Propiedades de los campos

Introducción  

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan

un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.

Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño de

tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos

las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos
definir una lista de valores válidos para el campo, esta última pestaña está explicada en
el tema 3 junto con el asistente de búsqueda.

Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro

mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control
asociado al campo.

Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después
de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.

A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes

tipos de datos.
Tamaño del campo  

 Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres

que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50caracteres y valor
máximo de 255.

 Para los campos Numérico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores

enteros entre 0 y 255.

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y

32.767.

Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y

2.147.483.647.

Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -

1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores
positivos.

Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -

4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y
4,94065645841247E-324 para valores positivos.

Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos

en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una
base de datos .accdb)

 Los campos Autonumérico son Entero largo.

A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla
o en un informe.

Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto

OLE y Autonumérico.

 Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:

Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.

 Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo
monetario asignado en Windows como puede ser €.

Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.

Fijo: presenta los valores sin separador de millares.

Estándar: presenta los valores con separador de millares.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).

Científico: presenta el número con notación científica.

 Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor
es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los
valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00
PM.

Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo.

Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.

Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-
2000.

Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo:
01/08/00.

El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el

31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas
comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y
1999.

Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.

Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.

Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y

Activado/Desactivado.

Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo

son No, Falso y Desactivado.
 Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo
que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de
verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto
tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaña Búsqueda de las
propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de
texto como te mostramos a continuación.

 Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los

campos Texto se tendrían que crear formatos personalizados.

Personalizar formatos de los campos.

Objetivo:

Profundizar en la asignación de formatos a los campos de las tablas.

Formatos.
 Cuando definimos un formato para un determinado campo, le estamos indicando a
Access cómo deberá presentar los datos almacenados en el campo.

Para simplificarnos la tarea Access tiene formatos predefinidos para ciertos tipos de
datos, por ejemplo para los campos numéricos está el formato número estándar,
moneda, etc..., para el tipo fecha tenemos los formatos fecha corta, fecha larga, hora,
etc...

Pero podemos definir nuestros propios formatos. En la personalización de los

formatos de los campos de las tablas se pueden utilizar de forma genérica cualquiera de
esos símbolos:

A parte de estos símbolos tenemos otros propios de cada tipo de dato que veremos a
continuación. No se puede mezclar los símbolos de formato personalizados para los
tipos de datos Número y Moneda con los símbolos de formato de los
campos Fecha/Hora, Sí/No, o Texto y Memo.

 
Ahora vamos a detallar los formatos personalizados dependiendo del tipo de dato.

Símbolo Significado

(espacio) Muestra espacios como caracteres literales.

"ABC" Muestra todo el contenido de las comillas tipográficas como caracteres literales.

! Realiza la alineación a la izquierda en lugar de la alineación a la derecha.

* Rellena el espacio disponible con el siguiente carácter.

\ Muestra el siguiente carácter como un carácter literal. También puede mostrar

caracteres literales incluyéndolos entre comillas tipográficas.

Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores
[color] disponibles: Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo,Fucsia, Amarillo, Blanco
.

 Para los campos de tipo Número y Moneda.

Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones
con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada sección contiene la
especificación de formato para un tipo de número diferente.

Sección Descripción

Primera El formato para los números positivos.

Segunda El formato para los números negativos.

Tercera El formato para los valores cero.

Cuarta El formato para los valores nulos.

Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato Moneda personalizado:

€#,##[Verde];(0,00€)[Rojo];"Cero";"Nulo"
 Este formato numérico contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y
coma y utiliza un formato diferente para cada sección. Con este formato estamos
indicando que los números positivos (1ªsección) se escriben en verde, llevan el signo del
euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales
(#.##); los números negativos se escriben en rojo, entre paréntesis con el € detrás y con
dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los nulos por
la palabra nulo.

Si utilizas varias secciones pero no especificas un formato para cada sección, las
entradas para las que no hay ningún formato no mostrarán nada o tomarán como valor
predeterminado el formato de la primera sección.

