MENERAPAKAN SISTEM OPERASIONAL PERGUDANGAN

“PROJECT BASED LEARNING” MENERAPAKAN SISTEM OPERASIONAL PERGUDANGAN GUDANG PUSAT LINE 3 (GUDANG ELEKTRIK) DIVISI ALAT BERAT PT. PINDAD Disusun DODO KURNIAWAN TAHUN 2022   METODE PENELITIAN Berikut langkah-langkah dilakukan dalam Project Based Learning ini: 1) Identifikasi Masalah Mengidentifikasi masalah dengan dua tahap: a. Data Primer Merupakan data yang diperoleh langsung dari sumber datanya, berikut teknik pengumpulan: Observasi dengan cara peninjauan langsung. Teknik pengumpulan data dengan observasi digunakan bila penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar (Sugiyono, 2017). Wawancara Wawancara dilakukan untuk memperoleh informasi yang lebih mendalam dari narasumber yang menguasai secara teknis mengenai proses kerja yang dilakukan (Sailendra, 2015). Daftar Ceklis Observasi Daftar cek (checklist) adalah alat rekam observasi yang memuat sebuah daftar pernyataan tentang aspek-aspek yang mungkin terdapat dalam situasi, tingkah laku, dan kegiatan (individu/Kelompok) (Gibson:1995:265) memandang daftar cek (rating scale) sebagaimana tersirat dari nama itu, adalah skala unuk mengukur setiap karakteristik atau aktivitas dari seseorang yang KEPUTUSAN MENTERI KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 105 TAHUN 2016 TENTANG STANDAR KOMPETENSI KERJA NASIONAL INDONESIA KATEGORI TRANSPORTASI DAN PERGUDANGAN GOLONGAN POKOK PERGUDANGAN DAN JASA PENUNJANG ANGKUTAN BIDANG LOGISTIK INDUSTRI AGRO KODE UNIT : H.522900.014.01 JUDUL UNIT : Menerapkan Sistem Operasional Pergudangan DESKRIPSI UNIT : Unit kompetensi ini mencakup pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang dibutuhkan dalam menerapkan sistem operasional pergudangan. ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA 1. Mempersiapkan data pendukung Prosedur penerimaan bahan baku dan/atau produk jadi dijelaskan. Prosedur penyimpanan bahan baku dan/atau produk jadi dijelaskan. Prosedur pengemasan bahan baku dan/atau produk jadi dijelaskan. Prosedur pengiriman bahan baku dan/atau produk jadi dijelaskan. Prosedur penanganan bahan baku dan/atau produk jadi dijelaskan. Seluruh dokumen operasional pergudangan dikumpulkan. Peralatan pendukung disiapkan. 2. Melaksanakan kegiatan operasional gudang Dokumen operasional bahan baku dan/atau produk jadi diisi. Kegiatan pengemasan dilakukan. Kegiatan penanganan bahan baku dan/atau produk jadi dilakukan. 3. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan operasional gudang Data hasil pengolahan dianalisis. Tindakan perbaikan dilakukan. Data kegiatan operasional gudang didokumentasikan. BATASAN VARIABEL 1. Konteks variabel 1.1 Unit ini berlaku untuk mempersiapkan data pendukung, melakukan kegiatan operasional gudang, dan melakukan evaluasi terhadap kegiatan operasional gudang. 1.2 Tindakan perbaikan berupa pemeriksaan secara acak terhadap jumlah, kualitas, dan karakteristik bahan baku dan/atau produk jadi. 1.3 Penerapan sistem operasional pergudangan mencakup pemahaman prosedur kerja, pengisian dokumen kegiatan, dan evaluasi pelaksanaan kegiatan pergudangan. 2. Peralatan dan perlengkapan 2.1 Peralatan 2.1.1 Komputer dengan aplikasi yang mendukung 2.1.2 Alat cetak 2.1.3 Alat Angkut Gudang 2.1.4 Alat Penyimpanan 2.1.5 Safety Tools 2.2 Perlengkapan 2.2.1 Alat tulis kantor (ATK) 3. Peraturan yang diperlukan (Tidak ada.) 4. Norma dan standar 4.1 Norma 4.1.1 Etika profesi 4.1.2 Etika bisnis 4.2 Standar (Tidak ada.) PANDUAN PENILAIAN 1. Konteks penilaian 1.1 Penilaian dilakukan untuk mengetahui kemampuan, yang meliputi aspek pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja dalam melaksanakan pekerjaan. 1.2 Penilaian dilakukan dengan tes lisan, tertulis, dan/atau simulasi. 1.3 Penilaian dilakukan di bengkel kerja (workshop), tempat kerja dan/atau Tempat Uji Kompetensi (TUK). 2. Persyaratan kompetensi (Tidak ada.) 3. Pengetahuan dan keterampilan 3.1 Pengetahuan 3.1.1 Pengetahuan Bahan Agro 3.1.2 Manajemen Pergudangan 3.1.3 Penanganan Material Industri Agro 3.1.4 Manajemen Persediaan 3.1.5 Manajemen Rantai Pasok 3.1.6 Manajemen Sumber Daya manusia 3.2 Keterampilan 3.2.1 Melakukan kompilasi data, serta pengolahan dan analisis data 4. Sikap kerja yang diperlukan 4.1 Mengikuti prosedur pada setiap aktivitas pergudangan 5. Aspek kritis 5.1 Ketepatan dalam mengisi dokumen operasional bahan baku dan/atau produk jadi.  Pendahuluan Gudang Gudang merupakan tempat yang digunakan sebagai area menyimpan barang, baik barang raw material, barang work in process, atau barang finished goods. Sedangkan pergudangan merupakan kegiatan yang meliputi kegiatan storage (penyimpanan), movement (perpindahan), serta information transfer (transfer informasi).  Tata Letak  Tata letak merupakan suatu sistem yang meliputi seluruh kegiatan produksi yang saling berintegrasi, mulai dari input (bahan baku) hingga output. Tujuannya agar kegiatan perusahaan dapat berjalan efektif dan efisien, sehingga proses produksinya dapat berjalan dengan lancar.  