Administração de Compras

A função compras tem por finalidade suprir

as necessidades de materiais ou serviços,
planejá-las quantitativamente e satisfazê-
las no momento certo com as quantidades
necessárias, verificando se recebeu
efetivamente o que foi comprado e
providenciar armazenamento.

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 Posicionamento da Função Compras no
Ciclo da Administração de Materiais
Transportar
Cliente para Fora

Demanda Real ou
Previsão de Expedir Prod.
Vendas Acabado
INSTALAÇÕES

Identificar Armazenar Prod.

Necessidades de Equipa- Prédios, Acab.
Materiais mentos Terrenos

Comprar Movimentar
Materiais Internamente

Receber &
Transportar
Armazenar
para Dentro
Insumos

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 Abordagem Tradicional versus Atual
Tradicional Atual
• Vista como atividade • Vista como componente da
burocrática. Logística e que agrega valor.
• Centro de Custo • Centro de Lucro (grande potencial
para reduzir os gastos c/ insumos).
• Negociação “ganha-perde” • Negociação “ganha-ganha” no
a cada transação. médio / longo prazo.
• Fornecedor é um mal • Fornecedor é parceiro na Cadeia
necessário. de Suprimento.
• TI utilizada para • TI como base p/ novas maneiras de
automatizar atividades pesquisar, comercializar e
burocráticas. gerenciar.
• Atender aos pedidos dos • Ser pró-ativa na pesquisa de novos
clientes internos. Fornecedores e materiais.

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 Objetivos da Administração de Compras
 Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender
aos programas de produção
 Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um
mínimo de investimento que afete a operacionalidade da
empresa
 Comprar materiais e insumos aos menores preços,
obedecendo padrões de quantidade e qualidade definidos
 Procurar sempre dentro de uma negociação justa e
honesta as melhores condições para a empresa,
principalmente em condições de pagamento.

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 Atenção...
Um dos parâmetros importantes para o bom
funcionamento da seção de compras é a previsão das
necessidades de suprimento. Nunca é demais insistir na
informação das quantidades, qualidades e prazos que
são necessários para a empresa operar. São estas
informações que fornecem os meios eficientes para o
comprador executar o seu trabalho, devendo Compras e
Produção disporem do tempo necessário para negociar,
fabricar e entregar os produtos solicitados.

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O Ciclo de Compras
(considerando que o levantamento das necessidades vem de fora)
Analisar OC’s Verificar: autorização, especificação, quantidade, prazo e
recebidas condições especiais.

Pré-selecionar Verificar: pré-cadastrados, cadastrar novos, manter base

Fornecedores de dados sobre Fornecedores.

Negociar c/ Engloba as condições comerciais e os detalhes de

Fornecedores especificação e prazo.

Confirmar
compra Efetivar e documentar a transação.

Acompanhar Focar o que for crítico para não perder tempo nem
situação pedido sufocar o Fornecedor desnecessariamente.

Confirmar Verificar junto ao Almoxarifado / Requisitante o

recebimento recebimento do material e que está tudo dentro do
combinado. Enviar NF para o Contas a Pagar.
* Pode haver muita interação com o requisitante.!
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 Novas formas de Comprar

1. EDI (Exchange Data Interchange),

2. Internet – B2B.
3. E-procurement (conjunto de soluções tecnológicas e serviços
de consultoria, com o objetivo de melhorar os processos de
compra. Até 2009, a metade das transações de compras será
feita eletronicamente)
4. Cartões de Crédito (BNDES, Banco do Brasil, CEF).

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ELETRONIC DATA INTERCHANGE - EDI
Tem como propósito executar a troca eletrônica de dados (de forma
estruturada) entre computadores de empresas parceiras em determinados
negócios. Os dados trocados costumam ser documentos com estrutura
fixa, estruturada e envolvendo informação de uma cadeia de logística
integrada (Supply Chain) como:
▲ Programa de Produção e Entregas
▲Pedidos de Produtos
▲ Avisos de Recebimentos
▲ Necessidade de Reposição de Estoque
▲ Lista de Faturas a Pagar etc.

