BENEMÉRITA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE PUEBLA

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ELECTRÓNICA

Primavera 2023

Administración de proyectos

Flores Martínez Mario

Pérez Gallardo Elizabeth
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyecto involucra planificación, ejecución y monitoreo de los
proyectos. Desarrolladores de software usan la gestión de proyectos para diseñar
nuevas características de productos. Firmas constructoras lo usan para la
construcción de nuevos edificios y los equipos de marketing lo necesitan para en
lanzamiento de nuevas campañas.
Un proyecto es un esfuerzo temporal diseñado para crear un producto especifico,
un servicio o un resultado.
Puedes definir el proyecto en tres características:
1.- Un proyecto está orientada a objetivos, es decir que tiene un objetivo en
especifico o resultado que quiere lograr.
2.- Un proyecto es temporal, tiene fecha de inicio y de final.
3.- Por último, un proyecto es único, tiene metas únicas, no es va haciendo
operaciones comerciales regulares
La gestión de proyectos es la iniciación, planeación, ejecución, monitorización y
cierre de un proyecto.
En una gestión de proyecto nos enfrentamos a 3 obstáculos, los cuales son:
-Tiempo, es el tiempo límite asignado al proyecto.
-Costo, es el presupuesto asignado al proyecto.
-Alcance, se refiere a las tareas, funciones o resultados involucrados en el proyecto.
Todos estos son dependientes uno del otro, pues al cambiar uno, afectará a los
demás.
La gestión de proyectos es importante para nos negocios, ya que puede resolver
los problemas que uno se encuentra en los proyectos
Por ello debemos tener Calidad
Calidad es la intersección entre el costo, tiempo y alcance.
La mala gestión de los proyectos puede dar lugar a plazos incumplidos,
presupuestos inflados, equipos de proyectos tensos o proyectos incompletos y
resultados deficientes. La sólida gestión del proyecto aprovecha los recursos
disponibles para entregar un proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y para
satisfacer los requisitos o expectativas del proyecto. Echemos un vistazo a los
marcos de gestión de proyectos que podría considerar utilizar para su próximo
proyecto.
Elegir el framework de proyecto adecuado
Los frameworks de la gestión de proyectos te dan una forma estandarizada de
organizar proyectos, y hacer de grandes metas, tareas manegables.
Esto ayuda a ocupar menos tiempo en pensar en que es lo siguiente que harás en
el proyecto, y empezar a avanzar en él.
Diferentes framework están establecidos con diferentes objetivos en mente, y por
esto es importante encontrar el adecuado, y al ser demasiados puedes reducir las
opciones y encontrar el que mejor encaje con los siguientes 4 pasos:
1.- Conoce tus opciones, investiga acerca de las diferentes framework que existen
y conocer sus diferencias, examina sus pros y contras de cada uno.
2.- Conoce a tu compañía, saber que framework son usados en la compañía,
conocer si los status Quo del manejo de proyecto funcionan.
Considera cosas importantes como el tamaño de la compañía, la organización de
las metas, su cultura, los recursos disponibles que tienen, que tan dispuesta está la
compañía a tomar riesgos y las habilidades que tiene tu equipo de trabajo.
3.- Determinar la naturaleza del proyecto y sus metas cuidadosamente.
Definir si el proyecto simple o complejo, el proyecto está dispuesto a cambiar o
evolucionar, estás creando algo nuevo o refinando un proceso existente. De igual
manera investigar acerca de los posibles retos o amenazas que se encuentran en
el proyecto, y que prioridades tiene
4.- Reúne toda la información conseguida y encontrar el mejor framework posible
para tu proyecto, para la empresa, las metas y para tu equipo.
Hay que analizar si el proyecto es
impulsado por un plan: requieren que toda la planificación de un proyecto se
complete por adelantado.
Impulsado por un cambio, esperar y aceptar un alto nivel de cambio a lo largo de un
proyecto.
Impulsado por un proceso, trabaja para mejorar los procesos existentes.
Encontrar el framework adecuado, requiere cierta investigación y evaluación, pero
es importante hacerlo para tener éxito.
