TCC - Cristiane Luquetta

UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA E GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CRISTIANE APARECIDA LUQUETTA
DIRETRIZES PARA AS POLÍTICAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS EM

ARQUIVOS PÚBLICOS MUNICIPAIS DE CURITIBA, PR, E REGIÃO
METROPOLITANA
CURITIBA
2009
CRISTIANE APARECIDA LUQUETTA
DIRETRIZES PARA AS POLÍTICAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS EM

ARQUIVOS PÚBLICOS MUNICIPAIS DE CURITIBA, PR, E REGIÃO
METROPOLITANA
Monografia apresentada à disciplina de

Pesquisa em Informação II, do Curso de Gestão
da Informação, Setor de Ciências Sociais
Aplicadas, Departamento de Ciência e Gestão
da Informação da Universidade Federal do
Paraná.
Orientadora: Profª Drª. Helena de Fátima Nunes

Silva
Co-orientadora: Profª Sandra de Fátima Santos
CURITIBA
2009
DEDICATÓRIA
Aos meus amados pais.

AGRADECIMENTOS
A Deus, que me deu a vida e a oportunidade de chegar até aqui sempre guiando
meu caminho.
Aos meus pais, Amilto e Liamar, que não mediram esforços para que eu pudesse
concluir a graduação, bem como pelo amor e zelo incondicionais.
Ao Cassius, pelo imenso amor, ajuda, atenção e paciência inesgotáveis e por

sempre acreditar em mim.
À minha orientadora, Professora Doutora Helena de Fátima Nunes Silva, pela

escolha, pelas valorosas orientações, pelo apoio e confiança.
À minha co-orientadora, Professora Sandra de Fátima Santos, pela presteza e pela

ajuda despendida.
Às instituições que participaram da minha pesquisa tornando-a viável.
Aos meus colegas de curso, que estiveram presentes de alguma maneira na minha
vida ao longo desses anos de Universidade especialmente à Chris, Thayná, Wilson,
Raquel e Sérvulo.
Aos membros da banca, por suas valiosas contribuições.
Por fim, a todos que de alguma forma se fizeram presentes e auxiliaram na

consecução deste trabalho.
Muito Obrigada.
“A adversidade desperta em nós capacidades que, em
circunstâncias favoráveis, teriam ficado adormecidas”.
Horácio
RESUMO
Pesquisa descritiva e qualitativa sobre as políticas de gestão de documentos em

Arquivos Públicos Municipais de Curitiba e Região Metropolitana. Verifica as
políticas de gestão de documentos existentes nos municípios e propõe diretrizes
para compor a política de gestão documental com base nas lacunas existentes.
Realiza estudo em quatro instituições arquivísticas municipais por meio de visitas,
observação participante e questionário. Aponta, dentre os resultados, que é
necessário o estabelecimento de políticas de gestão de documentos, pois essas
políticas são incipientes ou inexistentes. Dois, dos quatro arquivos objetos da
pesquisa, são arquivos históricos. Constata que há necessidade de formalização dos
arquivos, e aplicação dos conceitos da área de arquivologia. Observa que, entre os
processos de gestão de documentos, a preservação é a maior preocupação em
todas as instituições. Percebe que a eliminação de documentos ocorre somente em
um dos arquivos. Apresenta como produto final de pesquisa a proposta de políticas
de gestão de documentos, elaborada com base na literatura, e na pesquisa
empírica.
Palavras-chave: Políticas de gestão de documentos. Gestão da informação

arquivística. Informação arquivística.
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
FIGURA 1- COMPARAÇÃO DO ACERVO ARQUIVÍSTICO COM UMA

PIRÂMIDE..................................................................................................................28
FIGURA 2- SITUAÇÃO ATUAL DAS POLÍTICAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

................................................................................................................................. 57
FIGURA 3- SITUAÇÃO IDEAL DAS POLÍTICAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
................................................................................................................................. 58
FIGURA 4- SÍNTESE DAS DIRETRIZES DE POLÍTICAS DE GESTÃO DE
DOCUMENTOS ........................................................................................................ 64
GRÁFICO 1- FORMULÁRIOS ELABORADOS PELAS INSTITUIÇÔES

ARQUIVÍSTICAS ...................................................................................................... 43
GRÁFICO 2- CRITÉRIOS UTILIZADOS NA SITUAÇÃO DE DESTINAÇÃO DE
DOCUMENTOS ........................................................................................................ 44
GRÁFICO 3- PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ................................................ 46
GRÁFICO 4- FORMALIZAÇÃO DO ARQUIVO POR MEIO DE LEGISLAÇÃO........ 47
GRÁFICO 5- INSTRUMENTOS DE PESQUISA ...................................................... 48
GRÁFICO 6- TEORIA DE ARQUIVOS APLICADA NAS INSTITUIÇÕES ................ 49
QUADRO 1- OBJETIVO A , RELAÇÃO COM OS ITENS DA TEORIA .................... 36

QUADRO 2 - OBJETIVO B, RELAÇÃO COM QUESTIONÁRIO E ITENS DA TEORIA
UTILIZADOS NA ELABORAÇÃO DO QUESTIONÁRIO. ......................................... 37
QUADRO 3- OBJETIVO C, RELAÇÃO COM OS ITENS CORRESPONDENTES NO
TRABALHO .............................................................................................................. 38
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ....................................................................................................... 9
1.1 PROBLEMA ........................................................................................................10
1.2 JUSTIFICATIVA..................................................................................................11
1.3 OBJETIVOS .......................................................................................................12
1.3.1 Objetivo Geral ..................................................................................................12
1.3.2 Objetivos Específicos ......................................................................................13
2 LITERATURA PERTINENTE ................................................................................14
2.1 DEFINIÇÃO E HISTÓRICO DOS ARQUIVOS ...................................................14
2. 2 O DOCUMENTO DE ARQUIVO E A TEORIA DAS TRÊS IDADES ..................16
2.3 ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DE ARQUIVOS ....................................................17
2.4.1 Processos de Gestão de Documentos ............................................................21
2.4.1.1 Classificação.................................................................................................21
2.4.1.2 Seleção .........................................................................................................23
2.4.1.2.1 Tabela de Temporalidade ..........................................................................23
2.4.1.3 Avaliação ......................................................................................................24
2.4.1.4 Destinação ....................................................................................................26
2.4.1.5 Preservação..................................................................................................26
2.4.2 Legislação .......................................................................................................28
2.5 POLÍTICAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ..................................................29
2.6 GESTÃO DE DOCUMENTOS E IMPACTOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 31
3 METODOLOGIA....................................................................................................33
3.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA .................................................................33
3.2 COLETA DOS DADOS .......................................................................................33
3.3 SISTEMATIZAÇÃO E ANÁLISE .........................................................................39
4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS ...................................................40
4.1 IDENTIFICAÇÃO DAS INSTITUIÇÕES..............................................................40
4.2 ESTRUTURA DAS INSTITUIÇÕES ...................................................................40
4.3 GESTÃO DE DOCUMENTOS ............................................................................41
4.3.1 Processos de Gestão de Documentos ............................................................41
4.3.2 Instrumentos de gestão de documentos ..........................................................42
4.3.3 Avaliação e Destinação dos Documentos .......................................................44
4.3.4 Preservação ....................................................................................................45
4.3.5 Legislação .......................................................................................................46
4.4 TRATAMENTO DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS .....................................47
4.5 REGISTRO DAS ATIVIDADES DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ....................48
4.6 APLICAÇÃO DA TEORIA NA INSTITUIÇÃO .....................................................48
4.7 RELATÓRIOS DAS VISITAS REALIZADAS ......................................................50
4.7.1 Relatório de Visita: Arquivo de Araucária ........................................................50
4.7.2 Relatório de Visita: Arquivo Campo de Largo ..................................................51
4.7.3 Relatório de Visita: Arquivo de Curitiba ...........................................................52
4.7.4 Relatório de Visita: Arquivo de Fazenda Rio Grande ......................................53
4.8 CONSIDERAÇÕES SOBRE AS ANÁLISES E VISITAS ....................................55
5 DIRETRIZES PARA POLÍTICAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ...................56
5.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL .....................................................................59
5.2 GESTÃO DE DOCUMENTOS ...........................................................................59
5. 2.1 Classificação e Arranjo ...................................................................................60
5. 2.2 Seleção e Tabela de Temporalidade ..............................................................60
5. 2.3 Avaliação e destinação de documentos .........................................................61
5.2.4 Preservação ....................................................................................................61
5.3 INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ........................................61
5. 4 REGISTRO DAS ATIVIDADES .........................................................................62
5.5 DOCUMENTOS ELETRÔNICOS .......................................................................62
5.6 LEGISLAÇÃO .....................................................................................................62
5.7 TEORIA DA ÁREA DE ARQUIVOS APLICADA NA INSTITUIÇÃO....................62
5.8 AVALIAÇÃO DO PROCESSO ............................................................................63
5.9 SÍNTESE ............................................................................................................63
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ..................................................................................63
REFERÊNCIAS ........................................................................................................67
APÊNDICE A- QUESTIONÁRIO ..............................................................................70
9
1 INTRODUÇÃO
O processo de crescimento informacional vem desde a metade do século XX,

com o aumento da produção de conhecimento e avanço tecnológico. Neste
contexto, as informações são apenas geradas, porém muitas vezes não são tratadas
adequadamente.
A produção de informações nas organizações materializa-se em documentos,
que são armazenados em sua maioria nos arquivos. Quando se pensa na palavra
arquivo, muitas pessoas têm a visão de um monte papéis velhos empilhados, sem o
mínimo de organização. Não se percebe o valor das informações que podem estar
dispersas nos conjuntos documentais.
Sem o tratamento devido, os documentos começam a se acumular e a tomar
proporções que tornam o gerenciamento complexo ou inviável. Para que haja o
controle desses documentos e se possam recuperar as informações, existe o
processo de Gestão de Documentos, que provém da área de Ciência da Informação
e trata a documentação desde a sua fase de produção. Se um método eficiente de
gestão for implantado e aplicado, as informações tornam-se confiáveis e disponíveis
mais rapidamente para quem dela necessite para a tomada de decisões.
Na área pública, este problema se configura de forma grave, visto que existe
a interferência de fatores políticos, econômicos e a carência de pessoas capacitadas
para realização deste trabalho. Além da inconsciência de administradores sobre a
conseqüência da falta de organização da documentação de cunho público, ainda há
o problema da grande burocratização.
O Brasil avançou muito nos últimos 20 anos no que diz respeito a
diagnósticos e censos arquivísticos. No entanto, a literatura sobre a questão é
escassa, não quanto à teoria da área, mas com relação à real situação dos arquivos
públicos, e pode-se dizer que ainda são poucas as iniciativas de pesquisas mais
aprofundadas que possam subsidiar políticas públicas para esta área (JARDIM,
2009).
Uma das facetas que demonstram a falta de aplicação de políticas de gestão
de documentos nas instituições públicas é apontada por Jardim (2009) como a
pouca difusão do saber das instituições arquivísticas brasileiras, pois se supõe que o
10
conhecimento dessas instituições emerge das atividades desenvolvidas pelas

mesmas.
Com todas estas dificuldades neste campo do saber, estudos sobre políticas
de gestão de documentos se tornam importantes como uma iniciativa de construção
de conhecimento sobre a temática, importante para o gerenciamento e recuperação
das informações públicas.
A estrutura desta pesquisa está dividida em seis partes.
A parte 1 apresenta a introdução ao tema, o problema abordado, a justificativa
para a realização da pesquisa bem como os objetivos gerais e específicos.
A literatura pertinente ao tema, abordando os assuntos necessários para a
reflexão em relação à teoria da área e melhor entendimento do que ocorre nas
práticas das instituições, é apresentada na parte 2.
A metodologia utilizada para desenvolvimento desta pesquisa composta por
caracterização da pesquisa, coleta dos dados e sistematização e análise, é descrita
no item 3.
O item 4 diz respeito à análise e discussão dos resultados, obtidos por meio
de questionários aplicados aos responsáveis pelas instituições arquivísticas bem
como aos relatórios de visitas realizadas nos arquivos municipais.
A proposta de políticas de gestão de documentos, baseando-se em literatura
da área e no estudo empírico, é apresentada na parte 5.
As considerações finais quanto à pesquisa, seus objetivos, limitações e
orientações para trabalhos futuros, são descritas no item 6.
1.1 PROBLEMA
Com o crescente número de informações que surgem todos os dias nas

organizações, necessita-se de métodos para sistematizar a produção, o
armazenamento e descarte de documentos gerados pelas diversas atividades
desempenhadas. A documentação produzida na esfera pública em sua maioria, não
é tratada adequadamente, e quando há esta preocupação é sob o ponto de vista de
preservação histórica, não é dada importância à informação contida no documento.
Há arquivos nas organizações públicas com grandes quantidades de
documentos dispersos, em processo de deterioração, sofrendo ação do tempo, sem
11
nenhum método de organização ou classificação.