Puedes crear formatos numéricos personalizados mediante los símbolos siguientes:

Símbolo Descripción

, (coma) Separador decimal

. (punto) Separador de miles

0 Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito ó 0.

# Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito o nada.

$ Muestra el carácter literal "$"

€ Muestra el carácter literal "€"

Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de

%
porcentaje.

Notación científica con un signo menos (-) junto a los exponentes

E- o e- negativos y nada junto a los exponentes positivos. Este símbolo debe
utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo 0,00E-00 o 0,00E00.

Notación científica con un signo menos junto a los exponentes negativos y

E+ o e+ un signo más (+) junto a los exponentes positivos. Este símbolo debe
utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo 0,00E+00.

 Para los campos de tipo Fecha/Hora.

 Puedes crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los símbolos
siguientes.

Símbolo Descripción

: (dos
Separador de horas
puntos)

/ Separador de fechas

c Igual que el formato predefinido Fecha general.

Día del mes en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a
d
31).

dd Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31).

ddd Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom)

dddd Nombre completo del día de la semana (Lunes a Domingo).

ddddd Igual que el formato predefinido Hora corta.

dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga.

se Día de la semana (1 a 7).

ee Semana del año (1 a 53).

Mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a
m
12).

mm Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12).

mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).

mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre).

 t Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4).

a Número de día del año (1 a 366).

aa Dos últimos dígitos del año (01 a 99).

aaaa Año completo (0100 a 9999).

h Hora en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 23).

hh Hora en dos dígitos (00 a 23).

n Minuto en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59).

nn Minuto en dos dígitos (00 a 59).

s Segundo en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59).

ss Segundo en dos dígitos (00 a 59).

ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga.

Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas "AM" o "PM", según sea
AM/PM
apropiado.

Reloj de 12 horas con las letras minúsculas "am" o "pm", según sea
am/pm
apropiado.

Reloj de 12 horas con la letra mayúscula "A" o "P", según sea

A/P
apropiado.

a/p Reloj de 12 horas con la letra minúscula "a" o "p", según sea apropiado.

AMPM Reloj de 12 horas con el designador de mañana/tarde apropiado.

 
  Para los campos de tipo Sí/No.

El tipo de datos Sí/No puede utilizar formatos personalizados que contengan hasta

tres secciones.

Sección Descripción

Esta sección no tiene ningún efecto en el

tipo de datos Sí/No. No obstante, se
Primera
requiere un signo de punto y coma (;)
como marcador de posición.

El texto para mostrar en lugar de los

Segunda
valores Sí, Verdadero o Activado.

El texto para mostrar en lugar de los

Tercera
valores No, Falso o Desactivado.

Para los campos de tipo Texto y Memo.

Puede crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante los siguientes

símbolos.

Símbolo Descripción

@ Se necesita un carácter de texto (ya sea un carácter o un espacio).

& No se necesita un carácter de texto.

< Convertir todos los caracteres a minúsculas.

> Convertir todos los caracteres a mayúsculas.

Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos

secciones. Cada sección contiene la especificación de formato para diferentes datos de
un campo.

Sección Descripción
 Primera Formato para los campos con texto.

Formato para los campos con cadenas de

Segunda
longitud cero y valores nulos.

Lugares decimales  

Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a
un tipo de dato Número o Moneda.

 
Máscara de entrada  

Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los
valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de
entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe
introducirse un número nuevo: (___) ___-____.

Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el

establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón   que
aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.

Personalizar máscaras de entrada de los campos

Objetivo:
Profundizar en la asignación de máscaras de entrada a los campos de una tabla.

Máscaras de entrada.
Una máscara de entrada es un formato que asignamos para la introducción de valores
en el campo. Al igual que con el formato se pueden generar máscaras de entrada de
forma automática mediante el generador correspondiente o bien podemos definir
nuestras propias máscaras de entrada.

