Procedimiento Gestión de Compra SGC

Código: PR-GCM-001
Versión: 01
EMPRESA XYZ
Fecha
Aprobación: 2020-04-06
Líder Gestión
Elaboró:
de Compras
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE COMPRAS Coordinador de
Revisó:
Calidad
Aprobó: Gerente
Objetivo.
Garantizar que los procesos, productos y servicios suministrados externamente

cumplan las especificaciones técnicas establecidas y la calidad requerida,
seleccionado la mejor materia prima, materiales y suministros a fin de
satisfacer las necesidades de los procesos de manera eficiente.
Alcance.
Desde la revisión de la orden de pedido, hasta la comunicación con los

proveedores referente a la evaluación del cumplimiento de los criterios de
desempeño y decisión tomada.
Definiciones.
 Requisición de Compra: Es una solicitud que se genera dentro de la

organización para la adquisición de materia prima, materiales y suministros
necesarios para el adecuado funcionamiento de la empresa.
 Cotización: Documento contable en donde se detalla el precio de un bien o
servicio para el proceso de compra o negociación.
 Orden de Compra: Es un documento que emite el comprador al proveedor en
el cual se especifica la cantidad, el detalle, precio y otros datos importantes
para la operación comercial.
 Proveedor: Persona natural o jurídica que provee o abastece de productos
necesarios para el correcto funcionamiento del negocio con un fin
determinado.
Responsabilidades.
 Asistente de Gestión de Compras
o Recepta y despacha toda clase de documentos referente a los procesos

de gestión de compras.
o Coordina y agenda reuniones solicitadas por el Líder de Gestión de
Compras
o Apoya en los procesos de gestión de compras
1
 Especialista de Gestión de Compras.
o Solicita cotizaciones para la adquisición de productos o servicios

suministrados externamente.
o Canaliza nuevos proveedores que cumplan con los requisitos
previamente establecidos
o Elabora y actualiza el listado de proveedores aprobados.
o Gestiona las ordenes de compras aprobadas
o Apoya en la recepción de los productos o servicios adquiridos
verificando el cumplimiento de las especificaciones estipuladas en la
Orden de Compra.
o Establece un canal de comunicación con los proveedores para la
retroalimentación escrita en caso de alguna inconformidad o
incumplimiento de la normativa, parámetros establecidos o alguna
observación de los productos o servicios suministrados externamente.
o Proporciona información oportuna y veraz al Líder de Gestión de
Compra
 Líder de Gestión de Compras.
o Responsable del cumplimiento e implementación del procedimiento de

Gestión de Compras
o Analiza cotizaciones y presupuestos de acuerdo a las requisiciones
o Prospecta y negocia con los proveedores estratégicos
o Selecciona y evalúa a los proveedores
o Gestiona, efectúa y valida la adquisición de productos menores; en caso
de compras mayores aprueba en conjunto con el Gerente General las
ordenes de compras.
o Recibe y verifica el cumplimiento de las especificaciones de los
productos o servicios adquiridos
o Analiza periódicamente los precios de materias primas, componentes o
materiales a fin de garantizar la calidad requerida.
Política.
 Todas las adquisiciones de la empresa deberán realizarse a través de

Gestión de Compras
 El Formato de Requisición de Compras deberá contener la descripción y las
especificaciones claras de los materiales, productos y servicios a ser
adquiridos detallando la cantidad, calidad y aspectos técnicos; la misma que
deberá estar firmada por la persona responsable y autorizada por su líder
inmediato.
 Las solicitudes de requerimiento deberán entregarse de forma oportuna y
en el tiempo establecido; en el caso de suministros y materiales se deberá
2
solicitar con 8 días de antelación, y; en el caso de materia prima con al
menos 20 días de acuerdo a la planificación de la producción y al volumen
requerido.
 Las importaciones de maquinaria y equipos serán autorizadas por el
Gerente General.
 Se prohíbe que los colaboradores acepten obsequios o gratificaciones.
 Se respetarán escrupulosamente todos los compromisos con los distintos
grupos de interés clientes, accionistas, empleados y proveedores, así como
con la sociedad y el medio ambiente.
 Los colaboradores no podrán influenciar en la toma de decisiones en el
proceso de selección de una cotización o propuesta para un proyecto o
compra específica, si está personalmente familiarizado con el proveedor.
 Se negará la gestión de negocios con una persona natural o jurídica que
haya participado en prácticas comerciales peligrosas y cuestionables.
Procedimiento
3
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN REGISTRO
INICIO Inicio del procedimiento
Líder de Gestión de Revisa los términos y condiciones acordados

Revisión orden de
pedido Compras con el cliente en la orden de pedido
Revisión de Líder de Gestión de Revisa las matricerías y plantillas

matriz Compras disponibles
Revisa las especificaciones de la orden de

Revisión orden de Líder de Gestión de
producción, cliente, cantidad, artículo, lote
producción Compras
de producción.
Revisa la disponibilidad de materia prima e
Revisión de Líder de Gestión de
stock
insumos y determina la cantidad existente y
Compras
faltante para la producción.
Genera requisición de compra de materia
Líder de Gestión de
Solicitud de requisición prima e insumos para ser adquiridos RG-GCM-001
Compras
externamente
Líder de Gestión de Establece los Criterios de Selección de

Criterios de Selección RG-GCM-002
Compras Proveedores
Especialista de Gestión
Busca Solicita cotizaciones a los proveedores
proveedores de Compras
Líder de Gestión de Analiza las cotizaciones de acuerdo a la

Analiza Compras requisición de compra
NO
Cotizaciones
Negocio las condiciones de compra precio,

Líder de Gestión de
cantidad, plazo de entrega, condiciones de
Negociación con Compras
Proveedor pago
SI
Líder de Gestión de Genera orden de Compra de acuerdo a las
RG-GCM-003
Emite de Orden de Compra Compras condiciones negociadas con el proveedor
Establece los tipos y

Líder de Compras RG-GCM-004
Define criterios de control Alcances de Control
Evalúa al proveedor el cumplimiento de los

Líder de Compras RG-GCM-005
Evalúa al Proveedor indicadores establecido
Comunicación a los proveedores los

Líder de Compras resultados obtenidos y decisión tomada de RG-GCM-006
Comunica resultados acuerdo a la evaluación efectuada
FIN 4
Fin del procedimiento

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Desde la revisión de la orden de pedido, hasta la comunicación con los

 Requisición de Compra: Es una solicitud que se genera dentro de la

 Asistente de Gestión de Compras

o Recepta y despacha toda clase de documentos referente a los procesos

o Solicita cotizaciones para la adquisición de productos o servicios

 Líder de Gestión de Compras.

o Responsable del cumplimiento e implementación del procedimiento de

 Todas las adquisiciones de la empresa deberán realizarse a través de

INICIO Inicio del procedimiento

Líder de Gestión de Revisa los términos y condiciones acordados

Revisión de Líder de Gestión de Revisa las matricerías y plantillas

Revisa las especificaciones de la orden de

Líder de Gestión de Establece los Criterios de Selección de

Líder de Gestión de Analiza las cotizaciones de acuerdo a la

Negocio las condiciones de compra precio,

Establece los tipos y

Evalúa al proveedor el cumplimiento de los

Comunicación a los proveedores los

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