PDVSA Sistema Unificado de la Calidad Documento N°

Manual de Procedimientos SCIP-GG-C-06-P

Auditorias Internas de la Calidad
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Auditorías Internas de la Calidad

SCIP-GG-C-06-P

Rev. Fecha Breve Descripción del Preparado Por Revisado Aprobado Firma de
No. Cambio Por Por Aprobación

0 07-99 Emision Original A. Mayol Comité J. Innecco

1 01-01 Revisión General A. Mayol J. Innecco J. Innecco

Revisión General por I&P
2 07-01 S. Vásquez G. El Halabí J. Innecco
Centro Oriente

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Contenido

Página

1. Propósito 3

2. Alcance/Campo de Aplicación 3

3. Responsabilidad 3

4. Definiciones 4

5. Procedimiento 4

6. Documentos de Referencia 10

7. Forma de Presentacion 10

8. Registros 10

9. Anexos 11

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1. Propósito
Este procedimiento establece los lineamientos para iniciar,
planificar, realizar y documentar las Auditorías Internas de
Calidad, en las Organizaciones Ejecutoras de Proyectos de
Infraestructura.

2. Alcance / Campo de Aplicación

Este procedimiento establece las normas o requerimientos
mínimos para las Auditorías Internas de la Calidad y aplica a todas
las Gerencias, Departamentos y Proyectos de PDVSA. El mismo
contempla desde el momento en que se decide realizar la
auditoría, hasta la reunión de cierre; la presentación del informe
de auditoría, el seguimiento de las acciones correctivas y los
registros respectivos.

3. Responsabilidades
Gerente de Calidad de Ingeniería y Proyectos. Es el responsable
de la implantación y utilización de este procedimiento y junto a
los Puntos Focales de las Regiones, es responsable de identificar
las necesidades de Auditoría de su organización.
Representante de la Dirección o su designado. Es el responsable
de velar por la aplicación correcta del procedimiento.
Auditor Líder de la Calidad. Es el responsable de dirigir el proceso
de Auditoría, de acuerdo a lo descrito en este procedimiento.
Auditor de la Calidad. Es el responsable de ejecutar los pasos del
procedimiento aqui descrito en las Auditorías y de apoyar al
Auditor Líder.
Auditado. Es el responsable de facilitar y apoyar todo el proceso
de auditoría, de acuerdo a lo descrito en este procedimiento y

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determinar e iniciar las acciones correctivas basadas en el

informe de la auditoría.

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4. Definiciones
Auditoría de la Calidad
Exámen sistemático e independiente con el fin de determinar si
las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen
las disposiciones preestablecidas y si estas disposiciones son
aplicadas en forma efectiva y son apropiadas para alcanzar los
objetivos.
Evidencia Objetiva
Información cuya veracidad puede demostrarse, basada en hechos
y obtenida por observación, medición, ensayo u otros medios.
No Conformidades
Informe en el cual se sustenta el no cumplimiento de un requisito
específico.
Auditor de la Calidad
Persona calificada para efectuar auditorías de la calidad.
Un auditor de la calidad designado para dirigir una auditoría de la
calidad se denomina auditor líder.
Auditado
Persona a quien se le efectúa una auditoría.

5. Procedimiento
Las auditorías internas de la calidad se realizan para verificar si
las actividades relativas a la calidad y sus resultados, cumplen
las disposiciones planificadas y para evaluar la efectividad del
Sistema de Gestión de la Calidad.

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5.1. Preparación de la Auditoría

Pas Responsable Acciones/Responsabilidades
o
No.

1 Representante Prepara el Programa de Auditoría

de la Dirección Interna para el periodo y lo
o su designado incluye en el plan de la calidad
del periodo (Trimestral,
Semestral, otros) y lo distribuye a
los niveles gerenciales y
supervisorios de la organización.

Los criterios para programar las

auditorías internas de la calidad,
se declaran en el plan de la
calidad del período. En el
Programa de Auditoría se incluyen
aquellos proyectos y/o Unidades
Organizativas que en función de
su estado y la importancia de la
actividad a ser auditada, tienen
que ser incluidos en el Programa
de Auditoría. Estos criterios los
define para cada período el
Representante de la Dirección.

2 Representante Designa al Auditor Líder para cada

de la Dirección una de las Auditorías planificadas
o su designado

3 Define en conjunto con el auditor

líder el número de miembros del
Equipo de Auditores y los
seleccionan, de acuerdo al

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procedimiento SCIP-GG-C-05-P
(Selección, calificación,
evaluación y clasificación de
auditores de la calidad) y a los
registros de calificación de
auditores respectivos.

4 Auditor Líder Informa a los Auditores

seleccionados.

5 Auditor Líder y Se reunen para la emisión y/o

Equipo de revisión del plan de la auditoría a
Auditores realizar, el cual incluye:

- Propósito de la auditoría.
- Alcance de la auditoría.
- Documentos de trabajo
requeridos.
- Normas de auditoría.
- Distribución de las fechas y
áreas auditadas
de acuerdo con el Programa
Anual de Auditoría Interna.
- Designación de áreas para
auditar y el Auditor
responsable.

6 Auditor Líder Prepara la notificación de la

auditoría a realizar, dirigida al
Supervisor/Gerente del proyecto o
Gerente de la Unidad Organizativa
a auditar. (Ejemplo en el anexo 1.
con el contenido requerido por la
Norma COVENIN ISO-10011-1)

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Solicita en dicha notificación

cualquier documentación
necesaria que el Auditor
considere de ayuda al proceso de
auditoria, como por ejemplo:

- Plan de la Calidad
- Procedimientos / Instrucciones
- No Conformidades
- Acciones Correctivas Anteriores
- Otros

7 Elabora el ”Plan de Auditoría” y lo

anexa a la notificación.