O descaso com a documentação pública afeta os gestores e a sociedade,
pois não é possível assegurar a rapidez da recuperação de informações e dos
serviços prestados nem a transparência das atividades realizadas.
Outros problemas a serem considerados quando se trabalha com a questão
da gestão de documentos são: a resistência às mudanças por parte das pessoas, o
sentimento de “posse” sobre os documentos gerados e a falta de recursos humanos
especializados para tratar adequadamente a massa documental.
Neste contexto surge a necessidade de gerir a documentação por meio de
uma política de gestão documental, que ainda é inexistente ou incipiente na maioria
das organizações. A documentação proveniente das atividades realizadas em
ambientes públicos abriga informações de cunho administrativo, científico, jurídico e
histórico. Há documentos que podem conter valor probatório ou registrar uma parte
da história de um município, estado ou país.
O Arquivo Nacional juntamente com os arquivos estaduais e municipais são
os responsáveis pela promoção da política arquivística, bem como pela gestão
documentária na esfera pública. Desde 1991, quando se aprovou a Lei Federal nº
8.159 que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados,
iniciaram-se estudos para a implantação de políticas voltadas ao estabelecimento da
gestão de documentos nas organizações.
Com base em estudos acadêmicos que demonstram a carência de
informações sobre esta temática e nesta explanação uma questão de pesquisa a ser
resolvida seria:
Quais as diretrizes para estabelecer uma política para a Gestão de
Documentos em Arquivos Públicos Municipais de Curitiba e Região
Metropolitana?
1.2 JUSTIFICATIVA
Todas as organizações, sejam elas públicas ou privadas, desempenham

atividades, e estas atividades por sua vez geram documentos de ordem diversa, nos
mais variados suportes. A produção de documentos sem o tratamento adequado faz
com que as organizações públicas sobrecarreguem seus setores e arquivos com
12
grandes quantidades de documentos. Se não houver um gerenciamento adequado,

as atividades realizadas na organização e a recuperação de informações de cunho
relevante ficam inconsistentes ou até mesmo se perdem.
A pesquisa justifica-se por representar um campo de estudo importante para a
vida de uma organização pública, pois uma política de gestão de documentos,
elaborada adequadamente, além de otimizar o processo de gerenciamento e de
recuperação de informações dentro das organizações, também permite que a
história da instituição e da ação de cada governo seja preservada.
Outra questão relevante a ser considerada, é que as políticas de gestão de
documentos evitam a reinvenção de conhecimentos já existentes nas organizações.
As informações produzidas que recebem organização e tratamento adequados,
podem ser fonte de informação para a geração de novos conhecimentos bem como
para a tomada de decisões.
A motivação da pesquisa vem por meio do interesse pessoal da pesquisadora
no assunto, por contribuir para reafirmar um dos possíveis campos de atuação do
gestor da informação e ainda como estudo de um assunto que carece de
informações estruturadas no campo empírico.
1.3 OBJETIVOS
Os objetivos deste trabalho se desdobram em um objetivo geral e quatro

específicos.
1.3.1 Objetivo Geral
O objetivo geral do estudo é:
Constituir as diretrizes necessárias para estabelecer as Políticas de Gestão

de Documentos nos Arquivos Públicos Municipais de Curitiba e Região
Metropolitana.
13
1.3.2 Objetivos Específicos
Constituem os objetivos específicos deste trabalho:
a) identificar na literatura e legislação os processos de gestão de documentos

em ambientes públicos;
b) verificar junto aos Arquivos Públicos Municipais de Curitiba e Região
Metropolitana como ocorre a gestão de documentos;
c) comparar os procedimentos elencados na literatura com a prática nos
arquivos públicos;
d) propor uma política de gestão de documentos para os arquivos municipais de
Curitiba e Região Metropolitana.
14
2 LITERATURA PERTINENTE
A literatura pertinente desta pesquisa contempla temas relacionados ao

problema de estudo, tais como: conceito e histórico dos arquivos, o documento de
arquivo e a teoria das três idades documentais, gestão de documentos e seus
processos, legislação, administração pública, políticas de gestão de documentos,
gestão de documentos e impactos na administração pública.
2.1 DEFINIÇÃO E HISTÓRICO DOS ARQUIVOS
A palavra arquivo vem do latim archívum, e significa “palácio, tribunal,

arquivo, lugar onde se guardam papéis e documentos antigos, cartório” ainda pode
ser uma adaptação da palavra grega arkheîon “residência dos principais
magistrados, onde se guardavam os arquivos de Atenas” (HOUAISS, 2009).
Conforme o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO
NACIONAL, 2005 p. 27) arquivos podem ser definidos como:
a) conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma

entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no
desempenho de suas atividades, independente da natureza dos
suportes;
b) instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o
processamento técnico, a conservação e o acesso (1) a
documentos;
c) instalações onde funcionam arquivos (2);
d) móvel destinado à guarda de documentos.
Os arquivos públicos podem ser conceituados também como “conjunto de

documentos acumulados em decorrência das funções executivas, legislativas e
judiciárias do poder público no âmbito federal, estadual e municipal, bem como o
conjunto de documentos de entidades de direito privado encarregadas de serviços
públicos”. (MACHADO; CAMARGO, 2000 p. 14)
Neste trabalho não serão consideradas as acepções “c” e “d” do Dicionário
Brasileiro de Terminologia Arquivística.
O surgimento dos arquivos aconteceu, praticamente, na mesma época em
que o homem começou a desenvolver a escrita, em torno de seis séculos a.C.
(RIBEIRO, 2005). A Arquivologia é uma ciência recente, se comparada ao
15
surgimento dos arquivos. Desde a antiga Grécia entre os séculos V e IV a.C. os

gregos guardavam seus documentos em um local denominado “centro da mãe dos
deuses”. Havia a guarda de documentos como: “tratados, leis, minutas da
assembléia popular, e demais documentos oficiais”, a documentação permanecia
neste local para sua conservação. (SCHELLEMBERG, 2002 p.25)
Na Idade Média, havia a existência de arquivos secretos onde se guardava
apenas documentação de príncipes e eclesiásticos. (FRANCO, 1984)
A evolução dos arquivos ocorreu a partir da Revolução Francesa, no século
XVIII, quando se estabeleceu a criação de um Arquivo Nacional na França com
intuito de expor todos os atos gerados pela Assembléia. No ano seguinte, este se
tornaria o primeiro arquivo oficializado no mundo, intitulado Archives Nationales de
Paris. Os revolucionários radicais queriam destruir a documentação do antigo
regime, pois nela estavam consolidados os direitos do estado. Outros
argumentavam que a documentação era de patrimônio público e por isto deveria ser
preservada (SCHELLEMBERG, 2002). Pela primeira vez um Estado assumiu a
responsabilidade pela documentação e a tornou acessível à população (FRANCO,
1984).
Os países europeus como França, Espanha e Itália, juntamente com os
Estados Unidos, são considerados por Schellemberg (2002), como os precursores
da preservação de documentos em Arquivos Nacionais. Os motivos que levaram a
implantação de arquivos por parte destes países foram:
a) necessidade de eficiência governamental;
b) preservação da cultura;
c) interesses políticos (a França, por exemplo, queria destruir toda a
documentação feudal, para que não ficasse qualquer direito deste regime
reservado a ninguém, além de ressalvar os direitos do novo estado sobre as
propriedades confiscadas);
d) ordem social (os documentos refletem a ação de cada governo).
Somente após a Segunda Guerra Mundial, no ano de 1950, nos Estados
Unidos, iniciou-se a idéia de racionalizar e tratar as massas documentais,
estabelecendo o controle sobre a documentação desde sua produção até o
momento de destinação final, um embrião do que viria a se tornar o conceito de
gestão de documentos (FRANCO, 1984).
16
2. 2 O DOCUMENTO DE ARQUIVO E A TEORIA DAS TRÊS IDADES
Os documentos de arquivo podem ser definidos como a “unidade de registro

de informações, qualquer que seja o suporte ou formato” (ARQUIVO NACIONAL,
2005 p.73) ou ainda, como as peças que integram um todo e lhes conferem sentido,
no que se refere à administração pública (CASTILHO, 1991).
Com relação ao tipo de suporte, pode-se salientar que o documento de
arquivo tem como característica ser um exemplar único. O conjunto documental
forma os chamados fundos nos quais os documentos estão unidos pela origem.
Para que o processamento técnico dos documentos seja efetivo, utiliza-se: o
registro, arranjo e descrição (por meio de instrumentos como guias e catálogos)
(BELLOTO, 1991).
Atrelada às características muito específicas dos documentos de arquivo, às
mudanças realizadas nesses ambientes a partir da metade do século XX, à grande
burocratização no meio público, ao uso de novas tecnologias, a consciência da
preservação da memória, surgiu a “Teoria das Três Idades” segundo a qual a
documentação de arquivo passa por três fases distintas (RONCAGLIO; SZVARÇA;
BOJANOSKI; 2004):
a) 1ª idade - Corrente. São documentos que estão tramitando ou estão

arquivados, mas possuem uso freqüente;
b) 2 ª idade - Intermediária. São documentos que possuem algum valor
administrativo e/ou probatório, e aguardam o processo de recolhimento ou
eliminação;
c) 3ª idade - Permanente. Os documentos com valor histórico, cultural ou
científico ou que tenham algum outro valor secundário são encaminhados aos
arquivos permanentes para receberem cuidados de preservação e guarda.
(RONCAGLIO; SZVARÇA; BOJANOSKI; 2004)
A Teoria das Três Idades é um dos princípios fundamentais para o

gerenciamento de documentos e deve ser aplicada também aos documentos de
arquivo em formato eletrônico, que são definidos por Rocha et al (2006) como
“documento arquivístico processado por um computador”. Algumas características
que este tipo de documento pode apresentar com relação à forma são: links, nome
17
do criador, metadados, assinatura e certificação digital; com relação a anotações:

data, endereço de transmissão, anexos e com relação ao contexto: software
necessário para preservar e “abrir” o documento.
Segundo os mesmos autores, não há diferença entre a gestão arquivística de
documentos em suporte convencional e em suporte digital, porém para a
manutenção dos documentos eletrônicos é necessário um “bom sistema de gestão
arquivística de documentos”. A afirmação supõe que além dos procedimentos
levados em consideração para o suporte físico é preciso planejar a manutenção
deste tipo de arquivo para garantir a recuperação ao longo do tempo, visto que as
mudanças tecnológicas estão em processo de evolução constante (ROCHA et al,
2006).
2.3 ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DE ARQUIVOS
O conceito do que se toma por público pode ser definido por meio de duas
acepções:
na primeira acepção, público significa aquilo que é comum a todos,

aquilo que afeta a todos, à esfera do poder público ou estatal, em
oposição a privado, como sendo o que é referente a um ou a
poucos, à esfera dos interesses privados, particulares, pessoais e
familiares; na segunda acepção, público é aquilo que é acessível a
todos, aquilo que é manifesto; em oposição, privado é aquilo que é
reservado a determinado círculo de pessoas, sendo, no seu limite,
aquilo que é secreto (FONSECA,1999 p.2).
Dentro da esfera pública, as instituições responsáveis pela definição de

políticas de gestão de documentos são os arquivos públicos (“acessível a todos”).
Embora, esteja previsto na legislação brasileira que o Poder Público é responsável
pelo gerenciamento dos documentos produzidos, a maioria dos municípios
brasileiros não têm arquivos formalizados e os gestores não estão convencidos da
necessidade da gestão de documentos e da preservação do que é patrimônio
arquivístico público (ANTUNES, 1996?).
Segundo Machado e Camargo (2000), há o desinteresse por pesquisadores,
servidores e usuários no que se relaciona aos arquivos correntes, estes não
percebem o valor das informações contidas em documentos, para comunicações
18
administrativas, para a memória ou até mesmo para a transparência das atividades

desenvolvidas.
No que diz respeito aos municípios brasileiros, estes têm características
próprias, e as especificidades de cada município devem ser levadas em
consideração na concepção de políticas de gestão de documentos. Conforme a
administração da cidade se torna mais complexa, a produção documental aumenta e
o vínculo com a documentação produzida por outros órgãos também se torna mais
ampla. Assim, se torna necessário o gerenciamento da documentação por meio de
políticas de gestão de documentos, pois a massa documental que os órgãos
produzem e acumulam contém informações valorosas sobre as atividades
desenvolvidas na administração pública. (FIGUEIRA, 1991 p.39)
Para Castilho (1991 p. 11), a gestão de documentos é uma iniciativa simples
que pode auxiliar o administrador público e constituir um fator de economia. O
gerenciamento de documentos na esfera pública deve compreender os processos
de: produção, recepção e instrumentos próprios para transferência, recolhimento ou
eliminação; custódia de documentos de idade intermediária e permanente,
construção de instrumentos de recuperação destas informações; atendimento ao
público que necessitar de alguma consulta.
2.4 GESTÃO DE DOCUMENTOS
A gestão documentária surgiu como necessidade da administração pública

em gerir a massa documental crescente. Os arquivos eram vistos, anteriormente,
como espaços apenas de guarda e conservação de documentação de cunho
histórico (JARDIM, 1987 apud RODRIGUES, 2006 p.102).
No Brasil, o conceito de gestão documental para os arquivos públicos e
privados é definido pela Lei 8.159 em seu artigo 3º, como: “o conjunto de
procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente”. (BRASIL, 1991). A mesma definição é
apresentada no Dicionário de Terminologia Arquivística com o acréscimo da
19
informação que a expressão “gestão de documentos” é sinônimo de “administração

de documentos” (ARQUIVO NACIONAL, 2005).
A gestão de documentos pode ser um instrumento de apoio ao gerenciamento
organizacional, visto que quando a documentação dos arquivos correntes é tratada e
organizada adequadamente, as informações administrativas são obtidas e
acessadas mais rapidamente. (RIBEIRO, 2005).
A função da gestão de documentos (economia e eficácia) e dos arquivos nos
sistemas nacionais de informação é definida por três fases distintas:
produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão

de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de
sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias
modernas a esses processos;
utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas
de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e
telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico,
análise de sistemas, produção e manutenção de programas de
documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes
processos;
destinação: a identificação e descrição das séries documentais,
estabelecimento de programas de avaliação e destinação de
documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento
dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas
(RHOADS, 1983 apud JARDIM, 1987).
Schellemberg (2002), estudioso que teve importante contribuição para área,