Definir los requisitos del proyecto
Es importante conocer los requerimientos de los usuarios antes de comenzar el
proyecto. Como gerente del proyecto es importante entender y definir los
requerimientos del proyecto. Determinar los requerimientos es de gran interés por
los siguientes motivos:
- Ayuda a evitar Trabajo extra, solo trabajas en lo que el cliente quiere.
- Ayuda a satisfacer las necesidades del cliente
- Los requisitos crean un entendimiento mutuo con el cliente
Los requisitos son buenos para todos, por lo tanto, es bueno saber cómo obtenerlos,
y esto se logra definiendo, documentando y priorizando los requisitos del proyecto.
Hay distintos métodos que podemos usar para conocer al cliente.
Algunos ejemplos son:
1.- Entrevistar a nuestros principales interesados uno por uno.
2.- Crear un taller y traer a diferentes interesados a través de los departamentos y
discutir de las necesidades del proyecto y resolver cualquier duda.
3.- Conducir un grupo enfocado a los actuales o potenciales consumidores,
preguntar acerca de sus pensamientos acerca del proyecto.
4.- Puedes hacer encuestas en línea y recopilar las respuestas de diferentes
consumidores.
5.- Puedes intentar observar como los consumidores usan un producto existente
para ayudarte a identificar los requisitos para mejorarlo.
No importa el método que ocupemos, hacer preguntas ayudará a entender el
problema que el proyecto tiene que resolver, las funciones que este requiere y como
los clientes definen si es un éxito o un fracaso el proyecto.
Una vez que ya hayamos completado con éxito el recolectar los requisitos, hay que
asegurarnos de documentarlos y validarlos con los principales interesados, no hay
que hacer suposiciones y preguntarle a los interesados todos los requisitos del
proyecto y estar de acuerdo con ello.
De esta forma podemos seguir adelante con expectativas paralelas y tener en
común la misma definición de éxito que guie nuestro trabajo.
Creando un plan del proyecto
Un plan del proyecto es la mejor defensa de un gerente de proyecto contra los
retrasos de horarios, problemas de presupuestos y requisitos incumplidos.
Es un documento formal que define que parte del proyecto debe ser realizado y
como debe ser ejecutado. Un gerente ejecutivo o el cliente debe aprobar el plan del
proyecto antes de empezar, y ya que eso está de acuerdo, todos están en la misma
página. Puedes expandir o reducir el plan dependiendo del alcance del proyecto, es
mejor no escatimar en un documento, ya que este es directo a tu equipo de trabajo
y asegúrate que todo el trabajo esté hecho cuando se necesite.
Cinco secciones principales componen un fuerte plan de proyecto:
1.- Una descripción general del proyecto, un breve descripción del proyecto, que
incluya contexto relevante, asi como información respaldada, iniciativas pasadas o
la razón del porque el proyecto se inicializó. Esta descripción general nos da un
vistazo de lo que trata el proyecto y del ambiente en el que opera.
2.- Metas y resultados del proyecto, las metas le dan al equipo de trabajo los
objetivos del cliente y los requisitos que los satisface al terminan el proyecto.
Los resultados son cualquier producto tangible, asi como documentos, blogs,
publicaciones y productos funcionales.
Hay que hacer las metas y resultados lo más específicos posibles, por lejos hay que
proveer una descripción general del proyecto con las metas y resultados.
3.- Implementación y calendarios, este incluye el proceso y la forma de trabajo para
ejecutar el plan.
Definir que tareas son necesarias para lograr las metas del proyecto y agruparlas
dentro de fases.
Asignar estas tareas a un miembro del equipo para que tome el liderazgo de la tarea.
Esta persona será la responsable de completar dicha tarea.
Asignar fechas de entregas, dar fechas especificas para cada tarea individual y
organiza toda esta información en un calendario, ya que esto es visualmente fácil
de entender para el equipo, y asi observar sus responsabilidades y sus fechas
límites.
4.- Recursos necesarios, hay que identificar los recursos que necesita el proyecto
para ser completado, incluido el tiempo, la gente, el presupuesto y el equipo o
tecnología.
¿Dónde y cómo obtendremos estos recursos? ¿Cómo distribuir estos recursos a
través de las fases del proyecto?
