Apostila Recepcao
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Apostila Recepcao
CURSO DE RECEPCIONISTA
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1. LINGUAGEM E COMUNICAÇÃO
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muito distante, acreditavam que para manter uma comunicação era necessário apenas um
diálogo,
ouuma escrita, mas estudos recentes da psicologia modernaconstataram que alguns itens
a mais constituem uma comunicação real.
Nesta constatação de processo, deve-se observar que a fonte e o receptor são sistemas
similares. Se assim não fosse, não haveria comunicação.
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Não ter preconceitos com quem nos fala. Dê uma chance ao locutor de mostrar-se
como pessoa única e especial que é. Considere a individualidade alheia. As
palavras são mágicas. São as verdadeiras essências de um relacionamento, elas
podem construir ou destruir um indivíduo. Seja dócil, amigo, e se precisar ser mais
duro, o faça com a consideração de que há uma pessoa, um ser humano como
você na sua frente.
Postura: seu corpo fala, tenha uma postura ereta, competente e segura;
Com certeza esse julgamento inicial irá influenciar na comunicação que serárealizada,
muitas vezes prejudicando um excelente negócio. Já a empatia é a capacidade de colocar-
se no lugar da outra pessoa e de ver o mundo sob seu ponto de vista. Ao colocar-se nessa
posição, passa a ser possível identificar vários fatores que podem ser considerados
na realização de uma negociação positiva.Outro aspecto importante nessa questão da
empatia é a capacidade de escutar. Escutar significa prestar atenção ao que o outro diz, e
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não simplesmente ouvir. Se um atendente de uma loja não escuta o que o cliente diz,
como poderá então captar as informações necessárias ao atendimento de suas
necessidades?
Esse fator é fundamental, principalmente nos atendimentos feitos pelo telefone. O
atendimento a clientes é fundamental para o sucesso de uma empresa. Pode-se, então
listar algumas perguntas que devem receber a atenção dos dirigentes e também dos
empregados, especialmente a equipe de vendas, para que o atendimento supere
as expectativas dos clientes e seja excelente:
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As respostas a elas, obtidas pelo talento das pessoas segundo
as características de cada negócio, significam passos decisivos para o aumento da
competitividade empresarial, ampliando consideravelmente as chances de sucesso.
Para que isso se torne efetivo, temos que levar em consideração alguns requisitos,
informações e posturas muito importantes. Seguem-se algumas regras básicas:
RESPEITO HUMANO
É importante termos sempre em mente que o outro, exatamente como nós, tem muitas
qualidades e defeitos e que cada um de nós possui sentimentos e que nos guiamos por
escala de valores diferentes. Por isso: "Trate o outro como ele gostaria de ser tratado!"
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Para que seu atendimento se destaque dos demais FAÇA ALGO EXTRA e preocupe-se
com o problema e se interesse em ajudar as pessoas! FAÇA SEMPRE TUDO O QUE
PUDER!
O TEMPO É PRECIOSO:
Você já imaginou quanto tempo tem desperdiçado em ligações telefônicas? Essa demora
vai da espera inicial para ser atendido até descobrir a pessoa certa, à busca da informação
correta, à anotação de recados, ao recebimento do recado e, quase sempre, tendo que
ligar para o cliente para saber o que realmente quer?- Sempre que não puder dar uma
informação,
comunicar de forma delicada à pessoa que chama. Muitas vezes énecessário sigilo de alg
umas informações e o cargo detelefonista deve primar pela discrição.
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4. Finalize a conversação considerando a possibilidade de atendimento e agradeça as
informações recebidas. Seja gentil, não se irrite e tenha sempre uma palavra amável.
5. Procure encerrar o mais rapidamente a conversação, seja breve com cortesia.
Não deixe que o diálogo caminhe no sentido pessoal6. Procure não responder
bruscamente ou demonstrar irritação, e nunca bata com o telefone.
7. Verifique a intenção de atender por parte do executivo e só transfira a ligação quando
ambos estiverem em linha.
8. Registre as chamadas na ausência das pessoas que trabalham com você.
9. Tenha cuidado quanto aos pedidos de informações sobre o executivo; não dê
informações sobre as ausências, hora de saída ou chegada. Informações desse tipo
ocasionam problemas.
10. Tenha cuidado para não interromper conversações de executivos, se houver extensão.
11. Reduza ao mínimo seus telefonemas pessoais no trabalho e se houver necessidade,
faça-o nas horas de folga. Evite as chamadas constantes de familiares.
12. Deixe alguém fazendo os atendimentos na sua ausência. Nunca abandone o posto
sem ter uma substituta.
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Quando o cliente terminar a explanação, perguntar-lhe se ainda há algum detalhe a
dizer
1.Segurar o fone em posição correta, nem muito perto, nem muito longe dos lábios, a fim
de sua voz sair clara e natural.
