Carrera de Recursos Humanos - Modalidad a Distancia

Nombre de la materia: TALLER DE EMUNERACIONES

Profesor/a: CLAUDIO DUFFORT – MARIANO ACUÑA

Unidad: II

Clase: 2

¡Bienvenidos!

Tema: La planilla de cálculo para liquidar sueldos – Parte 1

Celdas: Formato de celdas. Protección de celdas. Ordenamiento de datos.

Objetivos:
Esta semana vamos a aprender a:
 Darle un formato a las celdas de una hoja de cálculo.
 Ordenar datos de una tabla.

Desarrollo:
Introducción

Durante esta unidad utilizaremos el software OpenOffice.org Calc. El mismo es la hoja de

cálculo de la familia OpenOffice.org.

El Calc utiliza una cuadrícula (conjunto de celdas que se identifican por la fila y la columna
a la cual pertenece) donde en cada una de ellas se pueden introducir textos, números,
fórmulas, funciones y gráficos de forma sencilla e intuitiva.

El instalador del OpenOffice lo descargaremos desde: https://www.openoffice.org/es/

Selección de Celdas

Tanto en el Calc, como con cualquier otra planilla de cálculo, antes de trabajar con las
celdas hay que seleccionarlas.
Selección de una celda

Existen diferentes formas para seleccionar una celda:

 Usando el mouse: en este caso se hace un clic con el botón izquierdo del mouse en la
celda que se desea seleccionar.
 Usando el teclado: en este caso se utilizan las flechas para llegar a la celda que se
desea seleccionar.
 Usando el Cuadro Nombre: en este caso se ingresa en el Cuadro Nombre (cuadro que
se encuentra a la izquierda de la Barra de Fórmulas) la columna y la fila donde se
encuentra la celda que se quiere seleccionar y luego se presiona la tecla Enter para
que la celda quede seleccionada.

Selección de un rango de celdas

Existen diferentes formas para seleccionar un rango de celdas:

 Usando el mouse: en este caso se hace un clic con el botón izquierdo del mouse en la
celda donde comienza el rango que se desea seleccionar y manteniendo el botón
izquierdo presionado, se desplaza el puntero del mouse hasta cubrir el rango deseado.
 Usando el teclado (opción 1): en este caso se selecciona la celda donde comienza el
rango que se desea seleccionar, luego utilizando las flechas de desplazamiento
mientras se mantiene presionada la tecla Mayúscula (Shift) hasta cubrir el rango
deseado.
 Usando el teclado (opción 2): en este caso se selecciona la celda donde comienza el
rango que se desea seleccionar, luego se presiona la tecla F8, a continuación se
selecciona la celda donde termina el rango que se desea seleccionar y por último se
vuelve a presionar la tecla F8 para finalizar la selección.
 Usando el Cuadro Nombre: en este se ingresa en el Cuadro Nombre el rango de celdas
a seleccionar. El rango de celdas se especifica de la siguiente manera:
 celda donde comienza el rango: celda donde termina el rango

Por ejemplo, A1:B4 representa al rango de celdas desde la A1 hasta la B4.

Formato de Celdas

El Calc nos permite no sólo realizar operaciones matemáticas, sino que también permite
darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más
importante para poder así sacar conclusiones de manera más rápida.

A continuación, veremos las diferentes opciones disponibles en Calc que nos permitirán
cambiar el aspecto de las celdas de una hoja de cálculo.

Es importante tener en cuenta que en una celda tenemos:

 El valor que se ingresa en la misma (números, fechas, horas, importes, porcentajes,

textos, fórmulas, funciones, etc.)
 El formato asignado a la misma (cómo se ve el valor ingresado en la celda).

Muchas veces un formato erróneo asignado a una celda puede provocar errores de cálculo
en las fórmulas y funciones.

Una vez seleccionadas las celdas deseadas (ver Selección de Celdas), para acceder a las
opciones de formato de celdas podemos:

 Hacer un clic en el menú Formato y elegir la opción Celdas...

 Hacer un clic con el botón derecho del mouse sobre la celda cuyo formato desea
modificar y elegir la opción Formatear celdas...
 Mientras se mantiene presionada la tecla CONTROL, presionar la tecla 1.

