Caso Ford - Reingeniería de Procesos Grupo 2

REINGENIERÍA DE PROCESOS
CASO FORD – MAZDA
FORD en 1980 se encontraba en la necesidad de reducir sus costos internos y administrativos, al analizar los diversos
departamentos encontraron que el área de cuentas por pagar contaba con 500 personas operando un proceso basado en el
pago de la factura una vez que fue cotejada con la orden de compra y el recibo.
En una vista a la compañía MAZDA en la cual FORD adquirió el 25% de la empresa se percataron que su departamento de
cuentas por pagar tan solo operaba con 5 personas, esto los llevo a sentarse a la mesa y repensar todo el proceso ya que aun
con su plan original de la automatización de algunas funciones del departamento de cuentas por pagar no lograrían ni siquiera
acercarse al número de empleados que MAZDA utilizaba en su departamento.
Esto me lleva a reflexionar en la necesidad de los cambios de fondo que constantemente requiere una empresa para
mantenerse competitiva en el mercado, la reducción de costos es una estrategia común que no siempre es implementada
inteligentemente; FORD se percató que la modificación de procesos no los llevaría al resultado esperado ya que no resolvían
la causa raíz del problema. En este caso entendieron que la “factura” mantenía vivo un proceso que obligaba a FORD a
utilizar una ridícula cantidad de recursos (personal y horas) activos en la empresa aumentando el costo de la operación.
FORD al estudiar sus procesos vio necesario aplicar tecnología para reinventar el proceso y aplico un sistema de bancos de
datos que permitían simplificar la decisión de pagar o no pagar a un proveedor cuando la mercancía llegaba al muelle, esto
estaba conectado con el sistema de compras quien emitía la orden de compra.
El concepto cambio a “Pagamos cuando recibimos la factura” a “Pagamos cuando recibimos los bienes”
Este cambio casi elimina por completo la necesidad de un departamento de Cuentas por Pagar en sus diversas divisiones a
excepción de muy poco personal que trataría casos muy excepcionales.
En muchos de los casos las compañías buscan aplicar la reingeniería a un departamento cuando en realidad solo se puede
aplicar a las funciones de los departamentos; una vez aplicadas a tales funciones la forma de trabajo del departamento
cambiara de forma radical y la función original será substituida por procesos más eficientes que lograran el objetivo de la
reingeniería.
Como operaba FORD antes de aplicar la reingeniería:
La orden de compra, el documento de recibo y la factura tenían que coincidir para que cuentas por pagar emitiera el pago, para
esto al no existir un sistema computarizado de cotejo en el muelle se recibía la mercancía sin saber si lo que llego fue lo
ordenado por compras y las discrepancias se resolvían en el departamento de cuentas por pagar, estas discrepancias podrían
tomar hasta semanas en resolverse, así tenías a una flotilla de 500 trabajadores resolviendo problemas originados por la falta
de información interdepartamental.
Como opero FORD al aplicar la reingeniería:

- Utilizo tecnología para compartir datos entre compras y el personal del muelle que recibía la mercancía.
- El operador en el muelle cotejaba que la mercancía recibida coincidiera con la orden de compras.
- Si la orden coincidía el operador del muelle presionaba una opción para que se emitiera el pago.
- Si no conocida se devolvía al proveedor la mercancía.
Bajo este esquema cuentas por pagar dejo de recibir la responsabilidad de autorización de pago y pasó a quien recibe la
mercancía en el muelle.
El viejo proceso incrementaba el tiempo y el volumen de empleados por causas como: Averiguaciones, archivos de asuntos
pendientes, archivo – memorándum, etc.
Así es como FORD logro eliminar una función que aumentaba exponencialmente el costo de su operación al desarraigar
procesos antiguos substituyéndolos por herramientas tecnologías que eliminan funciones innecesarias y redujo al personal de
CxP a un mínimo de personas con una función que requiere contacto con proveedores, almacén y compras.
Este solo fue una de múltiples aéreas donde FORD aplico la reingeniería, también la aplico con los proveedores para reducir
inventario y compras innecesarias:
Deicidio pagar no cuando se reciba la factura sino cuando se reciban los bienes.
También logro integrar al proveedor de frenos a su sistema ofreciéndole una serie de ventajas cuando le propuso: “No te
pagaremos cuando recibamos los bienes sino que te pagaremos cuando los usemos”.
Esto tuvo un impacto en sus niveles de inventario y mejoro su flujo de caja.
Ante esto el proveedor tuvo que tomar una decisión y considerar el siguiente beneficio:
- Obtiene todo el negocio de frenos de FORD.

