Desarrollo de la auditoría

EVIDENCIA: AA3-EV2
TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la AA2, escoja un (1)

proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y
realice los siguientes puntos:

a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la

asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a
auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

EMPRESA: SIGMA S.A.S

Representante: Ing. Jaime Arévalo

Dirección: Calle 24 # 1-120
Teléfono: (601) 8223000
Cargo: CEO
Correo electrónico: [email protected]
De: Equipo Auditor de [email protected]
Para: Coordinación Salud Ocupacional, Sandra Pantano
Fecha: octubre 24 de 2022
Objetivo: Revisar y controlar por medio de auditoría interna que se esté cumpliendo
con el programa de Sistema de Gestión de Calidad en totalidad como lo establecen las
normas vigentes establecidas por la compañía.
Alcance: la presente auditoria tiene total libertar de verificar el cumplimiento del
sistema de gestión en la compañía teniendo en cuenta los manuales de procedimiento
establecidos en la institución. Criterios de Auditoria:
•Políticas Corporativas

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•Manual de Procedimientos (Norma ISO9001:2008, Manual de Documentos de

Retención y Archivo, manual de Calidad).
Reunión de Apertura: 2 de noviembre de 2022; Hora 7:00 am
Reunión de Cierre: 2 de noviembre de 2022; Hora 4:30 pm

Estimado Con un cordial saludo,

Por medio de la presente me dirijo a usted con el fin de informar que el equipo de
auditoría interne realizará la reunión de seguimiento al proceso del cual se hace
mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se
están aplicando los procesos y procedimientos del sistema de gestión como criterios de
auditoría. La visita será realizada por tres (3) auditores y debe ser atendida en primera
instancia por el Coordinador del área salud ocupacional, el día 2 de Noviembre del año
en curso, con una duración de 8.5 horas, en las instalaciones de la compañía (Sigma
s.a.s). Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial
para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o
aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo
auditor, antes del 30 de octubre de 2022. Por favor indique en la columna
correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo
auditor.
Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las
personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor
de disponer de la documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional
aplicables a su área, además de disponer de los EPP necesarios. La información que
se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada de manera
confidencial, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicación
serán totalmente claros para los emisores.

Cordialmente:

Gerencia de Calidad Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

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Responsable Área:
 Gerencia de Logística
 Gerencia General
 Asistente de Gerencia
 Líder senior de Logística
 Equipo de Control interno

SIGMAS S.A.S PLAN DE AUDITORIA

LISTA DE CHEQUEO AISITENCIA

NOMBRE CARGO FIRMA
EQUIPO AUDITOR
Josie Umbarila Experto SGI
Jefferson Gonzalez Ing. De Procesos
Diana Hernandez Representante CEO
PERSONAL AUDITADO
Sandra Pantano Gerente Salud ocupacional
Andrea Felipe porras Gerente RH
Gustavo rey Asistente Salud ocupacional
Camio Monrroy Asistente RH

SIGMAS S.A.S PLAN DE AUDITORIA

PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR

FECHA: 2-NOV-2022
N° ACTIVIDAD AUDITOR CARGO HORA
1 Reunión de apertura Josie Umbarila Experto SGI 7:00 am
2 Direccion del sistema Jefferson Gonzalez Ing. De Procesos 8:00 am
3 Trámites Jefferson Gonzalez Ing. De Procesos 10:00 am
4 Hora de almuerzo 12:00 m
5 Administracion de Rh Diana Hernandez Representante CEO 13:00 pm
6 Medición y anáisis de mejora Diana Hernandez Representante CEO 14:30 pm
7 Reunion de cierre Josie Umbarila Experto SGI 16:30 pm
Observaciones: La estrategia de comunicación se hará de forma clara y lo más
asertiva posible para todas las partes por eso es importante devolver este documento
diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a recibir la

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auditoria y Cualquier tipo de duda que halla con respecto a la misma se debe comunicar
de manera casi que inmediata, al correo electrónico relacionado a continuación:
[email protected].
Elementos a tener en cuenta
 4.2.3 (control de documentos)
 4.2.4 (control de registros)
 6.3 (Infraestructura)
 6.4 (ambiente de trabajo)
 5.5.3 (comunicación interna)
 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas)
 8.4 (Análisis de datos)
Nota:
1. se auditarán en todas las áreas y procesos aplicables.
2. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la
compañía.
3. Durante la auditoria se cerrarán acciones correctivas planteadas para las no
conformidades detectadas en auditorias anteriores y que se encuentran
pendientes.
b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.