A continuación aparecerá la ventana Formato de celdas donde se encuentran disponibles

todas las opciones de formato:
Cuando ingresamos un valor en una celda, Calc automáticamente asignará un formato por
defecto a la celda según los caracteres ingresados:

 Si ingresamos dígitos entre el 0 y el 9, un separador de decimales (coma o punto

dependiendo de la configuración de Windows) y/o un signo menos (-), a esa celda se
le asigna un formato de número.
 Si ingresamos dígitos entre el 0 y el 9, barras (/) o guiones (-) entre ellos, a esa celda
se le asigna un formato de fecha.
 Si ingresamos dígitos entre el 0 y el 9 y dos puntos (:) entre ellos, a esa celda se le
asigna un formato de hora.
 Si ingresamos dígitos entre el 0 y el 9, puntos (.), signos monetarios ($), signo
porcentual (%), letras y cualquier otro carácter, a esa celda se le asigna un formato de
texto.

Hay que tener mucho cuidado con el formato asignado a una celda ya que si la misma
interviene en una fórmula o en una función tiene que tener formato numérico (si la celda
tiene un formato de texto la fórmula o función dará error).

Es importante evitar ingresar como valor de una celda los siguientes caracteres:

 separador de miles: punto (.) o coma (,) dependiendo de la configuración de

Windows.
 signo monetario: pesos ($) u otra unidad monetaria
  signo porcentual: porcentaje (%) ya que es probable que el Calc le asigne un formato
de texto a la celda, en lugar del formato numérico deseado.

Números

En la solapa Números se puede definir el formato que van a tener las celdas seleccionadas.

El formato a asignar se elige de la sección Categorías. Los formatos más utilizados son:
Número, Porcentaje, Moneda, Fecha, Hora, Ciencia, Fracción y Texto.

Número

Esta categoría permite definir una serie de opciones cuando ingresamos valores numéricos.
Se pueden definir en la sección Opciones:

 La cantidad de dígitos decimales que se mostrarán. Si se muestran menos dígitos

decimales de los que tiene el valor numérico ingresado, se realizará un redondeo; el
mismo no es un redondeo real del valor numérico sino un redondeo visual, el valor
numérico en la celda seguirá teniendo la misma cantidad de dígitos decimales (opción
Decimales).
 Si los números negativos se muestran o no en color rojo (opción Negativo en rojo).
 La cantidad de ceros a la izquierda del separador decimal (opción Ceros a la izquierda).
 Si se muestran o no los separadores de miles (opción Separador de miles).
Porcentaje

Esta categoría permite mostrar los números como porcentajes. En este caso es
recomendable dar primero el formato a la celda y luego ingresar los valores a la misma, ya
que cuando se elige esta categoría el Calc multiplica el valor de la celda por 100 y luego le
asigna el símbolo de porcentaje (%). Se pueden definir en la sección Opciones:

 La cantidad de dígitos decimales que se mostrarán. Si se muestran menos dígitos

decimales de los que tiene el valor numérico ingresado, se realizará un redondeo; el
mismo no es un redondeo real del valor numérico sino un redondeo visual, el valor
numérico en la celda seguirá teniendo la misma cantidad de dígitos decimales (opción
Decimales).
 Si los números negativos se muestran o no en color rojo (opción Negativo en rojo).
 La cantidad de ceros a la izquierda del separador decimal (opción Ceros a la izquierda).
 Si se muestran o no los separadores de miles (opción Separador de miles).
Moneda

Esta categoría permite mostrar los números como importes, acompañados del símbolo
monetario correspondiente. Se pueden definir:

 El formato (tipo) del símbolo monetario. En nuestro caso deberemos elegir: $Español
(Argentina) (opción Formato).
 La cantidad de dígitos decimales que se mostrarán. Si se muestran menos dígitos
decimales de los que tiene el valor numérico ingresado, se realizará un redondeo; el
mismo no es un redondeo real del valor numérico sino un redondeo visual, el valor
numérico en la celda seguirá teniendo la misma cantidad de dígitos decimales (opción
Decimales).
 Si los números negativos se muestran o no en color rojo (opción Negativo en rojo).
 La cantidad de ceros a la izquierda del separador decimal (opción Ceros a la izquierda).
 Si se muestran o no los separadores de miles (opción Separador de miles).
Fecha

Esta categoría permite dar formato a las fechas. Se pueden definir:

 El formato con el cual se mostrará la fecha (opción Formato).