por ser o primeiro a tratar do termo “administração de documentos” simplifica esta
idéia afirmando que: a “administração dos arquivos correntes” tem como objetivo
fazer com que os documentos sirvam as finalidades para os quais foram criados de
forma econômica e eficiente, e depois de já terem cumprido seu papel passam para
o processo de destinação final.
Outros aspectos com relação à gestão de documentos devem ser levados em
consideração, tais como: garantia de que as políticas e atividades dos governos
sejam registradas, redução do número de documentos que não possuem valor
histórico, garantia da organização adequada da documentação, controle sobre a
documentação eliminada. Ainda é possível garantir critérios que estabeleçam a
parcela de documentos que passarão a compor “o patrimônio arquivístico de um
país, ou seja, de 2 a 5% da massa documental produzida, segundo a UNESCO”
(JARDIM, 1987).
20
Para a implantação de uma política arquivística de gestão de documentos há

autores que a resumem em três passos essenciais:
a) identificar as atividades desenvolvidas;
b) diferenciar as atividades-meio e atividades-fim (atividades-meio são
aquelas que todas as organizações realizam, como por exemplo,
atividades administrativas; atividades-fim são aquelas realizadas em
função da finalidade da organização, por exemplo em uma escola, a
atividade fim é o ensino e educação) ;
c) verificar os documentos gerados para cada atividade desenvolvida.
(RONCAGLIO; SZVARÇA; BOJANOSKI 2004, p.5)
Já para outros autores como Herrera (1993 apud CALDERON et al, 2004
p.101), a gestão de documentos perpassa por um processo que pode ser
considerado mais complexo e que envolve as seguintes fases:
a) estudo dos tipos documentais, do valor, da vigência e/ou tempo de
guarda, da classe/classificação e da qualidade da informação presente no
documento;
b) normalização de documentos;
c) informatização da tramitação documental;
d) coordenação e colaboração entre os órgãos produtores e arquivo (para
que o processo de gestão documental possa fluir de maneira adequada e
eficiente);
e) regulamentação das transferências (para possibilitar a cobrança e direitos
dos produtores);
f) estudo da classificação (por meio do organograma da organização);
g) escolha da ordenação mais adequada à estrutura (ambiente) do órgão;
h) estudo das listagens de eliminações (evitando que documentos que
possam ser descartados sejam remetidos aos arquivos públicos);
i) incorporação de fundos e manutenção da informação atualizada;
j) preparação de informações para que se possa realizar o estudo de
qualquer assunto ou elaboração de projetos;
k) elaboração de índices e de tesauros (para controle da nomenclatura da
documentação);
Uma vez que estes processos sejam implantados, a gestão de documentos
arquivísticos pode ser vista como uma área que proporciona economia e eficácia
21
desde o momento de produção até o momento de destinação final dos documentos

(JARDIM, 1987 p.35).
2.4.1 Processos de Gestão de Documentos
Os processos de Gestão de Documentos podem ser divididos em linhas

gerais em: classificação, seleção, avaliação, destinação e preservação.
2.4.1.1 Classificação
A classificação de documentos na área de arquivística é entendida por Sousa

(2003), como a medida essencial dentro da gestão dos arquivos, pois é a
responsável por determinar as demais atividades que compõem a gestão de
documentos. É por meio da classificação atribuída ao documento que o mesmo
poderá ser recuperado, além de a classificação influenciar no momento de
destinação.
Para este trabalho serão usados os conceitos de classificação definidos pelo
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005 p.49)
como:
1 organização dos documentos de um arquivo(1) ou coleção , de
acordo com um plano de classificação , código de classificação ou
quadro de arranjo .
2 ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos,
selecionar a categoria de assunto sob a qual sejam recuperados,
podendo-se lhes atribuir códigos.
3 ato pelo qual se atribui a documentos, ou às informações neles
contidas, graus de sigilo, conforme legislação específica. Também
chamado classificação de segurança.
Deve-se considerar, em relação à definição 1, que:

Convencionou-se, entre os autores da Arquivologia, que a classificação dos
documentos de caráter permanente denomina-se arranjo. Quando se utiliza o termo
classificação, ele se refere aos arquivos correntes (SCHELLEMBERG, 2002).
Os documentos devem ser organizados de forma a agilizar a localização dos
mesmos e para isso é necessário que eles estejam classificados e ordenados. A
classificação está interligada às idéias de dividir, separar. Já a intenção da
ordenação é de “unir”. A classificação pode ser vista como a atividade de “separar
22
ou dividir um conjunto de elementos estabelecendo classes ou grupos”, já a

ordenação é atividade que tem como finalidade “unir todos os elementos de cada
grupo estabelecendo uma unidade-ordem, que pode ser a data, o alfabeto, o
tamanho ou o número” (HERRERA, 1993 apud SOUSA, 2003).
Com relação à definição 2, pode-se pontuar que:
Na elaboração de um Plano de Classificação de Documentos, é necessário
priorizar ou o conteúdo ou a proveniência (não misturar documentos de uma
entidade com os documentos de outra entidade produtora) dos documentos.
Também é necessário que seja delimitada a tipologia documental em consonância
com o contexto em que foi gerada, pois este processo é de extrema importância no
momento de destacar seu valor para preservação ou eliminação (RODRIGUES,
2006).
Com relação à definição 3, destacam-se as questões legais:
O Decreto n.º 4.553, de 27 de dezembro e 2002, define os graus de sigilo dos
documentos, e os divide em quatro categorias:
a) documentos ultra-secretos: são documentos cujo teor só deve ser de
conhecimento de agentes ligados ao manuseio e ao estudo dos documentos.
Este tipo de documento diz respeito a assuntos de segurança nacional ou que
possam afetar a segurança da sociedade.
b) documentos secretos: são documentos cujo teor pode ser de conhecimento
de agentes funcionais de acordo com sua atribuição ou responsabilidade
funcional. Os documentos classificados como secretos dizem respeito a
informações militares, estratégicas, e diplomáticas.
c) documentos confidenciais: documentos que se divulgados podem afetar
interesses do país. São documentos que se divulgados previamente possam
frustrar seus objetivos.
d) documentos reservados: são aqueles que não devem ser de conhecimento
público imediatamente após a criação que possam prejudicar os objetivos
contidos no documento (BRASIL, 2002).
A questão dos graus de sigilo é relevante no que diz respeito ao acesso de
diferentes tipos de documentos, porém essa classificação é utilizada em questões
estratégicas, diplomáticas e segurança do país, não se aplica aos documentos
administrativos.
23
Na concepção dos planos e códigos de classificação, devem ser levados em

consideração aspectos como: a estrutura político-administrativa, as funções, as
atividades desenvolvidas na organização, a origem do documento, documentos
normativos ou jurídicos. Entre os meios que podem ser utilizados para coleta de
dados estão o formulário e entrevista (LOPES, 1996).
Schellemberg (2002) defende a idéia de que há três elementos essenciais a
serem considerados na classificação: a atividade a qual os documentos se referem,
a estrutura do órgão produtor e o assunto dos documentos.
2.4.1.2 Seleção
O processo de seleção está vinculado ao de avaliação e pode ser definido

como: “eleição, durante o processo de avaliação, dos documentos de valor
permanente e daqueles passíveis de eliminação, com base em critérios técnicos
previamente estabelecidos” (MACHADO; CAMARGO, 2000 p.31).
O processo de seleção pode ser equivalente a palavra “triagem” e os critérios
técnicos usados para este processo devem estar estabelecidos nas tabelas de
temporalidade (ARQUIVO NACIONAL, 2005).
2.4.1.2.1 Tabela de Temporalidade
A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação para documentos

arquivísticos na qual estão determinados prazos para eliminação, guarda,
transferência ou recolhimento dos documentos. Os prazos devem ser determinados
por autoridade competente (ARQUIVO NACIONAL, 2005).
A tabela de temporalidade engloba todas as fases do ciclo de documentos.
Machado e Camargo (2000) definem sete informações básicas que o instrumento
deve apresentar:
a) subordinação da unidade de arquivo responsável pela documentação;
b) identificação do arquivo;
c) espécie/tipo documental, associado à atividade que o originou;
24
d) existência de mais de uma via e/ou cópias existentes em outros setores do

órgão;
e) prazos de guarda e destinação (levando em consideração as Três Idades
Documentais);
f) justificativa e critérios da decisão de eliminação, transferência ou
recolhimento (basear-se em aspectos legais e analisar o valor secundário
da informação que o documento pode conter);
g) indicação de qual deve ser a amostra selecionada, quando for
conveniente.
No conceito de tabela de temporalidade estão envolvidos dois conceitos
relevantes: prazo de eliminação: “prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do
qual os documentos não considerados de valor permanente deverão ser eliminados”
e prazo de guarda “prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em
estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente
ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada”. (ARQUIVO
NACIONAL, 2005 p. 134).
A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento que registra o
ciclo dos documentos produzidos e acumulados por uma instituição (MACHADO;
CAMARGO, 2000). Portanto, no momento de elaboração é importante se atentar
para todos os itens necessários e revisar constantemente o instrumento, já que a
legislação no país muda constantemente.
2.4.1.3 Avaliação
O procedimento de avaliação de documentos é definido como um trabalho

que visa identificar valores nos documentos, observando o ciclo de vida documental
com intuito de eliminar a documentação ou identificar seus prazos de guarda
(BERNARDES, 1998).
A diversidade dos níveis de programas de gestão de documentos, e a
diversidade no processo de avaliação da documentação nos órgãos públicos podem
ser visualizadas na seguinte descrição:
25
antes da Constituição de 1988 e da lei nº 8.159, de 1991, os

documentos públicos eram avaliados sob critérios os mais díspares,
levando-se em conta a cessação dos prazos de prescrição previstos
em lei, que atinge apenas um segmento da produção documental e
a necessidade apontada pelo administrador, decorrente da grande
produção documental, de abertura de espaço. (ANTUNES,1996?
p.8).
Mesmo com a aprovação da Lei 8.159, ainda se pensa muito na questão de

abertura de espaço e muitos administradores não levam em consideração o valor
secundário dos documentos, por este motivo é necessário que o processo de
avaliação documental seja minucioso e realizado por pessoas qualificadas.
O processo de avaliação está relacionado à classificação. Os levantamentos
e as operações de classificação fundamentam o planejamento, que está associado
ao ordenamento das informações contidas nos documentos, critério que é
indispensável no processo de avaliação. Os pontos de vista sobre o processo de
avaliação documental são distintos no Brasil, há quem não concorde com a
eliminação de documentos em hipótese alguma, os que estabelecem tantos
procedimentos que se torna inviável a aplicação do modelo de avaliação e os que
realmente se interessam em racionalizar a massa documental. (LOPES, 1996)
A avaliação documental é composta por diversas fases, que devem levar em
consideração a Teoria das Três Idades Documentais. Para a concretização do
processo de avaliação são necessárias informações como: assunto do documento,
datas-limite, órgão produtor, freqüência de consulta, método de classificação e
recuperação adotados, nível de organização dos documentos e legislação
(BERNARDES, 1998).
É imprescindível ainda que sejam formalizadas Comissões de Avaliação
Documentais, compostas por pessoas do órgão produtor e do arquivo público
responsável. Esta comissão será responsável por validar (acompanhar e colaborar)
qualquer trabalho que diga respeito à documentação do órgão (MACHADO;
CAMARGO, 2000).
Para que o procedimento de avaliação seja efetivo, este deve ser realizado no
momento da produção do documento para não gerar o acúmulo da massa
documental desordenadamente e para garantir que a documentação seja tratada
(BERNARDES, 1998).
26
2.4.1.4 Destinação
A demanda de informações registradas a partir das guerras mundiais, quando

foram gerados quantidades imensas de documentos fez surgir a separação entre
documentos “correntes” (administrativos) e “permanentes” (com valor histórico,
cultural, cientifico) (RIBEIRO, 2005).
O processo de destinação de documentos diz respeito a todos os
procedimentos necessários para decidir a destinação final dos documentos.
No que diz respeito à destinação, os arquivos públicos devem ser
responsáveis por:
a) solicitar aos órgãos que formulem planos de destinação e submetê-los à
apreciação da autoridade conceituada no assunto;
b) solicitar aos órgãos que comuniquem o descarte;
c) controlar o uso de equipamento fotográfico e de outros meios de
reprodução existentes (SCHELLEMBERG, 2002 p.73).
Entre as funções relacionadas à atividade de destinação estão “a
identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de
avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e
recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas”
(CALDERON et al, 2004 p.101).
A tomada de decisão sobre a destinação adequada de acervos volumosos,
que apresentam tipos documentais distintos e que não receberam tratamento
arquivístico, requer que a divisão de trabalho seja cuidadosa e seja realizada por
pessoas especializadas (MACHADO; CAMARGO, 2000). Dessa forma, evita-se que
documentos com valor secundário sejam descartados em meio aos que já
cumpriram suas finalidades e prazos de guarda.
2.4.1.5 Preservação
Após processo de avaliação e destinação de documentos, caso seja

identificado valor secundário no documento este passa a ser de guarda permanente.
Para a manutenção do suporte do documento ao longo do tempo, é
necessário garantir o processo de preservação, que pode ser entendido como:
27
“prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado

controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico” (ARQUIVO NACIONAL, 2005
p.135).
A preservação dos fundos de arquivos deve levar em consideração aspectos
como: agentes internos e externos que possam afetar o documento. Como agente
externo é necessário observar o local de armazenagem e uso do documento.
Quanto aos agentes internos devem ser observadas as próprias características do
suporte do documento (SCHELLEMBERG, 2002 p.231).
Com relação a recursos para preservação de documentos, um dos mais
utilizados é a microfilmagem. Segundo Inojosa (1991), como as organizações não se
preocupam ao longo do tempo com a racionalização da produção de documentos, a
microfilmagem de acervos inteiros é realizada para diminuir espaço.
Porém, documentos sem valor secundário acabam sendo perpetuados. A
autora propõe modelo no qual se usa o processo de avaliação para determinar quais
documentos devem ser microfilmados. O modelo tem formato de pirâmide, no qual a
base representa documentos de conteúdo irrelevante, o segundo plano diz respeito
a documentos já avaliados e que possuem alguma informação utilizável, mas que
seus originais podem ser descartados e no topo da pirâmide uma quantidade
reduzida de documentos que possuem algum valor histórico, probatório, cultural ou
científico (INOJOSA, 1991). A representação gráfica do modelo por ser observada
na Figura 1.
28
Microfilmagem e guarda dos

documentos
Microfilmagem e eliminação dos

originais
Eliminação pela avaliação e

seleção de documentos sem
necessidade de microfilmagem
FIGURA 1 - COMPARAÇÃO DO ACERVO ARQUIVÍSTICO COM UMA PIRÂMIDE

