Noções de Administração

Noções de Administração Prof. Rafael Ravazolo Noções de Administração Professor Rafael Ravazolo www.acasadoconcurseiro.com.br Conteúdo NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO: Funções da Administração. Níveis de Planejamento. Planejamento Estratégico. Missão, Visão, Valores e Objetivos. Análise SWOT. Balanced Scorecard. Princípios da Organização do Trabalho. Estrutura Organizacional. Departamentalização. Direção. Evolução, Papéis e Processos de Gestão de Pessoas. Conceitos Básicos de Comportamento Organizacional. Liderança. Controle Organizacional - Visão Geral. Eficiência, Eficácia e Efetividade. www.acasadoconcurseiro.com.br Sumário 1. FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Questões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 2. PLANEJAMENTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 2.1. PRINCÍPIOS E FILOSOFIAS DO PLANEJAMENTO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 2.2. TIPOS OU NÍVEIS DE PLANEJAMENTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 2.2.1. Planejamento Estratégico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 2.2.2. Planejamento Tático. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2.2.3. Planejamento Operacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2.2.4. Resumo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 2.3. PROCESSO DE PLANEJAMENTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Questões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 2.4. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 2.4.1. Análise SWOT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 2.4.2. Missão, Visão, Valores e Objetivos Estratégicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 2.4.3. Outras definições importantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Questões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 2.5. BALANCED SCORECARD – BSC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 2.5.1. As Quatro Perspectivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 2.5.2. A Evolução do BSC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 2.5.3. A Gestão Estratégica usando o BSC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 2.5.4. BSC na Administração Pública . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Questões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 3. ORGANIZAÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 3.1. PRINCÍPIOS DE ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 3.1.1. Divisão do trabalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 www.acasadoconcurseiro.com.br 3.1.2. Especialização . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 3.1.3. Hierarquia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 3.1.4. Amplitude administrativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 3.1.5. Centralização e descentralização. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 3.1.6. Formalização. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 3.2. MODELOS ORGANIZACIONAIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 3.2.1. Modelo Mecanicista. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 3.2.2. Modelo Orgânico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 3.2.3. Fatores que influenciam a Estrutura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 3.2.4. Tipos de organização – estruturas tradicionais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Questões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 3.3. DEPARTAMENTALIZAÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 3.3.1. Quadro Resumo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 3.3.2. Departamentalização por Função (Funcional) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 3.3.3. Departamentalização por Produtos ou Serviços . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 3.3.4. Departamentalização Geográfica (territorial, regional). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 3.3.5. Departamentalização por Clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 3.3.6. Departamentalização por Processo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 3.3.7. Departamentalização por Projeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 3.3.8. Departamentalização Matricial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 3.3.9. Departamentalização Mista. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Questões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 4. DIREÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 4.1. EVOLUÇÃO DA GESTÃO DE PESSOAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 4.1.1 Fases Evolutivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 4.1.2 Moderna Gestão de Pessoas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 4.2. PROCESSOS DE GESTÃO DE PESSOAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 4.2.1. Dutra: três processos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 4.2.2. Marras: sete subsistemas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 www.acasadoconcurseiro.com.br 4.2.3. Chiavenato: seis processos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 4.3. GESTÃO DE PESSOAS NO SERVIÇO PÚBLICO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Questões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 4.4. LIDERANÇA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 4.4.1. Poderes, Atividades, Habilidades e Papéis dos Líderes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 4.4.2. Teorias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 4.4.3. Teoria dos Traços de Personalidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 4.4.4. Teorias dos Estilos de Liderança (Comportamentais) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 4.4.5. Teorias Situacionais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 Questões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 5. CONTROLE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 5.1. MOMENTOS DE CONTROLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 5.2. TIPOS DE CONTROLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 5.3. PROCESSO DE CONTROLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 5.4. EFICIÊNCIA, EFICÁCIA E EFETIVIDADE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 5.5. CICLO PDCA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Questões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 www.acasadoconcurseiro.com.br Noções de Administração 1. FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO A Administração possui dezenas de definições na literatura especializada. De forma simples, pode-se dizer que administrar é a tarefa de tomar decisões sobre recursos para atingir objetivos. Objetivos Pessoas/Recursos Decisões/Atividades Materiais, Finanças, Instalações, Informações, Tempo etc. Planejamento, Organização, Direção, Controle, Comunicação, Avaliação etc. Nesse contexto, o Processo Organizacional (Administrativo, de Gerenciamento) é o conjunto de decisões de um administrador, ou seja, as funções que um gestor executa (planejar, organizar, dirigir, liderar, comunicar, controlar, avaliar, etc.). Assim como um processo é uma forma sistematizada de se fazer algo (uma sequência de passos para atingir um objetivo), o Processo Organizacional é a forma sistematizada (uma sequência de funções) que o administrador usa para facilitar o gerenciamento de sua organização. Autores divergem sobre as funções que compõem o Processo Organizacional, incluindo ou excluindo atividades em seus modelos. Algumas dessas diferenças são apenas semânticas; outras são baseadas na importância relativa dada aos elementos. O importante é saber que estes elementos, mesmo com nomes diferentes, representam processos muito semelhantes. Por exemplo, dois modelos frequentemente encontrados em editais de concursos são "Planejamento, Direção, Comunicação, Controle e Avaliação" e "Planejamento, Organização, Direção e Controle". Foi a Teoria Clássica da Administração, de Henry Fayol, que deu notoriedade às funções administrativas. Para ele a Administração dividia-se em: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Hoje em dia, o modelo mais aceito é oriundo da teoria Neoclássica, uma evolução do pensamento de Fayol, e possui 4 funções: Planejamento, Organização, Direção e Controle. • Planejar é examinar o futuro e traçar objetivos e planos de ação; • Organizar é montar uma estrutura humana e material, é alocar recursos para alcançar os objetivos; • Dirigir é manter o pessoal em atividade, é reunir, coordenar e harmonizar as atividades e os esforços das pessoas; • Controlar é cuidar para que tudo seja realizado conforme os planos e as orientações. www.acasadoconcurseiro.com.br 11 A seguir, a figura que representa o Processo Administrativo, suas funções e atividades. Pensando na organização/empresa como um todo, o processo acorre conforme a figura a seguir. 12 www.acasadoconcurseiro.com.br Questões 1. (104469) CESPE – 2013 – DIREITO PREVIDENCIÁRIO – Salário de Contribuição Julgue o item, relativo à seguridade social. As gorjetas não integram o salário-de-contribuição do segurado empregado filiado ao RGPS, assim como também não o integra a parcela recebida a título de vale-transporte. ( ) Certo ( ) Errado 2. (97257) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Funções da Administração Julgue o item seguinte, acerca do processo organizacional. Organização é a função administrativa que define objetivos e decide as tarefas e os recursos necessários para alcançá-los adequadamente. ( ) Certo ( ) Errado 3. (98710) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Funções da Administração, Organização, Direção Acerca do processo administrativo, julgue o item seguinte. Estabelecer atribuições e responsabilidades entre unidades organizacionais e definir a estrutura com base no tipo de departamentalização e no tipo de organograma mais adequados para enfrentar os desafios já identificados são atividades que ocorrem no processo de direção. ( ) Certo ( ) Errado 4. (98746) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Funções da Administração Julgue o próximo item, a respeito das funções administrativas de planejamento, organização, direção e controle. Por meio do planejamento, definem-se os objetivos e decide-se sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-los adequadamente, dividindo-se o trabalho, atribuindo-se responsabilidades às pessoas e estabelecendo-se mecanismos de comunicação e coordenação. ( ) Certo ( ) Errado 5. (100389) COMPERVE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Funções da Administração Ao conduzir o governo em suas três esferas, a administração pública desempenha uma função do processo administrativo. Nessa função, são registradas também as linhas de base das metas de gestão, cujos objetivos são acompanhados por meio de indicadores de resultado. A função do processo administrativo na qual esse registro ocorre denomina- se a) b) c) d) planejamento. decisão. direção. controle. 6. (100392) COMPERVE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Funções da Administração Alocar recursos financeiros e contratar pessoas para os projetos criados por um departamento de uma universidade pública são exemplos de a) controle. b) liderança. www.acasadoconcurseiro.com.br 13 c) organização. d) projeção. 10. (114525) FAU-UNICENTRO – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Funções da Administração, Processo Organizacional 7. (100902) AOCP – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Funções da Administração Qual é uma das etapas ou decisões do processo de organização? a) Analisar os objetivos e o trabalho a serem realizados. b) Definir a flexibilidade dos recursos produtivos. c) Entender a dinâmica do mercado de atuação. d) Gerenciar a política de recursos humanos. e) Avaliar os retornos sobre o investimento. 8. (113382) COMPERVE – 2016 ADMINISTRAÇÃO GERAL – Funções da Administração, Processo Organizacional A função administrativa que determina, antecipadamente, o que se deve fazer, quais os objetivos a serem atingidos, quais controles serão adotados e que tipo de gerenciamento será pertinente para alcançar resultados satisfatórios é denominada a) b) c) d) Controle. Organização. Direção. Planejamento. 9. (106798) AOCP – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Funções da Administração, Processo Organizacional Assinale a alternativa que apresenta uma decisão de organização. a) Estabelecer mecanismos de comunicação e coordenação. b) Definir objetivos e metas organizacionais a serem alcançados. c) Escolher o tipo de estratégia empresarial a ser implementado. d) Definição do negócio, da missão e de outros cursos de ação da empresa. e) Determinação da utilização de tempo para as diversas atividades organizacionais. 14 Existem quatro funções administrativas: Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar. Neste sentido, Daft (2007, p. 7) cita que “... significa monitorar as atividades, determinando se a organização está ou não em direção a suas metas...”. Este conceito refere-se à função: a) b) c) d) e) Organizar. Dirigir. Controlar. Planejar. Este conceito mescla definições de Planejamento e Direção. 11. (112768) A CASA DAS QUESTÕES – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Funções da Administração, Processo Organizacional Entre as funções da Administração, a direção possui as seguintes atribuições: a) montar uma estrutura humana e material e alocar recursos para alcançar os objetivos. b) examinar o futuro e traçar objetivos. c) manter o pessoal em atividade, reunir, coordenar e harmonizar as atividades e os esforços das pessoas. d) cuidar para que tudo seja realizado conforme os planos e as orientações. e) decompor um trabalho complexo em tarefas menores. 12. (112769) A CASA DAS QUESTÕES – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Funções da Administração, Processo Organizacional Definir padrões de desempenho, comparar resultados e corrigir o caminho são atividade da função administrativa: a) b) c) d) e) Controle Organização Liderança Planejamento Direção www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 13. (112778) A CASA DAS QUESTÕES – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Funções da Administração, Processo Organizacional Dividir o trabalho, definir a cadeia hierárquica e criar departamentos são atividades da função administrativa: a) b) c) d) e) Controle Organização Liderança Planejamento Direção Acesse o link a seguir ou baixe um leitor QR Code em seu celular e fotografe o código para ter acesso gratuito aos simulados on-line. E ainda, se for assinante da Casa das Questões, poderá assistir ao vídeo da explicação do professor. http://acasadasquestoes.com.br/prova-imprimir.php?prova=10709505 Gabarito: 1. (104469) Errado 2. (97257) Errado 3. (98710) Errado 4. (98746) Errado 5. (100389) A 6. (100392) C 7. (100902) A 8. (113382) D 9. (106798) A 10. (114525) C 11. (112768) C 12. (112769) A 13. (112778) B www.acasadoconcurseiro.com.br 15 2. PLANEJAMENTO Constitui a função inicial / fundamental da administração, pois estabelece o alicerce para as demais funções de Organizar, Liderar e Controlar. O processo de planejamento é a ferramenta para administrar as relações com o futuro. As decisões que tentam influenciar o futuro, ou que serão colocadas em prática no futuro, são decisões de planejamento. Segundo Maximiano, planejar é ao mesmo tempo um processo, uma habilidade e uma atitude. • Processo: sequência de atividade sistemáticas e contínuas; • Habilidade: saber fazer do Administrador; • Atitude: comportamento, maneira de agir, resultado do equilíbrio de forças proativas e reativas. O planejamento define os objetivos, as estratégias para o futuro e os recursos e procedimentos necessários para alcançá-los adequadamente. Graças ao planejamento, o administrador se orienta aos fins visados e às ações necessárias para alcançá-los, baseando-se em algum método, plano, meio ou lógica e não ao acaso. “Assim como o contrário de eficiência é o desperdício, o contrário de planejamento é improvisação.” Planejar envolve solução de problemas e tomada de decisões quanto a alternativas para o futuro. O planejamento, portanto, é o processo de estabelecer objetivos e o curso de ação apropriada para atingi-los. Algumas definições de Planejamento: • Processo de determinar como o sistema administrativo deverá alcançar os seus objetivos – como deverá ir para onde deseja chegar (Certo & Peter). • Ato de determinar os objetivos da organização e os meios para alcançá-los (Daft). • Decidir antecipadamente aquilo que deve ser feito, como, quando e quem deve fazer (Koontz et al.). • Processo de estabelecer objetivos e determinar o que deve ser feito para alcançá-los (Schermerhorn). Planejar é, em suma, o procedimento de analisar a organização e o ambiente, determinar os objetivos e traçar os planos necessários para atingi-los da melhor maneira possível. Há, genericamente, cinco partes a serem planejadas: 16 • Fins: estado futuro – visão, missão, objetivos, metas etc. • Meios: caminho para chegar ao estado futuro – estratégias, políticas, projetos, processos etc. • Organização: estruturação dos meios para realizar os fins. • Recursos: dimensionamento dos recursos necessários (pessoas, tecnologia, finanças etc.). www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo • Implantação e controle: definir os meios de acompanhamento da gestão. Chiavenato define os tipos mais comuns de Planos: O planejamento gera uma série de benefícios, dentre eles: • Foco e comprometimento – convergência e coordenação dos esforços • Flexibilidade – maior capacidade de adaptar-se ao ambiente • Agilidade, coordenação e maior embasamento na tomada de decisões • Eficiência na utilização dos recursos (pessoas, finanças, materiais, tempo, etc.) • Definição de prazos e de métodos de controle dos resultados 2.1. Princípios e Filosofias do Planejamento A literatura de Administração enumera diversos princípios ligados ao Planejamento. Alguns deles são: • Inerência – é inerente à natureza humana, é indispensável, sendo parte integrante da administração, e deve estar presente em todos os níveis e setores de atividades; • Universalidade – tenta prever todas as variáveis e todas as consequências, até onde seja possível, levando em conta todas as opiniões. Uma visão unilateral prejudica o planejamento; www.acasadoconcurseiro.com.br 17 • Unidade – abrange múltiplas facetas, que devem ser integradas num conjunto coerente; • Previsão – está voltado para o futuro. É, intrinsecamente, uma previsão de curto, médio e longo prazo; • Flexibilidade – apesar de buscar uma situação futura específica (objetivos), deve ser feita uma revisão constante do curso dos acontecimentos, de modo a possibilitar reajustamentos e alterações (dentro de limites razoáveis). Djalma Oliveira (2013) cita princípios gerais e específicos: Princípios Gerais: 1. Contribuição aos objetivos – o planejamento deve sempre visar aos objetivos máximos da organização. Deve-se hierarquizar os objetivos estabelecidos e procurar alcançá-los em sua totalidade, tendo em vista a interligação entre eles. 2. Precedência do planejamento – é uma função administrativa que vem antes das outras (organização, direção e controle). 3. Maior penetração e abrangência – pode provocar uma série de modificações nas características e atividades da empresa (pessoas, tecnologia, materiais etc.). 4. Maior eficiência, eficácia e efetividade – deve procurar maximizar os resultados e minimizar as deficiências. Princípios Específicos: representam uma atitude e visão interativa do planejamento, conforme Ackoff. 1. Planejamento participativo: o papel do responsável é facilitar o processo de elaboração do plano pela própria empresa, o qual deve ser realizado pelas áreas pertinentes. 2. Planejamento coordenado (horizontal): todos os aspectos envolvidos devem ser projetados para que atuem de forma interdependente. 3. Planejamento integrado (vertical): os vários escalões de uma empresa devem ter seus planejamentos integrados. 4. Planejamento permanente: essa condição é exigida pela própria turbulência do ambiente, pois nenhum plano mantém seu valor com o tempo. Apesar de o planejamento buscar uma situação futura específica (objetivos), deve ser feita uma revisão constante do curso dos acontecimentos, de modo a possibilitar reajustamentos e alterações (flexibilidade dentro de limites razoáveis). Planejar é também uma questão de atitude. Maximiano define duas atitudes básicas: proativa e reativa. A atitude proativa é representada pelas forças que desejam e impulsionam as mudanças na organização; é a atitude dos administradores que processam de maneira positiva os inputs que vêm do ambiente e de dentro da própria organização; a atitude é mais proativa quanto mais rapidamente a organização antecipar-se ao futuro e fizer as mudança necessárias. A atitude reativa é representada pelas forças que desejam preservar a estabilidade, a manutenção do status quo. É a atitude dos administradores que processam negativamente as informações que vêm do ambiente externo e de dentro da própria organização; é a resistência a mudanças. 18 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo Em todas as organizações, os dois tipos de forças estão presentes e são necessários. A atitude proativa é importante para o crescimento e a mudança; a atitude reativa é importante para manter o equilíbrio e para impedir as mudanças abruptas e desnecessárias. O equilíbrio entre os dois tipos de atitudes influencia o desempenho da organização. Predominando a atitude proativa entre os administradores, a organização torna-se capaz de ajusta-se às mudanças no ambiente e eleva sua eficácia. Predominando a atitude reativa, a organização preocupa-se pouco com a necessidade de inovar. Oliveira também relaciona três tipos de Filosofias de planejamento, pois, “todo planejamento se subordina a uma filosofia de ação”: 1. Satisfação (Conservador): busca alcançar um mínimo de satisfação, fazer as coisas “suficientemente bem”, sem esforços extras para superar as expectativas. É considerada uma filosofia conservadora/defensiva, voltada para a estabilidade e a manutenção da situação existente em um ambiente previsível e estável. Busca identificar e sanar problemas internos, conservando as práticas vigentes. Sua base é retrospectiva – aproveita a experiência passada para projetar o futuro, assegurar a continuidade do sucesso. 2. Otimização: busca mais que a satisfação, procura fazer “tão bem quanto possível”. É analítica, voltada para a inovação e a melhoria incremental dentro da organização – melhorar as práticas vigentes. Busca assegurar a reação adequada às mudanças; maximizar o desempenho da organização, utilizando melhor os recursos disponíveis. Utiliza técnicas matemáticas, estatísticas e simulações. 3. Adaptação: é o planejamento inovativo, voltado para as contingências, dando mais valor ao processo de planejar do que ao plano em si. Busca antecipar-se, ser proativo. Exige diferentes planos dependendo do conhecimento em relação ao futuro (certeza, incerteza ou ignorância) e busca a homeostase – equilíbrio interno e externo após uma mudança. Foco nas contingências, no futuro – antecipar eventos e identificar ações adequadas em um ambiente dinâmico e incerto. www.acasadoconcurseiro.com.br 19 2.2. Tipos ou Níveis de Planejamento Os planos podem ser classificados segundo diferentes critérios. Um dos critérios é a permanência, que classifica os planos em temporários e permanentes: • Planos temporários: também chamados de planos de finalidade singular, extinguem-se quando os objetivos são realizados. Exemplos: calendário de um curso, cronogramas em geral. • Planos permanentes: são as decisões programadas, usadas em situações predefinidas. Exemplos: políticas (diretrizes), procedimentos (rotinas, normas) e certos tipos de objetivos. A divisão mais comum do planejamento é a hierárquica, separando-o em três níveis: estratégico, tático e operacional. 2.2.1. Planejamento Estratégico Também chamado de Planejamento Institucional ou Organizacional, procura estabelecer a melhor direção a ser seguida pela organização com um todo, ou, em outras palavras, visa à definição de objetivos organizacionais amplos e de longo prazo. O processo de planejamento estratégico consiste em estruturar e esclarecer os caminhos, a missão, o negócio e os objetivos da organização. É de responsabilidade da alta administração (cúpula administrativa) e está voltado para as relações entre a empresa e seu ambiente, levando em conta os fatores internos (forças e fraquezas) e externos (ameaças e oportunidades). Como o Planejamento Estratégico é genérico e abrangente, ele não pode ser aplicado isoladamente. Por isso, é preciso que sejam elaborados, de maneira integrada, os Planos Táticos (funcionais) e Operacionais, os quais desdobram e detalham a estratégia. 20 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 2.2.2. Planejamento Tático É notório que, para o Planejamento Estratégico dar certo, cada área da organização deve fazer sua parte. O Planejamento Tático é justamente o desdobramento do plano estratégico em cada unidade/área/departamento/divisão (Planos Funcionais, Administrativos. Departamentais). Os planos táticos são responsabilidade dos gerentes funcionais (marketing, recursos humanos, produção, finanças, etc.) e traduzem as estratégias globais em ações especializadas, com o objetivo de otimizar determinada área (ou áreas). É, portanto, o planejamento desenvolvido no nível intermediário, de médio prazo, visando aproximar o estratégico do operacional. Dessa forma, ao ser a interface entre estratégia e operação, produz planos mais bem direcionados às distintas atividades organizacionais. 2.2.3. Planejamento Operacional Os planos operacionais especificam atividades e recursos que são necessários para a realização dos objetivos. É direcionado às unidades operacionais básicas, a cada atividade. É o desdobramento dos planos táticos, seu foco está no curto prazo e, como o próprio nome já define, está voltada especificamente às tarefas e operações, ou seja, para o dia a dia da organização (procedimentos, orçamentos, programas, regulamentos, etc.). www.acasadoconcurseiro.com.br 21 O processo de planejamento operacional compreende, basicamente, as seguintes etapas: 1. Análise dos objetivos = que resultados devem ser alcançados? 2. Planejamento das atividades e do tempo = o que deve ser feito e quando? 3. Planejamento dos recursos = quem fará o que, usando quais recursos? 4. Avaliação dos riscos = que condições podem ameaçar as atividades e os resultados? 5. Previsão dos meios de controle = como saber se estamos no caminho certo? O planejamento operacional busca a otimização de resultados e é constituída de uma infinidade de planos operacionais que proliferam nas diversas áreas da organização: detalhamento das etapas de projetos, prazos e cronogramas, sistemas, equipamentos, planos de ação, manuais, regulamentos, etc. Cada plano pode consistir em muitos subplanos com diferentes graus de detalhamento. No fundo, os planos operacionais cuidam da administração da rotina para assegurar que todos executem as tarefas e operações de acordo com os procedimentos estabelecidos pela organização, a fim de que esta possa alcançar os objetivos estratégicos. 2.2.4. Resumo 22 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo A figura a seguir mostra o desdobramento do planejamento organizacional. 2.3. Processo de Planejamento Não há consenso na literatura sobre a quantidade e a ordem das fases/etapas do planejamento. Segundo Maximiano, o processo de planejar é uma operação mental, que pode ser individual ou colaborativa, e que funciona como um sistema com três etapas, conforme figura a seguir: 1. A obtenção de informações sobre uma situação presente, passada ou futura mostra necessidades, ameaças, oportunidades, decisões a serem implementadas ou uma condição com a qual se deve lidar. 2. A informação precisa ser analisada – classificada, comparada, avaliada, ordenada e interpretada para que se possam tomar decisões. Esta etapa dá a base e as justificativas para a elaboração do plano. 3. Um plano é o registro das decisões resultantes da análise das informações. É um guia para a ação no futuro. O plano estabelece qual situação deverá ser alcançada, o que precisa ser feito para alcançá-la, os recursos que serão aplicados e os meios de controle. www.acasadoconcurseiro.com.br 23 Questões 1. (98715) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Níveis de Planejamento 3. (100390) COMPERVE – 2015 ADMINISTRAÇÃO GERAL – Níveis de Planejamento O planejamento é uma função administrativa importante, utilizada por administradores dos níveis estratégico, tático e operacional, porém o escopo e as atividades são específicos de cada nível. O gestor que traça os objetivos mais amplos da organização e provê os recursos necessários para que os demais setores possam cumprir com eficiência e eficácia suas atribuições está situado no nível Thomas S Bateman & Scott A. Snell. Administração: construindo vantagem competitiva. São Paulo: Atlas, 1998 (com adaptações). a) b) c) d) A respeito do assunto abordado no texto e de suas implicações, julgue o item que se segue. É na fase de planejamento tático que ocorrem o detalhamento e a especificação dos planos estratégicos. ( ) Certo ( ) Errado 2. (98716) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Níveis de Planejamento O planejamento é uma função administrativa importante, utilizada por administradores dos níveis estratégico, tático e operacional, porém o escopo e as atividades são específicos de cada nível. Thomas S Bateman & Scott A. Snell. Administração: construindo vantagem competitiva. São Paulo: Atlas, 1998 (com adaptações). A respeito do assunto abordado no texto e de suas implicações, julgue o item que se segue. Uma organização que esteja definindo os objetivos para suas áreas funcionais — recursos humanos, finanças, marketing, tecnologia — está elaborando seu planejamento operacional. ( ) Certo ( operacional. tático. estratégico. técnico. 4. (102679) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Níveis de Planejamento, Planejamento Estratégico Julgue o próximo item relativamente ao planejamento estratégico. O planejamento estratégico é desenvolvido em nível institucional e promove a tradução e a interpretação das decisões estratégicas em planos mais detalhados no nível departamental. ( ) Certo ( ) Errado 5. (107674) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Visão Geral do Planejamento, Níveis de Planejamento, Planejamento Estratégico Em relação ao planejamento organizacional, assinale a opção correta. a) O planejamento pode ser realizado em diferentes níveis, conforme os objetivos propostos; o nível tático, por exemplo, envolve decisões a respeito de atividades diárias, com alto grau de flexibilização e baixo risco e em curto prazo. ) Errado www.acasadoconcurseiro.com.br 25 b) As seguintes denominações são também empregadas para se referir ao planejamento: previsão, projeção e predição. c) São considerados princípios do planejamento relacionados ao alcance dos resultados de uma organização: contribuição aos objetivos, precedência, maior penetração e abrangência, maior eficiência, eficácia e efetividade. d) O planejamento estratégico visa ao estabelecimento e alcance de objetivos de longo prazo, tornando possível a previsão de ações imediatas que permitam a operacionalização de tais objetivos. e) O planejamento de recursos humanos, por ser uma área funcional da organização, é definido como atividade precípua do planejamento estratégico. 6. (108845) IDECAN – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Estrutura Organizacional, Organização, Planejamento, Níveis de Planejamento As organizações, em geral, possuem uma estrutura muito bem definida, cada nível hierárquico possui um grau de autoridade e de responsabilidade necessários para o desempenho de suas funções administrativas. Para que as metas e os objetivos organizacionais sejam alcançados, conforme o planejamento estratégico, é muito importante que a estrutura organizacional seja eficiente. Com relação aos níveis hierárquicos que compõem a estrutura organizacional, relacione adequadamente as colunas a seguir. 1. Nível institucional. 2. Nível intermediário. 3. Nível operacional. ( ) Este nível é composto pelos gestores ou gerentes de vários departamentos. Concentrar no desdobramento da estratégia, ou seja, na sua implementação junto aos seus clientes, fornecedores, parceiros, colaboradores etc. 26 ( ) Este nível é composto pelos colaboradores, pelo corpo técnico e por supervisores. São responsáveis pela execução das ações ou tarefas que foram planejadas e que são necessárias para o funcionamento da organização, propondo correções ou melhorias para o melhor funcionamento dos processos. ( ) Este nível é composto pela presidência e pelos diretores. Concentram-se na interação da organização com o ambiente externo, principalmente nas questões estratégicas, como oportunidades de atuação em novos mercados, lançamento de novos produtos, mas também, na identificação de possíveis ameaças. A sequência está correta em a) b) c) d) 1, 2, 3. 2, 3, 1. 3, 1, 2. 3, 2, 1. 