2.Disque corretamente. Use os dedos. Não use lápis, caneta ou qualquer objeto que possa
danificar o aparelho.
3.Falar distintamente as palavras. Nunca grite ou sussurre ao telefone.
4.Procure aperfeiçoar a pronúncia.Falar devagar as palavras mais difíceis de pronunciar .
5. Utilizar ritmo adequado, não falando muito devagar ou muito rápido.
6. Manter uma voz alegre
7. Não utilize gírias ao atender ao telefone.
É difícil saber o que fazer com a ira de um cliente quando ela nos atinge. O primeiro
impulso é tirar o corpo fora - “Não grite comigo, não fui eu quem fez “isso”- ou rebater com
veemência. Nenhuma das opções é boa para o cliente, nem para você. As pessoas que
ligam às vezes já estão zangadas antes, outras ficam irritadas durante o telefonema - com
freqüência, inesperadamente. Em qualquer situação, quem está irado provavelmente
lançará isso na sua cara. Afinal de contas, pelo telefone raramente você vê a raiva
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começando a surgir.Quando a raiva do cliente não é solucionada, você pode olhá-lo por
outro ângulo. Se você não fizer isso, vai perdê-lo para sempre, e sem clientes, não haverá
realmente motivo para ficar ocupando um telefone.Tratar de forma adequada o cliente é
positivo para você. Rebate-se a altura,está dizendo que não tem poderes - que não pode
fazer nada para melhorar a situação. Essa mensagem desgastará a sua auto-imagem
mais do que qualquer outra coisa.Administrar a ira do cliente de forma positiva exige que
você aprenda a pensar na raiva de uma nova maneira. Quando o cliente manifesta sua
raiva com você, isso é sinal de que ele se preocupa com o que está acontecendo, que ele
quer uma solução.
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3. USO DE EQUIPAMENTOS
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fundamentação vem exatamente da análise dos dados e informações empresariais. Isso
acontece em todas as empresas ligadas ao comércio ou à prestação de serviços, qualquer
que seja o seu tamanho ou o ramo de suas atividades. Todas elas registram e armazenam
os mais variados dados e informações do seu dia-a-dia de trabalho para usá-los,
posteriormente, quando houver necessidade ou for de seu interesse.
Dados ou informações são essenciais para as empresas,
devendo ser registrados e armazenados para utilização a qualquer momento, sempre que
necessário. Somente quando a empresa trabalha baseada em dados e informações é que
podegarantir a qualidade da tomada de decisões e,conseqüentemente, dos resultados de
sua atuação.Toda a documentação e dados das empresas são armazenados na memória
de computadores, facilitando que os documentos circulem pelas várias pessoas e
departamentos que têm alguma relação com aquele assunto, para todos conhecerem. As
informações precisam não só chegar às pessoas certas como também chegar com
perfeição, sem que sejam modificadas.
Por meio, do computador as empresas têmfacilidade para acessar contratos comerciais,
fichas cadastrais, acompanhar o desenvolvimento e produtividade dos negócios, bem
como controlar por meio, de tabelas e gráficos, as despesas e os lucros referentes a
quaisquer períodos.
Além do que, elas podem recuperar, resgatar os dados e as informações comrapidez e em
tempo hábil para serem usados.
Não há dúvida que o conhecimento sobre o usoadequado de um computador e de seus pr
ogramas sãofundamentais para o desempenho de uma carreira na áreaadministrativa e
em várias outras áreas também.
A Internet possibilita e facilita extremamente as funções e atividadesrealizadas dentro de
uma empresa, no que diz respeito ao uso de e-mails e acesso as sites com informações
atualizadas e necessárias para cada empresa.
Todo o escritório possui uma linha telefônica para o fax.O que permite a empresa o
envio de documentos e informações a clientes, distribuidora, filiais e parceiros comerciais.
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Por meio, do fax pode-se enviar ou receber informações a qualquer momento, no horário
de expediente, ou não, independente de um aviso prévio. Exemplo de um modelo de fax
3.4. COPIADORA
Todo escritório deve possuir uma copiadora xerox própria. Um copiador no escritório
facilita as atividades diárias da empresa e, também, a vida do cliente: Exemplos: O cliente
está precisando de cópia do contrato social e cartão CNPJ, é só ligar para o escritório,
solicitar a cópia e o funcionário leva até o cliente. Outro exemplo: O cliente pede para o
vendedor passar no escritório para pegar as cópias do contrato social, etc.Se o escritório
não possui copiadora, o vendedor teria que pegar os originais ir até a papelaria onde
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possui copiadora, tirar as cópias e voltar ao escritório para devolver os originais, o que
seria um transtorno e perda de tempo.Exemplo de uma máquina copiadora:
3.4. O TELEFONE
3.5. A URA
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Anexos
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