Fonte: Inojosa, 1991 p.105
2.4.2 Legislação
No Brasil, a Lei 8.159, dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos

e Privados. Nesta lei define-se o dever do poder público em gerir a documentação
pública bem como de proteger os documentos de arquivo como instrumentos de
apoio a administração, a cultura, à ciência e como forma de prova e informação.
Considera também o direito de todos os cidadãos de receberem dos órgãos públicos
informações de seu interesse. Para efeito da lei são considerados arquivos “os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições
de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação
ou a natureza dos documentos” (BRASIL, 1991).
Os artigos de 8 a 10 podem ser destacados, por conterem informações
relativas às Três Idades Documentais e sobre a eliminação de documentação
pública:
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes,
intermediários e permanentes.
29
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou

que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas
freqüentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não
sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de
interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de
valor histórico, probatório e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições
públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da
instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência.
Art. 10º. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e
imprescritíveis (BRASIL, 1991).
A Lei 8.159, é regulamentada pelo Decreto 4.073, de 3 de janeiro de 2002,

que define as competências do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), do
SINAR (Sistema Nacional de Arquivos), do tratamento da documentação na esfera
pública, da gestão de documentos na Administração Pública Federal, da declaração
de interesse público e social com relação aos arquivos privados (BRASIL, 2002).
Com relação às instruções do CONARQ, que devem ser utilizadas pelos
arquivos pode-se destacar a Resolução nº 5, de 30 de setembro de 1996, a qual
dispõe sobre a publicação de Editais de Eliminação de Documentos em Diários
Oficiais. O artigo 1º destaca que os órgãos públicos devem publicar os editais de
eliminação decorrentes da aplicação de suas tabelas de temporalidades em diários
oficiais correspondentes ao seu âmbito de atuação. E o artigo 2º determina que
devem ser aguardados o prazo entre 30 e 45 dias para eliminação após publicação
de edital, para que haja tempo para eventuais manifestações (CONARQ, 1996).
2.5 POLÍTICAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
As políticas públicas arquivísticas vêm sendo discutidas tanto na esfera

acadêmica como fora dela, este debate se deve a falta destas políticas. As
discussões revelam que a implantação da política arquivística é cercada de
complexidade, e ainda que a implementação ultrapassa as questões legais e
governamentais (JARDIM, 2009).
30
Sousa (2006), no mesmo sentido quanto ao aspecto legal afirma que dentro
da área de Ciência Política, há uma nova tendência de que a construção de políticas
publicas não devem partir apenas do governo, mas devem ser uma construção de
todos os atores inseridos na sociedade. Os trabalhos nesta área também
desmistificam a idéia de que as políticas públicas estão atreladas apenas a aspectos
legais.
Entende-se por política pública arquivística “o conjunto de premissas,
decisões e ações - produzidas pelo Estado e inseridas nas agendas governamentais
em nome do interesse social – que contemplam os diversos aspectos
(administrativo, legal, científico, cultural, tecnológico, etc.) relativos à produção, ao
uso e à preservação da informação arquivística de natureza pública e privada”
(JARDIM, 2009 p.47).
Existem três momentos distintos pelos quais a política arquivística perpassa:
a) formulação ou levantamento de dados;
b) implementação;
c) análise.
A fase de formulação da política arquivística, envolve a transformação de
dados e informações que são consideradas relevantes (regimentos, estatutos,
organograma), a combinação de idéias e valores (gênero de documentos, estado do
acervo) e a transformação de conhecimento empírico e normativo (manuais, código
de classificação) em ações públicas.
A fase de implementação pode ser vista sob a ótica da administração em que
são envolvidos atores (recursos humanos, especialistas para as diversas funções) e
normas para a aplicação das atividades.
A fase de análise serve para avaliação das atividades já realizadas e auxilia o
processo de tomar decisões e implementar ações futuras (PAES, 1997; MICELI,
200? apud SOUSA, 2006).
A realidade arquivística brasileira aponta, para a necessidade de
sistematização dos processos de tratamento, controle, guarda e acesso aos
documentos. As tentativas empreendidas no setor público demonstram que as
dificuldades para implantação de políticas arquivísticas nos órgãos públicos são
inúmeras (ANTUNES, 1996?).
Neste contexto, que se refere à sistematização pode ser inferida a
necessidade de implantar políticas de Gestão de Documentos, nas organizações
31
públicas. Já que, são as políticas desenvolvidas e estabelecidas pelas instituições

arquivísticas que auxiliam no processo de padronização e regulamentação sobre “o
que fazer”, “quem pode acessar”, “como tratar”, “como organizar”, “como controlar a
produção” da documentação pública.
O CONARQ apresenta literatura para implantação de políticas arquivísticas
em arquivos municipais. Na publicação “Subsídios para a implantação de uma
política municipal de arquivos”, salienta-se que a informação é o “alicerce” da
relação entre o município e o cidadão. Desta forma é dever do poder público
oferecer informações aos cidadãos, incluindo desde fontes de informações
socioculturais até informações que provem direitos, as raízes históricas dos
cidadãos e da administração (MACHADO; PAES, 2000).
Na criação dos arquivos, além de pensar na estrutura física, nos recursos
humanos e materiais há a necessidade de se pensar também nos procedimentos
necessários para a organização dos documentos, conseqüentemente provocando a
organização da informação.
Entre os procedimentos indispensáveis, para a criação e manutenção dos
arquivos, está a gestão documental que permite a “elaboração de normas sobre
produção, registro, controle da tramitação, classificação, arquivamento, avaliação e
destinação” para os documentos produzidos no âmbito da administração pública.
(MACHADO; PAES, 2000)
Sem políticas de gestão de documentos e planejamento, as organizações não
conseguem embasar suas decisões em informações acumuladas anteriormente,
atender pedidos legais ou administrativos, recuperar a história e nem evitar que
atividades já desempenhadas anteriormente se repitam, gastando mais recursos.
(LOPES, 2000 apud CALDERON, 2004)
2.6 GESTÃO DE DOCUMENTOS E IMPACTOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
No Brasil, existe um histórico de falta de cuidado com as informações

provenientes da área arquivística. Cada Estado tem arquivos, com diferentes graus
de desenvolvimento no que diz respeito à organização e preservação de seus
acervos. Na maioria dos arquivos públicos, não há integração entre os arquivos dos
poderes Executivo, Judiciário e Legislativo. A vinculação da instituição está
32
geralmente ocorre por meio do Poder Executivo. Há ainda, o dado expressivo de

que 5.507 municípios brasileiros não possuem arquivos formalizados, fato que deixa
o patrimônio documental sob risco de perda. (ANTUNES, 1996?)
Se as informações não são tratadas por meio de processos de gestão
documental, os impactos recaem sobre os direitos dos cidadãos de receber
informações das organizações públicas. Neste sentido Sousa (2006, p.3) propõe
uma reflexão sobre o assunto:
como o cidadão brasileiro poderá conhecer as informações

existentes sobre ele? Isso, também, será uma ficção enquanto não
lhe for assegurado o acesso à informação, mas é necessário que ela
esteja organizada, acessível e protegida. E aí entra a nossa função
social e aí, também, que devemos pautar a formulação de políticas
públicas de arquivo.”
Além da preocupação com os direitos da população, existe a questão da

administração pública. Destaca-se o fato de que grandes quantidades de
documentos que já prescreveram legalmente e são passíveis de eliminação, (por
meio de procedimentos definidos pelo Conselho Nacional de Arquivos na Resolução
nº 7, de 20 de maio de 1997), ainda estão ocupando espaço e recursos físicos e
humanos.
Uma vez que os documentos não são organizados e tratados, não é possível
padronizar os procedimentos na organização, ter uma visão sistêmica sobre as
rotinas, centralizar informações e nem mesmo preservar a memória e o patrimônio
documental. A partir de reflexões propostas por Castilho (1991), percebe-se que, se
não houver a existência de uma política de gestão de documentos bem estruturada,
os direitos e deveres do cidadão, bem como o valor informativo da documentação
arquivística ficam com sua integridade comprometida.
Sendo assim, deve-se refletir sobre o resultado positivo que a Gestão
Documental proporciona: garantia de que as atividades de cada governo sejam
transparentes e fiquem registradas, garantia de que documentos sem nenhum valor
secundário sejam reunidos aos de valor permanente, inibição da perda de
documentos de cunho permanente, racionalização da massa documental e de
custos (JARDIM, 1987).
33
3 METODOLOGIA
Os procedimentos metodológicos desenvolvidos para a aplicação deste

estudo desdobram-se em: caracterização da pesquisa, coleta dos dados e
sistematização e análise.
3.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA
Esta pesquisa pode ser classificada como qualitativa (os dados foram
coletados junto aos responsáveis pelo arquivo, o que permitiu que a análise fosse
realizada de forma indutiva e sem o uso de técnicas estatísticas) e descritiva quanto
aos seus objetivos. Neste trabalho o objeto de estudo são os Arquivos Públicos
Municipais de Curitiba e Região Metropolitana.
Quanto aos métodos de procedimento, a pesquisa apoiou-se em múltiplos
estudos de caso. Um estudo de caso é definido por Yin (2005, p.32) como: “uma
investigação empírica que investiga um fenômeno contemporâneo dentro do
contexto da vida real”. A pesquisa baseou-se em diferentes fontes de evidências
(questionários, visita e observação) e descreveram-se previamente proposições
teóricas para conduzir a coleta e análise dos dados.
3.2 COLETA DOS DADOS
A coleta dos dados foi realizada nas cidades de Curitiba e Região

Metropolitana que têm Arquivos Públicos Municipais. Por meio de levantamento
prévio, realizado em pesquisa na Internet, das 26 cidades da Região Metropolitana
encontrou-se registro de que apenas 8 cidades mais a cidade de Curitiba possuíam
arquivo municipal.
No momento de contato com as instituições arquivísticas, por telefone ou via
e-mail, descobriu-se que algumas se tratavam de museu e que, portanto, foram
descartadas da pesquisa. Em outras cidades, afirmou-se a inexistência de arquivos,
as quais também deixaram de compor o corpus da pesquisa. Nessas condições, o
levantamento de informações para esta pesquisa foi realizado nas cidades de:
34
a) Araucária;
b) Campo Largo;
c) Curitiba;
d) Fazenda Rio Grande;
Para coleta de dados, foi utilizado um questionário com perguntas

relacionadas à identificação, estrutura, gestão de documentos, tratamento de
documentos eletrônicos, registros das atividades e aplicação da teoria na instituição
arquivística, o qual foi aplicado à pessoa responsável pelo arquivo. A aplicação do
questionário se deu pessoalmente, sendo que o respondente teve a oportunidade de
tirar qualquer dúvida durante o processo de resposta.
O instrumento foi construído com base em afirmações feitas na literatura
(principalmente por Herrera (1993)) e legislação. As perguntas foram estruturadas
em caráter misto: abertas e fechadas. Utilizou-se Escala Likert para mensuração de
algumas questões e ainda nas questões 3.4 e 6, utilizou-se escala baseada no
modelo proposto por Garlick (2001 p. 26), a qual é sugerida pelos autores para
avaliação das condições de preservação. A escala consiste em atribuir pesos para
as respostas, assim se estabelecem faixas de prioridade com relação à preservação
na instituição. A mesma escala foi utilizada para a mensuração da aplicação de
literatura na prática dos arquivos.
O questionário passou por pré-teste antes da aplicação. Participaram desta
fase dois docentes e um profissional da área de arquivos. Após as observações
pontuadas pelos profissionais, realizaram-se os ajustes necessários e,
posteriormente, o instrumento foi aplicado.
Também foi realizada uma visita nos ambientes de estudo, com intuito de
permitir que os entrevistados fizessem explanação sobre o funcionamento ou não da
gestão documental nos arquivos e utilizou-se a observação participante
(assistemática) para confirmação das informações fornecidas.
Como protocolo de observação verificou-se as condições do ambiente, os
procedimentos adotados em relação ao tratamento dos documentos, os controles
sobre as informações geradas, os tipos de acervo armazenados no arquivo, o nível
de maturidade da instituição sobre conhecimentos de gestão de documentos. De
posse das informações, elaborou-se um breve relatório sobre a visita na
organização.
35
Com o intuito de garantir a relação entre teoria e prática foram elaborados

quadros contendo os objetivos específicos da pesquisa e suas relações com o
referencial teórico, com o questionário, com a proposta da política de gestão de
documentos, conforme pode ser observado nos Quadros de 1 a 4.
36
Objetivo Itens da Teoria Observações