7. (108848) IDECAN – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Planejamento, Visão Geral do Planejamento, Gestão Estratégica, Planejamento Estratégico As organizações não funcionam e muito menos alcançam os seus objetivos ao acaso. Na realidade, para que isso aconteça é necessário que as empresas coloquem em prática o primeiro componente do processo administrativo – o planejamento. Sem o planejamento, a empresa funciona às cegas, sem rumo, com um ciclo de vida que poderá ter uma curta duração. Sobre as seis principais etapas que compõem o processo de planejamento, marque V para as verdadeiras e F para as falsas. ( ) Definição dos objetivos: estabelecer quais são os caminhos possíveis. ( ) Situação atual: definição de onde estamos agora e o que precisa ser feito. ( ) Alternativas de ação: definição para onde queremos ir. www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo ( ) Premissas em relação ao futuro: o que temos pela frente, definição de cenários. ( ) Escolher a melhor alternativa: definir qual é o melhor caminho a ser seguido. ( ) Implementação do plano escolhido e avaliação dos resultados: seguir o que foi planejado e tomar as ações corretivas se necessário. A sequência está correta em a) b) c) d) F, F, V, F, V, V. V, F, V, F, V, F. V, V, F, F, V, V. F, V, F, V, V, V. 8. (113381) COMPERVE – 2016 ADMINISTRAÇÃO GERAL – Níveis de Planejamento, Planejamento O planejamento pode ser desenvolvido em níveis distintos dentro da organização. Um deles é o planejamento estratégico, que realiza a) a avaliação das forças internas e externas e a das limitações da organização. b) o desdobramento dos planos táticos de cada departamento em planos operacionais, com seus orçamentos. c) a divisão sucessiva de um objetivo em objetivos menores, formando uma cadeia de meios, fins e resultados. d) a tradução e a interpretação das decisões de nível institucional em planos operacionais. 9. (106796) AOCP – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Funções da Administração, Processo Organizacional, Planejamento, Visão Geral do Planejamento, Planejamento Estratégico, Gestão Estratégica O planejamento é a mais importante das funções gerenciais, porque planejar é ao mesmo tempo a) um processo, uma habilidade e uma atitude. b) um objetivo, uma ação e uma análise. c) uma descoberta, uma tendência e um alvo. d) uma definição, um propósito e uma alternativa. e) um modo, uma ideia e uma forma. 10. (106797) AOCP – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Planejamento, Funções da Administração, Processo Organizacional, Visão Geral do Planejamento Um dos critérios mais relevantes para a classificação de planos é o da permanência. Com base na notícia veiculada no site da CASAN de que as “Inscrições para o concurso público da CASAN vão até 7 de janeiro”, assinale a alternativa que apresenta o instrumento do plano temporário que é caracterizado por essa notícia. a) b) c) d) e) Uma diretriz. Uma norma. Um cronograma. Um procedimento. Uma decisão programada. 11. (114445) FGV – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Planejamento, Níveis de Planejamento O processo de planejamento de uma organização deve-se orientar pelo estabelecimento dos meios necessários para a realização dos objetivos organizacionais traçados para o período de vigência do plano. Nesse processo: a) o nível estratégico trata das decisões relacionadas às unidades administrativas, no qual se desdobram as diretrizes estratégicas para cada setor da organização; b) o nível tático trata das decisões da organização, que a envolvem como um todo e têm um alcance a longo prazo; c) o nível operacional toma as decisões de curto prazo, que cuidam da tradução das orientações táticas para os planos de execução das atividades cotidianas; www.acasadoconcurseiro.com.br 27 d) o nível tático estabelece as atividades e recursos que serão utilizados para realizar os objetivos estratégicos da organização; e) o nível estratégico toma as decisões cujo impacto acontecem no médio prazo e servem de orientação para a base da pirâmide de gestão. 12. (114459) FGV – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Níveis de Planejamento, Planejamento O planejamento, como função administrativa, pode ser aplicado segundo formas e metodologias distintas nas organizações. Nesse sentido, segundo sua abrangência e temporalidade, pode ser classificado segundo três níveis organizacionais, que são: a) b) c) d) e) estratégico, prático e operacional; estratégico, tático e operacional; teórico, prático e operacional; teórico, tático e programático; horizontal, vertical e matricial. 13. (112770) A CASA DAS QUESTÕES – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Planejamento Estratégico, Gestão Estratégica, Visão Geral do Planejamento, Processo Organizacional, Planejamento Planejar é o processo de estabelecer objetivos e determinar o que deve ser feito para alcançá-los. Nesse contexto, é característica do planejamento: a) Rigidez, para evitar mudanças de rumo ao longo da execução. b) Previsão de todos os cenários futuros. c) Participação exclusiva da diretoria. d) Mudança radical dos meios e fins. e) Flexibilidade, de modo a possibilitar reajustamentos. 28 14. (112771) A CASA DAS QUESTÕES – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Do Material Para a Votação, Planejamento, Processo Organizacional O nível de planejamento que é especializado e tem como foco cada área de uma organização é o: a) b) c) d) e) Global Operacional Estratégico Direcional Tático 15. (112791) A CASA DAS QUESTÕES – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Níveis de Planejamento, Planejamento, Processo Organizacional Steiner afirma que “todas estratégias precisam ser divididas em subestratégias para o sucesso da implementação”. Com base nisso, eleja a alternativa que preenche corretamente as lacunas do enunciado a seguir, na ordem em que aparecem. A operacionalização de estratégias dá origem a todo um conjunto de hierarquias, em diferentes ________ e com diferentes perspectivas de tempo. No topo, estão os planos ________, abrangentes e de ________ prazo, seguidos pelos planos a ________ prazo, os quais, por sua vez, dão origem a planos ________ de ________ prazo. a) fases – táticos – médio – curto – estratégicos – longo. b) níveis – operacionais – curto – longo – táticos – médio. c) níveis – estratégicos – longo – médio – operacionais – curto. d) atividades – operacionais – longo – médio – táticos – curto. e) fases – estratégicos – médio – curto – operacionais – médio. www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo Acesse o link a seguir ou baixe um leitor QR Code em seu celular e fotografe o código para ter acesso gratuito aos simulados on-line. E ainda, se for assinante da Casa das Questões, poderá assistir ao vídeo da explicação do professor. http://acasadasquestoes.com.br/prova-imprimir.php?prova=10709656 Gabarito: 1. (98715) Certo 2. (98716) Errado 3. (100390) C 4. (102679) Errado 5. (107674) C 6. (108845) B 7. (108848) D 8. (113381) A 9. (106796) A 10. (106797) C 11. (114445) C 12. (114459) B 13. (112770) E 14. (112771) E 15. (112791) C www.acasadoconcurseiro.com.br 29 2.4. Planejamento Estratégico O pensamento estratégico representa hoje um importante instrumento de adequação organizacional a um ambiente competitivo e turbulento, preparando a organização para enfrentá-lo e utilizando, para isso, suas competências, qualificações e recursos internos, de maneira sistematizada e objetiva. Estratégia tem em sua raiz a expressão “a arte do general”, que remete ao meio utilizado para se atingir os objetivos. Dess, Lumpkin e Eisner definem estratégia como o “conjunto de ações administrativas que possibilitam aos gestores de uma organização mantê-la integrada ao seu ambiente e no curso correto de desenvolvimento, assegurando-lhe atingir seus objetivos e sua missão”. Tratando-se especificamente do Planejamento Estratégico, ele define a maneira pela qual uma organização pretende aplicar uma determinada estratégia para alcançar os objetivos no longo prazo. São características gerais do Planejamento Estratégico: • É orientado para o futuro, projetado para longo prazo; • Envolve toda a organização: é amplo, compreensivo, sintético e sistêmico; • Define a missão, a visão, os objetivos globais e as estratégias organizacionais; • É dinâmico e contínuo – uma forma de aprendizagem organizacional: relacionado com a adaptação da organização a um ambiente mutável, complexo, competitivo e incerto. • Impõe racionalidade às decisões e proporciona rumo (direcionamento) às ações da organização: é um processo de construção do consenso entre os diferentes interesses. • Exige uma análise global da situação: é embasado essencialmente nos problemas e desafios da organização, sendo necessário avaliar o passado (histórico), o presente (posição estratégica) e o futuro, além de fatores internos e externos (ambientais). • Busca fortalecer as sinergias entre recursos, capacidades e potencialidades da organização, facilitando sua interação com o ambiente (adaptação ao ambiente mutável); Chiavenato (2014) relaciona três parâmetros para a definição do planejamento estratégico (conforme figura ao lado): viabilidade externa, capacidade interna e visão compartilhada. Esse conceito assemelha-se à definição da Análise SWOT (ou Matriz SWOT), uma ferramenta de diagnóstico estratégico que consiste em obter e analisar informações internas e externas para direcionar as decisões. Não há consenso na literatura sobre a quantidade e a ordem das fases/etapas do planejamento estratégico. Alguns administradores preferem 30 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo definir os objetivos primeiro e depois fazer o diagnóstico e estabelecer as estratégias; outros priorizam o diagnóstico (análise das ameaças e oportunidades, forças e fraquezas) e somente depois definem os objetivos e as estratégias. Além disso, a situação muda frequentemente, por isso, as análises devem ser feitas continuamente, para acompanhar a evolução de todas as variáveis que afetam a organização. As decisões dos administradores criam novas situações, que precisam ser acompanhadas. Desse modo, o planejamento da estratégia é um processo contínuo e não um procedimento burocrático periódico. Obs: Plano Estratégico é o nome que se dá ao resultado do processo de planejamento estratégico. O plano, portanto, é o produto do planejamento, é o documento que contém as diretrizes e decisões estratégicas de uma organização. As etapas genéricas são: Maximiano define Planejamento Estratégico como o “processo de estruturar e esclarecer os caminhos da organização e os objetivos que ela deve alcançar”. Ele cita as seguintes fases: 1. Análise da situação estratégica presente da organização (onde estamos?): missão, desempenho, resultados alcançados; www.acasadoconcurseiro.com.br 31 2. Análise SWOT: análise do ambiente (quais são as ameaças e oportunidades do ambiente?) e interna (quais são os pontos fortes e fracos dos sistemas internos da organização?); 3. Elaboração do plano estratégico da organização (objetivos = para onde devemos ir? + estratégias = o que devemos fazer para chegar até lá?); 4. Implementação e avaliação. Chiavenato adota a visão de Schermerhorn, definindo um processo de seis fases: 2.4.1. Análise SWOT A Análise SWOT (ou Matriz SWOT) é uma ferramenta e diagnóstico estratégico que consiste em obter e analisar informações internas e externas à instituição para direcionar as decisões. Através do diagnóstico a instituição capta e mantém atualizado o conhecimento em relação ao ambiente e a si própria, identifica e monitora as variáveis que a afetam, se antecipa às mudanças e se prepara para agir. Há diversas metodologias utilizadas para realizar o diagnóstico estratégico (Matriz BCG, Modelo das cinco forças de Porter, Matriz de Ansoff, etc.), porém, na Administração Pública, uma das mais utilizadas é a Matriz SWOT. O termo SWOT vem das iniciais das quatro palavras em inglês Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats, que significam Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. No Brasil também recebe o nome de Matriz FOFA, devido à tradução. 32 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo No Planejamento Estratégico, a matriz SWOT é usada para fazer análise das relações do ambiente externo (ameaças e oportunidades) com o potencial interno da organização (forças e fraquezas). 2.4.1.1. Análise Externa Constitui o estudo relativo ao ambiente externo onde a organização está inserida e visa à melhoria da capacidade de adaptação às mudanças. O ambiente externo das organizações pode ser dividido em Ambiente da Tarefa, aquele mais próximo da organização – concorrência, clientes, fornecedores, agências regulatórias, etc., e Ambiente Geral, comum a todas as organizações, independentemente do ramo de atividade – variáveis políticas, econômicas, sociais e tecnológicas. Trata-se, portanto, de uma análise das condições externas que circundam a organização e que lhe impõem desafios/ameaças e oportunidades. • Ameaça – desafio externo – não é controlado pela organização – que vem de encontro (contra) à estratégia. Suas consequências podem ser anuladas ou minoradas desde que previstas em tempo hábil. Ex: golpe militar, crise cambial, mudança no governo, falta de matéria-prima, etc. • Oportunidade – atributo externo – não é controlado pela organização – que vem ao encontro (a favor) da estratégia e que pode ser positivo desde que reconhecido e aproveitado. Ex: mudança na política governamental, opinião pública favorável, crescimento do país, etc. 2.4.1.2. Análise Interna Aqui a organização passa a estudar a si própria. Sua análise e atenção se voltam para dentro, para suas forças e fraquezas. • Forças – Pontos fortes – vantagem interna e controlável que coloca a organização em posição favorável em relação à concorrência e às ameaças e oportunidades. Ex: tecnologia, integração organizacional, recursos financeiros, logística, incentivo à inovação, marca, etc. www.acasadoconcurseiro.com.br 33 • Fraquezas – Pontos fracos – característica interna e controlável que coloca a organização em posição de desvantagem em relação à concorrência e às ameaças e oportunidades. Ex: quadro desqualificado, instalações precárias, comunicação ineficiente, falta de recursos, etc. 2.4.1.3. Matriz SWOT O cruzamento entre fatores externos e internos fornece elementos para a construção da estratégia da organização. Há quatro tipos de estratégias decorrentes do cruzamento entre forças, fraquezas, ameaças e oportunidades: 1. Sobrevivência: ambiente com predomínio de ameaças x pontos fracos da organização – estratégias de redução de custos, desinvestimento, liquidação do negócio. 2. Manutenção: ameaças x pontos fortes – estratégias de estabilidade (equilíbrio), de nicho de mercado, de especialização de atividades/produtos. 3. Crescimento: ambiente com predomínio de oportunidades x pontos fracos da organização – inovação, internacionalização, joint venture (parceria), expansão. 4. Desenvolvimento: oportunidades x pontos fortes – novos mercados, produtos, capacidades. A seguir, o exemplo de matriz SWOT de uma prefeitura. 34 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 2.4.2. Missão, Visão, Valores e Objetivos Estratégicos Enquanto a missão define a razão de ser da organização e a visão proporciona uma imagem do que ela quer ser no futuro, os objetivos estabelecem resultados concretos que se pretende alcançar dentro de um prazo de tempo específico. 2.4.2.1. Missão A missão é uma declaração sobre a razão de ser da organização: o que a organização é, qual seu propósito e como pretende atuar no seu dia a dia. Representa sua identidade, portanto, traduz o sistema de valores e é duradoura (atemporal). Não pode ser ampla demais (sob risco de não especificar o que a organização faz), nem restrita demais (a ponto de minimizar as ações da organização). A declaração de missão deve responder “por que existimos?”. A missão está ligada diretamente aos objetivos institucionais e aos motivos pelos quais a organização foi criada, na medida em que representa a sua razão de ser. Não deve ser confundida com os produtos ou serviços ofertados pela instituição. Em geral, a missão está alinhada com os seguintes aspectos: • A razão de ser da organização; • O papel na sociedade; • A natureza do negócio; Poder Judiciário: realizar justiça. Receita Federal: exercer a administração tributária e aduaneira com justiça fiscal e respeito ao cidadão, em benefício da sociedade. 2.4.2.2. Visão A visão representa aquilo que a organização deseja ser no futuro. Busca criar uma imagem que desafie e mobilize as pessoas. É estabelecida sobre os fins da instituição e corresponde à direção suprema que a organização busca, o destino que se pretende transformar em realidade. A visão de futuro é aquela que detecta os sinais de mudança, identificando oportunidades e ameaças, e direciona os esforços, inspirando e transformando produtivamente um propósito em ação, em fato concreto. Características da Visão: • Situação altamente desejável, aquilo que a organização quer ser no futuro; • Desafiadora, mas possível, com potencial de mobilização; • Clara e concisa; • Coerente com a missão; • Característica temporal – longo prazo, mas não permanente. www.acasadoconcurseiro.com.br 35 Poder Judiciário: ser reconhecido pela Sociedade como instrumento efetivo de justiça, equidade e paz social. Receita Federal: ser uma instituição de excelência em administração tributária e aduaneira, referência nacional e internacional. 2.4.2.3. Valores Os valores são os atributos e virtudes da organização, as suas qualidades. Refletem as crenças fundamentais, os princípios, as convicções dominantes para a maioria das pessoas da organização. São virtudes que se pretende preservar e incentivar. Os valores atuam como motivadores que orientam e direcionam as ações das pessoas na organização e na tomada de decisões, contribuindo para a unidade e a coerência do trabalho. Servem como padrão de comportamento e fornecem sustentação a todas as principais decisões da organização. Poder Judiciário: credibilidade; acessibilidade; celeridade; ética; imparcialidade; modernidade; probidade; responsabilidade social e ambiental; transparência. Receita Federal: respeito ao cidadão, integridade, lealdade com a instituição, legalidade, profissionalismo e transparência. 2.4.2.4. Objetivos Estratégicos Em termos resumidos, pode-se dizer que objetivos são os fins ou estados futuros que desejam alcançar por meio da aplicação de recursos. No Planejamento Estratégico, os objetivos são desafios que, se alcançados, são suficientes para a concretização da visão de futuro da organização. Representam um conjunto de prioridades que esclarecem o que a estratégia quer alcançar e o que é crítico para o seu sucesso. São de longo prazo e cobrem a organização como um sistema global. Nos objetivos estratégicos, os resultados pretendidos incidem sobre os grandes desafios institucionais e, portanto, devem ser definidos por pessoas pertencentes ao nível estratégico da organização (alta administração), que determinarão os pontos de concentração de seus esforços. Devem ser coerentes com a missão, visão e os valores da organização e estar de acordo com os recursos humanos, físicos, tecnológicos, políticos e financeiros. Os prazos porventura estabelecidos devem ser plausíveis. Caracterizam-se por serem aceitáveis, flexíveis, mensuráveis, motivadores, inteligíveis e alcançáveis. Exemplo de alguns objetivos estratégicos: Aperfeiçoar a aplicação dos recursos; Ampliar e adequar a rede de atendimento; Desenvolver cultura voltada aos valores, aos resultados e à responsabilidade socioambiental; Promover a valorização e a qualidade de vida das pessoas; Simplificar e desburocratizar normas e processos e uniformizar procedimentos. 36 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 2.4.2.5. Metas Meta é um nível de desempenho que deve ser medido e realizado dentro de determinado prazo. É uma etapa a ser realizada para o alcance do objetivo ou da missão. Exemplo: diminuir em 5% os casos de câncer de mama no prazo de cinco anos no RS. As metas devem refletir a realidade atual da organização e devem servir de motivação para a melhoria dos processos e identificação de aspectos falhos. Se uma meta não é alcançada, ou ela está superestimada ou existe algum problema no processo que precisa ser tratado. Existe um acrônimo conhecido que auxilia a definição correta de metas: S.M.A.R.T. S – Specific (Específico) – não se deve deixar espaço a interpretações duvidosas. Quanto mais detalhada for a meta, melhor será sua compreensão e maiores suas chances de ser atingida. Por exemplo, em vez de definir “Aumentar as vendas em 10%”, uma meta melhor seria “Obtenção de 10% no aumento de vendas nacionais na área de negócios A pela equipe X, no próximo ano fiscal, sem redução da margem de lucros e mantendo o nível de satisfação do cliente.”. M – Measurable (Mensurável) – qualquer meta que não possa ser claramente medida, ou transformada em um número, permite a manipulação e interpretação para que os interessados o considerem atingido ou não. A – Attainable (Atingível) – devem ser agressivas, mas nunca impossíveis de atingir. Definir números que nunca poderão ser obtidos causa frustração e desânimo. O “A” também é algumas vezes chamados de “Agreed Upon” (feito em comum acordo). Isto significa que todos os envolvidos na definição e execução da meta a conhecem e estão de acordo com sua viabilidade e benefícios. R – Realistic (Realista) – ao considerar o realismo, deve-se pensar em fatores como: A equipe aceitará perseguir o objetivo? Este objetivo está alinhado com a missão e visão da organização? Algum princípio ético é ferido com este objetivo? T – Timely (Em Tempo) – significa que além do início e fim do período de busca da meta serem bem definidos, este período não deve ser tão curto que a torne impossível, nem tão longo que cause uma dispersão da iniciativa com o tempo. O T também pode ser “Tangible” (Tangível) – uma meta que possa ser sentida e observada tem maior chance de ser realizada. • Obs: alguns autores tratam Objetivo como sinônimo de Meta. Entretanto, a essência da diferença está em que o Objetivo Estratégico costuma ser um alvo qualitativo, enquanto a Meta é um alvo quantitativo. Meta é a quantificação de um objetivo. 2.4.3. Outras definições importantes 2.4.3.1. Referencial Estratégico O referencial estratégico representa o estágio inicial do planejamento organizacional. Compreende um conjunto de passos pelos quais são identificados o negócio, a missão, a visão de futuro e os valores institucionais; também é elaborado diagnóstico de ambiente, que compreende a análise de fatores internos e externos à organização capazes de influenciar sua atuação. www.acasadoconcurseiro.com.br 37 2.4.3.2. Fatores Críticos de Sucesso São aspectos condicionantes do alcance dos objetivos. São os fatores que influenciam fortemente no alcance dos resultados, que impactam no sucesso organizacional. A identificação dos fatores críticos na fase de planejamento é de fundamental importância para a realização da missão organizacional. Exemplo: na venda de sorvetes, um fator crítico é a refrigeração do produto – sem ela não há sorvete –, logo, a empresa deve pensar em alternativas e traçar planos para evitar a falta de refrigeração. 2.4.3.3. Benchmarking É o processo de análise referencial da empresa perante outras empresas do mercado, incluindo o aprendizado do que estas empresas fazem de melhor, bem como a incorporação destas realidades de maneira otimizada e mais vantajosa para a empresa que aplicou o benchmarking. É um processo que visa comparar as melhores práticas do mercado, avaliando produtos, serviços e práticas daquelas organizações que são reconhecidas como líderes. Ex: a empresa X quer melhorar seus resultados. Para isso ela avalia produtos, serviços e processos de trabalho da empresa Y (que é reconhecida como a detentora das melhores práticas no mercado), com a finalidade de comparar desempenhos e identificar oportunidades de melhoria. Essa avaliação pode ser aplicada a qualquer função – produção, vendas, recursos humanos, engenharia, pesquisa e desenvolvimento, distribuição etc. – e produz melhores resultados quando implementada na empresa como um todo. O benchmarking pode ser: • Externo – quando proveniente de outra organização (deve-se tomar cuidado para não confundir com espionagem) • Interno – dentro da própria corporação. Uma área utiliza práticas de sucesso de outras áreas. Exemplo: o Sistema Toyota de produção – produção enxuta, lotes pequenos, maior variedade de produtos, eliminação de falhas, controle de qualidade, melhoria contínua – revolucionou a indústria japonesa e passou a ser uma referência mundial, copiado por muitas empresas em todo o mundo. 2.4.3.4. Stakeholders Também chamados de partes interessadas, são as pessoas, grupos ou entidades afetadas pela atividade da organização, ou que possuem interesse em quaisquer processos executados ou resultados gerados pela mesma. • 38 Stakeholders primários: indivíduos ou grupos que exercem impacto direto sobre a organização – empregados, fornecedores, clientes, concorrentes, investidores e proprietários. www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo • Stakeholders secundários: indivíduos ou grupos que não estão diretamente ligados às atividades da organização, mas que podem exercer influência sobre ela – governo, ONG’s, comunidade, imprensa etc. Obs: não confundir com Shareholders, que são os acionistas, ou seja, todos aqueles que possuem parte da organização. Exemplo: uma associação de pescadores é parte interessada na construção de uma hidrelétrica, pois esta vai transformar o rio de onde retiram seu sustento. Da mesma forma, os fornecedores do material da represa, a comunidade beneficiada com a riqueza decorrente da obra, os acionistas privados – se houver –, os trabalhadores, os sindicatos, as ONGs preocupadas com o impacto ambiental e o governo são alguns dos stakeholders. www.acasadoconcurseiro.com.br 39 Questões 1. (97746) FGV – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Análise SWOT Considerando essa situação hipotética, julgue o item subsequente. Na análise dos ambientes interno e externo, a equipe de planejamento de uma organização pública do poder judiciário estadual optou pelo uso da matriz SWOT, também conhecida como análise FOFA, que contempla as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Caso a UNICA tenha definido que “todos os seus cursos sejam avaliados com nota máxima até 2020”, então esta definição estabelece sua missão. Como uma fraqueza (weakness), a equipe poderia indicar: 3. (102159) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Análise SWOT a) a inexistência de um projeto de gestão do conhecimento diante do avanço da aposentadoria de servidores; b) a autorização pelo poder executivo para realização de novos concursos para contratação de servidores; c) a perspectiva de baixo crescimento do PIB nacional e estadual; d) o avanço da tecnologia da informação para a virtualização dos processos; e) o crescimento da cultura de judicialização na sociedade. Com referência à gestão da qualidade e ao planejamento estratégico, julgue os itens seguintes. 2. (98714) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Missão, Visão, Valores e Objetivos, Planejamento Estratégico A universidade UNICA, instituição de grande porte, voltada à promoção do ensino, pesquisa e extensão de nível superior, que oferece cursos de graduação e pós-graduação e diversas áreas do conhecimento, planeja uma forma de se preparar para desafios atuais e futuros, decorrentes de alterações nos cenários econômico, social, político e mundial. Em função dessas alterações, algumas decisões já foram tomadas com base em estudos já desenvolvidos nas mais diversas áreas. ( ) Certo ( ) Errado Se uma empresa antevir que não conseguirá manter o nível de qualidade de um de seus produtos devido à falta de uma matéria-prima no mercado, a qual é insubstituível em médio prazo, essa falta, de acordo com a matriz SWOT, constituirá um ponto fraco para a empresa em questão. ( ) Certo ( ) Errado 4. (102175) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Planejamento Estratégico, Missão, Visão, Valores e Objetivos Acerca da gestão e do planejamento estratégico, julgue os itens subsequentes. Uma organização não contrariará a natureza do seu campo de atuação, caso atue estrategicamente em uma área de negócio fora da abrangência de sua missão. ( ) Certo www.acasadoconcurseiro.com.br ( ) Errado 41 5. (102198) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Estratégia, Planejamento Estratégico 8. (99715) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Estratégia, Análise SWOT Com relação à gestão estratégica, julgue o item seguinte. A respeito de planejamento estratégico e processos associados, bem como de metas estratégicas e resultados pretendidos, julgue o item a seguir. O planejamento estratégico pode ser desenvolvido por meio das seguintes etapas: determinação dos objetivos; análise ambiental externa; análise organizacional interna; formulação das alternativas estratégicas e escolha das estratégias; elaboração do planejamento e sua implantação mediante planos táticos e planos operacionais. ( ) Certo ( ) Errado 6. (102199) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Análise SWOT Com relação à gestão estratégica, julgue o item seguinte. O resultado da análise por intermédio da matriz SWOT permite a definição dos objetivos estratégicos e das metas para a organização, uma vez que um dos objetivos é a identificação dos rumos que a organização deverá seguir. ( ) Certo ( ) Errado 7. (99713) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Planejamento Estratégico, Missão, Visão, Valores e Objetivos A respeito de planejamento estratégico e processos associados, bem como de metas estratégicas e resultados pretendidos, julgue o item a ; xseguir. Antes das estratégias para o alcance dos objetivos, a empresa deve definir sua missão organizacional, ou seja, seu objetivo principal a ser perseguido: o ponto ao qual ela deverá chegar no futuro próximo ou distante. ( 42 ) Certo ( ) Errado Um exemplo de estratégia de crescimento que pode ser usada quando a empresa possui predominância de pontos fracos, mas encontra situações favoráveis no ambiente externo, é a estratégia de joint venture, na qual duas empresas se associam para fabricar um produto esperando ganhar maior participação no mercado. ( ) Certo ( ) Errado 9. (102681) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Planejamento Estratégico, Missão, Visão, Valores e Objetivos, Balanced Scorecard No que se refere à missão, aos indicadores e aos objetivos do planejamento estratégico, bem como à cadeia de valor e ao BSC (balanced scorecard), julgue o item subsequente. As missões do planejamento estratégico detalham e especificam os objetivos, isto é, o conjunto de missões constitui uma forma efetiva de tornar o objetivo real. ( ) Certo ( ) Errado 10. (107673) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Análise SWOT No que se refere à utilização da ferramenta SWOT para a análise de cenário, assinale a opção correta. a) As fraquezas são variáveis externas que podem prejudicar o alcance dos objetivos, devendo, por isso, ser constantemente monitoradas pelos gestores. b) A análise das ameaças e oportunidades advindas do ambiente externo da organização é mais importante que a análise www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo dos pontos fracos e fortes de seu ambiente interno. c) As ameaças, fatores do ambiente externo que impactam diretamente nas organizações, não podem ser controladas, mas seus efeitos podem ser amenizados, considerando-se as características internas da organização. d) Oportunidades são variáveis internas e controláveis que propiciam uma condição favorável para a empresa. e) As ameaças e oportunidades apresentam-se de forma semelhante para as empresas que atuam no mesmo ramo de negócio, cabendo a cada uma neutralizar as ameaças e aproveitar as oportunidades, assegurando, assim, vantagem competitiva. 11. (114495) ESAF – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Análise SWOT, Gestão Estratégica Uma ferramenta bastante utilizada na formulação de estratégias é a matriz SWOT (S ─ Strengths, W ─ Weaknesses, O ─ Opportunitiese T ─ Threats). Nesse sentido, assinale a opção que está correta. empresa, visto que desestabiliza as estratégias elaboradas. 