Tipe-Tipe Tata Letak Tata Letak dengan posisi tetap. Tata Letak dengan Posisi Tetap (Fixed Position Layout) Yaitu, proyek tetap berada dalam satu tempat, sementara pekerja dan peralatan datang pada tempat tersebut. Contoh: jalan layang, rumah, jembatan. Tata Letak yang berorientasi pada proses Kelebihan utama: Adanya fleksibilitas peralatan dan penugasan tenaga kerja. Tata letak ini sangat baik untuk menangani produksi komponen dalam batch yang kecil atau disebut job lot (kelompok dari komponen yang diproduksi secara bersama-sama), dan untuk memproduksi beragam komponen dalam ukuran dan bentuk yang berbeda. Kelemahan: Berorientasi pada proses terletak pada peralatan yang biasanya memiliki kegiatan umum. Pesanan akan menghabiskan waktu yang lebih lama untuk berpindah dalam sistem karena penjadwalan yang sulit, peruban setelan mesin, dan penanganan bahan yang unik. Tata Letak Kantor (Office Layout) Tata letak kantor adalah cara mengelompokkan pekerja, perlengkapan mereka, dan ruang dengan mempertimbangkan kenyamanan, keamanan, dan pergerakan informasi. Tata letak kantor terus mengalami perubahan akibat perubahan teknologi yang berlangsung di masyarakat. Tata Letak Ritel (Retail Layout) Merupakan pendekatan yang menggunakan aliran, mengalokasikan ruang, dan menanggapi perilaku pelanggan. Biaya penempatan (slotting fees) adalah biaya yang dibayar oleh produsen untuk menempatkan produk mereka pada rak suatu toko. Servicescape: menerangkan lingkungan fisik di mana jasa dilakukan, dan bagaimana lingkungan ini mempengaruhi pelanggan dan karyawan. Untuk mendapatkan tata letak jasa yang baik, sebuah perusahaan harus mempertimbangkan: Kondisi yang berkenaan dengan lingkungan, Tata letak yang luas dan mempunyai fungsi, Tanda-tanda, simbol, dan artefak yang merupakan karakteristik desain bangunan. Tata Letak Gudang Tujuan tata letak gudang (warehouse layout) adalah menemukan titik optimal di antara biaya penanganan bahan dan biaya-biaya yang berkaitan dengan luas ruang dalam gudang. Biaya penanganan bahan adalah biaya-biaya yang berkaitan dengan transportasi bahan yang keluar untuk dimasukkan ke gudang, contoh biaya pengawasan, asuransi, dan penyusutan. Cross-docking berarti menghindari penempatan bahan atau barang dalam gudang dengan langsung memproses mereka saat diterima untuk pengiriman. Cross-docking mengurangi biaya penanganan bahan, persediaan, dan fasilitas. Cross-docking membutuhkan penjadwalan yang ketat dan identifikasi produk yang datang secara akurat. Tata Letak yang berorientasi pada produk Asumsi yang digunakan: Volume yang ada mencukupi untuk utilisasi peralatan yang tinggi, Permintaan produk cukup stabil untuk memberikan kepastian akan penanaman modal yang besar untuk peralatan khusus, Produk distandardisasi atau mendekati sebuah fase dalam siklus hidupnya, yang memberikan penilaian adanya penanaman modal pada peralatan khusus, Pasokan bahan baku dan komponen mencukupi dan mempunyai kualitas yang seragam untuk memastikan bahwa mereka dapat dikerjakan dengan peralatan khusus tersebut. Pengertian Tata Letak Gudang Menurut Para Ahli Menurut Jay Hezer dan Berry Render (2006, p468) Tata letak pergudangan merupakan suatu sistem yang didesain untuk meminimalisir biaya total yang ada, dengan cara mencari panduan terbaik antara luas ruang dengan penanganan bahan. Tujuan tata letak pergudangan (warehouse layout) adalah untuk dapat menemukan titik optimal di antara biaya penanganan bahan dan biaya-biaya lainnya. Sehingga, manajemen bertugas untuk memanfaatkan volume penuh gudang, dengan tetap mempertahankan biaya penanganan bahan di angka yang rendah.  Biaya penanganan bahan merupakan biaya-biaya yang berkaitan dengan pergudangan, seperti transportasi barang masuk, penyimpanan, sampai transportasi barang keluar. Oleh karena itu, gudang sebaiknya dirancang dengan tetap memperhitungkan kecepatan gerak barang. Barang-barang yang harus bergerak cepat, sebaiknya diletakkan lebih dekat dari tempat pengambilan barang, sehingga mengurangi gerakan bolak-balik yang berlebihan. Aktivitas Pergudangan Pergudangan adalah kegiatan menyimpan barang dalam gudang (Warman, 2012). Menurut Purnomo (2004), terdapat tiga fungsi utama dalam aktivitas pergudangan, yaitu: Perpindahan (Movement) Salah satu kegiatannya adalah memperbaiki perputaran persediaan dan mempercepat proses pesanan dari produksi hingga ke pengiriman utama. Fungsi movement dibagi menjadi aktivitas-aktivitas meliputi: Penerimaan (Receiving) Merupakan aktivitas penerimaan barang dimana di dalamnya terdapat aktivitas-aktivitas seperti pembongkaran muatan, penghitungan kuantitas yang diterima dan inspeksi kualitas dan kerusakan, dan juga aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan dengan penerimaan barang di gudang. Put Away