buena calidad, con un membrete normal no exagerado de tamao, de dos
pulgadas lo mximo. El papel bond de 60 gramos, para la misma ciudad o pas. El papel para segundas
hojas debe ser de menor grosor, de otro color (papel copia) del mismo tamao que el de la primera hoja
pero sin membrete.
Las diferentes clases de papel de oficio, de acuerdo con su calidad uso y tamao: papel peridico, papel
bond, papel alemn, papel ingls, papel espaol, papel copia, papel cebolla, papel carbn, papel estncil,
papel factura, papel tabular, papel areo.
Qu es correspondencia
Es la comunicacin escrita entre personas que se encuentran en diversos lugares o bien podemos
decir que es el medio de interrelacin entre hombres, originado por distintos sentimientos de sociabilidad,
los cuales dan origen a diversos estilos o formas de redactar, as: comercial, diplomtico, familiar y oficial.
Correspondencia oficial
Debido a que el sistema en que se desenvuelve el Administrador Educativo es el oficial, se estudiara
el estilo de correspondencia utilizado en el mismo.
Se denomina correspondencia oficial la que trata de asuntos relacionados con el estado, ya sea
dirigida del gobierno a particulares, de particulares a oficinas del gobierno y entre funcionarios pblicos.
Su redaccin debe ser clara, concisa y como requisito indispensable, debe usarse en esta un
membrete sencillo, conteniendo nicamente el nombre de la oficina o bien con la direccin donde esta
ubicada.
En la correspondencia oficial no debe usarse abreviaturas. Entre las comunicaciones escritas de
este gnero de correspondencia podemos considerar:
La nota oficial, la notificacin, el oficio, el acuerdo, la providencia, el decreto, la resolucin, el

informe, el dictamen y la trascripcin.
Para la aplicacin de las normas es necesario, utilizar instrumentos de correspondencia oficial que
deben de responder a determinadas caractersticas, entre otras:
No usar abreviaturas
El destinatario se escribe despus de la firma del emisor del documento.
Anotar el nmero de registro y las referencias, de quien instruye como de quien elabora el
instrumento. (11:4)
Normas prcticas de redaccin

A)
Para conseguir claridad

1.
2.
3.
Ordene las ideas en forma lgica

Evite el exceso de aclaraciones
Suprima las notas entre parntesis
B) Para lograr precisin
1. Expresen ideas y conceptos completos
2. Sea directo al tratar el tema
3. Evite las repeticiones
C) Para expresarse con prioridad
1.
2.
3.
4.
Utilice las palabras de acuerdo a su significado y funcin.

Escriba con perfecta ortografa
Utilice correctamente los signos de puntuacin
Estructure correctamente los prrafos
D) Para dar concisin a la escritura

1.
2.
3.
4.
5.
Evite palabras innecesarias

Elimine las frases de relleno y los trminos vagos
No trate la misma idea en prrafos separados
Planee el texto antes de construirlo
No construya frases largas (12:34)
Estructura interna de un escrito
Principales instrumentos de correspondencia oficial

Oficio, Oficio circular, Acta, Conocimiento, Dictamen, Resolucin, Notificacin, Memorando, etc.
De acuerdo al asunto de que se trata y considerando la ubicacin de las acciones, as ser el
instrumento a utilizar, basndose en el cuadro metodolgico administrativo as:
Los requisitos o procedimientos para la toma de posesin son:

Presentar el nombramiento expedido por la autoridad nominadora correspondiente.
Que exista la partida especfica con saldo disponible en el presupuesto.

Que se fraccione acta de rigor.
Entregar el nombramiento a Seccin de Recursos Humanos, dejar en direccin de Educacin.
Mineduc, adjuntando lo siguiente:
Primer ingreso
Original de nombramiento completo y dos fotocopias segn sea el caso. Una fotocopia de la cedula
de vecindad. Una fotocopia de la cedula docente. Una fotocopia del carn del IGSS.
Media, traslados, ascensos y permuta
Original y seis copias del aviso de entrega. Original de los nombramientos completos y dos
fotocopias segn se el caso. Una fotocopia de la cedula de vecindad. Una fotocopia del carn del IGSS. Una
fotocopia de certificacin de escalafn. Una fotocopia del codo del ltimo cheque cobrado.
Administrativo, primer ingreso
Original de nombramiento completo y dos fotocopias. Una fotocopia del carn del IGSS. Una
fotocopia de la cedula de vecindad. Certificacin original de colegiado activo (si es profesional) certificacin
de Onsec.
Administrativo traslado o ascenso
Original y seis copias del aviso de entrega. Original de nombramiento completo y dos fotocopias.
Una fotocopia del carn del IGSS. Una fotocopia de la cdula de vecindad. Certificacin de la cdula de
vecindad. Certificacin original de colegiado activo, (si es profesional). Calificacin de Onsec. Una fotocopia
del codo del ltimo cheque cobrado.
Instrumentos a utilizar como estrategia
Utilizaremos los indicadores para levantar un acta de toma de posesin, en un libro autorizado para
el efecto, por la contralora o por el Director Departamento de Educacin, dicha acta debe de contener los
siguientes elementos que lo conforman: lugar, fecha, y hora. Identificacin de participacin. Cuerpo del acta
o sea las clusulas o puntos tratados, cierre. Firma de los participantes.
Casos y procedimientos
Toma de posesin de catedrtico en un instituto Experimental Oficial Bsica. En esta institucin el
nombramiento lleva las firmas del Contador y el Director.
Toma de posesin de maestros de grado en una escuela oficial preprimario o primario. En esta
institucin el nombramiento lleva las firmas del director de la escuela y del supervisor educativo.
El acta de toma de posesin tanto del nivel preprimario, primario y medio van firmadas por el
director de cada institucin o sea del instituto Experimental Oficial y del Director de la Escuela Oficial nivel
preprimario o primaria y formada por el supervisor educativo respectivo o por el capacitador tcnico
administrativo.
Resolucin o aplicacin
Las actividades que se desarrollan como parte de est funcin son las siguientes:
Para toma de posesin
Dar posesin a los directores de los centros educativos del nivel preprimario, primario y medio de la
jurisdiccin a cargo de CTA, Supervisin Educativo, o reubicado que hace funciones de CTA o Supervisor
Educativo. Firmar y Sellar la Casilla correspondiente a los nombramientos de los docentes, cuando sea
necesario instruir a los directores de los centros educativos a cargo del CTA o Supervisor Educativo para
que consignen correctamente los datos que sean necesarios en los nombramientos y sobre todo respete las
fechas establecidas para el efecto.
Orientar a los directores y/o docentes que han tomado posesin, para que se adjunten al
nombramiento, las fotocopias de los documentos que sean necesarios y lo trasladen a la seccin de
Recursos Humanos de la Direccin Departamental de Educacin, para los trmites correspondientes
(Direccin de personal del Mineduc. Oficina de Servicio Civil y Contabilidad del Estado de Finanzas. (12:7273)
Caractersticas de un sistema de control efectivo
Los controles deben ser sencillos, fciles de comprender.

Los controles deben de adaptarse a la forma de organizacin.
Los controles han de registrar las desviaciones con prontitud.
Los controles deben ser apropiados para la actividad a controlar.
Los controles deben adaptarse a las situaciones cambiantes.
Los controles deben ser convenientes desde el punto de vista econmico.
Los controles deben sealar el camino para aplicar una accin correctiva.(14:120)
Principios bsicos del control

Con respecto a la funcin administrativa del control, han sido planteadas por algunas tcnicas y
prcticas de la administracin, ciertas verdades, las cuales an cuando no han sido comprobadas
empricamente, constituyen criterios que permiten la creacin, implantacin y desarrollo de un eficiente
sistema de control.
Entres estas verdades o principios, tenemos los siguientes:
Clasificacin del control

1. Introduccin
Diversos autores han elaborado su propia clasificacin del control, segn el punto de vista particular
de cada uno, lo cual ha dado origen a una amplia gama de tipos de controles, algunas veces
complementarios.
A continuacin comentaremos en forma somera las clasificaciones ms comunes efectuadas sobre
el control. Bsicamente nos referiremos a los enfoques de clasificacin basados en
a) Los factores sujetos al control, como son calidad, cantidad, costo y uso del tiempo.
b) Las reas administrativas bsicas en que se aplica al control.
c) La forma de operar del control.
d) En la oportunidad en que se ejerce el control.
2. Controles Claves en la Administracin
a) Control de Cantidad
Consiste en la supervisin de la intensidad con que se ejecutan las tareas.
La intensidad es el grado de duracin del esfuerzo realizado y el volumen es la cantidad fsica de un
producto, resultante de un proceso.
b) Control de calidad
El control de calidad es de vital importancia en las empresas educativas, para poder subsistir en un
mercado de libre competencia. Consiste en comprobar las caractersticas de los servicios, mediante la
comparacin con la norma o estndar fijado previamente, a fin de mantener una calidad satisfactoria, acorde
con los objetivos del servicio, ms que la mejor calidad posible.
El control de calidad puede efectuarse mediante la aplicacin de uno o de ambos de los siguientes
mtodos:
I.
II.
III.
IV.
La inspeccin
El control de calidad estadstico
El control de uso del tiempo
El control de costos (14:125-127)
Control
Consiste en desarrollar mecanismos que posibilitan verificar el avance y problemas de las
actuaciones o actividades, para tomar medidas correctivas que sean necesariasControl administrativo (Administrative control)
ADM. Proceso que utilizan los directivos para influir sobre las actividades, los acontecimientos y las
fuerzas de la organizacin, para propiciar que los objetivos que se han propuesto y las tareas que se han
asignado, se ejecuten de acuerdo con los planes de la misma.
Control correctivo
Mecanismo diseado par medir y evaluar el tiempo empleado para devolver a un individuo,
departamento u organizacin, alguna situacin predeterminada.
Etapas de la administracin
Planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control.

