Fases de la administración de proyectos

El ciclo de vida de un proyecto se divide en cinco fases de gestión: inicio, planificación, ejecución,
supervisión y cierre. Estas fases son la hoja de ruta para que tú y tu equipo superéis los proyectos más
complicados.

Las fases de la gestión de proyectos representan los diferentes pasos que se dan para ir desde el
principio hasta el final. Comprenderlos te ayudará a crear planes de proyecto más precisos, a estimar
calendarios más realistas y a superar proyectos de forma estratégica y organizada.

¿Qué es el ciclo de vida del proyecto?

El término “ciclo de vida” parece sacado de una clase de biología del instituto, pero el concepto es
bastante sencillo. El ciclo de vida del proyecto es el conjunto de etapas por las que pasa un proyecto
desde el principio hasta el final. Se avanza secuencialmente a través de las fases para llevar un proyecto
desde una idea hasta un producto terminado.

En lugar de abordar un proyecto de forma aleatoria y acabar primero lo más fácil, entender el ciclo de
vida de la gestión de proyectos permite a los equipos lo siguiente:
  Llevar los proyectos de principio a fin de forma organizada y estratégica
 Supervisar el progreso y el estado del proyecto
 Completar los proyectos más rápido, ya que se planifican con mayor precisión y con menos
obstáculos imprevistos

Si se suman todas estas ventajas, se obtiene el mayor beneficio de todos: los equipos pueden realizar
proyectos más exitosos con mayor rapidez.

Utilizar el ciclo de vida del proyecto en tu beneficio significa que no tirarás el dinero en proyectos que no
cumplen sus objetivos iniciales.

El Project Management Body of Knowledge (PMBOK) divide el ciclo de vida de la administración

 Inicio
 Planificación
 Ejecución
 Supervisión
 Cierre

Las cinco etapas del ciclo de vida de la gestión de proyectos

Cinco etapas pueden parecer demasiada carga (especialmente si estás acostumbrado a pensar en los
proyectos solo en términos de “principio” y “final”). No obstante, cada fase tiene un propósito distinto
para impulsar tu proyecto hacia los mejores resultados.

Como en el alfabeto, estas fases son secuenciales. Por lo que, para aprovechar los beneficios del ciclo de
vida de la gestión de proyectos, es necesario pasar por ellas en orden.

Fase 1: Inicio del proyecto

La planificación no es el primer paso del ciclo de vida del proyecto, sino el inicio.

Durante esta etapa, el proyecto no está realmente aprobado y en marcha. Se define el proyecto desde
una perspectiva amplia para determinar antes de nada si el proyecto merece la pena. Para ello, tratarán
de comprender:

 El caso de negocio del proyecto

Caso de negocio: La empresa tiene problemas con la rotación de personal. La mayoría de los empleados
se va en los primeros 12 meses de trabajo.
Ventaja: El proceso de incorporación revisado aumentará la claridad, la comunicación y el compromiso
durante los primeros meses de un empleado en la empresa, y es de esperar que lo mantenga a largo
plazo.

Resultados: El equipo de RR. HH. necesita un procedimiento documentado al que remitirse y que
gestionar, así como un panel en línea para que los empleados puedan trabajar durante sus primeras
semanas de empleo.

Indicadores de éxito: Un aumento del 15 % en la retención de empleados a finales del cuarto trimestre,
y valoraciones positivas de, al menos, el 85 % de los nuevos empleados.

Todos estos elementos pueden recogerse en un cartel de proyecto, que el equipo puede consultar
siempre que necesite tomar distancia para comprender mejor el proyecto.

Una vez que el equipo haya analizado todos estos factores, deberá preguntarse: ¿Es factible el proyecto
y merece la pena llevarlo a cabo?

Si la respuesta es afirmativa, obtendrán la aprobación del proyecto (si fuera necesario) y pasarán a la
siguiente fase. ¿Y si no? No hay que alarmarse. El equipo empezará de nuevo para ver si hay una forma
diferente de resolver el problema que se les plantea, como utilizar una plantilla de cartel de proyecto.

Fase 2: Planificación del proyecto

Ahora que se ha definido el proyecto a grandes rasgos, es el momento de entrar en los detalles. En esta
fase, ella y su equipo elaborarán un plan para llevar a cabo el proyecto.

Aunque estés deseando ponerte manos a la obra, es importante no escatimar en la fase de planificación.
Una planificación eficaz puede evitar muchas de las principales causas del fracaso de los proyectos,
como una visión y unos objetivos inadecuados, una mala comunicación y unas estimaciones de tiempo
inexactas.

La planificación también va a requerir algo de tiempo y esfuerzo, así que asegúrate de reservar mucho
tiempo para ello al inicio de tu proyecto.

Las preguntas a las que darán respuesta en esta fase son, entre otras, las siguientes:

¿Cuál es el objetivo de este proyecto?

¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI)?

¿Cuál es el presupuesto?

¿Cuáles son los riesgos?

¿Qué miembros del equipo participan?

¿Qué tareas conlleva?

¿Qué hitos hay que cumplir?

Lo mejor es empezar por definir un objetivo para el proyecto utilizando el marco de trabajo de objetivos
SMART. Esta es la sigla en inglés que corresponde a específicos (Specific), cuantificables (Measurable),
factibles (Achievable), relevantes (Relevant) y de duración determinada (Time-bound).