Merupakan proses pemindahan barang dari dok penerimaan ke gudang penyimpanan. Customer Order Picking Merupakan aktivitas pemindahan barang dari gudang penyimpanan atau dari lokasi picking untuk kemudian disiapkan untuk proses pengiriman. d. Packing Proses packing merupakan proses pengepakkan barang yang akan dikirim ke konsumen. Cross Docking Proses ini merupakan proses pemindahan barang dari area receiving langsung ke lokasi shipping tanpa melalui aktivitas penyimpanan di gudang. Shipping Aktivitas ini merupakan pengiriman produk dan meliputi proses pembuatan Penyimpanan (Storage) Merupakan aktivitas penyimpanan barang berupa bahan baku (raw material) dan barang jadi (finished goods). Pertukaran informasi (Transfer Information) Merupakan aktivitas pertukaran informasi seperti informasi mengenai stok barang yang ada di gudang atau informasi lain yang berguna. Informasi ini merupakan informasi untuk pihak diluar gudang maupun pihak gudang itu sendiri. Jenis Layout Gudang Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan besar kapasitas gudang antara lain: Besar ukuran dari masing-masing barang yang hendak disimpan. Semakin besar ukuran barang akan memerlukan ruang yang sangat besar. Waktu tenggang (lead time) dari pemesanan barang, jika waktu tenggang lebih cepat maka ruang penyimpanan harus semakin besar. Jumlah atau banyaknya barang yang harus disimpan dan frekuensi keluar masuknya barang. Faktor yang hendak diambil oleh pihak manajemen gudang yang meliputi faktor kehabisan barang, faktor kekurangan tempat penyimpanan pada saat barang tiba di gudang. Selain ditentukan oleh besar ruangan, kapasitas gudang juga ditentukan oleh cara mengatur letak barang yang disimpan (layout ruang gudang). Gudang dengan tata ruang sembarangan dan berserakan tentunya kurang efisien dibandingkan dengan gudang yang tata ruangnya diatur dengan rapi. Selain hal tersebut diatas, terdapat hal lain yang harus diperhatikan, yaitu jenis barang yang disimpan apakah barang tersebut termasuk: Fast moving, yaitu barang sirkulasinya cepat, biasanya berupa barang-barang yang laku cepat. Slow moving, yaitu barang yang sirkulasinya lambat, biasanya berupabarang-barang yang lakunya lambat. Berdasarkan arus keluar masuk barang, terdapat beberapa bentuk layout gudang yang dapat diterapkan, yaitu: U-flow Through-flow L-flow Pergerakan barang harus mencapai gerakan berkelanjutan melalui suatu proses dan meminimalkan jarak perjalanan dari satu tahap ke tahap berikutnya. Terdapat 3 (tiga) pilihan utama tata ruang yang biasanya dipakai, yaitu “U-flow”, “Through-flow”, dan “L-flow”. Arus ‘U’. Dengan menggunakan layout arus ‘u’ arus barang berbentuk ‘U’. Barang yang bersifat fast moving disimpan dilokasi yang dekat dengan pintu keluar, sebaliknya barang yang bersifat slow moving disimpan dilokasi yang dekat dengan pintu masuk. Layout ‘u’ adalah seperti pada gambar berikut : Gambar 1. Layout Arus “U” Arus garis lurus sederhana Dengan menggunakan layout arus garis lurus sederhana arus barang akan berbentuk garis lurus. Lokasi barang yang akan disimpan dibedakan antara barang yang bersifat fast moving dan slow moving. Barang yang bersifat fast moving disimpan dilokasi yang dekat pintu keluar, sebaiknya barang yang bersifat slow moving disimpan dilokasi yang dekat pintu masuk. Arus garis lurus sederhana adalah seperti pada gambar berikut: Gambar 2. Layout Garis Lurus Arus L , dengan menggunakan layout ‘L’ arus barang berbentuk ‘L’.. Barang yang berssifat fast moving disimpan dilokasi yang dekat dengan pintu keluar, sebaliknya barang yang bersifat slow moving disimpan dilokasi yang dekat dengan pintu masuk. Layout dengan Arus ‘L’ adalah seperti pada gambar berikut: Gambar 3. Layout Arus “L” TINJAUAN PUSTAKA Tahapan Penyusunan SOP Menurut Sailendra (2015), tahapan penyusunan SOP diuraikan sebagai berikut. Dapatkan informasi sebanyak mungkin mengenai proses kerja. Hal ini bisa dilakukan dengan cara berdiskusi dan melakukan interview dengan Kepala Departemen yang sedang menjabat pada posisi yang akan dibuat SOP. Catat efisiensi waktu, biaya, dan hal penting lainnya untuk kemungkinan sistem yang akan digunakan. Lakukan brainstorming terlebih dahulu untuk menerima pendapat dan masukan. Brainstorming bisa melibatkan staff, customer, dan pihak-pihak lain yang terlibat. Buat terlebih dahulu draf baku untuk dilakukan pembahasan dengan tim. Uji coba instrumen yang ada dengan draf SOP yang telah menjalani proses pembahasan. Jika SOP dirasa sudah cukup efektif dan efisien, minta persetujuan pimpinan, setelah sebelumnya dibuat draf revisi final atas SOP tersebut. Gunakan bahasa yang mudah dibaca, dipahami, dan dilaksanakan. Tuliskan langkah demi langkah secara bertahap. Gunakan kata kerja dalam kalimat aktif karena diharapkan pembaca melakukan sesuatu. Gunakan kalimat positif dan hindari kata tidak dan jangan. Buat bagan alurnya (flowchart). Buat penjelasan yang dibutuhkan. Buat dan cantumkan dokumen pendukung. Cantumkan tanggal pembuatan SOP serta tanggal revisi. Cantumkan petugas pembuat SOP dan siapa yang mengesahkan. Cantumkan tanggal waktu pelaksanaan METODE PENELITIAN Berikut langkah-langkah dilakukan dalam penelitian ini: Identifikasi Masalah Mengidentifikasi masalah dengan dua tahap: Data Primer Merupakan data yang diperoleh langsung dari sumber datanya, berikut teknik pengumpulan: Observasi dengan cara peninjauan langsung. Teknik pengumpulan data dengan observasi digunakan bila penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar (Sugiyono, 2017). Data Sekunder Data Sekunder adalah sumber data yang mengacu pada informasi yang dikumpulkan dari sumber yang telah ada (Sekaran, 2011). Sumber data sekunder adalah catatan atau dokumentasi perusahaan, sebagai berikut : Ceklist Observasi penyimpanan spare part. Metode Analisis Berikut tahapan dari metode analisis : Menganalisis proses penyimpanan spare part di gudang Analisis perbandingan kondisi aktual dengan SOP penyimpanan spare part Identifikasi permasalahan sebab – akibat menggunakan diagram fishbone. Menganalisis faktor-faktor yang mempengaruhi terhadap permasalahan perbedaan jumlah stock aktual dengan yang ada pada sistem. (Ulkhaq, 2016) Diagram sebab- akibat atau yang biasa disebut Fishbone Diagram adalah alat untuk mengidentifikasi berbagai sebab potensial dari satu efek atau masalah, dan menganalisis masalah tersebut melalui sesi brainstorming. Masalah akan dipecah menjadi sejumlah kategori yang berkaitan, mencakup manusia, material, mesin, prosedur, kebijakan, dan sebagainya. Berikut ini adalah langkah-langkah dalam mengerjakan diagram fishbone menurut (Soejitro, 2010) yaitu : Membuat kerangka diagram fishbone. Merumuskan masalah utama. Mencari faktor-faktor utama. Menemukan penyebab untuk kelompok penyebab masalah. Langkah selanjutnya setelah masalah dan penyebab masalah diketahui, kita dapat menggambarkannya dalam diagram fishbone. d. Analisis Usulan perbaikan pada PT. PINDAD (Persero) menggunakan metode 5W+1H. (Utami, 2018) 5W + 1H pada dasarnya adalah suatu metode yang digunakan untuk melakukan investigasi dan penelitian terhadap masalah yang terjadi dalam proses produksi. Konsep ataupun metode 5W + 1H ini tentunya tidak hanya dapat digunakan dalam proses produksi. Saat ini penelitian-penelitian, investigasi simbol ataupun jurnalisme juga menggunakan metode 5W + 1H untuk mengumpulkan informasi. Menurut (Gaspersz, 2002) adapun tahap improvement pada ini yaitu : What, apa yang menjadi target utama dari perbaikan? Why, mengapa rencana tindakan diperlukan? Where, dimana rencana tindakan akan dilakukan? Who, siapa yang akan mengerjakan aktivitas rencana tersebut? When, kapan tindakan ini akan dilaksanakan? How, bagaimana mengerjakan rencana tersebut? HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Proses Pengeluaran Spare part Berikut merupakan alur kerja proses kerja pengeluaran spare part yaitu : Menerima Technical Job Order (TJO) // Bukti Permintaan Barang (BPB) dari engineering/maintenance/user Pada proses ini admin gudang menerima dokumen TJO (Technical Job Order) dari user area yang di dalam dokumen tersebut sudah terdapat kode dan deskripsi atau nama spare part yang dibutuhkan oleh user, selain TJO admin gudang juga menerima permintaan barang dengan menggunakan form BPB manual (Bukti Permintaan Barang), form BPB (Bukti Permintaan Barang) akan dibuatkan oleh admin gudang atau picker apabila user tidak menggunakan dokumen TJO untuk permintaan spare part. Pengecekan Stock Spare part Setelah admin gudang menerima dokumen TJO, kemudian checker akan melakukan pengecekan stock pada database yang ada di microsoft excel, untuk pengecekan stock dapat dicari dengan memasukan kode atau deskripsi yang terdapat pada dokumen Technical Job Order (TJO) kemudian dapat melakukan pengecekan fisik barang dengan melihat lokasi penyimpanan spare part sesuai dengan yang ada pada database. Mengirimkan / Menyerahkan spare part ke bagian PPIC & melakukan Good Issue Pada proses ini apabila stock spare part tersedia di gudang maka spare part tersebut akan diserahkan kepada user sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan oleh user, kemudian akan dilakukan pencatatan manual pada form BPB (Bukti Permintaan Barang) oleh admin gudang atau picker, form BPB tersebut ditandatangani oleh user, petugas gudang dan manager gudang. Form BPB berupa rangkap 3 lembar untuk lembar pertama diserahkan ke bagian accounting, untuk lembar yang kedua diserahkan kepada user dan untuk file di gudang menggunakan lembar yang ketiga. Proses selanjutnya admin gudang akan melakukan pembuatan Good Issue pada sistem SAP apabila form BPB sudah ditandatangani oleh pihak terkait dan user menyerahkan dokumen TJO. Membuat PR ( Purchase Requisition) Apabila stock di gudang tidak tersedia