La propiedad Máscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas

por signos de punto y coma (;).
 Sección Descripción

Especifica la máscara de entrada

propiamente dicha, por ejemplo, !(999)
999-9999. Para ver una lista de los
Primera
caracteres que puedes utilizar para definir
la máscara de entrada, mira la tabla que
aparece a continuación.

Especifica si Access 2007 almacena los

caracteres de visualización literales en la
tabla al introducir datos. Si utilizas 0 para
esta sección, todos los caracteres de
visualización literales (por ejemplo, el
Segunda
paréntesis de una máscara de entrada de
un número de teléfono) se almacenan con
el valor; si introduces 1 o dejas esta
sección en blanco, sólo se almacenan los
caracteres introducidos en el control.

Especifica el carácter que Access 2007

muestra para el espacio en el que el
usuario debe escribir un carácter en la
Tercera máscara de entrada. Para esta sección
puedes utilizar cualquier carácter; para
mostrar una cadena en blanco, utiliza un
espacio entre comillas (" ").

Al crear una máscara de entrada, puedes utilizar caracteres especiales para hacer
que la introducción de determinados datos (por ejemplo, el código de área de un número
de teléfono) sea obligatoria y que los demás datos sean opcionales (como la extensión
de teléfono). Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el número o el carácter
que debe introducir para cada carácter de la máscara de entrada.

Puedes definir una máscara de entrada utilizando los siguientes caracteres

Carácter Definición

Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [-] no

0
permitidos).

9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no

 permitidos).

Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en

# blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos;
signos más y menos permitidos).

L Letra (A a Z, entrada obligatoria).

? Letra (A a Z, entrada opcional).

A Letra (A a Z, entrada opcional).

a Letra o dígito (entrada opcional).

& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).

C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).

.,:;-/ Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha.

< Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.

> Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.

Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en

lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en
!
la máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el
signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada.

Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por

\
ejemplo, \A se muestra sólo como A).

Título  
 Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del
campo.

Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como

valor en la propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de
nacimiento.

Valor predeterminado
 

El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo

si no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado
campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para
indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en
el campo a la hora de introducir los datos de la tabla.

Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de

clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la
propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir los
diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor Valencia y no lo tendremos que
teclear.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto
OLE y el Autonumérico.

 
Regla de validación
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se
especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo
para que sea introducido correctamente.

Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000,

se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.

Para formar la condición puedes utilizar el generador de expresiones como te

explicamos en la secuencia animada.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto
OLE y el Autonumérico.

Para ayudarnos a escribir la regla de validación tenemos el generador de

expresiones que se abre al hacer clic sobre el botón   que aparece a la derecha de la
propiedad cuando hacemos clic en ella.
El Generador de Expresiones.

Definición
 

El generador de expresiones, como su nombre indica, te ayudará a escribir

cualquier expresión en Access, por ejemplo las expresiones de validación para
campos.

Su uso es bastante sencillo, pues su sintaxis se aproxima bastante al lenguaje natural.

La única clave que deberemos tomar en cuenta son las funciones predefinidas de
Access.

Pero vayamos por orden. Al abrir el generador de expresiones lo primero que veremos
será esta pantalla:

Utilizando el generador
 

Todo lo que escribas será comparado contra el valor sobre el que se ejecute la

validación. Así que, normalmente, todas empezarán por uno de los símbolos incluidos
en la botonera de comparación  . Como puedes ver los símbolos que introducirán
 en la caja de texto (donde vemos nuestra expresión final) son Igual, Mayor que, Menor
que y Diferente de.

De todas formas podemos ayudarnos de los cuadros más abajo y buscar el tipo de
operador que queremos utilizar:

Como puedes ver navegar por estos menús es muy sencillo. De izquierda a derecha
ves seleccionando la categoría del elemento que quieras introducir y finalmente cuando
tengas el elemento seleccionado pulsa el botón Pegar (o haz doble clic sobre él) y el
elemento se pegará en el campo de texto de laExpresión.