Aqu el control implica medir y corregir el desempeo individual y organizacional para asegurar que
los hechos se ajustan a los planes. Implica medir el desempeo contra las metas y los planes, muestra
donde existen desviaciones de los estndares y ayuda a corregirlas. En resumen, el control facilita el logro
de los planes, los cuales no se logran por si solos. Estos orientan a los gerentes en el uso de los recursos
para cumplir con meta especfica, despus se verifican las actividades para verificar si se ajustan a los
planes.
Por lo general, las actividades de control se relacionan con la medicin del logro. Algunos medios
de control, como el presupuesto de gastos, los registros de inspeccin y los registros de las horas laborales
perdidas, son generalmente conocidos. Cada uno mide y muestra si los planes funcionan bien. Si persisten
las desviaciones se aplica la correccin. Pero que se corrige? Las actividades, a travs de las personas.
Forzar los acontecimientos para que se ajusten a los planes significa identificar a las personas que tienen la
responsabilidad de los resultados que difieren de la accin planeada y despus dar los pasos necesarios
para mejorar el desempeo. As, los resultados se controlan al controlar lo que hacen las personas.
Los controles deben basarse en los planes claros, su propsito es evaluar actividades y comprender
acciones para asegurar que se realizan los planes y las correcciones; ello da lugar a disear las metas y
objetivos verificables de carcter cualitativo y cuantitativo.
El control es una arte de trabajar con ms personas sobre las que se ejerce autoridad. William R.
Van Dersal (1972:13) indica varios principios:
1.
2.
3.
4.
5.
Que es importante que cada subordinado comprenda en forma clara lo que se espera de el.
Que los subordinados deben ser guiados en la ejecucin de las tareas.
Que el coordinador siempre reconozca una buena labor.
Que hay necesidad de hacer una critica constructiva
Que hay que dar al individuo la oportunidad de demostrar que puede aceptar mayores
responsabilidades mediante una capacitacin.
En toda supervisin educativa, direccin educativa, se desarrollan tres etapas, que son:
planeamiento, seguimiento y control.
El control es la tercera fase de la labor de la supervisin y acta sobre la base de los resultados de
los trabajos realizados, a fin de prevenir desviaciones, efectuar rectificaciones y aun alteraciones que
adopten mejor accin de la escuela a las necesidades del educando y de la comunidad.
El control
Definicin de Madlock. Es la medicin de los resultados actuales y pasados, en relacin con los
esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.
Control de direccin:
Seguimiento estrecho y reforma de la actividad organizativa, utilizacin de recursos con objeto de
asegurar la consecucin de los estndares previstos y la ejecucin de los planes establecidos.
Registro
Es el ordenamiento de informacin recopilada, donde estrictamente se fijan los resultados de las
operaciones de una institucin.
Registro record
Informe estadstico: recopilacin de hechos relacionados, tratados como una unidad.
Informacin
Recopilacin de informacin relativa a un rea de actividad, en un sistema de procesos de datos.

Registro register
INF. Dispositivo capaz de almacenar datos.
SIS. Unidad o maquina para almacenar temporalmente informacin, mientras o hasta que sea usada.
Instrumentos de la correspondencia en la administracin educativa

Nota oficial
Se usa cuando el asunto a tratar es uno solo, breve y de menor formalidad que el asunto a tratar en
un oficio. Su extensin, estilo y cortesa, vara de acuerdo con la importancia y el asunto de que se trate,
as como de la jerarqua de los funcionarios pblicos.
En la nota oficial se tratan asuntos de menor importancia o menos formales que en el oficio y sin
mayor trascendencia.
Es usada en algunas oficinas del gobierno, diferencindose del llamado oficio en su formato y en el
asunto que trata cada uno. Se dirige de jefes a subalternos y entre jefes de menor jerarqua.
Al redactar la nota oficial, en lo que se refiere al tratamiento, debe tenerse muy en cuenta la
jerarqua de los funcionarios, as tenemos:
Entre funcionarios de mayor jerarqua es muy respetuosa.
De superior a inferior, tiene cierto don de mando.
De inferior a superior, debe ser ms atenta y respetuosa.
Oficio
Es un instrumento oficial por medio del cual se puede: Solicitar o rendir informes, acusar recibo,
trasmitir disposiciones u ordenes, etc. Su redaccin debe ser cuidadosa, atendiendo siempre a las
indicaciones dadas en la correspondencia comercial, referente a la esttica, puntuacin, redaccin, etc.
Cuando en el oficio se tratan dos o ms asuntos, se aconseja separarlos en prrafo distinto cada uno,
porque esto ofrece mayor rapidez en el trmite y resolucin del mismo.
El oficio es un instrumento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras, o a diversos
funcionarios entre si, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones. Es usado entre jefes de alta
categora y de subalternos a jefes. En su contenido se tratan asuntos de importancia, pudiendo dar origen a
formar expediente.
Por medio del oficio se pueden hacer solicitudes, rendir informes, acusar recibo, trasmitir
disposiciones u ordenes, etc. Generalmente se aplica para informar alguna disposicin relacionada al
servicio.
Este instrumento deber contener destinatario. Los elementos que forman el oficio son:
Numero de oficio y referencia.

Lugar y fecha.
Destinatario.
Identificacin del titulo y cargo de las personas a quien se dirige el oficio.
Vocativo.
Contenido o cuerpo del oficio.
Despedida.
Firma y cargo de quien enva.
Indicadores de archivo. Copias a otras autoridades u oficina. Correlativo.
El oficio es un instrumento que se utiliza para dirigirse a otras personas de menor rango o mayor
rango o viceversa.
Este instrumento se aconseja utilizarlo en el sistema educativo y lo puede utilizar el Director del
plantel educativo, para dirigirse a los subalternos de la empresa educativa a su cargo, cuando se dirija a las
autoridades del Ministerio de Educacin, supervisores Educativos, Capacitadores tcnico pedaggicos,
Capacitadores tcnico administrativos y viceversa.
Ejemplo de oficio:
MINISTERIO DE EDUCACIN
DIRECCIN DEPARTAMENTAL
DE EDUCACIN
GUATEMALA C. A.
Oficio No. DDEG-25-2008.
Ref. FCR/Pivaral
Guatemala, 21 de mayo de 2008.
Lic. Mynor Estrada Bolaos
Coordinador del Sector Oriente
Departamento de Guatemala.
Distinguido Licenciado Estrada Bolaos
La presente tiene el objetivo de informarle que usted, ha sido designado para participar en la
Conferencia Mundial de la Educacin para la Paz, que se realizara en la Universidad de Salamanca,
Espaa, del 1 al 14 de septiembre del presente ao, por lo que puede ingresar sus documentos a la Unidad
de Relaciones Publicas de esta Dependencia Ministerial, lo mas pronto posible.
Es necesario que nos presente el tema a disertar en tan magno evento, por lo que tambin deber
proporcionarnos a mas tardar el 28 de septiembre, copia de los temas que usted escoger, as como el
material necesario para proporcionar a los participantes en el mismo.
Lo anterior con el fin de preparar con oportunidad, las carpetas para su conferencia y el viaje que la
Unesco le concede.
Aprovecho de nuevo la oportunidad para felicitarle y ratificarle mis saludos y respeto.
Lic. Fredy Cardona Recinos
Director Departamental de Educacin
Cc. archivo
Estructura de una carta comercial

I. Encabezamiento
1. Membrete
2. Fecha
a) Tratamiento y ttulo del destinatario
b) Nombres y apellidos del destinatario
3. Direccin
4. Asunto o referencia
5. Lnea de atencin
6. Saludo
c) Seas
d) Lugar de destino
II Cuerpo de la carta
7. Introduccin
8. Ideas fundamentales o asuntos de la carta
9. Despedida
10. Ante firma
11. Firma
a) Firma autgrafa
b) Reproduccin de la firma
c) Cargo, posicin u otros datos del firmante.
III. Otros elementos
12. Iniciales identificadores del que redacto, firmo o escribi la carta.
13. Visado
14. Anexos, inclusos, adjuntos.
15. Post-scriptum. (Post data)
16. Nota Bene
17. Vale
18. Indicadores de copias
19. Continuacin en la pgina siguiente, segunda, terceras, etc. Paginas. (5:11)
A continuacin se presentan los diferentes estilos de cartas que se utilizan comnmente en el medio
oficial:
Carta estilo bloque extremo y puntuacin Standard
Guatemala, 7 de agosto de 2008
Seora Directora
Colegio de Ciencias Comerciales
5. Avenida 2-24 zona 1
Apreciable Directora:
Es un gusto, dirigirme a usted con el propsito de felicitar a su tan distinguido Centro Educativo y al mismo
tiempo instarles para que sigan adelante en su labor, promoviendo la puesta en marcha de la reforma
educativa que es importante para el conocimiento y la globalizacin.
Importante es tambin agradecerles por la colaboracin y el empeo puesto de manifiesto, para que las
mismas se adapten al currculo y toda ayuda ser bien recibida por este despacho.
Agradeciendo su desinteresado apoyo,
Supervisor Departamental
Carta estilo semibloque y puntuacin abierta

Guatemala, 7 de mayo de 2008
Seora Directora
5. Avenida 2-24 zona 1
Es un gusto, dirigirme a usted con el propsito de felicitar a su tan distinguido Centro Educativo y al
mismo tiempo instarles para que sigan adelante en su labor, promoviendo la puesta en marcha de la
reforma educativa que es importante para el conocimiento y la globalizacin.
Importante es tambin agradecerles por la colaboracin y el empeo puesto de manifiesto, para que
las mismas se adapten al currculo y toda ayuda ser bien recibida por este despacho.
Agradeciendo su desinteresado apoyo
Carta estilo bloque y puntuacin completa

Guatemala, 7 de mayo de 2007.
Seora Directora,
5. Avenida 2-24 zona 1,
mismas se adapten al currculo y toda ayuda ser bien recibida por este despacho.
Carta estilo colgante y puntuacin completa

Guatemala, 7 de febrero de 2007.
Seora Directora,
5. Avenida 2-24 zona 1,
mismas se adapten al currculo; toda ayuda ser bien recibida por este despacho.

Supervisor Departamental. (5:14)
Los instrumentos por medio de los cuales se puede dar respuesta a los oficios son:
Una providencia administrativa
Un informe
Un informe mensual
Una resolucin
Una providencia resolutiva

Un informe formal
Una resolucin Administrativa
O un acta.
Providencia
Una providencia es un instrumento que se utiliza para dar continuidad a un trmite para resolver un
asunto enviado en un oficio. En la correspondencia oficial existen dos clases de providencia.
Providencia resolutiva
En ella se resuelve de una vez el asunto que se solicita,
Ejemplo
MINISTERIO DE EDUCACIN DIRECCIN DEPARTAMENTAL COORDINACIN SECTOR NORTE
---DINACIN SECTOR NORTE, MUNICIPIO DE CHINAUTLA, GUATEMALA, VEINTITRS DE MAYO DE
DOS
MIL
OCHO.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ASUNTO: MILDRED ESPERANZA GARCA PREZ, Director de la Escuela Nacional Urbana Mixta de la
Colonia Santa Faz, Municipio de Chinautla, Departamento de Guatemala, solicita: Incremento en cuota para
aporte de limpieza y seguridad, para el establecimiento en mencin para el ao dos mil nueve, por la
cantidad de Q. 3.00 por cada alumno que se inscriba en el establecimiento, ante la comisin de finanzas de
esta escuela, adjunto doce folios como constancia de ingresos y gastos realizados durante el semestre de
enero a junio dos mil siete.
PROVIDENCIA No. 240- 5, 2008.
Analizada la solicitud, y sobre la base del acuerdo ministerial No. 185 artculos Nos. 12, 13, y 16: se autoriza
el incremento a la cuota extraordinaria por un monto de Q.3.00 (tres quetzales exactos) destinada para la
seguridad y limpieza del establecimiento para el ciclo escolar dos mil nueve, quedando bajo el control de la
comisin de finanzas, el buen uso del mismo, realizando una asamblea para comunicarlo a los padres de
familia, previo al cierre del ciclo escolar dos mil ocho.
Coordinador Sector Norte Guatemala
Cc. Archivo
Providencia administrativa
Es la razn consecutiva al recibo de un documento, en el cual el funcionario indica el trmite que
debe seguir, solicita informes o deja constancia del cumplimiento de una disposicin legal.
La providencia se escribe con los siguientes objetivos:
Solicitar antecedentes
Ratificar
Escuchar a otra persona
Solicitar pruebas
Enviar a archivo.
Los elementos que conforman la providencia son:
Nombre de la oficina Administrativa