maka user melakukan permintaan kepada admin gudang untuk segera membuat PR (Purchase Requisition) melalui email dengan memberikan nomor TJO (Technical Job Order) dan spare part serta quantity untuk dibuatkan PR. Admin gudang akan mengecek quantity on hand, jika quantity on hand = 0 maka akan dibuatkan sesuai dengan permintaan, kemudian admin gudang akan menyerahkan dokumen PR (Purchase Requisition) ke beberapa pihak yang terkait untuk menyetujui permintaan spare part dari user. Apabila quantity on hand pada gudang masih terdapat stock maka dokumen PR akan dibuatkan tetapi tidak dengan quantity yang sesuai dengan permintaan dari user. Analisis perbandingan kondisi aktual dengan SOP pengeluaran spare part di industri manufaktur. Pada kondisi aktual proses pengeluaran spare part terdapat beberapa ketidaksesuaian dengan SOP. Beberapa aktivitas yang tercantum pada SOP tidak dilaksanakan oleh pekerja gudang dengan baik. Berikut aktivitas yang tidak dijalankan pada proses pengeluaran. Menerima Technical Job Order (TJO) // Bukti Permintaan Barang (BPB) dari engineering/ maintenance / user. Maintenance / user Pada SOP aktivitas yang dilakukan yaitu admin gudang menerima TJO (Technical Job Order) dari user, tetapi pada aktivitas aktualnya admin gudang tidak menerima dokumen tersebut dalam melakukan permintaan spare part, hal tersebut disebabkan karena user tidak mengetahui kode spare part yang jelas dan user hanya membawa spare part bekas sebagai contoh spare part yang dibutuhkan. Hal tersebut akan menyebabkan proses pencarian spare part membutuhkan waktu yang lama karena jenis dan kode dari spare part tersebut tidak diketahui sehingga akan berdampak pada proses produksi yang sedang berjalan. Menyerahkan spare part & tidak melakukan Good Issue Pada SOP untuk proses ini petugas gudang menyerahkan spare part kepada user dan melakukan Good Issue. Namun, pada kegiatan aktualnya petugas gudang hanya menyerahkan spare part dan tidak melakukan Good Issue, tetapi petugas gudang hanya membuatkan form BPB (Bukti Permintaan Barang) secara manual dan akan melakukan Good Issue apabila form bukti permintaan barang sudah ditandatangani oleh beberapa pihak. Hal tersebut disebabkan karena proses pembuatan Good Issue memerlukan nomor dokumen TJO dari user yang dibuat di dalam sistem, sehingga akan membutuhkan waktu 2 sampai 3 hari dalam pembuatan Good Issue. Dampak yang terjadi yaitu terdapat beberapa spare part yang sudah dikeluarkan dan belum dimasukkan ke dalam sistem SAP oleh admin gudang. Identifikasi permasalahan sebab – akibat menggunakan diagram fishbone. Berdasarkan permasalahan yang terjadi terdapat langkah untuk melakukan pemecahan masalah yaitu dengan menggunakan diagram fishbone. Dengan menggunakan diagram fishbone dapat ditemukan akar masalah atau penyebab dari suatu permasalahan yang terjadi pada perbedaan jumlah stock aktual dengan sistem dan untuk menentukan penyebab potensial didapatkan berdasarkan hasil kuesioner. Berikut ini adalah diagram fishbone beserta penjelasannya yang bertujuan untuk mencari dan menentukan penyebab masalah dari faktor yang diamati. Gambar 4. Fishbon Perbedaan Jumlah Stock Berdasarkan Gambar 2 mengenai fishbone perbedaan jumlah stock aktual dengan data pada sistem, ditemukan beberapa penyebab terjadinya perbedaan jumlah stock aktual dengan sistem. Penyebab tersebut dikategorikan ke dalam empat faktor antara lain Man, Method, Machine dan Environment, sebagai berikut: Man Pada permasalahan perbedaan jumlah stock aktual dengan sistem pada gudang spare part disebabkan faktor man atau manusia antara lain yaitu pekerja kurang teliti dan koordinasi dalam team tidak berjalan dengan baik. Penyebab pekerja kurang teliti karena pada saat proses perhitungan jumlah stock untuk jenis spare part yang memiliki ukuran yang kecil dengan jumlah yang banyak seperti o-ring, karena tidak melakukan pengecekan ulang terhadap jumlah stock yang sudah dihitung dan pekerja yang terlibat dalam aktivitas tersebut hanya 1 pekerja yaitu checker. Penyebab selanjutnya yaitu koordinasi di dalam team tidak berjalan dengan baik yang disebabkan oleh pekerja yang bekerja pada shift 2 & 3 apabila telah melakukan pengeluaran spare part tidak memberikan informasi kepada pekerja shift 1 sehingga terdapat spare part yang telah dikeluarkan dan tidak dicatat pada form bukti permintaan barang. Method Perbedaan jumlah stock aktual dengan sistem terjadi karena faktor metode kerja yang masih belum baik. Penyebab terjadinya perbedaan jumlah stock aktual dengan sistem yaitu tidak adanya Standard Operating Procedure (SOP) untuk proses penyimpanan sehingga checker tidak menyimpan spare part sesuai bin dan rak yang telah ditentukan, hal itu akan menyulitkan pada saat proses stock take atau stock opname karena spare part tersebut tidak tersedia dan menyebabkan selisih jumlah stock. Penyebab kedua pada faktor method