5.- Gestión de riesgos y comunicación, identificar cuales son los potenciales riesgos
o amenazas para el éxito del proyecto.
Es probable que enfrentemos problemas con el personal, los fondos o suministros.
Por ello hay que identificar los riesgos y definir las estrategias a usar para mitigarlos.
También debemos definir el plan de comunicación, que tan importante es la
información para entregar del proyecto y con que frecuencia. Ser claro, efectivo y
abrir líneas de comunicación, enfrentar al equipo para hablar cuando hay un
problema y resolverlo de la mejor forma.
¿Qué es un calendario de proyectos?
El calendario de proyectos es el cómo comunicas información esencial a tus equipos
de trabajo e interesados, de esta manera comunicas las tareas, los recursos y el
tiempo requerido para completas el proyecto. El calendario de proyectos responde
preguntas para tu equipo de trabajo incluido:
¿Qué se necesita para terminar?
¿Quién lo hará?
¿Cuándo se terminará?
¿Cuánto tiempo tomará?
Un calendario de proyecto es importante porque dirige a tu equipo y deja claras las
expectativas respecto a lo que va a pasar, quien necesita hacerlo, y cuando.
Coordina todas las actividades en el proyecto y tiene especial atención al
presupuesto del proyecto, a la fecha de entrega y a cualquier conflicto de fechas
con los miembros de equipo.
Existen 5 pasos para transformar las metas de un proyecto en un calendario de
proyectos:
1.- Identificar todas las actividades o tareas requeridas para completar el proyecto,
lo que necesita sucedes para crear los resultados del proyecto o traer una idea a la
vida. Ninguna actividad o tarea es demasiado obvia aquí. Si no es documentada
entonces se asume que no será completada.
2.- Organizar las tareas una vez identificadas, que necesita suceder primero, y luego
que va a pasar y asi prestar atención principalmente a que tareas necesitan terminar
antes de que otras empiecen. Se deben colocar en un orden que tenga sentido y
fluya.
3.- Estimar cuando tiempo y esfuerzo lleva hacer una tarea, las tareas pueden llevar
horas, días o semanas, hay que ser realistas con las estimaciones. Sé objetivo con
respecto a que tiempo se involucra en el proyecto antes de ver como encaja con las
fechas límites del proyecto.
4.- Asignar tareas a la gente y agregar el nombre de la persona responsable de
completar las tareas.
5.- Agregar las fechas de inicio y cierre de cada tarea, de esta forma trabajar en
base a la fecha limite de entrega del proyecto, podemos usar la secuencia de tareas
y tiempo estimados para ayudarnos a establecer nuestras fechas de inicio y cierre
Definición de productos y actividades
Definir los productos y actividades es una herramienta esencial en el calendario de
proyecto, ya que sin hacerlo, el calendario no será claro o realizable.
Productos del proyecto, son como su nombre lo indica son específicamente
productos o resultados que entregas al cliente, estos son resultados del final del
proyecto.
Estos productos pueden ser grandes o pequeños, tangibles o intangibles, lo que
importa es que son específicos y medibles y de esta forma se asegura que tanto el
gerente como el cliente tienen las mismas expectativas acerca de lo que el proyecto
entregaría. Hay tres pasos para definir lo productos del proyecto:
1.- Revisar los objetivos del proyecto, esto es una meta de alto nivel del proyecto
tanto como mejorar un espacio de trabajo seguro.
2.- Desglosar este objetivo, podemos preguntarnos, ¿qué producto vamos a
entregar al final del proyecto?
3.- Buscar oportunidades para hacer nuestros productos más específicos y
medibles.
Actividades del proyecto son todos aquellos elementos de acción o pasos que
necesitas tomar para producir el producto del proyecto, son las tareas que el equipo
va a realizar. Las actividades definen todo lo que necesita sucedes para completar
el proyecto, ya sea que escribir un código, probando un correo automático u obtener
una licencia de construcción. Lo que importa es que hace posible que el proyecto
pueda realizarse y asi decirle al equipo que va a hacer. Hay tres pasos para definir
las actividades el proyecto:
1.- Revisar los productos del proyecto individualmente, eso significa que debemos
trabajar en los pasos dos y tres para cada uno de los productos del proyecto, uno a
la vez.