12. (115110) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Análise SWOT, Gestão Estratégica Julgue o item seguinte, referente a planejamento estratégico e estratégias organizacionais. Entre as estratégias organizacionais mais praticadas, destacam-se a estratégia de sobrevivência, para quando o ambiente e a empresa estiverem em situação inadequada ou apresentarem perspectivas caóticas; a estratégia de manutenção, para o caso de a empresa identificar um ambiente com ameaças, mas dispor de uma série de pontos fortes; a estratégia de crescimento, para quando a empresa tiver predominantemente pontos fracos, mas o ambiente proporcionar situações favoráveis; e a estratégia de desenvolvimento, para quando houver predominância de pontos fortes e de oportunidades. ( ) Certo ( ) Errado a) A matriz SWOT confronta as ameaças e as oportunidades do ambiente com as forças e as fraquezas da organização, gerando insumos para as estratégias da organização. b) O principal objetivo da matriz SWOT é permitir um olhar objetivo sobre as ameaças que compõem seu negócio, isso possibilita que você possa desenvolver e firmar bem sua estratégia empresarial. c) No processo de elaboração de estratégias competitivas, as empresas devem analisar, de forma secundária, os aspectos relativos ao ambiente externo. d) A oportunidade consiste em uma circunstância que, se bem explorada no ambiente organizacional, contribui para a redução da competitividade estratégica. e) A capacidade de inovação no ambiente organizacional é considerada uma ameaça à estratégia competitiva de uma www.acasadoconcurseiro.com.br 43 Acesse o link a seguir ou baixe um leitor QR Code em seu celular e fotografe o código para ter acesso gratuito aos simulados on-line. E ainda, se for assinante da Casa das Questões, poderá assistir ao vídeo da explicação do professor. http://acasadasquestoes.com.br/prova-imprimir.php?prova=10709812 Gabarito: 1. (97746) A 2. (98714) Errado 3. (102159) Errado 4. (102175) Errado 5. (102198) Certo 6. (102199) Certo 7. (99713) Errado 8. (99715) Certo 9. (102681) Errado 10. (107673) C 11. (114495) A 12. (115110) Certo 44 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 2.5. Balanced ScoreCard – BSC Por volta de 1990, os métodos de avaliação de performance das organizações eram fundados apenas em dados financeiros (lucros, custos etc.). Dois pesquisadores, Kaplan e Norton, publicaram um artigo demonstrando que apenas os dados financeiros não bastavam para retratar a complexidade de uma organização. Para captar toda essa complexidade da performance na organização eram necessárias outras perspectivas além da financeira (era necessário observar outros tipos de indicadores de desempenho). Nascia, nesse momento, o Balanced Scorecard (BSC), uma expressão que, traduzida, significa algo como “Placar Balanceado de Desempenho”. A proposta dos autores media o desempenho organizacional por meio de quatro perspectivas: financeira, do cliente, de processos internos e, por fim, de aprendizado e crescimento. O BSC, utilizando essas quatro perspectivas, leva à criação de uma rede de indicadores de desempenho que deve atingir todos os níveis organizacionais, tornando-se, assim, uma ferramenta para comunicar e promover o comprometimento geral com a estratégia de longo prazo da corporação. 2.5.1. As Quatro Perspectivas 1. Financeira: Monitora se a estratégia da empresa está contribuindo para a melhoria dos resultados financeiros. As metas financeiras se relacionam com rentabilidade, crescimento e valor para os acionistas. Os objetivos financeiros servem de foco para os objetivos e medidas das outras perspectivas do BSC; qualquer medida selecionada deve fazer parte de uma cadeia de relações de causa e efeito que culminam com a melhoria do desempenho financeiro. Exemplos de indicadores: Ativo total, Custos totais, Taxa de crescimento anual, Rentabilidade do capital próprio, Preço da ação, etc. 2. Clientes/Mercado: Pressupõe definições quanto ao mercado e segmentos nos quais a organização deseja competir. A organização deverá traduzir em medidas específicas (indicadores) os fatores importantes para os clientes. A proposta é monitorar como a empresa entrega real valor ao cliente certo. É uma perspectiva focada em como criar valor de forma sustentável e diferenciada para os clientes, por meio da sua conquista, satisfação e retenção, com consequente aumento da rentabilidade dos mesmos e de participação de mercado, indicadores estes com relações de causa e efeito entre si. Permite o alinhamento das medidas essenciais de resultados em relação aos clientes (satisfação, fidelidade, retenção, captação e lucratividade). Exemplos de indicadores: Número de clientes, Clientes novos, Clientes perdidos, Participação de mercado, Vendas anuais por cliente, Número de reclamações, etc. www.acasadoconcurseiro.com.br 45 3. Processos Internos (perspectiva interna): as perspectivas financeira e de clientes são de resultados. A perspectiva de processos internos é o meio para atingir tais resultados. Um dos desafios na criação do scorecard é identificar os processos internos críticos que dão suporte às perspectivas anteriores e que levam a estratégia da empresa ao sucesso; outro desafio é identificar novos processos críticos que necessitam ser desenvolvidos e monitorados para atingir a excelência no cumprimento do planejamento estratégico. Kaplan e Norton recomendam que os executivos definam uma cadeia de valor completa dos processos internos: inicia com o processo de inovação – identificação das necessidades atuais e futuras dos clientes e desenvolvimento de novas soluções para essas necessidades -; prossegue com os processos de operações – entrega dos produtos e prestação dos serviços aos clientes existentes –; e termina com o serviço pós-venda – que complementam o valor proporcionado aos clientes pelos produtos ou serviços. Exemplos de indicadores: Giro de estoques; Índice de retrabalhos; Prazos de entrega; Porcentagem de defeitos; Novos produtos lançados; Emissões ao meio ambiente, etc. 4. Aprendizado e Crescimento/Inovação: organizações com condição de serem cada vez melhores são aquelas com capacidade de aprender. A capacitação da organização se dará por meio dos investimentos em tecnologia, em pesquisa e desenvolvimento, em sistemas e procedimentos e nas pessoas. Os objetivos de Aprendizado e Crescimento descrevem como pessoas, tecnologia e clima organizacional se conjugam para sustentar a estratégia. Esses ativos intangíveis são a fonte definitiva de criação de valor sustentável. Em outras palavras, busca criar um ambiente propício à mudança e ao crescimento por meio de questões relacionadas à motivação, habilidades e produtividade dos funcionários, alinhamentos das tecnologias e sistemas de informação. Segundo Kaplan e Norton (1997), o aprendizado e crescimento organizacional provêm de três principais fontes: as pessoas, os sistemas e os procedimentos organizacionais. Para que essas três fontes trabalhem e contribuam de forma mais eficiente possível para o atingimento dos objetivos das demais perspectivas já vistas, é necessário que as empresas invistam em capacitação de funcionários, reciclagem de tecnologia de informação e de sistemas e no alinhamento das rotinas diárias à gestão estratégica. Há três categorias principais de ativos intangíveis nessa perspectiva: a) capital humano, que envolve habilidade, talento e know-how dos funcionários; b) capital da informação, que envolve a disponibilidade de sistemas, redes e infraestrutura de informação; c) capital organizacional, referente à capacidade de mobilização e sustentabilidade das mudanças. Exemplos de indicadores: Nº de acidentes no mês, Investimento em treinamentos por funcionário, Índice de absenteísmo, Rotatividade de empregados etc. 46 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo A figura a seguir representa as quatro perspectivas do BSC. Vistas de maneira integrada, as quatro perspectivas do Balanced Scorecard traduzem o conhecimento, habilidades e sistemas que os funcionários precisarão (seu aprendizado e crescimento), para inovar e construir as capacidades estratégicas certas e eficientes (processos internos) que entregarão valor específico ao mercado (clientes), os quais, eventualmente, proporcionarão o aumento do valor ao acionista (financeiro). Importante ressaltar que as quatro perspectivas não são um modelo rígido. Kaplan e Norton admitem que, de acordo com as circunstâncias, uma organização pode renomear ou criar suas próprias perspectivas. Ao medir o desempenho organizacional por meio das quatro perspectivas, o BSC permite que as organizações acompanhem o desempenho financeiro passado (tangível) e, ao mesmo tempo, os vetores que impulsionam o desempenho futuro (a construção de capacidades e a aquisição de ativos intangíveis). 2.5.2. A Evolução do BSC Tratado inicialmente como um sistema de medição de desempenho baseado em indicadores, o BSC evoluiu e hoje é considerado uma ferramenta de gestão da estratégia. Três princípios permitem a integração do Balanced Scorecard à estratégia empresarial: 1. Relações de causa e efeito – os objetivos e medidas definidos para cada perspectiva devem estar integrados por meio de uma relação de causa e efeito. O processo se inicia por uma abordagem top-down (de cima para baixo): os objetivos e medidas da perspectiva dos clientes são definidos de acordo com os objetivos e medidas da perspectiva financeira; os objetivos e medidas da perspectiva dos processos internos com base nos objetivos e medidas da perspectiva dos clientes; e os da perspectiva de aprendizagem e crescimento com base nos objetivos e medidas dos processos internos. www.acasadoconcurseiro.com.br 47 2. Resultados de desempenho – O processo de construção do BSC esclarece os objetivos estratégicos e identifica um pequeno número de vetores críticos que determinam esses objetivos (indicadores). O BSC deve ser uma combinação de indicadores de resultados (ocorrências – lagging indicators) e indicadores de tendência (leading indicators). As medidas de desempenho definem a forma de como os resultados serão alcançados e indicam se a implementação da estratégia está se dando de forma correta. 3. Relação com os fatores financeiros – o BSC deve enfatizar bem os resultados financeiros (considerado o objetivo maior na administração privada). Com base nesses três princípios, os componentes de cada perspectiva (objetivos, indicadores, metas e iniciativas) formam a estrutura que traduz a estratégia em termos operacionais (desdobra e comunica a estratégia para as áreas e para as pessoas). Para entender como funciona essa estrutura de tradução e desdobramento da estratégia, veja a figura a seguir, que mostra a relação entre os cinco componentes principais do BSC. 1. Mapa Estratégico: é a representação visual da estratégia. Mostra a interdependência e as relações de causa e efeito entre os objetivos de cada uma das quatro perspectivas. 2. Objetivos estratégicos: são os fins a serem perseguidos pela organização para o cumprimento de sua missão institucional e o alcance de sua visão de futuro. Constituem elo entre as diretrizes de uma instituição e seu referencial estratégico. Traduzem, consideradas as demandas e expectativas dos clientes, os desafios a serem enfrentados pela organização num determinado período 48 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 3. Indicadores: são padrões utilizados para avaliar e comunicar um desempenho alcançado frente a um resultado esperado. Possuem, sempre, unidades de medidas associadas (quantidade, percentual, dias etc.). Podem ser de resultado ou de tendência. Os indicadores de resultado medem se os objetivos foram alcançados após um período de tempo. Já os indicadores de tendência medem os meios, os processos, e permite que as organizações ajustem os comportamentos ao desempenho. 4. Metas: representam os níveis de desempenho ou de melhoria requeridos para o alcance de um objetivo estratégico. 5. Iniciativas: conjunto de ações necessárias ao alcance dos objetivos estratégicos e ao preenchimento das lacunas de desempenho existentes. Frequentemente são projetos, programas e planos de ação. Percebe-se, portanto, que por meio das suas quatro perspectivas e dos seus cinco componentes, o BSC consegue equilibrar (balancear): • objetivos de curto e longo prazos; • medidas financeiras e não financeiras; • indicadores de tendência (leading) e de ocorrência (lagging); • perspectivas internas e externas de desempenho. Outra forma de enxergar esse desdobramento pode ser vista na figura a seguir, que mostra a relação da missão, da visão, dos valores e da estratégia com o BSC. No bloco superior, percebe-se que a Missão da organização é o ponto de partida, pois é sua razão de ser. Os Valores colaboram com a missão e, assim como ela, são mais estáveis ao longo do tempo. A Visão é temporal e focada no futuro, colocando a organização em movimento, em direção a mudanças. A Estratégia desenvolve-se e evolui para adaptar-se às mudanças no ambiente externo e nas competências internas. No bloco intermediário tem-se o Mapa Estratégico e o BSC, que representam a implementação da estratégia (tradução e mensuração). O mapa descreve a lógica da estratégia (relação de causa-efeito entre objetivos), enquanto o BSC coloca a visão em movimento, pois traduz os objetivos do mapa em indicadores e metas. Conclui-se, a partir da análise das duas figuras anteriores, que o BSC traduz a missão e a estratégia num conjunto abrangente de medidas de desempenho (indicadores de cada perspectiva) que serve de base para um sistema de medição e gestão da estratégia. www.acasadoconcurseiro.com.br 49 2.5.3. A Gestão Estratégica usando o BSC Kaplan e Norton citam cinco princípios da organização focalizada na estratégia: 50 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 1. Traduzir a Estratégia em Termos Operacionais: não é possível implementar a estratégia sem descrevê-la. Deve-se identificar os objetivos centrais a serem perseguidos, evidenciar as relações de causa e efeito de forma compreensível, definir indicadores, metas e iniciativas. 2. Mobilizar a Mudança por meio da Liderança Executiva: a mudança demanda trabalho em equipe e foco nos resultados. Sem o envolvimento da alta administração as mudanças não ocorrerão e a estratégia não será implementada. 3. Fazer da Estratégia um Processo Contínuo: a organização deve tornar a discussão sobre estratégia uma atividade corriqueira dos funcionários, por meio de reuniões periódicas, relatórios abertos, integração do gerenciamento tático e do gerenciamento estratégico em um único processo ininterrupto e contínuo. 4. Transformar a Estratégia em Tarefa de Todos: exige-se que todos os empregados compreendam a estratégia e conduzam suas tarefas cotidianas de modo a contribuir para seu êxito. São usados geralmente três processos diferentes para o comprometimento dos empregados com a estratégia: Comunicação e Educação; Desenvolvimento de objetivos pessoais e de equipes (os empregados devem compreender sua capacidade de influenciar a implantação bem-sucedida da estratégia); Sistemas de incentivos e recompensas. 5. Alinhar a Organização para Criar Sinergias: as organizações são projetadas em torno de diversas especialidades, e cada uma tem seu próprio corpo de conhecimentos, linguagem e objetivos. Deve-se romper com o isolamento das áreas funcionais e utilizar a estratégia para criar sinergias entre as unidades de negócios. Para os autores, o BSC seria um modelo capaz de inserir a estratégia no centro dos processos gerenciais e, assim, criar “organizações orientadas para estratégia”. O modelo apoia-se nos seguintes processos-chave: • Esclarecimento, consenso e atualização da estratégia; • Comunicação da estratégia a toda organização; • Alinhamento das metas de departamentos e indivíduos à estratégia; • Associação dos objetivos estratégicos com as metas de longo prazo e os orçamentos anuais; • Identificação e alinhamento das iniciativas estratégicas; • Alinhamento das revisões estratégicas e operacionais; • Obtenção de feedback para fins de conhecimento e aperfeiçoamento da estratégia. O papel do BSC como “estrutura de ação para a estratégia”: www.acasadoconcurseiro.com.br 51 Há três papéis críticos para a construção e incorporação do BSC: 1. Arquiteto: responsável pela construção e incorporação do BSC ao sistema gerencial (é o "gerente de projeto" do BSC). Costuma ser um alto executivo de uma área de apoio. 2. Comunicador: faz o marketing interno – comunica as novas estratégias aos funcionários e incentiva o fornecimento de feedback. 3. Agente de Mudanças: é um representante do executivo principal. Seu papel é ajudar a incorporar o BSC aos processos gerenciais – moldar a rotina de uso do novo sistema gerencial (o BSC). Resumo: Em uma visão moderna, pode-se definir o BSC como uma ferramenta que traduz de forma balanceada e integrada a visão e a estratégia da organização por meio de um mapa coerente com objetivos estratégicos organizados em diferentes perspectivas (financeira, do cliente, dos processos internos e do aprendizado & crescimento), sendo interligados em uma relação de causa e efeito. Além disso, o BSC promove o vínculo destes objetivos com indicadores de 52 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo desempenho, metas e planos de ação. Desta maneira, é possível gerenciar a empresa de forma integrada e garantir que os esforços da organização estejam direcionados para a estratégia. 2.5.4. BSC na Administração Pública O modelo básico do BSC tem por pressuposto uma organização com fins lucrativos. Nesse sentido, a perspectiva financeira é a última e mais importante para este tipo de organização. Esse não é o caso de organizações sem fins lucrativos, como ONGs e o Governo. Em outra abordagem, Kaplan e Norton (2000) citam o caso do Conselho Municipal da cidade de Charlotte que desenvolveu um modelo diferente. Para lidar com temas estratégicos da cidade foi desenvolvido um modelo de BSC onde a perspectiva do cliente (cidadãos) foi colocada no topo do BSC e a perspectiva financeira tornou-se a habilitadora da perspectiva do cidadão. Diversos autores propuseram distintas soluções para organizações públicas, seja substituindo a perspectiva Financeira por outra, seja incluindo uma nova perspectiva no topo. Exemplos: • Passos (2004) – perspectiva Fiduciária: relaciona-se com a redução de desperdícios e desvio de recursos públicas, de forma a beneficiar o principal cliente: a sociedade. • Pedro (2004) – inclui a Missão da Organização como objetivo final. • Muller (2001) – perspectiva Social. www.acasadoconcurseiro.com.br 53 Questões 1. (98730) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Balanced Scorecard Julgue o próximo item, referente a administração geral e pública Uma das vantagens trazidas pelo emprego do balanced scorecard é a possibilidade de se alinharem os objetivos individuais com os objetivos estratégicos da organização. ( ) Certo ( ) Errado 2. (102226) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Balanced Scorecard Acerca de gestão estratégica, julgue o item a seguir. O balanced scorecard determina as iniciativas ou os planos de ação a ser implantados para que os objetivos estratégicos da organização sejam atingidos. ( ) Certo ( ) Errado 3. (102696) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Balanced Scorecard No que se refere à missão, aos indicadores e aos objetivos do planejamento estratégico, bem como à cadeia de valor e ao BSC (balanced scorecard), julgue o item subsequente. BSC é uma ferramenta que visa traduzir a missão e a estratégia da empresa em objetivos e medidas organizadas em perspectivas financeiras, dos clientes, dos processos internos e, por fim, do aprendizado e do desenvolvimento. ( ) Certo ( ) Errado 4. (102697) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Balanced Scorecard, Níveis de Planejamento Acerca de conceitos relacionados ao planejamento estratégico e aos indicadores de desempenho, julgue o item subsequente. O BSC (balanced scorecard), adaptado ao setor público, constitui uma ferramenta de planejamento estratégico de curto prazo, mas é incompleta, por não fornecer um sistema de medidas para acompanhamento e avaliação da organização. ( ) Certo ( ) Errado 5. (103522) FCC – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Balanced Scorecard, Gestão Estratégica O Balanced Scorecard é um instrumento de apoio à gestão estratégica, que visa fornecer uma visão de conjunto dos fatores críticos de sucesso para as organizações e enfatiza as seguintes dimensões ou perspectivas, EXCETO: a) b) c) d) e) Financeira. Processos internos. Aprendizagem organizacional. Política. Mercadológica (do cliente). 6. (114451) FGV – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Gestão Estratégica, Balanced Scorecard O Balanced ScoreCard – BSC é responsável por traduzir os objetivos estratégicos em indicadores de desempenho classificados em quatro perspectivas: financeira, clientes, processos internos, e aprendizagem e crescimento organizacional. Embora largamente utilizado em empresas públicas e privadas, www.acasadoconcurseiro.com.br 55 quando implementado nas organizações públicas duas dessas perspectivas precisam ser adaptadas: a) “clientes”; “aprendizagem e crescimento organizacional”; b) “financeira”; “clientes”; c) “processos internos”; “clientes”; d) “financeira”; “processos internos”; e) “processos internos”; “aprendizagem e crescimento organizacional” comprometimento geral com a estratégia de ___________ da corporação. a) Kaplan e Newton – indicadores de conteúdo – longo prazo b) Kaplan e Norton – indicadores de desempenho – longo prazo c) Norton e Keller – indicadores de desempenho – curto d) Keller e Newton – indicadores de desempenho – longo prazo e) Kaplan e Norton – indicadores de conteúdo – curto prazo 7. (114476) FCC – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Balanced Scorecard, Gestão Estratégica 9. (114606) FCC – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Balanced Scorecard, Gestão EstratégiO Balanced Scorecard − BSC corresponde a ca um modelo de gestão estratégica que alinha missão, visão e estratégia da organização a De acordo com os aprimoradores do conum conjunto de indicadores ceito de Balanced Scorecard– BSC, são definidos quatro processos gerenciais para sua a) classificados como forças, fraquezas, implementação EXCETO: ameaças e desafios. b) divididos entre individuais e corporatia) Tradução da visão. vos. b) Comunicação e ligação. c) que levam em conta, entre outras, a c) Especificação de requisitos de negócio. perspectiva dos clientes. d) Planejamento do negócio. d) entre os quais predominam os de natue) Feedback e aprendizado. reza procedimental. e) dos quais se excluem os de natureza estritamente financeira. 8. (112773) A CASA DAS QUESTÕES – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Balanced Scorecard, Gestão Estratégica Eleja a alternativa que preenche corretamente as lacunas do enunciado abaixo na ordem em que aparecem. Foram pesquisadores fundamentais para o desenvolvimento do Balanced Score Card (BSC) ____________. O BSC, utilizando-se das perspectivas financeira, do cliente, de processos internos e de aprendizado/ crescimento, leva à criação de uma rede de _____________ que deve atingir todos os níveis organizacionais, tornando-se uma ferramenta para comunicar e promover o 56 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo Acesse o link a seguir ou baixe um leitor QR Code em seu celular e fotografe o código para ter acesso gratuito aos simulados on-line. E ainda, se for assinante da Casa das Questões, poderá assistir ao vídeo da explicação do professor. http://acasadasquestoes.com.br/prova-imprimir.php?prova=10709720 Gabarito: 1. (98730) Certo 2. (102226) Certo 7. (114476) C 8. (112773) B 9. (114606) C 3. (102696) Certo 4. (102697) Errado www.acasadoconcurseiro.com.br 5. (103522) D 6. (114451) B 57 3. ORGANIZAÇÃO A palavra Organização pode ter vários sentidos dentro da Administração. Os dois mais comuns são: 1) Entidade (uma instituição, associação, empresa, órgão público); 2) Função Organizar (processo de organizar a forma como trabalho será realizado). No primeiro sentido, uma organização é um tipo de associação em que os indivíduos se dedicam a tarefas complexas e estão relacionados entre si por um estabelecimento consciente e sistemático de objetivos. Elas variam em termos de tamanho, complexidade, consciente racionalidade (dos indivíduos) e objetivos. Nesse contexto, uma organização é um sistema aberto (em constante interação com o ambiente) que realiza um contínuo processo de transformação de insumos em produtos. Segundo Cury, as organizações evoluíram passando pelas seguintes modelagens: • Tradicional: de caráter autoritário, hierárquico, vertical, mecanicista, burocrático. • • Moderna: quadro sistêmico, comportamental, orgânico, influenciado pelas ciências comportamentais (behavioristas). • • Tipos de estrutura: linear (militar), funcional, linha-staff (staff and line), colegiada (comissão). Tipos de estrutura: por funções (funcional), por produto (divisional). Contemporânea: adhocráticas, participativas, horizontais, ênfase no cliente, sob influência da turbulência, da forte concorrência, da globalização. • Tipos de estrutura: por projeto, matricial, colateral, por equipe, grupos-tarefa. No segundo sentido, que será detalhado a seguir, o Processo de Organizar criar a estrutura da empresa de modo a facilitar o alcance dos resultados. Em outras palavras, é alocar/dispor os recursos humanos e materiais em uma estrutura organizacional que facilite a realização dos objetivos. Está relacionada à estruturação das áreas, à divisão interna do trabalho, à alocação de recursos, à coordenação de esforços, etc., representando os meios para se colocar em prática as outras funções administrativas: o planejamento, a direção e o controle. Envolve identificação, análise, ordenação e agrupamento das atividades e recursos, visando ao alcance dos resultados estabelecidos pelo planejamento. Reúne as pessoas e os equipamentos e estabelece relações de responsabilidade e autoridade. A organização, portanto, é a maneira pela qual as atividades são divididas, organizadas e coordenadas: atribuição de tarefas, agrupamentos de tarefas em equipes ou departamentos e alocação dos recursos necessários nessas instâncias. É o processo de distribuir, arranjar e alocar o trabalho, estabelecer a autoridade e os recursos entre os órgãos para que possam ajudar a alcançar os objetivos organizacionais. Assim, a organização é o processo de engajar as pessoas em um trabalho conjunto, de maneira estruturada para alcançar objetivos comuns. 58 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo Organograma é a representação gráfica de determinados aspectos da estrutura organizacional (figura ao lado). São duas as formatações básicas da estrutura organizacional: 1. Estrutura formal é aquela representada pelo organograma, estatutos e regras. Procura consolidar, ainda que de forma geral, a distribuição das responsabilidades e autoridades pelas unidades organizacionais da empresa. 2. Estrutura informal é a rede de relações sociais e pessoais que não é formalmente estabelecida pela empresa, as quais surgem e se desenvolvem espontaneamente, e, portanto, apresenta situações que não aparecem no organograma. A estrutura informal complementa a estrutura formal; proporciona maior rapidez no processo decisório; reduz distorções da estrutura formal; reduz a carga de comunicação dos chefes; motiva e integra as pessoas. Ao mesmo tempo, pode gerar problemas como o desconhecimento da realidade empresarial pelas chefias, a maior dificuldade de controle e a possibilidade de atritos entre as pessoas. A função Organizar abrange necessariamente quatro componentes: • Tarefas: trabalho realizado em uma empresa, normalmente fragmentado por um processo de divisão de trabalho, que provoca a especialização de atividades e de funções. • Pessoas: cada pessoa é designada para ocupar um cargo, que é uma parte específica do trabalho global. Essa designação deve considerar habilidades, aptidões, interesses, experiência e comportamento de cada pessoa. • Órgãos: as tarefas e as pessoas são agrupadas em órgãos, como divisões, departamentos ou unidades da organização. www.acasadoconcurseiro.com.br 59 • Relações: entre os órgãos componentes da organização e entre as pessoas com relação ao seu trabalho. Os níveis da organização são: Abrangência Conteúdo Tipo de Desenho Resultado Nível institucional A instituição como uma totalidade Desenho organizacional Tipo de organização Nível intermediário Cada departamento isoladamente Desenho departamental Tipo de departamentalização Nível operacional Cada tarefa ou operação Desenho de cargos e tarefas Análise e descrição de cargos As etapas genéricas do processo de organização são: 60 • Analisar objetivos e determinar as atividades, pessoas e recursos necessários ao seu alcance; • Dividir o trabalho, decompô-lo em tarefas mais simples; • Definir responsabilidades, designar as atividades de cada posição – cargos e tarefas; • Definir autoridade – hierarquia e amplitude de controle; • Desenhar a estrutura: estabelecer mecanismos de comunicação e coordenação das atividades; agrupar as atividades em uma estrutura lógica – especialização e departamentalização. www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 3.1. Princípios de Organização do Trabalho Há seis elementos-chave ajudam um gestor a organizar o trabalho e a projetar a estrutura organizacional: Especialização, Departamentalização, Cadeia de Comando, Amplitude de Controle, Centralização/Descentralização e Formalização. Esses seis elementos são a resposta algumas perguntas básicas, conforme o quadro a seguir: Pergunta Resposta Até que ponto as atividades podem ser subdivididas em tarefas separadas? Divisão e Especialização do Trabalho Qual a base (critério) para o agrupamento das tarefas? Departamentalização A quem as pessoas/grupos vão se reportar? Cadeia de Comando – Hierarquia Quantas pessoas cada chefe pode dirigir/supervisionar diretamente com eficiência e eficácia? Amplitude de Controle Onde fica a autoridade no processo decisório? Centralização e Descentralização Até que ponto haverá regras/normas para dirigir as pessoas? Grau de Formalização Os autores da chamada Escola Neoclássica de Administração definiram princípios semelhantes aos supracitados: racionalismo, divisão do trabalho, especialização, hierarquia e amplitude administrativa. A principal diferença é o Racionalismo, que pode ser definido da seguinte forma: “dentro de limites toleráveis, os membros de uma organização se comportarão racionalmente, isto é, de acordo com as normas lógicas de comportamento prescritas para cada um deles”. Em outras palavras, uma organização é substancialmente um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos, cujos membros se sujeitam a normas e funções. Toda organização se estrutura a fim de atingir os seus objetivos, procurando com a sua estrutura organizacional a minimizar esforços e maximizar o rendimento. Essa racionalidade, portanto, não é um fim, mas um meio de permitir à empresa atingir adequadamente determinados objetivos. 3.1.1. Divisão do trabalho A Divisão do Trabalho é a maneira pela qual um processo complexo é decomposto em uma série de tarefas menores, e cada uma das quais é atribuída a uma pessoa ou grupo (departamento). Uma atividade, em vez de ser realizada inteiramente por uma única pessoa, é dividida em um certo número de etapas, cada uma das quais será realizada por um indivíduo diferente. A habilidade de um funcionário aumenta com a repetição de uma tarefa, sendo assim, tal divisão gera maior produtividade, rendimento do pessoal envolvido, eficiência e, por fim, redução dos custos de produção. As consequências que a divisão do trabalho trouxe no curto prazo foram: a. Maior produtividade e melhor rendimento do pessoal envolvido. b. Maior eficiência da organização, como resultante do item anterior. c. Redução dos custos de produção, principalmente os de mão-de-obra e de materiais diretos. www.acasadoconcurseiro.com.br 61 Com a divisão do trabalho, a organização empresarial passa a desdobrar-se em três níveis administrativos que compõem o aparato administrativo necessário para dirigir a execução das tarefas e operações: a. Nível institucional, composto por dirigentes e diretores da organização. b. Nível intermediário, ou nível do meio do campo, composto dos gerentes. c. Nível operacional, composto dos supervisores que administram a execução das tarefas e operações da empresa. 3.1.2. Especialização A Especialização é uma consequência da divisão do trabalho: cada unidade ou cargo passa a ter funções e tarefas específicas e especializadas. Essencialmente, ela faz com que os indivíduos se especializem em realizar parte de uma atividade em vez de realizar a atividade inteira. A especialização pode dar-se em duas direções: vertical e horizontal. A horizontal representa a tendência de criar departamentos especializados no mesmo nível hierárquico, cada qual com suas funções e tarefas. Ex.: gerência de Marketing, gerência de Produção, gerência de Recursos Humanos, etc. A vertical caracteriza-se pelos níveis hierárquicos (chefia), pois, na medida em que ocorre a especialização horizontal do trabalho, é necessário coordenar essas diferentes atividades e funções. Ex.: Presidência, Diretoria-Geral, Gerências, Coordenadorias, etc. A especialização tem limites. Em determinados trabalhos, o excesso de especialização chegou a um ponto em que as deseconomias humanas (tédio, fadiga, estresse, baixa produtividade, perda de qualidade, aumento do absenteísmo e da rotatividade) superavam em muito as vantagens econômicas. Por isso, muitas empresas descobriram que dar aos funcionários diversas tarefas, permitindo que eles realizassem uma atividade completa, e colocá-los em equipes com habilidades intercambiáveis, geralmente levava a resultados melhores e ao aumento da satisfação com o trabalho. 3.1.3. Hierarquia A Hierarquia é, basicamente, a especialização vertical. A pluralidade de funções imposta pela especialização do trabalho exige o desdobramento da função de comando, cuja missão é dirigir as atividades para que essas cumpram harmoniosamente as respectivas missões. O princípio da hierarquia é o escalar: à medida que se sobe na escala hierárquica, aumenta o volume de autoridade do administrador. 62 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo A cadeia de comando é uma linha única de autoridade, que vai do topo da organização até o escalão mais baixo e determina quem se reporta a quem na empresa. Ela responde a perguntas dos funcionários do tipo “Se eu tiver um problema, com quem devo falar?” ou “Por quem sou responsável?”