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ORGANIZAÇÃO DAS COMPRAS
Independente do porte da empresa, os princípios
básicos da organização de compras constituem-se de
normas fundamentais assim consideradas:
Autoridade para compra
registro de compras
registro de preços
registro de estoques e consumo
registro de fornecedores
arquivos e especificações
arquivos e catálogos

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 ORGANIZAÇÃO DAS COMPRAS
a) Pesquisa de Fornecedores
 estudo de mercado
 estudo de materiais
 análise de custos
 investigação das fontes de fornecimento
 inspeção das fábricas dos fornecedores
 desenvolvimento de fontes de fornecimento
 desenvolvimento de fontes de materiais
alternativos

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11
 ORGANIZAÇÃO DAS COMPRAS
b) Aquisição
 conferência de requisições
 análise das cotações
 decidir entre comprar por meios de
contratos ou no mercado aberto
 entrevistar vendedores
 negociar contratos
 efetuar as encomendas de compras
 acompanhar o recebimento de materiais

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 ORGANIZAÇÃO DAS COMPRAS
c) Administração
 manutenção de estoques mínimos
 transferências de materiais
 evitar excessos e obsolescência de estoque
 padronizar o que for possível
d) Diversos
 fazer estimativa de custo
 dispor de material desnecessários, obsoletos ou
excedentes

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 ORGANIZAÇÃO DAS COMPRAS
Além das atividades acima citadas, outras
responsabilidades poderão ser partilhadas com outros
setores:
 determinação do que fabricar ou comprar
 padronização e simplificação
 especificações e substituições de materiais
 testes comparativos
 controle de estoques
 seleção de equipamentos de produção
 programas de produção dependentes da disponibilidade
de materiais.

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 Organização de Compras
As razões para estabelecer a descentralização das
compras podem ser assim resumidas:
 distância geográfica
 tempo necessário para a aquisição de materiais
 facilidade de diálogo
A centralização completa das compras apresenta as
seguintes vantagens:
 oportunidade de negociar maiores quantidades de
materiais
 homogeneidade da qualidade dos materiais adquiridos

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 Pesquisa de Compras
A função principal da pesquisa de compras é suprir com informações e
orientação analítica os departamentos interessados. O campo da
pesquisa de compras pode ser dividido em áreas distintas, onde se
aplicam essas atividades:

Estudo dos materiais - avaliação das necessidades da empresa para

períodos que variam de um a dez anos, tendência a curto e a longo
prazo das ofertas e demandas, tendências dos preços, melhorias
tecnológicas, perspectivas para possíveis substitutos, desenvolvimento
de padrões e especificações.

Análise econômica - efeito dos ciclos econômicos sobre os materiais

comprados em função das necessidades, tendências de preços gerais,
influência das variações econômicas sobre fornecedores e
concorrentes

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 Pesquisa de Compras
 Análise de fornecedores - qualificações de fornecedores ativos e
em potencial, estudo das instalações dos fornecedores, avaliação
do seu desempenho, análise da condição financeira.

 Análise do custo e do preço – Razões subjacentes às variações

dos preços, estudo comparativo de peças semelhantes, análise dos
custos e margens de lucro de um fornecedor, investigações a
métodos alternativos de fabricação e de especificações de
materiais.

 Análise das embalagens e transportes – Efeito das localizações

dos fornecedores sobre os custos, métodos alternativos de
despachos, reclassificação dos artigos, introdução das melhorias
nas embalagens, métodos melhorados de manipulação dos
materiais.

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 Interação do Setor de Compras com as
demais áreas da empresa
 Produção. A relação entre ambos deverá ser
considerada mais do ponto de vista do seu objetivo
comum, que é contribuir efetivamente para o benefício
geral da empresa. Deste ponto de vista, há uma
excelente razão para que nem um nem outro
predominem em suas funções.
 Engenharia. A cooperação entre Compras e
Engenharia concentra-se principalmente ao redor dos
assuntos concernentes ao projeto, planejamento e
especificações preliminares às verdadeiras exigências
de produção.

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 Interação do Setor de Compras com as
demais áreas da empresa
 Contabilidade. Cada compra efetuada representa um dispêndio,
ou um compromisso dos fundos da empresa. Essa compra põe
em ação uma série de operações de contabilidade. A relação
entre compras e contabilidade é, portanto, de vital importância e é,
freqüentemente, iniciada antes que a compra seja realmente
realizada.