Fecha (escrita en letras),
Asuntos objetivos
Nmero de la providencia,
Objetivo de la misma
Firma del funcionario que la enva.
Aplicacin
Se utiliza cuando es necesario trasladar a otra instancia una peticin recibida. Es necesario que en
la providencia se mencione de cuantas hojas tiles consta el expediente, la cantidad se escribe con letras y
la frase completa se anota con maysculas. A continuacin se presenta un ejemplo de la providencia
administrativa:
DIRECCIN DEPARTAMENTAL, GUATEMALA
COORDINACIN TCNICO ADMINISTRATIVA
SECTOR NORTE
----VISIN EDUCATIVA No. 128-05. GUATEMALA, VEINTITRS DE MAYO DE DOS MIL OCHO
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ASUNTO: ELIA CARMINA SOTO VILLASOL, de 30 aos de edad, guatemalteca, vecina del municipio de
Chinautla, Profesora de enseanza Media y Catedrtica del Instituto Rubn Daro del municipio de
Chinautla, jornada matutina; solicita autorizacin para creacin y funcionamiento de la academia de
computo Tecnologa y diseo en jornadas, matutina, vespertina y nocturna, con sede en la 126 calle final
Jocotales.
PROVIDENCIA No. 128-2008 18-2401.
Atentamente pase el presente expediente a la seccin de control Acadmico de la Unidad de Desarrollo de
la Direccin Departamental de Educacin del Departamento de Guatemala, para que se sirva emitir el
dictamen correspondiente, adjunto 25 folios.
Supervisor Educativo
Cc. Archivo
Informe
Es la comunicacin escrita que da a conocer el resultado de una revisin, investigacin o estudio de
un asunto. Este puede ser:
De estudio o de una consulta solicitada,
Informe Memorando,
Informe formulario,
Carta Informe, o
Informe formal.
Informe memorndum o memorando

La palabra memorando o memorando, procede directamente del latn Memorndum, Que quiere
decir cosa que debe tenerse en la memoria.
La significacin que se da a dicha palabra, debido a estar relacionada con las cosas que se debe
recordar, es la de libreto o agenda donde se apuntan las cosas que uno tiene que acordarse.
Sus caractersticas son: en la parte central superior de la hoja, lleva escrita en maysculas, la
palabra Memorndum, o memorando y a la izquierda se anota con la palabra para, (debiendo anotar ac
el destinatario. Continuando debajo de esta con la palabra de (el nombre del funcionario u oficina de
donde emana el Memorndum), seguidamente se coloca la palabra asunto (anotar en forma breve el
motivo del mismo) y fecha, (en la cual se escribe dicho Memorndum).
Se utiliza dentro de la misma dependencia, de jefes a subalternos y de subalternos a jefes. En la
correspondencia oficial, tiene el control y se le escribe el nmero correspondiente con las iniciales de la
autoridad y fecha en la esquina superior derecha.
Su redaccin se caracteriza, adems de ser breve, por estar desprovista de frases de cortesa o
rebuscadas. No lleva saludo, despedida, ni firma. nicamente se anotan las iniciales de quien lo enva,
manuscritas, ya sea despus de su nombre, en el encabezamiento o en el punto final. Este documento por
referirse a asuntos generalmente de poca importancia. No requiere necesariamente contestacin.
Es un documento que representa una cierta economa de papel y tiempo, dadas las dimensiones de
21 a 22 centmetros de base por 14 a 15 centmetros de altura, algo as como la mitad de una hoja de papel
tamao carta, por lo que se le denomina tambin media carta.
Ejemplo
Memorandum
No. TESO 120-2008
PARA:
DE:
ASUNTO:
FECHA:
Personal del Departamento de Tesorera.

Fredy Cardona Recinos
Tesorero
Periodo autorizado para almuerzo.
Guatemala, 3 de septiembre de 2008.
Por instrucciones de la Decanatura de esta Facultad, a partir de la presente fecha, todo el personal deber
observar que el periodo de almuerzo autorizado en la Universidad de San Carlos de Guatemala es de 45
minutos, segn lo establece el Estatuto de relaciones Laborales entre la Universidad y sus trabajadores.
Por lo que esta jefatura aplicar las sanciones que correspondan para tal efecto.
Cc. Archivo
Correlativo
Informe formulario
Se utiliza cuando debe darse la misma informacin, cada cierto tiempo.
Ejemplo
Informe mensual de actividades realizadas
Mes: mayo
Nombre: Juan Prez Galicia.
Cargo: Tesorero
Departamento:
Guatemala
(F)________________________
Informante
ao: 2008
Fecha del informe: mayo 8/2008
Proyecto: presupuesto 2009
sede: Facultad de Ciencias Econmicas
Regin: Central
Vo. Bo.______________________________
Lic. Juan Prez Galicia
Carta informe
Se utiliza cuando se remite a dependencias u oficinas fuera del establecimiento.
Informe formal
Se utiliza cuando se trata de asuntos de importancia que se someten a la consideracin de

superiores, ejemplo:
Informe formal
A:
JUNTA DIRECTIVA
FACULTAD DE HUMANIDADES
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
DE:
Romeo Armando Gonzlez Recinos

TESORERO
FECHA:
7 de mayo de 2008
PROYECTO:
PRESUPUESTO 2009
ACTIVIDAD:
La elaboracin del proyecto de presupuesto para el ao 2009,

contempla recabar la informacin necesaria de las diferentes
escuelas y departamentos, los cuales a la fecha se han completado
en un 75 por ciento del total de informacin y el tiempo consumido
para la presentacin es de un 25 por ciento del total disponible, lo
cual significa que se realizara en forma oportuna.
ESTADO DEL PROYECTO:
En la situacin actual el proyecto va en un avance del 40 por ciento,

por lo tanto de acuerdo al tiempo disponible el mismo se estar
entregando en la semana comprendida entre el 21 y 25 de mayo
como esta previsto. Para la presentacin se revisara y analizara en
forma conjunta con cada direccin y departamento para que todas
las unidades estn conformes con el contenido del mismo.
ACCIONES:
Para alcanzar los objetivos de presentacin, se prev revisar cada

cambio en el proyecto conjuntamente con las autoridades para
evitar confusiones y malos entendidos por lo que la semana anterior
a la presentacin se le proporcionara una copia del mismo para su
anlisis y aprobacin final.
PRXIMO INFORME DE
LOGRO A SER ENTREGADO:
18 de octubre. 2008.
Acta
Resea histrica que deja constancia de hecho ocurrido, que se consideran importantes, para que
formen parte de la memoria de una institucin. A esa accin se le nombra como redactar o hacer el acta.
Partes de un Acta
A) Introduccin
B) Clusula o cuerpo del acta y
C) Cierre o finalizacin
La introduccin consta de: nmero de acta, nombre de la ciudad, da, mes, ao y hora, lugar asede
de la reunin o sesin, ttulo, nombre y puesto de las personas que participan, motivo de la reunin. La
introduccin puede principiar con o sin sangra.
Acta No. 12 2002.

En la ciudad de Guatemala, el once de junio de dos mil dos a las ocho horas con treinta minutos se
reunieron en la Direccin del Instituto Oficial de Mercadotecnia y Publicidad IOMP Zona 1 de esta ciudad
el Infrascrito Supervisor Educativo, Licenciado Dennos Julio Garca Ibarguren, el Licenciado Julio Jarqun
Daz y la Profesora de Enseanza Media Libia Glvez Mndez secretaria de la Direccin; y la Seorita
Lissette Barrios Molina, para tomar posicin del cargo de Catedrtica de Ingles en 4to Bachillerato del
instituto Oficial de mercadotcnica y Publicidad.
Las clusulas
Deben de ir enumeradas con letras y en maysculas. Es preferible enumerarlas hacia el margen
izquierdo del papel para mayor uniformidad. La redaccin de las clusulas del acta se escribe as.
PRIMERO: El seor Director del Instituto procedi a dar la bienvenida a la seorita Barrios Molina.
SEGUNDO: El seor Supervisor Educativo dio lectura al Acuerdo de Nombramiento que especifica nombrar
a la seorita Lisset Barrios Molina como catedrtica del Instituto Oficial de Mercadotecnia y Publicidad, a
partir de agosto de dos mil dos, con treinta perodos a la semana, con un emolumento de 03,200.00 sueldo
base en clase A, segn partida presupuestaria No. 0200737251.TERCERO: seguidamente el Licenciado
Julio Jarqun Daz, Director Oficial de Mercadotecnia y publicidad dio lectura a las atribuciones inherentes al
mencionado cago de catedrtica .CUARTO: la seorita Lissete Barrios Molina agradeci la confianza
depositada en su persona y prometi cumplir con todas sus obligaciones como catedrtica del Instituto
Oficial de Mercadotecnia y Publicidad.
Cierre
El cierre del acta deber escribirse as:
Se da por terminada la presente sesin, en el mismo lugar y fecha arriba mencionados, a las nueve
horas con diez minutos. Leda y ratificada, damos fe los que intervenimos.
Despus del cierre, se escriben los nombres de las personas que intervinieron para que cada quien
sepa en dnde debe de colocarse su firma.
Si una persona o varias no estn de acuerdo con algunas clusulas o con todas, puede negarse a
firmar el acta. Sin embargo, algunas veces estas personas se ven forzadas a firmar, aun cuando estn de
acuerdo. Para no adquirir responsabilidades, la persona que no est de acuerdo con el acta o con alguna
clusula puede levantar a otro s.
Otros
Viene del latn alterum otro; sic, que significa adems de esto. El otros se escribe unido con inicial
mayscula. Se coloca ante las firmas; de lo contrario, la persona lo escribe y seguidamente coloca su firma.
Ejemplo:
Otros. Hago constar que firmo la presente acta, pero no estoy de acuerdo con todo lo que en ella se
dice.
Firma ________________________
El otros puede usarse tambin cuando se ha omitido involuntariamente una clusula y la persona
no seda cuenta se da cuenta hasta que los que intervinieron ya han puesto su firma. En conclusin, el otro
si se usa para agregar algo que no est escrito dentro del cuerpo del acta.
Testado y entrelineados
Las actas se hacen en libros en o en hojas numeradas, las cuales son autorizadas por la contralora
de cuentas de la Nacin, en estos libros u hojas no se pueden hacer borrones cuando se cometen
equivocaciones. . Qu se hace cuando la persona encargada de elaborar las actas se equivoca u omite
alguna palabra, incluso prrafos o lneas?
Lo primero que tiene que hacer es tachar con guiones el error, luego entrelinear la o la s palabras
correctas entre diagonales. Para que el entrelineado sea vlido, se tiene que testar al final del acta, despus
del cierre y antes de las firmas.
Algunas veces cuando el acta ya est elaborada y las personas han firmado, alguien se percata de
un error. En estos casos, se puede entrelinear y testar despus de las firmas; pero para que tenga la validez
que se requiere, se hace necesario solicitar otra firma de las personas que intervinieron en el acta. Si por
descuido se ha omitido una clusula compleja; est puede describirse despus del cierre y se hace uso del
otros.
Cuando un acta tiene muchos errores y muchas correcciones; est puede anularse por medio de
otra acta. Luego elaborar la que anulo, pero ya sin errores. Nunca deber hacerse borrones con borradores
corrientes ni con correctores especiales.
En las transcripciones o certificaciones de actas, los entrelineados y testados ya no deben de
aparecer. Por lo tanto, la trascripcin de la misma se hace sin errores; sin embargo, el otro si debe de
escribirse, asimismo el nombre de las personas que firmaron el acta.
Requisitos para elaborar un acta
Debe de enumerarse y escribirse en espaol, con letra legible, scrip o de molde. Todos los nmeros
deben de ir en letras. En caso de discrepancia, se tomar lo escrito en letras su redaccin debe de ser clara,
concisa y precisa. Por lo tanto, debe hacerse uso correcto de las reglas gramaticales.
Las clusulas o puntos tratados deben de hacerse al margen izquierdo, con letras maysculas de
preferencia para realzarlo. Los entrelineados deben salvarse y testarlos despus del cierre del acta.
Cuando el acta sirve para dar cumplimiento a un acuerdo, decreto, resolucin o disposicin; es
conveniente copiar literalmente la parte conducente o todo el documento; esto entre comillas.
Las resoluciones que se tomen en una sesin, debern de ensearse y sealarse e indicar si todos
los participantes estuvieron de acuerdo, o s hubo alguno que no aprob la mocin o la resolucin.
La persona que participe como representante de otra, deber una carta o poder legal que lo acredite
para ello. Los libros de acta deben estar autorizados por la contralora de cuentas de la nacin y estos
deben estar foliados o numerados correlativamente.
Los nombres de los participantes en una sesin, deben de escribirse despus del cierre del acta,
para identificar cada una de las firmas, ya que muchas de estas son ilegibles. Los espacios en blanco deben
llenarse con guiones para no permitir interrelaciones.
Es un documento que se prepara en el libro autorizado para el efecto, que contiene la descripcin
de actos o hechos, que ocurren en un momento determinado.
Elementos que conforman el acta:
Lugar, fecha y hora,

