Unidad 3.

Proceso de Auditora
Jefferson chapi Velsquez
CC.: 1113640983
Actividad: De la auditora interna al proceso organizacional
Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, tome un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a
la asistencia de la Reunin de apertura. Disee un formato para la
corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se debe plantear,
adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de auditora, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
EMPRESA: pickus
Direccin: va canangua valle
Representante: Carlos Martnez
Tel: 322252222
Cargo: Gerente General
Correo electrnico: pickusoreggerencia.pikud.com.co
De: rea de Calidad
Para: Gerencia
Anbal Perdomo
Fecha: septiembre 12/2016
OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se est cumpliendo con el
programa de Sistema de Gestin de Calidad de la procesadora pickus s.a.s. , en
los procedimientos de prestacin de servicios.
Alcance: Verificar la prestacin de los servicios del laboratorio de Ensayos e
investigacin del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa pickus
s.a.s

Criterios de Auditoria

SGC

Poltica de Gestin Financiera.

Poltica de Logstica y Servicio al Cliente

Manual de Procedimientos

Polticas Corporativa

Norma ISO 9001:2008

Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versin Junio de 2013

Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

Manual de Documentos de Retencin y Archivo del Laboratorio de Ensayos

M-DR-005

Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Version Junio de

2013

Manual de Calidad M-AM-001, Versin 00 de Junio 15 de 2013

Reunin de Apertura:
5 de agosto de 2016
Hora 7:45 am
Reunin de Cierre:
30 de septiembre 2016
Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizar la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mencin en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se estn aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y Ensayos consignados en
cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita
ser realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida
en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e
Investigacin, El Coordinador de Anlisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio
de Calidad y Fisicoqumico, el da 1 de junio del presente ao, con una duracin
de 7 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigacin y Ensayos.
Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para
el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin a la
presente comunicacin, por favor comunicarla al lder del grupo auditor, antes del

30 de septiembre de 2016. Por favor indique en la columna correspondiente, el

nombre, cargo y firma de las personas que atendern al equipo auditor. As
mismo, para la reunin de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las
personas relevantes del rea que ser auditada. Para la reunin inicial le pido el
favor de disponer de las documentacin, condiciones de seguridad y salud
ocupacional aplicables a su rea, adems de disponer de los equipos de
proteccin personal necesarios. La informacin que se conozca por la ejecucin
de esta auditoria ser tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El
informe de la auditoria y su comunicacin sern en espaol.
Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Produccin
Indicadores
Cumplimiento en compras y ventas.
Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno
Responsable rea: Superintendencia de Logstica
Asistentes:
Gerencia General
Secretaria de Gerencia
Superintendencia de Logstica
Supervisor de Logstica
Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
augusto lemus Experto Tcnico SGC

hugo Muriel

Ingeniero Operativo

firma

firma

Cristian Erazo

Gerencia firma

AUDITADOS
Josue baldon Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigacion firma

elias sartre

Coordinador de Analisis y Ensayos

firma

teresa salinas

Analista Instrumental

firma

pedro olartte

Analista Fisicoquimico

firma

Jorge Gonzales

esperanza marmolejo

Analista Fisicoquimico

Auxiliar Laboratorios

firma

firma

Procesos Y Actividades A Auditar

Fecha Agosto 5 -2016
Proceso/Actividad/Requisito Por Auditoria
Actividad
Auditor
Cargo
Representante
Reunin De Apertura
Manuel Hoyos
Legal
Direccin Del Sistema
Juliana Ortega
Secretaria General
4.1,5.1,5.2,5.3,5.4,5.5
Coordinadora De
Tramites 7.1,7.5,8.1,8.1.2
Teresa Cruz
Plantas
Almuerzo
Administracin Del Recursos Humano
Carlos Tobn
Director Gdrh
6.2,8.2
Medicion,Analisis Y Mejora-Auditoria
Ingeniero En
Juan Castao
Interna
Procesos
Representante
Reunin De Cierre
Manuel Hoyos
Experto Tcnico

Hora
07:45am
8:00am
12:00 P. M.

1:37pm
3pm
04:00 P. M.

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicacin se har de forma activa en idioma

Espaol.
Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas
que van a recibir la auditoria, al email gscl9sc.com.co Cualquier duda comunicarse al
celular xxxxxx Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros),
6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicacin interna), 8.5.2 y 8.5.3
(acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Anlisis de datos), se auditaran en todas las
reas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la
denominacin dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarn las acciones
correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y
que estn pendientes.

b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.

