8.

POLÍTICAS PARA LAS OPERACIONES DE TESORERÍA

Las siguiente son las políticas del área de tesorería: 8.1 Políticas de Recaudo OBJETIVO:
Establecer la directriz que garantice de manera ágil y efectiva, el recaudo de los ingresos
previamente convenidos, por Aportes Sociales, Captaciones, Convenios y Créditos o por la
Prestación de Servicios Sociales y/o Venta de otros Bienes, a través de los canales
establecidos por la Administración del Fondo de Empleados Políticas: 1. Generar Recibo de
Caja o Comprobante de Ingreso al interesado por los recursos recibidos, por la Prestación
de un Servicio, facturado en el Sistema Contable, o mediante un Concepto Contable para
Ingreso Directo. 2. El Registro del Ingreso solo se realiza a nombre del titular de la cuenta y
de conformidad con las Políticas Contables existentes. 3. Ninguna persona en
FONAVIEMCALI, está autorizada para recibir dinero en Efectivo. 4. Los Ingresos
recibidos directamente en las cuentas bancarias, se registran con la consignación y por el
usuario contable autorizado. 5. Solo se debe recibir Cheques girados a favor de
Fonaviemcali. 6. NO se permite el cambio de cheques. 7. Los Recursos recibidos por caja
deben ser consignados a diario y en cuentas bancarias asignadas para cada servicio y se
debe remitir a diario un informe a la Gerencia. 8. Solo se recibe pagos en pesos
colombianos. 8.2 Políticas de Giros y Pagos OBJETIVO: Centralizar el Giro y Pago
oportuno de las obligaciones contraídas por el Fondo de Empleados con las diferentes
partes interesadas de conformidad a los criterios que garanticen la seguridad de los mismos.
1. Los Pagos a las partes interesadas solo se efectuarán por transferencia electrónica, para lo
cual la parte interesada deberá presentar certificación bancaria original de la cuenta a su
nombre; solo en casos excepcionales a los que no cumplan con este requisito, se les podrá 9
Código: D-FC002 2020-diciembre-10 Fondo de Empleados, trabajadores, jubilados y
pensionados de las Empresas Municipales de Cali – FONAVIEMCALI. VERSIÓN 1ª Acta
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realizar giro de cheque con sello restrictivo previa autorización por la Gerencia. Los cuales
deben estar debidamente soportados y autorizados, teniendo en cuenta las normas de
Control Interno y siguiendo los procedimientos respectivos. 2. Todos los Pagos deberán
estar autorizados de acuerdo con los procedimientos establecidos para cada uno de ellos. 3.
NO se harán pagos en efectivo. 4. Los reembolsos de Caja deben ser autorizados por el
Coordinador Financiero y la Gerencia. 5. Los movimientos diarios que se originen por los
procesos serán remitidos a la unidad administrativa correspondiente para el respectivo
registro contable quienes conservarán físicamente los documentos, los registros y soportes
de las transacciones contables, de acuerdo con lo exigido por la ley. 6. La Dirección
realizará como mínimo un arqueo mensual a las cajas sin previo aviso. 7. Mensualmente se
procesará las conciliaciones bancarias, con el fin de asegurar que la información
proveniente de las entidades bancarias sea consistente con los movimientos contables. 8. La
Dirección de Tesorería hará la revisión y actualización de las normativas internas y legales
vigentes a fin de garantizar que las actividades inherentes se realicen dentro de la Ley,
Reglamentos y otras disposiciones legales. 9. Deberán procesar de forma diaria el registro
de los Ingresos del Fondo de Empleados, así como las transferencias de los recursos a quien
corresponda. 10. Implementación de Programas, Proyectos y Eventos orientados a la
formación, actualización y permanencia del talento humano. 8.3 Políticas para el Manejo de
Cuentas Bancarias Objetivo: Desarrollar un control en el manejo de las Cuentas Bancarias.
1. Las cuentas bancarias en que Fonaviemcali maneje sus recursos deben ser aprobadas por
la Junta Directiva. 2. Fonaviemcali deberá mantener sus recursos de capital de trabajo en
cuentas bancarias de entidades vigiladas por la Superfinanciera. 3. Las condiciones de
manejo de las cuentas bancarias, que figuren a nombre de Fonaviemcali, debe ser registrada
la novedad oportunamente ante la entidad bancaria, al momento de apertura de una cuenta o
cuando se presente la novedad respectiva. 4. Los cargos autorizados para firmar y aprobar
los cheques, transferencias electrónicas, traslados entre cuentas, oficios de movimiento
bancario, certificaciones, solicitudes y autorizaciones son: • Gerente • Jefe División
Financiera 10 Código: D-FC002 2020-diciembre-10 Fondo de Empleados, trabajadores,
jubilados y pensionados de las Empresas Municipales de Cali – FONAVIEMCALI.
