UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS

Esuela:
Turismos y Negocios

Asignatura:
Contabilidad II

Tema:
Producción Final

Facilitador/a:
Milqueya Morrobel

Participante:
Johan G Diaz Z ID 100066766
Chrismayly Domínguez Ureña ID100070885
Aleudi Díaz Meran ID 100068744
Engels Capellán ID 100070370
Omar Antonio Artiles Capellan ID 100058530

Fecha Entrega
Abril 14, 2024
Santiago de Los Caballeros
Introducción:

La gestión efectiva de los fondos asignados a la Caja Chica es una pieza

fundamental en el engranaje financiero de cualquier empresa, y Variedades
Yuyody, bajo la dirección de su propietaria Yuly Calderón, no es la excepción. La
Caja Chica representa un recurso de gran valor para cubrir aquellos gastos
menores e imprevistos que no pueden ser anticipados mediante los procesos
convencionales de adquisiciones y contrataciones. En este contexto, es crucial
establecer un procedimiento minucioso y claro para la administración de la Caja
Chica, con el objetivo de garantizar la transparencia en las operaciones
financieras, un control adecuado de los recursos y el alineamiento con los
objetivos estratégicos de la empresa. Por lo tanto, este documento se propone
como una guía exhaustiva que aborda cada faceta del manejo eficiente de la
Caja Chica en Variedades Yuyody, delineando responsabilidades, detallando
procedimientos operativos y estableciendo políticas clave. También trabajaremos
con las políticas a seguir para la implementación y manejo de caja chica, los
cuales deberán seguirse al pie de la letra.

Un manejo eficiente de la caja chica es fundamental para la correcta

administración de los recursos financieros de una empresa. La caja chica,
también conocida como fondo fijo, es un fondo de efectivo de pequeña
denominación utilizado para gastos menores y urgentes que no justifiquen un
desembolso directo desde la cuenta bancaria principal de la empresa. El control
adecuado de la caja chica implica la asignación de un monto fijo, la elaboración
de un fondo inicial, la documentación detallada de cada transacción, la
reconciliación periódica, así como el establecimiento de políticas y
procedimientos claros para su uso. Un manejo responsable de la caja chica
contribuye a una gestión financiera más ordenada y transparente.
Objetivos Específicos:

1. Establecer de manera precisa y detallada las responsabilidades de cada

funcionario involucrado en la gestión de la Caja Chica, desde la fase de
elaboración del procedimiento hasta su ejecución y control, asegurando así que
cada paso sea llevado a cabo con el máximo nivel de responsabilidad y ética
profesional que caracteriza a Variedades Yuyody.

2. Definir los parámetros esenciales para el funcionamiento del fondo, tales como
el monto fijo asignado, los criterios para el desembolso de fondos y los
procedimientos para su reposición, asegurando que estos estén alineados con
las necesidades financieras de la empresa y en estricto cumplimiento con las
regulaciones vigentes.

3. Establecer políticas detalladas y claras para el uso adecuado de los fondos de

la Caja Chica, incluyendo la presentación de facturas, la prohibición de ciertos
tipos de pagos y los requisitos documentales necesarios para justificar los
desembolsos, con el fin de promover una cultura organizacional de
transparencia, integridad y rendición de cuentas.

4. Garantizar la transparencia y la rendición de cuentas en el manejo de la Caja

Chica mediante la implementación de arqueos aleatorios y revisiones periódicas
del procedimiento, con el propósito de identificar posibles irregularidades y
asegurar el uso adecuado de los fondos asignados, protegiendo así los intereses
de Variedades Yuyody y sus partes interesadas.

