Formato avanzado de celdas

1. FORMATOS DE NÚMERO

E n esta lección vamos a ver algunos aspectos avanzados sobre

el formato de las celdas.

El formato de las celdas se refiere al tipo y color de la letra, al

color de fondo, a la alineación, etc. En definitiva, a cómo o de qué
forma se muestran los datos que contienen las celdas.

Al crear una hoja nueva, las celdas tienen por defecto el formato
General. A veces, Excel cambia este formato por otro más adecuado, al
escribir ciertos datos. Por ejemplo, si pones el símbolo de moneda o el
signo de porcentaje al escribir un número, Excel cambia el formato al de
moneda o de porcentaje, según corresponda.

Desde el grupo de comandos Número de la pestaña Inicio de la

Cinta de opciones puedes establecer ciertas características del formato
de los números.

Desde la lista superior puedes ver y

cambiar el formato de la celda o celdas
seleccionadas, estableciendo el formato de
número, moneda, porcentaje, fechas...

Los botones también sirven para cambiar el formato:

 Formato de número de contabilidad : selecciona el

formato de contabilidad con el símbolo de moneda que elijas.

 Estilo porcentual : pone el dato de la celda como un

porcentaje.

 Estilo millares : pone el formato de contabilidad sin símbolo

de moneda, mostrando también el símbolo separador de miles.

 Aumentar decimales , Disminuir decimales : muestra

más o menos decimales en el número.

Para indicar el formato de los números también puedes utilizar el

cuadro de diálogo del Formato de celdas, desde su pestaña Número,
que recuerda que puedes mostrar desde el botón Iniciador de cuadro
de diálogo del grupo de comandos Número, Fuente o Alineación, o
desde el menú contextual de las celdas (el que aparece al pulsar el botón
derecho del ratón sobre ellas).

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Recuerda que
puedes
asignar
formato de
texto a los
números,
para que
Excel los trate
como texto.
Para esto,
puedes poner
un apóstrofo '
delante del
número o
utilizar el
código de
formato @,
como luego En la pestaña Número de este cuadro de diálogo puedes ver todos
veremos. los formatos que hay, agrupados en diferentes categorías.

Cuando seleccionas uno u otro formato, en el apartado Muestra

podrás ver una muestra de la celda activa aplicando ese formato. Para
ver la muestra en el cuadro de diálogo, la celda activa tiene que tener
datos que se puedan ajustar al formato que hayas elegido.

En la categoría Número podrás indicar el número de decimales

con el que verás el número en pantalla (siempre que quepa en la celda),
si se va a usar el punto (u otro carácter, según establezcas en la
Configuración regional de Windows) como separador de miles y
especificar el formato para los números negativos.

En las categorías Fecha y Hora dispones de varias formas de

mostrar las fechas y horas en la celda (con dos o cuatro cifras para el
año, con el número del mes o el nombre del mes, con los segundos o
que no aparezcan los segundos, en formato de 12 o 24 horas, etc.).

En cuanto al formato de Moneda, el dato de la celda se verá según

la moneda que tengas establecida en tu ordenador (en la Configuración
regional). Recuerda que nosotros usaremos las letras u.m. (abreviatura
de unidades monetarias) para indicar la moneda.

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Por lo tanto, si estás en España, por ejemplo, al poner el

número en formato de moneda lo podrás ver con el símbolo del
euro (€) y con dos decimales. Según el país en el que estés (o,
mejor dicho, según la Configuración regional que tengas en
tu ordenador), aparecerá un símbolo de moneda u otro.

Recuerda que para acceder a la Configuración regional de tu

equipo, puedes utilizar el Panel de control de Windows, a
través del elemento Reloj, idioma y región (o Configuración
regional y de idioma, dependiendo de la versión del sistema
operativo y de la configuración del Panel de control).

Excel también mostrará el símbolo separador de miles y de

decimales según esté indicado en la Configuración regional.

Ahora aparecerá el número según la moneda que tengas establecida

en tu ordenador (en la Configuración regional).

Además de estos formatos, desde la categoría Especial también

puedes utilizar formatos típicos de número, como pueden ser el número
de teléfono, el de la seguridad social, etc.

