TECNÓLOGO EN ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN
(2281584)

FASE DISEÑO
TRASVERSAL ETICA

ESTUDIO CASO DISTRIMAY

LILIANA PATRICIA VARGAS ESCOBAR

ZULEIMA DEL CARMEN DIAZ DIAZ

11 DE OCTUBRE
2021
DESCRIPCIÓN DE LA EVIDENCIA.

Estimado Aprendiz: esta evidencia le permite a analizar situaciones críticas para

dar soluciones oportunas a problemáticas presentadas en el ámbito productivo y
social. Por tal motivo es importante que realice la consulta de los materiales
complementarios y el material de formación “Resolución de Problemas” en los
cuales encontrará la información pertinente para el desarrollo de esta evidencia.

Procedimiento para el desarrollo de la evidencia: estudio de caso “DISTRIMAY”

1. Como técnica inicie leyendo cuidadosamente el problema, apóyese en el

Material de Formación allí encontrará unas orientaciones sobre este
aspecto, que le ayudarán a Identificar el problema. Acá puede emplear un
documento Word o Excel para que vaya registrando las variables
encontradas en la comprensión de la problemática y así pueda visualizar y
llegue a la identificación del problema.

Descripción del CASO:

Hace aproximadamente 25 años en Colombia los sistemas informáticos no
estaban contemplados como temas prioritarios para el desarrollo y la
competitividad de los empresarios o comerciantes medianos de nuestro país. Por
lo tanto, no se incluían como un rubro dentro del presupuesto anual de inversión,
ya que en ese entonces los costos de desarrollo e implementación de sistemas
requerían de inversiones importantes. Solo las grandes empresas tenían el
privilegio de sistematizar los procesos administrativos, de ventas y producción.
Esto redunda en mejoras sustanciales en los procesos con un gran impacto en los
resultados finales de la gestión. Por lo tanto, las mayores posibilidades de acceder
a nuevas tecnologías las hacía cada vez más competitivas en comparación con el
resto. Hoy, luego de más de veinticinco años, el panorama ha cambiado. Es
mucho más accesible para el pequeño empresario contar con tecnología que le
permita reducir la brecha competitiva que lo separa de la gran empresa.
Sistematizar la administración de una empresa significa por ejemplo contar con
herramientas que permitan gestionar inventarios, cuentas corrientes de clientes,
proveedores, registrar las compras y las ventas, llevar libros de caja y banco,
emitir reportes y listados para la liquidación de impuestos y más.
La Mayoritaria “Distrimay” es una empresa mediana ubicada en “Centro de
Abastos” de la ciudad de Bucaramanga, dedicada a la venta de abarrotes de
primera necesidad, ella misma comercializa los productos a nivel local y regional,
buscando alcanzar la plena aceptación y fidelización de sus clientes.
La Mayoritaria “Distrimay” es una empresa mediana, el propietario, administra el
negocio llevando todas las operaciones financieras y administrativas,
prácticamente se evidencia una contabilidad de bolsillo y solo le basta con algunas
anotaciones, de esta manera ha sido manejada y orientada su actividad productiva
por muchos años, sin desconocer que no le ha ido nada mal con este recurso.
Pero también es cierto que cuando necesita tener un reporte de cuánto vendió en
el día, se pasa buen tiempo haciéndolos cálculos, que por cierto no son exactos,
además a medida que la empresa crece ya no puede almacenar toda la
información en la cabeza, por la cantidad de productos que posee en el punto de
venta y bodega, sin embargo, trata de mantener un control sobre todas las
actividades más importantes, como son: vender, cobrar, comprar, pagar
proveedores, impuestos al Estado. muy seguramente cuenta con una base mucho
más sólida de información para seguir llevando los números en su cabeza, pero
con una reducción importante del trabajo operativo necesario para obtener dichos
números.