5. Proporcionar un marco de referencia actualizado y flexible que pueda

adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa y a las regulaciones en
constante evolución, asegurando de esta manera la relevancia y efectividad
continua del procedimiento en el dinámico entorno empresarial en el que opera
Variedades Yuyody.
ALCANCE.
Será de aplicación obligatoria para las personas funcionarias que administren
fondos para el funcionamiento de la Caja Chica de la empresa, así como aquellas
que realizan solicitudes de adelanto de dinero, con autorización de las jefaturas
debidamente autorizadas.
RESPONSABLES.
• Es responsabilidad de la Jefatura Financiera - Administrativa la elaboración del
presente procedimiento, su presentación ante la Junta Directiva, para la
aprobación correspondiente, así mismo las futuras modificaciones y
actualizaciones que se consideren necesarias.
• Es responsabilidad de la Jefatura Financiera – Administrativa velar por el uso
adecuado del manejo del fondo de Caja Chica.
• Es responsabilidad de la Junta Directiva la aprobación de este procedimiento.
• Es responsabilidad de la Dirección Ejecutiva la ejecución de este
procedimiento.
• El responsable de la caja chica mantener en custodia los valores generados
por la naturaleza de la Misma.
DEFINICIONES.
• Caja Chica: es un fondo asignado, que tiene como objetivo principal cubrir los
gastos menores, no previsibles y/o urgentes y que no pueden ser provistos en
tiempo y forma a través del proceso habitual de adquisiciones y contrataciones,
constituye aquella suma de dinero autorizada y asignada su administración a una
persona encargada. Los fondos de ésta se utilizarán únicamente para suplir y
atender compras de menor cuantía y gastos justifiquen su pago y que no
excedan los montos establecido.
• Responsable del Fondo de Caja Chica: Persona funcionaria de la empresa,
cuyas competencias le asignan responsabilidades para el manejo, tramitación,
control y aprobación de erogaciones en efectivo.
• Vale de Caja chica: documento interno donde se respalda la erogación de
efectivo entregada al solicitante.
• Solicitud de compra Caja Chica: documento interno por medio del cual el
solicitante, gestiona el efectivo para realizar compras menores y emergentes.
FUNCIONAMIENTO DEL FONDO.
• La Caja Chica funciona bajo el sistema de fondo fijo semanal, con base en las
necesidades reales por cubrir en ese lapso.
• La Caja Chica tendrá un fondo fijo de RD$5,000.00 (cinco mil pesos exactos)
cuyo monto será revisado y determinado por Acuerdo en Firme de la Junta
Directiva al menos una vez al año, solicitado por la Dirección Ejecutiva y Jefatura
Administrativa Financiera.
• Los montos económicos que se efectúen por la Caja Chica, deberán estar
respaldados por la correspondiente partida presupuestaría del Presupuesto
Ordinario aprobado por Asamblea General del respectivo período.
• La persona encargada de la Caja Chica deberá velar porque las sumas
pagadas sean repuestas con la necesaria frecuencia, a fin de que el fondo no
llegue agotarse.
• Todo gasto o pago efectuado mediante fondos de Caja Chica deberá ser al
contado contra presentación de la respectiva factura a nombre de la empresa.
• La persona encargada de la Caja Chica deberá velar porque los comprobantes
o facturas cumplan con los siguientes requisitos de presentación:
1. Factura Electrónica
2. Ser original
3. A nombre de la empresa
4. Nombre completo de la persona, empresa o institución acreedora
5. No presentar borrones o tachaduras
Firma del acreedor cuando corresponda En el formulario “Liquidación de compra
por Caja Chica” deberá venir especificado en letras el motivo del gasto o pago
realizado, así como el nombre y firma de la persona que solicita y autoriza el
gasto.
• Solamente están autorizados a autorizar gastos de Caja Chica la Jefatura
Administrativo Financiero, la Dirección Ejecutiva y las jefaturas
correspondientes.
• Queda prohibido cambiar cheques, pagar salarios, tiempo extraordinario u
otros conceptos contenidos en otras partidas presupuestarías de servicios
personales, tomando efectivo del fondo.
• Los fondos de la Caja Chica deberán permanecer en un solo lugar en la oficina
de la persona encargada y bajo llave. A estos fondos sólo tendrá acceso la
persona asignada para su administración.
• En caso de ausencia temporal de la persona encargada de la caja chica por
vacaciones, enfermedad, permiso u otra causa, la Jefatura Administrativa
Financiera asignará, por escrito, a otra persona encargada, previa realización del
arqueo respectivo, cuyo resultado deberá constatar en un documento, con la
firma de quién entrega, quién recibe y la Jefatura Administrativo Financiero.
• Es obligación de la persona encargada de la caja chica, efectuar la conciliación
de la misma y entregar el respectivo informe escrito a la Jefatura Administrativa
Financiera.
• Todo sobrante que se produzca en la liquidación, tanto en los arqueos como en
la conciliación semanal, será depositado en la cuenta principal de la empresa y
todo faltante deberá ser cubierto de inmediato por la persona encargada de caja
chica.
• No es permitido el fraccionamiento de compras para realizar pagos a través de
la Caja Chica.
• Después de presentar la solicitud de reintegro de Caja Chica por parte de la
persona encargada de la misma, se procede con el reintegro respectivo a
nombre del custodio, quien será la persona encargada de realizar el retiro del
monto correspondiente.
POLÍTICAS.
• Los fondos de caja chica deberán ser utilizados solamente para pagos
menores.
• Los desembolsos máximos de caja chica no deben exceder el 20% del monto
total del fondo, que corresponden a RD$5,000.00 (cinco mil pesos), salvo en las
situaciones previamente autorizadas.
• Los pagos por caja chica se realizan mediante facturas provisionales para
controlar la entrega de efectivo previo al desembolso real, el cual se liquidará
con los comprobantes.
• Se contará con un formulario de Solicitud de Compra por Caja Chica.
• Se contará con un formulario de Liquidación de Caja Chica.
• El formulario de Liquidación de Caja Chica deberá ser firmado por la persona
que aprueba el pago y por quien recibe el dinero y debe indicarse claramente la
justificación del desembolso.
• Debe anexarse al formulario de Liquidación de Caja Chica, toda la
documentación justificativa por los pagos efectuados.
• La documentación justificativa de los pagos por caja chica deberá cancelarse
con un sello “pagado” por parte de la persona encargada del fondo.
• Para la reposición del fondo de caja chica debe haberse realizarse
semanalmente.
• La Transferencia de reposición debe hacerse por el total de los comprobantes
y a nombre del custodio del fondo quien será el autorizado a retirar el efectivo.
• La persona encargada del fondo deberá realizar un desglose de los pagos
realizados en donde se indique: fecha de desembolso, número de factura,
nombre del proveedor, justificación del desembolso, monto del desembolso.
• Está prohibido el cambio de cheques a través del fondo de caja chica.
• Está prohibido el pago de salarios a través del fondo de caja chica.
• Cualquier cambio en el monto de caja chica debe ser autorizado mediante
acuerdo de Junta Directiva
• El funcionario (a) solicitante de un monto de la caja chica dispone de un plazo
máximo para liquidaciones de un día hábil posterior al desembolso.
• Los viernes son asignados para el reintegro de la caja chica, por lo cual los
funcionarios (as) deben liquidar las facturas que fueron solicitados los días
jueves, el día viernes antes del mediodía.
• No se aceptarán liquidaciones de caja chica posterior al último día del mes, por
lo que si la solicitud de compra se realiza el 30 del mes ese mismo día deberá
quedar liquidado.
• Se aceptan facturas de régimen simplificado siempre y cuando la factura así lo
indique.
• Las liquidaciones no deben contar con tachones, ni corrector, de lo contrario
no será recibida.
• Las liquidaciones deben contar con las firmas respectivas de autorización.
• La liquidación deberá contar con la firma “como solicitante” el colaborador que
adquirió y solicitó el dinero y/o el servicio y/o bien.
• Para la gestión de liquidación de caja chica únicamente se recibirán las que se
encuentren con la información completa.
• Por parte de la Jefatura Administrativa Financiera trimestralmente se realizan
arqueos aleatorios del fondo de caja chica, dejando evidencia por escrito del
arqueo realizado.
DISPOSICIONES FINALES.
• Este procedimiento será revisado y actualizado cada año. Durante este periodo
se realizarán las modificaciones y actualizaciones que se consideren necesarias.
• Todo aumento y/o disminución o cambio en el monto de la Caja Chica debe
estar respaldado por acuerdo de Junta Directiva.
Conclusión