Utilizando este podrás incluir los mismos elementos que utilizando los botones e
incluso aún más. Échemosle un vistazo a la carpeta Funciones.

 Nota: Recuerda que es mejor utilizar el operador & para unir cadenas, y

el operador + para la suma de valores.

Funciones del generador

 

Si desplegamos la carpeta Funciones nos encontraremos con otra que también

deberemos desplegar: Funciones incorporadas.

Estas funciones son un conjunto recogido por Access que te ayudará a incluir en

tus validaciones funcionalidades varias entre Conversión de valores, Fecha y
Hora, Generales, Matemáticas y tratamiento de Texto.

Igual que antes deberás buscar la categoría que encaje con lo que estás buscando y
finalmente, cuando encuentres la función, incluirla en la Expresion.

En el ejemplo que puedes ver en la imagen hemos realizado una validación sobre

un campo de Fecha, y estamos exigiendo que la fecha introducida seamenor que la
fecha actual (que sería lo que nos devolverá la función Fecha()).
 Cuando tengas la expresión completa sólo deberás pulsar el botón Aceptar y ésta se
añadira como expresión de validación a nuestro campo.

Algunas funciones requieren una serie de argumentos que se deben de especificar

entre paréntesis después del nombre de la función, para saber si la función requiere
argumentos, en la parte inferior del cuadro de diálogo Generador de expresiones,
aparece el formato de la función, en nuestro caso, como la función que hemos elegido
no requiere argumentos vemos: Fecha()

Si hubiesemos elegido en la categoría Matemáticas, la función Redondear, nos

aparecería abajo Redondear (Número;Precisión), indicándonos que entre paréntesis
debemos escribir el Número que queremos redondear (o el nombre del campo que
contiene ese valor) y separados por un punto y coma la Precisión(es decir el número
de decimales que queremos conservar).

Texto de validación  

En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si

introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en
la propiedad anterior.

Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los
datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto
OLE y el Autonumérico.

 
Requerido  

Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta

propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto
OLE y el Autonumérico.

 
Permitir longitud cero  

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se

puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.

 
Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo.
Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más
rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.

Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos,

puedes crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.

Esta propiedad dispone de tres valores:

No: Sin índice.

Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores

duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).

Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.

Los índices.

Definición
 

Un índice en informática es como el índice de un libro donde tenemos los capítulos del
libro y la página donde empieza cada capítulo. No vamos a entrar ahora en cómo se
implementan los índices internamente ya que no entra en los objetivos del curso pero sí
daremos unas breves nociones de cómo se definen, para qué sirven y cuándo hay que
utilizarlos y cuando no.

Un índice es una estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla
de forma más rápida además de proporcionar una ordenación distinta a la natural de
la tabla. Un índice se define sobre una columna o sobre un grupo de columnas, y
las filas se ordenarán según los valores contenidos en esas columnas. Por ejemplo, si
definimos un índice sobre la columna poblacion de una tabla de clientes, el índice
permitirá recuperar los clientes ordenados por orden alfabético de población.

Si el índice se define sobre varias columnas, los registros se ordenarán por la

primera columna, dentro de un mismo valor de la primera columna se ordenarán
por la segunda columna, y así sucesivamente. Por ejemplo si definimos un índice
sobre las columnas provincia y poblacion se ordenarán los clientes por provincia y
dentro de la misma provincia por población, aparecerían los de ALICANTE Denia, los
de ALICANTE Xixona, VALENCIA Benetússer, y finalmente los de VALENCIA Oliva.

El orden de las columnas dentro de un índice es importante, si retomamos el

ejemplo anterior y definimos el índice sobre poblacion y provincia, aparecerían los
de VALENCIA Benetusser, seguidos de los ALICANTE Denia, VALENCIA Oliva, y
finalmente los de ALICANTE Xixona. Ahora se han ordenado por población y los
clientes de la misma población se ordenan por el campo provincia.

 
Ventajas e inconvenientes.  