Identificacin de participacin,
Cuerpo del acta o clusulas o puntos tratados,
Cierre, y
Firma de los participantes.
Ejemplo
Acta No. 22-2006.
En la Ciudad de Guastatoya, Departamento de El Progreso, el da 21 de agosto de dos mil seis, a las quince
horas en punto, reunidos en la sede de la Direccin Departamental de Educacin, ubicada en el Barrio El
Golfo de esta cabecera departamental, el infrascrito Director Departamental de Educacin Lic. Fredy
Cardona Recinos, el Capacitador Tcnico Administrativo Lic. Nelson Marroqun y la PEM. Ana Maria
Morales Prado, con el objeto de renovar el quinquenio escolar 2006-2010 de funcionamiento del Instituto
Por Cooperativa, Carlos Prado de Santa Rita, Guastatoya.
PRIMERO: Se tiene a la vista la Resolucin de Educacin Departamental No. Doce (12) de fecha veintiuno
(21) de septiembre del ao dos mil, donde se autoriza al instituto por Cooperativa Carlos Prado, para
impartir la carrera de Bachillerato en el nivel medio educativo, bajo la direccin tcnica de la PEM. Ana
Maria Morales Prado.
SEGUNDO: La Direccin del Instituto por Cooperativa presento a los Licenciados Orellana y Marroqun ,
Director Departamental y Capacitador Tcnico Administrativo, el expediente de renovacin quinquenal de
funcionamiento, para su estudio y aprobacin correspondiente, comprobndose que cumple con los
requisitos que para el efecto establecen los artculos 23 y 24 del decreto legislativo 12-91 y el articulo 78 del
acuerdo gubernativo M. de E. 13-78 Reglamento de la Ley de Educacin Nacional; El virtud de lo anterior
estas Autoridades Ministeriales, dan validez a todas las acciones educativas que realice el Instituto por
Cooperativa Carlos Prado, durante el quinquenio 2006-2010, se ordena a la Directora del establecimiento,
transcribir la presente, en original y cinco copias y proceder a enviarlas a estas oficinas. Sin ms que hacer
constar, se da por terminada al presente, en el mismo lugar y fecha de su inicio, a las diecisis horas en
punto. Leda y ratificada, firmamos los que intervenimos.
Conocimiento
Es un documento que contiene la manifestacin escrita de haber recibido o entregado alguna cosa.
Elementos que conforman el conocimiento:
Lugar y fecha,
Nombre de quien recibe,
Descripcin de lo recibido y
Nombre y firma del receptor.
Aplicacin del conocimiento

Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos, con la finalidad de no
olvidarlos u omitirlos.
Ejemplo
Conocimiento
CONOCIMIENTO No. 01-2008
Con fecha, trece de septiembre del ao dos mil ocho, se hace entrega al Licenciado Julio Esteban
Quinez, Jefe del Departamento de Procesamiento de Datos, el equipo de cmputo con ficha de ingreso
No. 15-2008, que se detalla a continuacin:
10
Monitores marca DELL, serie 1545685MSL
10
Teclados marca DELL, serie 1545685MSL
10
CPU marca DELL, serie 1545685MSL
10 Mouse marca DELL, serie 1545685MSL
5 Impresoras de tinta marca EPSON
____________________________
Lic. Julio Esteban Quinez
Persona que Recibe
__________________________
Persona que Entrega
c.c. archivo
La circular
Es el documento utilizado para emitir una orden o conjunto de instrucciones reglamentarias,
aclaratorias o recordatorios que sobre una materia enva la autoridad a sus subordinados.
Elementos que conforman la circular
Numero de orden,
Fecha,
Destinatarios,
Asunto o contenido y
Firma.
La circular se utiliza especficamente para brindar informacin colectiva acerca de un determinado

tema o asunto.
Ejemplo
CIRCULAR No. 18-2008/TS

Seores
Personal de Tesorera
Facultad de Humanidades
Universidad de San Carlos de Guatemala
Seores:
De manera atenta me dirijo a usted, para informales que los das viernes 12 y lunes 15, la
Universidad de San Carlos de Guatemala permanecer cerrada, por estarse celebrando un aniversario ms
de nuestra patria Guatemala.
Al agradecer la atencin y desendoles un feliz descanso.
Atentamente,
TESORERO
Dictamen
Se origina de una providencia y contiene informes sobre disposiciones legales aplicables al caso y
precedentes, as como, la opinin razonada del signatario, en la cual puede basarse el superior para
dictaminar (decidir). Por lo general es emitido por asesores de las oficinas gubernativas a quienes se les ha
pedido opinin sobre el asunto.
Elementos que conforman el dictamen:
Identificacin de la oficina que conoce el caso y del asunto que trata,

Descripcin de los pasos seguidos para la investigacin,
Considerandos o motivos que lo originaron,
El por tanto, que contiene los elementos que lo fundamentan, y
La decisin sobre el asunto.
Ejemplo
(Ver pgina siguiente)
DIRECCIN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN
EL PROGRESO.
--NIDAD DE DESARROLLO EDUCATIVO, DIRECCIN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN. Guatemala,
veinte de septiembre de dos mil seis-----------------------------ASUNTO
MARIA ALEJANDRA LPEZ REYES, de 28 aos de edad, guatemalteca, vecina de Guastatoya el progreso,
Licenciada en Pedagoga y Administracin Educativa, solicita la autorizacin de creacin y funcionamiento
de la Academia de Computacin en los diferentes programas HACIA UNA NUEVA GENERACIN, en
jornadas matutina, y vespertina, con ubicacin en 12 calle 5-85 barrio El Golfo de Guastatoya.
DICTAMEN No. 1285-2006
La unidad de desarrollo educativo de la Direccin departamental de educacin de Guastatoya, El Progreso,
a peticin de la interesada, estudio el expediente de solicitud de creacin y funcionamiento de la Academia
de computacin en los diferentes programas HACIA UNA NUEVA GENERACION, en jornadas matutina y
vespertina con ubicacin en 12 calle 5-85 Barrio El Golfo de Guastatoya y despus del anlisis y verificacin
de la documentacin y visita ocular, se comprob que:
1. El expediente ingres a esta unidad por medio de la providencia MINEPRO 18-06. De la supervisin
educativa 12-15-06 con sede en Guastatoya, El Progreso y cuenta con la documentacin requerida
en el articulo 5. De la resolucin 029-2001 de DDEG.
2. La PEM. Dora Lemus Escobedo, propuesta como Directora, es guatemalteca, con residencia en
Santa Rita Guastatoya, el progreso, persona de reconocida honorabilidad, segn carencia de
antecedentes penales y policacos adjuntos al expediente.
3. El edificio donde funcionara la academia, rene las condiciones higinicas, sanitarias y
pedaggicas, para acondicionar a los estudiantes que recibirn los cursos.
4. Los instructores, estudiantes de Ingeniera en sistemas, propuestos, renen las condiciones de
enseanza, para atender las necesidades de superacin profesional del estudiantado.
5. Los horarios y jornadas, se adecuan a los intereses de la poblacin estudiantil.
Con fundamento en lo anteriormente expuesto y en lo que para el efecto sealan los artculos No. 73 de
la constitucin Poltica de la Republica de Guatemala, Nos. 23, 24, 37, 66 y 75 del Decreto legislativo
No. 12-91 Ley de educacin Nacional y resolucin No. 029-2001 de la Direccin Departamental de
Educacin, se autoriza la creacin y funcionamiento de la academia de computacin en los diferentes
programas HACIA UNA NUEVA GENERACION en jornadas matutina y vespertina, bajo la direccin
tcnica de la PEM Dora Lemus Escobedo. Se le autoriza como cuota de inscripcin Q. 150.00 y cuota
mensual Q. 120.00.
Coordinador UDE
Cc. archivo
Resolucin
Es la decisin que se toma respecto a un asunto, despus de haber reunido todos los datos, de
haberse formado juicio al respecto y de haber analizado el fondo del mismo. Indica el final del
procedimiento cuando es definitiva, pero en algunos casos aun pueden interponerse recursos.
Se redacta en forma clara, precisa y sin ambigedades; deber comprender tambin la notificacin
a las partes y la obligacin de reponer el papel, cuando as procediere. Es el documento que contiene la
decisin de la autoridad competente.
Se utiliza para dar respuesta final a un asunto planteado, ya sea favorable o desfavorable al
peticionario.
La resolucin comprende:
Los considerandos (indican los motivos que han obligado a tomar la decisin).
El por tanto (expresa las leyes en que se basa la resolucin).
La determinacin. (resuelve). Al anotar la resolucin debern numerarse los puntos que contiene.
La resolucin cobre vida a travs de una solicitud planteada en un oficio a favor de un centro
educativo, por mltiples causas, ejemplo: autorizacin de un establecimiento educativo, cambio de director
tcnico, cambio de propietario, cambio de direccin o de ubicacin, cambio de nombre del establecimiento,
actualizacin de cuotas a cobrar hasta el mes de octubre, etc.
Ejemplo
(Ver siguiente pgina)
RESOLUCIN No. MINEPRO 250-2006
LA DIRECCIN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN DE EL PROGRESO, DEPARTAMENTO DE EL