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o
N Documento Revisado Observaciones del Documento
Revisión Estándares ISO, Actualización y
1 Política de Contratación
posibles oportunidades de mejora.
Evaluación Conocimientos Política de Comprensión y conocimiento de la política de
2
Calidad y Objetivos calidad y objetivos.
Procedimiento de Contratación Revisión de hojas de vida al azar y su debida
3
(evidencias: hojas de vida de funcionarios) estandarización de calidad.
Procedimiento de bienestar y salud
ocupacional (evidencias: Plan de Estandarización los de los documentos y
4
bienestar, soportes de reuniones de referenciados en los procedimientos.
brigadistas)
Procedimiento Formación de Personal
Estandarización los de los documentos y
5 (evidencias: formatos de asistencia de
referenciados en los procedimientos.
capacitaciones, plan de formación)
Revisión de formatos de retiro y hojas de vida al
6 Liquidación y Finalización de Contratos
azar y su debida estandarización de calidad
Procedimiento de afiliación de personal
Revisión de planillas de afiliación de los últimos
7 (soportes: afiliaciones y planillas de
tres meses.
afiliación)

c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

La presentación del equipo auditoria debe ser de manera agradable, lo ideal es

que no se muestre como un sujeto que viene a juzgar, si no que el auditado vea
que el procedimiento busca establecer mejoras y optimizar los procesos a
partir de los hallazgos evidenciados.

d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

Se define una lista de chequeo para que se tengan en cuenta los puntos de la
norma a revisar (si aplica al proceso) en el que se define si se cumple a
cabalidad y la respectiva observación de lo evidenciado en la visita de auditoría.

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Las técnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una
verificación ocular, verbal, documentaria, física y escrita. El objetivo de la lista de
chequeo es el de comprobar qué falta por hacer o qué se ha hecho dentro del
departamento. Este listado estará compuesto por los siguientes puntos:
Planificación y control de la plantilla de empleados: La planificación de la
plantilla se ha de realizar en concordancia con al plan estratégico.

 Reclutamiento: Es muy importante tener en cuenta las medidas y

el desarrollo de los procesos de selección de empleados.
 Contratación: Todas las acciones que tienen que ver con la
incorporación de nuevos empleados a la plantilla, como la
contratación, bienvenida e integración.
 Evaluación de desempeño: esta debe ser continua y se ha de
realizar durante los primeros momentos del trabajador/a en el puesto,
de esta manera es posible corregir errores a los inicios.
 Formación y capacitación: se trata de una de las mejores acciones
que se pueden realizar para la retención del talento.
 Planes de la carrera: otra de las acciones de retención, garantiza la
sucesión de puestos clave a través de promociones internas. 
 Reconocimiento: a través de políticas de compensación, aquí
también se tiene en cuenta el salario emocional.

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 Prevención de riesgos laborales: indispensable contar con esta

política obligatoria por ley.
 Relaciones laborales: aquí se establecen las políticas y los
procedimientos tanto individuales como colectivos para regular las
normas de convivencia entre los empleados.
 Conciliación: es importante que se intente incorporar una política
laboral que tenga en cuenta la conciliación entre la vida personal
y laboral de los trabajadores. Entre estas medidas destaca el
teletrabajo o el horario flexible.
 Desvinculación de la organización: aquellas acciones que se han de
tener en cuenta y tomar cuando un empleado termina su relación con
la empresa

e) Generación de hallazgos de auditoría.

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Fecha: Auditor (es):

Proceso Auditado: Auditado (s):
o Evidencias de
N Criterios de Auditoria Hallazgos de la Auditoría C NCM NCm
Auditoría
Se evidencia que la
Procedimiento de Política de contratacion de los
1 X
contratación contratación funcionarios se esta realizando
a corde
Evaluación Conocimiento y Se evidencia que un 40% de
Conocimientos comprensión de la los funcionarios que interactúan
2 X
Política de Calidad y política y objetivos de en el proceso n cuenta con el
Objetivos calidad conocimiento requerido.

Se evidencia la empleación de
Estandarización los de
Procedimiento de formatos que no se encuentran
los documentos y
3 bienestar y salud estandarizados y adicional no X
referenciados en los
ocupacional son referenciados en el
procedimientos.
procedimiento matriz.

Estandarización los de El procedimiento se ejecuta de

Procedimiento
los documentos y acuerdo con lo documentado, y
4 Formación de X
referenciados en los sus documentos se encuentran
Personal
procedimientos. debidamente estandarizados.