 Ventajas:

Si una tabla tiene definido un índice sobre una columna Access puede localizar
mucho más rápidamente una fila que tenga un determinado valor en esa columna.

Recuperar las filas de una tabla de forma ordenada por la columna en cuestión

también será mucho más rápido.

 Inconvenientes:

Al ser el índice una estructura de datos adicional a la tabla, ocupa un poco más de

espacio en disco.
 Cuando se añaden, modifican o se borran filas de la tabla, el sistema debe actualizar
los índices afectados por esos cambios lo que supone un tiempo de proceso mayor.

Por estas razones no es aconsejable definir índices de forma indiscriminada.

Los inconvenientes comentados en este punto no son nada comparados con las
ventajas si la columna sobre la cual se define el índice es una columna que se va a
utilizar a menudo para buscar u ordenar las filas de la tabla. Por eso una regla bastante
acertada es definir índices sobre columnas que se vayan a utilizar a
menudo para recuperar u ordenar las filas de una tabla.

El Access de hecho crea automáticamente índices sobre las columnas claves

principales y sobre los campos que intervienen en las relaciones ya que se supone que
se utilizan a menudo para recuperar filas concretas.

 
Cómo definir un índice.  
Los índices forman parte de la estructura de la tabla, luego se definen y modifican
desde la vista Diseño de tabla.

 Si el índice se basa en un sólo campo.

Seleccionar el campo y modificar la propiedad Indexado.

Si pulsamos en la flecha de la derecha aparecen tres opciones:

No: no tiene índice.

Sí (Con duplicados) : se define un índice con duplicados es decir que en la tabla

podremos tener varias filas con el mismo valor en esa columna.

Sí (Sin duplicados): se define un índice sin duplicados es decir que en la tabla no

podremos tener dos filas con el mismo valor en esa columna.
  Si el índice se basa en varios campos.

Tenemos que abrir la ventana Índices con haciendo clic en el botón Indices que se

encuentra en la pestaña Diseño:

Al hacer clic sobre el aparecerá una ventana como esta:

En la primera columna se pone el nombre del índice, en la segunda columna

el nombre del campo sobre el que se basa el índice, y en la tercera columna
podemos indicar el orden (si queremos que las filas de la tabla se ordenen de forma
ascendente o descendente).

Si el índice se basa en varias columnas se pone el nombre del índice en una primera
línea con el primer campo que contiene y en las líneas siguientes se indican los demás
campos que forman el índice.

En nuestro ejemplo tenemos dos índices definidos sobre la tabla, el

índice PrimaryKey lo ha creado Access cuando hemos definido el campo codigo como
clave principal, y nosotros hemos definido otro que hemos llamado prov_local sobre
los campos provincia y localidad.

Observa que el orden puede ser distinto para cada uno de los campos. De esta
forma el índice se podrá utilizar para recuperar los datos por orden alfabético de
provincia y dentro de cada provincia por localidad empezando por la letra z.

Para definir el índice basta realizar la misma operación que para crear campos,
posicionarse en una fila de la columna Nombre de Índice, escribir el nombre del índice,
pasar a la siguiente columna y escribir el nombre del campo o haciendo clic a la derecha
del campo aparece la flecha que despliega la lista de campos que tiene la tabla para que
seleccionemos el deseado, lo mismo para la columna Orden (esta columna, como solo
tiene dos valores posibles, haciendo doble clic se pasa
de Ascendente a Descendente y viceversa.)

En la parte inferior tenemos las propiedades del índice:

Principal: indica si el índice es el de la clave principal o no.

Única: permite indicar si permitimos valores duplicados o no. Única = Sí significa que
no admite valores duplicados.

Ignorar Nulos: si ponemos que sí las filas que tengan el valor nulo en el campo serán
excluidas del índice.

Para modificar índices ya definidos o borrar índices o crear nuevos índices utilizar

la misma mecánica que para crear, borrar y modificar campos de una tabla.