En conclusión, el establecimiento de un procedimiento detallado y exhaustivo

para la administración de la Caja Chica es fundamental para promover una
gestión financiera eficiente, transparente y responsable en nuestra empresa. Al
delinear claramente las responsabilidades, los procedimientos operativos y las
políticas asociadas con el manejo de los fondos de la Caja Chica, este
documento proporciona un marco sólido que garantiza el uso adecuado de los
recursos financieros, minimiza los riesgos de malversación y fraude, y contribuye
a la consecución de los objetivos organizacionales. Además, la revisión y
actualización periódica de este procedimiento aseguran su relevancia y
efectividad continua en el contexto cambiante del entorno empresarial.

El manejo de caja chica es fundamental para garantizar una gestión financiera

eficiente en una organización. Permite un control detallado de los gastos
menores, facilita la rendición de cuentas y la transparencia en el uso de los
recursos. Es importante establecer políticas claras y procedimientos sólidos para
su administración, así como realizar conciliaciones periódicas para detectar
posibles irregularidades y asegurar la integridad de los registros contables. La
caja chica, si se gestiona de manera adecuada, puede contribuir
significativamente a la optimización de los procesos financieros de una empresa.
Bibliografía
https://www.studocu.com/latam/document/universidad-tecnologica-de-
santiago/hist-ideas-politicas/politicas-y-procedimientos-de-caja-chica/40382068
ANEXOS

Vale Desembolso de caja Chica

Recibo No. 0001
VARIEDADES YUYODY Fecha:
RNC:132-00000-2
Pagado A:

Identificacion: Teléfono:

La Suma De: RD$

Por Concepto :

Cuenta No. :

Aprobado por Recibido por

VARIEDADES YUYODY
CAJA CHICA
Control de facturas y vales de Desembolsos de caja Chica

Saldo Inicial $ 5,000.00

Gastos
Balance

Tipo
Ref. fecha Descripcion del gasto
Egresos Ingresos

Totales
VARIEDADES YUYODY
RNC:132-00000-2
No. 0001
DO69UPAD00000010254125
Fecha:

PAGUESE CONTRA ESTE

CHEQUE A LA ORDEN DE: RD$
00/100 PESOS

MONEDA DE CURSO LEGAL

UAPABANK

"0001" 224112272713: 0010254125'' 75

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