. 3.1.3.1. Autoridade É o direito formal que a chefia tem de alocar recursos e exigir o cumprimento de tarefas por parte dos funcionários. A autoridade emana do superior para o subordinado, e este é obrigado a realizar seus deveres. A autoridade: • é alocada em posições da organização, e não em pessoas; • flui desde o topo até a base da organização – as posições do topo têm mais autoridade do que as posições da base; • é aceita pelos subordinados devido à crença na cultura organizacional. Tipos de autoridade: Existem três tipos básicos de autoridade: • Autoridade linear, hierárquica, ou única – segue o princípio da unidade de comando: cada pessoa deve ter apenas um superior a quem se reportar diretamente. Essa autoridade é única e absoluta do superior aos seus subordinados. Um exemplo típico são as organizações militares; • Autoridade funcional, ou dividida – tem como base a especialização, o conhecimento. Cada subordinado reporta-se a vários superiores, de acordo com a especialidade de cada um – autoridade é parcial e relativa. Nenhum superior tem autoridade total. Ex.: médicos em um hospital; • Autoridade de Staff, ou de Assessoria – com base no aconselhamento e assessoramento, visando orientar e dar suporte a decisões. Ex.: assessoria jurídica, assessoria de imprensa, consultoria em gestão, etc. www.acasadoconcurseiro.com.br 63 3.1.3.2. Responsabilidade Dever de desempenhar a tarefa ou atividade, ou cumprir um dever para o qual se foi designado. Dentro dos princípios da divisão do trabalho, especialização e hierarquia, cada departamento ou cargo recebe uma determinada quantidade de responsabilidades. Nessa relação contratual, tais áreas/ cargos concordam em executar certos serviços em troca de retribuições ou compensações financeiras. O grau de responsabilidade é, geralmente, proporcional ao grau de autoridade da pessoa. Dessa forma, os cargos de alto escalão possuem maior autoridade e responsabilidade que os cargos mais baixos. Delegação é o processo de transferir autoridade e responsabilidade para posições inferiores na hierarquia. Muitas organizações encorajam seus gerentes a delegar autoridade aos níveis mais baixos para proporcionar o máximo de flexibilidade para satisfazer as necessidades do cliente e se adaptar ao ambiente. 3.1.4. Amplitude administrativa Amplitude administrativa (ou amplitude de comando, ou de controle) é o número de subordinados que um gestor tem sob seu comando/supervisão. Uma decisão importante no processo de organização é a definição da amplitude ideal de comando, ou seja, a quantidade de pessoas que um chefe tem capacidade de gerir com eficácia. Há vários critérios para se determinar esse número, por exemplo: 64 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo Um número de subordinados maior do que a amplitude de controle gera perda de controle; desmotivação; ineficiência nas comunicações; decisões demoradas e mal estruturadas; e queda no nível de qualidade do trabalho. Um número de subordinados menor do que a amplitude de controle gera capacidade ociosa do chefe; custos administrativos maiores; falta de delegação; desmotivação; e pouco desenvolvimento profissional dos subordinados. 3.1.5. Centralização e descentralização Muito cuidado! Na disciplina de Administração os conceitos de Centralização e de Descentralização são distintos daqueles utilizados no Direito Administrativo. Na Administração, esses conceitos estão ligados ao poder, ou seja, se um chefe centraliza ou descentraliza seus poderes de decisão e de comando. O termo centralização se refere ao grau em que o processo decisório está concentrado em um único ponto da organização. O conceito inclui apenas a autoridade formal, ou seja, os direitos inerentes de uma posição. Dizemos que uma organização é centralizada quando sua cúpula toma todas as decisões essenciais com pouca ou nenhuma participação dos níveis inferiores. Por outro lado, quanto maior a participação dos níveis inferiores no processo decisório, maior a descentralização. www.acasadoconcurseiro.com.br 65 3.1.5.1. Centralização É a concentração do poder decisório no topo da organização. Isso facilita o controle e coordenação das atividades, além de padronizar as decisões e torná-las mais consistentes com os objetivos globais da instituição. Parte do princípio de que as pessoas do topo usualmente são mais bem treinadas e preparadas para decisões, eliminando esforços duplicados de vários tomadores de decisão e reduzindo custos operacionais. As principais desvantagens da centralização são: as decisões ficam distanciadas dos fatos e circunstâncias, pois os tomadores de decisão têm pouco contato com as partes envolvidas e com a situação operacional; maior demora na tomada de decisão, pois depende da disponibilidade do gestor; as decisões passam pela cadeia escalar, dando margem a distorções e erros de comunicação. 3.1.5.2. Descentralização O poder decisório é deslocado para os níveis mais baixos da administração (fica distribuído pelos diversos níveis hierárquicos). É uma tendência moderna, pois proporciona maior autonomia aos cargos mais baixos e alivia a carga decisória da alta administração. A descentralização altera a divisão do trabalho (e das decisões) entre os cargos e os departamentos. Por causa disso, é mais duradoura e tem mais alcance que a delegação (que ocorre entre pessoas). As vantagens são: melhoria da qualidade das decisões, pois os gerentes médios ficam mais próximos da operação e, portanto, conhecem melhor a realidade; melhoria no aproveitamento das pessoas, com aumento da motivação, da criatividade e da autonomia; alivia os chefes principais do excesso de trabalho decisório; agilidade e eficiência: a organização responde de forma mais rápida. As desvantagens são: falta de uniformidade das decisões; insuficiente aproveitamento dos especialistas centrais; necessidade de maior estrutura de apoio. 3.1.6. Formalização A formalização se refere ao grau em que as tarefas dentro da organização são padronizadas. Quando uma tarefa é muito padronizada, seu responsável tem pouca autonomia para decidir o que, quando e como deve ser realizado. A padronização não apenas elimina a possibilidade de os funcionários adotarem comportamentos alternativos, como também elimina a necessidade de eles buscarem alternativas. O grau de formalização pode variar muito entre as organizações e dentro de uma mesma empresa. 66 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 3.2. Modelos Organizacionais Modelos Organizacionais são os estilos ou padrões de organizações existentes. Há diversos modelos descritos na literatura, entretanto, pode-se dizer que suas características variam entre dois modelos extremos: o mecanicista e o orgânico. 3.2.1. Modelo Mecanicista Estruturas mecanicistas têm esse nome porque buscam imitar o funcionamento automático e padronizado das máquinas. As pessoas fazem trabalhos repetitivos, sem autonomia e sem improvisação. O modelo mecanicista é chamado de burocrático, pois é tido como sinônimo da burocracia racional-legal descrita por Max Weber. São estruturas rígidas e altamente controladas, adequadas a condições ambientais relativamente estáveis e previsíveis. Organizações deste tipo valorizam a lealdade e a obediência aos superiores e à tradição. O desenho é piramidal, verticalizado; as tarefas são especializadas e precisas; regras, regulamentos e procedimentos são bem definidos e estão escritos; a hierarquia é rígida e a autoridade não pode ser questionada – a fonte da autoridade é a posição da pessoa na estrutura organizacional; a comunicação vertical é enfatizada; o poder é centralizado e a responsabilidade pela coordenação e a visão do todo pertencem exclusivamente à alta administração; a amplitude de controle tende a ser pequena (supervisão mais forte). 3.2.2. Modelo Orgânico Estruturas orgânicas têm esse nome porque imitam o comportamento dinâmico dos organismos vivos. Esse modelo é chamado pós-burocrático ou adhocrático* (de acordo com a demanda, um modelo para cada situação), pois procura se adaptar a condições instáveis, mutáveis. Ambientes assim oferecem problemas complexos que muitas vezes não podem ser resolvidos com estruturas tradicionais. www.acasadoconcurseiro.com.br 67 * Adhocracia é um sistema temporário, adaptativo, que muda rapidamente, com poucos níveis administrativos, poucas gerências e pouca normatização, organizado em torno de problemas a serem resolvidos por grupos de pessoas dotadas de habilidades profissionais diversas. O desenho orgânico mais achatado e flexível denota a descentralização de decisões e o downsizing (enxugamento – estratégia para reduzir número de níveis e os aspectos burocráticos da empresa). Neste tipo de organização, há enfoque na cooperação/interação e na comunicação de natureza informativa (em lugar de ordens). A liderança tende a ser democrática; a autoridade é exercida de acordo com a competência (hierarquia é imprecisa – as pessoas podem desempenhar papel de chefe ou de subordinado); a capacidade de resolver problemas com autonomia e iniciativa é mais importante do que simplesmente seguir regras; a especialização é pequena (as tarefas têm escopo amplo e os cargos são definidos mais em termos de resultados esperados do que de tarefas); a amplitude de controle tende a ser grande (supervisão fraca, pois as pessoas têm autonomia). Burocracia Adhocracia Estruturas permanentes. Estruturas temporárias e flexíveis. Atividades rotineiras ou estáveis; minuciosa divisão de trabalho. Atividades inovadoras ou não-estáveis; divisão do trabalho nem sempre bem definida. Profunda normatização, regras detalhadas e definidas pela cúpula. Pouca normatização, regras genéricas. Confiança nas regras e procedimentos formais. Confiança nas pessoas e nas comunicações. Predomínio da interação vertical (superior subordinado); relacionamento baseado em autoridade e obediência. Predomínio da interação horizontal; confiança e crença recíprocas. Cargos ocupados por especialistas. Cargos generalistas (atividades diversas e amplo conhecimento). Hierarquia rígida; tomada centralizada; pouca delegação. de decisões Hierarquia flexível; tomada descentralizada; delegação. de decisão 3.2.3. Fatores que influenciam a Estrutura Nenhuma organização é exclusivamente mecanicista ou orgânica. Também não há uma estrutura ou modelo de organização que seja melhor que outra – cada estrutura é mais adaptada a diferentes circunstâncias ou situações. 68 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo Os principais fatores que influenciam a escolha da estrutura ideal são: estratégia, tamanho, tecnologia e ambiente. Outros fatores podem ser considerados, como recursos humanos e sistema de produção. • Estratégia: é a variável mais importante que afeta o tipo de estrutura, afinal, a estrutura organizacional é uma ferramenta para realizar os objetivos. Ex: se a estratégia exige inovação, é melhor uma estrutura orgânica; se exige redução de custos, é melhor uma estrutura mecanicista. • Tamanho: dependendo da quantidade de funcionários, são necessárias diferentes estruturas para gerenciar a organização. Uma empresa muito grande tende ser mecanicista. • Tecnologia: de acordo com o tipo e a complexidade da tecnologia envolvida no trabalho, as tarefas podem ser mais rotineiras (linha de produção) ou mais diversificadas (setor de pesquisa e desenvolvimento), exigindo diferentes estruturas. • Ambiente: as organizações precisam se ajustar ao ambiente, que pode ser estável e uniforme ou complexo e dinâmico. • Recursos humanos: são as características das pessoas, tais como tipo de formação, experiência, perfil psicológico, motivações e mesmo relações pessoais. • Sistema de produção: nas empresas de produção em massa, o modelo mecanicista adapta-se melhor; já a estrutura orgânica é mais apropriada quando o produto não é padronizado. A figura a seguir mostra os determinantes e as consequências do desenho da estrutura. www.acasadoconcurseiro.com.br 69 3.2.4. Tipos de organização – estruturas tradicionais Os diferentes tipos de organização são decorrência da estrutura organizacional, ou seja, da arquitetura ou formato organizacional que assegura a divisão e coordenação das atividades dos membros da instituição. A estrutura é o esqueleto que sustenta e articula as partes integrantes. Cada subdivisão recebe o nome de unidade, departamento, divisão, seção, equipe, grupo de trabalho, etc. Cada empresa/instituição monta sua estrutura em função dos objetivos. Apesar da enorme variedade de organizações, os autores clássicos e neoclássicos definiram três tipos tradicionais: linear, funcional e linha-staff. Importante ressaltar que os três tipos dificilmente são encontrados em seu estado puro, afinal, se tratam de modelos teóricos e, dessa forma, são simplificações da realidade. 3.2.4.1. Estrutura Linear (ou militar) É a forma mais simples e antiga, originada dos exércitos e organizações eclesiásticas. O nome “linear” é em função das linhas diretas e únicas de autoridade e responsabilidade entre superiores e subordinados, resultando num formato piramidal de organização. Cada gerente recebe e transmite tudo o que se passa na sua área de competência, pois as linhas de comunicação são rigidamente estabelecidas. Típica de empresas pequenas, com baixa complexidade, mas pode ocorrer em médias e grandes com tarefas padronizadas, rotineiras, repetitivas, onde a execução é mais importante que a adaptação a mudanças, ou mesmo à qualidade dos produtos. Características 70 • Autoridade linear, única e absoluta do superior aos seus subordinados, ou seja, cada subordinado reporta-se exclusivamente a um superior; • Linhas formais de comunicação vertical, de acordo com o organograma. Podem ser para cima (órgão ou cargo superior) ou para baixo (órgão ou cargo inferior); • Centralização das decisões: a autoridade está na cúpula da organização; • Aspecto piramidal: quanto mais sobe na escala hierárquica, menor o número de órgãos ou cargos. Quanto mais acima, mais generalização de conhecimento e centralização de poder; quanto mais abaixo, mais especialização e delimitação das responsabilidades. www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo Vantagens • Estrutura simples, de fácil compreensão e implantação e de baixo custo; • Fácil transmissão de ordens e decisões rápidas (da cúpula); • Clara delimitação das responsabilidades dos órgãos – nenhum órgão ou cargo interfere em área alheia; • Estabilidade e disciplina garantidas pela centralização do controle e da decisão. Desvantagens • O formalismo das relações pode levar à rigidez e à inflexibilidade, dificultando a inovação e adaptação a novas circunstâncias; • Não favorece especialização, espírito de equipe e cooperação; • A autoridade linear baseada no comando único e direto pode tornar-se autocrática, dificultando o aproveitamento de boas ideias; • Chefes tornam-se generalistas e ficam sobrecarregados em suas atribuições na medida em que tudo tem que passar por eles; • Com o crescimento da organização, as linhas formais de comunicação se congestionam e ficam lentas, pois tudo deve passar por elas. 3.2.4.2. Estrutura Funcional É o tipo de organização em que se aplica o princípio funcional ou princípio da especialização. Cada área é especializada em um determinado assunto, é a autoridade em um tema. Dessa forma, ela presta seus serviços às demais áreas de acordo com sua especialidade. É possível utilizar tal estrutura quando a organização tem uma equipe de especialistas bem entrosada, orientada para resultados, e uma boa liderança. www.acasadoconcurseiro.com.br 71 Características • Autoridade funcional dividida: cada subordinado reporta-se a vários superiores simultaneamente, de acordo com a especialidade de cada um; • Nenhum superior tem autoridade total sobre os subordinados. A autoridade é parcial e relativa, decorrente de sua especialidade e conhecimento; • Linhas diretas de comunicação, não demandam intermediação: foco na rapidez; • Descentralização das decisões para os órgãos especializados. Não é a hierarquia, mas a especialização que promove a decisão. Vantagens • Proporciona especialização e aperfeiçoamento; • Permite a melhor supervisão técnica possível; • Comunicações diretas, sem intermediação, mais rápidas e menos sujeitas a distorções; • Separa as funções de planejamento e de controle das funções de execução: há uma especialização do planejamento e do controle, bem como da execução, permitindo plena concentração de cada atividade. • Maior facilidade de adaptação, cooperação e flexibilidade. • Permite melhor rendimento e é mais econômica a médio e longo prazos (Cury). Desvantagens • Não há unidade de mando, o que dificulta o controle das ações e a disciplina; • Difícil aplicação, requer maior habilidade gerencial. • Subordinação múltipla pode gerar tensão e conflitos dentro da organização; • Concorrência entre os especialistas, cada um impondo seu ponto de vista de acordo com sua área de atuação. 3.2.4.3. Estrutura staff-and-line (Linha-Staff) É o resultado de uma combinação dos tipos de organização linear e funcional, buscando aproveitar as vantagens de ambas e diminuir as respectivas desvantagens. Nela coexistem os órgãos de linha (execução) e de assessoria (apoio, consultoria, pesquisa), mantendo relações entre si. 72 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo A autoridade para decidir e executar é do órgão de linha. O staff apenas assessora, sugere, dá apoio e presta serviços especializados (autoridade de ideias). A relação deve ser sinérgica, pois a linha necessita do staff para poder desenvolver suas atividades, enquanto o staff necessita da linha para poder atuar. Características • Fusão da estrutura linear com a estrutura funcional; • Coexistência de linhas formais de comunicação com linhas diretas; • Separação entre órgãos operacionais (executivos) e órgãos de apoio e suporte (assessores). Vantagens • Facilita a utilização de especialistas; agrega conhecimento especializado à organização; • Melhor embasamento técnico e operacional para as decisões; • Possibilita a concentração de problemas específicos nos órgãos de staff, enquanto os órgãos de linha ficam livres para executar as atividades-fim (maior divisão do trabalho e eficiência); • Maior capacidade de adaptação e melhor controle da qualidade e quantidade. Desvantagens • Conflitos entre órgãos de linha e staff: experiências profissionais diversas, visões de trabalho distintas, diferentes níveis de formação; • Dificuldade de manutenção do equilíbrio entre linha e staff. 3.2.4.4. Comissão ou Colegiado Comitê ou comissão é a reunião de vários profissionais, normalmente com conhecimentos multidisciplinares, para emitir, por meio de discussão organizada, uma opinião a respeito de um assunto previamente fixado. Não há um grande chefe tomando decisões, mas uma pluralidade de membros dividindo as responsabilidades (responsabilidade da execução é impessoal). São formados com objetivo de apurar situações ou tomar decisões colegiadas. Muitas vezes não é um órgão da estrutura organizacional e pode assumir tipos diversos: formais, informais, temporárias, relativamente permanentes, consultivos, diretivos. Exemplos são algumas empresas (inclusive públicas) que possuem Conselhos de Administração, Fiscais, etc. São vantagens: facilita a participação de especialistas, o julgamento é impessoal e os pontos de vista mais gerais. São desvantagens: fraqueza na direção de operações rotineiras, decisões mais demoradas e responsabilidade mais diluída. www.acasadoconcurseiro.com.br 73 3.2.4.1. Outras formas de organização (modernas) Por equipes Utiliza o conceito de equipe multidisciplinar, buscando delegar autoridade e dispersar a responsabilidade (empowerment) por meio da criação de equipes participativas. Equipe pode ser definida como um número pequeno de pessoas, com habilidades complementares, comprometidas com objetivos, metas de desempenho e abordagens comuns, pelos quais se consideram mutuamente responsáveis. Essa estrutura desmonta as antigas barreiras departamentais e descentraliza o processo decisório para as equipes, fazendo com que as pessoas tenham generalistas e especialistas. É comum, em empresas de ponta, encontrar equipes autogerenciadas cuidando de unidades estratégicas de negócios com total autonomia e liberdade. Nessa estrutura podem existir dois tipos de equipes: a permanente, que funciona como uma área normal; e a cruzada, que é a união de pessoas de vários departamentos funcionais para resolver problemas mútuos. A equipe cruzada ajuda a reduzir a barreira entre os departamentos. Além, disso, o poder delegado à equipe reduz o tempo de reação a mudanças externas. Outro benefício é a motivação do funcionário, pois o trabalho na equipe cruzada é mais enriquecedor. Organização em Rede A rede é muito mais do que “uma organização” – é uma entidade que congrega os recursos de inúmeras pessoas e, grupos e organizações. Os participantes da rede são autônomos entre si, mas são dependentes da rede como um todo e podem ser parte de outras redes. A organização desagrega as suas funções tradicionais e as transfere para empresas ou unidades separadas que são interligadas por meio de uma pequena organização coordenadora, que passa a ser o núcleo central. A companhia central retém o aspecto essencial do negócio, enquanto transfere para terceiros as atividades que outras companhias podem fazer melhor (produção, vendas, engenharia, contabilidade, propaganda, distribuição, etc.). Trata-se de uma abordagem revolucionária, as fronteiras das atividades da organização vão se diluindo e as formas organizacionais de uma empresa vão se misturando às atividades organizacionais de outras, tornando difícil reconhecer onde começa e onde termina a organização em termos tradicionais. Há vários tipos de redes, cada tipo serve para uma finalidade. 74 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo Organização virtual É uma estrutura que utiliza tecnologia da informação para unir, de forma dinâmica, pessoas e demais recursos organizacionais sem tornar necessário reuni-las em um espaço físico e/ou ao mesmo tempo para executar seus processos produtivos. O atributo "virtual" é utilizado para denominar uma lógica organizacional na qual as fronteiras de tempo, espaço geográfico, unidades organizacionais e acesso a informações são menos importantes, enquanto o uso de tecnologias de comunicação e informação é considerado altamente útil. O grau de "virtualidade" depende da intensidade na utilização de tecnologias de informação e comunicação para interagir com clientes externos ou internos, realizar negócios e operar como um todo. Uma segunda abordagem define uma organização virtual como uma rede de organizações independentes, que se unem em caráter temporário através do uso de tecnologias de informação e comunicação, visando assim obter vantagem competitiva. A organização virtual se comporta como uma única empresa por meio da união das competências essenciais de seus membros, que podem ser instituições, empresas ou pessoas especializadas. Toda organização virtual é uma rede organizacional, mas nem toda rede organizacional é uma organização virtual. www.acasadoconcurseiro.com.br 75 Questões 1. (95253) VUNESP – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Princípios da Organização do Trabalho, Estrutura Organizacional Conceito relativo à forma pela qual as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas. Trata-se de a) b) c) d) e) estilo organizacional. cultura organizacional. competências gerais da organização. valores organizacionais. estrutura organizacional. 2. (102223) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Estrutura Organizacional, Departamentalização No que diz respeito às organizações contemporâneas, julgue o item a seguir. Dividir a carga total de trabalho em tarefas que possam ser realizadas de modo lógico, encadeado e confortável por parte das pessoas é exemplo de departamentalização, que é um elemento da estrutura organizacional. ( ) Certo ( ) Errado 3. (108389) CESPE – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Princípios da Organização do Trabalho No que se refere às características básicas das organizações formais modernas e aos aspectos a elas inerentes, julgue o item que se segue. A divisão do trabalho dentro das organizações — modo pelo qual um processo complexo é dividido em tarefas —, quando é implantada de forma vertical, define a departamentalização. ( ) Certo 4. (108390) CESPE – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Estrutura Organizacional No que se refere às características básicas das organizações formais modernas e aos aspectos a elas inerentes, julgue o item que se segue. No organograma das entidades públicas ou privadas, estão presentes tanto a estrutura organizacional denominada formal quanto a estrutura caracterizada como informal. ( ) Certo ( ) Errado 5. (105221) VUNESP – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Princípios da Organização do Trabalho, Estrutura Organizacional Em uma estrutura organizacional, a delegação de autoridade possibilita, entre outros efeitos, a) b) c) d) e) a centralização. o enxugamento. a funcionalização. a especialização. a descentralização. 6. (105222) VUNESP – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Princípios da Organização do Trabalho, Estrutura Organizacional Uma das divisões importantes que se referem ao trabalho dos gerentes nas organizações é aquela que diz que alguns desempenham tarefas especializadas, atuando às vezes como consultores e assessores, função chamada de gerência de staff; enquanto outros desempenham tarefas que estão diretamente ligadas à operação da organização. Esses últimos são chamados de gerentes ( ) Errado www.acasadoconcurseiro.com.br 77 a) b) c) d) e) estratégicos. de carreira. táticos. de linha. operacionais. 9. (114530) IESES – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Princípios da Organização do Trabalho, Estrutura Organizacional, Organização, Processo Organizacional 7. (113272) ESAF – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Princípios da Organização do Trabalho, Organização, Processo Organizacional São componentes principais da estrutura das organizações, exceto: a) alocação de responsabilidade e de tarefas. b) relacionamento de subordinação. c) mecanismos de comercialização. d) agrupamento dos indivíduos em departamentos. e) mecanismos de coordenação e de integração. 8. (113383) COMPERVE – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Princípios da Organização do Trabalho, Organização O processo de Organização é composto de decisões que precisam ser tomadas em relação à divisão do trabalho, à atribuição de responsabilidades, à definição de autoridade e ao desenho da estrutura organizacional. A definição de autoridade diz respeito a) ao processo por meio do qual uma tarefa é dividida em partes, cada uma das quais é atribuída a uma pessoa ou grupo de pessoas. b) ao direito legal que os chefes ou gerentes têm de dirigir ou de comandar o comportamento dos integrantes de sua equipe. c) às obrigações ou deveres das pessoas (ocupantes de um cargo) quanto à realização de tarefas ou atividades. d) à divisão do trabalho em unidades ou blocos, de acordo com os critérios que sejam mais apropriados. 78 Avalie os tópicos a seguir e assinale a única alternativa FALSA: a) O conceito da cadeia de comando está associado a um princípio clássico de administração, chamado de princípio da unidade de comando. Independentemente do tipo de departamentalização, este princípio jamais é quebrado. b) A estratégia organizacional afeta a definição da estrutura organizacional. c) Descentralização diz respeito à redistribuição dos processos decisórios entre os diversos níveis hierárquicos de uma dada organização. d) A cadeia de comando especifica que a autoridade deve passar do topo até o último elemento da hierarquia organizacional por uma linha clara e ininterrupta, identificando quem deve responder a quem. e) Na departamentalização, são aplicados critérios como grau de especialização do trabalho, amplitude administrativa, níveis hierárquicos da cadeia de comando, entre outros. 10. (115087) CESPE – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Estrutura Organizacional, Organização Acerca das características das organizações, julgue o item que se segue. Na organização funcional, a autoridade centraliza as decisões aos postos mais altos da hierarquia. ( ) Certo www.acasadoconcurseiro.com.br ( ) Errado Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 11. (115090) CESPE – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Estrutura Organizacional, Organização 13. (115077) CESPE – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Princípios da Organização do Trabalho, Organização Acerca das características das organizações, julgue o item que se segue. A respeito dos processos de comunicação, descentralização e delegação concernentes à liderança administrativa, julgue o item seguinte. As desvantagens da organização linear incluem a estabilidade e a constância das relações formais. ( ) Certo ( ) Errado 12. (115075) CESPE – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Estrutura Organizacional, Organização Acerca da organização administrativa e dos fundamentos que a norteiam, julgue o item subsequente. Uma organização informal é constituída por pessoas de variados níveis ou departamentos de uma organização que se relacionam devido a interesses comuns. ( ) Certo ( ) Errado A descentralização de atividades de uma organização apresenta desvantagens como a dispersão de objetivos e a redução da celeridade no atendimento. ( ) Certo ( ) Errado 14. (114580) PREFEITURA DO RIO DE JANEIRO – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Processo Organizacional, Estrutura Organizacional, Organização A representação gráfica da estrutura organizacional da Secretaria Municipal de Transportes (SMTR) é feita por meio do: a) b) c) d) organograma fluxograma cronograma funcionograma Acesse o link a seguir ou baixe um leitor QR Code em seu celular e fotografe o código para ter acesso gratuito aos simulados on-line. E ainda, se for assinante da Casa das Questões, poderá assistir ao vídeo da explicação do professor. http://acasadasquestoes.com.br/prova-imprimir.php?prova=10710305 Gabarito: 1. (95253) E 2. (102223) Errado 3. (108389) Errado 4. (108390) Errado 5. (105221) E 6. (105222) D 7. (113272) C 8. (113383) B 9. (114530) A 10. (115087) Errado 11. (115090) Certo 12. (115075) Certo 13. (115077) Errado 14. (114580) A www.acasadoconcurseiro.com.br 79 3.3. Departamentalização Depois de dividir o trabalho por meio da especialização, é necessário agrupar as atividades e recursos em unidades (áreas, seções, órgãos, departamentos) para que as tarefas possam ser coordenadas. A especialização vertical é um desdobramento da autoridade e implica o aumento de níveis hierárquicos. A especialização horizontal ocorre quando há necessidade de um maior número de órgãos (unidades, departamentos) especializados num mesmo nível hierárquico para facilitar a coordenação do trabalho e dar eficiência às atividades. Departamentalização, portanto, é a especialização horizontal. Departamentalizar é agrupar as atividades e correspondentes recursos (humanos, materiais e tecnológicos) em unidades, de acordo com um critério específico de homogeneidade. O conjunto de departamentos forma a estrutura organizacional e é representado graficamente por meio do organograma da empresa. Segundo Cury, o processo de departamentalização deve levar em conta a importância das atividades, a especialização das unidades, a coordenação, o controle e o custo da estrutura. Informalmente, leva-se em conta o processo político, o preparo e o treinamento dos funcionários. Conforme Araújo, os objetivos da departamentalização são: aproveitar a especialização (qualificação) das pessoas, maximizar o uso dos recursos disponíveis, controlar, coordenar, descentralizar a autoridade e a responsabilidade, integrar ambiente e organização e reduzir conflitos. Os Princípios adotados para a Departamentalização são: 1. Maior uso: o departamento que utiliza mais uma atividade deve tê-la sob sua jurisdição; 2. Maior interesse: o departamento que tiver mais interesse sob uma atividade deve supervisioná-la; 3. Separação do controle: as atividades de controle devem ser autônomas, independentes e separadas das atividades que estão sendo controladas; 4. Supressão da concorrência: eliminar a concorrência entre departamentos. Também leva-se em conta a diferenciação e a integração: • Diferenciação: quanto maior for a diferença entre as atividades, maior a probabilidade de ficarem em departamentos diferentes. Exemplos de critérios: diferentes fatores humanos; distintas tecnologias e natureza das atividades; diferentes características ambientais, objetivos e estratégias. • Integração: quanto mais integradas forem as atividades (necessidade de coordenação e economia da escala), maior é a probabilidade de estarem no mesmo departamento. Distintas abordagens podem ser utilizadas no desenho dos departamentos, sendo as mais comuns a Funcional, a Divisional e a Matricial (somatório da funcional com a divisional). A abordagem Funcional segue o princípio da especialização, separando departamentos de acordo com a função desempenhada por cada um na organização (Financeiro, RH, Marketing, Produção, etc.). 