PROGRESO
CONSIDERANDO:
Que el expediente presentado por la seora Maria Alejandra Pineda Oliva, donde solicita que a su hija
MARIA VICTORIA SALAS PINEDA, se le conceda equivalencia de estudios correspondientes al primer
grado de educacin bsica con orientacin comercial, por el primer grado de educacin bsica o cultura
general, al haber analizado dicha solicitud, establece que si es pertinente.
POR TANTO:
Con base en las facultades que el confiere el Acuerdo Gubernativo No. 165-96 de fecha 21 de mayo de
1996.
RESUELVE:
1. Autorizar las equivalencias a la alumna MARIA VICTORIA SALAS PINEDA, de la forma siguiente:
Primer grado de educacin
Bsica con orientacin
Comercial.
Primer grado de educacin

Bsica o cultura general.
1. Idioma Espaol
2. Matemtica I
3. Estudios sociales
4. Ciencias Naturales
5. Ingles I
6. Educacin par el Hogar I
Artes Industriales I
7. Educacin fsica I
8. Educacin esttica
a) formacin Musical I
b) Artes Plsticas
por
por
por
por
por
por
1. Idioma espaol
2. Matemtica I
por
3. Estudios sociales
4. Ciencias Naturales
por
5. Ingles I
6. Artes Industriales
o Educacin para el Hogar
7. Educacin fsica I
8. Educacin Esttica I
a) formacin Musical
b) Artes Plsticas
2. Pase a formar parte del expediente de estudios de la estudiante Salas Pineda, para trmite
administrativo educativo, a partir de la fecha.
Director departamental de Educacin
El Progreso
Memorial
Se conoce con el nombre de memorial, mas comnmente como solicitud o representacin de un
escrito solicitado por los particulares a los funcionarios pblicos con el fin de declarar hechos que la ley
exige o bien para solicitar algo en ejerci del derecho de peticin.
Este documento carece de saludo o vocativo, se compone se un prrafo inicial en el que el
remitente expresa su nombre, domicilio y dems caractersticas personales. Seguidamente se exponen en
uno o mas prrafos, el contenido de la declaracin o peticin. La frase de cierre consiste en una expresin
como justicia que espero me sea concedida o simplemente es justicia o atentamente.
Las respuestas o contestaciones correspondientes a los memoriales, dirigidas por las oficinas
pblicas a los particulares, toman la forma de oficio.
Ejemplo
Memorial
Pedro Orellana Girn, residente en la 5. Avenida 7-33 zona 7 de Residenciales Los lamos, San Miguel
Petapa, guatemalteco con cedula de Vecindad D-4 registro 22,114 de Profesin Tcnico en Administracin
Educativa TAE- Titulo No. 23,412:
Expone
Que por tener que salir del pas para realizar estudios de maestra en la ciudad de Houston Texas Estados
Unidos de Norte Amrica, a partir del mes de octubre del presente, por lo que:
Solicito:
Ante la Supervisin Educativa 01-11-28 a cargo de la Licenciada Patricia Rubio Prez, del rea Sur del
departamento de Guatemala, el visto bueno en la documentacin que adjunto de mi hija, Maria de Los
ngeles Orellana Snchez, del tercer ciclo bsico, consistente en tarjeta de calificaciones mensuales,
certificados del 1er. 2do. Y 3er grado bsico o cultura general, fotocopia de cuadros MED B de los tres
grados y diploma del ciclo bsico.
Espero que me sea concedida, la presente.
F)._____________________________________
Ejemplo de solicitud
Seora Ministra de educacin
Licenciada Maria del Carmen Acea
Guatemala, Guatemala
Seora Ministra:
Fredy Cardona Recinos, maestro del sexto grado de primaria en la Escuela Nacional Urbana Mixta, C-595,
casado, guatemalteco, de treinta y nueve aos de edad, con cedula de vecindad numero de orden A guin
uno y de registro diecisis mil trescientos veintids (A-1 16322) extendida por la municipalidad de
Guatemala, con domicilio en Colonia Santa Rita, Km. 22 carretera a El Salvador y direccin para recibir
notificaciones la mencionada anteriormente, ante USTED----------------------------------------------------------------------------EXPONE-----------------------------------------------Que debido a problemas de salud deber ausentarse de sus labores diarias por un periodo de dos meses,
POR LO TANTO-----------------------------------------------------------------------------------------------------------SOLICITA--------------------------------------------A LA SEORA Ministra sirva concederle una licencia por este lapso de tiempo con goce de sueldo y para el
efecto acompaa certificado medico del IESS, informe de Acta al patrono, aviso de suspensin de trabajo,
extendido por el Doctor Jos Caldern, en el que consta que se encuentra padeciendo hepatitis, agradezco
a la seora Ministra la atencin a la presente y se suscribe su atento servidor.

Cdula A-1 16,322
Acuerdo
Se emiten por el gobierno de la republica o bien por medio de los ministros de estado. Es una
disposicin o ley que beneficia a una o varias personas.
En comparacin con el decreto se le considera una ley de menor jerarqua. La finalidad del acuerdo
es reglamentar algn acto de la administracin pblica, para el bien o mejoramiento de dichas actividades a
favor del pueblo.
Cuando un acuerdo es emitido por el gobierno de la republica se llama acuerdo gubernativo y
cuando lo emite alguno de los ministerios se llama acuerdo ministerial. Los acuerdos gubernativos van
firmados por el presidente de la republica y por el ministro, cuyo despacho sea afectado con el acuerdo.
Los acuerdos ministeriales los firma el ministro y viceministro del ramo.
Un acuerdo ya sea gubernativo, ministerial o institucional contiene:
Quien lo emite,
Fecha de emisin,
La palabra acuerda,
El objetivo del mismo, y
Lo acordado.
Ejemplo
(Ver siguiente pgina)
ACUERDO MINISTERIAL No. 352-2006
Guatemala, 16 de junio de 2006-09-27
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con la Constitucin Poltica de la Republica de Guatemala, es obligacin del Estado
promover la superacin econmica, social y cultural del magisterio.
CONSIDERANDO:
Que el Magisterio Nacional presta a la nacin invaluables servicios en la formacin de la niez y la
juventud, siendo su aportacin social determinante para lograr el bien comn y el desarrollo integral de la
persona humana.
CONSIDERANDO:
Que lo anterior considerado hace conveniente oficializar como Da del Maestro y de la Maestra el 25 de
junio de cada ao, como en la practica se ha venido haciendo, puesto que en dicha fecha tradicionalmente
se celebra al maestro por conmemoracin de la muerte de la profesora Maria chinchilla y, si bien es cierto,
por Acuerdo gubernativo del 5 de abril de 1953 la expresada fecha se incluyo dentro de los feriados
escolares, no se estableci expresamente que ello tiene como justificacin el ser el da del Maestro.
POR TANTO:
En ejercicio de las funciones que establece el articulo 183 literal e) de la Constitucin Poltica de la
Republica.
ACUERDA:
Articulo 1. Se reconoce e instituye como Da del Maestro y de la Maestra el 25 de junio de cada ao,
fecha en la cual los miembros del Magisterio Nacional que realicen funciones docentes al servicio del
Estado disfrutaran licencia con goce de sueldo para no presentarse a la realizacin de sus labores.
Articulo 2. El presente acuerdo empezara a regir el da siguiente de su publicacin en el Diario de Centro
Amrica.
COMUNQUESE
OSCAR BERGER PERDOMO
MARIA DEL CARMEN ACEA
Decreto
Pueden ser emitidos por el poder legislativo o ejecutivo y cuando uno de ellos emite un decreto es
un deber someterlo a la aprobacin del otro, es decir que, si el poder legislativo emite un decreto, el poder
ejecutivo debe aprobarlo, o en caso contrario, lo vetar, lo que indica que no lo aprueba. Si el poder ejecutivo
emite un decreto, tambin deber ser aprobado por el poder legislativo.
Un decreto ejecutivo se emite por el Presidente constitucional de la Republica en consejo de
ministros, firmndolo el y el gabinete en pleno. Los decretos constan de tres partes: Enunciativa,
considerativa y resolutiva.
La parte enunciativa, indica los antecedentes del asunto de que se trata, es decir las razones para
emitirlo.
La parte considerativa, es la parte donde se explican fundamentos o antecedentes legales, as como
la necesidad que hay de su emisin, en beneficio del conglomerado social.
La parte resolutiva, es la que indica que se ordena y se redacta por artculos.
Ejemplo
CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA

DECRETO No 1,748
EL CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA
CONSIDERANDO:
Que es necesario completar la legislacin social de Guatemala estableciendo, adems del cdigo de
Trabajo de la Ley Orgnica del Instituto guatemalteco de Seguridad social, una ley de Servicio Civil que
permita la realizacin y desarrollo de los principios contenidos en los artculos 118, 119, 120, 121 y 122 de la
constitucin Poltica de la Republica de Guatemala y que regule las relaciones de la administracin Publica
con sus trabajadores;
CONSIDERANDO:
Que es urgente mejorar la administracin Pblica estableciendo un sistema tcnico armnico, dinmico y
eficiente de la administracin de personal a su servicio, para garantizar al pas el desempeo econmico y
efectivo de la albor institucional del gobierno, en beneficio de todos los sectores nacionales;
CONSIDERANDO:
Que los objetivos y principio de la Ley de Servicio civil deben ser: garantizar a la nacin la eficiente
operacin de los servicios pblicos, afirmar y proteger la dignidad de los trabajadores del Estado; remunerar
el correcto desempeo de cada cargo publico en forma justa y decorosa, establecer que a igual trabajo
desempeado en igualdad de condiciones, eficiencia y antigedad, corresponda igual salario, estabilizar el
desempeo de los distintos puestos de la Administracin Publica mediante la eliminacin de factores de
preferencia puramente personal de los respectivos nombramientos, ascensos y despidos; propiciar que la
administracin publica invierta sus recursos econmicos en forma ordenada y cuidadosa en el pago de
servicios personales, manteniendo estos gastos dentro del mnimo compatible con las necesidades del pas;
y en especial reconocer que la relacin de trabajo de los empleados del Estado constituye una funcin
publica, cuyo acertado desempeo es fuente de deberes y derechos especiales;
CONSIDERANDO:
Que todo lo anterior es factible si se crea una institucin especializada que aplique y administre esta
importante reforma social y desarrollo progresivamente las tcnicas que se requieren,
POR TANTO:
En uso de las facultades que le confiere el inciso 1.del articulo 170 de la constitucin Poltica de la
republica y con fundamento en los artculos 120 y II transitorio , de la misma,
DECRETA:
La siguiente:
LEY DE SERVICIO CIVIL
Titulo I
CAPITULO NICO
DISPOSICIONES GENERALES
Articulo 1. .
Articulo 2. , etc.
Articulo X. VIGENCIA. El presente decreto entrara en vigor el da primero de enero de mil novecientos
sesenta y nueve.
Pase al Organismo ejecutivo para su publicacin y cumplimiento.
Dado en el Palacio del organismo legislativo, en la ciudad de Guatemala a los dos das del mes de mayo de
mil novecientos sesenta y ocho.
J. Gregorio Prem Beteta
Presidente
Jorge Augusto Villatoro
Primer secretario
German Castaeda Y Castaeda
Cuarto Secretario
Palacio Nacional: Guatemala, diez de mayo de mil novecientos sesenta y ocho.
Publquese y cmplase.-
Julio Cesar Mndez Montenegro