2.- Empezar en el comienzo de cada entregable, y observar cual es la primera cosa
que necesita sucedes para producir el entregable y una vez observado, identificar
que es lo segundo, y lo tercero y asi. Observar la secuencia que se necesita para
cada entregable hasta que tengas la conclusión de todos los productos del proyecto.
3.- Finalmente examinar el proyecto como un todo y estar en busca de brechas,
revisar si algún paso falta, puedes platicar con tu equipo y preguntar si todas las
actividades ya están descritas
Estimar el tiempo con precisión
Los tiempos estimados de los proyectos pueden atinarse o perderse, por eso es
necesario precisar los tiempos estimados al plan del proyecto y asignar los recursos
adecuados. Algunas de las técnicas para estimar el tiempo son las siguientes:
1.- Bottom-up estimating: involucra la estimación de cuanto tiempo toma completar
todas las tareas del proyecto individualmente, luego sumas todas las estimaciones
juntas y el total es cuanto puedes esperar que tarde
2.- Top-down estimating: Con esta tectnica se dará un estimado aproximado de que
tan largo son los grupos de tareas o cuanto tomara completar los logros de un gran
proyecto.
3.- Historical estimating: Se basa en revisar proyectos pasados e información
histórica, asi estimamos cuanto va a tardar el proyecto basados en comparar datos
de proyectos similares completados en el pasado.
3.- Three-point estimating: Esta estimación se basa en hacer una estimación
optimista, una estimación más probable y una estimación pesimista para cada tarea
del proyecto, colocas estos tres en una formula y obtienes un aproximado, sumas
todas las aproximaciones juntas y obtienes una estimación total del proyecto. Esta
técnica es la mas complicada pero el estimado extra puede ayudar a los riesgos de
proyectos. La fórmula es la siguiente:
𝐸𝐸𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜 + 4𝐸𝐸𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀 + 𝐸𝐸𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝
6
Elegir sus métodos y herramientas de comunicación
La comunicación es fundamental para el éxito del proyecto, y una vez que tengamos
un mensaje necesitamos elegir un método de comunicación y las herramientas
correctas para entregar ese mensaje. Los métodos de comunicación es el como
envías información a los demás: Existen tres métodos en la administración de
proyectos: interactiva, push, pull.
Comunicación Interactiva: esta sucede en tiempo real, es una platica que puede ser
en llamada, video conferencia, mensajes instantáneos. Este método es genial para
colaborar con los demás y compartir información urgente o comunicación con
detalles sensibles.
Comunicación “push”: Esta involucra respuestas retrasadas, como por ejemplo
correos, mensajes de texto y correo de voz. Este método es grandioso para grabar
las conversaciones, clarificar información o dar cierto tiempo para pensar en una
respuesta.
Comunicación “pull”: Este tipo de comunicación no requiere una respuesta, en
cambio te permite recopilar la información cuando sea necesario. Sitios web,
boletines y servicios de la empresa son algunos ejemplos. Este método es ideal
cuando no se necesita una respuesta.
Una vez obtenido un método de comunicación, ahora debemos pensar en como
elegir la herramienta correcta para el trabajo. Hablaremos de las cinco herramientas
más comunes usadas por gerentes de proyectos.
1.- Software de video conferencias: Es interactiva, ya que una video conferencia te
permite mantener reuniones cara a cara con los miembros del equipo y las partes
interesadas. Esto habilita tener conferencias sin tener que viajar.
2.- Chat Online: También es interactivo y ter permite tener inmediatamente
mensajes de ida y vuelta.
3.- Correos: Este como observamos maneja el método de comunicación “push”, este
te permite mandar mensajes y tenerlos ahí con tan solo apretar “enviar”, se espera
tener un mensaje de regreso.
4.- Mesa de trabajo: el cual tiene la ventaja de tener dos métodos de comunicación
“push” y “pull”. Esta herramienta ayuda a organizar todas las piezas en movimiento
del proyecto, te da una vista general de lo que está completado, que está en
progreso y que es lo que sigue. También puedes alertar a los demás acerca de las
acciones que son necesarias completar. También puedes usar la mesa de trabajo
para acceder a cualquier información que necesites.
