Ciclo de Vida de Un Proyecto

Bienvenido de nuevo.
Acabamos de aprender
sobre las tareas fundamentales que se
deben realizar en las dos primeras fases
del ciclo de vida del proyecto,
iniciar el proyecto y elaborar un plan.
Ahora es el momento de poner en práctica tus planes.
Recuerda que tu trabajo no es llevar a cabo todas las tareas.
Tu trabajo principal como gerente de proyectos
es gestionar el progreso del proyecto en su totalidad.
Esto significa que supervisarás los esfuerzos del equipo
y te asegurarás de que todos entiendan
lo que se espera de ellos,
qué tareas deben realizarse,
y cómo y cuándo se deben completar.
También es tu trabajo ayudar a eliminar cualquier obstáculo y
alertar a las personas adecuadas ante la posibilidad
de un retraso en el proyecto.
Esto significa que deberás comunicarte con el equipo
y cualquier otra persona involucrada en
el proyecto mediante reuniones,
comunicaciones escritas como notas, correos electrónicos
o herramientas de chat internas,
y otros documentos de trabajo como informes de tareas.
Como consejo profesional rápido, en caso de dudas,
es preferible pecar por exceso de comunicación.
A medida que avance el proyecto,
se harán ajustes en el cronograma,
el presupuesto y la asignación de recursos,
comunicando claramente las actualizaciones durante el proceso.
Cuando se completen todas las tareas
y se cumpla el objetivo del proyecto,
es hora del cierre.
Por lo general, esta fase se pasa por alto porque es fácil
suponer que una vez que se cumple el objetivo del proyecto,
todos pueden seguir adelante.
Pero no, todavía queda mucho por hacer.
Primero, verifica que se hayan completado todas las tareas,
incluido cualquier trabajo que se agregó durante el proceso.
Asegúrate de que se hayan pagado todas las facturas pendientes,
se devuelvan los recursos y se contabilicen,
y se haya presentado la documentación del proyecto.
Luego, y esto es muy importante,
obtén la confirmación por parte de los destinatarios
de que están de acuerdo
con el resultado final del proyecto.
Es fundamental para el éxito del proyecto que
la persona que te pidió que administraras
el proyecto esté satisfecha con el resultado final.
Una vez que tengas la confirmación de que el proyecto cumple con los objetivos,
tómate un tiempo para reflexionar sobre lo que
salió bien y tal vez lo que no salió tan bien.
Esta reflexión se suele llamar retrospectiva
y es una oportunidad para observar las mejores prácticas y
aprender a gestionar tu proyecto
de manera más eficaz en el futuro,
incluso si todo salió bien.
Las notas de tu retrospectiva también son valiosas para
las personas u organización
que reciben el resultado final del proyecto.
Ya que pueden usar esa información para informar
decisiones sobre su negocio la
próxima vez que consideren un proyecto.
Ahora es el momento de recopilar
toda la documentación del proyecto que
se creó o recopiló durante el proceso,
incluidos todos los planes y reflexiones,
y compartir los resultados finales del
proyecto con los interesados.
Recuerda que los interesados son personas que
se interesan y se ven afectadas
por la finalización y el éxito del proyecto.
Según el tipo de proyecto,
los interesados pueden incluir un departamento
o el equipo directivo de la organización,
clientes o clientes del producto o servicio,
usuarios de la nueva herramienta o proceso,
o incluso la comunidad en general
si planeas una reunión comunitaria en el ayuntamiento.
Consejo profesional, los interesados juegan
un papel muy importante en el desarrollo
y el éxito del proyecto.
Aprenderás mucho más sobre estos participantes clave más adelante.
Por ahora, solo debes saber que son las
personas más importantes del proyecto.
A continuación, tómate un tiempo para
celebrar el esfuerzo de tu equipo en el proyecto.
Celebrar ayuda a las personas a sentirse
bien por el trabajo realizado
y pensar en el trabajo como inspirador y
gratificante, porque realmente lo es.
Algunas ideas para pequeñas celebraciones son enviar
un correo electrónico a toda la empresa o al equipo,
agradeciendo al equipo y reconociendo los esfuerzos individuales.
Para grandes proyectos,
incluso puedes considerar una fiesta de la empresa
para celebrar el éxito del equipo y del proyecto.
Para finalizar, junto con el equipo pueden dejar atrás formalmente
el proyecto para poder
llevar a cabo nuevos proyectos en el futuro.
Bueno, como puedes ver,
ser un gerente de proyectos implica mucho trabajo,
pero es muy gratificante y
fácil de gestionar cuando
sigues el ciclo de vida del proyecto.
Verás cómo la organización, la comunicación
y las mejoras que agregues a varias áreas de
un proyecto pueden hacer
que todo el equipo sea más eficaz y eficiente,
y puedes impactar en
muchas áreas de un proyecto de
de manera más positiva que si te concentraras en
cualquier tarea del proyecto.
Se asemeja al trabajo de un entrenador con un equipo deportivo.
Si bien no
tienes un rol directo en el juego,
tu guía, tu comunicación
y la formación de un equipo pueden
marcar la diferencia
para lograr un equipo exitoso, de alto rendimiento y satisfecho.
En cursos posteriores
discutiremos cada una de estas fases del proyecto,
y aprenderás métodos,
técnicas y herramientas que pueden serte útiles.
Por ahora, solo queremos que te familiarices con
el proceso general de la gestión de proyectos,
y compartiremos algunos de los términos y
conceptos utilizados en el campo que
necesitarás conocer a medida que
desarrollas tus destrezas de gestión de proyectos.
A continuación, te presentaremos dos de
las metodologías de proyectos más populares,
Waterfall y Agile. Nos vemos pronto.
Resumen de las fases del proyecto
El ciclo de vida del proyecto es el camino que sigue un proyecto de principio a fin. Cada fase del
proyecto sirve de base para la fase siguiente y ayuda a crear la estructura del proyecto. En resumen,
las fases principales del ciclo de vida del proyecto son: iniciar el proyecto, definir un plan, ejecutar y
finalizar las tareas y cerrar el proyecto.
En este material de lectura, resumiremos cada una de las fases del ciclo de vida de un proyecto.
El ciclo de vida de un proyecto