Presidente de la Republica de Guatemala
El Ministro de Trabajo y Previsin
Jos Luis De La Roca Santa Cruz
CAPTULO II
OTROS INSTRUMENTOS UTILIZADOS EN LA ADMINISTRACIN EDUCATIVA

Trascripcin
Transcribir es copiar todo o parte de un escrito. Si se copia totalmente se dice que la copia es
literal, pero en caso se transcriba solo una parte, se indicara el numeral, prrafo o titulo del asunto que se
copia. La parte transcrita debe anotarse entre comillas, a rengln cerrado, centrada en el cuerpo de la
carta. Ejemplo:
Guatemala, 31 de septiembre de 2,008
Seorita
Erica Maria Ramos Estrada
2. Calle 12-54 zona 3
Guatemala.
Seorita Ramos Estrada:
Me es grato transcribirle para su conocimiento y efectos consiguientes, la Providencia Resolutiva
No. 2354, que literalmente dice:
----RECCION DE CONTROL ACADMICO DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN DEL DEPARTAMENTO
DE
GUATEMALA,
Guatemala,
dos
de
septiembre
de
dos
mil
seis.-----------------------------------------------------------------------INTERESADO:
ERICA
MARIA RAMOS
ESTRADA.---------------------------------------ASUNTO: Alumna de Quinto ao de Secretariado Bilinge de la Escuela de Ciencias Secretariales numero II
Guatemala, solicita exmenes finales extraordinarios por tener que viajar al extranjero en octubre 2008.
--------------- Providencia No. 2354. De acuerdo a la solicitud presentada por la seorita Alumna Erica Maria
Ramos Estrada, esta Direccin de Control Acadmico Departamental de Educacin del Departamento de
Guatemala, autoriza a que se someta a los exmenes finales extraordinarios que se realizaran los das 12,
13, y 14 de octubre de 2008 en el horario de 8 a 12 y de 14 a 18 horas en las instalaciones de la Escuela
Nacional de Ciencias Secretariales II, de Guatemala. Para el efecto se le debe informar a la interesada
quien tiene que presentar una constancia de la Secretara de la Escuela que es alumna regular del mismo y
que no tiene pendiente ninguna materia retrasada del ao inferior al que cursa. El calendario de exmenes
estar listo para conocimiento de los alumnos el da 6 de octubre de 2,008.--------------------------Firman: Licenciado Carlos Castor Lpez, Asesor de Control Acadmico, Mildred Arandis Piedra Santa,
Directora.---------------------------------------------------
Atentamente,
Mildred Arandis Piedra Santa.
Directora.
Cc. Archivo
LJS/SEZ
Expedientes
Es el conjunto de documentos relacionados a un asunto, de negocio o administracin educativa, en
la cual constan las gestiones hechas por los interesados, investigaciones, consultas y lo resuelto por las
autoridades competentes.
Toda solicitud se inicia con la presentacin de un expediente, ya que para poder optar a un cargo, la
oficina administrativa tendr que informarse por medio de este conjunto de documentos, si es conveniente o
no contratarlo.
Ejemplos de expedientes
Para solicitar empleo en alguna institucin privada (empresa), se presentan los documentos
siguientes:
Solicitud de empleo dirigida al gerente general o encargado del departamento de recursos

humanos.
Currculo vitae: que es un documento en el que se escriben todos los datos personales, estudios
realizados, experiencias laborales, talleres, cursillos, libros o revistas escritas y referencias
personales.
Fotocopia de titulo de estudios superiores, nivel intermedio y nivel medio.
Fotocopia de constancia de colegiado activo. (del colegio profesional).
Fotocopia completa de la cedula de vecindad.
Fotocopia de constancia del Instituto Guatemalteco de Seguridad social IGSS- (no indispensable).
Referencias personales, nombres y telfonos de personas que den fe del interesado a optar a un
cargo dentro de la empresa.
Cartas de referencia
Tarjetas de salud.
Antecedentes penales y policacos.
DE EDUCACIN. GUATEMALA.
Requisitos para autorizacin de
Funcionamiento de colegios privados
1.
2.
3.
4.
5.
Providencia.
Certificacin, vista ocular.
Solicitud
Fotocopia de cedula del director tcnico.
Compromiso firmado por el director tcnico.
6. Comprobantes de calidades de los maestros, profesores, instructores. De honorabilidad firmado por
un abogado y notario.
7. Nomina de personal propuesto.
8. Autorizacin de servicios.
9. Acuerdo de las carreras a servir.
10. Horario de clases de un solo nivel educativo.
11. Material didctico a utilizar (listado).
12. Anteproyecto educativo.
13. Antecedentes del prospecto (no impreso).
14. Cuotas a cobrar por el servicio educativo, por grado.
15. Estudio de mercado y modelo de investigacin.
16. Certificacin de las condiciones fsicas del edificio o inmueble.
17. Certificacin del centro de salud.
18. Constancia de ubicacin
19. Presentacin de expedientes en flder de color verde.
DE EDUCACIN. GUATEMALA.
Requisitos para formar un expediente previo a la autorizacin de
Funcionamiento de colegios privados.
Nombre del propietario:___________________________________________

Lugar para recibir notificacin:__________________________________
Nombre del establecimiento:______________________________________
Direccion:____________________________________________________________
Jornadas
Matutina_______vespertina_______doble________nocturna________
Plan fin de
Semana____nivel_____preprimario______primario_____bsico_____
Diversificado_________.
Hoja de anlisis de autorizacin de funcionamiento de academia de mecanografa o computacin.
1. Providencia del supervisor educativo.
2. Certificado de la visita ocular realizada por el supervisor educativo, mismo que debe contener
dictamen favorable o no favorable, firmado y sellado.
3. Solicitud de autorizacin de servicios educativos, dirigida al director departamental de educacin de
Guatemala por el propietario, expresando claramente el nombre y cursos solicitados.
4. Jornada matutina cursos solicitados_______________________
5. Jornada plan fin de semana cursos solicitados.____________
6. Fotocopia
de
cedula
de
vecindad
del
propietario.
No._____
extendida
en____________________________________________________
7. Compromiso del director que se ceir a las leyes y dems disposiciones emanadas de las
autoridades del Mineduc._________________________________________________________
8. Comprobantes de las calidades del director tcnico, del administrativo o del tcnico administrativo.
9. Documentos a presentar
Curriculum profesional sin documentos probatorios
Fotocopia de ttulos que posee debidamente confrontados por el . . . .Supervisor educativo.
Fotocopia de cedula de vecindad.
Fotocopia de cedula docente o certificacin (si es maestro)
Certificacin de tiempo de servicio extendida por la junta calificadora de personal.
Constancia de antecedentes penales recientes y certificacin de honorabilidad.
Nota: para la academia de mecanografa y computacin, el director tcnico deber poseer el titulo de
PEM, para las dems academias MEPU clase c.
Mecanografa
10. Comprobantes de las calidades de instructor
curriculum profesional
Fotocopia de ttulos que posee debidamente confrontados por el supervisor educativo.
Fotocopia de cedula docente o certificacin (si es maestro).
Constancia de antecedentes penales recientes.
Computacin
11. Comprobantes de las calidades de instructor
curriculum profesional
Fotocopia de ttulos que posee debidamente confrontados por el supervisor educativo.
Otro
12.
Comprobantes de las calidades de instructor

Curriculum profesional
Fotocopia de ttulos que posee debidamente confrontados por el supervisor
Educativo.
13.
Horarios________________________________________________________
14. A excepcin de los cursos de mecanografa bsica y libre, para los dems cursos deben presentar,
contenidos de los mismos debidamente dosificados e indicar las horas de la prctica.
15. Debe de indicar detalladamente el equipo de taller o laboratorio y el material con que cuenta para
impartir los cursos, el cual debe ser verificado por el supervisor educativo en la inspeccin ocular,
debiendo firmar y sellar dicho listado.
16. Antecedentes del prospecto conteniendo lo siguiente

a.
b.
c.
d.
Propsito
Numero mximo de alumnos por aula.
Valor de la cuota mensual.
Servicios que ofrece.
17. Cuota de inscripcin y mensualidades acordes a los servicios y el rea geogrfica donde esta
ubicado.
Presentar estudios de mercado (ofertas y demandas de los servicios educativos que prestar).
Nota: la cuota de inscripcin deber ser hasta un 50% ms que la cuota mensual.
Curso bsico de enero a octubre e inscripcin________________
Mensualidad_______________________________________________________
Cursos libres de enero a noviembre e inscripcin_____________
Mensualidad_______________________________________________________
18. Certificacin de las condiciones fsicas del edificio extendida por el ingeniero o arquitecto
colegiado.________
19. Certificacin que el edificio rene las condiciones sanitarias mnimas para funcionar y tarjeta de
salud de todo el personal extendida por autoridades del ministerio de salud publica y asistencia
social. Si no la obtiene a tiempo puede ingresar el expediente sin ella y entregarla cuando la tenga.
No
se
le
emitir
resolucin
hasta
que
no
complete
su
expediente.___________________________________________________________
Nombre del o la analista_____________________________________
Fecha del anlisis_____________________________________________ (8:1-22)
Matrcula Escolar
Una matrcula escolar sirve para darle el derecho a un estudiante del nivel medio, a permanecer en
una institucin educativa, por un ao lectivo, en cualquiera de sus ciclos: bsico o diversificado, debe
cumplirse para inscribirse en los centros de enseanza oficiales o particulares. Una matrcula tiene el valor
actual de Q5.95 regulado ltimamente por la Contralora General de Cuentas por impuestos al fisco,
originalmente fue creado su valor por Q1.50 Acuerdo Gubernativo No. 1027-83 8-12-1983.
Depende cual sea el trmite a hacer, as ser tambin la matrcula utilizar. Puede ser para darle
validez a recuperacin de asignaturas, una inscripcin extempornea, una inscripcin normal. Legalizacin
de promocin interrumpida, evaluaciones extraordinarias y por suficiencia, por omisiones en expediente,
deposiciones por extravi.
Categoras de la matricula escolar
Matrcula ordinaria, matricula extempornea, matricula extraordinaria, matricula digitalizada.
Matricula escolar digitalizada.
Esta matricula digitalizada va dirigida a Directores y Directoras de establecimientos de educacin