 Un formato personalizado con el cual se mostrará la fecha (opción Código del formato).
Por ejemplo: D/M/A, DD/MM/AAAA, MM/AAAA, etc.
Hora

Esta categoría permite dar formato a las horas. Se pueden definir:

 El formato con el cual se mostrará la hora (opción Formato).

 Un formato personalizado con el cual se mostrará la hora (opción Código del formato).
Por ejemplo: H:M, H:M:S, etc.

Ciencia

Esta categoría permite dar formato a números con decimales para que los mismos puedan
ser expresados en notación científica. Se puede definir el formato con el cual se mostrará
el número eligiendo la opción deseada en Formato.
Fracción

Esta categoría permite dar formato a números con decimales para que los mismos puedan
ser expresados en fracciones. Se puede definir el formato con el cual se mostrará el número
eligiendo la opción deseada en Formato.
Texto

Esta categoría permite dar formato de texto a cualquier valor ingresado en una celda.

Cuando se asigna este formato a una celda se tiene que tener en cuenta que dicha celda
no puede ser utilizada en un formula y/o función matemática porque la misma daría error,
por más que el valor ingresado en la celda sea un número, ya que el Calc lo interpreta como
un texto.

Fuente

En la solapa Fuente se pueden definir para las celdas seleccionadas:

 La fuente tipográfica que se le asignará al contenido de la celda seleccionada (opción

Fuente).
 El estilo (predeterminado, cursiva, negrita o negrita cursiva) que se le asignará al
contenido de la ceda seleccionada (opción Estilo).
 El tamaño que se le asignará al contenido de la celda seleccionada (opción
 Tamaño).
 El idioma que se le asignará al contenido de la celda seleccionada (opción Idioma).
 El idioma es importante para que Calc realice la corrección ortográfica de los textos
ingresados en las celdas.
Efectos de fuente

En la solapa Efectos de fuente se pueden definir ciertos efectos para los textos ingresados
en las celdas seleccionadas, los mismos son:

 El color del texto (opción Color de fuente).

 Efectos de relieve (opción Relieve, Esquema y Sombra).
 Líneas sobre el texto (opción Sobrelineado).
 El color de las líneas que se agregan sobre el texto (opción Color de sobrelínea). Esta
opción se habilita solamente si se especifica la opción de sobrelineado.
 Líneas que tachan el texto (opción Tachado).
 Líneas de subrayado (opción Subrayado).
 El color de las líneas de subrayado (opción Color de subrayado). Esta opción se habilita
solamente si se especifica la opción de subrayado.
 El subrayado por palabras (opción Por palabras). Esta opción se habilita solamente si
se especifican las opciones de sobrelineado, tachado y/o subrayado.
Alineación

En la solapa Alineación se pueden definir ciertos parámetros referidos a la alineación de los

textos ingresados en las celdas seleccionadas, los mismos son:

 La alineación del contenido de la celda en sentido horizontal (sección Alineación de

texto – opción Horizontal).
 La alineación del contenido de la celda en sentido vertical (sección Alineación de texto
– opción Vertical).
 La inclinación del contenido de la celda (sección Orientación del texto – opción Angulo
y opción Disposición vertical).
 Que el contenido de la celda se visualice completamente quedando el mismo en varios
renglones dentro de la celda (sección Propiedades – opción Ajustar texto
automáticamente). Si se selecciona esta opción la altura de la fila en donde está la
celda se agrandará automáticamente para que el texto se visualice en varios renglones
en función del ancho de la columna que contiene a la celda. Esta opción no modifica el
tamaño asignado a la fuente tipográfica de la celda.
 Que el contenido de la celda se visualice en varios renglones dentro de la celda,
aplicando separación de silabas cuando sea necesario (sección Propiedades – opción
División de palabras activa). Esta opción se podrá seleccionar solamente si la opción
anterior se encuentra activa.
 Que el contenido de la celda se visualice completamente sin que se agrande el alto de
la fila ni el ancho de la columna donde se encuentra la celda (sección Propiedades –
opción Reducir para ajustar el tamaño de celda). Esta opción reduce o aumenta el
tamaño de la fuente tipográfica tanto como sea necesario para que el contenido de la
celda se visualice sin modificar el alto de la fila ni el ancho de la columna.

Borde

En la solapa Borde se pueden definir ciertos parámetros referidos a los bordes de las celdas
seleccionadas, los mismos son:

 Cuales bordes de la celda se visualizarán (sección Disposición de líneas – opción

Predeterminado y opción Definido por el usuario). Para una celda, se pueden visualizar
bordes arriba, abajo, a la izquierda, a la derecha y en forma oblicua.
 El grosor del borde (sección Línea – opción Estilo).
 El color del borde (sección Línea – opción Color).
 La distancia desde los bordes de la celda hasta el contenido de la misma (sección
Distancia del texto – opción Izquierda, Derecha, Arriba y Abajo). Esta distancia se la
puede definir de manera independiente desde el borde izquierdo, derecho, superior y/o
inferior o se la puede definir de manera sincronizada –la misma distancia desde el
borde izquierdo, derecho, superior e inferior- (sección Distancia del texto – opción
Sincronizar).
 La posición de la sombra que se le puede agregar a la celda seleccionada (sección
Sombra – opción Posición).
 La distancia de la sombra desde la celda seleccionada (sección Sombra – opción
 Distancia).
 El color de la sombra (sección Sombra – opción Color).

Al momento de definir los bordes es conveniente primero seleccionar el estilo de la línea

(sección Línea – opción Estilo), el color (sección Línea – opción Color) y luego determinar
la disposición de las mismas (sección Disposición de líneas – opción Predeterminado y
opción Definido por el usuario).

Fondo

En la solapa Fondo se puede definir el color de fondo de las celdas seleccionadas:

 Para asignar un color de fondo a la celda, hay que hacer un clic en el color deseado de
la paleta de colores que se visualiza en la solapa.
 Para quitar el color de fondo hay, hay que hacer un clic en la opción Sin relleno.
Para una mayor comprensión los invito a ver el siguiente video:

Protección de celda

En la solapa Protección de celda se puede definir el tipo de protección que se le asigna a

las celdas seleccionadas, estos son:
 Que no se puede modificar ni borrar el contenido ingresado en las celdas y que no se
visualicen en la Barra de Fórmulas las fórmulas y funciones usadas en las celdas
(sección Protección – opción Ocultar todo).
 Que no se pueda modificar ni borrar el contenido ingresado en las celdas (sección
Protección – opción Protegido). Esta opción está seleccionada por defecto.
 Que no se visualice en la Barra de Fórmulas las fórmulas y funciones usadas en las
celdas (sección Protección – opción Ocultar fórmulas).
 Que no se imprima el contenido de las celdas (sección Impresión – opción Ocultar para
la impresión).

Estas opciones de protección no tendrán efecto hasta que no se realice la protección de la

hoja de cálculo activa (tema que veremos más adelante).

Ordenamiento

A veces es necesario ordenar los datos ingresados en una tabla, ya sea por el simple hecho
de mejorar su análisis o para que los mismos puedan ser usados en la función Buscar.

Para ordenar los datos deberá:

 Seleccionar todos los datos, inclusive los encabezados (títulos) de las columnas.
 Hacer un clic en el menú Datos y elegir la opción Ordenar…
 En la solapa Ordenar por criterios se pueden elegir hasta tres criterios para ordenar los
datos, para ello:
 Deberá elegir de la sección Ordenar según el nombre de la columna por el cual quiere
ordenar, para que se defina el primer criterio de ordenamiento. Además deberá elegir
si el mismo va a ser en forma Ascendente o Descendente.
 Si quiere agregar un segundo criterio de orden (ese criterio se agregará al primer
criterio definido) deberá elegir el nombre de la columna en la sección Después según,
eligiendo además si el mismo va a ser en forma Ascendente o Descendente.
 Si quiere agregar un tercer criterio del orden (ese criterio se agregará al primer y
segundo criterio definido) deberá elegir el nombre de la columna en la sección Después
según, eligiendo además si el mismo va a ser en forma Ascendente o Descendente.

Nota: si no se seleccionaron los encabezados (títulos) de las columnas antes de elegir la

herramienta Ordenar, cuando tenga que elegir el nombre de las columnas para definir los
criterios de ordenamiento, en lugar de aparecer el nombre de las columnas se visualizará
Columna A, Columna B, Columna C, etc.

Para una mayor comprensión los invito a ver el siguiente video:

Actividades
Realiza la actividad que se encuentra al final de esta clase virtual.