5.- Unidad compartida: Usa el método de comunicación “pull”, es un banco donde
se deposita todos los documentos del proyecto y te permite acceder a esa
información cuando sea que lo necesites.
Elaboración de un plan de comunicación
La comunicación es fundamental para un gerente de proyectos, ya que es como
compartimos nuestras metas y progresos de una forma entendible y realizable. Un
plan de comunicación es el cómo hacemos que pase.
Un plan de comunicación es un “framework” que describe el quien, el que, cuando
y el como del proyecto de comunicación. Un buen plan de comunicación define que
información necesita la gente, quien comparte la información y con que frecuencia
esto sucede. También observa los métodos de comunicación y herramientas que
tienes disponibles y describe los procesos para usar las herramientas de forma
efectiva.
Un plan de comunicación es importante para ser efectivo, necesitamos obtener la
información correcta de las personas correctas y enviar estos detalles a tiempo y la
forma correcta. Es asegurarse de que lo que compartes es relevante, adecuado y
es informacion constantes para todos. Existen cinco pasos para poner juntos este
plan de comunicación.
1.- Define tus objetivos, ¿Qué necesita ser comunicado? Puedes guiarte por las
siglas “SMART”: Especifico, Medible, Alcanzable, Relevante y de Tiempo
determinado.
2.- Identifica los roles y responsabilidades de tu equipo. ¿Quién necesita estar
involucrado? Crea una lista de todos los contactos y asi sabrás quien busca a través
del proyecto. Después piensa en cada responsabilidad y que información pueden
necesitar para recibir y transmitir.
3- Elige tu método y herramientas, ¿cómo te vas a comunicar con los demás?
Depende de lo que necesites decir y a quien se lo dirás. Un buen plan de
comunicación tiene diferentes métodos y herramientas.
4.- Identificar tus mensajes primordiales, ¿qué información necesitan saber todos y
qué necesitan compartir con los demás? Considera un problema para cada uno de
los miembros asi como cada cosa que necesitas aclarar con respecto a los
objetivos.
5.- Crear una línea del tiempo que abarque cuando esperabas recibir esta
información y cuando la entregaste
Organizar y dirigir reuniones de proyectos eficaces
¿Como dirigir y organizar una reunión?
Conozcamos el propósito de la reunión, todas las reuniones son diferentes, pero
todas tienen algo en común, tienen un objetivo. En una gestión de proyecto jamás
se reúne por el habito de hacerlo, mas bien se hace porque hay un objetivo orientado
a un evento. Como gerente de proyecto eres el facilitador de estos eventos, eso
significa que las reuniones con objetivo y el líder del grupo van a lograr ese
propósito.
Facilitar es acerca de organizar, guiar y actualizar, para organizar una reunión
efectiva debemos conocer cuatro pasos:
1. Define el objetivo del proyecto, ¿Qué quiero que la gente aprenda o logre
durante esta reunión?
2. Desarrolla y comunica una agenda, enlista todos los temas que necesitas
abarcar y ponlos en un orden lógico y ofrece argumentos de ser necesarios.
De igual forma recordar incluir la fecha y ubicación de la reunión.
3. Identificar a los miembros que van a participar, considera quien será
responsable por cada elemento de la agenda, selecciona a un grupo pequeño
de personas de ser posible.
4. Asigna trabajos previos, mientras mas trabajos previos asignes, mas
productiva será la reunión.
Aunque ya hayamos organizado una reunión perfecta, hay una cosa mas por hacer,
mantener la reunión.
Para mantener a tu equipo presente y liderar una reunión efectiva, hay que
enfocarnos en 4 tips:
1.- Maneja el tiempo para progresar lo mas que puedas en el menor tiempo posible,
eso significa empezar y terminar a tiempo.
2.- Mantente en el tema, si alguien menciona un problema que está fuera del
alcance de la reunión, escucha y menciona que es un tema que se verá en la
siguiente reunión.
3.- Alienta a la participación, una forma de empezar, es al llegar a la reunión, que
compartan sus ideas en 30 segundos o menos, empieza la conversación alentando
su participación.