yaitu pengeluaran spare part tidak menggunakan form bukti permintaan barang (BPB), di dalam SOP seharusnya pengeluaran spare part harus menggunakan dokumen TJO apabila tidak menggunakan TJO maka petugas gudang akan membuatkan form BPB tetapi seringkali petugas gudang tidak melaksanakan prosedur kerja tersebut sesuai dengan SOP sehingga terdapat beberapa spare part tidak diinput kedalam sistem. Environment Faktor environment atau lingkungan juga disebabkan oleh kebisingan karena gudang spare part bersebelahan dengan bagian workshop sehingga pada saat ada proses pengelasan besi yang dilakukan di area luar workshop dan pekerja gudang merasa terganggu dan kurang serius saat melakukan proses pengecekan stock aktual. Machine Faktor machine merupakan fasilitas yang ada di gudang pada faktor machine yang menyebabkan perbedaan jumlah stock aktual dengan sistem yaitu karena terdapat beberapa bin tidak tersedia identitas dari masing-masing spare part yang disimpan, hal tersebut akan menyulitkan pekerja gudang dalam proses pencarian dan pengambilan spare part terutama pada saat melakukan pengecekan stock dan akan membutuhkan waktu yang lama. Kesimpulan untuk faktor penyebab yang potensial berdasarkan hasil kuesioner terhadap permasalahan yang terjadi yaitu perbedaan jumlah stock aktual dengan sistem dan akar penyebab potensial mengacu pada faktor method disebabkan karena tidak adanya SOP untuk proses penyimpanan sehingga checker tidak melakukan proses penyimpanan spare part sesuai lokasi yang sudah ditentukan. Faktor penyebab selanjutnya yaitu faktor machine, disebabkan karena disetiap bin tidak tersedia atau tidak memiliki identitas dari masing-masing spare part yang disimpan sehingga checker dan checker akan kesulitan dalam mencari spare part tersebut. Berikut merupakan hasil rekapan Observasi dengan cara peninjauan langsung dan ceklist observasi penyimpanan spare part. Tabel Checklist Observasi LAGI DIPOROSES Tabel 1 merupakan keterangan kuesioner dengan akar penyebab dari permasalahan perbedaan jumlah stock aktual dengan sistem yang disimbolkan dengan variabel X yaitu X1, X2, X3, X4, X5 dan X6. Variabel tersebut disesuaikan dengan akar penyebab yang ada pada diagram fishbone dan Gambar 3 menunjukkan hasil rekapan kuesioner untuk menentukan akar penyebab yang paling potensial. Gambar 3 merupakan rekapan hasil kuesioner yang sudah diisi oleh responden dengan jumlah responden sebanyak lima, pada hasil rekapan untuk variabel X1 dengan pernyataan rak/bin tidak tersedia identitas dengan jumlah persentase yang didapat sebesar 95%. X2 dengan pernyataan tidak memiliki SOP sehingga menyebabkan picker tidak menyimpan spare part sesuai lokasi penyimpanan dengan persesntase sebesar 90%, X3 dengan pernyataan pengeluaran spare part tidak menggunakan form Bukti Permintaan Barang (BPB) dengan jumlah hasil persentase sebesar 80%, variabel X4 yaitu pekerja kurang teliti dengan persentase sebesar 55%, X5 sebesar 65% dengan pernyataan koordinasi di dalam team tidak berjalan dengan baik dan untuk X6 dengan pernyataan bising dengan persentase sebesar 60%. Dari hasil rekapan kuesioner mengenai permasalahan yang ada yaitu perbedaan jumlah stock aktual dengan sistem didapatkan penyebab potensial yang akan dijadikan usulan perbaikan. Berikut adalah usulan perbaikan menggunakan 5W + 1H dengan penyebab potensial berdasarkan hasil kuesioner dengan memprioritaskan 2 hasil persentase yang paling tinggi yaitu faktor method dengan akar penyebab yaitu tidak adanya SOP penyimpanan dengan persentase sebesar 95% dan faktor machine yaitu tidak adanya identitas pada bin/tempat penyimpanan dengan persentase sebesar 90%: Apa yang menjadi target usulan perbaikan? Merancang SOP pada proses penyimpanan spare part di gudang. Berikut merupakan langkah – langkah yang dilakukan dalam merancang Standard Operating Procedure (SOP) penyimpanan yaitu: Memperoleh informasi mengenai aktivitas penyimpanan dengan cara diskusi dengan supervisor gudang dan petugas gudang spare part Setiap aktivitas dituliskan secara bertahap Mencantumkan dokumen pendukung seperti dokumen Good Receipt dan form checklist penyimpanan spare part Mencantumkan tanggal pembuatan SOP serta revisi yang dilakukan Mencantumkan petugas pembuat SOP dan siapa yang mengesahkan Gambar 4 merupakan usulan prosedur penyimpanan spare part, untuk halaman 1 merupakan informasi mengenai SOP tersebut, seperti terdapat tujuan, merupakan informasi apa yang harus dicapai atau tujuan dari dibuatnya SOP tersebut, kemudian ruang lingkup, definisi atau dokumen yang terkait, tanggung jawab merupakan pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksaan prosedur kerja tersebut, uraian prosedur merupakan alur proses kerja penyimpanan dan lampiran terkait. PT QWERTY STANDARD OPERATING PROCEDURE PROSES PENYIMPANAN SPARE PART No. Dokumen : Status Revisi : Halaman : 1/2 Tujuan Untuk memastikan