80 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo A abordagem Divisional segue o princípio das unidades de negócio autônomas (unidades estratégicas de negócio) e cada gestor é responsável pelos resultados de sua unidade. Essa abordagem cria departamentos autossuficientes - cada divisão possui suas próprias funções operacionais (conjunto de especialistas, áreas funcionais), permitindo que atue de forma praticamente autônoma, prestando contas apenas à cúpula administrativa da empresa. É mais indicada em organizações que produzem diferentes produtos/ serviços para diferentes mercados/clientes, pois cada divisão focaliza um mercado/cliente independente. Em alguns casos, pode gerar uma estrutura denominada Holding, que é um conglomerado de empresas independentes, com negócios não relacionados. Distintos critérios podem ser usados para criar departamentos, sendo os mais comuns por: função (funcional); produtos e serviços; área geográfica (territorial, regional); clientes; processo; projeto; mercado; número (quantidade); tempo; força-tarefa; e do tipo matricial. 3.3.1. Quadro Resumo Tipo Características Vantagens Desvantagens Utilização de pessoas e recursos especializados. Pequena cooperação interdepartamental. Funcional Agrupamento por atividades ou funções principais. Divisão do trabalho por especialidade. Adequada para atividade continuada, rotineira e estabelecida a longo prazo. Contraindicada para circunstâncias ambientais imprevisíveis e mutáveis. Auto-orientação. Introversão. Define responsabilidades por Produtos ou Serviços Agrupamento por resultados quanto a produtos ou serviços. Divisão de trabalho por linhas de produtos/serviços. Orientação para resultados. produtos ou serviços, facilitando a avaliação dos resultados. Enfatiza a coordenação em detrimento da especialização. Melhor coordenação interdepartamental. Alto custo pela duplicação das especialidades. Contraindicada para circunstâncias estáveis. Maior flexibilidade. Facilita inovação em circunstâncias mutáveis. Geográfica ou Territorial Agrupamento conforme localização geográfica ou territorial. Ênfase na cobertura geográfica. Orientação para o mercado. Extroversão. Agrupamento conforme tipo ou tamanho do cliente. Clientela Orientação extroversiva mais voltada para o cliente do que parar si mesma. Ajustamento às condições locais ou regionais. Fixa responsabilidade por local ou região, facilitando a avaliação. Predispõe a organização para satisfazer as demandas dos clientes. Ideal quando o negócio depende do tipo ou tamanho do cliente. Fixa responsabilidade clientes. www.acasadoconcurseiro.com.br por Enfraquece a coordenação central (seja planejamento, execução ou controle) da organização. Enfraquecimento da especialização. Torna secundárias as demais atividades da organização (produção ou finanças). Sacrifica os demais objetivos da organização (produtividade, lucratividade, etc.) 81 Processo Agrupamento por fases do processo. Ênfase na tecnologia utilizada. Foco introversivo. Agrupamento em função de saídas ou resultados dos projetos. Projetos Requer estrutura flexível e adaptável às circunstâncias do projeto. Requer alto grau de coordenação entre órgãos para cada projeto. Arranjo físico e disposição racional dos recursos. Utilização econômica da tecnologia e do processo. Ideal quando a tecnologia e os produtos são estáveis e permanentes. Ideal quando a concentração de recursos é grande e provisória. Orientada para resultados concretos. Adaptação ao desenvolvimento técnico. Ideal para produtos altamente complexos. Contraindicada quando a tecnologia sofre mudanças e desenvolvimento tecnológico. Falta flexibilidade e adaptação a mudanças. Concentra pessoas e recursos em cada projeto. Quando termina um projeto, há indefinição quanto a outros. Angústia dos especialista quando ao seu próprio futuro. 3.3.2. Departamentalização por Função (Funcional) É a divisão lógica de acordo com as funções especializadas que são realizadas na organização. Cada área (departamento) passa a ser responsável por uma função organizacional específica (Marketing, RH, Finanças, Produção, Logística, etc.). A Departamentalização Funcional cria áreas especializadas a partir do agrupamento de funções ou atividades semelhantes, assim, todos os especialistas em determinada função ficam reunidos: todo o pessoal de vendas, todo o pessoal de contabilidade, todo o pessoal de compras, e assim por diante. É considerado o tipo mais comum encontrado nas empresas. A organização foca em si mesma (introversão), sendo indicada para ambientes estáveis, de poucas mudanças, com desempenho continuado e tarefas rotineiras. É utilizada, portanto, em empresas cujas atividades sejam bastante repetitivas, altamente especializadas e com poucas linhas de produtos/serviços para produção em grandes quantidades. O administrador principal tem pleno controle dos destinos da organização, entretanto, se o tamanho aumenta muito, certos problemas podem surgir: excessiva especialização (novas camadas funcionais e novos cargos especializados); estrutura tende a tornar-se complexa, piramidal e feudal, acarretando um distanciamento dos objetivos principais. 82 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 3.3.2.1. Vantagens • Agrupa vários especialistas e recursos de um mesmo assunto em uma mesma unidade; • Estabilidade nas atividades e relacionamentos; • Simplifica o treinamento e orienta as pessoas para uma função específica, concentrando sua competência e habilidades técnicas; • Permite economia de escala pelo uso integrado de pessoas, máquinas e produção em massa; 3.3.2.2. Desvantagens • Foco na especialidade em detrimento do objetivo organizacional global (cria feudos devido à ênfase dos funcionários na própria especialidade); • Dificuldade de comunicação e cooperação entre departamentos; • Inadequada para ambiente e tecnologia em constante mudança, pois dificulta a adaptação e a flexibilidade. 3.3.3. Departamentalização por Produtos ou Serviços Agrupa as atividades e decisões de acordo com os produtos ou serviços executados - todas as atividades requeridas para suprir um produto ou serviço deverão ficar no mesmo departamento, atuando com foco no resultado final. É realizada quando as atividades inerentes a cada um dos produtos ou serviços possuem diferenciações significativas e necessidades específicas e, por isso, fica mais fácil administrar cada produto/serviço individualmente. Indicada para circunstâncias externas e mutáveis, pois induz à cooperação entre especialistas e à coordenação de seus esforços para um melhor desempenho do produto. 3.3.3.1. Vantagens • Fortalece a especialização no produto: fixa a responsabilidade de cada departamento para um produto/serviço ou linha de produto/serviço, pois cada uma dessas divisões funciona como uma unidade de resultados; www.acasadoconcurseiro.com.br 83 • Facilita a coordenação entre as diferentes áreas dento de cada divisão: a preocupação principal é o produto e as atividades das áreas envolvidas dão pleno suporte; • Permite maior flexibilidade: as unidades produtivas podem ser maiores ou menores, conforme as condições; • Facilita a inovação, pois requer cooperação e comunicação dos vários grupos que contribuem para gerar o produto. 3.3.3.2. Desvantagens • Enfraquece a especialização funcional: dispersa os especialistas nas diversas divisões orientadas para os produtos; • Gera custos operacionais elevados pela duplicidade de atividades, por isso não é indicada para circunstâncias externas não mutáveis e para empresas com pouca variabilidade dos produtos; • É difícil coordenar políticas gerais da organização; • Em situações de instabilidade externa, pode gerar temores e ansiedades na força de trabalho de determinada linha de produto, em função da possibilidade de desemprego; • Pode desestabilizar a estrutura caso um gerente de produto adquira muito poder. 3.3.4. Departamentalização Geográfica (territorial, regional) Tem ênfase territorial, na cobertura geográfica: cria departamentos tendo como critério os locais onde o trabalho será desempenhado, ou então a área de mercado a ser servida pela empresa. Todas atividades em determinado território são de responsabilidade de um gestor. É utilizada geralmente por empresas que cobrem grandes áreas geográficas e cujos mercados são extensos e diversificados (clientes e recursos dispersos), ou seja, quando as circunstâncias externas indicam que o sucesso da organização depende particularmente do seu ajustamento às condições e às necessidades de cada local e/ou região. A orientação da empresa, portanto, é mercadológica (extroversão). Exemplos: as empresas multinacionais têm este nome justamente por utilizarem a estratégia geográfica para suas operações fora do país onde estão sediadas; lojas e empresas possuem filiais em diversas localidades; agências bancárias; varas judiciais espalhadas pelo interior dos estados. 84 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 3.3.4.1. Vantagens • Foco mercadológico: amplia a área de atuação, atingindo maior número de clientes/fornecedores; • Fortalece especialização quanto ao local: agilidade e vantagem competitiva pelo maior conhecimento do local; • Permite fixar a responsabilidade de lucro e de desempenho no comportamento local ou regional, além de encorajar os executivos a pensar em termos de sucesso de território; • As características da empresa podem acompanhar adequadamente as variações de condições e características locais. 3.3.4.2. Desvantagens • Dificuldade de coordenar políticas gerais da organização: o enfoque territorial pode deixar em segundo plano a coordenação da empresa como um todo (aspectos de planejamento, execução e controle), em face do grau de liberdade e autonomia nas regiões; • Enfraquece especialização funcional: a preocupação estritamente territorial concentra-se mais nos aspectos mercadológicos e de produção e quase não requer apoio dos especialistas (staff) da matriz da empresa. • Duplicação de instalações e de funções; • Em situações de instabilidade externa em determinada região, pode gerar temores e ansiedades na força de trabalho em função da possibilidade de desemprego ou prejuízo funcional. 3.3.5. Departamentalização por Clientes Agrupa as atividades de acordo com o tipo de pessoa/grupo/empresa para quem o trabalho é executado. É indicado quando a organização atende a grupos de clientes com necessidades bastante distintas (de acordo com idade, sexo, nível socioeconômico, etc.). Cada departamento serve a um grupo de clientes – os clientes são determinantes para o sucesso do negócio e requerem diferentes abordagens para vendas, produtos, serviços, etc. Estrutura a empresa “de fora para dentro” (extroversão), enquanto a departamentalização funcional, por exemplo, estrutura “de dentro para fora”. www.acasadoconcurseiro.com.br 85 3.3.5.1. Vantagens • Atendimento personalizado: quando a satisfação do cliente é o aspecto mais crítico da organização, ou seja, quando um tipo de cliente é o mais importante, e os produtos e serviços devem ser adaptados às suas necessidades. • Dispõe os executivos e todos os participantes da organização para satisfazer as necessidades e os requisitos dos clientes; • Possibilita conhecimento e atendimento contínuo e rápido às necessidades específicas de diferentes tipos de clientes. 3.3.5.2. Desvantagens • As demais atividades da organização – produção, finanças – podem se tornar secundárias ou acessórias, em face da preocupação compulsiva com o cliente; • Os demais objetivos da organização – lucratividade, produtividade – podem ser deixados de lado ou sacrificados. • Pode gerar conflitos com outras áreas em função de tratamentos preferenciais a certos clientes. 3.3.6. Departamentalização por Processo Processo é uma sequência de atividades inter-relacionadas que transforma insumos (entradas) em produtos (saídas). Seguindo esse conceito, a departamentalização por processos agrupa as atividades de acordo com as etapas de um processo. Também denominada departamentalização por fases do processo, por processamento ou por equipamento, nela cada departamento é responsável por uma fase do processo. Ela é utilizada quando o produto final é tão complexo que se faz necessário fabricá-lo a partir da divisão em processos menores, com linhas de produção distintas. Ela representa a influência da tecnologia utilizada pela empresa em sua estrutura organizacional. Os departamentos funcionam como elos de uma corrente, interligando as etapas de produção do início ao fim do processo. O resultado é uma estrutura horizontal direcionada para o atendimento das necessidades dos clientes. A principal característica da organização por processos é ação coordenada entre os departamentos - as funções trabalham de forma coordenada, por meio de comunicação entre todos os departamentos envolvidos, para aumentar a eficiência ao longo de todo o processo. Exemplo: indústria automobilística - uma linha de produção é um arranjo físico de máquinas e equipamentos. Essa linha define o agrupamento de pessoas e de materiais para processar as operações. 86 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo A departamentalização por Processos é semelhante à por produtos/serviços. A diferença é que na departamentalização por produtos/serviços o foco é o produto final, enquanto na abordagem por processos são focados os fluxos de trabalho em si, cada um gerando partes do produto final. 3.3.6.1. Vantagens • Fixa a responsabilidade e a união dos esforços dos em determinado processo; • Extrai vantagens econômicas oferecidas pela própria natureza do equipamento ou da tecnologia. A tecnologia passa a ser o foco e o ponto de referência para o agrupamento de unidades e posições. • Maior especificação dos recursos alocados; • Possibilidade de comunicação mais rápida de informações técnicas; • Melhor coordenação e avaliação de cada parte do processo; • Maiores níveis de produtividade e de qualidade. 3.3.6.2. Desvantagens • Possibilidade de perda da visão global da interligação entre diferentes processos. • Quando a tecnologia utilizada sofre mudanças e desenvolvimento revolucionários, a ponto de alterar profundamente os processos; • Deve haver especial cuidado com a coordenação dos distintos processos. 3.3.7. Departamentalização por Projeto Projeto é a união temporária de recursos (pessoas, materiais, finanças, tecnologia) para atingir um objetivo, sendo realizado conforme parâmetros predefinidos de tempo, custo, recursos e qualidade. Em outras palavras, projeto é um trabalho específico, com prazo para acabar e que, para sua realização, exige um esforço concentrado de pessoas e recursos sob a responsabilidade de um coordenador (gerente do projeto). Exemplos de projetos: estádios de futebol, prédios, pontes, estradas, desenvolvimento de novas tecnologias, etc. Dentro de cada projeto, podem existir diferentes áreas especializadas (funcionais). A departamentalização por projetos, portanto, é utilizada em empresas cujos produtos/serviços são complexos e envolvem grandes concentrações de recursos por um determinado tempo, que exigem tecnologia sofisticada, especialistas de diversas áreas e grande coordenação www.acasadoconcurseiro.com.br 87 das atividades (por exemplo, uma construtora que realiza inúmeras obras ao mesmo tempo). É uma estrutura organizacional flexível/mutável - capaz de adaptar-se às necessidades de cada projeto – e focada em resultados. 3.3.7.1. Vantagens • Foco no resultado – permite melhor atendimento das necessidades dos clientes; • Permite a concentração de recursos e especialistas para realizar um trabalho complexo; • É uma estrutura organizacional flexível, mutável, temporária, que se adapta às necessidades de cada projeto; • Alta responsabilização e engajamento da equipe e do gerente de projetos; • Melhoria no controle da execução – cumprimento de prazos e orçamentos. 3.3.7.2. Desvantagens • Isolamento da equipe no seu projeto - como cada equipe está focada em seu próprio projeto, não há comprometimento com a empresa e há dificuldade de comunicação entre os projetos realizados pela organização (dificuldade de coordenar políticas gerais); • Em projetos muito grandes, podem ocorrer dificuldades no gerenciamento da equipe; • Em raz"ao da temporariedade, muitas vezes não é aceita pela estrutura permanente; • Duplicação de esforços quando dois ou mais especialistas trabalham em um mesmo problema ou assunto, mas em projetos diferentes; • Cada projeto é único, inédito, e envolve muitas habilidades e conhecimentos dispersos na empresa ao longo de seu ciclo de execução. Assim, quando termina uma fase, ou mesmo o projeto, a empresa pode ser obrigada a dispensar pessoal ou a paralisar máquinas e equipamentos se não tiver outro projeto em vista; 3.3.8. Departamentalização Matricial Chama-se matricial, pois combina dois ou mais tipos de departamentalização (formando uma grade (matriz). É multidimensional, diferentemente das anteriores que eram unidimensionais. 88 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo Pode ser definida, também, como a combinação da abordagem divisional com a funcional, ou então, conforme o tipo mais comum, a combinação da departamentalização funcional com a de projetos ou de produtos. Do ponto de vista evolutivo, a departamentalização matricial surgiu porque as formas tradicionais não eram eficazes para lidar com atividades complexas, envolvendo várias áreas do conhecimento e prazos determinados para sua realização. O desenho em matriz permite extrair vantagens e minimizar as fraquezas de ambas as estruturas (funcional e de produto/projeto). As unidades de trabalho são os projetos, enquanto os órgãos permanentes (funcionais) atuam como prestadores de serviços, cedendo pessoas e outros recursos. Como a organização de cada projeto é temporária, após sua conclusão, as pessoas são alocadas em novos projetos ou então ficam exclusivamente em suas áreas funcionais. É, portanto, uma estrutura adaptativa, flexível. Por ser uma estrutura híbrida, cada departamento passa a ter uma dupla subordinação (segue orientação dos gerentes funcionais e dos gerentes de produto/projeto simultaneamente), com isso, o princípio da unidade de comando deixa de existir. 3.3.8.1. Vantagens • Maior versatilidade e otimização dos recursos; • Forma efetiva para conseguir resultados ou resolver problemas complexos; • Mais fortemente orientada para resultados; • Maior grau de especialização; • Elimina mão de obra ociosa e as extensas cadeias hierárquicas. 3.3.8.2. Desvantagens • Ambiguidade de papéis e relações das pessoas - conflito de interesses entre linha e projeto; • Duplicidade de autoridade e comando; • Insucesso na coordenação de funções e na utilização de recursos (prejudica a economia em escala). www.acasadoconcurseiro.com.br 89 3.3.9. Departamentalização Mista É praticamente impossível encontrar, na prática, a aplicação pura de um único tipo de departamentalização em toda uma empresa. Geralmente encontrar-se uma reunião de diversos tipos de departamentalização (abordagem multidivisional) em todos os níveis hierárquicos, a qual se denomina Departamentalização Mista, ou Combinada. Há outros tipos menos difundidos de departamentalização que acabam sendo cópias conceituais dos apresentados aqui e, por isso, não foram detalhados. Exemplos: 90 • Por quantidade: agrupar uma certa quantidade de pessoas para executar tarefas sob as ordens de um superior; mera divisão quantitativa, geralmente usada quando o número de pessoas é muito grande para ser gerenciado por um único chefe. Ex: turmas da mesma série em escolas. • Por turno (tempo): amplia a quantidade de turnos (manhã, tarde ou noite) em que as atividades similares são realizadas, gerando aumento da capacidade de produção • Por área do conhecimento: comum em universidades, pois agrupa as atividades de acordo com a área de conhecimento (matemática, química, física, etc.). www.acasadoconcurseiro.com.br Questões 1. (95352) FCC – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Estrutura Organizacional, Departamentalização Sobre estrutura organizacional e tipos de departamentalização, é correto afirmar que a a) estrutura por Processos tem como vantagens: especialização do trabalho, maior satisfação das pessoas, maior concentração e utilização dos recursos especializados. b) estrutura Matricial implica a utilização de pessoas de alta qualificação e a quebra do princípio da unidade de comando, de Taylor. c) grande desvantagem da estrutura por Produto ou Serviço é a facilidade na análise dos resultados (os mais variados) e na coordenação das atividades meio e atividades-fim para a realização do produto ou serviço. d) estrutura por Clientela tem, como exemplo, as instituições que cuidam do menor, do índio e dos imigrantes. e) vantagem da estrutura Funcional está no fato de proporcionar uma maior integração entre departamentos, facilitando a gestão por processos. 2. (98720) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Estrutura Organizacional, Departamentalização O processo de organizar busca dividir o trabalho a ser realizado e atribuir responsabilidades e autoridades a pessoas, o que se dá pela definição da estrutura organizacional com base nos critérios de departamentalização escolhidos. Antônio Cesar Amaru Maximiano. Introdução à administração. 2.ª ed. São Paulo: Atlas, 2011 (com adaptações). Tendo como referência inicial as ideias contidas no texto, julgue o item subsecutivo. Considere que uma organização tenha definido a seguinte estrutura organizacional: diretoria de pessoal, diretoria de administração e finanças, diretoria de marketing e diretoria de vendas. Nesse caso, a referida organização definiu sua estrutura com base na departamentalização funcional. ( ) Certo ( ) Errado 3. (98734) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Estrutura Organizacional, Departamentalização Acerca de organização e motivação, julgue o item a seguir. Um hipermercado é um típico exemplo de departamentalização por produtos. ( ) Certo ( ) Errado 4. (98637) FCC – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Princípios da Organização do Trabalho, Estrutura Organizacional, Departamentalização Sobre as estruturas organizacionais, considere: I – O grupamento das atividades de uma entidade em órgãos é efetuado de acordo com critérios de departamentalização que, entre outros, podem ser: por produtos, por clientes ou por área geográfica. II – Dentre as relações formais verificadas na estrutura organizacional de uma instituição, pode-se citar a autoridade de linha, ou seja, aquela exercida pelo chefe de um órgão diretamente sobre seus subordinados. www.acasadoconcurseiro.com.br 91 III – A denominada estrutura matricial, descrita por Fayol, pressupõe, no primeiro nível de departamentalização, as funções de produção, comercialização, finanças e administração. Está correto o que consta APENAS em a) b) c) d) e) II e III. I e III. I e II. III. I. 5. (102221) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Estrutura Organizacional, Departamentalização No que diz respeito às organizações contemporâneas, julgue o item a seguir. Em uma organização com estrutura matricial, um empregado, na realização de suas atribuições de atendimento, responde hierarquicamente aos seus superiores de unidades distintas, de modo simultâneo, para que as demandas de atendimento sejam cumpridas. ( ) Certo ( 6. (108982) UFMA – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Organização, Departamentalização Com o objetivo de buscar um ambiente de colaboração e compartilhamento de responsabilidades, a diretoria da empresa Alfa adotou uma estrutura matricial de organização. Isso significa que a organização: a) Utilizou o trabalho em equipe para a adaptação de certos segmentos da empresa a um produto/serviço completo. b) Dividiu as atividades da empresa para que cada uma pudesse se especializar em um tipo de cliente. c) Agrupou suas atividades afins segundo o tipo de produto a ser comercializado. d) Adotou uma estrutura mista, com autoridade dual a qual elimina o princípio da unidade de comando. e) Integrou as atividades da organização, segundo as regiões geográficas em que atua. ) Errado 7. (113378) COMPERVE – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Departamentalização, Organização A estrutura de uma organização pode ser departamentalizada segundo vários critérios, e um deles está representado na figura reproduzida a seguir. Nessa figura, as Pró-Reitorias estão departamentalizadas por 92 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo a) b) c) d) programas. função. processos. localização geográfica. 10. (114551) IESES – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Departamentalização, Organização, Processo Organizacional 8. (114437) FGV – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Organização, Departamentalização A Motores X é uma indústria mecânica de médio porte que adota tecnologia de produção por unidade. Recentemente, ela venceu uma concorrência para fornecer três modelos de motor para uma empresa pública. A direção da Motores X projeta triplicar os atuais 150 funcionários nos próximos três anos, adotar tecnologia de produção em massa e mudar a estratégia competitiva da empresa, de diferenciação para liderança em custos. Na opinião da direção da Motores X, todas essas transformações exigirão uma mudança na estrutura da empresa. A estrutura mais adequada à situação projetada para a Motores X é a: a) b) c) d) e) divisional; matricial; funcional; por projetos; em rede. 9. (114450) FGV – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Departamentalização, Organização Uma empresa pública, ao fazer sua modelagem organizacional, optou por um grupamento em função dos resultados esperados, ou seja, pelos serviços/produtos gerados pelos seus processos. Essa opção corresponde ao critério: a) b) c) d) e) funcional; geográfico; processos; projetos; resultados. Vários são os caminhos possíveis quando falamos em departamentalização nas organizações. Com relação às diferentes abordagens, assinale a opção correta. a) A estrutura organizacional que combina as formas de departamentalização funcional e de produto ou projeto na mesma estrutura organizacional é chamada de holística. b) Na departamentalização por produto, consideram-se prioritariamente como critério de composição, as áreas funcionais da organização. c) A departamentalização territorial é caracterizada pelo fracionamento das operações da organização em componentes temporais. d) A departamentalização funcional tem como foco a divisão em áreas com base nos processos desenvolvidos nesta organização. e) Na departamentalização por processos, as divisões organizacionais são estabelecidas levando-se em consideração as atividades operacionais executadas. 11. (115074) CESPE – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Departamentalização, Organização Acerca da organização administrativa e dos fundamentos que a norteiam, julgue o item subsequente. Baixos custos administrativos, especialidade técnica e excelência na coordenação intradepartamental são vantagens proporcionadas pela simplicidade de uma estrutura funcional. ( ) Certo www.acasadoconcurseiro.com.br ( ) Errado 93 Acesse o link a seguir ou baixe um leitor QR Code em seu celular e fotografe o código para ter acesso gratuito aos simulados on-line. E ainda, se for assinante da Casa das Questões, poderá assistir ao vídeo da explicação do professor. http://acasadasquestoes.com.br/prova-imprimir.php?prova=10710305 Gabarito: 1. (95352) D 2. (98720) Certo 3. (98734) Certo 4. (98637) C 5. (102221) Certo 6. (108982) D 7. (113378) B 8. (114437) C 9. (114450) E 10. (114551) E 11. (115074) Certo 94 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 4. DIREÇÃO Seguindo o fluxo do Processo Organizacional, logo após o Planejamento e a Organização temse a Direção, que é a função administrativa que trata das relações interpessoais dos gestores com seus respectivos subordinados. É o processo de trabalhar com pessoas para possibilitar a realização de objetivos. A direção representa a implantação daquilo que foi planejado e organizado, ou seja, dinamiza a empresa, faz as coisas acontecerem. Para tanto, usa-se a competência interpessoal para ativar e movimentar as pessoas a alcançarem os objetivos organizacionais, por meio de relacionamentos, interação, influência, liderança, comunicação e motivação. A direção representa, portanto, o processo de influenciar e orientar as atividades relacionadas às tarefas dos diversos membros da equipe ou da organização, como um todo. Constitui uma das mais complexas funções administrativas pelo fato de envolver orientação, assistência à execução, comunicação, motivação, enfim todos os processos por meio dos quais os administradores procuram influenciar seus subordinados para que se comportem dentro das expectativas e consigam alcançar os objetivos da organização. A base conceitual para a direção é a área do conhecimento denominada Comportamento Organizacional, que busca a compreensão do comportamento individual e dos grupos no ambiente de trabalho. Dirigir, portanto, é lidar com conceitos voltados à Gestão de Pessoas: liderança, comunicação, incentivo, motivação, satisfação, capacitação, participação, etc. As pessoas precisam ser aplicadas em seus cargos e funções, treinadas, guiadas e motivadas para alcançarem os resultados que delas se esperam. Todos os gestores da organização devem ser, em certo sentido, gestores de pessoas. A Direção é aplicada em todos os níveis hierárquicos e também segue o princípio escalar: diretores dirigem gerentes, gerentes dirigem supervisores e supervisores dirigem funcionários etc. Os três níveis de direção são: Níveis de organização Níveis de direção Cargos Envolvidos Abrangência Institucional – Global Direção Diretores e altos executivos A empresa ou áreas da empresa Intermediário – Departamental Gerência Gerentes e pessoal no meio do campo Cada departamento ou unidade da empresa Operacional Supervisores Supervisores e encarregados Cada grupo de pessoas ou tarefas www.acasadoconcurseiro.com.br 95 4.1. Evolução da Gestão de Pessoas A Gestão de Pessoas é uma forma moderna de a organização se relacionar com seus profissionais, focada na estratégia e caracterizada pela flexibilidade, descentralização e autonomia dos profissionais. A Gestão de Pessoas é um contraponto às formas tradicionais (conhecidas como administração de recursos humanos ou departamento pessoal), que eram burocratizadas, centralizadas e focadas no controle. O antigo Departamento de Recursos Humanos (ou departamento pessoal) atuava de forma mecanicista e operacional: contratava profissionais com experiência e conhecimento técnico, cuidava da folha de pagamento e pressupunha que bastava o poder hierárquico e o salário no final do mês para se alcançar a obediência dos funcionários e os resultados esperados. Os avanços observados nas últimas décadas têm levado as organizações a buscarem novas formas de gestão com o intuito de melhorar o desempenho e alcançar resultados para o pleno atendimento das necessidades dos clientes. Hoje vivemos na sociedade do conhecimento, na qual o talento humano e suas capacidades são vistos como fatores competitivos no mercado de trabalho globalizado. Nota-se, também, que o sucesso das organizações modernas depende, e muito, do investimento nas pessoas, a partir da identificação, do aproveitamento e do desenvolvimento do capital humano. Devido a isso, o papel das pessoas nas organizações foi revisto: deixaram de ser recursos (ou custos) e assumiram uma posição estratégica de parceiros. Nesse novo contexto, as pessoas são vistas no ambiente de trabalho como: 96 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo • Seres humanos: personalidade própria; diferentes entre si; origens e histórias particulares; conhecimentos, habilidades e competências distintas. • Ativadores de recursos organizacionais: fonte de impulso capaz de dinamizar a organização, de mudá-la, renová-la e torná-la competitiva. • Parceiros da organização: a partir de uma relação ganha-ganha (reciprocidade), as pessoas são capazes de conduzir a organização ao sucesso e, por conseguinte, serem beneficiadas. • Talentos fornecedores de competências: portadoras de competências essenciais ao sucesso organizacional. • Capital humano: consideradas o principal ativo, pois agregam inteligência ao negócio. 4.1.1. Fases Evolutivas A Gestão de Pessoas também evoluiu ao longo do tempo, para acompanhar as mudanças sociais e empresariais. Essa evolução é vista de forma diferente por diversos autores: Visão funcionalista – 3 fases: 1. Operacional – até a década de 60 – funções tradicionais de RH; 2. Gerencial – 60 a 80 – passa a interferir nos diferentes processos da organização; 3. Estratégica – a partir dos anos 80 – pessoas geram valor para a organização. www.acasadoconcurseiro.com.br 97 Fischer (2002) – as grandes correntes teóricas sobre gestão de pessoas podem ser agrupadas em quatro categorias principais: 1. Modelo articulado de gestão de pessoas como departamento pessoal – até década de 20 – foco no controle, eficiência, taylorismo, fordismo; 2. Como gestão do comportamento humano – a parit da década de 20 – uso da psicologia, behaviorismo, pessoas têm necessidades a serem satisfeitas; 3. Como gestão estratégica – a partir da década de 70/80 – vincular GP às estratégias, pessoas colaboram para o alcance dos objetivos; 4. Como gestão por competência e vantagem competitiva – a partir dos anos 80 – core competences, busca e vantagens competitivas, papel das pessoas na transição entre o estado atual das empresas e onde elas almejam estar no futuro. Antônio Carlos Gil: 5 fases 1. Administração científica: 1900 – Taylor, Fayol, Ford; proporcionar fundamentação científica às atividades, substituir improvisação pelo empirismo. 