2 LITERATURA PERTINENTE Principais autores utilizados no estudo:
2.1 DEFINIÇÃO E HISTÓRICO DOS ARQUIVOS ANTUNES, 1996?
2. 2 O DOCUMENTO DE ARQUIVO E A TEORIA DAS ARQUIVO NACIONAL, 2005
BERNARDES, 1998
TRÊS IDADES CALDERON et al, 2004
CASTILHO, 1991
2.3 ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DE ARQUIVOS FONSECA, 1999
2.4 GESTÃO DE DOCUMENTOS HERRERA, apud SOUSA, 2003
JARDIM, 1987
2.4.1 Processos de Gestão de Documentos JARDIM, 2009
a) identificar na LOPES, 1996
2.4.1.1 Classificação MACHADO; CAMARGO, 2000
literatura os
processos de 2.4.1.2 Seleção RIBEIRO, 2005
gestão de RODRIGUES, 2006
2.4.1.2.1 Tabela de Temporalidade RONCAGLIO; SZVARÇA; BOJANOSKI;
documentos em
ambientes públicos 2004
2.4.1.3 Avaliação
SCHELLEMBERG, 2002
2.4.1.4 Destinação SOUSA, 2006
2.4.2 Legislação
2.5 POLÍTICAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
2.6 GESTÃO DE DOCUMENTOS E IMPACTOS NA
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
QUADRO 1- OBJETIVO A, RELAÇÃO COM ITENS DA TEORIA
Fonte: a autora, com base no trabalho
37
Objetivo Item questionário Item (ns) da Teoria correspondente(s) aos itens do

questionário
2. Estrutura da instituição 2.3 Administração Pública de Arquivos
3.1 Processos de Gestão de 2.4.1.1 Classificação

Documentos 2.4.1.2 Seleção
2.4.1.3 Avaliação
2.4.1.4 Destinação
3.2 Instrumentos de Gestão de 2.4.1.1 Classificação
Documentos 2.4.1.2.1 Tabela de Temporalidade
b) verificar junto aos 3.3 Avaliação e Destinação de 2. 2 O documento de arquivo e a Teoria das Três Idades
arquivos públicos Documentos 2.3 Administração Pública de Arquivos
municipais de Curitiba e 2.4.1.3 Avaliação
Região metropolitana como 2.4.1.4 Destinação
ocorre a gestão de 2.4.2 Legislação
documentos
3.4 Preservação 2.4.1.5 Preservação
3.5 Legislação 2.4.2 Legislação
4 Documentos eletrônicos 2.2 O documento de arquivo e Teoria das Três Idades
5 Registro das atividades de Gestão 2.6 Gestão de Documentos e Impactos na Administração
de documentos Pública
6 Aplicação da Teoria na Instituição 2.4 Gestão de Documentos
2.5 Políticas de Gestão de Documentos
QUADRO 2 - OBJETIVO B, RELAÇÃO COM ITENS DO QUESTIONÁRIO E ITENS DA TEORIA UTILIZADOS NA ELABORAÇÃO DO INSTRUMENTO
38
Objetivo Itens correspondentes no Observações

trabalho
c) comparar os 4 Análise e Discussão dos Para a consecução deste objetivo,
procedimentos elencados Resultados utilizou-se observação participante e
na literatura com a prática aplicação de questionário
nos arquivos públicos 4.7 Relatórios de visitas (elaborado conforme literatura).
APENDICE A- Questionário
QUADRO 3- OBJETIVO C, RELAÇÃO COM OS ITENS CORRESPONDENTES NO TRABALHO

Objetivo Itens correspondentes no Observações

trabalho
d) propor uma política de Para a consecução deste objetivo
gestão de documentos Figura 2- situação atual das políticas de considerou-se procedimentos
para os arquivos gestão de documentos adotados na literatura (situação
municipais de Curitiba e ideal para implantação de políticas
Região Metropolitana Figura 3- situação ideal das políticas de de gestão de documentos),
gestão de documentos informações obtidas por meio de
questionário e situação atual nos
5 Diretrizes para as políticas de Gestão
de Documentos arquivos, identificada na visita.
QUADRO 4- OBJETIVO D, RELAÇÃO COM OS ITENS CORRESPONDENTES NO TRABALHO

39
3.3 SISTEMATIZAÇÃO E ANÁLISE
Os dados coletados por meio da aplicação dos questionários foram

organizados no mesmo formato apresentado no instrumento, e analisados conforme
as categorias atribuídas às perguntas. Como resultado, obteve-se análise e
discussão da situação em que se encontra a gestão documental nos arquivos
públicos municipais de Curitiba e Região Metropolitana.
Já as informações coletadas por meio da observação realizada nas visitas,
foram estruturadas em forma de relatório.
O relatório gerado a partir das observações teve como propósito o registro
das informações fornecidas, para então, juntamente com a análise dos questionários
obter subsídios para elencar os itens da proposta de políticas de gestão de
documentos.
De posse dos resultados foram elaborados dois mapas, o primeiro (Figura 2)
representa a situação encontrada nos arquivos no que diz respeito às políticas de
gestão de documentos e o segundo (Figura 3) está relacionado à situação ideal,
segundo literatura.
Para cumprir os objetivos desta pesquisa, propuseram-se as diretrizes
necessárias para a constituição das políticas de gestão de documentos nos Arquivos
Municipais de Curitiba e Região Metropolitana, considerando os resultados e
literatura.
40
4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS
A análise dos dados foi realizada a partir dos blocos de divisão do

questionário (APÊNDICE A): Identificação da Instituição, Estrutura da Instituição,
Gestão de Documentos (processos de gestão de documentos, instrumentos de
gestão de documentos, avaliação e destinação dos documentos, preservação,
legislação), Tratamento dos Documentos Eletrônicos, Registro das Atividades de
Gestão de Documentos e Aplicação da Teoria na Instituição.
4.1 IDENTIFICAÇÃO DAS INSTITUIÇÕES
Com relação à identificação das instituições, percebe-se que, das quatro

instituições respondentes, duas são intituladas Arquivos Municipais e duas são
Arquivos Históricos.
Pela própria denominação, pode-se observar que a gestão de documentos é
um processo em fase inicial nos municípios. Segundo a literatura, pode-se pontuar
que os arquivos históricos devem ser transformados em arquivos públicos,
reservando um setor específico para a documentação histórica, e que se tornem os
responsáveis por gerir a massa documental pública ditando as regras da gestão de
documentos dentro de sua jurisdição.
4.2 ESTRUTURA DAS INSTITUIÇÕES
Para a análise da estrutura da instituição levou-se em consideração sua

posição em relação à estrutura municipal e os recursos humanos existentes.
Verificando as respostas, pode-se observar que os arquivos públicos estão
subordinados à Secretaria de Administração e os arquivos históricos estão
subordinados à Secretaria de Educação e Cultura e Secretaria de Cultura e Turismo.
No que diz respeito à existência de um organograma próprio da unidade
arquivística, somente uma das instituições tem a estrutura formalizada. O motivo
para a inexistência é o tamanho da estrutura, não havendo setores bem delineados
e poucos profissionais atuando na maioria dos arquivos.
41
A terceira pergunta deste bloco questionava a existência de profissional

responsável pela gestão de documentos na instituição. Os profissionais que atuam
nos arquivos não têm formação própria na área, em algumas instituições os
profissionais são da área da informação, possuindo formação em Biblioteconomia.
Há também profissionais da área de História e com formação em Gestão Pública.
Porém, percebe-se que a maioria tem formação apenas no Ensino Médio.
As informações sobre gestão de documentos nas instituições arquivísticas

estão divididas em cinco partes: processos de gestão de documentos, instrumentos
de gestão de documentos, avaliação e destinação dos documentos, preservação e
legislação.
Com relação aos processos de gestão de documentos existentes nas

instituições arquivísticas, utilizou-se questões mensuradas por meio de Escala
Likert, em que 1 representa concordo totalmente e 4 discordo totalmente. Constata-
se a partir das respostas do questionário que:
a) um respondente concorda que a instituição organiza os documentos
permanentes por meio de arranjo, os demais discordam;
b) três respondentes apresentam concordância no que diz respeito à
organização dos documentos por meio de classificação na instituição e um
discorda;
c) na afirmativa sobre a existência de avaliação de documentos recebidos,
produzidos e acumulados, um respondente concorda totalmente, dois
concordam e outro apresenta grau de discordância;
d) apenas um respondente concorda que existem processos de destinação e
eliminação de documentos na instituição arquivística até o momento, os
demais discordam;
42
e) três respostas com grau de concordância em relação à transferência de

documentos de idade intermediária para a instituição arquivística e uma com
grau de discordância;
f) três respondentes concordam que existe o processo de recolhimento de
documentos permanentes e um concorda totalmente.
Pode-se afirmar, por meio das respostas, que entre os processos de gestão
de documentos, ainda que em estágio inicial, o mais recorrente é o recolhimento de
documentos permanentes. Entre os processos não existentes nos órgãos,
destacam-se o processo de destinação e eliminação de documentos e de
organização de documentos permanentes por meio de arranjo, visto que apenas um
respondente apontou o desenvolvimento destas atividades na instituição.
Todos os processos de gestão de documentos são vitais, para que se possa
estabelecer uma política de gestão de documentos. Desta forma, é necessário que
se identifique a vida útil dos documentos, avaliando quais são de ordem permanente
e quais podem ser descartados (CASTILHO, 1991). Não se pode apenas pensar na
questão de documentos históricos, também é necessário que se racionalize a massa
documental de idade corrente e intermediária.
4.3.2 Instrumentos de gestão de documentos
Com relação ao uso de instrumentos de gestão de documentos, apenas um

dos respondentes concorda com a utilização de Tabela de Temporalidade, Manual
de Gestão de Documentos e da elaboração de Listagens de Destinação, os demais
discordam, o que mais uma vez reforça o estado incipiente ou inexistente de gestão
de documentos.
No que se relaciona à utilização de Código de Classificação, um respondente
concorda totalmente, um concorda e dois discordam da utilização. Pode-se constatar
que no item anterior (4.3.1) três respondentes concordaram com a organização de
documentos por meio de classificação, porém duas instituições não têm código de
classificação específico para a realização deste processo, utilizando-se de outras
formas para classificar seu conjunto documental.
Rodrigues (2006), explica que o acúmulo de documentos baseado em um
plano de classificação delineado, demonstra de forma clara qual é o fluxo das
43
atividades desenvolvidas e suas relações com as demais tarefas da organização. A

estruturação de um plano se refletirá no arquivo como um todo, deixando explícita a
missão da instituição, daí a importância de se atrelar um código à classificação
utilizada na organização.
Quanto ao uso de formulários, conforme se observa no Gráfico 1, três
respondentes concordam com a elaboração por parte da instituição de formulários
de transferência e um discorda.
Já no que diz respeito a formulários de recolhimento de documentos
permanentes, (ilustração no Gráfico 1), todos os respondentes concordam com a
existência do instrumento.
Formulários elaborados pela Instituição Arquivística
2 Tipos de formulário
0
Transferência Recolhimento
GRÁFICO 1- FORMULÁRIOS ELABORADOS PELAS INSTITUIÇÔES ARQUIVÍSTICAS

Fonte: a autora, com base nos dados da pesquisa
Pode-se observar a preocupação de registro dos documentos de Idade

Permanente recolhidos ou doados ao arquivo, pois a partir desses documentos que
irão se juntar aos fundos podem ser realizados trabalhos de compilação de
informações, utilização por pesquisadores acadêmicos, consulta por pessoas da
comunidade.
Com a manutenção do registro de recolhimento, os arquivos têm controle
sobre quem doou o material ou de que local foi recolhido e também podem registrar
a quantidade de documentos que está sendo incorporada aos fundos.
44
4.3.3 Avaliação e Destinação dos Documentos
A pergunta relativa à destinação de documentos levou em consideração os

critérios adotados (avaliados) pelos respondentes nas situações de transferência,
recolhimento ou eliminação, conforme ilustrado no Gráfico 2.
GRÁFICO 2- CRITÉRIOS UTILIZADOS NA SITUAÇÃO DE DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Percebe-se que apenas três dos quatro respondentes apontam critérios para
recolhimento e transferência de documentos, sendo que somente um dos
participantes da pesquisa selecionou como critério as Três Idades Documentais para
estes processos.
Apenas um dos respondentes assinalou critérios levados em consideração
para eliminação (Três Idades Documentais e aspectos legais), já os demais
respondentes não assinalaram critérios para esta categoria, visto que nenhuma das
demais instituições realiza esse processo até o momento.
Pode-se pontuar que o conceito das Três Idades Documentais, baseado no
ciclo de vida dos documentos, segundo o qual os arquivos podem ser correntes,
45
intermediários ou permanentes, e que norteia a prática da arquivística (MACHADO;