proses penyimpanan spare part sesuai lokasi penyimpanan agar memudahkan dalam proses pencarian terutama pada shift 2 dan 3. Menjaga barang agar terhindar dari kerusakan dan kotoran berupa debu. Memberikan pedoman kepada Person In Charge (PIC) dalam melaksanakan dan Menjalankan tugas operasional perusahaan dengan baik. Ruang Lingkup Proses ini mencakup proses kerja penyimpanan spare part di gudang, mulai dari menempelkan identitas spare part sampai dengan penyimpanan spare part di rak. Definisi GR : Good Receipt Label / Kartu Identitas : Informasi dan keterangan mengenai spare part. Form Checklist : Form Checklist spare part yang sudah disimpan. Tanggung Jawab Admin gudang bertanggung jawab dalam proses pembuatan label / kartu identitas dan form checklist spare part. Picker bertanggung jawab dalam proses penempelan label sampai dengan penyimpanan spare part. Uraian Prosedur Diagram Alir (Flowchart), dapat dilihat pada halaman 2. Lampiran Form & Catatan Mutu terkait Dibuat Oleh : Diperiksa Oleh : Disetujui Oleh : Administrasi Gudang Supervisor Gudang Gambar 5 merupakan usulan mengenai alur proses kerja penyimpanan di gudang spare part PT QWERTY. Pada alur proses kerja tersebut terdapat beberapa aktivitas yang didapatkan berdasarkan hasil wawancara, melihat kondisi aktual dan beberapa aktivitas tambahan sebagai usulan SOP. Aktivitas tambahan yang dilakukan yaitu membuat form checklist, form checklist digunakan apabila spare part yang sudah disimpan sesuai dengan jenis dan lokasi penyimpanan yang tersedia maka akan dilakukan pengisian dan akan ditandatangani oleh pihak terkait, bahwa picker tersebut telah menyimpan spare part sesuai dengan identitas dan lokasi penyimpanan yang sesuai. Gambar 6 merupakan form checklist yang akan diusulkan. CHECKLIST PENYIMPANAN SPARE PART Hari : Tanggal : Nama Petugas : No Deskripsi Barang Kode Type Lokasi RakPenyimpanan Keterangan Penyimpanan Sesuai Tidak Sesuai 1 O-Ring 600190 V1 J1 √ 2 Mata Bor Nachi 859790 V1 D1 √ 3 Ball Bearing W6202 598432 PD K2 √ 4 Endmill Finishing Nachi 888509 ND E1 √ Petugas Gudang Spare part Diketahui Oleh, Supervisor Spare part benar-benar disimpan sesuai dengan lokasi penyimpanan. Checklist tersebut berisi informasi nama petugas yaitu orang yang melakukan penyimpanan spare part tersebut dan juga sebagai penanggung jawab atas aktivitas yang dilakukan. Hari dan tanggal diisi sesuai dengan proses aktivitas penyimpanan yang sedang berlangsung. Kolom deskripsi barang tersebut diisi disesuaikan dengan spare part yang disimpan. Kolom selanjutnya yaitu kode spare part yang akan disimpan dengan jenis dari spare part tersebut, pada kolom checklist terdapat 3 type spare part yaitu V1, PD dan ND. Untuk type V1 merupakan type spare part yang rutin digunakan atau consumable part, type PD atau critical part merupakan type spare part yang tidak sering digunakan tetapi gudang harus memiliki stock untuk type ini karena type PD ini jika barang tidak tersedia maka akan menghambat proses produksi dan aktivitas lainnya. Type ND atau type commont part merupakan type yang tidak rutin digunakan, type ini digunakan hanya untuk kegiatan jika ada proyek yang sedang berjalan. Usulan perbaikan selanjutnya yaitu pada bagian penyimpanan spare part tidak adanya identitas untuk masing-masing bin sesuai dengan spare part yang disimpan dan usulan yang diberikan yaitu membuat identitas untuk masing-masing bin. Hal tersebut akan memudahkan petugas gudang dalam melakukan aktivitas penyimpanan dan dapat memudahkan dalam proses pencarian dan pengambilan spare part. Gambar 7 merupakan kondisi aktual yang ada di gudang spare part. spare part disetiap bin/tempat penyimpanan tidak menggunakan identitas dari masing- masing spare part yang disimpan, maka dari itu akan dibuatkan usulan identitas, Tabel 2 merupakan simulasi atau usulan yang dapat dilakukan. Tabel 2. Usulan identitas untuk bin penyimpanan Type Kode Deskripsi Satuan Lokasi PD 695384 Gasket 2” PC K5.3 PD 695385 Gasket 3” PC K5.3 PD 695386 O-ring 85” PC K5.3 PD 695387 O-ring 44” PC K5.3 PD 695388 O-ring 31” PC K5.3 Tabel 2 merupakan usulan identitas untuk bin penyimpanan spare part yang dengan termuat beberapa informasi yaitu pada kolom type, merupakan type untuk spare part type PD yaitu jenis spare part critical part merupakan type spare part yang tidak sering digunakan tetapi gudang harus memiliki stock untuk type ini karena type PD ini jika barang tidak tersedia maka akan menghambat proses produksi dan aktivitas lainnya, pada kolom type disesuaikan dengan type yang ada di gudang seperti type V1 dan type ND. Kolom kode merupakan kode dari spare part yang disimpan, untuk kolom deskripsi merupakan informasi mengenai keterangan nama dari spare part yang disimpan, kemudian pada kolom satuan merupakan satuan bisa berupa unit atau pc dan kolom lokasi yaitu lokasi penyimpanan spare part atau lokasi bin. Gambar 