- El proveedor conoce la programación computadorizada de manufactura de FORD.
- Puede programar mucho mejor su propia producción y reducir el tamaño de su propio inventario.
Al aplicar la reingeniería, FORD no solamente logro reducir sus costos al modificar sus proceso de pago a proveedores sino que
la aplico atreves de la compañía generando cambios que aun alcanzo a sus proveedores lograron beneficios para ellos
también. La tecnología informática le permitió a FORD CREAR procesos completamente nuevos dejando de lado la posibilidad
de modificar los antiguos procesos que mantenían a la compañía anclada a continuas pérdidas de recursos.
1. Identificar problemática.
El principal problema de Ford era la falta de comunicación entre departamento de cuentas por pagar y el área de
desembarco de pedidos. Por este motivo, Ford contaba con un departamento de cuentas por pagar con un número
exagerado de empleados. Esta era la principal fuente de incrementos de costos para la empresa.
Todo este problema debido a que Ford no contaba con un sistema que permitiera cotejar los pedidos llegados al muelle
donde desembarcaban los productos. Es así, que no se podía constatar si el pedido era el correcto o no, debido a esto, en
el departamento de cuentas por pagar los empleados tenían que verificar si la orden era la correcta para recién emitir los
pagos. Todo esto conllevaba una fuerte inversión de tiempo que tomaba hasta semanas para resolverse, de igual manera,
un gran número de trabajadores resolviendo estos problemas.
2. Aspectos importantes del caso.

 Ford adquirió el 25% de la empresa Mazda, es así q observó su eficiencia en los procesos del departamento de cuentas
por pagar, con tan solo 5 empleados para su funcionamiento, mientras que para el mismo departamento en Ford se
necesitaba 500 personas.
 La empresa Ford necesitaba un plan de automatización de funciones del departamento de cuentas por pagar a fin de
reducir sus costos internos y administrativos así poder mantener la competitividad en el mercado.
 Es así que se identificó las debilidades de Ford, en el sistema de intercomunicación interdepartamental, en donde
existían discrepancias que causaban la necesidad de mantener gran cantidad de trabajadores para cumplir con los
procesos. Así mismo, también logro percatarse que no era la única área que necesitaba implementar procesos más
automatizados y modernos.
 Ford aplicó la reingeniería reemplazando procesos antiguos por herramientas tecnológicas que eliminaron funciones
innecesarias y por consiguiente una reducción del personal a un mínimo de personas, logrando en consecuencia la
reducción de costos q esperaban.
3. Beneficios al aplicar la reingeniería.

- Utilizo tecnología para compartir datos entre compras y el personal del muelle que recibía la mercancía.
- Redujo el tiempo de sus procesos de y el volumen de empleados.
- También aplico la reingeniería, y la aplico con los proveedores para reducir inventario y compras innecesarias
- Logro reducir sus costos al modificar sus procesos de pago a proveedores, sino que la aplico atreves de la compañía
generando cambios que aun alcanzo a sus proveedores lograron beneficios para ellos también.
- La tecnología informática le permitió a FORD CREAR procesos completamente nuevos dejando de lado la posibilidad de
modificar los antiguos procesos que mantenían a la compañía anclada a continuas pérdidas de recursos.

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Como opero FORD al aplicar la reingeniería:

Esto tuvo un impacto en sus niveles de inventario y mejoro su flujo de caja.

- Obtiene todo el negocio de frenos de FORD.

2. Aspectos importantes del caso.

3. Beneficios al aplicar la reingeniería.

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