 Vendas. O departamento de vendas deve manter o de Compras

informado quanto às cotas de vendas e quanto às expectativas
das mesmas, que servem como um índice das prováveis
quantidades de materiais necessários. Nas empresas industriais
esse relacionamento já está transferindo-se para o P.C.P, que fica
responsável por essas informações.

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Interação do Setor de Compras com
as demais áreas da empresa
 P.C.P. A relação existente entre Compras e o P.C.P, é
inerentemente tão estreita e tão fundamental que ambos se
encontram combinados em mais de metade das organizações
industriais. Do ponto de vista funcional, o efeito almejado por esta
estreita colaboração é estender a responsabilidade pelos
materiais, desde o momento de aquisição até ao de entrega e
utilização.

 Controle de qualidade. A primeira responsabilidade das

Compras para com o Controle de Qualidade é adquirir materiais
e produtos que satisfaçam as especificações.

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 Informações externas para a seção de compras

Condições gerais de Informações sobre

mercado produtos
Fontes de Suprimento
Fontes de Suprimento Informações
sobre novos
produtos
Taxa de produção Seção de Disponibilidade de
dos fornecedores compras transporte

Capacidade de
produção dos Tarifas de transporte
fornecedores
Condições de Preços e descontos
Impostos de
Mão-de-obra venda e de uso

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 Informações internas para a
seção de compras
Desenvolvimento de
Produção produtos

Departamento
Departamento
Jurídico
Financeiro
Seção de
compras
P.C.P Mercadologia

Administração
Contabilidade Engenharia
Geral

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 Descrição de Cargos da Seção de Compras
 Chefe de Compras. Estudar e analisar as solicitações de
compra de matérias-primas, máquinas e equipamentos em geral;
inteirar-se das necessidades e detalhes técnicos exigidos pelos
requisitantes; coordenar pesquisa de fornecedores e coleta de
preços; organizar concorrência e estudar os seus resultados,
optando pelo que melhor condições oferece; manter contato com
fornecedores; solicitar testes de qualidade das matérias-primas
adquiridas; assessorar as várias seções com informações e
soluções técnicas; controlar prazos de entrega; elaborar previsões
periodicamente de compras; examinar cadastro geral dos
fornecedores; manter contatos com setores de produção; elaborar
relatórios e estatística de controle geral.
 Comprador de materiais diversos. Efetuar e acompanhar
pequenas compras de materiais sob supervisão da chefia da seção;
classificar e analisar requisições de compras remetidas por outros
setores; pesquisar cadastro de fornecedores e efetuar coleta de
preços; estudar preços e qualidade, optando pelo que obter
melhores condições; efetuar as compras e controlar a entrega dos
materiais; manter arquivo de catálogo e fornecedores.

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 Descrição de Cargos da Seção de Compras
 Comprador Técnico. Efetuar compras de materiais especiais
de produção mediante a supervisão e orientação da chefia;
classificar e analisar solicitações de compra; estudar e
analisar necessidades técnicas; pesquisar cadastro de
fornecedores; preparar concorrência; analisar informações
recebidas e informar à chefia as melhores condições; manter
e atualizar cadastro geral de fornecedores; assessorar as
várias seções com informações técnicas; acompanhar e
controlar a entrega dos materiais.
 Comprador de Matéria-prima. Efetuar compras de matérias-
primas utilizadas em uma ou várias unidades fabris, sob
supervisão da chefia da seção; classificar e analisar
solicitações de compras remetidas por outros setores;
pesquisar cadastro de fornecedores; consultar em
publicações especificas as cotações dos produtos; organizar
pequenas concorrências; analisar as informações e opinar
sobre as melhores ofertas; providenciar as compras e
acompanhar as entregas das mesmas.

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 Descrição de Cargos da Seção de Compras
 Auxiliar de Compras. Controlar o recebimento de
solicitações de compras e efetuar conferência dos
valores anotados; pesquisar arquivo de publicações
técnicas; elaborar relações de fornecedores para cada
material, emitir pedidos de compra; controlar arquivo de
catálogos e documentos referentes às compras
efetuadas.
 Acompanhador de Compras – Follow-up.
Acompanhar, documentar e fiscalizar as encomendas
realizadas em observância aos respectivos prazos de
entrega; informar ao comprador o resultado do
acompanhamento; efetuar cancelamentos, modificações
e pequenas compras conforme determinação da chefia.