VERSIÓN 1ª Acta de la Junta Directiva No.016 Manual Políticas de Tesorería Resolución
No. 013 DE 2020 • Jefe de Tesorería 5. Se debe ejercer Control y evitar Cuentas Bancarias
INACTIVAS, sin saldar o haber depurado las partidas conciliatorias. 6. Toda Transacción
Financiera debe tener las autorizaciones y/o firmas registradas establecidas en los
procedimientos establecidos para ellos adjuntos a este manual. 7. Toda transacción bancaria
mayor a cinco (5) millones de pesos debe ser confirmada, por un funcionario de Tesorería,
previamente autorizado. 8. Los títulos valores que representen movimiento bancario
superior a 10 millones deben ser firmados por la Gerencia o por quien él delegue y tenga la
firma registrada en la entidad bancaria. 9. Las entidades en las cuales se van a depositar los
recursos deben tener calificación mínima AA determinadas por entidades calificadoras de
riesgo reconocidas. 10. Se propenderá a utilizar entidades que ofrezcan productos que
reduzcan los costos financieros por exenciones, comisiones u otros conceptos y tasas
preferenciales enmarcadas en las condiciones del mercado. 11. Las negociaciones
efectuadas con las entidades bancarias deben propender por el beneficio de Fonaviemcali,
el crecimiento del patrimonio y la protección de los dineros colocados en ella. 12. Para el
desarrollo de productos de Tesorería y la implementación de los mismos, la entidad contará
con la capacitación y el conocimiento en sus funcionarios, así como con los Sistemas de
Información que soporten el desarrollo de las operaciones y los productos. 13. No se puede
depositar recursos en una sola entidad que representen más del 10% del Patrimonio
Técnico. 8.3.1 POLÍTICA PARA EL MANEJO DE LAS INVERSIONES Objetivo:
Conservar el capital invertido y obtener rendimientos consecuentes al movimiento del
mercado, en plazos acordes a las necesidades de los recursos para el giro de su objeto
principal de intermediación, manteniendo un portafolio de inversión de riesgo moderado,
en valores con una capacidad razonable de exposición al riesgo de pérdidas, y una
capacidad alta de conservación del capital. De igual manera se busca realizar inversiones a
tasas de rentabilidad acordes con el mercado según el tipo y plazo de la inversión
respectiva, buscando siempre la mejor alternativa en relación riesgo y rendimiento. 8.3.2
Lineamientos Generales de Inversión 1. Las Inversiones de Tesorería a la vista o a término
que realice la entidad, en el mercado primario o secundario, deben realizarse teniendo en
cuenta parámetros como: los emisores descritos, cupos de contraparte, límite de riesgo,
rentabilidad, calificación de riesgo y disponibilidad de fondos. 2. Las Inversiones en
Nuevos Instrumentos Financieros y su respectivo mercado, deberán ser previamente
analizados por el Comité de Riesgo para identificar y cuantificar los Riesgos a los que 11
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pensionados de las Empresas Municipales de Cali – FONAVIEMCALI. VERSIÓN 1ª Acta
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encuentren expuestos y deberán seguirse los parámetros generales establecidos en el
presente Manual para diseño de nuevos productos de Tesorería. 3. El Analista de Tesorería
presentará mensualmente a la Gerencia y este a su vez a la Junta Directiva, un informe
detallado correspondiente a la evaluación de las operaciones de tesorería realizadas y las
condiciones de las mismas. 4. Se puede invertir únicamente en operaciones y bajo los
límites autorizados por la Junta Directiva y dentro de los lineamientos establecidos en el
presente Manual y en las disposiciones legales aplicables. 5. Se podrá invertir en Carteras
Colectivas administradas por Sociedades Comisionistas de Bolsa de Valores, Sociedades
Fiduciarias y Sociedades Administradoras de Inversión vigiladas por la Superintendencia
Financiera de Colombia, y deberán tener una calificación por Riesgo Crediticio A y en
adelante, y para Riesgo de Mercado desde 1 y hasta 3 máximo. En cuanto a la
administración de portafolios de la Entidad, la mínima calificación deberá ser de A. Estas
calificaciones deberán ser otorgadas por una Sociedad Calificadora de Riesgos reconocida.
6. La totalidad de las Inversiones de Capital de Fonaviemcali y de las secciones de ahorro y
crédito del Fondo de Empleados, no podrá superar el ciento por ciento (100%) de sus
Aportes Sociales y Reservas Patrimoniales, excluidos los activos fijos sin valorizaciones y
descontadas las pérdidas acumuladas. En todo caso, con estas inversiones el Fondo de
Empleados no debe desvirtuar su propósito de servicio ni el carácter no lucrativo de su
actividad. Si no existiere ese propósito, la entidad deberá enajenar la respectiva inversión.