Media Pblicos y Privados as mismo a Coordinadores de Direcciones Departamentales; proveniente de
Licda. Floridalma Meza Palma Viceministro Tcnica de Educacin, con el asunto informacin para cdigo
personal de fecha nueve de octubre de dos mil siete del Mineduc Circular No. 012-2007 Digecober.
Se iniciar un proceso para identificar a l@s estudiantes de todo el pas con un cdigo personal, que
se utilizar para el registro de la matrcula 2008.
La primera fase de este proceso, consiste en la identificacin de estudiantes del Nivel Medio (ciclos
bsicos y diversificado), razn por la cual estamos requiriendo el envo de la nomina de los estudiantes que
utilizaron en el presente ciclo escolar, `para el pago de la matricula escolar digitalizada.
Para facilitar el envo de esta informacin, puede dejarla en el formato en el que la halla elaborada y
enviarla por correo electrnico a las direcciones siguientes. [email protected] y
[email protected] en el cuerpo del mensaje es necesario que indique el nombre del centro
educativo y el cdigo correspondiente.
Ejemplo
Contrato de servicios
Es un convenio suscrito entre una persona profesional y la empresa que requiere de sus servicios.
El contrato temporal de servicios es por un tiempo indicado.
Los elementos que lo conforma n son: Referencia del nmero de contrato, identificacin de la
empresa, fecha de inicio del contrato, nombre y datos personales de la persona que dirige la empresa.
(Contratante), nombre y datos personales de la persona que prestara los servicios profesionales.
(Contratado), clusulas del contrato as: objeto del contrato, valor del contrato, plazo del contrato,
prohibiciones, terminacin del contrato, controversias, aceptacin del contrato, cumplimiento del contrato,
cierre del contrato con firmas de quien dirige y el que prestara los servicios, podr constar de un adeudo
indicando ratificacin de firma ante un abogado, quien pegar timbres de ley.
Para la realizacin de un contrato, es necesario obtener una pliza de fianza administrativa,
autorizada por el gobierno, con base al salario y tiempo aceptado con el equivalente al 10% del valor total
de los servicios contratados, en las instituciones o empresas bancarias que prestan dicho servicio como el
Banco G y T continental.
Currculum Vitae
Conjunto de datos relativos a la situacin personal, profesional o laboral del candidato a un trabajo,
Currculum Vitae literalmente su expresin latina significa la carrera de la vida.
Elementos que forman un Currculum Vitae:
Datos generales personales, nombre, lugar de nacimiento y fecha, numero de cedula de vecindad,
telfonos de residencia y mvil, educacin universitaria, educacin media, educacin no formal, afiliaciones,
experiencia docente, libros publicados, temas escritos en revistas, peridicos, etc., cursillos y talleres
educativos en que participo, cargos desempeados por eleccin, otros y firma original con tinta negra.
Ejemplo:
Curriculum Vitae
Datos Personales
Nombre:
Edad:
Estado Civil:
Nacionalidad:
Lugar de nacimiento:
Fecha de nacimiento:
Direccin:
Telfono residencia:
Telfono mvil
E mail:
Estudios Realizados
Educacin Parvularia:
Educacin Primaria:
Educacin Bsica:
Educacin Diversificada:
Educacin Universitaria:
Experiencia Laboral
Experiencia Tcnica Profesional
Finiquito
Es una certificacin que respalda y salda una cuenta de un trabajo ejecutado por el contratado, en
una institucin comercial, una institucin empresarial de educacin, en un proyecto educativo o no
educativa, en un Ministerio del gobierno central, en una Universidad, etctera, que se da para constancia de
que estn ajustadas y satisfecho el alcance que resulta de ellos, es acabar, concluir y rematar con el caudal
del estado de cuentas, o con otra cosa.
Elementos que conforman el finiquito

a.
b.
c.
d.
e.
Nombre de la empresa o institucin

Nombre de la persona con datos de identificacin: ttulo profesional, cedula o pasaporte
Solvencia de la oficina de contabilidad saldando el caudal de enseres, inventariados
Productos y procesos elaborados por el contratado
Tiempo laborado, fecha y firma del representante legal del contratante
Carta de presentacin
La carta de presentacin que usted enviara adjunto al currculum vitae, segn sea una respuesta
concreta o una oferta de trabajo o un auto candidatura, que no responde a una bsqueda de personal de
una empresa determinada, debe de tener dos elementos comunes que deber anotar y tomar en cuenta.
Siendo estos:
No repita lo que posteriormente va a desarrollar en el currculo vitae, aunque si puede utilizar la

carta para resaltar los aspectos o cualidades que mejor se ajustan a los requerimientos del puesto.
Evite un tono excesivamente efusivo, tanto en el saludo como en el inters que manifieste por el
puesto.
Evite destinatarios genricos. Dirjase a una persona concreta por ejemplo: el director de Recursos
humanos.
Seale dos o tres caractersticas significativas, sus puntos fuertes, con los que espera cautivar a la
empresa a la que se dirige.
La carta debe estar bien estructurada comenzando por explicar por que se dirige a la empresa,
mencionando el currculo vitae que adjunta y concluyendo con una llamada a posibles posteriores
contactos o entrevistas. Olvdese de maquinas de escribir, utilice siempre la computadora en
Microsoft Word.
Despdase sin demasiados rodeos y firme de puo y letra la carta utilizando tinta negra.
Cuando se trata de una auto presentacin tiene que evitar dar la impresin de que enva el mismo
currculum vitae a todas las empresas. (4:28)
Ejemplo
Guatemala 12 de noviembre, de 2008
Seor
Director de Recursos Humanos
Tabacalera S.A.
Presente.
Seor Director de Recursos Humanos:
Me es grato presentarme ante su persona, haciendo de su conocimiento que poseo el titulo de: Licenciada
en Administracin de Empresas, con amplia experiencia en el ramo, habiendo trabajado en dicho puesto en
tres empresas cuyo nombre y tiempo de laborar en ellas sealo en el currculo que adjunto a la presente a
cuyos gerentes con toda libertad puede pedir referencias sobre de mi persona.
Atentamente:
(f)_____________________________________
Aura Marina Osorio.
A-1 459,687
Memoria de labores
Es el estudio escrito sobre lo realizado de una planificacin, guardando las perspectivas en mejorar
y restituir datos, conservando las metas propuestas de la informacin bsica para el futuro funcionamiento
de las acciones por realizar.
Elementos que conforman la memoria de labores:

Introduccin: son los datos de la empresa, informando los objetivos alcanzados en cada poltica que
fueron puestos en prctica como:
Equidad.
Interculturalidad.
Calidad/excelencia.
Democratizacin.
Sostenibilidad.
Poltica equidad, componentes, rea, programa, actividades realizadas, evidencias del logro.
De igual manera las polticas de interculturalidad, calidad/excelencia, democratizacin,
sostenibilidad, llevan los mismos componentes, rea programa, actividades realizadas y evidencias
de logro.
Instructivo para la memoria de labores

La memoria de labores deber tener:
I.
Aspecto administrativo: En este aspecto se anotaran las actividades realizadas que se

relaciones con la coordinacin, direccin, ejecucin y control de los recursos fsicos, financieros,
institucionales y humanos que intervienen en el hecho educativo.
II.
Aspecto Tcnico Pedaggico: En este aspecto se anotaran las actividades relacionadas con la
docencia, por ejemplo: planes, programas y proyectos docentes, capacitacin al personal
docente en servicio, adecuacin curricular, supervisin, evaluacin del rendimiento escolar y
orientacin escolar.
III.
Aspecto proyeccin comunitaria: En este aspecto se anotaran las actividades realizadas con
fines de proyeccin e interaccin escuela/comunidad que hayan contribuido a promover su
desarrollo y mejoramiento. (programas, proyectos, etc.)
IV.
Aspecto cultural, cvico y deportivo: En este aspecto se anotaran las actividades de carcter
cultural, cvico y deportivo que hayan llevado a cabo durante el ciclo escolar.
Esta memoria de labores debern ser entregada en hoja tamao oficio siguiendo el siguiente
esquema horizontal.
Plan operativo anual (POA)

Es la visin de lo que se puede desarrollar o producir, conforme al marco normativo que regula su
organizacin interna, como los fines (de la educacin) y polticas de la organizacin, con los elementos
especficos de la planificacin administrativa educativa.
El propsito de este informe como modelo de matriz, es darle un alto grado de direccin al
desarrollo administrativo y funcional de la organizacin, durante un periodo, en educacin generalmente es
el ciclo escolar.
Los elementos que conforman el plan operativo anual son:
Tipo de organizacin
Poltica
Principales problemas
Objetivos
Misin
Acciones
Metas: cualitativas
Cronograma
Estrategias
Responsables
Programacin
Del recurso
Plan operativo
Es un modelo sencillo de comprender y utilizar, es la idea del desarrollo de las actividades de una
empresa educativa, dirigidas a cada uno de los sectores o ramas que involucran con pertinencia y con la
misma naturaleza a todo el cuerpo de gerencia o el staff administrativo, directores de programas o niveles
educativos, docentes, catedrticos titulares, catedrticos auxiliares, grupos de interaccin docente, gobierno
de padres de familia y personal de seguridad y servicios de autobs, todos con un criterio positivo, para la
solucin de cualquier problema que surgiere.
Los elementos que lo conforman son:
Actividades,
Aspecto financiero: finanzas, costos, inversin.
Recursos, Humanos, tcnicos, materiales, fsicos.
Responsable.
MODELO DE PLAN OPERATIVO ANUAL
Modelo de matriz
No._______de_______
Empresa_______________________________________Cuadro de diagnostico
Unidad______________________Periodo evaluado_______Fecha __________
Problemas: planificacin__Organizacin____Direccin___Control___Otros__
Sub - unidades ejecutadas__________________________________________
Notificacin
Notificar es informar al interesado de una gestin administrativa, lo resuelto respecto a ella; ya sea
que la resolucin sea definitiva o en caso contrario, se le indicara el procedimiento a seguir, ejemplo:
NOTIFICACIN
Guatemala, 25 de septiembre de 2008

Enviada a las diez horas A.M.
12 Avenida A 1-27 zona 2, Barrio Moderno, Ciudad de Guatemala
Seora: Maria Antonia Ros Marroqun
(f)_________________________
Recibido Por_______________________________
(f)________________________
Nombre de la persona que recibe
Notificado por:___________________________________________________
Nombre de la persona que notific
Puesto o cargo:___________________________________________________
Telegramas urgentes
Son aquellos que se depositan con la condicin de que sean transmitidos urgentemente a su
destino.
Telegrama a cobrar
Este servicio solamente lo utilizan algunas empresas: Organismo judicial por ejemplo en donde las
oficinas centrales pagan los servicios a la empresa de correos.
Telegrama en clave
Son los que en lugar de estar escritos con letras o palabras completas, nicamente llevan signos o
claves especiales, los utilizan las empresas de correos y la Polica Nacional Civil.
Tarifas a pagar
Los telegramas particulares de una a veinte palabras
Los telegramas comerciales de una a veinte palabras
Los telegramas urgentes pagan el doble
Los telegramas circulares pagan por destinatario
Q. 3.60
Q. 5.50
Q. 11.00
Q. 5.00
El tiempo para llegar a su destino es de 24 horas.