Actualmente, el propietario no cuenta con un Sistema Contable, y por su manejo

tan limitado y deficiente, no permite concluir satisfactoriamente los procesos, es
por ello que la mayoría de estos se vienen realizando en forma manual, el cual
implica disponer de mayor tiempo de llevarlo a cabo. Otro punto a tener en cuenta
es que no hay un control estricto del inventario, una presentación ante la DIAN, de
la información financiera a tiempo, provocando pérdidas y sanciones económicas
a la empresa.
Todo lo mencionado conlleva a una deficiente gestión de información comercial,
disminuyendo su competitividad. Por tanto, contar con un sistema informático para
mejorar todos los procesos en la empresa “Distrimay” significa reducir las tareas
de ingreso y registro de las operaciones al mínimo necesario, reducir errores,
eliminar la duplicación de tareas, generar listados e información útil para mejorar la
toma de decisiones comerciales, económicas y financieras con relación al negocio
y aumentar los controles.

El propietario está decidido a contratar a una persona o empresa idónea y

capacitada en esta área, se dispone a consultar por diferentes medios, con quién
puede contratar este servicio y de acuerdo a las recomendaciones de sus
conocidos, decide llamar al Tecnólogo llamado “Analista” y acordó una fecha y
hora para una entrevista.

Nota: El empresario solo cuenta con los siguientes documentos, elementos y

equipos de cómputo:

- Un equipo de cómputo de escritorio desactualizado.

- Un Kardex manual sobre inventario mercancías.
- Un Escritorio, una silla.
 - Talonario de Facturas de Ventas.
- Unos Estados Financieros firmados por un “Contador Público”.
- Una cuenta bancaria.

2. Continúe con la siguiente etapa, que consiste en Plantear el problema, es

importante que tenga claramente identificada la problemática, para que
pueda plantear y más adelante diseñar y definir la(s) estrategia(s) a seguir.
De lo contrario se enfocará en rutas que no lo llevaran a las soluciones del
problema. Para plantear el problema deberá formularse una pregunta que lo
lleve a generar posibles soluciones.

Planteamiento del problema

Descripción y explicación de la situación problema:

Para este caso de estudio la Mayoritaria “Distrimay” está sufriendo, también

siendo víctima de las desventajas a nivel competitivo de no implementar
sistemas de información disminuyendo su competitividad y gestión de la
información comercial. Por lo anterior, el dueño de PYME busca implementar un
Sistema contable que le permita un manejo de tiempo más eficientes, para
reducir los errores al mínimo y prevenir posibles pérdidas y sanciones
económicas a la empresa puesto que actualmente el trabajo operativo se reduce
para obtener un control sobre todas las tareas más importantes.

Delimitación:

El Sistema contable se limitará únicamente a registrar y generar reporte de las

siguientes actividades más importantes en palabras del dueño del
establecimiento:

-Vender
-Cobrar
-Comprar
-Pagar a proveedores
-Pagar impuestos al Estado.

En este paso el aprendiz define esa pregunta problemática.

¿De qué manera influirá en cuanto a gestión del tiempo la implementación de
un Sistema Contable en las actividades más importantes (actualmente
gestionadas de forma manual) de la empresa “Distrimay” ubicada en la ciudad
de Bucaramanga en el año 2021?

3. Cuando esté en la etapa de Diseño de la(s) Estrategia(s) que considera

pertinentes para la resolución de la pregunta problemática, para que pueda
diseñar esas estrategias, es importante primero definir:

Cuál va a ser el objetivo general y los objetivos específicos

Objetivo General:

Desarrollar un Sistema Contable que permita realizar de forma automatizada las

principales actividades en la PYME “Distrimay”.

Objetivos específicos:
-Validar usuario: Permitir el acceso únicamente a aquellos usuarios a los que el
administrador del Sistema tenga incluidos en su base de datos.

-Gestionar la base de datos del establecimiento: Autorizar a los usuarios o al

administrador a ingresar información en los campos para las tablas de compras,
ventas, cobros, pagos, etc.

-Registrar datos en el sistema contable por medio del Sistema Contable:

Registrar campos de información según los parámetros acordados con el dueño
del establecimiento para cada una de las actividades que busca automatizar el
sistema de información.