Siguiendo ese acrónimo se define el siguiente objetivo para su proyecto de incorporación de empleados:

Crear un proceso de incorporación de nuevos empleados que eduque e involucre a los nuevos
contratados y que aumente la retención de empleados en un 15 %. Este nuevo programa debería
ponerse en marcha antes del 25 de enero de 2021.

La creación de una estructura de desglose del trabajo (EDT) puede ayudar. Esta divide todo el proyecto
en tareas que se muestran en un formato gráfico, para que todos los implicados puedan ver fácilmente
los elementos de acción del proyecto. Se identifican las siguientes tareas:

Encuestar a los actuales empleados para conocer su opinión sobre el proceso de incorporación existente

Entrevistar a los gerentes sobre lo que quieren que se incluya en el proceso

Crear el flujo general del nuevo proceso de incorporación: plan de 90 días

Grabar tutoriales en vídeo e incluirlos en el panel de los empleados para una mayor claridad

Crear un panel de los empleados digital

Poner en marcha un tablero en el que los nuevos empleados puedan pedir ayuda

Elaborar procedimientos y listas de comprobación para el proceso de incorporación

Cargar vídeos y documentación en el panel

Una vez que el equipo sabe lo que requiere el proyecto, es mucho más sencillo para ellos calcular cuánto
tiempo les llevará, qué recursos necesitan y qué deben hacer primero.
También son capaces de identificar quiénes son los actores clave del proyecto (en este caso, el equipo
de RR. HH., el equipo de desarrollo web, el diseñador gráfico y el equipo de contenidos), así como
cualquier dependencia de tareas y recursos. Estas dependencias son aspectos del proyecto que están
vinculados a otros.

Un ejemplo de dependencia de tarea sería el siguiente: los materiales no pueden cargarse en el panel de
los empleados antes de que ese panel exista realmente. Hay que completar una tarea antes de realizar
la siguiente. O tal vez el equipo de desarrollo web no pueda ayudar con este proyecto hasta que termine
el rediseño del sitio web de la empresa. Un recurso necesario no está disponible, porque depende de
otra cosa.

Ahora bien, se pueden tener en cuenta esas dependencias, poner las tareas del proyecto en un orden
razonable y asignar plazos a todos y cada uno de los pasos de las listas de tareas pendientes.

Una vez hecho esto, pueden dar por concluido su plan de proyecto. Ahora deberán documentarlo y
almacenarlo en algún lugar al que todo el equipo tenga acceso (Confluence es el lugar perfecto para
ello).

Fase 3: Ejecución del proyecto

En esta fase, es donde se realiza gran parte del trabajo.

A medida que vayan avanzando en las tareas del proyecto, también se ocuparán de la siguiente fase...

Fase 4: Supervisión del proyecto

Volvamos al ejemplo de hornear un pastel. ¿Acaso consultas la receta solo una vez y luego ves con
asombro cómo se hace el mejor pastel del mundo? Probablemente no.

Consultas la receta de nuevo mientras cascas los huevos y remueves la masa para así asegurarte de que
estás haciendo las cosas bien. Te asomas al horno cada cinco minutos para ver que no se te está
quemando. En definitiva, sigues de cerca ese delicioso pastel tuyo.

Los proyectos funcionan exactamente igual y en eso consiste la fase de supervisión. Sucede al mismo
tiempo que la fase de “ejecución” y, en ella, se evaluará el proyecto con frecuencia para asegurarse de
que el equipo:
  Cumple los plazos de las tareas
 Evita la corrupción del alcance
 Cumple con el presupuesto

Mantiene el compromiso con el objetivo (cuando se está ejecutando, puede perderse una visión más
amplia o, como dice el refrán, puede que los árboles no dejen ver el bosque)

La supervisión es mucho más fácil cuando se utiliza un software de gestión de proyectos. Aumenta la
visibilidad de todo el proyecto y centraliza las conversaciones y la información relacionadas con este.

Además, las reuniones periódicas de estado ayudan a todo el equipo a estar al tanto de los avances. Esta
plantilla de notas de reunión semanal facilita el registro de los temas de debate, las decisiones y las
acciones adoptadas a partir de esas conversaciones.

Si se da cuenta de que las cosas no están funcionando según lo previsto, puede corregir el rumbo de
inmediato o hacer ajustes en el plan original del proyecto para tener en cuenta esta nueva dirección.

Fase 5: Cierre del proyecto

El equipo lo ha conseguido. Han puesto en marcha un nuevo y mejorado proceso de incorporación de

Pero antes de considerar este proyecto como una victoria, tienen que pasar por esta fase de cierre para
atar todos los cabos sueltos. Esto incluye lo siguiente:

Realizar un análisis retrospectivo o una retrospectiva para debatir lo que ha ido bien y lo que les hubiera
gustado que fuera mejor

Preparar un informe final del proyecto y presentarlo a las partes interesadas, si fuera necesario

Almacenar toda la documentación del proyecto en un lugar seguro para poder acceder a ella fácilmente
y consultarla más adelante (de nuevo, Confluence puede mantener todo esto organizado en un mismo
lugar)

Después de todo ese duro trabajo, tus proyectos merecen terminar con una nota alta. Aunque las tareas
reales del proyecto hayan quedado atrás, el cierre es importante para terminar bien este proyecto y
preparar los proyectos futuros para el éxito.