2. FORMATOS PERSONALIZADOS

A l crear un libro, los formatos disponibles son los que hay en la

pestaña Número. A veces, puede pasar que estos formatos
que tiene Excel no sean suficientes para lo que quieras hacer y querrás
crear tu propio formato.

Al crear nuevos formatos, Excel los pone automáticamente dentro

de la categoría Personalizada y estarán disponibles en todas las hojas
del libro de trabajo.

Al crear un formato, podrás indicar hasta tres formas de números y

una última de texto. Cada una de estas secciones del formato
personalizado estará separada por un punto y coma ( ; ).

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Las distintas opciones del formato las tendrás que poner con el
siguiente orden:

Si solo pones  Formato para números positivos.

dos secciones,
la primera
sección se
 Formato para números negativos.
utilizará para
los números  Formato para ceros.
positivos y
para los ceros,  Formato para texto.
mientras que
la segunda se
utilizará para Cada una de las secciones de este formato personalizado se refiere
los números al formato que se utilizará para los números positivos, negativos, ceros
negativos; si y para el texto.
solo pones
una sección,
se utilizará Si quieres incluir un formato de texto, tienes que ponerlo en la
para todos los última posición. Ahí pondrás, entre comillas, el texto que quieras que
números. aparezca en la celda al escribir un texto en ella.

Si incluyes el carácter @, el texto que escribas en la celda se verá

en la posición en la que hayas puesto dicho carácter.

Si el formato personalizado no tiene un apartado de texto, cuando

escribas texto en la celda no se le aplicará ningún formato.

Para crear un formato personalizado, selecciona la categoría

Personalizada y modifica alguno de los tipos disponibles que ya
aparecen en esta categoría.

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La modificación de un formato de los que ya tiene Excel para crear

uno nuevo, no significa que el formato original de partida desaparezca.

Para indicar Para crear nuevos formatos, ten en cuenta los siguientes aspectos:
los colores,
tenemos las  Para indicar una cifra en un número, usa el 0 y el signo #. El 0
siguientes
indica que la cifra o dígito se presentará siempre, mientras que #
posibilidades:
[Negro], solo muestra las cifras significativas (es decir, que no muestra los
[Blanco], ceros sin valor del número).
[Azul],
[Verde],  El carácter de subrayado ( _ ) crea un espacio del tamaño del
[Rojo],
[Amarillo], ancho de un carácter.
[Magenta] y
[Aguamarina].  Para indicar el color del formato de la celda, indica el color entre
El color debe corchetes. Por ejemplo: [Verde].
ser lo primero
que aparezca
en la sección.  Para mostrar puntos en el formato, no hay más que añadirlos al
formato.

 Para impedir que aparezca cualquier tipo de número (positivos,

negativos o cero), no añadas nada en la sección correspondiente.

Cuando seleccionas un tipo de formato personalizado, se activa el

botón Eliminar, de forma que puedes borrar este formato que has
creado.

También es posible introducir formatos personalizados que

dependan del valor de la celda. Por ejemplo, podría interesar destacar un
resultado negativo con el color rojo y un valor positivo con el color
azul.

Para esto tendrás que incluir la condición entre corchetes al inicio

del formato. Veamos un ejemplo con el siguiente formato:

[Azul][>1000]#.###;[Rojo][<-1000]#.###;#.###

Presentará los valores mayores de 1000 en color azul, los menores

de 1000 en color rojo y los demás en negro, que es el color por defecto.
Más adelante veremos más cosas y más posibilidades sobre formatos
condicionales.

Utiliza la ayuda de Excel para crear formatos personalizados que

puedan serte útiles en tus hojas de cálculo. Puedes crear prácticamente
cualquier formato de número que se adapte a lo que quieras hacer, como
códigos, números de orden, de empleados, cantidades, notas, etc.