-Generar reportes: Generar reportes y consultas en cuanto a compras, ventas,

cobros, pagos, etc; al administrador del Sistema.

4. Definir la Estrategia

Una vez tenga definido el objetivo general y los específicos, es el momento crucial
para definir la Estrategia más acertada o efectiva que lo llevará a lograr el
resultado esperado, para lograr definir esas estrategias el aprendiz debe analizar
cuáles son las mayores debilidades que presenta la situación y cuáles son sus
fortalezas que le permitirán llegar a la solución del problema.

Por lo tanto, deben analizar muy bien estos interrogantes ¿cuándo se hará?,
¿quién lo llevará a cabo?, ¿cómo se ejecutará?, ¿con qué recursos se cuenta? y
al dar respuesta a estos interrogantes podrá construir sus estrategias de solución
a la problemática

¿Cómo lo llevará a cabo?

Se llevará a cabo por medio de un proceso integral de identificación,

análisis, diseño, implementación, pruebas y ajustes, con el fin de
automatizar el sistema contable.

¿Cuándo se hará?

Un estimado de 6 meses

¿Quién lo llevará a cabo?

Un equipo integral de un programador, un analista y un director.

¿Con qué recursos cuenta?

Se cuenta con los recursos financieros fijados con el dueño del
establecimiento con los cuales se desarrollará el Sistema Contable.
Además, de los recursos del establecimiento:
- Un equipo de cómputo de escritorio desactualizado.
-Un kardex manual sobre inventario de mercancías.
-Un escritorio, una silla.
-Talonario de Facturas de Ventas.
-Unos Estados Financieros firmados por un “Contador Público”.
-Una cuenta bancaria.

5. Ya puede Diseñar la Planeación, programando cuales son las actividades,

los roles que va a cumplir cada actor, en qué momento o tiempo, de qué
recursos dispone. Todos los parámetros para diseñar la planeación los
encuentra especificados en el material de formación “Resolución de
Problemas.
-Identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas del software y
la empresa
-Respetar la misión y visión de la empresa
-Respetar y buscar alcanzar los objetivos fijados en el planteamiento del
problema
-Asignar responsabilidades:
Analista: Analizar e identificar la necesidad y los requerimientos del
sistema contable Programador: Programar en el lenguaje acordado los
diagramas UML
Director: Guiar y gestionar los recursos necesarios para el desarrollo del
sistema

6. En este momento ya empieza a desarrollar el Plan de Acción, que consiste

en definir los lineamientos a seguir para definir la problemática planteada,
recuerde que el plan no solo es el hacer, debe tener en cuenta otros
aspectos y variables que son fundamentales para su desarrollo, los cuales
se encuentran descritos en el Material de formación “Resolución de
Problemas” Es muy importante estar atento al cumplimiento de la
planeación para evitar desviarse de la ruta definida a seguir.

- Actualizar el computador
- Capacitar al dueño y/o administrador en cuanto al uso del sistema
- Preparar todo el diseño de planeación
- Socializar con el equipo de trabajo cada una de los procesos que se van a
ejecutar
- Preparar cada uno de los actores para revisar su rol
- Estar listo a eventuales fallas y/o mejoras al sistema
- Prevenir posibles limitaciones económicas y de tiempo.

7. Por último, viene la etapa de la Evaluación de los Resultados obtenidos,

donde va a observar las mejoras de la situación problemática presentada
inicialmente, también va a afianzar más los conocimientos y muy
seguramente aprenderá de las experiencias vividas durante este proceso.
Para realizar esta Evaluación de Resultados el Aprendiz debe leer y seguir
los lineamientos descritos en el Material de formación “Resolución de
Problemas”.

Matriz con los siguientes cuantificadores:

-Indicadores de fin para medir la eficacia de la solución que buscaba

aportar el Sistema
-Indicadores de nivel propósito, para medir de una manera cuantificable
el impacto del resultado obtenido al ejecutar el sistema Contable
-Medir la eficacia del sistema contable, junto con su eficiencia al registrar
datos y la calidad del mismo.