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 Estratégias de Compras -
Verticalização
A verticalização é a estratégia que prevê que a empresa produzirá
internamente tudo o que puder, ou pelo menos tentará produzir. Foi
predominante no início do século, quando as grandes empresas
praticamente produziam tudo que usavam nos produtos finais ou
detinham o controle acionário de outras empresas que produziam
os seus insumos. O exemplo clássico é o da Ford, que produzia o
aço, o vidro, centenas de componentes, pneus e até a borracha
para a fabricação dos seus automóveis. A experiência da plantação
de seringueiras no Brasil, na Fordlândia no Amazonas, até hoje é
citada como exemplo.

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Estratégias de Compras -
Verticalização

27
 Estratégias de Compras -
Horizontalização
A horizontalização consiste na estratégia de comprar
de terceiros o máximo possível dos itens que
compõem o produto final ou os serviços de que
necessita. É tão grande a preferência da empresa
moderna por ela que, hoje em dia, um dos setores de
maior expansão foi o de terceirização e parcerias. De
um modo geral não se terceiriza os processos
fundamentais (core process), por questões de
detenção tecnológica, qualidade do produto e
responsabilidade final sobre ele.

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29
 Comprar ou Fabricar

Conceito chave: CT = CF + (CV x q)

 CT = custo total
 CF = custo fixo
 CV = custo variável
 Q = quantidade envolvida
 Comprar ou Fabricar?
Processo A Processo B Comprar
Volume 10.000 10.000 10.000
CF ($/ano) 100.000 300.000 --------
CV($/ano) 75 70 80

Deve-se utilizar o Processo A, o Processo B ou comprar?

 ANÁLISE ECONÔMICA DAS COMPRAS
A Análise Econômica é a técnica utilizada, por meio da
Administração Financeira, para tomar decisão sobre
fatores que envolvam aspectos financeiros, tais como
comprar, alugar ou recuperar um equipamento. Pode
ser, também, uma decisão sobre fabricar internamente,
terceirizar a produção do produto ou ainda comprar de
terceiros.
Quanto às compras, deve-se, ao negociar, levar em
consideração o prazo adquirido para pagamento dos
itens comprados, trazendo esses valores à data
presente, verificando qual proposta concede, dentro do
prazo negociado, o menor custo.
ANÁLISE ECONÔMICA DAS COMPRAS
Exemplo de Análise Econômica de Compras

Decide-se comprar um lote de produtos onde tem-se 3

fornecedores: Fornecedor A, Fornecedor B e Fornecedor C, o
mesmo lote, com as mesmas especificações, são oferecidos
pelos seguintes preços:
Fornecedor A = R$ 195.800,00 A Vista
Fornecedor B = R$ 200.000,00 sendo os pagamentos de 30%
no pedido, 30% com 30 dias, 30% a 60 dias e 10% a 75 dias da
data do pedido.
Fornecedor C = R$ 200.000,00 sendo os pagamentos de 40%
no pedido, 50% a 45 dias e o restante (10%) a 60 dias da data
do pedido.
Sendo o Custo do Capital de 2,5% ao mês, definir qual
fabricante comprar.
 Solução....
Para o Fabricante A, como o valor é a vista, não tem que utilizar a
fórmula pois o valor já é presente.
Exemplo de Análise Econômica de
Compras

Neste exemplo, fica claro que a melhor opção de compra é do

Fornecedor B, pois além de ter o menor valor presente,
aproximadamente R$ 1.350,00, sua condição de pagamento
também é muito vantajosa.
Bibliografia
 ARNOLD, J. R. Tony. Administração de materiais:
uma introdução. São Paulo: Atlas, 1999
 BERTAGLIA, Paulo Roberto. Logística e
Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento. São
Paulo: Saraiva, 2003.
 DIAS, Marco Aurélio P. Administração de
materiais: uma abordagem logística. 4. ed. São
Paulo: Atlas, 1993.
 FRANCISCHINI, Paulino G.; GURGEL, Floriano do
Amaral. Administração de materiais e do
patrimônio. São Paulo: Pioneira Thomson, 2002.
 MOREIRA, Daniel A. Administração da Produção e
Operações. 3. ed. São Paulo: Pioneira, 1998.

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