01 Temas Semana 1 - EA - El Entorno de Excel

Módulo Excel avanzado
Temas - Semana 1
Unidad 1
El entorno de Excel (P1)
Temas que se verán en esta semana:
El entorno de trabajo
Elementos de Excel
La hoja de cálculo
Tipos de Datos
Formatos, el General (ficha de Inicio)
El entorno de trabajo
El entorno de trabajo para todos los niveles de Microsoft Excel consiste en un
archivo o documento de trabajo que puede contener una o más hojas de cálculo.
Además, una hoja de cálculo es muy similar al libro de contabilidad, contiene
números, textos y resultados de cálculos alineados por columnas y filas.
Elementos de Excel
El nombre Excel: La palabra Excel es una palabra anglo sajona, traduce al español
como Sobresalir. Se cree además que pueda provenir de las palabras del inglés:
• Execute (en inglés y en español, ejecutable): Se toman las letras Ex.

• Cell (en inglés y en español Celdas): Se toman las letras Cel.
• Al unir las dos se forma la palabra inglesa Excel.
La hoja de cálculo
Excel es una hoja de cálculo electrónica y se encuentra conformado como un:
• Libro: Es el documento en general el cual se le asigna un nombre.

• Hoja: Su filosofía es que Excel es un Libro, por defecto una hoja y se le puede
insertar las hojas necesarias.
• Cálculo: Uso de operadores aritméticos y funciones.
• Electrónica: Sus operaciones internas se realizan a través de pulsos eléctricos
a través de dos componentes que son:
▪ Corriente Eléctrica.
▪ Componentes de la electrónica (trónicos).
El debate que siempre ha existido es qué si Excel es una base de datos ya que una
base de datos está compuesta por tablas, las tablas están compuestas, por registro,
los registros están compuestos por campos, en los campos se almacena
información con diferentes tipos de datos. La analogía es la siguiente:
• Base de Datos está compuesta por (el libro) documento de Excel.

• Tablas (cada hoja de Excel).
• Campos (Cada columna que contine información)
• Registro (son las filas demarcadas por sus campos)
• Tipos de Datos:
▪ Numérico
▪ Texto
▪ Fecha
▪ Lógicos
▪ Etc.
Además, en las bases de datos las tablas se encuentran relacionadas entre ellas.
Pues Excel permite la relación a través de las Tablas Dinámicas.
Tipos de Datos
En las bases de datos se manejan los siguientes tipos de datos:
• Texto
• Fecha
• Numérico
• Lógico
Sin embargo, en Excel sólo se manejan dos tipos de datos que son:
• Texto
• Numérico
Los otros tipos de datos se manejan por medio de formatos y es muy importante
tener esto en cuenta. El dato lógico se maneja sólo a través de los resultantes de
funciones que indiquen un dato como verdadero (TRUE) o falso (FALSE).
Definiendo los dos tipos de datos:
1. El tipo de dato Texto: Se reconoce el tipo de dato Texto porque al momento

de introducir un dato en alguna de las celdas, la alineación que se le aplica al
dato texto es hacia el borde izquierdo de esa celda. Claro que hay que tener
en cuenta que no se haya aplicado alineación manual a la o las celdas
(izquierda, derecha o centro).
2. El tipo de dato Numérico: El tipo de dato Numérico se reconoce porque al
momento de introducir el dato en alguna de las celdas, la alineación que se
aplica al dato numérico es hacia el borde derecho de esa celda. Claro que hay
que tener en cuenta que no se haya aplicado alineación manual a la o las celdas
(izquierda, derecha o centro).
Formatos, el General (ficha de Inicio)
Formatos numéricos y de texto
(1) General, desplegará una lista y se deberá escoger el formato deseado.

(2) Moneda, el ángulo que apunta hacia abajo mostrará las opciones de moneda.
(3) Porcentaje, para aplicar el signo de porcentaje y asignar ese formato en la
celda y aplicar como regla general dos decimales o los decimales sugeridos.
(4) Millar, para aplicar los puntos de miles, esta herramienta se le llama "millar"
y se debe aplicar sin importar que los valores sean menores o iguales a 999.
Ejemplo un número que sea 125785 se debe mostrar como 128.785, quitando
si no se requieren los decimales. Recuerde, la moneda de nuestro país tiene
como regla general dos decimales.
(5) Aumentar decimales, es para aplicar equis (x) números de decimales, para
nuestro caso en porcentajes se aplicará dos decimales y para millares no se
aplicará decimales si no se está hablando de dinero.
(6) Disminuir decimales, es quitar equis (x) decimales, se usa cuando se aplican
decimales más de los decimales solicitados o quitar los decimales asignados
por defecto en los formatos millares, moneda y contabilidad.
Para llegar al General se deben realizar los siguientes pasos:
- Hacer un Clic en la Ficha, Inicio.

- En la sección de la cinta Número, Hacer un Clic en la lista General.
- Para seleccionar una de esas opciones se debe hacer un Clic en la Lista
Desplegable, en el ángulo que apunta hacia abajo donde se indica la palabra
"General".
En esta opción lo que se muestran son los Tipos de Formatos que se pueden
aplicar a los datos numéricos y a los datos que se le desean aplicar el formato de
Texto. El formato que se aplican a los datos, es para indicar la forma como se desea
que se visualicen dichos datos en las celdas.
En Excel sólo existe un único formato de texto. De los formatos numéricos, existen
nueve (9) tipos de formatos y se pueden aplicar de la siguiente manera:
1. Los formatos se pueden aplicar de manera manual, esto se logra si se conocen

cada uno de los formatos que se aplican a los datos en Excel.
2. Si no se conoce la manera de aplicar el formato en forma manual, se deben
seleccionar desde la lista del General.
Para aplicar un formato a una o más celdas se pueden aplicar los siguientes
formatos:
Los tipos de formatos numéricos y de texto del General

a) Formato Texto, sólo existe un único formato. Si se asignan números con
formato de textos se pueden aplicar otros tipos de formatos que se ven en el
Excel intermedio.
b) General, reconoce la entrada del dato en todos los formatos manuales que se
introduzcan.
c) Formato Número, muestra el número sin ningún formato exclusivo, sin

puntos ni comas, pero se asigna como número con dos decimales.
d) Formato Moneda, muestra los números con el signo pesos, el número

separado en millares y se le asigna dos decimales.
e) Formato Contabilidad, muestra los números con el signo pesos –el signo
peso se alinea hacia el margen izquierdo de la celda–, el número es separado
en millares y se le asigna dos decimales.
f) Formato Fecha Corta, muestra la fecha con el formato: DD/MM/AAAA -

25/02/2021.
Una forma de aplicar un formato en la celda de fecha corta, es escribir la fecha

como: 15-feb, 01-mer, etc.
g) Formato Fecha larga, muestra la fecha con el formato del nombre del día, el
nombre de mes y el año: miércoles, 15 de febrero de 2021.
h) Formato Hora, muestra la hora en dos formatos - 10:25:35 a. m. o 2:45:18

p. m. Este último se puede escribir con el formato 14:45:18.
i) Formato Porcentaje, muestra el número con el signo % asigna dos

decimales.
j) Formato Fracción, muestra el número en forma de quebrado, si escribe un

número como 0,5 y se le aplica este formato se muestra como 1/2.
k) Formato Científica, muestra el número en forma de exponenciación

científica, si se escribe un número como 1.535 y se le aplica este formato lo
muestra como 1,54E+03).
Nota: Cuando en un dato de tipo numérico, se introducido en la celda y se llega a

mostrar con varios signos "############", esto indica que el número que se
introdujo en la celda es más grande que el tamaño de la celda, lo que se debe hacer
es ampliar el tamaño de la columna.
Para aplicar formatos avanzados debe realizar los siguientes pasos:

- Hacer un Clic en la ficha, Inicio.
- En la sección de la cinta Número, Hacer un Clic en la lista General (▼).
- Al desplegar la Lista, haga un Clic en la opción Más formato de
números…
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• Execute (en inglés y en español, ejecutable): Se toman las letras Ex.

• Libro: Es el documento en general el cual se le asigna un nombre.

• Base de Datos está compuesta por (el libro) documento de Excel.

Definiendo los dos tipos de datos:

1. El tipo de dato Texto: Se reconoce el tipo de dato Texto porque al momento

Formatos, el General (ficha de Inicio)

Formatos numéricos y de texto

(1) General, desplegará una lista y se deberá escoger el formato deseado.

- Hacer un Clic en la Ficha, Inicio.

1. Los formatos se pueden aplicar de manera manual, esto se logra si se conocen

Los tipos de formatos numéricos y de texto del General

c) Formato Número, muestra el número sin ningún formato exclusivo, sin

d) Formato Moneda, muestra los números con el signo pesos, el número

f) Formato Fecha Corta, muestra la fecha con el formato: DD/MM/AAAA -

Una forma de aplicar un formato en la celda de fecha corta, es escribir la fecha

h) Formato Hora, muestra la hora en dos formatos - 10:25:35 a. m. o 2:45:18

i) Formato Porcentaje, muestra el número con el signo % asigna dos

j) Formato Fracción, muestra el número en forma de quebrado, si escribe un

k) Formato Científica, muestra el número en forma de exponenciación

Nota: Cuando en un dato de tipo numérico, se introducido en la celda y se llega a

Para aplicar formatos avanzados debe realizar los siguientes pasos:

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