Revisión de formatos
de retiro y hojas de Se evidencia que no existe
Liquidación y
vida al azar y su formatos ni entrevistas de
5 Finalización de X
debida retiros de funcionarios de
Contratos
estandarización de acuerdo con .el procedimiento
calidad.
Procedimiento de Revisión de planillas La afiliación de los funcionarios
6 afiliación de de afiliación de los se hace a tiempo y en los X
personal últimos tres meses. términos requeridos.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

1. Revisar los procedimientos auditados con el fin de actualizarlos cuando se

requiera y en busca de mejoras y optimización del mismo.
2. Capacitar al personal para que conozca y comprenda la política de calidad y los
objetivos.
3. Actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de acuerdo con la
No Conformidad Mayor hallada.

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4. Estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la Compañía, los

formatos e instructivos empleados en el procedimiento de bienestar y salud
ocupacional.
5. Capacitar al personal frente al procedimiento de liquidación y finalización de
contrato, así mismo que las actividades se ejecuten de acuerdo con lo
documentado.
6. Implementar Las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin de
subsanar las no conformidades resultado de la auditoría

g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la

ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

Informe Auditoria interna

Proceso(s) Auditado(s) Informe N°: 001

Gestion humana Fecha: 02-11-2022
1. Informacion general
Auditoria N° 001 Fecha de inicio 02-11-2022 Fecha final 02-11-2022
Auditor líder Josie Umbarila
Nombre Cargo
Equipo Josie Umbarila Experto SGI
auditor Jefferson Gonzalez Ing. De Procesos
Diana Hernandez Representante CEO
Sandra Pantano Gerente Salud ocupacional
Andres Felipe porras Gerente RH
Auditados
Gustavo Rey Asistente Salud ocupacional
Camilo Monroy Asistente RH
2. Objeto y Alcance de la Auditoria
Objetivo

Revisar y controlar por medio de auditoría interna que se esté cumpliendo con el programa de
Sistema de Gestión de Calidad en totalidad como lo establecen las normas vigentes
establecidas por la compañía.

Alcance

La presente auditoria tiene total libertar de verificar el cumplimiento del sistema de gestión en la
compañía teniendo en cuenta los manuales de procedimiento establecidos en la institución.

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3. Resultados de la Auditoria interna de calidad

Resultado detallado
Evidencias de Criterios de Hallazgos de la
C NCM NCm
Auditoría Auditoria Auditoría

Se evidencia que la
Procedimiento de Política de contratacion de los
X
contratación contratación funcionarios se esta
realizando a corde

Se evidencia que un
Evaluación Conocimiento y 40% de los
Conocimientos comprensión de funcionarios que
Política de la política y interactúan en el X
Calidad y objetivos de proceso n cuenta
Objetivos calidad con el conocimiento
requerido.

Se evidencia la
empleación de
Estandarización
formatos que no se
los de los
Procedimiento de encuentran
documentos y
bienestar y salud estandarizados y X
referenciados en
ocupacional adicional no son
los
referenciados en el
procedimientos.
procedimiento
matriz.

El procedimiento se
Estandarización ejecuta de acuerdo
los de los con lo
Procedimiento
documentos y documentado, y sus
Formación de X
referenciados en documentos se
Personal
los encuentran
procedimientos. debidamente
estandarizados.

Revisión de Se evidencia que no

formatos de retiro existe formatos ni
Liquidación y
y hojas de vida al entrevistas de retiros
Finalización de X
azar y su debida de funcionarios de
Contratos
estandarización acuerdo con .el
de calidad. procedimiento

Revisión de
La afiliación de los
Procedimiento de planillas de
funcionarios se hace
afiliación de afiliación de los X
a tiempo y en los
personal últimos tres
términos requeridos.
meses.

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h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

1. La auditoría debe ser un proceso debidamente estructurado y sistemático

2. El grupo auditor debe tener claro el conocimiento en cada proceso a revisar
3. Contar con las herramientas y métodos esenciales para que sean empleados en
la misma y sean efectivos.
4. Estar muy atento a todos los posibles hallazgos que se puedan evidenciar
5. Contar con la disponibilidad el dueño del proceso para que este entregue toda
la información
6. La auditoría sea llevada por el auditor y no por el dueño del proceso de ser así
este se puede beneficiar
7. La revisión de los documentos debe ser minuciosa a fin de no dejar pasar ningún
detalle relevante.

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