4.- Finalmente resumen y define los siguientes pasos siguiendo cada elemento de
la agenda, resume lo que se compartió y pregunta al grupo que es lo que sigue.
Decide que es lo que sigue y mantén el proyecto a flote.
Redacción de un informe de estado del proyecto
Todo gerente de proyecto sabe que no puedes manejar lo que no puedes ver, pero
¿cómo ver todo? El informe de estado de proyecto ofrece la solución.
¿Qué es un informe de estado del proyecto? Como su nombre indica, un informe de
estado cubre el desarrollo de un proyecto. Es una instantánea de dónde se
encuentra en comparación con su plan de proyecto, y detalla dónde necesita ir a
continuación. Por lo general, gran parte de esa información se comparte en términos
cuantificables (como porcentajes) para que todos puedan determinar rápidamente
si estás bien encaminado.
Beneficios de un informe de estados regular:
1.- Son oportunos, se basan en documentos que comunican donde se encuentra el
proyecto en todo momento, esto evita las sorpresas.
2.- Ayuda al monitoreo y medición del progreso.
3.- Un informe de estado crea una rendición de cuentas.
4.- Ayuda a determinar y analizar variaciones
5.- Identifica acciones correctivas
¿Como realizar un informe? Este se divide en 4 secciones:
1.- Ejecución de una vista general, el cual resume lo que el proyecto es, lo que
necesita para terminar y como lo hace el equipo.
2.- Logros y resultados, esto es lo que se ha logrado todo este tiempo
3.- Problemas, riesgos y cambios, actualiza a todos previamente de los problemas,
riesgos y cambios que se encuentren en el proyecto.
4.- Avance de equipo, nos enfocamos en las tareas calendarizadas.
Control de costos a través de presupuestos, seguimiento e informes
En un proyecto debemos saber cuanto gastamos y a eso le llamamos control de
costos. El control de costos es un proceso en curso el cual involucra 3 elementos:
Crear un presupuesto, rastrear gastos y reportarlos.
1.- Crear un presupuesto involucra dos pasos: primero Identifica los costos
potenciales, y después con esa información creamos un presupuesto basado en el
tiempo, se considera el calendario y el alcance, cuanto se gasta durante cada fase
del proyecto.
2.- Rastrear gastos, para un efectivo rastreo se empieza con especificar lo
registrado, registrar los gastos por documentos todo en el momento. Después de
ello se tiene que identificar desviaciones.
3.- Reportar los gastos, involucra dos componentes: El primero requiere comunicar
tus descubrimientos, regularmente conoces a tu equipo e interesados. El segundo
es revisar y reajustar el presupuesto
Cuatro beneficios del control de costos:
1.- Ayuda a identificar sobrecostos
2.- Construye confianza
3.- Mejora los ajustes futuros
4.- Mantiene conciencia financiera
Cierre de proyecto
Finalizar tu proyecto no es lo mismo que cerrarlo. Hay cinco pasos importantes a
seguir para terminar un proyecto con éxito.
1.- Obtener aprobación, entrega el producto final al cliente o al jefe de proyecto y
obtén a la aprobación final. Todas las partes deben estar de acuerdo que el proyecto
está completo y satisface la crítica.
2.- Organiza y archiva toda la documentación del proyecto. Esto incluye copias de
los contratos, registros financieros y documentación de la gestión del proyecto como
los casos de negocios, plan de proyectos y calendarios.
3.- Termina finanzas y contratos, revisa y cierra todos los contratos del proyecto, ya
sea de los trabajadores, vendedores y contratistas. Completa cualquier pago
pendiente y termina cualquier ultimo proceso financiero o reportes.
4.- Revisar las lecciones aprendidas, reúne a tu equipo de trabajo para una última
reunión para discutir como fue el proyecto. Documenta y analiza todo lo aprendido
para asi evitar caer en los mismos errores en un futuro.
5.- Libera los recursos del proyecto, eso significa que necesitas oficialmente
desintegrar el equipo de proyecto para asi ellos puedan trabajar en otros proyectos.
También significa regresas cualquier equipamiento o herramienta que ya no
necesitas.