8 Auditor Líder Envía la notificación de auditoría

al Representante de la Dirección
para su conformidad.

9 Representante Revisa el documento, si no hay

de la Dirección comentarios los aprueba, en caso
o su designado contrario, se incorporan sus
comentarios antes de su
aprobación.

10 Envía notificación de auditoría

aprobada al gerente o supervisor
respectivo de la unidad o proyecto
a ser auditada, con copias a los
auditores.

Mantiene custodia de la
notificación.

11 Auditor Líder y Revisan, actualizan o elaboran las

Equipo de ”Listas de Verificación”
Auditores aplicables. En caso de requerirlo,

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se podrán suministrar las ”Listas

de Verificación” al Auditado
durante la reunión de apertura

12 Auditor Líder Asigna a cada Auditor los

elementos específicos del
Sistema de la Calidad (en
consulta con los Auditores).

13 Auditor Líder y Cercano a la fecha estimada para

Equipo la auditoría recopilan todos los
de Auditores documentos de trabajo a ser
utilizado en la auditoria tales
como:
- Plan de la calidad
- Procedimientos e Instrucciones
- No conformidades
- Lista de verificación
- Formatos a ser utilizados, etc.

5.2. Ejecución de la Auditoría

Pas Responsable Acciones/Responsabilidades
o
No.
1 Auditor Líder y Realizan la ”Reunión de
Equipo de Apertura” en la cual el Auditor
Auditores Líder presenta al Equipo de
Auditores. Revisan el alcance y
los objetivos de la auditoría.
Establecen los medios de
comunicación oficial. Confirman
la disponibilidad de los recursos
del área auditada. Verifican la
fecha y hora de la entrevistas y
de la reunión de cierre de la
auditoría, tomando como guía el

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Plan de Auditoría.

2 Auditores Tomando como referencia la

notificación de Auditoría
proceden a realizar las
actividades allí descritas,
considerando los elementos del
Sistema de la Calidad, para
determinar la conformidad de la
actividad con la Norma ISO 9001,
el Manual de Aseguramiento de
la Calidad y los documentos
soportes (procedimientos,
instrucciones, otros.)

3 Auditores Entrevistan al Auditado. Efectúan

las observaciones, e
inspecciones de documentos
necesarios y solicitan los
registros de la calidad como
evidencia de la auditoría,
pudiendo utilizarlos como
soporte al informe de auditoría si
lo consideran necesario.

4 Auditores Registran toda la información

que consideren necesaria para
los resultados de la auditoría.

5 Auditor Líder y Luego de concluido el proceso de

Equipo entrevistas de la auditoría, el
de Auditores grupo auditor se reúne, para
analizar las evidencias y
determinar los resultados de la
auditoría y proceden a elaborar
la(s) “No Conformidad(es)”, en
caso de que existan.

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6 Auditor Líder Al finalizar la auditoría, conduce

la reunión de cierre. Presenta las
conclusiones de la Auditoría y
entrega la(s) “No
Conformidad(es)”.

7 Auditor Líder y Luego de concluida la auditoría,

Equipo de el grupo auditor, se reúne para
Auditores elaborar el informe de Auditoría.

8 Auditor Líder Elaborado el informe, lo somete

a la revisión y aprobación del
Representante de la Dirección.

9 Representante Aprueba el informe de auditoría y

de la Dirección lo distribuye

10 Supervisores/ Preparan y describen las

Gerentes de acciones correctivas y/o
Proyecto o preventivas necesarias para
Gerentes de cerrar las No Conformidades,
Unidades indicando la fecha en la cual
Organizativas estarán implantadas.

11 Auditores Realizan seguimiento para las

acciones de cumplimiento de
la(s) “No Conformidad(es)”.
Verifican el cierre de las No
Conformidades.

12 Auditor Líder Prepara una tabla/resumen con el

seguimiento y control de las no
conformidades de la auditoría y
lo entrega al Representante de la
Dirección para ser sometido a la
próxima revisión de la dirección.

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6. Documentos de Referencia
6.1. ISO 9001 Rev. 2000 Sistema de Gestión de la Calidad,
fundamentos y vocabulario.
6.2. COVENIN-ISO 10011-1 Lineamientos para auditar Sistemas
de Calidad, Parte 1: Auditorías o su revisión prevista como
ISO - 19011 “Directrices para la Auditoría: Medio Ambiental
y de la Calidad”.
6.3. Procedimiento No. SCIP-GG-C-05-P: Selección, Calificación,
Evaluación y Clasificación de Auditores de Calidad.

7. Forma de Presentación
Según lo indicado en este procedimiento.

8. Registros
El Auditor Líder o el Auditor Responsable mantiene por dos (2)
años los siguientes registros:
8.1. ”Plan de Auditoría”
8.2. ”Lista de Verificación”
8.3. ”No Conformidad (es)”
8.4. ”Registro de Asistencia a Reuniones de Auditoría”
8.5. ”Notificación de Auditoría”
8.6. ”Informe de Auditoría”
8.7. Resultados de Auditoría / Plan de Acciones Correctivas /
Seguimiento.

9. Anexos
Se presentan los siguientes Modelos:
Anexo No. 1: ”Notificación de Auditoría”

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Anexo No. 2: ”Plan de Auditoría”

Anexo No. 3: ”Lista de Verificación”
Anexo No. 4: ”No Conformidades”
Anexo No. 5: ”Registro de Asistencia a Reuniones de Auditoría.
Anexo No. 6: ”Resultado de Auditoría / Plan de Acciones
Correctivas / Seguimiento”
Anexo No. 7: “Seguimiento y Control de No Conformidades”

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