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    Acta Constitucion Caja Menor

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    Johana Mendez
    El resumen describe la constitución de un fondo fijo de caja menor por valor de $1.000.000 para Chaquetas Impermeables MAYONA S.A. Se designa a Juana Camila Méndez Gómez como responsable de la caja menor y se establecen los procedimientos y controles para su adecuada administración.

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    El resumen describe la constitución de un fondo fijo de caja menor por valor de $1.000.000 para Chaquetas Impermeables MAYONA S.A. Se designa a Juana Camila Méndez Gómez como responsable de la caja menor y se establecen los procedimientos y controles para su adecuada administración.

    Descripción original:

    CAJA MEJOR CONTABILIDAD

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    ACTA No.

    001

    CONSTITUCION DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR

    FECHA: 02 de Junio de 2020

    NOMBRE RESPONSABLE: Juana Camila Méndez Gómez

    VALOR FONDO ASIGNADO: Un millón de pesos ($1.000.000)

    DEPENDENCIA: Director Contable

    En la ciudad de Bogotá a los dos (2) días del mes de Junio del año 2020, se
    reunieron: Laura Natalia Marín Pastrana, Representante Legal de Chaquetas
    Impermeables MAYONA S.A y la señora Juana Camila Méndez Gómez quien a la
    fecha posee vínculo laboral con la Institución en el cargo de Director Contable, para
    acordar la constitución de la caja menor y la asignación del fondo fijo de la misma,
    por lo cual decidieron lo siguiente:

    1. Se constituye a partir de la fecha el FONDO FIJO DE CAJA MENOR por valor de


    Un millón de pesos ($1.000.000), el cual tiene por objeto atender los gastos de menor
    cuantía que deba realizar la Entidad, a diario.

    2. El gasto máximo autorizado por caja menor será equivalente al 10% del monto del
    Fondo Fijo de Caja Menor (FFCM)

    3. Las condiciones para el adecuado control, administración y custodia del FONDO


    FIJO DE CAJA MENOR, serán las contempladas en el Manual de Procedimientos
    correspondiente establecido en el anexo 1 al final de este mismo documento.

    4. Se asigna como responsable de la Caja Menor a la funcionaria Juana Camila


    Méndez Gómez de Chaquetas Impermeables MAYONA S.A, quien declara que
    conoce el procedimiento correspondiente, el alcance y limitaciones de esta labor y
    las acepta en su totalidad.

    5. La responsabilidad respecto al control, administración y custodia del fondo fijo de


    caja menor que se le asigna a Juana Camila Méndez Gómez, constituirá a partir de
    la fecha una labor adicional a las que actualmente desempeña el cargo de Director
    Contable, por lo que no genera mayor valor a los ingresos actualmente pactados.
    6. El funcionario Juana Camila Méndez Gómez aquí comprometido con esta labor se
    hace responsable por la custodia y el manejo de los dineros entregados a título de
    fondos de la caja menor, y autoriza por este medio el descuento de su nómina y/o
    prestaciones sociales, de los valores no justificados o mal administrados, sin perjuicio
    de las sanciones penales, civiles y tributarias a que haya lugar.

    7. Chaquetas impermeables MAYONA S.A se compromete a dar el apoyo y atención


    necesaria para el correcto y adecuado desempeño de esta labor por parte del
    funcionario.

    8. Chaquetas Impermeables MAYONA S.A se compromete a suministrar los recursos


    físicos necesarios y suficientes a la funcionaria responsable de la caja menor para el
    manejo y custodia de los dineros a ella entregados.

    ANEXO 1
    MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
    FONDO FIJO DE CAJA MENOR

    El Fondo Fijo de Caja Menor como su nombre lo indica es un valor fijo establecido
    como fondo para la atención de los gastos menores que no ameriten el giro de un
    cheque o que deben ser pagados de manera inmediata y no permiten la
    programación de pago junto con el cronograma establecido para pago a
    proveedores.

    Para lograr un buen funcionamiento de este fondo fijo se deben tener en cuenta los
    siguientes pasos:

    1. Al inicio de cada año la administración fijará mediante Acta, el monto de la cajas


    menores para cada dependencia con los respectivos responsables de su manejo, de
    acuerdo con el promedio de necesidades, para que en lo posible alcance para los
    gastos del mes.

    2. Una vez establecido el monto se procederá a la creación con el respectivo asiento


    contable.

    3. El valor máximo a pagar a través del fondo corresponderá al XX% del monto del
    Fondo de Caja Menor.
    4. Todos los gastos, por pequeños que sean, deben estar respaldados por su
    respectivo soporte el cual debe reunir los siguientes requisitos: fecha, nombre del
    beneficiario del pago, valor en números y letras, concepto del pago y firma del
    beneficiario y todos los demás requisitos de ley. (p.e. anexar el R.U.T. en caso de
    que sea un pago de un servicio del régimen simplificado)

    5. Los soportes no deben llevar enmendaduras ni borrones.

    6. Cuando el Fondo Fijo de Caja Menor se haya agotado en un XX% puede


    procederse a hacer un nuevo reembolso, no es necesario esperar hasta que se haya
    agotado el 100%.

    7. Si al finalizar el mes el FFCM (Fondo Fijo de Caja Menor) no se ha ejecutado en


    su totalidad, se elaborará una Nota de Contabilidad para causar los gastos
    efectuados durante el mes y no llevar gastos de un mes a otro.

    8. Una vez ejecutado el monto de la Caja Menor se procederá a elaborar la relación


    de Reembolso de Caja Menor según modelo suministrado por la Administración y
    que debe contener los siguientes datos:

    Monto del F.F.C.M. Fecha del reembolso

    Valor ejecutado Responsable

    Saldo en efectivo Periodo a que corresponde

    Saldo a reembolsar valores

    Beneficiarios de los pagos Códigos contables

    Conceptos Total de gastos ejecutados

    9. Los anexos deben organizarse debidamente en orden cronológico o por código


    contable.

    10. Ordenados los soportes se procede a hacer una numeración consecutiva y así
    mismo se registrarán en la Relación de reembolso de Caja Menor. Todos los
    soportes deberán llevar el sello “CANCELADO” ó “PAGADO” en el anverso.
    11. Elaborada la relación de Reembolso se pasará a contabilidad para la respectiva
    revisión. Una vez visada volverá a Tesorería para proceder a elaborar el
    comprobante de pago.

    12. Los soportes pequeños no permiten un archivo o empaste adecuado, por lo tanto
    deben pegarse en orden en una hoja tamaño carta para facilitar y asegurar un archivo
    correcto.

    13. Las facturas de registradora suministradas en papel químico deben fotocopiarse


    porque este papel no garantiza la información ya que se borra al poco tiempo.

    14. Semanalmente y de forma sorpresiva, la Oficina de Contabilidad practicará un


    arqueo de Caja menor, estableciendo los sobrantes o faltantes, los cuales
    contabilizará estableciendo las debidas responsabilidades.

    15. Al finalizar el año debe cerrarse el Fondo Fijo de Caja Menor, y elaborar la
    relación de gastos y devolviendo el dinero sobrante. Luego se procederá al cierre
    mediante un asiento contable.

    Este procedimiento estará sujeto a modificaciones o complementación siempre y


    cuando las normas o la tecnología lo requieran.

    Este documento se firma en señal de aceptación y consentimiento por los aquí


    intervinieron.

    Natalia Marin Pastrana CC: 1.014.302.406

    Juana Camila Méndez Gómez CC: 1.056.849.258

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