Iniciar el proyecto.
En esta fase, haz preguntas que te ayuden a sentar las bases del proyecto, como las siguientes:
 ¿Quiénes son los interesados?

 ¿Cuáles son los objetivos del cliente?
 ¿Cuál es el propósito y la misión del proyecto?
 ¿Cuáles son los objetivos medibles del equipo?
 ¿Qué intenta mejorar el proyecto?
 ¿Cuándo se debe terminar este proyecto?
 ¿Qué competencias y recursos requerirá el proyecto?
 ¿Cuánto costará el proyecto? ¿Qué beneficios traerá?
Elaborar un plan.
En esta fase, haz un plan para llevar tu proyecto de principio a fin.
 Crea un plan detallado del proyecto. ¿Cuáles son los principales hitos? ¿Qué tareas o
resultados entregables conforman cada hito?
 Crea un cronograma para poder administrar correctamente los recursos, el presupuesto, los
materiales y el tiempo. Aquí, deberás crear un presupuesto desglosado.
Ejecutar el proyecto
En esta fase, pon en acción el trabajo arduo de las dos primeras fases.
 Supervisa al equipo del proyecto mientras realiza las tareas.

 Elimina cualquier obstáculo que ralentice las tareas o impida al equipo realizarlas.
 Ayuda al equipo a mantenerse al tanto del cronograma y de los resultados entregables
esperados.
 Busca soluciones a las debilidades del proceso y analiza si hay puntos en los que tu equipo
necesite formación adicional para alcanzar los objetivos del proyecto.
 Adáptate a los cambios en el proyecto a medida que surjan.
Cerrar el proyecto.
En esta fase, debes dar un cierre al proyecto.
 Comprueba si tu equipo ha completado todos los resultados solicitados.

 Libera a tu equipo para que pueda dedicarse a otros proyectos dentro de la empresa.
 ¡Tómate algo de tiempo con tu equipo para celebrar los éxitos!
 Pasa todos los entregables restantes y obtén la aprobación de los interesados.
 Documenta las lecciones que tú y tu equipo aprendieron durante el proyecto.
 Reflexiona sobre las formas de mejorar en el futuro.
Conclusión clave
Cada fase del ciclo de vida del proyecto tiene su propia importancia y razón de ser. Si sigues todas las
fases del ciclo de vida del proyecto, podrás asegurarte de lo siguiente:
 Capturar las expectativas de tu cliente

 Definir un plan para que tu proyecto tenga éxito
 Ejecutar las tareas del proyecto y solucionar cualquier problema que surja
 Cerrar el proyecto e interiorizar las lecciones aprendidas
En el resto del curso, analizaremos cada fase del proyecto en más detalle.

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 ¿Quiénes son los interesados?

 Supervisa al equipo del proyecto mientras realiza las tareas.

 Comprueba si tu equipo ha completado todos los resultados solicitados.

 Capturar las expectativas de tu cliente

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