7. Fonaviemcali solo podrá hacer operaciones de inversión en aquellas permitidas por la
legislación vigente. 8. Todas las operaciones deben estar registradas adecuadamente y estar
individualmente documentadas. Debe existir un adecuado plan de contingencia en caso de
presentarse dificultades en el funcionamiento de los sistemas de negociación o de una falla
en los sistemas automáticos utilizados por el Fondo de Empleados. 8.3.3 Soporte Legal de
las Operaciones de Tesorería 1. Las Operaciones realizadas deben ser formalizadas por
medio de un contrato, el cual debe cumplir tanto con las normas legales pertinentes como
con las Políticas y estándares del Fondo de Empleados. Los términos establecidos en los
contratos deben encontrarse adecuadamente documentados. 2. La participación en nuevos
mercados o productos debe contar con el visto bueno del Área jurídica, en lo que respecta a
los contratos empleados y el régimen de inversiones y operaciones aplicable Entidad. 8.4
POLÍTICAS DE SEGURIDAD EN EL CIERRE Y CONTABILIZACIÓN DE
OPERACIONES 12 Código: D-FC002 2020-diciembre-10 Fondo de Empleados,
trabajadores, jubilados y pensionados de las Empresas Municipales de Cali –
FONAVIEMCALI. VERSIÓN 1ª Acta de la Junta Directiva No.016 Manual Políticas de
Tesorería Resolución No. 013 DE 2020 1. El Registro de la totalidad de operaciones debe
ser efectuado de tal manera que quede constancia de las condiciones y términos del
negocio. La entidad debe conservar los registros correspondientes por los plazos
establecidos de manera general en la Ley. 9. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS
9.1 ORIGEN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS a. Captaciones: Fonaviemcali obtiene
recursos a través de la Captación, la cual se pueden llevar a cabo mediante los productos de
Deposito de Ahorro Contractual, Certificado de Depósito de ahorro a Término (CDAT) y/o
Ahorro permanente. b. Recursos Patrimoniales Representado por Aportes Sociales,
Reservas, Donaciones, Fondos y demás cuentas patrimoniales. c. Recaudos De Capital e
Intereses de Cartera de Créditos son los recursos que provienen de los pagos o abonos de
créditos que se encuentran vigentes o morosos, e incluyen tanto capital como intereses. 9.2
DISPONIBILIDAD DE RECURSOS El proceso de Tesorería tiene como primera
responsabilidad, la determinación de la disponibilidad de los recursos para el desarrollo de
las actividades de Fonaviemcali en su día a día; para este proceso debe efectuar el análisis
de la disponibilidad de los recursos y las variables que pueden afectarlo a través del
desarrollo de procesos tales, como: 9.2.1 Análisis del Estado de la Tesorería El estado de la
Tesorería se enmarca en un informe que tiene por objetivo reflejar la situación diaria de la
liquidez de Fonaviemcali; este informe incorpora el estado de bancos tanto de cuentas de
ahorro como de cuentas corrientes, inversiones y la estructura del fondeo de la Cartera de
Crédito (Captaciones, aportes y endeudamiento externo si lo hay). Este reporte se
constituye en una herramienta para determinar las necesidades de liquidez que permitan
asignar recursos a la oficina de acuerdo con su flujo de caja y cumplir con las obligaciones
contractuales. Para la elaboración de dicho informe, el Analista de Tesorería debe verificar
la validez de la información de los movimientos de los bancos, captaciones, cartera de
crédito y endeudamiento financiero, con el objetivo de asegurar información confiable. Este
informe debe ser reportado al Gerente General y al Contador de manera diaria. 9.2.2 Flujo
de Caja De igual manera, el Área de Tesorería es la unidad responsable de la elaboración y
análisis de los flujos de caja como mecanismo de control y conocimiento de las salidas y
entradas reales de 13 Código: D-FC002 2020-diciembre-10 Fondo de Empleados,
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FONAVIEMCALI. VERSIÓN 1ª Acta de la Junta Directiva No.016 Manual Políticas de
Tesorería Resolución No. 013 DE 2020 Fonaviemcali, así como de las proyecciones de
liquidez que permitan estimar una posición futura de la liquidez. En este orden,
semanalmente se generará el Informe del Flujo de Caja Real que permita verificar los
movimientos efectivos de Caja que efectúa la Entidad, frente a las proyecciones que han
sido realizadas y determinar la consistencia de las estimaciones realizadas para posibles
ajustes.