CAMARGO, 2000) ainda é desconhecido pela maior parte dos respondentes.
No que diz respeito à eliminação de documentos, apenas um respondente
disse haver existência de publicação de Editais de Eliminação em Diário Oficial e a
existência de Comissões de Avaliação de Documentos, já que nas demais
instituições arquivísticas não há o processo de eliminação. Constata-se que, mesmo
havendo Resoluções do CONARQ e a Lei 8.159 que determinam a constituição de
comissões e divulgação das eliminações em meios de comunicações oficiais, esses
procedimentos não ocorrem na maioria dos arquivos que são objeto desta pesquisa.
4.3.4 Preservação
Com relação às premissas utilizadas para mensuração do estágio de

preservação na instituição, adaptou-se uma escala sugerida por Garlick (2001) em
uma escala com pesos. Os pesos da escala são os seguintes: muitos=1, alguns=5,
poucos= 10 e nenhum= 15. Quanto maior a pontuação, maior a necessidade de
priorizar a questão da preservação.
A pontuação pode ser dividida em três faixas distinta, levando em
consideração a menor e a maior pontuação a ser atingida. No caso em questão,
eram cinco afirmações que determinavam princípios pertinentes ao processo de
preservação (pergunta 3.4 do questionário). Deste modo, a menor pontuação a ser
alcançada é 05 e a maior é 75. A faixa de 05-25 representa baixa prioridade com
relação à preservação, a faixa de 26-50 média prioridade e a faixa de 51-75 alta
prioridade.
Por meio do Gráfico 3, percebe-se que a maior pontuação foi obtida nas
respostas de B, num total de 51 pontos (encontra-se no início da faixa considerada
de alta prioridade). No ponto intermediário estão as respostas de A, que atingiu 28
pontos e por fim, na faixa de baixa prioridade, as respostas de C e D com 19 pontos.
Os níveis de pontuação alcançados pelas instituições quanto à preservação
de documentos, em sua maioria, apresentam-se na faixa de média prioridade, ou
seja, alguns aspectos relativos à preservação estão sendo levados em consideração
(tais como: acondicionamento e armazenamento), já o processo de microfilmagem
inexiste nas instituições.
46
Preservação de Documentos
75
65
55 51
45
Pontuação (Prioridade de
35 Preservação)
28
25 19 19
15
5
Respondente Respondente B Respondente C Respondente D
A
GRÁFICO 3- PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

4.3.5 Legislação
Quando perguntados sobre a formalização da instituição arquivística por meio

de legislação, três dos quatro respondentes afirmaram haver a existência e citaram a
lei ou decreto de criação. Apenas um respondente afirma que a instituição
arquivística não está formalizada ainda, conforme pode ser observado no Gráfico 4.
Com relação à utilização de resoluções do CONARQ, dois respondentes
citaram a utilização, um respondeu que não há utilização e um não respondeu à
questão.
47
GRÁFICO 4- FORMALIZAÇÃO DO ARQUIVO POR MEIO DE LEGISLAÇÃO

4.4 TRATAMENTO DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
Com relação à existência de diretrizes para gestão de documentos

eletrônicos, um dos respondentes disse haver diretrizes estabelecidas para o
armazenamento, recuperação e preservação deste tipo de suporte. Todos os demais
respondentes afirmaram não haver diretrizes estabelecidas. Os motivos citados
foram o pouco tempo de funcionamento da instituição, andamento de processo de
implantação de digitalização de documentos para criação de site com essas
informações, e por ainda não haver a implantação do processo de gestão de
documentos.
Quanto à diferenciação dos procedimentos adotados em relação aos
documentos eletrônicos, um respondente afirmou não haver diferença, outro citou a
forma de acondicionamento diferenciada para documentos em suporte físico, um
respondente citou a questão de preservação a longo prazo deste tipo de
documentos e outro não respondeu à questão.
Observa-se que o tratamento dos documentos produzidos em meio eletrônico
é uma das preocupações das instituições participantes, porém ainda não está
estruturado, pois em sua maioria os órgãos não apresentam normas quanto ao
armazenamento, tratamento e descarte.
48
4.5 REGISTRO DAS ATIVIDADES DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
Quando questionados sobre a existência de instrumentos de pesquisa que

permitem a localização de documentos na instituição (conseqüentemente auxiliando
no processo de recuperação da informação), todas as opções fornecidas foram
citadas pelo menos por um respondente, conforme pode ser observado no Gráfico 5.
Entre os instrumentos mais usados estão as bases de dados e listagens.
Ainda houve a complementação, no item outros, do instrumento entrevista, citado
por um dos respondentes. Pode-se pontuar por meio das respostas que todas as
instituições de alguma forma registram suas informações para facilitar a recuperação
dos documentos arquivísticos.
GRÁFICO 5- INSTRUMENTOS DE PESQUISA

Fonte: a autora com base nos dados da pesquisa
4.6 APLICAÇÃO DA TEORIA NA INSTITUIÇÃO
Para a análise deste item, utilizou-se a mesma escala do item preservação

(4.3.4) formulada por Garlick (2001), na qual quanto maior a pontuação atribuída às
afirmações, menores as aplicações realizadas nas instituições em contrapartida ao
que diz a teoria da área de arquivos. Neste caso, a menor faixa de pontuação a ser
atingida é 10 e a maior 150. A faixa de 10-50 configura a alta existência de aplicação
da teoria na instituição, a faixa de 51-100, média existência e por fim, a faixa de 101-
150, baixa existência.
49
Conforme se pode constatar no Gráfico 6, a instituição A está na faixa de

baixa existência de aplicação da teoria de arquivos (já que recebeu a maior
pontuação). A instituição B e C estão na faixa de aplicação média da teoria de
arquivos nos órgãos. Apenas a instituição D está na faixa que representa alta
aplicação da teoria arquivística.
Na instituição A, as únicas aplicações da literatura, apontadas pelo
respondente se relacionam aos itens: incorporação de fundos e manutenção da
informação atualizada e reconhecimento por parte dos funcionários do valor da
documentação e das informações provenientes dos arquivos.
Nas instituições B e C, percebe-se que as respostas com relação à literatura
se enquadram em sua maioria nas faixas de respostas que denotam alguma
existência ou pouca existência dos processos apontados na literatura.
Por fim, na instituição D, percebe-se que as respostas estão na faixa de alta
existência dos procedimentos relacionados na literatura, demonstrando a aplicação
de quase todos os processos relacionados à gestão de documentos.
Os resultados denotam que ainda há ausência de gestão de documentos nas
instituições de um modo geral ou mesmo de noções mais aprofundadas da área de
Arquivologia.
GRÁFICO 6- TEORIA DE ARQUIVOS APLICADA NAS INSTITUIÇÕES

50
4.7 RELATÓRIOS DAS VISITAS REALIZADAS
Os relatórios de visitas apontam pontos relevantes em relação à observação

participante realizada durante o processo de visita nas instituições arquivísticas
desta pesquisa.
4.7.1 Relatório de Visita: Arquivo de Araucária
O Arquivo da cidade de Araucária denomina-se Arquivo Histórico Archelau de

Almeida Torres, foi fundado no ano de 1996 com intuito de reunir documentos sobre
a memória e história do município de Araucária.
A instituição arquivística está subordinada à Secretaria Municipal de Cultura e
Turismo. Como foi criada com intuito de preservação da documentação de cunho
histórico, a instituição não têm trabalhos relacionados à gestão de documentos até o
momento. Apesar de utilizar alguns dos processos e instrumentos que fazem parte
das políticas de gestão documental tais como: classificação e termo de recolhimento
de documentos.
Os fundos do Arquivo são compostos por cerca de 19.000 fotografias, fichas
de alistamento militar, documentos sobre a cultura polonesa (característica do
município), jornais da cidade, legislação do município.
Os documentos estão organizados segundo classificação elaborada por
profissional da área de biblioteconomia. A classificação utilizada consiste em colocar
primeiramente o assunto que está sendo tratado, na seqüência o município, a data e
o fundo ao qual o documento pertence. Por exemplo:
HECA- História econômica, cultural administrativa
ARA- Cidade de Araucária
1923- Ano de produção do documento
FWCH- Fundo Wachowickz
Essas informações ficam registradas em fichas próprias para identificação dos
documentos, que facilitam o processo de recuperação. Assim, como para
documentos textuais existe ficha própria para identificação de fotos.
Há a preocupação de reunir o máximo de informações possíveis sobre os
documentos e fotos para que a história do município seja preservada.
51
Há digitalização das fotos consideradas importantes ou que serão utilizadas

em algum evento na cidade. Para controle e recuperação das fotos utiliza-se o
programa Picasa (um software para armazenamento de imagens) e atribuem-se
palavras- chave que são usadas no momento de recuperação.
Existem dois profissionais diretamente responsáveis pelo arquivo um com
formação em história e outro técnico administrativo.
Já no que diz respeito ao ambiente físico, os documentos estão
acondicionados em caixa arquivo de material plástico e ainda em fichários. Os
armários são de aço e as estantes removíveis e não-removíveis. Há também uma
sala para consulta com mesas de vidro.
O arquivo atende solicitações do público externo. As pesquisas, geralmente,
são sobre a história da região e sobre estudos acadêmicos.
O arquivo realiza trabalhos com seus fundos arquivísticos. Já foram lançados
5 livros com relação à história, as tradições, a cultura e o trabalho na cidade.
Também já lançaram calendários com as fotos dos fundos, selecionando para cada
ano uma temática diferente.
Pode-se observar que existe profunda preocupação com a recuperação das
informações dos fundos arquivísticos, bem como em manter um trabalho que
estreite as relações entre a comunidade e o arquivo como fonte de informação sobre
a memória e a história da cidade. Porém, no que se relaciona à gestão de
documentos, percebe-se que não há processos e instrumentos estruturados que
possam comportar a implantação de políticas de gestão de documentos. O primeiro
passo a ser considerado é a transformação do arquivo histórico em arquivo público.
4.7.2 Relatório de Visita: Arquivo Campo de Largo
O arquivo de Campo Largo foi criado em 26 de setembro de 1992, intitula-se

Acervo Histórico.
A organização dos documentos é feita por assunto e ano. O acervo é
composto por fotografias, processos doados, livros de alistamento militar,
depoimentos, jornais da cidade entre outros.
Ainda não há informações consistentes sobre as fotos, mas pretende-se
realizar trabalho com elas, pois em breve haverá o aniversário de 140 anos da
52
cidade e esse acervo fotográfico será importante na reconstituição da história do

município.
Há pretensão de se formalizar o arquivo por meio de legislação, bem como de
transformá-lo em um arquivo público, posteriormente, quando o mesmo obtiver
espaço físico adequado.
Quanto ao espaço físico, as estantes são de madeira e há alguns armários de
aço. Os documentos ficam acondicionados em caixas- arquivo de papel e alguns em
pastas plásticas. Não há ar condicionado ou controle de temperatura.
Para controle dos documentos, a instituição tem termo próprio para os casos
de doação e de empréstimo de material.
Até o momento a instituição arquivística não realiza nenhum processo de
gestão de documentos, entre os elencados na literatura, mas apresenta o desejo de
iniciar seus trabalhos na área, futuramente. Outra preocupação é de adequação de
espaço para que os cidadãos da cidade procurem o arquivo como uma fonte de
informação em busca de seus direitos e de sua história.
4.7.3 Relatório de Visita: Arquivo de Curitiba
O arquivo de Curitiba foi implantado em 2004, por meio de legislação que cria
a instituição na cidade. Porém, a gestão de documentos no município é anterior a
essa formalização, iniciou-se no ano de 1993 quando o arquivo era apenas um setor
denominado ”arquivo geral”. O trabalho nesta época foi realizado em estágio
bastante inicial, pois a lei que define o que é gestão de documentos no Brasil é de
1991.
No ano de 2004, quando houve a criação do arquivo, contratou-se uma
consultoria para implantação da gestão de documentos. Esta consultoria fez o
levantamento dos fluxos documentais, criou códigos de classificação e tabelas de
temporalidade para as áreas meio e fim. Houve ainda o produto final que se
materializou em um Manual de Gestão de Documentos, construído a partir de
diretrizes estabelecidas pelo CONARQ.
A implementação de um programa estruturado de gestão de documentos
ocorreu somente no ano de 2006. Neste ano, foi contratada nova consultoria para
auxiliar na revisão de tabelas de temporalidade e códigos de classificação de
documentos. Este trabalho ainda está sendo realizado em vários órgãos municipais.
53
No que se relaciona a seus fundos, o arquivo municipal têm documentos

microfilmados datados do século passado, porém não há mais na instituição o
procedimento de microfilmagem.
O espaço físico é amplo, o mobiliário é composto por estantes de aço não
removíveis, e ainda existem em número reduzido algumas estantes com prateleiras
em madeira.
A instituição tem padrões registrados para a entrada de documentos no
arquivo, as etiquetas das caixas são padronizadas para auxiliar a recuperação da
documentação.
Quanto à disponibilização de informações, é oferecido ao cidadão e aos
servidores públicos (desde que comprovem a necessidade e/ou direitos sobre o
documento) um serviço de digitalização do documento solicitado e o mesmo pode
ser enviado envio por e-mail. As informações que são digitalizadas incorporam uma
base de dados, que armazena os documentos solicitados para facilitar a
recuperação e disseminação da informação para os usuários.
Existe ainda a idéia de digitalizar os documentos de idade permanente para
disponibilizar à sociedade via internet, o que permitirá um canal de comunicação
mais ágil e de fácil acesso pela população.
Já os documentos de idade intermediária e permanente ficam armazenados
em depósito apropriado no bairro Capão Raso. Neste espaço destinado ao arquivo
intermediário e permanente, a documentação recebe o tratamento adequado
conforme suporte físico.
Percebe-se que a gestão de documentos já está implementada no arquivo e
os trabalhos de atualização dos processos e instrumentos ocorre de maneira
constante.
4.7.4 Relatório de Visita: Arquivo de Fazenda Rio Grande
O município de Fazenda Rio Grande foi fundado no ano de 1990.