N

Documento revisado
Poltica
de
Logstica
Servicio al Cliente

Observaciones del documento

y

ltima actualizacin 18 de julio

2011

Poltica
de
Gestin
ltima actualizacin 5 de enero 20
Financiera
I-EL-002
Instructivos de desarrollo de
Carpetas de Protocolos e Instructivos
Ensayos de laboratorio
Manual de Procedimientos.
Cap. Compras y Logstica.
ltima actualizacin 9 de febrero 2014
M-PC-002
Manual de Procedimientos de
Versin
Laboratorio

Marzo

Manual de Documentos de M-DR-005

Retencin
y
Archivo
del Libros de registro
Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001
Versin Marzo de 2014

de
de

2014
muestras

c. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de

comunicacin que usar durante la auditora.
La escucha activa.
d. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de
recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo:
lista de Chequeo).
Lista de chequeo, tcnicas de verificacin ocular, verbal, documental, fsicas y
escritas.
Lista De Chequeo
Lista De Verificacin

Cumplimiento

Evidencias Y
Observaciones
Copias Controladas Del
Manual De Calidad

Manual De Calidad

Si

Se Encuentran Documentadas Las

Respuestas

Si

Claramente Sealada En
El Manual De Calidad

Si

No Hay Evidencia De La
Comunicacin

Se Encuentra Comunicada Las

Respuestas
Procedimientos
Operativos(Documentacin Nivel I)
Existen Manuales Instructivos

Si

Existe Evidencia Documentada Del

Compromiso

No

Instrucciones De Trabajo Paso A Paso

Si

Estn Identificados Los Planes De Trabajo

No

Existen Registros De Las Acciones

Formatos Y Registros
Se Lleva Una Bitcora De Anlisis
Existe Una Metodologa Definida Para El
Anlisis
Documentacin Completa

Si
Si
Si

Son Los Protocolos Manuales Instructivos

Si

Se Da Por Entendido
Que Cada Uno Conoce
Sus Funciones Pero No
Se Documenta
Tctilmente Se Entiende
Que Las Solicitudes De
Trabajo De Laboratorio
Estn Ordenadas Por Los
Formatos Solicitud De
Anlisis De Produccin

Si
Si
La Informacin Esta En
Desorden

Est Debidamente
Alamcenada,Computarizada
Respeto Del Servicio
Existen Registros De Las Verificaciones
Existen Definidas Las Pautas De
Actualizacin
Exhibicin Del Procesos De Auditar En
Lugar Visible

No

Hay Riesgo De Perder

Informacin Debido Al
Desorden

No
No

Existen Definidos Los Procesos Para La

Realizacin De Los Procedimientos

Si

Se Emplean Tcnicas Estadsticas

No

Verbalmente Conocen El
Procedimiento Pero No
Esta Documentado

e. Generacin de hallazgos de auditora:

Fecha: Fecha: 22 de septiembre del 2016
Proceso auditado: compras
N

Evidencia de
auditora

Criterios de la
auditora

Procedimientos de
costos
en poltica
de
materiales
en gestin financiera
bodega y stand-by
2
formato nico de
Cap. Compras y
despachos, Manual
logstica
de procedimientos
3

Cambios
organizacionales

Poltica
de
logstica
y
servicio al cliente

Auditor(es): Oficina asesora de

control interno.
Auditado(s):
Superintendencia
de
Logstica.
Hallazgos de la
C NCM NCm
auditora
Falta
agregar
implementacin de
procedimiento para
X
costos
en
materiales
de
bodega y stand-by
No se tiene en
cuenta el formato
nico de despachos
X
y
recibo
de
mercanca en el
procedimiento
Falta actualizacin
de la poltica de
logstica,
cuya
ltima actualizacin
fue el 18 de julio
X
2011 y no se han
agregado
los
cambios
organizacionales
del ao 2012

C: Conformidad

NCM: No Conformidad Mayor

NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditora.

Se debe actualizar la Poltica de Gestin Financiera y crear un
procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.
Se debe agregar el formato nico de despachos y recibo al manual de
procedimientos.
Se debe actualizar la poltica de logstica y servicio al cliente puesto que no
se han agregado los cambios organizacionales del ao 2013

Conclusiones de la Auditoria:

Se debe actualizar la Poltica de Gestin De Laboratorio y crear un

procedimiento para el manejo de protocolos de anlisis y entregas de
resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de anlisis y entrega de resultado
en uno

solo.
Se debe actualizar la poltica de gestin de recepcin, registro y anlisis de
muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los
libros
de
registros
de
muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de anlisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio
de investigacin y ensayos que permitan generar actividades de
seguimiento,
medicin,
anlisis
y
mejora.
-Se debe aclarar las polticas de satisfaccin del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfaccin de los mismos.

g. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Fue muy enriquecedor aprender de esta unidad el proceso de auditoria la
realizacin de las mismas as como tambin la verificacin de los mismos, la
planeacin de cada proceso documentado pienso que estos tipos de aprendizaje
ayudan a muchas compaas a tener un panorama ms en cada proceso para un
optimo funcionamiento en un ciclo de mejora continua