Recibo
Es el documento que se extiende como constancia de haber recibido un valor o cambio de otro o de
un servicio prestado. En el que quien firma declara haber recibido alguna cosa o una cantidad. Tambin es
el comprobante de pagos efectuados.
Para estar legalmente extendidos tienen que tener impreso los mismos datos de la factura. En caso
de que sea un recibo conforme a ley, debe extenderse en formulario impreso y ha de llevar adheridos los
timbres fiscales, con el 12% de IVA, se exceptan los recibos cuyo valor no excede de Q. 1.00, as como
aquellos que se extienden en las ventas por abonos, ya que el impuesto del timbre se paga por el importe
total de la venta, por el comerciante al momento de presentar su declaracin trimestral.
Elementos que conforman el recibo:

Numero, Fecha, nombre de la persona de quien se recibe el valor, cantidad en letras y nmeros,
motivo por el cual se extiende, firma y nombre de quien lo extiende.
Consta de taln que es el archivo de la empresa y el original; existe otro sistema con copia, usando
papel carbn. El original regularmente es de color blanco, el duplicado en color amarillo o verde, este sirve
para control contable. (3:7)
Clases de horario escolar
Horario escolar:
Cada grado o seccin debe tener su horario respectivo y su plan de trabajo. Regularmente este
horario es completamente autnomo y es el personal con el Sub. Director quien debe de trazarlo,
estructurarlo y darlo a conocer, porque los diferentes grados trabajaran en forma independiente.
En las escuelas o empresas educativas demasiado grandes con 1,500 alumnos, todos los alumnos
deben salir a recreo a la misma hora, para evitar que la bulla de unos grados interrumpa la tarea de otros.
En este caso, el horario general del establecimiento educativo debe regir a todos, pero dentro de las horas
de clase, cada grado puede tener su horario diferente de acuerdo con las circunstancias, tal es el caso el
uso de fluor, merienda, etc. De todos modos el horario debe ser rgido; nicamente deber servir para
distribuir las labores e impartir la enseanza de acuerdo con el tiempo disponible y las condiciones
especiales, intereses, el cansancio, los conocimientos, las aptitudes, etc.
Cuando formulamos un horario debemos tomar en cuneta: Los objetivos especficos de la educacin
que proponemos alcanzar en el establecimiento y la comunidad; las condiciones de los alumnos y los
docentes, los que laboran en varios establecimientos llamados especialistas, la forma de organizacin del
trabajo escolar y las facilidades que ofrecen en el edificio y el medio.
Horario abierto
Todo el personal debe ser de tiempo completo, deben de ser especializados en la materia a impartir,
profesional, universitario a nivel intermedio o con un titulo universitario en grado de licenciado, master o
doctor, con mentalidad abierta, pues es un horario flexible ya que los tiempos no son todos del mismo
tamao, ni las asignaturas se imparten durante los mismos das a la misma hora durante la semana.
Los catedrticos deben poseer una excelente preparacin pedaggica. La aulas son fijas, el alumno
tiende a buscar las aulas donde se imparten las asignaturas (Proyecto Pemem I, II, III). Las asignaturas
ms difciles se colocan por la maana y las menos fciles por la tarde...
Horario tipo cerrado
Es de aspecto mosaico regular en donde el da disponible de labores se divide en cuadros todos del
mismo tamao, correspondientes a un periodo de actividad de enseanza para cada una de las asignaturas
del currculo que se repite todos los das a la misma hora.
Las asignaturas ms difciles se colocan en las primeras horas de la maana y las menos difciles
inmediatamente despus de la hora de almuerzo, o salen a media maana o a media tarde dependiendo de
la jornada, matutina, intermedia, vespertina, y nocturna; en semana de lunes a viernes, plan sbado, o plan
domingo.
Los factores como el tamao del aula, el numero de profesores de tiempo completo, las actividades
programadas, el numero de alumnos (22 a 25 por aula), los recursos disponibles son factores del horario
tipo abierto, inclusive la salida a recreo no tienen que salir alumnos y maestros al mismo tiempo. (4:39)
Organigrama
Es un grafico de muestra bajo la forma de documento de conjunto, la estructura organizativa de una
empresa, con sus funciones y relaciones; las principales lneas de direccin y comunicacin y curso de la
autoridad y responsabilidad siguen en los diferentes niveles jerrquicos.
Representa una jerarqua o escala de jefes que se extiende de los niveles superiores hasta los
inferiores. La va jerrquica es el camino que siguen a travs de los diferentes grados de la estructura
organizativa, las comunicaciones que emanan de la autoridad superior o las que son dirigidas.
Elementos que le conforman:

Los organigramas constan de rectngulos y lneas; los rectngulos representan las unidades
administrativas y las lneas su funcin es mostrar la relacin entre las unidades administrativas.
Las lneas llenas continuas indican la autoridad formal, relacin de mando, comunicacin y va
jerrquica.
Las lneas llenas verticales indican a la autoridad sobre las unidades inferiores.
Las lneas llenas horizontales indican la especializacin y correlacin.
Las lneas punteadas o discontinuas son empleadas para indicar relacin de coordinacin o
asesora.
Requisitos
Deben ser claros.

Uniformidad en la confeccin de los organigramas, ya que conducira a una acertada
interpretacin y buen empleo de los mismos.
La actualizacin es importante para que el organigrama muestre e informe lo que sucede y los
cambios dentro de la organizacin.
Beneficios
Se destaca el ordenamiento que debe existir en toda empresa.

Se destacan las anormalidades que puedan existir en el funcionamiento de una empresa y su
organizacin.
Muestra una forma Grafica y fcil de interpretar la estructura organizativa de una empresa.
Formas de presentacin
Se pueden presentar en cinco formas diferentes que son:
Verticales, horizontales, circulares, escalares y de trazado mixto.
Organigrama vertical
Su forma se asemeja a la de una pirmide, ya que sus unidades se desplazan jerrquicamente en
direccin descendente.
Organigrama horizontal
Son una modalidad de los verticales, describen la estructura de una empresa de la izquierda a la
derecha, ubicando los niveles superiores al lado izquierdo, desplazndose los niveles inferiores hacia la
derecha.
Organigrama circular
Los niveles jerrquicos estn presentados por medio de crculos concntricos con una direccin que
va desde adentro hacia fuera, siendo los crculos internos los principales niveles jerrquicos y en cuyo
alrededor se concentran los otros crculos que representan los otros niveles de organizacin en funcin de
su importancia.
Organigrama escalar
Son pocos usados, muestra la estructura jerrquica de una organizacin, utilizando mrgenes o
sangra.
Organigrama trazado mixto
Resulta de la combinacin de varios criterios de ramificacin. Eliminan la dificultad que presentan
los verticales que sufren un ensanchamiento exagerado en sus ramificaciones cuando se trata de graficas
de una estructura compleja y de gran magnitud. (2:35)
Gua para manejo de libros de control administrativo (7:43-45)
BIBLIOGRAFA
1- Acuerdo Gubernativo No. MINISTERIO DE EDUCACIN: 121 de fecha 15 de marzo de 1,999
2- Block, Alberto y Otros Desarrollo de Capacidades Administrativas, Edit. Trillas Mxico. 1978
3 - Cardona Recinos, Fredy. Herramientas I, Ediciones Superacin Guatemala 2001
4- Cardona Recinos, Fredy Registros y Controles: su aplicacin a la Prctica Administrativa Ediciones
Superacin Guatemala, 2005
5- Correspondencia Segundo Curso, Primer, Curso, Alicia Guerra. Guatemala
6- Decreto Ley No. 1,748 Ley de Servicio Civil, Congreso de la Repblica de Guatemala de fecha 10
de
octubre de 1997
7 -Eddie Eugenio Tohon Martnez. Instrumentos de Registros y Control Administrativo EPS PFASE
FHUSAC Guatemala 2000 (Pgs. 43 45)
8- Fotocopias DEDG. Direccin de Educacin Departamento Guatemala.
9- Efran Aguilar Torres. Asesora Administrativa, Impresiones San Jos, Guatemala, 1999. (Pg.28,
29,22)
10- INAP. Documentos Especficos de la Administracin Educativa, 1981
11- Curso de Redaccin de Documentos III parte. Inst. Licda. Ma. Del Carmen de Fernndez.
Guatemala
12- Elaboracin Tcnica de Documentos Oficiales. Inst. Licda. Ma. Del Carmen de Fernndez.
Guatemala
13- Elaboracin Tcnica de Documentos Oficiales. Actas y Memorndum. Inst. Licda. Ma. Del Carmen
de Fernndez. Guatemala
14- Manual de Coordinador Tcnico Administrativo DDEDU. MINEDUC. Guatemala 1999 (Pgs. 72
73)
15- Manual de Supervisin Educativa Compilacin y Acotaciones PEODEVOS OEA. Direccin General
de Educacin Escolar. MINEDUC. Guatemala 1996 (Pgs. 53-59)
16- Miguel Francisco Estrada Administracin II. Organizacin. Direccin Control. Recopilacin
nicamente para fines docentes. FCES USAC. Guatemala.
17- Reyes Ponce, Agustn. Administracin Moderna. Edit. Limusa. Mxico 1994 (Pgs. 30 31)
18- Tratado de Correspondencia Comercial y Oficial. Neftali Duque Mndez. Caracas 1969.
19- USAC, FHUSAC, Manual de Procedimientos para la Supervisin Educativa 1993
Autor:
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PRINCIPALES REGISTROS Y CONTROLES EN LA ADMINISTRACION

Breve historia de la correspondencia

Conceptos bsicos y principales de registros y controles

La nota oficial, la notificacin, el oficio, el acuerdo, la providencia, el decreto, la resolucin, el

Normas prcticas de redaccin

Para conseguir claridad

Ordene las ideas en forma lgica

Utilice las palabras de acuerdo a su significado y funcin.

D) Para dar concisin a la escritura

Evite palabras innecesarias

Estructura interna de un escrito

Principales instrumentos de correspondencia oficial

Los requisitos o procedimientos para la toma de posesin son:

Que exista la partida especfica con saldo disponible en el presupuesto.

Caractersticas de un sistema de control efectivo

Los controles deben ser sencillos, fciles de comprender.

Principios bsicos del control

Clasificacin del control

Planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control.

Recopilacin de informacin relativa a un rea de actividad, en un sistema de procesos de datos.

Instrumentos de la correspondencia en la administracin educativa

Numero de oficio y referencia.

Estructura de una carta comercial

Carta estilo bloque extremo y puntuacin Standard

Guatemala, 7 de agosto de 2008

Carta estilo semibloque y puntuacin abierta

Carta estilo bloque y puntuacin completa

Carta estilo colgante y puntuacin completa

Lic. Fredy Cardona Recinos

Una providencia resolutiva

Los elementos que conforman la providencia son:

Nombre de la oficina Administrativa

Informe memorndum o memorando

Personal del Departamento de Tesorera.

Se utiliza cuando se trata de asuntos de importancia que se someten a la consideracin de

Romeo Armando Gonzlez Recinos

La elaboracin del proyecto de presupuesto para el ao 2009,

ESTADO DEL PROYECTO:

En la situacin actual el proyecto va en un avance del 40 por ciento,

Para alcanzar los objetivos de presentacin, se prev revisar cada

Acta No. 12 2002.

Lugar, fecha y hora,

Aplicacin del conocimiento

La circular se utiliza especficamente para brindar informacin colectiva acerca de un determinado

CIRCULAR No. 18-2008/TS

Identificacin de la oficina que conoce el caso y del asunto que trata,

La decisin sobre el asunto.

(Ver siguiente pgina)

RESOLUCIN No. MINEPRO 250-2006

LA DIRECCIN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN DE EL PROGRESO, DEPARTAMENTO DE EL

Primer grado de educacin

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