8. Hasil Simulasi Gambar 8 merupakan simulasi atau usulan perbaikan yang dapat dilakukan dalam pemberian identitas pada bin/tempat yang digunakan untuk menyimpan spare part sehingga terdapat informasi yang jelas mengenai spare part yang disimpan. Informasi yang termuat dalam identitas tersebut yaitu type dari spare part, kode spare part, deskripsi nama spare part, satuan spare part dan lokasi penyimpanan spare part. Mengapa rencana tindakan itu diperlukan? Karena gudang spare part belum memiliki SOP untuk proses penyimpanan spare part. Sehingga akan diusulkan mengenai rancangan SOP penyimpanan. Karena setiap bin/box yang digunakan untuk menyimpan spare part belum memiliki identitas yang jelas, seperti kode dan nama dari spare part yang disimpan. Karena pada saat proses pengecekan stock aktual dengan sistem sering mengalami perbedaan jumlah stock. Karena petugas gudang kurang memahami dalam penerapan prosedur kerja yang baik. Dimana rencana tindakan akan dilakukan? Untuk rancangan SOP akan diusulkan untuk bagian gudang spare part khususnya untuk prosedur penyimpanan spare part. Untuk pemberian identitas pada bin/box tempat menyimpan spare part akan dilakukan di area rak penyimpanan spare part di gudang Kapan rencana itu akan dilakukan? Untuk usulan SOP dapat diterapkan pada saat pihak gudang menyetujui mengenai usulan yang diberikan. Pembuatan identitas dan melakukan penempelan pada bin penyimpanan dapat dilaksanakan dalam waktu 2 bulan. Siapa yang akan mengerjakan? Dikerjakan oleh pihak terkait yaitu supervisor gudang, picker, checker dan admin gudang. Picker dan checker memberikan identitas pada bin penyimpanan, admin gudang melakukan pembuatan identitas. Bagaimana mengerjakan aktivitas rencana tindakan perbaikan? Untuk prosedur kerja penyimpanan spare part dilakukan dengan membuat rancangan Standard Operating Procedure (SOP) mengenai penyimpanan spare part Membuat identitas dengan informasi yang lengkap seperti kode spare part, nama spare part, type spare part dan lokasi penyimpanan, kemudian menempelkan identitas untuk di bin penyimpanan sesuai spare part yang disimpan. Melakukan sosialisasi dengan melakukan penempelan prosedur kerja di area gudang spare part sehingga pekerja gudang lebih memahami aktivitas yang seharusnya dilakukan. Dari usulan yang sudah diberikan kepada pihak gudang spare part dan supervisor gudang menerima mengenai usulan yang diberikan, tetapi supervisor akan melakukan pengajuan usulan kepada kepala gudang atau manager untuk melakukan perbaikan tersebut dengan melakukan revisi dengan beberapa pihak terkait. PENUTUP Kesimpulan Terdapat beberapa faktor penyebab yang menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian data Spare parts antara stock aktual dengan stock disistem dan dianalisis menggunakan diagram fishbone yaitu: Faktor Man, disebabkan oleh koordinasi didalam team tidak berjalan dengan baik dan pekerja kurang teliti. Faktor Method (metode), karena pada gudang spare part tidak memiliki Standard Operating Procedure (SOP) sehingga menyebabkan picker menyimpan spare part tidak disimpan sesuai dengan lokasi yang sudah ditentukan dan pengeluaran spare part tidak menggunakan form Bukti Permintaan Barang (BPB). Faktor Environment, disebabkan karena kebisingan karena pada saat bagian workshop melakukan pengelasan dan prosesnya dilakukan di area luar yang bersebelahan dengan gudang spare part. Faktor Machine, pada faktor machine ini karena rak/bin tidak memiliki identitas dari masing-masing spare part yang disimpan. Saran Usulan perbaikan ini adalah untuk meminimasi perbedaan jumlah stock aktual dengan sistem di gudang spare part dengan memberikan usulan berupa rancangan SOP untuk proses penyimpanan spare part dan memberikan identitas pada setiap bin sesuai dengan spare part yang disimpan. DAFTAR PUSTAKA Djaali. (2008). Psikologi Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara. Fatimah, F. N. D. (2014). Pedoman Praktis Menyusun Standard Operating Procedure. Yogyakarta: Quadrant. Gaspersz, V. (2002). Total Quality Management. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Sailendra, A. (2015). Langkah-Langkah Praktis Membuat SOP. Yogyakarta: Trans Idea Publishing. Sekaran, U. (2011). Metode Penelitian untuk Bisnis. Jakarta: Salemba Empat. Soejitro, P. (2010). Instrumen Total Quality Management (TQM) sebagai pilihan alat pengendalian. Value Added, 6 (2), pp.49-60. Sugiyono. (2017). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R & D. Bandung: Alfabeta. Ulkhaq, M. M. & Rasyida, D. R. (2016). Aplikasi Seven Tools Dan Analisis 5w+1h Untuk Mengurangi Cacat Produk Galon: Studi Kasus Di PT. Berlina, Tbk. Prosiding Seminar Nasional Multi Disiplin Ilmu & Call For Papers Unisbank (Sendi_U) Ke-2 Tahun 2016, pp. 330-338. Utami, R. (2018). Analisis Ketidaksesuaian Jumlah Stock Pipa uPVC pada PT Pralon Cimanggis. Jakarta : Politeknik APP Jakarta.