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Estos son los códigos más utilizados a la hora de crear formatos

personalizados:

 #: Marca de lugar para dígito. Este símbolo solo muestra las

cifras significativas del número, no aparecen los dígitos no
significativos.
 0: Marca de lugar para dígito. Su comportamiento es el mismo
que el anterior, con la única diferencia de que, si el número la
celda tiene menos dígitos que los que indica el formato, se
añaden los ceros extras hasta completar el formato.
 ?: Marca de lugar para dígitos. Se comporta como los
anteriores, pero, en este caso, se añaden ceros no
significativos para que las comas decimales queden alineadas.
 coma ( , ): Simboliza la coma decimal.
 %: Porcentaje. Excel multiplica el valor por 100 e incluye el
carácter %.
 punto ( . ): Separador de miles o millares.
 \: Escribe textualmente el carácter que le sigue en el
formato. Para incluir un carácter \, tienes que ponerlo entre
comillas dobles.
 _: Deja el ancho de un carácter en blanco en el formato.
 "texto": Presenta el texto que esté entre comillas.
 @: Si escribes un texto en la celda, aparecerá en el lugar
donde esté puesto este símbolo en el formato.

Para introducir formatos de fechas y horas, algunos de los

códigos que tiene Excel son:

 m: Los meses como 1 - 12.

 mm: Los meses como 01 - 12.
 mmm: Los meses como ene - dic.
 mmmm: Los meses como enero - diciembre.
 d: Los días como 1 - 31.
 dd: Los días como 01 - 31.
 ddd: Los días como lun - sáb.
 dddd: Los días como lunes - sábado.
 aa: Los años como 00 - 99.
 aaaa: Los años como 1900 - 9999.
 h: Las horas como 0 - 23.
 hh: Las horas como 00 - 23.
 m: Los minutos como 0 - 59.
 mm: Los minutos como 00 - 59.
 s: Los segundos como 0 - 59.
 ss: Los segundos como 00 - 59.

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3. ESTILOS DE CELDA

E n ocasiones utilizarás un conjunto de características de

formato (tipo de fuente, tamaño, color, tramas, etc.) en varios
lugares de la hoja de cálculo.

En estos casos, puede ser útil el tener una forma de aplicar todo
este conjunto de formatos de una vez, sin tener que ir indicando cada
característica una a una.

Para esto, Excel dispone de los estilos de celda. Un estilo es una

combinación de formatos (por ejemplo, el tipo y tamaño de la letra, el
color, la alineación...) que se pueden aplicar de forma conjunta.

Si aplicas un estilo a unas celdas y, luego, cambias alguno de los

Los estilos
están disponi-
formatos de este estilo, las celdas sobre las que lo habías aplicado
bles en todas cambiarán para ajustarse a estas nuevas características de formato.
las hojas de
cálculo del Excel tiene disponibles varios estilos al trabajar con un libro
mismo libro.
nuevo. Además de estos, puedes crear nuevos estilos o copiar estilos
que existan en otros libros.

Para aplicar un estilo a la celda o celdas seleccionadas, utiliza el

menú del botón , que está en el grupo de comandos
Estilos de la Cinta de opciones.

Observa los distintos estilos predefinidos que te ofrece Excel, en

los que se modifica la fuente y el tamaño de la letra, el color del texto o
de fondo de la celda, etc. Para aplicar un estilo en la celda, simplemente
tienes que seleccionarlo.

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La característica de la vista previa activa de los programas de

Office permite ver el efecto que tendría la aplicación de cualquiera de
estos efectos simplemente pasando sobre él.

Al aplicar un estilo a una o varias celdas, cambiaremos, con una

sola acción, el color del texto y del fondo de las celdas, sus bordes, la
fuente y tamaño de la letra, etc., según estén definidas estas
características en el estilo. Al aplicar un estilo sobre una celda, todos los
formatos que estuvieran aplicados en la celda desaparecerán.

Para crear un estilo, selecciona la celda que tiene los formatos que
formarán el estilo y después dale un determinado nombre al estilo. De
esta forma, después de seleccionar la celda, accede a la opción Nuevo
estilo de celda del botón .

En este cuadro de diálogo puedes ver un resumen de las distintas

características que forman el estilo que estás creando.

Tras indicar el nombre que asignarás al nuevo estilo, si la celda

seleccionada ya tiene el conjunto de formatos que quieres almacenar en
este estilo, acepta el cuadro para añadirlo a la lista de estilos.