Anteriormente era Distrito da cidade de Mandirituba, é uma cidade ainda recente se
comparada com outras da região Metropolitana de Curitiba.
Também é recente a fundação do arquivo municipal, criado em 18 de
setembro de 2008, como Arquivo Público de Fazenda Rio Grande. A instituição
54
arquivística está subordinada à Gerência Municipal de Administração e funciona há

pouco mais de um ano.
Por ter sido criado recentemente, o Arquivo do município ainda está em
processo de organização, de criação dos instrumentos de gestão de documentos e
de adequação do espaço físico.
No momento, o arquivo armazena documentos da área da saúde, do
planejamento e da educação. À medida que a documentação vai sendo organizada,
documentos de outras secretarias vão sendo incorporados ao processo.
Os documentos estão separados por órgãos produtores e acondicionados em
caixas arquivo de material plástico. Para identificação do conteúdo das caixas,
utilizam-se etiquetas padronizadas com informações do órgão produtor, número
seqüencial da caixa, e assunto ou tipo documental.
Para controle dos documentos acondicionados nas caixas, existe uma base
de dados que armazena as informações sobre o conteúdo e localização.
Com relação ao ambiente físico, os documentos estão armazenados em
estantes de aço não-removíveis, não há ar condicionado e equipamento para
controle de umidade.
Existem três profissionais que trabalham no arquivo: um com formação em
biblioteconomia e outros dois com função de assistentes administrativos.
Os profissionais que atuam no arquivo estão incentivando a criação de
classificação e tabela de temporalidade de documentos. Não houve eliminação até o
momento, pois não há Comissões de Avaliação constituídas e nem instrumentos de
Gestão de Documentos aprovados.
Percebe-se a necessidade de criação de um padrão ou norma para a entrada
de documentos no arquivo, bem como a regulamentação das transferências.
O arquivo atende a solicitações de público externo mediante processo
protocolado, porém ainda não tem qualquer folder, cartaz ou outros meios de
divulgação dos serviços prestados.
Pode-se observar que a gestão de documentos na instituição ainda está em
nível inicial, mas há preocupação por parte dos responsáveis com o assunto.
55
4.8 CONSIDERAÇÕES SOBRE AS ANÁLISES E VISITAS
De acordo com as informações analisadas, por meio dos questionários e da

observação participante in loco pode-se perceber que a maioria das instituições
arquivísticas ainda não tem os processos de gestão de documentos estruturados.
Há o desejo por parte dos recursos humanos em aplicar melhorias, bem como
o reconhecimento do valor da informação proveniente dos arquivos. Porém, não há
profissionais da área de arquivos nas instituições e poucos profissionais da área de
informação.
Verifica-se que as necessidades de políticas que determinem a gestão de
documentos vão desde a formalização dos arquivos até um nível mais complexo,
como o conhecimento e aplicação da teoria da área de Arquivologia. Apenas uma
das instituições utiliza instrumentos como tabela de temporalidade, manual de
gestão de documentos e listagens de destinação. Verifica-se ainda que a eliminação
de documentos ocorre apenas em um dos arquivos, demonstrando a imaturidade
das instituições em relação aos processos de gestão documentária.
Sabendo-se das dificuldades encontradas na área pública, levando em
consideração as peculiaridades que os municípios brasileiros apresentam e
baseando-se na necessidade de constituir uma política de gestão de documentos
arquivísticos, serão elencadas as diretrizes necessárias para adequação de uma
política de gestão documentária nas instituições participantes desta pesquisa.
56
5 DIRETRIZES PARA POLÍTICAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
A proposta de diretrizes para a composição das políticas de gestão de

documentos baseia-se nas informações obtidas na análise dos questionários, nos
relatórios de visita, na literatura apresentada neste trabalho, na publicação do
CONARQ “Subsídios para a Implantação de uma Política Arquivística de
Documentos” (MACHADO; PAES, 2000) e no livro “Como implantar Arquivos
Públicos Municipais” do projeto “Como fazer”, do Arquivo da cidade de São Paulo
(MACHADO; CAMARGO, 2000).
Levou-se em consideração, ainda, as etapas já existentes nos municípios,
conforme demonstrado na Figura 2, que representa a situação da gestão de
documentos nos arquivos participantes da pesquisa.
Já a Figura 3 demonstra a situação ideal para a política de gestão de
documentos nas instituições arquivísticas, considerando literatura da área.
57
FIGURA 2- SITUAÇÃO ATUAL DAS POLÍTICAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

58
FIGURA 3- SITUAÇÃO IDEAL DAS POLÍTICAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Fonte: a autora, com base nos dados da pesquisa e literatura.
59
Nos itens de 5.1 a 5.8 elencam-se as diretrizes para a constituição de uma

política de gestão de documentos, representada na Figura 3, como sendo a situação
ideal para os arquivos municipais.
5.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
As diretrizes necessárias relacionadas à estrutura são:
a) transformar os arquivos históricos em arquivos públicos;

b) realizar levantamento da estrutura organizacional (organograma);
c) procurar espaço adequado (longe de rios, prédio em bom estado de
conservação, instalações adequadas, facilidade de acesso);
d) estudar a melhor estrutura física (mobiliário adequado, material para
acondicionamento, observação das instruções do CONARQ);
e) contratar recursos humanos especializados (arquivista ou técnico de
arquivo, historiador para análise da documentação permanente,
profissionais da informação);
f) estabelecer recursos materiais necessários. (MACHADO; PAES, 2000)
Na etapa de definição de implementação dos processos de gestão de

Documentos na instituição é importante manter relação estreita com os valores do
município, cultura, tradições, bem como visualizar a questão legal que envolve cada
documento (SCHELLEMBERG, 2002; MACHADO; PAES, 2000).
Esta etapa pode ser dividida em 5 subetapas relacionadas à gestão de
documentos: classificação, tabela de temporalidade, avaliação e destinação de
documentos, e preservação.
60
5. 2.1 Classificação e Arranjo
Para adequar a classificação e arranjo são necessários:
a) decidir qual o melhor método de classificação a ser adotado (por

exemplo, classificação por assunto, por tipo documental, geográfica,
cronológica);
b) determinar o código de classificação a ser utilizado (método decimal ou
outro considerado apropriado);
c) distinguir atividades- meio e atividades-fim;
d) diferenciar documentos de arquivo dos de ordem diversa (como por
exemplo, documentos de biblioteca);
e) orientar os funcionários a classificar o documento no momento de
produção (pois quem produz o documento, sabe sua finalidade e conteúdo
tornando a tarefa de classificar mais fácil);
f) anotar no próprio documento o código de classificação
(MACHADO;CAMARGO, 2000).
g) determinar o arranjo para os documentos permanentes.
5. 2.2 Seleção e Tabela de Temporalidade
As diretrizes necessárias para o processo de seleção, no qual é utilizada a

tabela de temporalidade são:
a) atrelar ao código de classificação a tabela de temporalidade de
documentos (que estipulará o prazo de guarda e destinação);
b) estabelecer informações da unidade de arquivo, do prazo de guarda e
destinação, das justificativas e observações legais para descarte ou não;
c) formalizar o código de classificação e tabela de temporalidade por meio de
legislação. (MACHADO; CAMARGO, 2000)
61
5. 2.3 Avaliação e destinação de documentos
Para que o processo de avaliação e destinação de documentos seja efetivo, é

necessário:
a) formalizar Comissão de Avaliação de Documentos (deve ser composta por
representantes do órgão produtor e do arquivo);
b) analisar o valor secundário dos documentos;
c) estabelecer critérios para a destinação de documentos;
d) decidir a destinação adequada. (MACHADO; CAMARGO, 2000).
5.2.4 Preservação
A preservação dos documentos é determinante para a proteção do patrimônio

documental e deve:
a) garantir os cuidados necessários relativos aos documentos permanentes
(condições de temperatura, luminosidade, manuseio);
b) criar estratégias de preservação de documentos;
c) manter os documentos de forma que possam ser acessados rapidamente.
(SCHELLEMBERG, 2002).
5.3 INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
É necessário estabelecer formas de controle sobre a documentação, portanto

as instituições arquivísticas devem:
a) utilizar código de classificação e tabela de temporalidade aprovados durante
o processo de implantação da gestão de documentos;
b) elaborar Manual de Gestão de Documentos;
c) utilizar formulários adequados para transferência, recolhimento e eliminação
de documentos;
d) elaborar listagem de eliminação que deve ser publicada em meio de
comunicação oficial (MACHADO;CAMARGO, 2000) .
62
5. 4 REGISTRO DAS ATIVIDADES
A etapa de registro das atividades relacionadas à gestão de documentos

serve para facilitar a recuperação da informação arquivística, atender melhor a
sociedade e manter a transparência do trabalho realizado. O registro de atividades
diz respeito:
a) elaborar instrumentos que facilitem a recuperação da informação (por
exemplos dossiês e bases de dados);
b) realizar trabalhos com os fundos arquivísticos (integrando a comunidade e
gerando a percepção de arquivo como fonte de informação);
c) divulgar os serviços oferecidos;
d) registrar normas para o uso e acesso aos documentos.
5.5 DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
Os documentos eletrônicos das instituições arquivísticas devem receber

tratamento e para tanto é preciso: aplicar os mesmos procedimentos para os
documentos em suporte tradicional, levando em consideração a preservação e
recuperação das informações a longo prazo (ROCHA et al, 2006).
5.6 LEGISLAÇÃO
Como em todos os ambientes, os arquivos também devem considerar a

legislação para a área e:
a) respeitar as normas e resoluções do CONARQ;

b) regulamentar a existência e as atividades pertinentes ao arquivo.
5.7 TEORIA DA ÁREA DE ARQUIVOS APLICADA NA INSTITUIÇÃO
É imprescindível que as instituições arquivísticas conheçam e utilizem os

princípios determinados pela literatura da área, para que possam tratar
adequadamente a documentação e para que se mantenham atualizadas com
63
relação às mudanças, técnicas e tecnologias que venham a auxiliar todo o processo

de gestão documental.
5.8 AVALIAÇÃO DO PROCESSO
Como em qualquer trabalho realizado, a etapa de avaliação é vital para que

seja possível obter um retorno sobre o trabalho desenvolvido na instituição e ainda
oferecer melhorias em todas as atividades realizadas. Para o processo de avaliação,
sugere-se:
a) realizar avaliação constante do processo de gestão de documentos (as
atividades públicas são dinâmicas e o processo de gestão de documentos
também deve ser);
b) oferecer feedback para dúvidas de pesquisadores e servidores;
c) propor melhorias sempre que houver necessidade;
d) observar se a legislação vigente no país, bem como se as recomendações
do CONARQ, estão sendo cumpridas.
5.9 SÍNTESE
As diretrizes necessárias para o estabelecimento de políticas de gestão de

documentos, consideradas nesta pesquisa, podem ser sintetizadas por meio de sua
estrutura que abrangeu os assuntos: estrutura organizacional, gestão de
documentos, instrumentos de gestão de documentos, registro das atividades,
documentos eletrônicos e avaliação do processo.
Considera-se que estas diretrizes, são apenas medidas iniciais em relação à
implantação de uma política de gestão documental. Dessa forma, a mesma deve ser
revista constantemente para atender as necessidades específicas de cada uma das
instituições estudadas na pesquisa.
64
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Esta pesquisa teve como objetivo constituir as diretrizes necessárias para

estabelecer as Políticas de Gestão de Documentos nos Arquivos Públicos
Municipais de Curitiba e Região Metropolitana.
Partindo do objetivo geral formulado, foi necessário identificar na literatura e
legislação quais são os processos de gestão de documentos em ambientes públicos,
verificar junto aos Arquivos Públicos Municipais de Curitiba e Região Metropolitana
como ocorre a gestão de documentos, comparar os procedimentos elencados na
literatura com a prática nos arquivos públicos, e, por fim, propor uma política de
gestão de documentos para os arquivos municipais de Curitiba e Região
Metropolitana.
Quanto à identificação dos processos de gestão de documentos em
ambientes públicos, buscou-se literatura da área que aborda os processos
necessários desde a produção do documento até o momento de destinação final.
Para a verificação de como ocorre a gestão de documentos em Arquivos
Municipais de Curitiba e Região Metropolitana, aplicou-se questionário ao
responsável pelo arquivo e realizou-se visitas in loco para coleta das informações.
Para comparação dos procedimentos elencados na literatura com a prática
nos arquivos, utilizou-se a análise dos questionários, principalmente o item 6, que
corresponde a Teoria de arquivos aplicada nas Instituições Arquivísticas. Neste item,
cada instituição participante da pesquisa, recebeu pontuação conforme o “nível de
maturidade” em que se encontram os procedimentos de gestão de documentos.
A proposta de política de gestão de documentos teve como sustentação a
situação atual da gestão de documentos nas instituições e a situação ideal, proposta
por meio de literatura da área. Com base nas informações coletadas e analisadas,
elencaram-se os principais componentes necessários para o estabelecimento de
uma política de gestão documental no âmbito das instituições que fizeram parte
desta pesquisa.
Com a realização deste estudo foi possível observar que ainda há carência de
informações e políticas de gestão de documentos nas instituições estudadas. Pelas
próprias denominações, existem arquivos que não se tornaram públicos, ainda são
arquivos históricos.
65
No que se relaciona ao perfil dos profissionais que atuam nas instituições

arquivísticas, percebe-se que não há arquivistas de formação.
Nos aspectos coletivos de cada instituição, percebe-se que em todas a maior
preocupação é com a questão de preservação dos fundos arquivísticos. Na maioria
dos arquivos, ainda não está visível a cultura de gerir a documentação pública nas
idades corrente e intermediária, apesar de todos os respondentes demonstrarem
interesse e preocupação com relação ao assunto.
As necessidades percebidas, com relação à implantação de princípios de
gestão de documentos nas instituições arquivísticas, envolvem: material necessário
para realização do trabalho, em alguns casos estrutura adequada, sistematização de
processos e construção de instrumentos relacionados às políticas de gestão de
documentos. Somente uma das organizações participantes da pesquisa apresenta o
processo de gestão de documentos formalmente registrado.
Com relação à teoria da área de arquivos, percebe-se que premissas
importantes apontadas pelos autores da área ainda não são conhecidas.
Levando em consideração os resultados da pesquisa e refletindo sobre a
busca por qualidade dos serviços prestados à comunidade, assim como o registro
da memória institucional e da história do município, pode-se afirmar que estes são
os principais motivos norteadores para a implantação da gestão de documentos nas
instituições participantes da pesquisa.
Schellemberg (2002 p.25) chama a atenção para o desconhecimento das
funções dos arquivos, que ilustra a situação do país no que diz respeito à
instituições desta natureza:
se perguntássemos a um homem comum da rua por que razão os