2. Escola das relações humanas: 1927 – Elton Mayo; demonstrou a influência de fatores sociais e psicológicos no trabalho (comunicação, motivação, liderança, tipos de supervisão. 3. Relações industriais: pós-guerra; aumento do poder dos sindicatos; necessidade de negociar com entidades e ampliar benefícios. 4. Administração de recursos humanos: década de 60; introdução de conceitos da Teoria de Sistemas; integração das áreas. 5. Gestão de pessoas: década de 80; pessoas não são recursos, são parceiras; têm competências distintas e inteligência. Chiavenato – 5 fases evolutivas da GP no Brasil: 1. Fase contábil (até 1930): caracteriza-se pela preocupação com os custos da organização. Os trabalhadores eram vistos, exclusivamente, sob o enfoque contábil. 2. Fase legal (1930 – 1950): preocupação com o acompanhamento e manutenção das recémcriadas leis trabalhistas da era getulista. 3. Fase tecnicista (1950 – 1965): o Brasil implantou o modelo americano de gestão de pessoas e alavancou a função de RH ao status orgânico de gerência. 4. Fase administrativa (1965 – 1985): regulamentada a profissão Técnico de Administração. Após começo conturbado do regime militar, houve rearticulação dos trabalhadores no final da década de 70, formando a base que implementou um movimento denominado "novo sindicalismo". 5. Fase estratégica (1985 a atual): demarcada pela introdução dos primeiros programas de gestão estratégica de pessoas atrelados ao planejamento estratégico das organizações. De forma geral, a evolução da Gestão de Pessoas pode ser resumida conforme a figura a seguir. 98 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 4.1.2. Moderna Gestão de Pessoas No seu trabalho, cada administrador, de qualquer nível organizacional (diretor, gerente, supervisor, etc.) desempenha as quatro funções administrativas que constituem o processo administrativo: planejar, organizar, dirigir e controlar. Segundo Chiavenato, a Administração de Recursos Humanos (ARH) procura ajudar o administrador a desempenhar todas essas funções, porque ele não realiza seu trabalho sozinho, mas em colaboração com as pessoas que formam sua equipe. É com sua equipe de subordinados que o administrador executa as tarefas e alcança metas e objetivos. Conforme Marras, todo gerente é um gerente de pessoas. A missão principal do gestor estratégico de pessoas não é gerir serviços, mas gerir pessoas de forma a contribuir diretamente para os resultados organizacionais. Isso significa focar no diagnóstico das necessidades das pessoas e, em contrapartida, obter o máximo desempenho, comprometimento, produtividade e qualidade dos trabalhadores. A tabela a seguir mostra a evolução das responsabilidades da ARH ao longo da história, conforme Marras. www.acasadoconcurseiro.com.br 99 Chefe de pessoal Gerente de Relações Industriais Gerente de Recursos Humanos Até 1950 De 1950 a 1970 De 1970 até 1999 Controles da Frequência Idem ao Chefe de pessoal, mais... Idem ao Gerente de Relações Industriais, mais... Faltas ao Trabalho Serviços Gerais Avaliação de Desempenho Pagamentos Medicina e Higiene Qualidade de Vida Admissões e Demissões Segurança Patrimonial Desenvolvimento Gerencial Cumprimento da CLT Segurança Industrial Relações Trabalhistas Contencioso Trabalhista Sindicalismo Cargos e Salários Desenvolvimento Organizacional Benefícios Estrutura Organizacional Recrutamento e Seleção Treinamento No passado, as decisões de RH eram totalmente centralizadas no órgão de RH e os gerentes de linha tinham pouca ou nenhuma participação. A tendência moderna é descentralizar as decisões e ações de GP rumo aos gerentes, que se tornam os gestores de pessoas. Por isso, pode-se afirmar que GP é uma responsabilidade de Linha (do gestor direto de cada funcionário) e uma função de Staff (da área de GP). 100 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo Esgotou-se o tempo em que se pensava a gestão de recursos humanos simplesmente como um órgão de linha (operacional e tático) que ocupava mais de 20 subsistemas que prestavam serviços à empresa e aos empregados. Marras afirma que, diversamente da gestão de RH tático-operacional, a AERH (Administração Estratégica de RH) não se posiciona em linha no organograma da empresa, mas, sim, em staff. Esse posicionamento evidencia a real função da administração de RH, qual seja a de assessorar e prestar subsídio cognitivo à cúpula da empresa (diretor-presidente e demais diretores). Segundo Gil, ao profissional de recursos humanos compete o desempenho de inúmeros papéis (conforme figura a seguir). A natureza desses papéis é determinada por fatores diversos, tais como porte da empresa, natureza de seus produtos, politicas gerenciais, etc. www.acasadoconcurseiro.com.br 101 As organizações apresentam uma incrível variedade. Elas podem ser indústrias, comércio, bancos, financeiras, hospitais, universidades, lojas, prestadoras de serviços etc. Podem ser grandes, médias e pequenas quanto ao seu tamanho. Dessa forma, a Gestão de Pessoas é contingencial e situacional, pois depende de vários aspectos, como a cultura que existe em cada organização, da estrutura organizacional adotada, das características do contexto ambiental, do negócio da organização, da tecnologia utilizada, dos processos internos e de uma infinidade de outras variáveis importantes. A moderna gestão de pessoas deve ter foco estratégico (Gestão Estratégica de Pessoas): ter políticas integradas aos planos estratégicos da empresa e às demais áreas da organização (Marketing, Produção, Finanças, etc.), enxergar o negócio horizontalmente, ser parceiro de negócios, agregar valor. Em uma visão estratégica, o conjunto de políticas e práticas de gestão de pessoas deve possuir as seguintes propriedades: • Integração mútua: permite ao gestor avaliar os desdobramentos de uma decisão relativa à remuneração de uma pessoa no conjunto das remunerações da organização, na massa salarial, no sistema de carreira, no sistema de desenvolvimento; enfim, em todos os demais aspectos da gestão de pessoas dentro da organização; • Integração com a estratégia organizacional: é fundamental as políticas e práticas de gestão de pessoas estejam alinhadas com os objetivos da organização, seus valores e missão; • Integração com as expectativas das pessoas: é fundamental, também, que essas políticas e práticas estejam alinhadas com as expectativas das pessoas para sua legítima efetividade. A gestão de pessoas pode colaborar com o sucesso organizacional tornando-se: um parceiro na execução da estratégia; um especialista administrativo; um defensor dos funcionários; e um agente de mudança. Por isso, a Gestão de Pessoas moderna é definida como o conjunto de políticas e práticas necessárias para cuidar do capital humano da organização, capital este que contribui com seus conhecimentos, habilidades e capacidades para o alcance dos objetivos institucionais. Dentre os objetivos da GP, pode-se destacar: 102 • Atuar nesse ambiente moderno complexo, ajudando a organização a realizar sua missão. • Proporcionar um ambiente com pessoas competentes e motivadas para o alcance dos objetivos organizacionais e individuais. • Desenvolver o capital humano e o capital intelectual – ativos intangíveis da organização; • Desenvolver a gestão do conhecimento: habilidades, competências e tecnologias aplicadas de forma integrada para concretizar a missão e visão. • Formar competências essenciais que atendam às demandas dos diferentes stakeholders, gerando vantagem competitiva. www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 4.2. Processos de Gestão de Pessoas A Gestão de Pessoas pode ser vista como um macroprocesso composto por diversos processos/ subsistemas. Cada subsistema responde individualmente por cada uma das funções RH. Tais processos, por sua vez, são compostos pelas distintas atividades que uma organização realiza para gerenciar as pessoas: • Análise e descrição de cargos e modelagem do trabalho. • Recrutamento e seleção de pessoal e admissão de candidatos selecionados. • Orientação e integração de novos funcionários. • Administração de cargos e salários. • Incentivos salariais e benefícios sociais. • Avaliação de desempenho das pessoas. • Comunicação aos funcionários. • Treinamento e desenvolvimento das pessoas. • Desenvolvimento organizacional. • Higiene, segurança e qualidade de vida no trabalho. • Relações com empregados e relações sindicais. Na literatura, não há consenso sobre o número de processos que compõem a gestão de pessoas. Dependendo do autor, as atividades estarão agrupadas de formas distintas. 4.2.1. Dutra: três processos 1. Movimentação: captar, internalizar, transferir, promover, expatriar e recolocar. 2. Desenvolvimento: capacitar, gerir carreira e desempenho. 3. Valorização: remunerar e premiar. 4.2.2. Marras: sete subsistemas 1. Recrutamento e seleção: captação e triagem de profissionais no mercado; seleção e encaminhamento de profissionais para a empresa. 2. Treinamento e desenvolvimento: aprendizado e crescimento (pode-se incluir a avaliação de desempenho aqui ou como um subsistema separado). 3. Remuneração ou cargos e salários: análise e descrição dos cargos, retribuição pelo trabalho prestado e complemento ao sistema de salários por meio de benefícios. 4. Higiene e segurança do trabalho: estudos e ações que envolvem a saúde do trabalhador e a prevenção e correção de acidentes no trabalho. www.acasadoconcurseiro.com.br 103 5. Departamento de pessoal: tem por objetivo efetivar todos os registros legais e necessários para a administração burocrática exigida pelas práticas administrativas e pelas legislações. Envolve admissões de novos empregados (cadastro e documentação); demissões (entrevista de saída, quitação – rescisão contratual e baixa na carteira de trabalho); registros legais em controles diversos (absenteísmo – faltas e atrasos, rotatividade etc.); aplicação e manutenção das leis trabalhistas e previdenciárias; folha de pagamento (férias, 13º salário etc.); normas disciplinares (portaria, horas extras, áreas comuns, faltas e atrasos etc.). 6. Relações trabalhistas: planejamento e execução de programas relacionados à área trabalhista-sindical – cumprimento e interpretação de normas legais (CLT, convenções coletivas de trabalho etc), negociações com sindicatos, assessoria às demais áreas, etc. 7. Serviços gerais: serviços que, embora política e estrategicamente pouco representem para a cúpula administrativa da empresa, pois são quase sempre vistos como geradores de despesa (e não de lucro), têm uma importância junto aos trabalhadores por prestar-lhes serviços que no dia a dia são essenciais, a exemplo do restaurante, do ambulatório médico, segurança patrimonial etc. 4.2.3. Chiavenato: seis processos O modelo original do autor possuía cinco processos (Provisão, Aplicação, Manutenção, Desenvolvimento, Monitoração), entretanto, foi atualizado nos últimos anos e passou a contar com seis processos: 1. Agregar: são os processos utilizados para incluir novas pessoas na organização. Podem ser denominados processos de provisão ou de suprimento de pessoas. Tem início com o planejamento de recursos humanos. Incluem recrutamento e seleção de pessoas. 2. Aplicar: uma vez recrutadas e selecionadas, as pessoas deverão ser integradas à organização, posicionadas em seus respectivos cargos e tarefas e avaliadas quanto ao seu desempenho. São os processos utilizados para desenhar as atividades que as pessoas irão realizar na empresa, orientar e acompanhar seu desempenho. Incluem desenho organizacional e desenho de cargos, análise e descrição de cargos, orientação às pessoas e avaliação do desempenho. 104 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 3. Recompensar: são os processos utilizados para incentivar as pessoas e satisfazer suas necessidades individuais mais elevadas. Incluem recompensas, remuneração e benefícios e serviços sociais. 4. Desenvolver: são os processos utilizados para capacitar e incrementar o desenvolvimento profissional e pessoal das pessoas. Incluem seu treinamento e desenvolvimento, gestão do conhecimento e gestão de competências, programas de mudanças e desenvolvimento de carreiras e programas de comunicações e consonância. 5. Manter: são os processos utilizados para criar condições ambientais e psicológicas satisfatórias para as atividades das pessoas. Incluem administração da cultura organizacional, clima, disciplina, higiene, segurança e qualidade de vida e manutenção de relações sindicais. 6. Monitorar: são os processos utilizados para acompanhar e controlar as atividades das pessoas e verificar resultados. Incluem banco de dados e sistemas de informações gerenciais. A seguir, um modelo de diagnóstico de Gestão de Pessoas, conforme Chiavenato. www.acasadoconcurseiro.com.br 105 4.3. Gestão de Pessoas no Serviço Público Conforme Bergue, a gestão de pessoas é o planejamento, a organização, a direção e o controle das atividades desenvolvidas nas áreas de seleção, orientação, avaliação, capacitação e qualificação do quadro de servidores dos órgãos públicos. O autor define gestão de pessoas no setor público como o "esforço orientado para o suprimento, a manutenção e o desenvolvimento de pessoas nas organizações públicas, em conformidade com os ditames constitucionais e legais, observadas as necessidades e condições do ambiente em que se inserem." Os usuários do serviço público têm aumentado o nível de exigência em relação à satisfação de demandas. A qualidade e a adequação dos serviços às necessidades dos usuários são hoje aspectos críticos para o bom desempenho de qualquer órgão ou entidade da administração pública. Além disso, a exigência de transparência e ética, a crescente escassez de recursos em todas as esferas e a necessidade de aproximação do usuário, em relação aos serviços públicos, reforçam a necessidade de eficácia e de descentralização. Isso exige um aumento da flexibilidade, da prontidão e da capacidade de adaptação dessas organizações, implicando o uso de novas tecnologias, especialmente o da tecnologia da informação, e da modernização da estrutura normativa, organizacional e de pessoal. Historicamente, o serviço público brasileiro adota um arranjo mecanicista, com barreiras à mobilidade funcional e estruturas organizacionais rígidas, nas quais os funcionários que realizam atividades operacionais pouco são estimulados a pensar formas alternativas de gestão. Atualmente, ainda perduram na administração pública sistemas de avaliação estanques, sem o correspondente conjunto de ações para o aperfeiçoamento de desempenhos. Segundo a ENAP (Escola Nacional de Administração Pública), em seu famoso livro “Gestão de Pessoas: bases teóricas e experiências no setor público”, a forma como a gestão dos recursos humanos é realizada hoje se deve a um conjunto de características comuns à maioria das organizações públicas e que podem ser evitadas. Dentre essas características prejudiciais, destacam-se: a) Rigidez imposta pela legislação, tornando difíceis as mudanças; b) Desvinculação da visão do cidadão como destinatário do serviço público – em diversas organizações públicas ainda não é clara a ideia de que o cidadão é a razão de ser da organização; c) Pouca ênfase no desempenho – muitas organizações públicas ainda não vinculam a realização do trabalho com o adequado desempenho. Entenda-se por desempenho a realização do trabalho de forma eficiente, eficaz e efetiva (o trabalho sendo realizado da melhor forma possível, direcionado para o alcance dos objetivos e metas da organização, atingindo os resultados desejados no prazo previsto e satisfazendo aqueles para os quais o trabalho é realizado); d) Mecanismos de remuneração que desvinculam os vencimentos do desempenho – os funcionários sentem-se pouco estimulados a melhorar seu desempenho, uma vez que a remuneração independe desse fator. 106 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo e) Limites à postura inovativa – além da questão remuneratória, a própria rigidez da legislação estimula a inércia gerencial, uma vez que muitas iniciativas esbarram nas limitações da legislação. f) Poucos mecanismos de planejamento e pouca preocupação com a gestão – a fraca ênfase no desempenho conduz a uma atuação voltada para o cumprimento das tarefas do dia a dia, sem preocupação com um planejamento que contemple uma visão para o curto, médio e longo prazo. g) Rotatividade na ocupação de posições de chefia – por conta da rotatividade, as posições de chefia podem apresentar intensa alternância entre os membros da equipe de trabalho ou do órgão. h) O papel da gratificação – em muitas situações nas organizações públicas a gratificação é utilizada como forma improvisada de compensação à impossibilidade de aumento salarial. Tal fator constitui uma deformação da verdadeira função da gratificação, que foi criada para contemplar funções desempenhadas que apresentam algum risco ou esforço adicional aos previstos na execução da maior parte das tarefas da organização. Em muitas das organizações públicas brasileiras, as áreas que cuidam da gestão de pessoal ainda se dedicam principalmente às atividades relacionadas à folha de pagamento, benefícios da aposentadoria e afins, proposição de leis, regras e regulamentos, além de desenvolver algumas ações pontuais e emergenciais de treinamento e capacitação. Isso corresponde ao perfil de RH denominado "Departamento de pessoal", na qual se destacam características como: • utilização do tempo de serviço como critério prioritário para a progressão; • utilização da gratificação como forma improvisada de compensação à impossibilidade de aumento salarial; • a descrição de cargos, da forma como é realizada, limita o escopo de atuação dos funcionários, desestimulando a multifuncionalidade e a visão sistêmica, e configura com frequência os desvios de função que são muito comuns nos diversos órgãos públicos em todos os âmbitos; • o recrutamento e a seleção realizados por concursos têm foco baseado em cargos e, não, em competências; • a forma genérica como os cargos são descritos possibilita a alocação das pessoas em áreas com características muito diferentes, e não supre as reais necessidades em relação às competências necessárias para a realização de suas atividades típicas. A forma de atuação da área de "Departamento Pessoal" é geralmente reativa, respondendo quando acionadas pelas demandas das outras áreas da organização e funcionários, indicando que elas não possuem o controle dos assuntos que estariam afetos à sua responsabilidade. A administração pública brasileira, desde 1995, vem seguindo diretrizes estabelecidas no Plano Diretor da Reforma e Aparelhamento do Estado (PDRAE). A partir da reforma, os gestores públicos precisaram se adaptar aos novos paradigmas organizacionais impostos, sendo necessária uma mudança do modelo conservador que permitia a acomodação dos servidores, sem o envolvimento das suas responsabilidades com os resultados esperados, e cujo único objetivo da Avaliação de Desempenho era a progressão e promoção dos servidores. www.acasadoconcurseiro.com.br 107 Nessas circunstâncias, a área de recursos humanos tem papel fundamental, na medida em que se torna responsável por reelaborar a atuação em relação aos servidores, que se veem incumbidos de assumir postura diferente frente à nova administração pública. A substituição da Administração de Pessoal (modelo antigo) por uma verdadeira Gestão de Pessoas (visão moderna) implica a implementação de mudanças em busca de uma Gestão Estratégica de Pessoas. O conceito de gestão estratégica se refere a um tipo de gestão que se preocupa com os objetivos e metas da organização e com o desempenho e as formas de atuação mais adequados para concretizá-los, considerando-se o curto, o médio e o longo prazos. O foco é a definição dos resultados esperados, o planejamento e o monitoramento das ações para seu alcance. Conforme a ENAP, os principais mecanismos e instrumentos da gestão estratégica de pessoas são: a) Planejamento de recursos humanos; b) Gestão por competências; c) Capacitação continuada com base em competências; e d) Avaliação de desempenho e de competências. O modelo de gestão estratégica de pessoas inclui a definição dos perfis profissionais necessários para atuar na organização, além do estabelecimento de uma política que ofereça o respaldo adequado para a sustentabilidade da gestão. Os principais aspectos a serem contemplados por essa política incluem: • A definição de critérios para o recrutamento de pessoal, baseado nas competências necessárias à organização; • O estabelecimento de uma estratégia de desenvolvimento profissional e pessoal que possibilite o aprimoramento contínuo do quadro de pessoal; • A estruturação da avaliação do desempenho que permita, além da vinculação à progressão do funcionário, a identificação das necessidades de capacitação e um sistema de recompensas justo com base em critérios de desempenho. • A definição de critérios para a criação de carreiras que estimulem o desenvolvimento profissional e o desempenho; • O estabelecimento de uma estratégia de realocação e de redistribuição de funcionários que seja compatível com os perfis e quantitativos necessários à organização. Bergue afirma que a gestão estratégica de pessoas pode ser definida a partir dos seguintes elementos: 108 • Reconhecimento das pessoas como elemento fundamental na produção de valor público e de continuidade para a organização (pessoas como elemento central na organização); • Adoção de uma perspectiva sistêmica, complexa e de longo prazo para analisar os fenômenos organizacionais; • Inserção qualificada dos profissionais da área de gestão de pessoas no processo da Estratégia (participação da área de GP no processo de planejamento estratégico); www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo • Alinhamento da GP com a estratégia da organização; • Função gestão de pessoas (não necessariamente a área) próxima à alta administração, com legitimidade – a gestão de pessoas deve ser elementos considerada efetivamente nas decisões da administração; • GP como compromisso de todos os gestores; • Existência de suporte normativo formal (políticas, regras etc.). Bergue cita três vetores para a implementação da gestão estratégica de pessoas: a alta administração, a área de gestão de pessoas e os líderes em geral. • Alta administração: apoiar e patrocinar as ações, dando legitimidade à gestão de pessoas por meio da hierarquia; • Área de gestão de pessoas: desenvolver um pensamento estratégico em gestão de pessoas, assessorar internamente por meio de ações de educação e desenvolvimento técnicogerencial; • Líderes: atores capazes de colocar a estratégia em ação. A transformação dos órgãos públicos para a configuração de um modelo pautado por resultados pressupõe, portanto, a ruptura com alguns dos padrões gerenciais vigentes e o profundo repensar de outros. Essa mudança vem ocorrendo desde o final da década de 1990 e, mais recentemente, por meio do decreto 5.707/2006, que instituiu a Política e as Diretrizes para o Desenvolvimento de Pessoal da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. A política tem como finalidades: • Melhoria da eficiência, eficácia e qualidade dos serviços públicos prestados ao cidadão; • Desenvolvimento permanente do servidor público; • Adequação das competências requeridas dos servidores aos objetivos das instituições, tendo como referência o plano plurianual; • Divulgação e gerenciamento das ações de capacitação; e • Racionalização e efetividade dos gastos com capacitação. Suas diretrizes são: • Incentivar e apoiar o servidor público em suas iniciativas de capacitação voltadas para o desenvolvimento das competências institucionais e individuais; • Assegurar o acesso dos servidores a eventos de capacitação interna ou externamente ao seu local de trabalho; • Promover a capacitação gerencial do servidor e sua qualificação para o exercício de atividades de direção e assessoramento; • Incentivar e apoiar as iniciativas de capacitação promovidas pelas próprias instituições, mediante o aproveitamento de habilidades e conhecimentos de servidores de seu próprio quadro de pessoal; www.acasadoconcurseiro.com.br 109 110 • Estimular a participação do servidor em ações de educação continuada, entendida como a oferta regular de cursos para o aprimoramento profissional, ao longo de sua vida funcional; • Incentivar a inclusão das atividades de capacitação como requisito para a promoção funcional do servidor nas carreiras da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, e assegurar a ele a participação nessas atividades; • Considerar o resultado das ações de capacitação e a mensuração do desempenho do servidor complementares entre si; • Oferecer oportunidades de requalificação aos servidores redistribuídos; • Oferecer e garantir cursos introdutórios ou de formação, respeitadas as normas específicas aplicáveis a cada carreira ou cargo, aos servidores que ingressarem no setor público, inclusive àqueles sem vínculo efetivo com a administração pública; • Avaliar permanentemente os resultados das ações de capacitação; • Elaborar o plano anual de capacitação da instituição, compreendendo as definições dos temas e as metodologias de capacitação a serem implementadas; • Promover entre os servidores ampla divulgação das oportunidades de capacitação; e • Priorizar, no caso de eventos externos de aprendizagem, os cursos ofertados pelas escolas de governo, favorecendo a articulação entre elas e visando à construção de sistema de escolas de governo da União, a ser coordenado pela Escola Nacional de Administração Pública – ENAP. www.acasadoconcurseiro.com.br Questões 1. (114540) IESES – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Direção, Processo Organizacional Chiavenato, 2003, p. 174-175, afirma que a Direção “constitui a terceira função administrativa e vem logo depois do planejamento e da organização (...) e que é o papel da direção: acionar e dinamizar a empresa. A direção está relacionada com a ação, com o colocar-se em marcha, e tem muito a ver com as pessoas”. “Como não existem empresas sem pessoas, a direção constitui uma das mais complexas funções administrativas”. Chiavenato afirma que “dirigir significa interpretar os planos para os outros e dar instruções sobre como executá-los em direção aos objetivos a atingir”. A direção, segundo Chiavenato, pode se dar em três níveis distintos e apenas uma das alternativas abaixo apresenta a) b) c) d) e) Direção no nível burocrático. Direção no nível formal. Direção no nível departamental. Direção no nível de atuação. Direção no nível de controle. 2. (112774) A CASA DAS QUESTÕES – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Direção, Processo Organizacional Assinale a afirmativa correta quanto ao Processo Organizacional. a) Dirigir é lidar com conceitos voltados à gestão de projetos: liderança, comunicação, incentivo, motivação, satisfação, capacitação, participação. b) As pessoas não precisam ser aplicadas em seus cargos e funções, treinadas, guiadas e motivadas para alcançarem os resultados que delas se esperam. As pessoas são, por natureza, capazes de se adaptar às mais diferentes atividades. c) Todos os gestores da organização são, de certa forma, gestores de pessoas. d) A direção ocorre apenas no nível tático. e) A Gestão de Pessoas é um conjunto de tarefas meramente operacionais. 3. (104649) IF-PB – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Funções da Administração, Direção, Processo Organizacional “A liderança é um meio de ____________”. Marque a alternativa que completa CORRETAMENTE esta afirmativa. a) b) c) d) e) controle produtividade direção planejamento organização 4. (70512) CESPE – 2015 – GESTÃO DE PESSOAS – Evolução, Papéis e Processos de Gestão de Pessoas Com relação à administração de recursos humanos (RH) nas organizações, julgue o item que se segue. Em uma organização, as pessoas participam da vida organizacional em diferentes níveis hierárquicos e são consideradas o único ativo vivo e dinâmico, uma vez que apenas os recursos humanos têm a capacidade de aprender e mobilizar os demais recursos organizacionais em prol do alcance dos objetivos estratégicos ( ) Certo www.acasadoconcurseiro.com.br ( ) Errado 111 5. (113786) ESAF – 2016 – GESTÃO DE PESSOAS – Evolução, Papéis e Processos de Gestão de Pessoas As políticas e as práticas para administrar o trabalho dos colaboradores, de acordo com a gestão de pessoas, podem ser resumidas em seis processos básicos, quais sejam: agregar, aplicar, recompensar, desenvolver, manter e monitorar pessoas. Assim, é correto afirmar que a) a aplicação é um dos processos básicos da gestão de pessoas e envolve, entre outras atividades, a de integração das pessoas, desenho de cargos e avaliação de desempenho. b) o processo de agregar pessoas diz respeito ao acompanhamento e ao controle das atividades das pessoas. c) o processo de recompensar pessoas inclui treinamento e desenvolvimento. d) desenvolver pessoas envolve administração da cultura organizacional e da qualidade de vida. Para o processo de aplicar pessoas, é necessário desenvolver pessoas. e) os treinamentos fazem parte dos processos de monitorar pessoas, ao par que os sistemas de informações gerenciais fazem parte dos processos de desenvolvimento de pessoas. 6. (112783) A CASA DAS QUESTÕES – 2016 – GESTÃO DE PESSOAS – Evolução, Papéis e Processos de Gestão de Pessoas Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas do enunciado abaixo na ordem em que aparecem. Gestão de Pessoas é o conjunto de _______ e _______ necessárias para cuidar do ____________ da organização, o qual contribui com seus ___________, habilidades e capacidades para o alcance dos __________ institucionais. a) planos – ações – pessoal – investimentos – meios. 112 b) tarefas – assuntos –ser humano – membros – objetivos. c) políticas – práticas – capital humano – conhecimentos – objetivos. d) planos – ações – capital humano – investimentos – meios. e) políticas – práticas – pessoal – pensamentos – meios. 7. (112782) A CASA DAS QUESTÕES – 2016 – GESTÃO DE PESSOAS – Evolução, Papéis e Processos de Gestão de Pessoas A Gestão de Pessoas (GP) em uma organização: a) é centralizada em uma área organizacional. b) é uma responsabilidade de linha da área de GP e de staff do gestor. c) forma competências profissionais que atendam às demandas organizacionais. d) busca romper com a estratégia organizacional. e) avalia o desempenho dos indivíduos com o objetivo de punir baixos desempenhos. 8. (112781) A CASA DAS QUESTÕES – 2016 – GESTÃO DE PESSOAS – Evolução, Papéis e Processos de Gestão de Pessoas A Gestão de Pessoas pode ser vista como um macroprocesso composto por diversos processos, ou funções. Agregar pessoas, significa: a) desenhar as atividades que as pessoas irão realizar na empresa, orientar e acompanhar seu desempenho. b) incentivar as pessoas e satisfazer suas necessidades individuais mais elevadas. c) capacitar e incrementar o desenvolvimento profissional e pessoal. d) incluir novas pessoas na organização por meio do recrutamento e seleção. e) acompanhar e controlar as atividades das pessoas e verificar resultados. www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 9. (113814) CAIP – IMES – 2016 – GESTÃO DE PESSOAS – Evolução, Papéis e Processos de Gestão de Pessoas Qual a finalidade do Planejamento Estratégico de Gestão de Pessoas (Recursos Humanos): a) Identificar o que a empresa pode fazer pela área de gestão de pessoas, considerando as expectativas e objetivos dos funcionários. b) Identificar o desempenho histórico da área de gestão de pessoas e projetar melhorias em todos os subsistemas. c) Identificar como a área de gestão de pessoas (recursos humanos) pode contribuir para o alcance dos objetivos e estratégias da organização e, simultaneamente, favorecer e incentivar o alcance dos objetivos individuais dos funcionários. d) Identificar como a organização pode alcançar seus objetivos a partir das práticas de gestão de pessoas vigentes na organização. e) Identificar se as práticas de gestão de pessoas vêm contribuindo para o alcance dos objetivos e estratégias da organização. 10. (114475) FCC – 2016 – GESTÃO DE PESSOAS – Evolução, Papéis e Processos de Gestão de Pessoas Atualmente, o processo de gestão estratégica de pessoas tem como um dos principais objetivos sustentar o caminho das organizações na direção da visão, missão, objetivos estratégicos e valores organizacionais. Verifica-se, portanto, uma significativa mudança (na gestão de pessoas), passando de uma abordagem tradicional e operacional para uma abordagem moderna e estratégica. É exemplo desse movimento: a) Aversão à instabilidade, com a adoção de normas pré-estabelecidas de promoção e desligamento. b) Ênfase na eficiência, abandonando o conceito de eficácia, este que é próprio do modelo operacional. c) Concentração, na área responsável pela gestão de RH, das atividades de recrutamento e administração de pessoal. d) Responsabilidade de linha, sendo cada gestor responsável pelos recursos humanos alocados em seu departamento. e) Função de staff, consistente no suporte que todos os gestores devem proporcionar à área de RH, no processo de alinhamento organizacional. 11. (98829) CESPE – 2015 – GESTÃO DE PESSOAS – Evolução, Papéis e Processos de Gestão de Pessoas Com relação à gestão de pessoas (GP) na contemporaneidade, julgue o item a seguir. A GP está evoluindo com os novos desafios e as constantes mudanças ambientais, deixando de ter foco introspectivo e conservador, para tornar-se uma área projetada para o futuro, para o destino da empresa. ( ) Certo ( ) Errado 12. (108423) CESPE – 2016 – GESTÃO DE PESSOAS – Evolução, Papéis e Processos de Gestão de Pessoas A respeito da gestão de pessoas nas organizações, julgue o item a seguir. A gestão de pessoas pode ser conceituada como uma estratégia de levar as pessoas a contribuírem para o aumento da competitividade e a capacidade de aprendizagem nas organizações. ( ) Certo ( ) Errado 13. (108421) CESPE – 2016 – GESTÃO DE PESSOAS – Evolução, Papéis e Processos de Gestão de Pessoas A respeito da gestão de pessoas nas organizações, julgue o item a seguir. www.acasadoconcurseiro.com.br 113 A gestão de pessoas na atualidade está embasada na evidência de que o desempenho das pessoas e das organizações melhora em consequência das relações complementares entre os processos, as práticas e as políticas de gestão de pessoas. ( ) Certo ( ) Errado 14. (108419) CESPE – 2016 – GESTÃO DE PESSOAS – Evolução, Papéis e Processos de Gestão de Pessoas ( ) Certo ( ) Errado 17. (112793) A CASA DAS QUESTÕES – 2016 – GESTÃO DE PESSOAS – Evolução, Papéis e Processos de Gestão de Pessoas Levando em conta os processos que compõem a Gestão de Pessoas, associe corretamente o bloco inferior ao superior. A respeito da gestão de pessoas nas organizações, julgue o item a seguir. 1. Agregar. A percepção de que os indivíduos são investimentos e fonte de valor e a gestão de pessoas como parceiras estratégicas das organizações são exemplos de premissas da visão tradicional ainda presentes na área de gestão de pessoas. 3. Recompensar. ( ( ) Processos utilizados para desenhar as atividades que as pessoas irão realizar e para orientar e acompanhar seu desempenho. Incluem desenho organizacional e desenho de cargos, análise e descrição de cargos, orientação às pessoas e avaliação do desempenho. ) Certo ( ) Errado 15. (98832) CESPE – 2015 – GESTÃO DE PESSOAS – Evolução, Papéis e Processos de Gestão de Pessoas Com relação à gestão de pessoas (GP) na contemporaneidade, julgue o item a seguir. Os papéis assumidos atualmente pelos profissionais de recursos humanos (RH) envolvem atividades estratégicas, mas não operacionais. ( ) Certo ( ) Errado 16. (98830) CESPE – 2015 – GESTÃO DE PESSOAS – Evolução, Papéis e Processos de Gestão de Pessoas Com relação à gestão de pessoas (GP) na contemporaneidade, julgue o item a seguir. De acordo com o panorama atual, as transformações na área de RH são pouco expressivas e necessitam, ainda, reconhecer o capital humano e intelectual como aspectos 114 fundamentais para se atingir o sucesso das empresas. 2. Aplicar. 4. Desenvolver. 5. Manter. 6. Monitorar. ( ) Processos utilizados para incentivar as pessoas e satisfazer suas necessidades individuais mais elevadas. Incluem recompensas, remuneração e benefícios e serviços sociais. ( ) Processos utilizados para criar condições ambientais e psicológicas satisfatórias para as atividades das pessoas. Incluem administração da cultura organizacional, clima, disciplina, higiene, segurança e qualidade de vida e manutenção de relações sindicais. ( ) Processos utilizados para incluir novas pessoas na organização. Podem ser denominados processos de provisão ou de suprimento de pessoas e incluem recrutamento e seleção de pessoas. www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo ( ) Processos utilizados para capacitar e incrementar a evolução profissional e pessoal dos funcionários. Incluem treinamento, gestão do conhecimento e gestão de competências, programas de mudanças e desenvolvimento de carreiras e programas de comunicações e consonância. ( ) Processos utilizados para acompanhar e controlar as atividades das pessoas e verificar resultados. Incluem banco de dados e sistemas de informações gerenciais. A sequência correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é a) b) c) d) e) 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6. 4 – 1 – 6 – 3 – 5 – 2. 3 – 2 – 6 – 1 – 4 – 5. 6 – 5 – 1 – 2 – 4 – 3. 2 – 3 – 5 – 1 – 4 – 6. Acesse o link a seguir ou baixe um leitor QR Code em seu celular e fotografe o código para ter acesso gratuito aos simulados on-line. E ainda, se for assinante da Casa das Questões, poderá assistir ao vídeo da explicação do professor. http://acasadasquestoes.com.br/prova-imprimir.php?prova=10710702 Gabarito: 1. (114540) C 2. (112774) C 3. (104649) C 4. (70512) Certo 5. (113786) A 6. (112783) C 7. (112782) C 8. (112781) D 9. (113814) C 10. (114475) D 11. (98829) Certo 12. (108423) Certo 13. (108421) Certo 14. (108419) Errado 15. (98832) Errado 16. (98830) Errado 17. (112793) E www.acasadoconcurseiro.com.br 115 4.4. Liderança Liderança é a capacidade de influenciar o comportamento de outra pessoa através da adesão da mesma a um princípio, a uma meta ou a uma determinada missão. Em outras palavras, é a capacidade de influenciar as pessoas a alcançar objetivos, portanto, envolve competências interpessoais, inerentes às relações humanas. A liderança é diferente da autoridade formal: enquanto a autoridade formal advém da posição ou do cargo ocupado na hierarquia – quando um funcionário obedece ao chefe, ele o faz por que é obrigado – a liderança advém do consentimento, ou seja, não depende de hierarquia, tampouco parte do uso de sanções (coerção) como mecanismo de convencimento. Todo bom chefe deve ser um líder, porém, nem todo líder é um chefe. Para não ser confundida com manipulação, uma liderança autêntica deve ter como fundamentos a ética e a confiança. A liderança não é uma qualidade pessoal singular. Algumas vezes o líder emerge naturalmente, outras ele é escolhido devido à necessidade de liderança em um grupo. Ao mesmo tempo, as características que levam uma pessoa a ser aceita como líder em um grupo são limitadas a este grupo. A liderança, portanto, é um fenômeno tipicamente social, um tipo de influência entre pessoas, realizada por meio de um processo de comunicação, que ocorre em determinada situação e busca alcançar objetivos específicos. Neste contexto, liderança envolve relações, comunicação e metas. Segundo McGregor, a liderança é um processo social complexo, no qual interagem quatro variáveis ou componentes: 1. as motivações dos liderados – ela é legitimada pelo atendimento das expectativas do grupo de liderados; 2. a tarefa ou missão – o que liga o líder aos seguidores é uma tarefa ou missão. Sem missão, não há liderança; apenas influência ou popularidade; 3. o líder – pessoa com certos traços de personalidade, motivações e habilidades; 4. a conjuntura – contexto, meio organizacional no qual ocorre a relação líder-liderados. Esse meio influencia o comportamento do líder e dos liderados e define o modelo de liderança a ser seguido (ex: ser líder em uma organização militar X ser líder de uma equipe esportiva). 4.4.1. Poderes, Atividades, Habilidades e Papéis dos Líderes Diversos estudos, conduzidos ao longo do século XX, procuraram identificar distintas habilidades, atividades, papéis e poderes exercidos pelos gestores (administrados, gerentes, líderes) das organizações. 4.4.1.1. Poderes (French e Raven) Segundo French e Raven, existem cinco tipos de poder que um líder pode possuir: 116 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo • Legítimo: autoridade formal, poder do cargo ocupado; • Coerção: poder de punição, temor; • Recompensa: poder de recompensar as atitudes, baseado nas necessidades; • Referência: carisma, identificação com o líder; • Perito / Conhecimento / Competência: baseado na competência técnica, especialidade, aptidão. 4.4.1.2. Atividades (Fred Luthans) 1. Funções gerenciais: tomar decisões, planejar e controlar. 2. Comunicação: trocar e processar informações; processar documentação. 3. Administrar recursos humanos: motivar, resolver conflitos, alocar pessoal, treinar. 4. Relacionamento (networking): manter relações sociais, fazer política, interagir. 4.4.1.3. Papéis (Mintzberg) Henry Mintzberg criou uma classificação dos dez papéis dos gestores, dividindo-os em três categorias: Interpessoais (relacionamento), de Informação e de Decisão. 1. Papéis interpessoais (relacionamento): a) Figura de proa – símbolo, representante, o relações-públicas. b) Líder – relação de influência e motivação. c) Ligação – facilita a relação intra e entre áreas. 2. Papéis de informação: a) Monitor – receber e lidar com informações de diversas fontes. b) Disseminador – transferência de informações de fora (ambiente) para dentro da organização e também entre pessoas e áreas. c) Porta-voz – transmissão de informações para fora (ambiente). www.acasadoconcurseiro.com.br 117 3. Papéis de decisão: a) b) c) d) Empreendedor (entrepreneur) – iniciador e planejador de mudanças. Solucionador de problemas – gerenciador de turbulências e de distúrbios. Negociador – com pessoas ou outras organizações. Administrador (alocador) de recursos – tempo, pessoas, materiais etc. 4.4.1.4. Habilidades Gerenciais (Katz) Robert L. Katz dividiu as habilidades gerenciais em três categorias: Habilidade técnica – capacidade de aplicação de conhecimentos e habilidades específicas. Os conhecimentos, métodos e equipamentos necessários para a realização das tarefas que estão dentro do campo de sua especialidade. Habilidade humana – capacidade de entender, liderar e trabalhar com pessoas. A compreensão das pessoas e de suas necessidades, interesses e atitudes. Habilidade conceitual – capacidade cognitiva de analisar informações, compreender e lidar com a complexidade da organização como um todo, além de usar o intelecto para formular estratégias. Criatividade, planejamento, raciocínio abstrato e entendimento do contexto são manifestações da habilidade conceitual. A figura mostra que todos os gestores da organização devem ser, em certo sentido, gestores de pessoas. Henry Mintzberg também definiu algumas habilidades, associando-as diretamente aos papéis gerenciais que criou: relacionamento com colegas; liderança; resolução de conflitos; processamento de informações; tomar decisões em condições de ambiguidade; alocação de recursos; empreendedor; capacidade de introspecção. 4.4.2. Teorias As teorias relevam diferentes abordagens sobre o tema Liderança. Há três abordagens mais comuns: 1. Traços de personalidade – foco nas características pessoais do líder. 118 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 2. Comportamentais – foco nos estilos (maneiras) de liderar os seguidores. Esta abordagem surgiu na década de 40 e se refere ao que o líder faz, isto é, ao estilo de comportamento adotado para liderar. Tais teorias sugerem que é possível treinar pessoas para serem líderes, ou seja, a liderança deixava de ser uma característica inata e passava a ser algo que pudesse ser adquirido, construído. Exemplos: Teoria X e Y (McGregor), Três Estilos (White e Lippitt), Estudos da Universidade de Michigan (Likert), Estudos da Universidade de Ohio, Visão Bidimensional – Grade Gerencial (Blake e Mouton). 3. Contingenciais (situacionais) – foco na adaptação do líder às diferentes situações/ contextos. O verdadeiro líder é aquele que é capaz de se ajustar a um grupo particular de pessoas sob condições extremamente variadas (contextos, ambientes, tarefas, objetivos, etc.). Exemplos: Continuum de Liderança (Tannenbaum e Schmidt), Modelo de Fiedler, Modelo de Hersey & Blanchard, Transacional x Transformacional x Carismática, Teoria 3D (Reddin), Teoria do Caminho–Meta (House). 4.4.3. Teoria dos Traços de Personalidade Essa abordagem teve grande força na década de 30. Segundo ela, o líder “nasce feito” e apresenta características marcantes de personalidade, que o distinguem das demais pessoas. Certos indivíduos possuem uma combinação especial de traços de personalidade que podem ser definidos e utilizados para identificar futuros líderes. Alguns exemplos de traços de personalidade: • Físicos: energia, aparência, altura, etc. • Intelectuais: adaptabilidade, iniciativa, entusiasmo e autoconfiança. • Sociais: cooperação, habilidades interpessoais e administrativas. • Relacionados com a tarefa: impulso de realização, persistência e iniciativa. Estudos mais recentes mostraram que os traços pessoais poderiam prever o surgimento da liderança, mas não indicam qual tipo de líder é mais eficaz ou ineficaz. 4.4.4. Teorias dos Estilos de Liderança (Comportamentais) Esta abordagem surgiu na década de 40 e se refere ao que o líder faz, isto é, ao estilo de comportamento adotado para liderar. Tais teorias sugerem que é possível treinar pessoas para serem líderes, ou seja, a liderança deixava de ser uma característica inata e passava a ser algo que pudesse ser adquirido, construído. Há inúmeros estudos, cada um com suas particularidades. Os principais são: 4.4.4.1. Teoria X e Y (McGregor) É considerada, por alguns, uma teoria de liderança, por outros, uma teoria de motivação. Douglas McGregor pôs em evidência a filosofia do gestor sobre a natureza humana e a sua relação com a motivação dos subordinados. www.acasadoconcurseiro.com.br 119 Os gestores tendem a desenvolver um conjunto de crenças ou ideias sobre os empregados, as quais podem ser divididas em dois grupos, com visões antagônicas – a Teoria X e a Teoria Y. • De acordo com os pressupostos da Teoria X, as pessoas: são preguiçosas e indolentes; evitam o trabalho; evitam a responsabilidade para se sentirem mais seguras; precisam ser controladas e dirigidas; são ingênuas e sem iniciativa. Se o gestor tem essa visão negativa das pessoas, ele tende a ser mais controlador e repressor, a tratar os subordinados de modo mais rígido, a ser autocrático, a não delegar responsabilidades. • Nas pressuposições da Teoria Y, o trabalho é uma atividade tão natural como brincar ou descansar, portanto, as pessoas: são esforçadas e gostam de ter o que fazer; procuram e aceitam responsabilidades e desafios; podem ser automotivadas e autodirigidas; são criativas e competentes. Como o gestor acredita no potencial dos funcionários, ele incentiva a participação, delega poderes e cria um ambiente mais democrático e empreendedor. 4.4.4.2. Três Estilos (White e Lippitt) Os autores fizeram uma pesquisa para verificar o impacto e o clima social resultante do uso de três estilos diferentes de liderança: autocrática, democrática e liberal (laissez-faire). I – Liderança Autocrática: apenas o líder fixa as diretrizes, determina as ações e as técnicas para a execução das tarefas, sem qualquer participação do grupo. II – Liderança Democrática: as diretrizes e tarefas são debatidas pelo grupo, o qual é estimulado, assistido e mediado pelo líder. III – Liderança Liberal (laissez-faire): há liberdade completa para as decisões grupais ou individuais, com participação mínima do líder. 120 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo A pesquisa verificou que: • Grupos submetidos à liderança autocrática apresentaram maior volume de trabalho, mas também maior tensão, frustração e agressividade. • Sob liderança democrática, o nível de produção foi menor, porém com maior qualidade, satisfação e comprometimento das pessoas. • Sob liderança liberal, houve mau desempenho qualitativo e quantitativo, com forte individualismo, insatisfação e desrespeito ao líder. 4.4.4.3. Estudos da Universidade de Michigan (Likert) Rensis Likert participou de estudos realizados na Universidade de Michigan, os quais buscavam comparar a eficácia dos grupos de acordo com o comportamento do líder. Os pesquisadores identificaram dois tipos de comportamento, denominados Orientação para o Empregado (foco nos funcionários, nas pessoas) e Orientação para a Produção (foco no trabalho, nas tarefas). • Líder orientado para a Produção: focado na atividade rotineira do trabalho, enfatizando seus aspectos técnicos, metódicos e práticos, caracterizado por forte pressão e supervisão da produção. • Líder orientado para o Funcionário: mais voltado para os aspectos humanos do trabalho, com foco no relacionamento interpessoal e num ambiente de trabalho que proporcione o desenvolvimento eficaz da equipe. www.acasadoconcurseiro.com.br 121 Os resultados da pesquisa foram favoráveis aos líderes orientados para os funcionários. Este tipo de liderança obteve índices maiores de produtividade e de satisfação com o trabalho. Likert também analisou quatro fatores da administração (processo de decisão, comunicações, relacionamento interpessoal e sistemas de recompensas e punições) e, com base nos resultados, definiu uma escala com quatro estilos de liderança: 1. Autoritário coercitivo: típico da chefia tradicional – hierárquica, centralizadora, autocrática – baseada na punição e no medo. 2. Autoritário benevolente: também típico da chefia tradicional, ainda centralizador de decisões, porém com certas recompensas materiais. 3. Consultivo: um pouco menos autocrático. Algumas decisões são delegadas e outras ocorrem no topo, mas há consulta aos funcionários – comunicação vertical descendente e ascendente. 4. Participativo: é o mais democrático. Há delegação das decisões às equipes e incentivo ao trabalho e relacionamento em grupo. A comunicação flui vertical e horizontalmente. Por fim, Likert caracteriza os administradores da gerência intermediária como Pinos de Ligação de uma camada hierárquica para outra – pessoas com capacidade de representar um grupo, fazendo a integração das pessoas e destas com a organização. Para ele, a liderança é a capacidade de exercer influência, seja como líder (para baixo), seja como subordinado (para cima). 4.4.4.4. Estudos da Universidade de Ohio Na mesma época do estudo da Universidade de Michigan e com objetivos muito semelhantes, pesquisadores da Universidade de Ohio identificaram várias dimensões interdependentes do comportamento do líder e, ao final do estudo, caracterizaram em somente duas dimensões: Estrutura de Iniciação e a de Consideração. Estrutura de Iniciação: se refere à extensão em que um líder é capaz de definir e estruturar o seu próprio papel e o dos funcionários na busca do alcance dos objetivos. É focada nas tarefas, no estabelecimento de padrões detalhados e de rotinas. Como o próprio nome traduz, o líder define objetivos e trabalha estruturando e organizando as tarefas para que estas sejam alcançadas da melhor forma pelos subordinados Consideração: descrita como a extensão em que um líder é capaz de manter relacionamentos de trabalho caracterizados por confiança mútua, respeito às ideias dos funcionários e cuidado com os sentimentos deles. O líder se preocupa mais em estabelecer bons relacionamentos entre pessoas no trabalho ou no grupo, demonstrando apoio, apreço, confiança, e consideração 122 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo pelos seus colaboradores e agindo de modo a proporcionar a cooperação e o consenso de todos para as atividades a serem desenvolvidas. Dessas duas dimensões do comportamento do líder, foram desmembrados quatro tipos de estilos, conforme a combinação entre o grau de estrutura e de consideração. 4.4.4.5. Visão Bidimensional – Grade Gerencial (Blake e Mouton) A origem deste trabalho teve como base as pesquisas realizadas pelas Universidades de Ohio e Michigan, que demonstravam duas dimensões do comportamento do líder que eram considerados estilos opostos (foco nas pessoas X foco nas tarefas). Porém, com o desenvolvimento das pesquisas sobre a liderança, verificou-se que as tarefas e as pessoas não são polos opostos, mas limites (dimensões) de um mesmo território: o líder pode combinar os dois estilos em seu comportamento, ou enfatizá-los simultaneamente, podendo ser eficaz ou ineficaz tanto na dimensão da tarefa quanto na dimensão das pessoas. www.acasadoconcurseiro.com.br 123 Blake e Mouton desenvolveram a ideia da Grade Gerencial (managerial grid, ou grade da liderança) de acordo com esse modelo explicativo de liderança. A grade gerencial pressupõe que o administrador está sempre voltado para dois assuntos: tarefa (a produção, os resultados dos esforços) e pessoas (colegas e/ou subordinados). A grade é um diagrama que apresenta uma variável relacionada à produção (eixo x), e outra variável relacionada às pessoas (eixo y), com intervalos ordenados de 1 a 9 (1 é a menor intensidade; 9 a maior; 5 é um grau intermediário). A matriz bidimensional comporta 81 posições (nove por nove) ao longo da qual estão distribuídos os tipos de gerenciamento identificados pelos pesquisadores. 4.4.5. Teorias Situacionais O verdadeiro líder é aquele que é capaz de se ajustar a um grupo particular de pessoas sob condições extremamente variadas (contextos, ambientes, tarefas, objetivos, etc.). 4.4.5.1. Continuum de Liderança (Tannenbaum e Schmidt) Obs.: alguns autores consideram esta teoria dentro da abordagem Comportamental, outros, dentro da abordagem Contingencial. Para criar este modelo, os autores se basearam no pressuposto de que a escolha de um estilo de liderança eficaz está intimamente ligada a três fatores: forças no líder (sua experiência, personalidade e conhecimento); forças nos subordinados (sua responsabilidade, educação e habilidades); e forças na situação (a organização, a complexidade do ambiente e as situações gerais). 124 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo Os líderes de sucesso seriam aqueles que conseguem colocar em evidencia as forças que são mais importantes para o seu comportamento no momento adequado, bem como manter uma boa interação com os subordinados, a organização e as pressões do ambiente. Tannenbaum e Schmidt criaram um continuum de liderança (uma espécie de régua) que consiste em uma faixa composta de sete atitudes possíveis para um gerente. As atitudes de um líder variam conforme a situação. No extremo esquerdo da régua, o administrador (ou líder) toma as decisões e apenas as anuncia; no extremo direito, o administrador toma decisões em acordo com os subordinados. www.acasadoconcurseiro.com.br 125 Este Continuum de Comportamento de Liderança (ou do Administrador), portanto, estabelece sete estilos que a liderança pode seguir, de acordo com o grau de centralização ou descentralização de poder decisório nas mãos do líder. 4.4.5.2. Modelo de Fiedler O desempenho eficaz do grupo depende da combinação apropriada entre o estilo de interagir do líder com seus subordinados e o grau em que a situação dá controle e poder de influência ao líder. Fiedler dividiu seu modelo em 3 etapas: 1. Identificando o modelo de liderança: é feito por meio do questionário do colega de quem menos gosto (tradução do inglês LPC – Least Prefered Coworker). Os respondentes são convidados a refletir sobre o seu colega de trabalho menos preferido, ou seja, aquele com quem tiveram maior dificuldade a trabalhar. Depois devem responder ao questionário, composto por 16 adjetivos contrastantes (ex: agradável-desagradável, eficiente-ineficiente, aberto-fechado), atribuindo notas de 1 a 8 para as características. Se a pontuação for alta (focada nos termos favoráveis) então a pessoa é orientada para relacionamento. Se a pontuação for baixa (predominância de termos desfavoráveis), então a pessoa é orientada para a tarefa. Esta etapa está baseada na suposição do autor de que o estilo de liderança de cada pessoa é único. 2. Definindo a situação: de acordo com o autor, três fatores situacionais chave determinam a eficácia da liderança: a) Relações líder-liderado: o grau de segurança, confiança e respeito que os subordinados têm por seu líder; b) Estrutura da tarefa: o grau de procedimentos que as missões de trabalho têm (isto é, estruturadas ou desestruturadas); e c) Poder da posição: o grau de influência que o líder tem sobre as variáveis de poder como contratações, demissões, atos disciplinadores, promoções e aumentos de salário. Cada uma destas variáveis recebe uma avaliação (boa/má, alto/baixo e forte/fraco respectivamente), gerando 8 combinações. 126 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 3. Combinando os lideres com a situação: nesta etapa combinam-se os estilos de liderança (etapa 1) com a situação em que o líder se encontra (etapa 2). Pesquisas realizadas identificaram os líderes orientados para a tarefa como tendo um melhor desempenho em situações muito favoráveis ou muito desfavoráveis. Líderes orientados para relacionamentos se saíam melhor em situações moderadamente favoráveis. Teoria do Recurso Cognitivo (TRC) É uma evolução dos pressupostos do modelo de Fiedler. Pressupõe que além das variáveis estudadas no modelo (relacionamento entre líder e liderados, grau de estruturação de tarefa e poder de posição) existe também um importante componente que impacta no estilo de liderança do líder: o grau de estresse da situação. Segundo os autores da teoria, a inteligência e a experiência influem no gerenciamento do estresse: • Em situações de alta tensão indivíduos experientes tem maior desempenho que indivíduos inteligentes. • Em situações de baixa tensão, os indivíduos inteligentes têm maior sucesso que indivíduos experientes. 4.4.5.3. Modelo de Hersey & Blanchard O modelo faz uma relação entre a maturidade do funcionário e a necessidade de ação por parte do líder. O sucesso da liderança é alcançado por meio da escolha do estilo adequado, o qual depende do nível de maturidade (prontidão) do funcionário. A maturidade é definida como o desejo de realização, a vontade de aceitar responsabilidade e a capacidade/experiência relacionada ao trabalho dos subordinados. www.acasadoconcurseiro.com.br 127 Hersey e Blanchard identificaram quatro estilos ou formas de liderança, caracterizados pela representação da letra “E” e por palavras-chave: determinar (comando), persuadir (venda), compartilhar (participação) e delegar. Esses estilos fazem correspondência com o nível de maturidade dos subordinados, que variam do nível de pouca maturidade (M1), ao nível em que os subordinados são capazes de assumir responsabilidades (M4). A imaturidade (M1) deve ser gerenciada por meio do uso forte da autoridade e do foco nas tarefas, com pouca ênfase no relacionamento (dar ordens – E1). M2 caracteriza pessoas com elevada vontade de assumir responsabilidades, mas pouca experiência ou conhecimento, as quais devem, dessa forma, o líder precisa ser ao mesmo tempo diretivo e oferecer o apoio emocional (E2). Em M3, as pessoas têm grande competência, mas pouco interesse em assumir responsabilidades, devido a sentimentos de insegurança ou desmotivação, por isso, o líder orienta-se fortemente para o relacionamento, com pouca ênfase na tarefa (E3). Quanto mais maduro o seguidor, menos intenso deve ser o uso da autoridade pelo líder e mais intensa a orientação para o relacionamento (E2 e E3). Para um liderado altamente maduro (M4), não é necessário comportamento forte de tarefa, tampouco de relacionamento (E4), pois este tipo de funcionário altamente maduro possui as condições ideais para assumir responsabilidades – competência e motivação. 4.4.5.4. Teoria 3D (Reddin) Os modelos bidimensionais não vinham explicando a contento o processo de liderança. Alguns pesquisadores, então, passaram a acrescentar uma terceira dimensão, ou variável de análise do comportamento. A teoria de Reddin, ou da Eficácia Gerencial, tem esse nome justamente por acrescentar uma 3ª dimensão, a Eficácia. Segundo o autor, a principal função do administrador é ser eficaz (ou seja, atingir os resultados). O administrador deve ser eficaz em uma variedade de situações e a sua eficácia poder ser medida na proporção em que ele é capaz de transformar o seu estilo de maneira apropriada, em situação de mudança. As três habilidades gerencias básicas são: • 128 Sensitividade situacional – É a habilidade para diagnosticar as situações e as forças que jogam na situação. www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo • Flexibilidade de estilo – É habilidade de se adequar às forças em jogo, devidamente analisadas e diagnosticadas. • Destreza de gerência situacional – É a habilidade de gestão situacional, ou seja, a capacidade de modificar a situação que deve ser modificada. O modelo de Reddin parte dos dois elementos (Orientação para Tarefa e Orientação para Relacionamentos) para definir quatro estilos gerenciais básicos: • Relacionado: se orienta exclusivamente para as relações que estabelece entre as pessoas; • Dedicado: dá ênfase às tarefas a serem realizadas; • Separado: tem uma atuação deficitária tanto no que diz respeito às interrelações, quanto à realização das tarefas. • Integrado: consegue conjugar, de forma concomitante, uma atuação eficaz tanto voltada para a relação entre as pessoas quanto para a realização das tarefas. Não há um estilo ideal. Cada situação requer uma estratégia própria. O gerente deve modificar seu estilo em conformidade com a exigência da situação, de forma a ser eficaz. Percebe-se, portanto, que a Teoria 3D não dá uma direção (não propõe um estilo ideal), ela apenas ressalta que o gerente deve buscar a eficácia. Os quatro estilos básicos têm um equivalente mais eficaz e outro menos eficaz, dando lugar a oito estilos gerenciais. www.acasadoconcurseiro.com.br 129 Eficaz Não Eficaz Líder Integrado Executivo: voltado para resultados e pessoas, é desafiador. Transigente: tolerante com algumas atitudes ou comportamentos na equipe, correndo riscos de assumir atitudes ambíguas, sem transmitir confiança. Líder Relacionado Promotor: enfatiza comunicações livres, desenvolvimento de talentos, trabalho eficaz em equipe e transmissão irrestrita de confiança. Missionário: tende a evitar conflitos, postura agradável e sociável, dependente dos outros, não tem o foco na produção e nos resultados. Líder Dedicado Autocrata Benevolente: age com energia, autoridade, comprometido com qualidade, demonstra iniciativa e atitudes paternalistas. Autocrata: agressividade, independência, ambição, iniciador – fixa tarefas e cobra resultados. Líder Separado Burocrata: segue ordens, é confiável, lógico, com autocontrole, imparcial e justo em suas análises e decisões, eficiente na manutenção de sistemas e rotinas. Desertor: segue regulamentos, sem envolvimentos, não emite opiniões ou expressa posições, não coopera, não se comunica com a equipe. 4.4.5.5. Teoria do Caminho–Meta (House) A expressão caminho-meta (ou meios-objetivos) implica que o líder deve ajudar os liderados a alcançar suas metas, oferecendo a orientação necessária (caminho) e recompensas para assegurar que tais metas sejam compatíveis com os objetivos organizacionais. Robert House defende que o líder eficaz deve esclarecer o caminho dos seguidores em direção aos objetivos de trabalho, tornando essa jornada mais fácil ao reduzir os obstáculos e barreiras. A responsabilidade do líder é aumentar a motivação dos funcionários para atingir objetivos individuais e organizacionais. Os líderes são flexíveis e podem assumir quatro comportamentos distintos, conforme o tipo de situação: 130 • Apoiador (suportivo): preocupa-se com as pessoas, é atento às necessidades dos subordinados, amigável e acessível; seu comportamento é aberto, busca criar um clima de equipe e tratar os subordinados com iguais. • Diretivo: dá a direção – organiza o trabalho e fornece instruções sobre a execução; seu comportamento inclui planejamento, programação de atividades, estabelecimento de objetivos de desempenho e padrões de comportamento, além de aderência às regras e procedimentos. • Participativo: consulta e utiliza as sugestões dos subordinados em suas decisões; encoraja debates em grupos. • Orientado para realizações (conquistas, metas): formula objetivos claros e desafiadores aos subordinados. Seu comportamento enfatiza desempenho de alta qualidade e melhorias. Mostra confiança nos subordinados e os ajuda a alcançar elevados objetivos para melhorar continuamente o desempenho. www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo A teoria relaciona os quatro tipos de comportamentos dos líderes com dois fatores contingenciais (características ambientais e dos funcionários), conforme figura a seguir. Antes de adotar uma atitude, o líder deve avaliar qual a realidade da situação. O desempenho e a satisfação do funcionário tendem a ser positivamente influenciados quando o líder oferece algo que falte ao funcionário ou ao ambiente de trabalho. O líder será aceito pelos liderados quando estes o virem como fonte de satisfação, imediata ou futura. Caso o líder seja redundante em relação às fontes ambientais ou incongruente com as características dos funcionários, esse comportamento errado pode desmotivar o subordinado e tornar o líder ineficaz. 4.4.5.6. Liderança Transacional x Transformacional x Carismática James M. Burns desenvolveu um novo paradigma, abordando a liderança como uma relação com troca de influências, onde a energia básica é o poder. O autor aborda dois grandes conceitos sobre liderança: a Transformacional e a Transacional. O líder Transacional, ou negociador, apela aos interesses, especialmente às necessidades básicas dos seguidores. Ele promete recompensas (materiais ou psicológicas) para conseguir que os seguidores (ou subordinados) trabalhem para realizar as metas. Ele guia ou motiva seus seguidores na direção de metas estabelecidas, esclarecendo o papel e os requisitos da tarefa www.acasadoconcurseiro.com.br 131 e fornecendo recompensas positivas ou negativas de acordo com o sucesso do desempenho. Seu comprometimento é dito de curto prazo e há prevalência de características do estereótipo masculino: competitividade, autoridade hierárquica, alto controle do líder, resolução analítica de problemas, determinação de objetivos e processos racionais de troca. O líder Transformacional age influenciando, inspirando, estimulando e considerando individualmente as pessoas. É um agente da mudança, utiliza técnicas de empowerment, incita e transforma atitudes, crenças e motivos dos seguidores, tornando-os conscientes das suas necessidades e das estratégias organizacionais. O comprometimento é de longo prazo e as características femininas predominam: cooperação, colaboração, baixo controle e soluções baseadas em intuição e racionalidade, ênfase no desenvolvimento de seguidores, empowerment e criação de ligações emocionais. Estudos apontam que o estilo Transformacional é superior ao Transacional. Por fim, a Teoria Carismática afirma que os seguidores do líder atribuem a ele capacidades heroicas ou extraordinárias de liderança quando observam determinados comportamentos. As características principais deste comportamento são: visão, disposição para correr riscos por essa visão, sensibilidade às limitações ambientais e necessidades de seus liderados. A liderança Transformacional, embora possua a característica do carisma, tem um escopo maior: a liderança transformacional gera um processo de transformação ou de mudança nos seguidores, buscando capacitá-los para questionar as visões estabelecidas (inclusive as do líder). 132 www.acasadoconcurseiro.com.br Questões 1. (115059) A CASA DAS QUESTÕES – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Processo Organizacional, Direção 2. (94076) CESPE – 2015 – GESTÃO DE PESSOAS – Liderança, Comportamento Organizacional A direção é a função administrativa que se refere ao relacionamento interpessoal do administrador com seus subordinados. Dirigir significa interpretar os planos para as pessoas e orientá-las para o alcance dos objetivos. Segundo Douglas McGregor, cada administrador possui uma concepção própria a respeito da natureza das pessoas e, com base nisso, ele definiu duas maneiras diferentes e antagônicas de encarar a natureza humana, as quais geram dois estilos de direção: X e Y. Sobre esses conceitos, assinale a alternativa correta. Julgue o item a seguir, referentes a comportamento organizacional. a) Nas pressuposições da teoria Y, o trabalho é penoso e, por isso, as pessoas tendem a evitá-lo. Cabe ao gestor delegar tarefas, permitindo o autocontrole por parte dos funcionários, como forma de aumentar a motivação. b) Segundo a teoria X, as pessoas são parceiras da organização, agentes ativos e inteligentes, cabendo ao gestor a autocracia. c) Um dos pressupostos da teoria Y é a vigilância e a fiscalização para garantir que as atividades delegadas sejam corretamente realizadas, atendendo aos propósitos organizacionais. d) De acordo com os pressupostos da teoria X, as pessoas são preguiçosas e indolentes, evitam o trabalho e a responsabilidade e, por isso, precisam ser controladas e dirigidas com firmeza. e) O gestor estilo X deve liderar as pessoas estilo Y, de forma a gerar equilíbrio comportamental na organização. Liderança é a capacidade de uma pessoa, designada para um cargo de direção na organização, influenciar outra para alcançar metas e objetivos. ( ) Certo ( ) Errado 3. (95336) FCC – 2015 – GESTÃO DE PESSOAS – Liderança Entre as diversas teorias acerca da liderança nas organizações destaca-se a desenvolvida por Robert Blake e Mouton, conhecida por grid (ou grade) gerencial. Segundo os autores, o gestor orienta sua ação para dois aspectos fundamentais: a) o organizacional, também denominado interpessoal, e o intrapessoal. b) a estrutura de iniciação e a consideração. c) o comprometimento e o gerenciamento. d) a ênfase na produção e a ênfase nas pessoas. e) a maturidade no trabalho e a maturidade psicológica. 4. (98745) CESPE – 2015 – GESTÃO DE PESSOAS – Liderança Julgue o próximo item, a respeito das funções administrativas de planejamento, organização, direção e controle. O desempenho de qualquer papel gerencial, seja na alta administração, seja nas gerências intermediária e operacional, depende de habilidades conceituais, humanas e técnicas, sendo as habilidades técnicas as www.acasadoconcurseiro.com.br 133 mais requeridas daqueles que ocupam cargos de alto nível hierárquico. ( ) Certo ( ) Errado Acerca de comportamento organizacional, julgue o item que se segue. 5. (98786) CESPE – 2015 – GESTÃO DE PESSOAS – Liderança No que se refere à liderança a ser exercida nas organizações, julgue o item subsequente. Qualquer indivíduo tem potencial para exercer a liderança e para utilizar todos os seus estilos quando for conveniente, pois não existe um único estilo de liderança a ser adotado permanentemente nas organizações. ( ) Certo ( ) Errado 6. (100094) CESPE – 2015 – GESTÃO DE PESSOAS – Motivação, Liderança Julgue o item seguinte, a respeito de gestão de pessoas. A escassez de recursos no setor público tende a conferir importância ao papel do líder na motivação do servidor. ( ) Certo ( ) Errado 7. (108425) CESPE – 2016 – GESTÃO DE PESSOAS – Liderança Acerca de comportamento organizacional, julgue o item que se segue. Segundo as abordagens de traços e competências de liderança, a presença de comportamentos orientados ao trabalho e ao relacionamento interpessoal no modo de agir do líder favorece eficazmente o alcance dos resultados de equipes e organizações. ( 134 ) Certo ( ) Errado 8. (108426) CESPE – 2016 – GESTÃO DE PESSOAS – Liderança Se o chefe e as regras organizacionais são percebidos de forma positiva, a liderança é considerada adequada, tendendo as pessoas a demonstrarem lealdade à equipe e à organização. ( ) Certo ( ) Errado 9. (108427) CESPE – 2016 – GESTÃO DE PESSOAS – Liderança Acerca de comportamento organizacional, julgue o item que se segue. Atualmente, a liderança que contribui para o desempenho eficaz da equipe ampara-se em características ou qualidades pessoais como carisma, propósito e realização, o que leva as pessoas a perceberem a influência do líder em situações de maior ou menor estabilidade. ( ) Certo ( ) Errado 10. (104663) FCC – 2015 – GESTÃO DE PESSOAS – Liderança, Comportamento Organizacional Os conceitos de liderança e a forma de aplicá-los desenvolveram-se ao longo dos anos. No âmbito das teorias relacionadas aos estilos de liderança, também denominadas teorias comportamentais, podemos destacar os estudos da Universidade de Ohio, realizados nos anos 1940, os quais buscaram identificar dimensões independentes do comportamento do líder, entre as quais, a I. estrutura de iniciação, correspondente à capacidade do líder em definir e estruturar o próprio papel e o dos liderados em busca dos objetivos, incluindo a organização do trabalho e as metas. www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo II. consideração, definida como o ponto no qual o líder possui relacionamentos de trabalho caracterizados pela confiança mútua e pelo respeito por ideias e sentimentos dos funcionários. III. grade gerencial, que contempla ênfase na produção, pautada nos resultados obtidos, e ênfase nas pessoas, pautada na satisfação dos subordinados. Está correto o que consta APENAS em a) b) c) d) e) II. I. I e III. III. I e II. “Em 2014, a Companhia aplicou R$ 181,5 milhões na expansão dos serviços de saneamento básico nos municípios atendidos e na realização de melhorias em suas unidades operacionais, o que se constitui no maior investimento de sua história, registrando um crescimento de 58,5% no período de um ano.” a) b) c) d) e) Liderança democrática. Liderança participativa. Liderança consultiva. Liderança autocrática. Liderança liberal. 13. (113808) CAIP – IMES – 2016 – GESTÃO DE PESSOAS – Comportamento Organizacional, Liderança 11. (104651) IF-PB – 2015 – GESTÃO DE PESSOAS – Liderança, Comportamento Organizacional São considerados os três diferentes estilos clássicos de liderança: a) tecnológico, demagogo e comportamental. b) militar, submisso e pseudocrático. c) manipulador, impassível e flexível. d) laissez-faire, autocrático e democrático. e) metódico, situacional e sugestivo. Historicamente disseminava-se o entendimento de que a competência de liderar era um atributo inato, ou seja, admitia-se que os líderes já nasciam prontos. Qual abordagem de liderança possui este entendimento: a) b) c) d) e) Abordagem do comportamento. Abordagem contingencial. Abordagem dos traços. Abordagem situacional. Abordagem clássica. 12. (106799) AOCP – 2015 – GESTÃO DE PESSOAS – Liderança, Comportamento Organizacional 14. (113817) CAIP – IMES – 2016 – GESTÃO DE PESSOAS – Comportamento Organizacional, Liderança A pessoa que comanda ou dirige seus colaboradores humanos está exercendo um estilo de liderança que depende da maneira como o líder se relaciona com os liderados. O processo de liderança é complexo nas organizações. Com base no texto retirado do Relatório de Gestão 2014, na mensagem da administração, assinado pela diretoria da CASAN, transcrito a seguir e que apresenta o resultado de tarefas implementadas no ano, assinale a alternativa que apresenta o tipo de liderança praticado. Diversos pesquisadores fundamentam a liderança em três principais abordagens, a saber: Abordagem dos Traços; Abordagem do Comportamento; e, Abordagem Situacional. A afirmação “a liderança mais eficaz varia de acordo com a maturidade dos liderados. Entende-se como Maturidade a capacidade e a experiência relacionada com o trabalho e a disposição para aceitar responsabilidades”. www.acasadoconcurseiro.com.br 135 Essa afirmação refere-se abordagem(ns) de liderança: a qual(is) a) Abordagem dos traços e Abordagem situacional. b) Abordagem comportamental e Abordagem dos traços. c) Abordagem comportamental. d) Abordagem dos traços. e) Abordagem situacional. 15. (114559) FGV – 2016 – GESTÃO DE PESSOAS – Liderança, Comportamento Organizacional A teoria do grid gerencial parte da assertiva de que a organização alcança a sua efetividade administrando eficazmente suas características universais, na opinião dos autores, o objetivo, as pessoas e a hierarquia. A esse respeito, analise as afirmativas a seguir. I. O grid é composto por um eixo orientado para os processos e outro orientado para os resultados. II. Os níveis hierárquicos aos quais se submetem as pessoas da organização estão no eixo dos processos. III. A tipologia 1.9 demonstra uma orientação gerencial para a alegria e a satisfação das pessoas na organização. Assinale: a) se somente a afirmativa I estiver correta. b) se somente a afirmativa II estiver correta. c) se somente a afirmativa III estiver correta. d) se somente as afirmativas I e II estiverem corretas. e) se todas as afirmativas estiverem corretas. Acesse o link a seguir ou baixe um leitor QR Code em seu celular e fotografe o código para ter acesso gratuito aos simulados on-line. E ainda, se for assinante da Casa das Questões, poderá assistir ao vídeo da explicação do professor. http://acasadasquestoes.com.br/prova-imprimir.php?prova=10711005 Gabarito: 1. (115059) 2. (94076) Errado 3. (95336) D 4. (98745) Errado 5. (98786) Certo 6. (100094) Certo 7. (108425) Errado 8. (108426) Certo 9. (108427) Errado 10. (104663) E 11. (104651) D 12. (106799) D 13. (113808) C 14. (113817) E 15. (114559) C 136 www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 5. CONTROLE O controle é a última etapa do Processo Administrativo. Representa o acompanhamento, monitoramento e avaliação do desempenho organizacional para verificar se as ações estão acontecendo de acordo com o que foi planejado, organizado e dirigido. Controlar significa garantir que aquilo que foi planejado seja bem executado e que os objetivos estabelecidos sejam alcançados adequadamente. Busca manter a organização no caminho adequado para alcance dos objetivos e permitir as correções necessárias para atenuar ou corrigir os desvios. A essência do controle, portanto, é a comparação entre aquilo que foi planejado e aquilo que está sendo executado, para verificar se tudo está funcionando da maneira certa e no tempo certo. Para isso, são fornecidas as informações e a retroação, de forma a manter as operações dentro do curso correto de ação. A comparação do desempenho real com o que foi planejado não busca apenas localizar as variações, erros ou desvios, mas também localizar dificuldades e pontos passíveis de melhoria ao longo do processo. Dessa forma, o controle permite a chamada "melhoria contínua" para que as operações futuras possam alcançar melhores resultados. Um sistema de controle eficaz deve possuir as seguintes características: • Orientação estratégica para resultados – apoiar planos estratégicos e focalizar as atividades adequadas (aquelas essenciais, que fazem a real diferença para a organização); • Compreensão – apresentar dados em termos compreensíveis para apoiar o processo de tomada de decisões; • Orientação rápida para as exceções (instantaneidade) – indicar os desvios rapidamente, mostrando onde as variações ocorrem e o que deve ser feito para corrigi-las adequadamente. Além de ser realizado no tempo certo, deve ter um custo aceitável; • Flexibilidade – proporcionar um julgamento individual e que possa ser modificado para adaptar-se a novas circunstâncias e situações; • Autocontrole – proporcionar confiabilidade, boa comunicação e participação das pessoas; • Natureza positiva – enfatizar desenvolvimento, mudança e melhoria, alavancando a iniciativa das pessoas e minimizando as punições; • Clareza e objetividade – ser imparcial e acurado, com o um propósito fundamental de melhoria do desempenho. O controle é algo universal: todas as atividades humanas fazem uso de algum tipo controle, consciente ou inconscientemente. Além disso, abrange todos os níveis organizacionais: www.acasadoconcurseiro.com.br 137 Nível organizacional Institucional Intermediário Operacional Tipo de Controle Conteúdo Estratégico Genérico, sintético e abrangente. Extensão do tempo Amplitude Longo Prazo Macro-orientado. Aborda a empresa como uma totalidade – desempenho global. Tático Menos genérico e mais detalhado que o estratégico. Médio prazo Aborda cada unidade (departamento) separadamente. Operacional Detalhado, específico e analítico. Curto prazo Micro-orientado. Aborda cada tarefa ou operação. 5.1. Momentos de controle • Pré-controle (preliminar): Orientado para o futuro. Acontece antes da execução e procura verificar se tudo está pronto para o início de determinado processo. O maior objetivo é evitar que ocorram disfunções, desvios de rota e demais problemas. É um controle preventivo que se conecta diretamente à atividade de planejamento, uma vez que não espera a implementação da ação para comparar seus resultados com as metas e sim toma medidas antecipadas. Ex: verificação do estoque inicial. • Controle real (concomitante, simultâneo): ocorre durante o processo, apontando desvios imediatamente. Preocupação com o que está em andamento. Ex: controle estatístico do processo. • Pós-controle (por feedback): ocorre após o término do processo e verifica os resultados. Também é chamado de Feedback porque é o retorno sobre algo que já aconteceu, portanto, sua preocupação é com o passado. Ex: balanço financeiro. 5.2. Tipos de Controle 138 • Controle formal: é a possibilidade de um gerente (ou figura de autoridade) utilizar o poder racional-legal de seu cargo para induzir ou inibir algum comportamento. Mecanismos: punições, recompensas, sistemas combinados de planejamento, controle e avaliação de desempenho, como a administração por objetivos. • Controle técnico: é a exigência que alguém sente para comportar-se de determinada maneira, independente de chefes ou colegas. É exercido por sistemas que determinam a direção, intensidade e frequência do comportamento. Ex: linha de produção, relógios. • Controle social: é aquele exercido por um conjunto de pessoas sobre qualquer de seus membros, para ajustar seu comportamento à cultura do grupo (crenças, valores e normas criadas por esse mesmo grupo). Mecanismos: punições e recompensas para estimular e inibir o comportamento humano. www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 5.3. Processo de Controle O controle é um processo cíclico/repetitivo composto de quatro fases: 1. estabelecimento de objetivos ou padrões de controle; 2. avaliação/mensuração do desempenho; 3. comparação do desempenho com os padrões estabelecidos; 4. ação corretiva. 5.4. Eficiência, Eficácia e Efetividade Segundo Chiavenato, o desempenho de cada organização deve ser considerado sob o ponto de vista de eficiência e de eficácia, simultaneamente: • Eficiência está nos meios utilizados pela empresa (recursos, insumos, pessoas, processos, etc.) para atingir seus objetivos. É uma relação entre os recursos aplicados e o produto final obtido, entre o esforço e o resultado, entre entradas e saídas, entre o custo e o benefício resultante. • Eficácia é uma medida do alcance de resultados. É uma relação entre os objetivos planejados e os objetivos que foram atingidos. Em termos econômicos, a eficácia de uma empresa refere-se à sua capacidade de fornecer produtos ou serviços que satisfaçam as necessidades dos clientes. www.acasadoconcurseiro.com.br 139 Contudo, nem sempre a eficácia e a eficiência andam de mãos dadas. Uma empresa pode ser eficiente em suas operações e pode não ser eficaz, ou vice-versa. Pode ser ineficiente em suas operações e, apesar disso, ser eficaz, muito embora a eficácia seja bem melhor quando acompanhada da eficiência. Pode também não ser nem eficiente nem eficaz. O ideal seria uma empresa igualmente eficiente e eficaz, a qual se poderia dar o nome de excelência. Alguns autores incluem um terceiro elemento para a medição do desempenho, especialmente quando se trata de políticas públicas: a Efetividade. • Efetividade é a relação entre os impactos gerados por uma ação e os impactos esperados no médio e longo prazo. Impacto é o efeito sobre a população-alvo, ou seja, as mudanças geradas na sociedade. Quadro Resumo: 140 Eficiência Eficácia Efetividade Ênfase nos meios, nos métodos, nos processos. Ênfase nos fins, nos resultados, nos objetivos. Ênfase nos benefícios gerados a médio e longo prazo, no impacto. Fazer corretamente as coisas. Fazer as coisas certas. Gerar efeitos positivos, satisfação, mudanças. Resolver problemas internos. Atingir objetivos. Agregar valor aos clientes. Medida de utilização dos recursos. Medida de alcance de resultados. Medida do impacto gerado. www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo 5.5. Ciclo PDCA O Ciclo PDCA é composto por um conjunto de ações em sequência, dada pela ordem estabelecida pelas letras que compõem a sigla: Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar, verificar), Act (agir corretivamente). Segundo o Gespública, é uma ferramenta que busca a lógica para fazer certo desde a primeira vez, e cuja as iniciais são P – Plan (planejar), D – Do (fazer), C – Control (controlar) e A – Action (atuar corretivamente). Shewhart foi o autor que criou o conceito de melhoria em ciclos, em 1939. Ele era o mentor de Deming, que mais tarde (1951) transformou a ideia e a disseminou como Ciclo PDCA. Por isso, o ciclo também recebe o nome de: roda/círculo de Deming, ciclo de controle ou ciclo de melhoria contínua. Outro expoente, Ishikawa, contribuiu para a evolução do ciclo de Deming, agregando novas ações dentro dos quatro passos. O PDCA é um instrumento de gestão usado para o controle e a melhoria contínua de qualquer processo organizacional, do mais simples ao mais complexo. Seu caráter cíclico é fundamental para a compreensão do termo Melhoria Contínua: a melhoria contínua ocorre quanto mais vezes for executado o Ciclo PDCA, otimizando a execução dos processos e possibilitando a redução de custos e o aumento da produtividade. A aplicação do Ciclo PDCA leva ao aperfeiçoamento e ajustamento do caminho que a organização deve seguir. Importante ressaltar que as melhorias também podem ser aplicadas aos processos considerados satisfatórios e que as melhorias gradativas e contínuas agregam valor aos produtos/serviços e asseguram a satisfação dos clientes. www.acasadoconcurseiro.com.br 141 1. Planejar (PLAN) – é estabelecido com bases nas diretrizes da organização. • • Estabelecer objetivos e metas a serem alcançadas; Definir o caminho e o método para alcançar os objetivos. Pode ser um planejamento estratégico, um plano de ação, um cronograma etc. 2. Executar (DO) • • • Treinar as pessoas; Executar as tarefas exatamente como foi previsto na etapa de planejamento; Coletar os dados para verificação do processo. 3. Verificar, checar, controlar (CHECK) • • • Verificar se o executado está conforme o planejado, ou seja, se a meta foi alcançada, dentro da forma definida; Comparar os resultados com os padrões estabelecidos; Verificar se os itens de controle correspondem com os valores das metas. 4. Agir corretivamente (ACTION) • • • Caso sejam identificados desvios, é necessário definir e implementar soluções eliminar suas causas; Caso não sejam identificados desvios, procura-se implantar melhorias, ou segue-se com o mesmo planejamento. Pode-se, também, corrigir os padrões adotados ou qualquer outra parte do ciclo. Deming, na década de 80, modificou seu PDCA para PDSA (Plan, Do, Study, Act), pois acreditava que a palavra check enfatizava a inspeção em vez da análise. Plan: envolve identificar o objetivo ou propósito, formular uma teoria, definir métodos de sucesso e pôr um plano em ação. Do: implementam-se os componentes do planejamento e se produz algo. Study: monitoram-se os resultados para testar a validade do plano, por meio dos sinais de progresso e sucesso ou problemas e áreas para melhoria. Act: integra o aprendizado gerado por todo o processo, o qual pode ser usado para ajustar o objetivo, modificar métodos ou inclusive reformular uma teoria completamente. Esses quatro passos são repetidos várias vezes, como parte de um ciclo interminável de melhoria contínua. 142 www.acasadoconcurseiro.com.br Questões 1. (71636) FCC – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Funções da Administração, Controle Organizacional – Visão Geral, Processo Organizacional, Controle O processo administrativo é composto por quatro funções específicas: planejamento, organização, direção e controle. Sobre controle, considere: I – Um dos primeiros passos é estabelecer previamente os objetivos ou padrões que se deseja alcançar e manter. 3. (98709) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Funções da Administração, Controle Organizacional – Visão Geral Acerca do processo administrativo, julgue o item seguinte. Para assegurar a realização de objetivos organizacionais, o processo de controle deve comparar resultados alcançados com resultados esperados. ( ) Certo ( ) Errado II – Processo pelo qual são fornecidas informações de retroação para manter as funções dentro de suas respectivas trilhas. 4. (98636) FCC – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – PDCA III – Define meios para possibilitar a realização de resultados. O denominado Ciclo PDCA, também conhecido como Ciclo da Melhoria Contínua, Está correto o que consta em: a) analisa os processos com vistas a realizá-los de maneira otimizada, envolvendo as etapas de planejamento, execução, controle e avaliação. b) é um instrumento de gerenciamento de projetos, que contempla planejamento, desenvolvimento, controle e atualização. c) consiste em uma metodologia de avaliação de desempenho individual, vinculada a um projeto de constante desenvolvimento e aprimoramento. d) corresponde a método de gestão corporativa com dinâmicas de capacitação e aprendizagem. e) é um programa de excelência em gestão pública introduzido no âmbito da reforma voltada à implantação do modelo gerencial. a) b) c) d) e) I, II e III. I e II, apenas. I, apenas. II e III, apenas. I e III, apenas. 2. (82614) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Indicadores, Eficiência, Eficácia e Efetividade, Processo Organizacional, Controle Acerca de conceitos relacionados ao planejamento estratégico e aos indicadores de desempenho, julgue o item subsequente. Eficácia, definida como grau de alcance das metas programadas em determinado período de tempo, é uma das dimensões aferidas por meio dos indicadores de desempenho. ( ) Certo ( ) Errado www.acasadoconcurseiro.com.br 143 5. (102729) CESPE – 2015 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Ferramentas da Qualidade, PDCA Julgue o item a seguir, que tratam de ferramentas utilizadas pela administração pública. O ciclo PDCA compõe-se das seguintes etapas: planejamento, execução, controle ou verificação e ação corretiva. ( ) Certo ( ) Errado 6. (108907) CESPE – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – PDCA, Controle, Processo Organizacional Na fase do planejamento do ciclo PDCA, a) realiza-se uma verificação bem detalhada do alcance dos objetivos. b) os resultados obtidos são monitorados e confrontados com os resultados previstos no planejamento. c) é necessário realizar todas as atividades que foram previstas no plano de ação. d) é necessário executar as ações previstas nas avaliações e nos relatórios relativos aos processos e, quando necessário, traçar novos planos de ação para melhorar ou padronizar esses processos. e) são estabelecidos os objetivos e definidas as metas para a execução do plano de ação. 7. (108981) UFMA – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Eficiência, Eficácia e Efetividade, Controle Segundo Sobral e Peci (2008), "Administração é um processo que consiste na coordenação do trabalho dos membros da organização e na alocação dos recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos de uma forma eficaz e eficiente" . De acordo com esse conceito, eficiência é: a) A capacidade de realizar as atividades da organização de modo a alcançar seus objetivos. 144 b) A capacidade de realização de atividades da organização minimizando a utilização dos seus recursos. c) Um fluxo de atividades ou funções interligadas. d) A garantia que partes interdependentes funcionem como um todo, visando a alcançar a coerência entre os processos e os objetivos organizacionais. e) A capacidade de preocupação com a realização dos objetivos propostos. 8. (114442) FCM – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Processo Organizacional, Funções da Administração, Controle, Controle Organizacional – Visão Geral Tendo em vista a função controlar, associada ao ato de administrar, conforme exposto por Chiavenato (2011), analise as afirmativas abaixo: I – Controlar corresponde à função de ligação e harmonização de todos os atos e esforços coletivos. II – Controlar refere-se à verificação se tudo ocorre de acordo com as regras e ordens determinadas. III – Controlar é a tarefa de dirigir e orientar as pessoas com foco no futuro e nos objetivos organizacionais. IV – Controlar, enquanto função, está associada à visão de futuro e à constituição de aspectos materiais e sociais. Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s) a) b) c) d) I. II. III e IV. II, III e IV. 9. (114449) FGV – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Eficiência, Eficácia e Efetividade, Indicadores, Controle Uma determinada organização pública adotou, dentre vários, um indicador que aponta www.acasadoconcurseiro.com.br Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo o grau com que um de seus programas atinge as metas e objetivos planejados, ou seja, estabeleceu um referencial (linha de base) e as metas a serem alcançadas, para avaliar se serão atingidas ou superadas. Esse é um indicador que mede: a) b) c) d) e) a economicidade do programa; a eficiência do programa; a complexidade do programa; a eficácia do programa; a efetividade do programa. 10. (114539) IESES – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Controle Organizacional – Visão Geral, Controle, Processo Organizacional Kwasnicka, 2009, p. 272, apresenta três formas de Controle que são bastante úteis para o administrador: Pré-Controle, Controle Contínuo e Controle Histórico. Kwasnicka afirma que “quando usadas ao mesmo tempo, podem permitir visão clara da situação da empresa. Um equilíbrio adequado entre os três tipos pode aumentar a eficácia de qualquer organização”. Com relação às características destas formas de controle, é correto afirmar: a) Controle Histórico: Localiza a variação no plano após sua ocorrência. b) Pré-Controle: Mede a variação de um padrão no momento que ocorre. c) Controle Histórico: Prevê a variação do plano antes de ocorrer. d) Controle Contínuo: Prevê a variação do plano antes de ocorrer e localiza a variação no plano após sua ocorrência. e) Controle Contínuo: Localiza a variação no plano após sua ocorrência. 11. (114545) IESES – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Controle Organizacional – Visão Geral, Controle, Processo Organizacional Sobral e Peci, 2013, p. 362-363, apresentam o controle como “um conceito que pode ser aplicado a diferentes níveis organizacionais”, e seguem ressaltando que é possível se distinguir três níveis de controle. Assinale a alternativa que possui exclusivamente estes três níveis de controle: a) Nível tático, nível operacional e nível situacional. b) Nível estratégico, nível tático e nível operacional. c) Nível estratégico, nível contingencial e nível situacional. d) Nível tático, nível operacional e nível contingencial. e) Nível estratégico, nível tático e nível contingencial. 12. (114554) FGV – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Eficiência, Eficácia e Efetividade, Controle, Processo Organizacional Com relação aos conceitos de eficácia e eficiência, assinale a afirmativa correta. a) A eficácia implica em maior produtividade, independentemente dos resultados obtidos. b) A eficiência implica em atingir os resultados, independentemente dos recursos utilizados. c) Os resultados só ocorrem se eficiência e eficácia estão concomitantes nos processos utilizados. d) A eficiência pode ocorrer de modo independente da eficácia, garantindo que o objetivo seja alcançado. e) A eficácia implica na obtenção dos objetivos desejados, mesmo com o uso ineficiente de recursos. 13. (115058) A CASA DAS QUESTÕES – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Controle, Controle Organizacional – Visão Geral O controle é a função administrativa que monitora e avalia as atividades e os resultados alcançados. Ele é fundamental para que o processo organizacional funcione conforme aquilo que foi planejado, organizado e dirigido. São considerados princípios do controle: www.acasadoconcurseiro.com.br 145 a) Focado em pontos críticos; bem explícito e entendido; custos menores que os benefícios. b) Rígido e inflexível; ágil e subjetivo; orientação estratégica para resultados. c) Realista e operacionalizavel; custos maiores que os benefícios; natureza coercitiva. d) Ágil; padronizado para todos os níveis organizacionais; orientado rapidamente para exceções. e) Claro e objetivo; natureza positiva; focado em tarefas operacionais. 14. (115084) CESPE – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Controle Organizacional – Visão Geral, Controle No que se refere aos fundamentos do controle e desempenho organizacional, julgue o item subsecutivo. Orientação estratégica para resultados, flexibilidade, clareza e objetividade são características do controle organizacional. ( ) Certo ( ) Errado 15. (115099) CESPE – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – PDCA, Principais Autores e suas Contribuições, Gestão da Qualidade, Controle acompanhamento das ações e implementação das ações c) planejamento da implementação do programa, implementação das ações, acompanhamento das ações e análise dos resultados d) planejamento da implementação do programa, análise dos resultados, implementação das ações e acompanhamento das ações e) implementação das ações, acompanhamento das ações, planejamento da implementação do programa e análise dos resultados 16. (115082) CESPE – 2016 – ADMINISTRAÇÃO GERAL – Controle, Funções da Administração, Controle Organizacional – Visão Geral, Processo Organizacional No que se refere aos fundamentos do controle e desempenho organizacional, julgue o item subsecutivo. Estabelecer objetivos, mensurar o desempenho e adotar medidas corretivas para sanar possíveis desvios e anormalidades são procedimentos relativos às etapas do processo de controle. ( ) Certo De acordo com a teoria de William Edwards Deming, a produtividade gerencial deve ser obtida a partir da implantação de um programa de melhoria contínua, embasado em quatro etapas. Assinale a opção que apresenta a ordem correta em que essas etapas devem ser implementadas. a) implementação das ações, planejamento da implementação do programa, acompanhamento das ações e análise dos resultados b) planejamento da implementação do programa, análise dos resultados, 146 www.acasadoconcurseiro.com.br ( ) Errado Meu Primeiro Concurso – Noções de Administração – Prof. Rafael Ravazolo Acesse o link a seguir ou baixe um leitor QR Code em seu celular e fotografe o código para ter acesso gratuito aos simulados on-line. E ainda, se for assinante da Casa das Questões, poderá assistir ao vídeo da explicação do professor. http://acasadasquestoes.com.br/prova-imprimir.php?prova=10710963 Gabarito: 1. (71636) B 2. (82614) Certo 3. (98709) Certo 4. (98636) A 5. (102729) Certo 6. (108907) E 7. (108981) B 8. (114442) B 9. (114449) D 10. (114539) A 11. (114545) B 12. (114554) E 13. (115058) A 14. (115084) Certo 15. (115099) C 16. (115082) Certo www.acasadoconcurseiro.com.br 147