Si no es así, puedes utilizar el botón Formato para establecer todas

las características de formato que formarán parte del estilo. En este
caso, se abrirá el cuadro de Formato de celdas, donde podrás indicar
indicar las características del nuevo estilo como si estuvieras dándole
formato a una celda: puedes seleccionar la alineación, la fuente, los
bordes a aplicar, etc.

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En el cuadro de creación del nuevo estilo se indican, con unas

casillas de verificación, los distintos formatos que formarán parte del
estilo. Si quieres que alguna de estas características no quede incluida
La opción
Combinar en el estilo, desactiva la casilla correspondiente.
estilos del
menú del Si, una vez creado, quieres modificar las características de un
botón
estilo, abre la lista de estilos desde el botón , haz clic
permite copiar con el botón derecho sobre dicho estilo y selecciona la opción
estilos de un Modificar.
libro a otro,
y así Para eliminar un estilo, selecciona la opción Eliminar desde este
aprovechar
menú contextual del estilo.
el trabajo con
los estilos
que están
Al eliminar un estilo, las celdas sobre las que lo habías aplicado
ya creados recuperarán el estilo Normal, y no podrás eliminar el estilo Normal.
en otro libro.
Un botón que te puede ser útil es Copiar formato , que se
encuentra en el grupo de comandos Portapapeles. Este botón permite
copiar un determinado formato o estilo de una celda en otra.
Si quieres
copiar un
formato en
Para utilizar este comando, primero tienes que ponerte en la celda
más de una donde has aplicado el estilo o el conjunto de formatos que quieres
celda, pulsa utilizar en otro sitio, y pulsar el botón Copiar formato . A
dos veces en
el botón
continuación, pulsa en la celda donde quieres aplicar este formato.
Copiar
formato .
Entonces
podrás hacer 4. BUSCAR POR FORMATO
clic en las
celdas en las
que quieras
aplicar el
formato; para
P ara finalizar la lección, vamos a ver una utilidad de Excel que
te puede servir para encontrar una determinada celda.
acabar, pulsa Puedes utilizar las opciones de Buscar y Reemplazar para
la tecla . encontrar determinados valores o fórmulas en la hoja de cálculo. Pues
bien, la búsqueda también puede basarse en un determinado formato.

Así, podrías buscar las celdas en las que se ha utilizado una

determinada fuente de texto, en las que se ha aplicado un borde, etc.

Para esto, elige la opción Buscar (o Reemplazar) del menú del

botón (que está en el grupo de comandos Modificar de la

pestaña Inicio de la Cinta de opciones). En el cuadro de diálogo que

aparecerá, pulsa en el botón Opciones >>.

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 Formato avanzado de celdas

Utilizando el botón Formato podrás indicar un formato de

búsqueda, es decir, indicar que por lo que se buscará será una cierta
característica de formato.

Para esto aparecerá un cuadro de diálogo con las mismas pestañas

y controles que el cuadro de Formato de celdas, desde el que podrás
indicar las características del formato a buscar.
No necesitas
indicar ningún Podrás seleccionar un determinado formato de número, buscar las
valor a buscar celdas con una determinada fuente, con un cierto borde, de un color
cuando haces concreto, etc.
una búsqueda
por formato,
aunque pue- Para empezar la búsqueda, pulsa en el botón Buscar siguiente del
des combinar cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Excel irá buscando las celdas
las dos que tengan el formato especificado y se irá colocando en ellas.
posibilidades
(buscar un
Otra posibilidad que hay a la hora de indicar el formato a buscar es
determinado
texto que, elegirlo a partir de una celda de la hoja de cálculo. Para esto, despliega
además, la lista del botón Formato pulsando en la flecha que aparece a su
tenga el derecha, y selecciona la opción Elegir formato de celda.
formato que
hayas
indicado). El cursor se transformará en una especie de cuentagotas con
el que podrás pulsar en la celda que tenga el formato que quieres buscar
en el resto de la hoja de cálculo. De esta forma podrás indicar todas las
características del formato a buscar en un solo paso.

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