governos criam arquivos, ele por certo nos interrogaria: - Que vem a
ser arquivo? Se lhe explicássemos os objetivos de uma instituição
desta natureza, provavelmente ele responderia, tratar-se de mais
um exemplo sobre as extravagâncias do governo. Quanto ao
material de arquivo faria uma pergunta final: Por que não queimar
esta papelada toda?
A proposta desenvolvida nesta pesquisa é uma sugestão que pode minimizar

a deficiência encontrada em milhares de municípios brasileiros: a falta da
constituição de arquivos e da implantação de uma política de gestão de documentos.
66
O arquivo é uma fonte de informação riquíssima, sua formalização e trabalhos

devem ser divulgados à comunidade para que a mesma desmistifique a concepção
de arquivos são uma “montanha de papéis sem utilidade”.
Quanto às dificuldades na realização desta pesquisa, encontram-se no fator
humano, no que diz respeito ao receio e dificuldade da divulgação de informações.
Pode-se citar também, a dificuldade em encontrar contatos para a realização da
pesquisa nas instituições, como números de telefone, e-mail, site, e ainda, a
necessidade de deslocamento para outras cidades para realização das visitas in
loco. Já no que diz respeito às limitações, pode-se citar o conhecimento básico de
arquivologia.
Com relação à proposta, reforça-se que esta não seja estática, muito pelo
contrário deve ser dinâmica, acompanhar a evolução da literatura da área, as leis
vigentes no país e as necessidades da administração pública, visto que estas
atividades mudam constantemente e os documentos que são produzidos em uma
determinada época podem não ser mais necessários em outra.
Quanto às orientações para trabalhos futuros, é importante que a proposta
seja apresentada e avaliada por pelo menos um dos arquivos que participou da
pesquisa. É necessária, ainda, a realização de estudos em outros arquivos;
pesquisa em arquivos da esfera estadual para verificar como a questão das políticas
de gestão de documentos está configurada; verificação das razões da falta de
sensibilização dos administradores públicos em relação ao patrimônio documental e
os benefícios que a gestão da informação pode agregar ao processo de implantação
de projetos de gestão de documentos nas organizações públicas.
67
REFERÊNCIAS
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Arquivo Nacional, 1996(?).
ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de

Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. São

Paulo: T.A.Queiroz, 1991.
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BRASIL, Lei nº8. 159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial, Brasília, 9 jan.
1991. Disponível em: <www.planalto.gov.br>. Acesso em: 25 jun. 2009.
BRASIL, Decreto nº 4073, de 03 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei no 8.159,

de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados. Diário Oficial, Brasília, 4 jan. 2002. Disponível em:
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BRASIL, Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Dispõe sobre a

salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse
da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública
Federal, e dá outras providências. Diário Oficial, Brasília, 30 de dezembro de 2002.
Disponível em: <www.planalto.gov.br>. Acesso em: 25 jun. 2009.
CALDERON, Wilmara Rodrigues et al. O processo de gestão documental e da

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v. 33, n. 3, p.97-104, set./dez. 2004.
CASTILHO, Ataliba Teixeira de. A sistematização de arquivos públicos. São

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Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos
órgãos e entidades integrantes do Poder Público. Diário Oficial, Brasília, 23 maio
1997. Disponível em: <www.conarq.arquivonacional.gov.br>. Acesso em: 13 maio
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68
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Disponível em:< www.arquivistica.net>. Acesso em: 10 maio 2009.
SOUSA, Renato Tarcísio Barbosa. O arquivista e as políticas públicas de arquivo.

In:_____Anais: II Congresso Nacional de Arquivologia, Porto Alegre, 2006.
YIN, Robert K. Estudo de caso: planejamento e métodos. Porto Alegre: Bookman,

2005.
70
APÊNDICE A- QUESTIONÁRIO
71
Informações Preliminares
Você está participando de uma pesquisa acadêmica - um trabalho de conclusão de curso-

do Curso de Gestão da Informação da Universidade Federal do Paraná. O objetivo desta
pesquisa é observar as políticas de gestão de documentos existentes nos Arquivos
Municipais de Curitiba e Região Metropolitana. De posse das informações, serão
elaborados relatórios sobre a situação da gestão documental nos municípios e uma
proposição de políticas de gestão de documentos, considerando-se pontos evidenciados
na literatura. O interesse desta pesquisa é exclusivamente para fins acadêmicos. Uma
cópia deste trabalho será disponibilizada no Portal de Gestão da Informação
(www.decigi.ufpr.br) e na Biblioteca do Setor de Ciências Sociais Aplicadas da
Universidade Federal do Paraná.
1- Identificação da Instituição
a) Nome:
b) Endereço:
c) Site:
d) Data de criação:
2- Estrutura da Instituição
a) A qual secretaria ou órgão a instituição está subordinada?
b) Existe organograma próprio da unidade arquivística?

( ) Sim
( ) Não
c) Existe responsável pela gestão de documentos na instituição?

( ) Sim
( ) Não
Se sim, Indique quantos responsáveis e qual a formação do profissional.

72
3- Gestão de Documentos
Com relação às afirmativas dos itens 3.1 e 3.2, utilize a seguinte escala para suas
respostas:
1- Concordo Totalmente
2- Concordo
3- Discordo
4- Discordo Totalmente
3.1- Processos de Gestão de Documentos
a) Com relação aos processos de Gestão de Documentos realizados na instituição

arquivística:
Organiza-se documentos permanentes por meio de arranjo

Organiza-se documentos correntes por meio de classificação
Realiza-se avaliação de documentos recebidos, produzidos e
acumulados
Realiza-se processo de destinação de documentos recebidos,
produzidos e acumulados
São eliminados documentos que já cumpriram seu prazo de
validade
São transferidos para o arquivo municipal documentos de
arquivos setoriais de idade intermediária
São recolhidos ao arquivo municipal documentos de idade
permanente
3.2 Instrumentos de Gestão de Documentos
a) Com relação aos instrumentos que apóiam a atividade de gestão de

documentos:
A instituição utiliza Código de Classificação de documentos
A instituição utiliza Tabela de Temporalidade de Documentos
A instituição utiliza Manual de Gestão de Documentos
A instituição elabora Listagens de Destinação de Documentos
A instituição elabora Formulários para Transferência de

Documentos para a instituição
A instituição elabora Formulários para Recolhimento de
Documentos Permanentes
73
3.3 Avaliação e Destinação dos Documentos
Com relação à avaliação e destinação de documentos, assinale (X) no quadro

abaixo:
a) Quais são os critérios adotados nas situações de transferência,
recolhimento ou eliminação?
Critérios/Destinação Transferência Recolhimento Eliminação

Prazos de Temporalidade
(Três Idades
Documentais)
Aspectos legais
Valor histórico
Tradições do município
Cultura
Importância para o
município
Valor probatório
Outros.Quais?_________
_
a) Existe o procedimento de publicação em Diário Oficial (ou em outros

meios) de Editais de Eliminação?
( ) Sim
( ) Não
b) Existem Comissões de Avaliação de Documentos constituídas para

avaliação da documentação?
( ) Sim
( ) Não
3.4 Preservação
a) Em caso de recolhimento, os documentos:

Muitos Alguns Poucos Nenhum
são acondicionados
adequadamente
são armazenados
adequadamente
recebem tratamento conforme
suporte físico
são microfilmados
são organizados de forma a
facilitar a recuperação da
informação arquivística
74
3.5 Legislação
a) O Arquivo Municipal está formalizado por meio de legislação? Qual?
b) As resoluções do CONARQ são utilizadas nos processos relativos à gestão de

documentos? Se sim, quais?
4- Tratamento dos documentos eletrônicos
a) Existem diretrizes estabelecidas para a gestão de documentos eletrônicos?

Sim ( ) Quais?
Não ( ) Por quê?
b) Os procedimentos, de tratamento, adotados em relação aos documentos

eletrônicos diferem dos relacionados para documentos em suporte papel?
Sim ( ) Em quê?
Não ( )
5 – Registros das atividades de gestão de documentos
a) Assinale (X) no quadro abaixo a existência de instrumentos de pesquisa que

auxiliam a localização dos documentos na instituição:
Bases de dados
Dossiês
Fichários
Guias
Listagens
Outros. Quais?__________________
75
6- Aplicações da Teoria na Instituição
Com relação às afirmativas abaixo, avalie cada uma assinalando (X) a alternativa
mais adequada para cada uma das afirmações:
Na instituição arquivística, existem1:
Muitos Alguns Poucos Nenhum
a) estudos dos tipos documentais, do valor,

do tempo de guarda, da classe e da
qualidade da informação presente no
documento;
b) processos formais para a normalização
de documentos;
c) regulamentações das transferências;
d) coordenação e colaboração entre
órgãos produtores e arquivo;
e) estudos das listagens de eliminações
(evitando que documentos que possam ser
descartados sejam remetidos aos arquivos
públicos);
f) incorporação de fundos e manutenção da
informação atualizada;
g) identificação das atividades
desenvolvidas fazendo a distinção entre as
atividades-meio (atividades de apoio) das
atividades-fim (atividades decorrentes da
finalidade da instituição);
h) registros de procedimentos necessários
para a organização dos documentos,
conseqüentemente provocando a
organização da informação;
i) procedimentos relacionados a políticas
de gestão de documentos para que a
informação arquivística possa receber o
tratamento e destinação adequados;
j) reconhecimento por parte dos
funcionários do valor da documentação e
das informações provenientes dos
arquivos.
1
Afirmações com base em Herrera (1993 apud Calderon et al, 2004)

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UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ

DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA E GESTÃO DA INFORMAÇÃO

CRISTIANE APARECIDA LUQUETTA

DIRETRIZES PARA AS POLÍTICAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS EM

DIRETRIZES PARA AS POLÍTICAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS EM

Monografia apresentada à disciplina de

Orientadora: Profª Drª. Helena de Fátima Nunes

Co-orientadora: Profª Sandra de Fátima Santos

Aos meus amados pais.

Ao Cassius, pelo imenso amor, ajuda, atenção e paciência inesgotáveis e por

À minha orientadora, Professora Doutora Helena de Fátima Nunes Silva, pela

À minha co-orientadora, Professora Sandra de Fátima Santos, pela presteza e pela

Às instituições que participaram da minha pesquisa tornando-a viável.

Aos membros da banca, por suas valiosas contribuições.

Por fim, a todos que de alguma forma se fizeram presentes e auxiliaram na

Pesquisa descritiva e qualitativa sobre as políticas de gestão de documentos em

Palavras-chave: Políticas de gestão de documentos. Gestão da informação

FIGURA 1- COMPARAÇÃO DO ACERVO ARQUIVÍSTICO COM UMA

FIGURA 2- SITUAÇÃO ATUAL DAS POLÍTICAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

GRÁFICO 1- FORMULÁRIOS ELABORADOS PELAS INSTITUIÇÔES

QUADRO 1- OBJETIVO A , RELAÇÃO COM OS ITENS DA TEORIA .................... 36

O processo de crescimento informacional vem desde a metade do século XX,

conhecimento dessas instituições emerge das atividades desenvolvidas pelas

Com o crescente número de informações que surgem todos os dias nas

nenhum método de organização ou classificação.

Todas as organizações, sejam elas públicas ou privadas, desempenham

grandes quantidades de documentos. Se não houver um gerenciamento adequado,

Os objetivos deste trabalho se desdobram em um objetivo geral e quatro

1.3.1 Objetivo Geral

O objetivo geral do estudo é:

Constituir as diretrizes necessárias para estabelecer as Políticas de Gestão

1.3.2 Objetivos Específicos

Constituem os objetivos específicos deste trabalho:

a) identificar na literatura e legislação os processos de gestão de documentos

A literatura pertinente desta pesquisa contempla temas relacionados ao

2.1 DEFINIÇÃO E HISTÓRICO DOS ARQUIVOS

A palavra arquivo vem do latim archívum, e significa “palácio, tribunal,

a) conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma

Os arquivos públicos podem ser conceituados também como “conjunto de

surgimento dos arquivos. Desde a antiga Grécia entre os séculos V e IV a.C. os

2. 2 O DOCUMENTO DE ARQUIVO E A TEORIA DAS TRÊS IDADES

Os documentos de arquivo podem ser definidos como a “unidade de registro

a) 1ª idade - Corrente. São documentos que estão tramitando ou estão

A Teoria das Três Idades é um dos princípios fundamentais para o

do criador, metadados, assinatura e certificação digital; com relação a anotações:

2.3 ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DE ARQUIVOS

na primeira acepção, público significa aquilo que é comum a todos,

Dentro da esfera pública, as instituições responsáveis pela definição de

administrativas, para a memória ou até mesmo para a transparência das atividades

2.4 GESTÃO DE DOCUMENTOS

A gestão documentária surgiu como necessidade da administração pública

informação que a expressão “gestão de documentos” é sinônimo de “administração

produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão

Schellemberg (2002), estudioso que teve importante contribuição para área,

Para a implantação de uma política arquivística de gestão de documentos há

desde o momento de produção até o momento de destinação final dos documentos

2.4.1 Processos de Gestão de Documentos

Os processos de Gestão de Documentos podem ser divididos em linhas

A classificação de documentos na área de arquivística é entendida por Sousa

Deve-se considerar, em relação à definição 1, que: